VEJLEDNING TABULEX FLEKSIBLE SKEMAER Version 2.0
Indhold Baggrund... 4 Grupper... 4 Overførsel til Tabulex Fleksible Skemaer... 5 Adgang til Tabulex Fleksible Skemaer... 7 Indstillinger - Skemavisning... 8 Rollefordeling i Tabulex Fleksible Skemaer... 9 Hurtigt i gang - Udrulning af skemaer... 11 Overfør skemaskabelon til Skema... 12 Forsiden... 14 Menu- og tegnforklaring på forsiden... 15 Klassefarver og tid... 16 Skift skoleår... 17 Hjælp på tabulex.dk... 18 Log ud... 18 Skema... 19 Fleksible skemavisning... 19 Ringetidsvisning... 19 Fleksible skemavisning... 20 Klik på lektioner... 22 Funktioner på brikker... 23 Rediger varigheden af lektionen... 23 Indsæt en lektion... 24 Ringetidsvisning... 25 Klik på lektioner - Ringetidsvisning... 26 Funktioner på brikker... 27 Indsætte en lektion Ringetidsvisning... 27 Flytte en lektion Ringetidsvisning... 28 Ændringer i skema kladde... 29 Redigering af skemakladde... 33 Overfør kladde til skema... 34 Dan skemabrikker... 36 2
Bindinger... 37 Aktiviteter... 39 Brikker... 41 Ansatte... 42 3
Baggrund Denne vejledning hjælper dig i gang med Tabulex Fleksible Skema. Vær opmærksom på, at backupfunktionen i Trio også inkluderer Tabulex Fleksible Skema og dermed også de ændringer, personalet laver her. Grupper Gå til Grunddata Institution Grupper. Opret de grupper/teams, som skolen benytter. Husk at tilknytte ringetidssæt og klasser ved hjælp af Ringetidssæt- valgboksen og tilknyt de gruppemedlemmer og hold der skal være med i gruppen/grupperne. Her vises eksempelvis Mellemtrin med dertilhørende lærere og klasser: 4
Overførsel til Tabulex Fleksible Skemaer For at overføre fagfordeling og skemadata fra Trio til Tabulex Fleksible Skemaer, skal du gå til: Værktøj Tabulex Fleksible Skemaer. Her skal du begynde med at vælge indstillinger for, hvornår og hvordan brugerne af Tabulex Fleksible Skemaer må kopiere skemaer. I første kolonne skal du vælge, om brugerne må ændre på skemaer, der allerede er afviklede. Der kan her differentieres mellem, om brugerne slet ikke må redigere i skemaer - bagud i tiden i forhold til dags dato - eller om de gerne må redigere dem - bagud i tiden i forhold til dags dato. 5
I anden kolonne skal du tage stilling til, om brugerne må slette vikardækkede lektioner, hvis de laver skemaændringer. Du kan her differentiere mellem, om brugere må ændre/slette vikardækkede lektioner efter et bestemt antal angivne dage ud i fremtiden fra dags dato, eller om de slet ikke må ændre/slette vikardækkede lektioner ud i fremtiden fra dags dato. Klik herefter på. Marker de ønskede brikker til overførsel (Ctrl A) og klik på fagfordelingen fra Trio til Tabulex Fleksible Skemaer. for at overføre Klik til sidst på Klik herefter på for at overføre klassernes grundskemaer fra Trios skemakladde til Tabulex Fleksible Skemaer. Marker de ønskede perioder og klasser. Vælg og til sidst Luk. Har du undervisning oprettet i Tjenestetid, hvor der ikke er en klassebetegnelse på skal disse skemaer også oprettes. Det gøres ved at klikke på Nu er du klar til at fortsætte i Tabulex Fleksible Skemaer. 6
Adgang til Tabulex Fleksible Skemaer Du får adgang til Tabulex Fleksible Skemaer via: https://tfs.tabulex.net/. Her skal du logge ind med dit UNI-Login eller dit TEA login. Du kan evt. også logge på via et link til Tabulex Fleksible Skemaer, som er oprettet af din Intra-administrator på Personaleintra. 7
