Vejledning i brug af Sentinel Datafangst Vejledning til Sentinel version 3 Opdateret 11. august 2014 OBS at denne vejledning ikke er opdateret i forhold til pop-uppers udseende og hvilke data, der indsamles! Indhold Find/åbn skærmbilledet Administration af Sentinel (for alm. brugere)... 2 Hvordan tilmelder og framelder jeg pop-upper i Sentinel Datafangst... 2 Tilmelding og framelding... 2 Ventende registreringer fanebladet (med eksempel på, hvordan læge og sygeplejerske kan samarbejde ved årskontrol)... 3 Ændring af registreringer fanebladet... 4 Udfyldelse af en pop-up med Diabetes som eksempel... 5 De enkelte felter i pop-uppen... 7 Adgang til yderligere information via pop-uppen... 10 Sådan sletter jeg en pop-up... 11 Dataindsamling via Datafangst generering af kvalitetsrapporter... 12 Rapportsiden... 12 Fanebladet Kvalitetsrapporter... 12 Fanebladet For Sentinel læger... 13 Fanebladet Vejledninger... 14 Knapperne Nyhedsbreve, Support, Driftsstatus... 14 Knappen Praksisoplysninger... 15 Gamle data i tilbagemeldingsrapporterne pga. automatisk overførsel af data til en ny læge... 16 Hvis patienten siger nej til, at data må overføres til en ny læge... 16 Hvis du finder en fejlkodet patient i din kvalitetsrapport... 16 Kontakt DAK-E... 16 Hvis du har spørgsmål af brugermæssig og/eller teknisk karakter, som du ikke kan finde svar på her i manualen, er du altid velkommen til at kontakte DAK-E pr. mail på support@dak-e.dk eller på vores supporttelefon 6550 4550 (evt. 6550 3054 / 6550 9372) 11. august 2014 1
Find/åbn skærmbilledet Administration af Sentinel (for alm. brugere) Åbning af skærmbilledet Administration af Sentinel sker efter, du er logget ind i dit lægesystem med identifikation samt password, og det varierer fra system til system, hvor du finder det. Hvis du er i tvivl om, hvordan du finder det i dit lægesystem, er der bagerst i denne vejledning en samlet oversigt for de 10 lægesystemer. OBS: Fyrtårnet i båndlinjen i bunden af skærmen giver ikke adgang til Administration af Sentinel for almindelige brugere, men til et teknikermodul! Hvordan tilmelder og framelder jeg pop-upper i Sentinel Datafangst Tilmelding og framelding Sentinel Datafangst er konstrueret således, at det er muligt for den enkelte læge/medarbejder at tilmelde og framelde sig pop-upper. Man afgør således selv, hvilke pop-upper man ønsker at gøre brug af og dermed antallet af forstyrrelser. Tilmeldingen sker i skærmbilledet Administration af Sentinel, idet man klikker på fanebladet Pop-up tilmelding, og billedet ser således ud: Bemærk, at en pop-up typisk er tilknyttet et sygdomsområde, men den kan også fungere som en påmindelse (fx Prednisolon) eller bruges til indsamling af data til et konkret forskningsprojekt, som lægen/praksis i en periode vælger at deltage i (fx Rygprojekt_Nord_Intervention) se kolonnen Mulige pop-upper på billedet ovenfor. Bemærk også, at sygdomsområdet/pop-uppen Diabetes af historiske årsager hedder Diabetesforloebsydelsen, hvilket desværre ikke ændres! Årsagen er den tidligere administrative kobling mellem Datafangst og Forløbsydelsen, men denne eksisterer ikke længere. Fra Dansk AlmenMedicinsk Database (DAMD) vil udbudte pop-upper komme frem i venstre vinduesdel. Lægen/medarbejderen kan tilmelde sig en pop-up ved at klikke på den mulige pop-up, så 11. august 2014 2