Indstillinger - Skemavisning Her kan du vælge, hvilken skemavisning skemalæggerne kan få adgang til i de respektive grupper. Hvis der ikke er flueben på en gruppe, er der kun adgang til ringetidsvisning. 8
Rollefordeling i Tabulex Fleksible Skemaer Inden du kan tage Tabulex Fleksible Skemaer i brug, skal du tildele rettigheder til de brugere, der har adgang. Ved at klikke på Administration Roller får du en oversigt over de tre standardroller i Tabulex Fleksible Skemaer, samt hvad de enkelte roller har adgang til. Herefter kan du klikke på Administration Personalerettigheder. 9
Her kan du tildele roller til dit personale. 10
Hurtigt i gang - Udrulning af skemaer Din fagfordeling og din skemakladde er nu overført til Tabulex Fleksible Skemaer. Skemakladden i Trio er benævnt Skabelon i Tabulex Fleksible Skemaer. Det overførte skema kan du finde i Grunddata Skabelon Her vil du kunne se de skemaskabeloner, du har adgang til jf. dit gruppemedlemskab. 11
Overfør skemaskabelon til Skema Klik på Overfør skabelon. Vælg den periode, skemaet/skemaerne skal gælde for: Markér de skemaer, der skal overføres, og klik på Overfør. Du får nu en status på overførslen: 12
13
Forsiden Når du er logget på Tabulex Fleksible Skemaer, bliver du mødt af din egen forside. Du kan altid komme til forsiden ved ak klikke på teksten TFS 2018 i topmenuen. På forsiden kan du se dit eget skema i indeværende uge. 14
Menu- og tegnforklaring på forsiden På alle siderne i Tabulex Fleksible Skemaer vil du altid kunne hente hjælp ved at klikke på spørgsmålstegnet. Klik for at vælge, hvilken visning du ønsker i dit skema. Skift frem eller tilbage mellem ugerne ved at klikke på piletasterne. I Mine brikker kan du se din egen fagfordeling og planlægningen af denne. 15
Klassefarver og tid Du kommer ind til indstillinger for Tabulex Fleksible Skemaer ved at klikke på dit navn i topmenuen. Du kan vælge, hvilken baggrundsfarve hver enkelt klasse eller hold skal have. De valg, du foretager, er udelukkende gældende for din visning i Tabulex Fleksible Skemaer. Alle andre brugere kan selv definere deres egen visning. Du kan også vælge, hvilket tidsinterval skemavisningen skal dække hver dag. Sæt tidsintervallet så det passer til din skole. Vælg din primærgruppe. 16
Skift skoleår Ønsker du at arbejde med Tabulex Fleksible Skemaer i tidligere eller kommende skoleår, skal du klikke på Skift skoleår. Herefter vælger du det år, du gerne vil skifte til. 17
Hjælp på tabulex.dk Du kan finde hjælp og vejledning på vores supportsider ved at klikke på Hjælp. Log ud Du logger ud af Tabulex Fleksible Skemaer ved at klikke på Log ud. 18
Skema I Tabulex Fleksible Skemaer kan du arbejde i Fleksible skemavisning eller Ringetidsvisning. Det er ledelsen på skolen, der afgør, om der er adgang til Fleksible skemavisning. Fleksible skemavisning Fleksible skemavisning betyder, at du kan skemalægge uden at tage hensyn til det ringetidssæt, der evt. kommer fra Trio. Skemalæggerne kan selv, vha. drag-and-drop, trække i de enkelte lektionsbrikker og derved selv bestemme længden af en given lektion. Beregningen af forbrugt uv-tid vil ske jf. den valgte lektionstid. Ringetidsvisning I Ringetidsvisning bliver skemaet og lektionerne vist, så det afspejler det/de ringetidssæt, der er oprettet i Trio. Der kan ikke redigeres i lektionernes længde. Det er udelukkende lektionernes placering, der kan redigeres. Beregningen af forbrugt uv-tid vil ske jf. længden af de lektioner, der er defineret i ringetidssættet. 19
Fleksible skemavisning Ved at klikke på linjerne Hold, Personale, Fag og Lokaler får du vist dine muligheder for visning. 20
Klikker du fx på 4A og derefter på Søg, får du vist 4A s skema i indeværende uge. I toppen kan du vælge den visning, du ønsker. Du kan vælge mellem Dagsvisning (Dag), Ugevisning (Uge), Månedsvisning (Måned) eller arbejdsugevisning (Arbejdsuge). 21
Klik på lektioner Når du klikker på en lektion, vil alle andre lektioner med samme lærer og fag blive Highlightet, således at du hurtigt kan se lektionernes placering. Samtidig vil brikken være markeret i venstre margen, så du kan se det aktuelle klokketimeforbrug. I dette tilfælde er der skemalagt 92,25 timer ud af 90 tilgængelige. 22
Den lektion, du har markeret, vil endvidere åbne for en undermenu: Funktioner på brikker Detaljer (rediger lektionen) Slet (slet lektionen fra skemaet - kun denne) Statistik (vis statistik på fag og lærer) Vikarbesked (tilføj en besked på lektionen) Søg ledig lærer (erstat nuværende lærer på lektionen) Slet dag (slet alle lektioner, i valgte visning, på denne dag) Rediger varigheden af lektionen Ved at klikke og holde muse-tasten nede på den centrerede linje i bunden af lektionsbrikken, kan du trække lektionen til den ønskede længde. Når du trækker, vil lektionen ændre sig i 5 minutters intervaller. 23
Indsæt en lektion Du indsætter en lektion ved at markere den i Brikker (menuen til venstre) og derefter dobbeltklikke der, hvor lektionen ønskes indsat. Dobbeltklik der, hvor lektionen skal være. Du kan derefter redigere længden af lektionen ved at trække i den. 24
Ringetidsvisning I Ringetidsvisning får du vist skemaet jf. det ringetidssæt, der er lavet i Trio. 25
Klik på lektioner - Ringetidsvisning Når du klikker på en lektion, vil alle andre lektioner med samme lærer og fag blive Highlightet, således at du hurtigt kan se lektionernes placering. Samtidig vil brikken være markeret i venstre margen, så du kan se det aktuelle klokketimeforbrug. I dette tilfælde er der skemalagt 92,25 timer ud af 90 tilgængelige. 26
Den lektion, du har markeret, vil endvidere åbne for en undermenu: Funktioner på brikker Rediger brik (lærer, besked) Fjern brik (fjern lektionen fra skemaet - kun denne) Vis brik statistik (på fag og lærer) Vikarbesked (tilføj en besked på lektionen) Søg ledig lærer (erstat nuværende lærer på lektionen) Slet dag (fjern alle lektioner, i valgte visning, på denne dag) Indsætte en lektion Ringetidsvisning Du indsætter en lektion ved at markere den i Brikker (menuen til venstre) og derefter klikke på Tilføj, der, hvor lektionen ønskes indsat. 27
Flytte en lektion Ringetidsvisning Hvis du gerne vil flytte en lektion fra én placering til en anden, skal du blot trække den med musen. Bemærk, at tidsforbruget under Brikker vil justere sig alt efter, hvor du placerer brikken jf. ringetidssættet. Visninger i Skema Ved klik på Mere får du vist denne menu: Fjern brikker Mulighed for at fjerne skemabrikker i en periode du definerer Statistik Få vist statistik på lektionerne Lokaleoversigt Få vist en lokaleoversigt Tilstedeværelsestid Få vist en oversigt over tilstedeværelsestiden på de lærere, der er tilknyttet gruppen Skemabrik placeringer Lav en søgning over skemabrikker for at se, hvor de er placeret Udskriv Skemaet for den pågældende uge vil kunne udskrives. 28