den står i blå farve og derpå trykke på > i sprossen i midten, så pop-up navnet flyttes over i højre vinduesdel. Omvendt trykkes på <, hvis læge/medarbejder vil frameldes en pop-up. Ventende registreringer fanebladet (med eksempel på, hvordan læge og sygeplejerske kan samarbejde ved årskontrol) Tilbage til skærmbilledet Administration af Sentinel på den enkelte arbejdsstation. Det første faneblad hedder Ventende registreringer. Her kan man se de registreringer (pop-upper), man har valgt ikke at udfylde i forbindelse med patientkontakten. Pop-uppen er således blevet lukket ved klik på Udfyld senere eller ved klik på det røde kryds (Bemærk, at lukning på det røde kryds, lægger pop-uppen i venteposition!)... Dette skærmbillede vil automatisk dukke op, når du ved konsultationsophør lukker dit lægeprogram, såfremt du har patienter, der mangler at få udfyldt pop-upper. Du kan nu dobbeltklikke på linjen med patienten, hvorefter pop-uppen igen kommer frem, så du har mulighed for at færdiggøre den. På samme side kan du få et overblik over samtlige ventende pop-upper i klinikken. Dette gør du ved at sætte et flueben i feltet Vis alle for ydernummer (999999). Siden kan også benyttes ved samarbejde mellem læge og sygeplejerske ved en årskontrol på den måde, at din sygeplejerske (eller klinikassistent) tilmelder sig fx pop-uppen Diabetesforloebsydelsen eller KOL (i billedet Administration af Sentinel via fanebladet Pop-up tilmelding). Sygeplejersken/klinikassistenten udfylder sine punkter i årskontrollen jf. forudgående aftale og klikker til slut på Udfyld senere. Når patienten dernæst kommer til lægen til årskontrol, henter lægen den ventende pop-up frem gennem administrationsmodulet og udfylder resten. Pop-up-data lagres på den dato, som pop-uppen er udløst/trigget første gang. Hvis man har mange ventende pop-upper, kan man sortere dem ved at klikke på Vis kun for CPR nr. og indtaste CPR-nummeret. Endelig kan man vinge af, at man vil se ikke færdiggjorte popupper, som man selv aktivt har frameldt sig, og/eller pop-upper, der er lukkede (dvs. som er blevet afsluttet fra centralt hold af DAMD fx forældede eller midlertidige pop-upper til forsknings- /undervisningsbrug). Man skal være opmærksom på, at hvis der ligger en pop-up i ventende position på patienten, så kommer der ikke en ny pop-up. Den ventende pop-up skal således bruges dvs. enten udfyldes helt med data fra årskontrollen, eller også skal den slettes (se evt. afsnit Sådan sletter jeg en irrelevant 11. august 2014 3
pop-up ). Det er en god idé på at sørge for at fjerne gamle og uaktuelle pop-upper, da de som nævnt vil blokere for, at nye udløses og hvis de bruges, vil data som nævnt lagres på den dato, popuppen oprindeligt blev udløst. Ventende pop-upper, der er mere end 3 måneder gamle, anses for at være irrelevante, hvorfor programmet automatisk sletter disse fra listen. Ændring af registreringer fanebladet I det andet faneblad Ændring af registreringer har du mulighed for at hente tidligere udfyldte popupper frem og rette i dem. Du indtaster CPR-nummer på den patient, hvor du vil se og evt. rette i en gammel pop-up. Du trykker på Søg knappen, hvorefter patientens data kommer frem (se næste billede). Der kan være flere registreringer. Du vælger den, du vil rette i eller helt slette, og klikker på den, så den står i blå skrift. Nu kan du trykke enten på knappen Ændre nu eller Slet alt efter hvilken korrektion, du vil foretage... Endelig er der også mulighed for at hente en tidligere slettet pop-up frem og udfylde den. Her skal du indtaste CPR-nummer, sætte et flueben i boksen Vis slettede data og trykke på knappen Søg. Nu vises de slettede pop-upper, og du kan evt. rette og således bruge den alligevel, idet data lagres på den gamle dato. 11. august 2014 4
Formentlig vil det være ret sjældent, at der skal rettes, da der under udfyldelsen af pop-uppen er indbygget en række valideringstjek, der vil udluge de fleste fejl. Men skulle en patient påpege, at der er sket en fejlregistrering, er det vigtigt, at man som læge også kan rette den! Udfyldelse af en pop-up med Diabetes som eksempel Når du har fået programmet Datafangst installeret i din klinik og fået tilmeldt dig pop-uppen Diabetesforloebsydelsen som skildret ovenfor i Pop-up tilmelding, vil der i starten hver gang du til en patientkontakt skriver diagnosen T89 Diabetes type 1 eller T90 Diabetes type 2 dukke et popup-billede op. Det ser således ud: Første gang, du ser pop-uppen, vil det sikkert være en fordel straks at vinge af i øverste højre hjørne: Årskontrol udføres ikke nu, da det typisk ikke er det rette tidspunkt at foretage en årskontrol, eller der ikke er afsat den nødvendige tid i konsultationen til det. Når du har sat vingen, bliver OKknappen aktiv med det samme, da du ikke skal udfylde flere felter. Pop-uppen ændrer da udseende til billedet: 11. august 2014 5
OK-knappen er nu aktiv, og når du klikker på den, forsvinder pop-uppen, uden at data gemmes (OBS, at eventuelle indtastninger i pop-uppen ikke vil lagres). Har du kodet en patient forkert ved en fejltagelse, kan du vinge af i feltet Popup irrelevant (og evt. skrive hvorfor) samt klikke OK, så forsvinder pop-uppen også uden at blive gemt. Hvis diagnosekoden helt skal slettes, skal dette først gøres i dit lægesystem. Desværre får en sådan fjernelse af en diagnose ikke gennemslag til Datafangst (endnu), og derfor kan patienten fejlagtigt komme til at fremgå af en kvalitetsrapport. For at undgå dette skal du skrive en besked til ITsupporten i DAK-E se afsnittet Hvis du finder en fejlkodet patient i din kvalitetsrapport. Som nævnt skal man være opmærksom på, at klik på KRYDSET i øverste højre hjørne IKKE sletter en pop-up, men at pop-uppen i så tilfælde vil lægge sig i ventende position på samme måde, som hvis man havde klikket på Udfyld senere. Har du tilmeldt dig Diabetesforloebsydelsen, vil der som omtalt hver gang du kobler diagnosen hhv. T89 Diabetes type 1 eller T90 Diabetes type 2 til et notat komme en pop-up. Når man er nystartet med Datafangst, skal man således typisk igennem en periode, hvor man må slette nogle irrelevante pop-upper ved at vinge af i Årskontrol udføres ikke nu, indtil årskontrollen rent faktisk udføres. Herefter vil der gå 10 måneder, inden den kommer frem igen, hvor den enten skal udfyldes som en reel årskontrol, eller den kan fungere som reminder om, at der skal aftales en tid til en årskontrol. Skal man udføre årskontrollen i forbindelse med patientkontakten, starter man med at besvare pop-uppen i almindelig læseretning fra øverste venstre hjørne jf. billedet: 11. august 2014 6
Generelt gælder det, at understreget tekst indeholder en mouseover dvs. en ekstra forklaring til ordet eller feltet, som vises, når man holder musen hen over den understregede tekst. Blå, understreget tekst er et reelt link, der ved klik åbner et helt info-dokument. Pop-uppen er dynamisk, sådan at inaktive (grå) felter bliver aktive, hvis de kræves udfyldt. De enkelte felter i pop-uppen I rubrikken Kontakt findes feltet Diabetes debutår, hvor man noterer det årstal, patienten første gang fik stillet diagnosen diabetes. Feltet skal kun udfyldes en gang pr. patient, da det angivne årstal herefter automatisk vil stå i feltet, næste gang pop-uppen kommer frem. Ved Antal diabeteskontroller aftalt i kommende år angives den umiddelbare plan for antal kontroller aftalt med patienten, idet årskontrollen tælles med. Hvis du således kun ser patienten hvert halve år, er antallet 2. Det antal, som tastes ind, vil vise sig næste gang, der udløses en diabetes-pop-up på patienten og det skal naturligvis rettes, hvis planen ændres. I rubrikken Ansvarlige (initialer) noteres