Ændringer i skema kladde Hvis du skal foretage skemaændringer i én eller flere uger, fx i forbindelse med faguger, er det en fordel at benytte en kladde. Når du har lavet en skemakladde, kan du efterfølgende gemme oveni det eksisterende skema (i den valgte periode) og derved ændre skemaet til det, du ønsker. Du kan lave kladder ved at klikke på Grunddata Kladde. Under Kladde klikker du på Opret. Giv kladden et navn, fx 4A MAT og Dansk dage uge 4 : 29
Du skal herefter vælge type af kladde: 1. Skabelon Kladden skal tage udgangspunkt i skemaskabelon fra Trio for en eller flere klasser. Vælg, hvilke klasser der skal med. Vælg, hvor mange uger kladden skal gælde for. Gem herefter. 30
2. Tom kladde Du skal selv opbygge et skema fra bunden. Vælg, hvor mange uger kladden skal gælde for. Gem herefter. 31
3. Klasseskema Du vil tage udgangspunkt i en allerede eksisterende skemauge(r) for en eller flere klasser. Vælg, hvilke klasser der skal med. Vælg, hvor mange uger kladden skal gælde for. Gem herefter. Efter kladden er gemt, vil den komme frem på listen under Grunddata Kladder. 32
Redigering af skemakladde Ved at klikke på hhv. eller vælger du, om du vil redigere i Ringetidsvisning eller i Fleksible skemavisning. Du kan nu tilrette kladden, så den passer. I dette eksempel fjernes alle lektioner mandag til fredag og erstattes med matematik og dansk: 33
Overfør kladde til skema Nu skal kladden overføres til skemaet i Uge 33. Klik på Mere Overfør kladde til skema. Vælg perioden. Vælg, om der skal valideres, og vælg om klassens eksisterende skema skal slettes i uge 33: Klik på Udfør. 34
Du kan nu skifte til uge 33 i skemavisning, og se dine ændringer her: Fremgangsmåden er den samme i Ringetidsvisning. Her skal lektionerne blot lægges enkeltvis. 35
Dan skemabrikker Du har i Tabulex Fleksible Skemaer mulighed for at danne dine egne brikker. Det vil sige brikker, der ikke er oprettet i Trio, men som kan bruges i skemaet til fx møder, forberedelse, pauser m.m. Klik på Opret for at danne brikker: Udfyld betegnelse, personale (initialer), fag, evt. tid, evt. klasse, evt. lokale. Klik på Gem. Brikken er herefter klar til brug og kan placeres i den pågældende lærers skema. 36
Bindinger I Bindinger kan du lave bindinger af ikke-skemalagte brikker. Klik på Opret for at komme til bindingsvinduet. Markér de klasser, hvorfra du vil udsøge brikker til bindinger, og klik på søg: 37
Navngiv bindingen fx 4AB Idræt. Klik på 4A IDR og Tilføj. Klik på 4B IDR og Tilføj. Klik herefter på Gem. Du har nu oprettet en binding. Bindingen er herefter synlig sammen med 4A og 4B s skemaer og kan skemalægges som almindelige lektioner. 38
Aktiviteter Ønsker du at oprette en aktivitet for en eller flere klasser, klikker du på Grunddata Aktiviteter. Klik på Opret. Indtast en betegnelse, vælg hvilken lærer der skal med, vælg dato samt tidsrum: Vælg herefter, om der skal andre klasser/lærere med. Afslut med at trykke Gem. Aktiviteten bliver nu synlig i klassens skema. 39
Du kan nu vælge, om klassens normale lektioner skal blive liggende, og dermed tælle undervisning, eller om de skal fjernes. Du kan også placere et fag i samme tidsperiode som aktiviteten for at kunne trække tid fra dette. 40
Brikker Under Brikker kan du vælge, hvilke brikker du ønsker statistik for. Du kan fx søge statistik for 4A og DAN. Klik på Søg. 41
Du får nu vist et billede af, hvor mange timer der er skemalagt ud af de timer, der er til rådighed: Ansatte Klikker du på Ansatte får du en samlet opgørelse over alle lærere. Du kan her se, hvor mange af lærernes lektioner der er planlagt med, og hvor mange der er skemalagt: 42