log-in initialer for klinikpersonale og/eller læge, der er ansvarlig for patientens diabetesbehandling. Hvis det kun er lægen, der foretager årskontrollen, lades personalefeltet blankt. Det er ikke obligatorisk at skrive initialerne ind, men gør man det, kommer de med i tilbagemeldingsrapporten, hvilket kan være praktisk, fordi man kan søge/sortere patientlisten og finde sine egne patienter. Hvis der tidligere har været anført initialer, vil de stå anført, næste gang pop-uppen viser sig og de skal naturligvis rettes om nødvendigt. I rubrikken Følges patient i praksis? skal du tage stilling til, om det er dig (almen praksis), der har ansvaret for patientens diabetesbehandling. Hvis ja, lades feltet urørt. Der vinges af i Nej, patienten følges ikke i almen praksis, hvis patienten følges i ambulatorieregi over en længere periode (mere end 9 måneder). 11. august 2014 7
Du har nu arbejdet dig frem til hovedspørgsmålet Årskontrol. Feltet Årskontrol udføres ikke nu, lades urørt, da vi jo er i gang med at udføre årskontrollen. De øvrige rubrikker i pop-uppen udfyldes jf. samtalen med patienten: Patientens aktuelle Rygestatus vinges af. Overskriften er streget under, hvilket som nævnt betyder, at der er tilknyttet en mouseover med yderligere forklaring til feltet. Forklaringen lyder: Rygestatus registreret inden for de seneste 15 måneder, hvilket betyder, at hvis rygestatus er registreret i laboratorieskemaet inden for de sidste 15 måneder, vil feltet vise denne registrering (feltet vil dog altid stå som vinget af, hvis patienten tidligere er noteret som Aldrig ryger). Hvis patienten har ændret rygevaner siden sidste registrering, skal vingen naturligvis flyttes, så markeringen stemmer overens med virkeligheden. Aktuel rygestatus fremgår af flere kvalitetsrapporter bl.a. Diabetes og KOL. Er patienten ryger, vinges af, om I har talt om dette emne under konsultationen. Er rygestatus udfyldt, vil feltet Sidste registrering vil vise den dato, status senest blev noteret i laboratorieskemaet. I rubrikken Livsstilssamtale vinges af, om du har haft en sådan med patienten og hvis ja, krydses emnerne kost og motion samt henvist til kommunalt tilbud af med ja/nej alt efter, om emnet er berørt. Kommunalt tilbud eksemplificeres i mouseover til at være diabetesundervisning, diætist eller motionstilbud. Under Individuelle behandlingsmål angives med ja/nej, om der ved samtalen er indgået en aftale med patienten om mål for behandlingen det kommende år og hvis ja, vinges aktuelle mål af. Linket Behandlingsrekommandation viser i skemaform de anbefalede værdier for HbA1c, kolesterol mv. for de forskellige grupper af diabetespatienter jf. DSAM s behandlingsvejledning. I målsætningsarbejdet skal man være opmærksom på, at de individuelle behandlingsmål både kan ligge over og under de generelle anbefalinger af forskellige årsager. Det vigtigste er, at man sætter nogle realistiske mål i samarbejde med patienten disse kan så være mere eller mindre ambitiøse. Rubrikken Recept på lipidsænker besvares, idet feltet vil være udfyldt med Ja på forhånd, hvis der inden for de seneste 15 måneder er udskrevet en recept (OBS: Datafangst medtager kun recepter udskrevet efter installation af programmet). Hvis svaret er nej, angives det, hvem der har fravalgt behandlingen. I rubrikken Barriere findes en drop-down liste, hvor man skal angive den vigtigste af eventuelle barrierer for, at patienten kan nå ambitiøse behandlingsmål. Se billedet med valgmuligheder. 11. august 2014 8
Der svares ja/net til, om der har været Metaboliske reguleringsproblemer inden for de seneste 15 måneder (se mouseoverteksten her nedenfor til højre) og hvis ja, vinges af, om det er Svær insulin resistens eller Alvorlig hypoglykæmi. Definitionen på hypoglykæmi angives i mouseover til at være Episode der har krævet hjælp fra andre. Er feltet vinget af, skrives antal tilfælde inden for de sidste 12 måneder. Som det ses giver mouseover til Metaboliske reguleringsproblemer en yderligere instruks nemlig, at hvis der er tale om andre reguleringsproblemer end de to nævnte, skal der vinges af i Nej, og reguleringsproblemet skal skrives i feltet Evt. Bemærkning (se beskrivelse af brugen af bemærkningsfeltet nedenfor). Under Fodstatus krydses af, om fodstatus er undersøgt inden for de seneste 15 måneder (at perioden er 15 måneder, kan ses i mouseover). Hvis fodstatus er foretaget, krydses af, hvor det er sket. For at kunne svare Hos fodterapeut kræves en epikrise, som det også er anført i mouseoverteksten. Endelig skal selve fodstatus afkrydses. Feltet Øjenundersøgelse vinges af alt efter, om der er foretaget undersøgelse inden for de seneste 30 måneder (perioden 30 måneder ses i mouseover). Hvis svaret er Ja, angives aktuelle øjenstatus. Hovedformålet med feltet Evt. Bemærkning er, at man kan anføre en personlig patientrelateret kommentar, hvis det skønnes relevant (fx Patienten har afvist rygestop ). I tilbagemeldingsrapporten Diabetes vil en blå prik i kolonnen med sidste årskontrol fortælle, at der er skrevet en kommentar ved sidste årskontrol og/eller er angivet en barriere for ambitiøse behandlingsmål. Mouseover til prikken i rapporten vil vise kommentaren/barrieren. Kommentar/barriere kan således måske give en umiddelbar logisk forklaring på forhold, som man ellers ville reagere på! (Hvis man henter en rapport/patientliste ind i et regneark via klik på knappen Download csv fil, vil listen også indeholde kommentarer og barrierer, så patienterne kan vurderes, inden der fx brevflettes til indkaldelser). Som omtalt anføres også i Evt. Bemærkning, hvis patienten skulle have en anden form for metabolisk reguleringsproblem end de to, rubrikken indeholder. Der er indbygget den validering i pop-uppen, at OK-knappen først bliver aktiv, når alle obligatoriske felter er blevet korrekt udfyldt dvs. felterne Ansvarlige (initialer) samt Evt. Bemærkning kan godt stå blanke, da disse noteringer er frivillige. Hvis OK-knappen ikke er aktiv, når du synes, du har udfyldt alle felter, kan du vinge af i Tjek alt udfyldt, hvilket vil få evt. fejl og mangler til at lyse rødt, så du kan gå tilbage og rette. Herefter kan du klikke på OK-knappen, hvorved data gemmes, og pop-uppen forsvinder. Hvis der pludselig bliver meget travlt, og man ikke har tid til at udfylde pop-uppen helt, er der en kattelem i at trykke på knappen Udfyld senere. Så forsvinder pop-uppen og dukker igen op, hver gang man lukker sit lægeprogram. Man får så mulighed for i en stille stund at udfylde resten, og data lagres på den dato, pop-uppen oprindeligt blev udløst. Det er som tidligere nævnt også denne Udfyld senere -funktion, man kan anvende til samarbejde ved årskontroller, hvis man fx vil lade sin sygeplejerske udfylde det meste af pop-uppen på 11. august 2014 9
forhånd, og man selv vil udfylde resten, når patienten kommer igen til selve årskontrollen. Sygeplejersken klikker Udfyld senere, når den aftalte del af pop-uppen er udfyldt, hvorefter lægen sidenhen fra sin arbejdsstation kan hente pop-uppen frem. Det sker via skærmbilledet Administration af Sentinel ved klik på fanebladet Ventende registreringer, hvor man åbner den halvfærdige popup ved dobbeltklik på patientens CPR-nummer i listen og udfylder resten. På næste billede er vist, hvordan den færdige pop-up kan se ud efter årskontrollen. Når man har klikket OK, og pop-uppen er forsvundet, er årskontrollens indberetning udført, og pop-uppen vil først komme igen om 10 måneder. Og hvorfor ikke efter et år? Fordi erfaringerne viser, at patienten ofte kommer 1-2 måneder for sent, og så er det umuligt at justere årskontrollen tilbage til fødselsdagsmåneden. Har du patienten inde til en konsultation, efter der er gået 10 måneder siden sidste årskontrol, og du sætter diagnosen T89 eller T90, vil pop-uppen komme frem på skærmen. Hvis ikke der er sat tid af til en regulær årskontrol, skal der vinges af i Årskontrol udføres ikke nu, og pop-uppen fungerer i dette tilfælde kun som en reminder om, at I skal aftale tid til en ny årskontrol (som fx ligger i fødselsdagsmåneden). Adgang til yderligere information via pop-uppen Ved at klikke med musen på det orange bånd i toppen af pop-uppen kan man se, hvilke indikatorer der ligger bag pop-uppen og kvalitetsrapporten Diabetes. Hvis man ønsker flere oplysninger om Sentinel Datafangst, kan man klikke på fyrtårnet, hvorved man linkes til yderligere information. 11. august 2014 10
Sådan sletter jeg en pop-up Når man tilmelder sig en pop-up i Datafangst, vil man altid opleve, at der i starten kommer nogle pop-upper frem på skærmen, selv om det ikke er tid til årskontrol. Når man skal slette/fjerne en pop-up, fordi årskontrollen ikke udføres, skal man vinge af i feltet Årlig opfølgning (Årskontrol) Udføres ikke nu - se den røde pil på billedet nedenfor. Herefter klikker man på OK i bunden af pop-uppen, hvorved den forsvinder, uden at der gemmes noget. Har du ved en fejltagelse kodet en patient forkert, kan du vinge af i feltet Popup Irrelevant (og evt. skrive hvorfor i rubrikken bagved) se den røde pil på billedet nedenfor. Herefter klikker du på OK i bunden af pop-uppen, hvorved den forsvinder, uden at der gemmes noget. Man skal her være opmærksom på, at et klik på KRYDSET i højre hjørne IKKE sletter popuppen, men tværtimod lægger pop-uppen i ventende position på samme måde, som hvis man havde klikket på Udfyld senere. 11. august 2014 11
OBS: Hvis du klikker på krydset i øverste højre hjørne, vil pop-uppen lægge sig i ventende position mhp., at du udfylder den senere! Den ventende pop-up vil blokere for, at en ny relevant pop-up automatisk kommer frem på skærmen. Dataindsamling via Datafangst generering af kvalitetsrapporter Datafangst indsamler data fra dit lægesystem henholdsvis aktivt via pop-upperne og passivt ved automatisk udtræk af ICPC-diagnoser, medicin, laboratoriedata og ydelseskoder. På baggrund af disse data genereres praksis tilbagemeldingsrapporter. Rapporterne ligger online og kan tilgås via DAK-E s hjemmeside www.dak-e.dk ved klik på linket i boksen Dine Kvalitetsdata. Det er kun praksis selv, der kan se egne data derfor bliver du ved log-in afkrævet din NemID (for erhverv) eller din professionelle digitale signatur (signaturen skal derfor være installeret på den computer, du bruger). Adgang til data fås desuden via sundhed.dk, hvor man kan søge efter DAK-E Kvalitetsdata. Rapportsiden Når rapportsiden åbner sig, skal man lægge mærke til, at den indeholder 3 faneblade: Kvalitetsrapporter, For Sentinel læger samt Vejledninger (se næste billede). Fanebladet Kvalitetsrapporter Rapportsiden åbner sig på fanebladet Kvalitetsrapporter. Hver rapport indeholder et veldefineret udtræk af praksis patientpopulation, så man kan se på egen behandlingskvalitet. Man kan inde i de fleste tilbagemeldingsrapporter finde hjælp til at læse og tolke rapporterne ved klik på knapperne Hvordan ser du data og Fra data til kvalitet. 11. august 2014 12
Fanebladet For Sentinel læger Ved klik på det 2. faneblad For Sentinel læger åbner der sig endnu en side med rapporter, der kun er tilgængelige for praksis, der diagnosekoder minimum 70 % af sine face to face-patientkontakter (se billede nedenfor, der gengiver forklaring på begrebet Sentinellæge samt forklarer, hvorfor nogle praksis kan opleve, at der er rapportnavne/links, som er grå og dermed inaktive). 11. august 2014 13
Fanebladet Vejledninger Under fanebladet Vejledninger (se næste billede) findes en række opskrifter, som gerne skulle inspirere samt gøre det praktiske arbejde med rapporterne lettere. Under overskriften Generelle vejledninger finder man fx en konkret instruks til det ITbehandlingsmæssige i at hente patientlisten fra en rapport som en csv-fil ind i et regneark, sortere patientdata i regnearket og herefter brevflette listen til indkaldelser. Med Hjælpeskemaer til kvalitetsudvikling har vi forsøgt at give forslag til, hvordan praksis kan gennemføre et konkret kvalitetsudviklingstiltag herunder prioritering af, hvilket område man vælger at gå i gang med, samt et skematisk overblik over forskellige delprocesser, som kan være relevante for de involverede medarbejdere at tage sig af samt have ansvaret for. Man kan desuden opsøge yderligere hjælp til at bruge tilbagemeldingsrapporterne til konkrete kvalitetsudviklingstiltag i egen praksis hos de regionale Ambassadører i Datafangst kontakt en lokal datakonsulent for yderligere oplysninger om regionale tilbud og muligheder. Du kan finde datakonsulenterne via sundhed.dk: https://www.sundhed.dk/service/hjaelp/hjaelp-sundhedsfaglig/omklinikadministration/datakonsulent-hjaelp/ Knapperne Nyhedsbreve, Support, Driftsstatus I bunden af tilbagemeldingssiden findes på alle faneblade de 4 knapper: Nyhedsbreve fra DAK-E, Support til Sentinel, Driftsstatus og Praksisoplysninger. Knappen Nyhedsbreve fra DAK-E linker til DAK-E s hjemmeside, hvor man finder de enkelte numre inkl. en indholdsfortegnelse. Nyhedsbrevene omtaler løbende nye tiltag og muligheder i Datafangst samt enkelte gange både overordnede IT-mæssige og administrative forhold, som DAK- 11. august 2014 14
E har vurderet til at være af stor interesse og relevans for almen praksis. Nyhedsbrevet udkommer ca. en gang om måneden. Klik på knappen Support til Sentinel (ved den røde pil på billedet ovenfor) åbner en krypteret e- mail, så praksis kan skrive en besked til IT-supporten, der indeholder CPR-numre. Dette kan være nødvendigt, hvis en af dine patienter siger nej til, at data må videregives til en evt. ny læge, eller hvis du finder en patient, som ikke hører hjemme i en bestemt kvalitetsrapport se afsnittene Hvis patienten siger nej samt Hvis du finder en fejlkodet patient nedenfor, der omtaler nogle tilfælde, hvor praksis er nødt til at skrive til IT-supporten for at sikre korrekt registrering. Under knappen Driftsstatus kan man læse, hvis der skulle være (midlertidige) tekniske fejl og mangler, der gør, at nogle systemer, adgange og lignende helt eller delvist ikke fungerer, som de skal. Knappen Praksisoplysninger Knappen Praksisoplysninger åbner en side, hvor praksis kan opdatere de informationer, DAK-E har registreret om praksis se billedet nedenfor. Det er via denne side således muligt at angive, hvis praksis ændrer navn eller personalesammensætning, og samtidig kan funktionen for de enkelte medarbejdere (initialer i lægesystemet) angives. Man kan også tilmelde sig nyhedsbrevet ved at anføre sin personlige (praksis)mail-adresse. I DAK- E vil vi i udgangspunktet gerne kende praksis hoved-mail-adresse for at være sikre på, at vi rammer alle praksis, når vi informerer bredt. 11. august 2014 15
Gamle data i tilbagemeldingsrapporterne pga. automatisk overførsel af data til en ny læge Data tilknyttes den enkelte patients CPR-nummer og når gruppe 1-patienter vælger læge, registreres deres CPR-numre som hørende til et bestemt ydernummer. Det er derfor muligt at opleve, at der er data på en patient, selv om praksis først for nylig er startet med at bruge Datafangst, eller patienten først for nylig er blevet patient i praksis. Disse data er således indsamlet af patientens tidligere læge og er automatisk blevet overført. Hvis patienten siger nej til, at data må overføres til en ny læge I de tilfælde hvor en patient nægter, at data må overføres til en ny læge, skal praksis skrive til DAK- E s IT-support mhp. at sikre, at dette ikke sker. I så fald vil kun patientens navn og CPR-nummer blive overført sammen med teksten Har fravalgt, at data vises. Proceduren ved Nej til videregivelse af data er således, at praksis nederst på tilbagemeldingssiden klikker på knappen Support til Sentinel, hvorved man åbner en krypteret e-mail, i hvilken praksis skriver patientens CPR-nummer samt besked om patientens nej til IT-supporten. Hvis du finder en fejlkodet patient i din kvalitetsrapport Skulle du opdage en patient i en kvalitetsrapport, som ikke hører hjemme, er årsagen, at patienten på et tidspunkt har fået aktuelle diagnose ved en fejl. Desværre får diagnosekorrektioner (ret/slet) i lægesystemet ikke gennemslag til Datafangst (endnu), og derfor bliver du nødt til for at fjerne patienten fra rapporten at skrive en krypteret mail til IT-supporten med patientens CPR-nummer og anføre hvilken diagnose, der skal slettes. Herefter vil patienten forsvinde ud af rapporten, næste gang denne opdateres. Du opretter en krypteret mail ved at klikke på knappen Support til Sentinel, der sidder i bunden af siden med dine kvalitetsrapporter. Kontakt DAK-E Dette er en kort vejledning til det praktiske arbejde med Datafangst, og den kan formentlig hjælpe brugeren langt hen ad vejen i det daglige. Skulle du opleve tekniske og/eller brugsrelaterede spørgsmål vedr. Datafangst, som du ikke finder svar på i manualen, må du endelig ikke tøve med at kontakte DAK-E pr. mail på support@dak-e.dk eller på vores supporttelefon 6550 4550 (evt. 6550 3054 / 6550 9372) Du er velkommen til at foreslå ændringer til vejledningen. Vi redigerer den gerne, hvis det er påkrævet! Send en mail til sekretaeren@dak-e.dk. 11. august 2014 16
Find/åbn skærmbilledet Administration af Sentinel i de 12 forskellige lægesystemer (appendix til brugermanualen) DocBase 2000: (docbase.dk) - Vælg Diverse på øverste menu-bjælke o Vælg herunder Vedligeholdelse o Vælg herunder Sentinel Datafangst EMAR: (emar.dk) - Vælg Systemmanager o Vælg herunder Diverse menu o Vælg herunder Sentinel-Datafangst o Vælg herunder Administration Ganglion: (ganglion.dk) - Vælg Moduler på øverste menu-bjælke o Vælg herunder Datafangst o Vælg herunder Administration af alle patienter MedWin: (medwin.dk) - Vælg Kartoteker på øverste menu-bjælke o Vælg herunder Sentinel o Vælg herunder Administration MultiMed: (multimed.dk) - Vælg Administrer Sentinel på brugerforsiden MyClinic: (myclinic.dk) - Åbn Patientkort o Vælg Funktion o Vælg Administrer Sentinel NOVAX: (novax.dk) - Vælg Kommunikation på øverste menu-bjælke o Vælg herunder Sentinel projektadministration 17
Find/åbn skærmbilledet Administration af Sentinel i de 12 forskellige lægesystemer (appendix til brugermanualen) WEB-Praxis: (www.pc-ide.dk) - Vælg Administrer Sentinel øverst til venstre på brugerforsiden WinPLC: (www.a-data.dk) - Vælg Opsætning på øverste menu-bjælke o Vælg herunder Sentinel XMO: (www.compugroupmedical.dk) - Vælg Statistik på øverste menu-bjælke o Vælg herunder Sentinel datafangst 18