Bestyrelsesmøde Asmildkloster 06.01.2013 Til stede: Lars Skou Per Grøn Steen Sørensen Martin Rahbek Nielsen Gunnar Thygesen Kristian Pallesen Torben Madsen Fraværende: Niels Henrik Sloth Lars Kjær Simonson 1. Siden sidst: DTP Dropbox er kommet igang De fleste dokumenter til bestyrelsen ligger der, så kommunikationen lettes. Steen har fået overdraget økonomien. Der er dags dato 159 medlemmer, der har betalt. Steen har fundet et par revisorer, der vil hjælpe med opsætningen af kontoplanen samt give fif til et mere overskueligt årsregnskab. Pengene samles fremadrettet i Frøs Sparekasse (højere renter) og Danske Bank (billigere gebyrer og mere international profil). Profilbeklædning konteres fremover til de udvalg der bruger det. Gebyrer for betalinger skal konteres ud, så det ikke bare hives ud af hovedkassen. Steen overdrager hurtigst muligt medlemskartoteket (måske 1 måneds tidshorisont).
2. Forretningsudvalg: Første møde overstået Mange tal og mange ubekendte. De fleste konteringer fra sidste årsregnskab er fra 31.09. Det gør det meget svært at overskue. Fremadrettet skal konteringerne foregå løbende, så regnskabet bliver mere gennemskueligt. Der gennemgås besparelser for EuroCup 2013 Og bestyrelsen tror på at der er mange penge at spare, ved en mere proaktiv indsats i forbindelse med afholdelse af EuroCup. 3. ETPC udvalg: Søren Smedegaard vil gerne være med fremadrettet. Nye tilføjelser til regelbogen skal gå via certificeringsudvalget. 4. Stævneudvalg: KD/DHB er fortsat ikke kommet med en udmelding for DHB, så der gives en tidsfrist til udgangen af uge 2. Foreløbig kalender gennemgås. Prøvetræk er på plads i Gamst 27.04. 08.06. er der stævne i Testrup Ny dato, på grund af andre arrangementer i lokalområdet. 24.08. er i en EuroCup weekend + DM finale i Hjallerup Det er ærgerligt men uundgåeligt. Arrangørkontrakt: Præmiepenge: 1.-5. får fast præmiebeløb. Ingen kørepenge 6. plads og nedefter giver ikke noget. 1.-3. plads er garanteret, mens sidstepladsen altid får 0kr, også selvom der er 4 eller 5 traktorer i klassen (passer med den nuværende regel om præmiepenge til de bedste ¾). Forslaget er enstemmigt vedtaget af bestyrelsen. (Forslaget vil blive finpusset og yderligere beskrevet efter mødet den 3. februar 2013) Vægten bør nedgraves i en solid grav på stævnearealet Alternativet er længere slidsker til vægten. Der udnævnes banedommer / overdommer på stævnedagen.
Dommerbetaling sker til DTP, som laver 1 årlig udbetaling til dommerne. Prisen for dommerne er 1200 kr. ved 1 bane 2000 kr. ved 2 baner. DTP sender en samlet regning mandagen efter stævnet. 5. Internationalt Stævneudvalg: Man vil gerne have en storskærm og så spare andre steder Revideret budget for stævnet viser at det er muligt. Storskærmen er allerede fundet 50.000kr billigere Man vil gerne have en tribune ind Denne skal enten være brugerbetalt eller sponsorbetalt (128 pladser af 50 kr). Udvalget arbejder videre ud fra det reviderede budget. Der er udleveret en håndbog fra det tidligere udvalg. Udvalgsmøde er fastsat til 15.01. 6. Brandeudvalg: Kontraktudkast skal udarbejdes i samarbejde med eksterne hjælpere. Der skal laves et budgetudkast Derefter skal der sættes gang i ansøgninger til diverse fonde. Udvalgsmøde er fastsat til 10.01. 7. Certificeringsudvalg: H.E. vil gerne hjælpe til igen Bestyrelsen foreslår at Dieter Bjørn som bærende kraft i forbindelse med det organisatoriske. 8. Dommerudvalget: Der er kommet styr på økonomien. 9. Udviklingsudvalget: B-division og Farm Stock skal afvikles først på dagen uden konsekvens for køremødet. Klasserækkefølge: 4500 Farm Stock B-division 3500 Farm Stock DM/ETPC klasser
Der SKAL bygges mere på små / enkeltklasse stævner med henblik på fulde DM stævner. 4500 Farm Stock foreslås reduceret med 250kg per år, frie pumper og mulighed for komponent rammer. Der afventes Farm Stock udspil fra ETPC. B-division reduceres til 3500kg Enten 250kg om året over 2 år eller 500kg til 2015. (Der skal laves en e-mail afstemning om metoden for dette) Nye B-division limits: 27 ETPC point. Giver mulighed for 2 tryktrin på diesel, 2 chevy style motorer med 8-71 kompressorer (der foreslås 12 point ved 8-71 kompressor med 50% overdrive), Griffon og stjernemotorer på benzin. Metanol frigives i klassen efter ETPC limit systemet. B-division synes efter fuldt modificeret regelbog fra 2015 eksisterende traktorer kan fortsætte efter eksisterende regler indtil 2015. Enhver nybygning / ombygning / opgradering medfører syn efter nyt B- division reglement. Dette skal give større mulighed for at bygge traktorer, der enten kan opgraderes til rigtig 3500kg modificeres, eller slankes til 2500kg modificeret. (Regler for b-division i fremtiden er beskrevet i et selvstændigt dokument) Der kan gives mulighed for salg af messestande til stævnerne (videreudvikles på Planlægningsdagen). Mad til stævnerne: Pølsedrengene skal høres mht. udvalg af mad. Burgerleverandør til EuroCup skal revurderes. 10. Promotionudvalg: Niels Henrik Sloth samt Karin og Helle Korsager er det nye udvalg. Niels Henrik står for websalget. 11. Kommende arrangementer: 16.02. Planlægningsdag: Lokalforeninger/DM-arrangører. Leverandører (øl + pølser) Stævneudvalg Dommerudvalg Certificeringsudvalg 15.03. Kørermøde Der kigges på mulige steder. 13.04. Trailerdag 27.04. Prøvetræk i Gamst Bestyrelsen vil arbejde på at få STT til at hjælpe med arrangementet.
12. Eventuelt: Ingen pause = Mindre snak ved banemateriale og mellem dommere. Det giver dog mærkbart mindre salg i boderne. Alternativt skal der arbejdes på en højere kardance efter pausen (Stævneledelsen skal holde gang i folkene efter pausen) Der henstilles til at klasseplanen i højere grad overholdes Nogle klasser bruger uforholdsmæssigt meget tid i den lukkede ryttergård, på grund af slædeproblemer. Der skal tænkes på mulighederne for mere børneunderholdning til stævnerne. Fotograferne får fremadrettet kontingentfritagelse og fri entré. Til gengæld skal foreningen have 2-3 billeder fra hvert træk over sæsonen ind på hjemmesiden. Der er fundet et program til hjælp med at nedskalere og omdøbning. Den nye organisationsplan er stort set færdig til hjemmesiden. Kan man overveje gratis indgang for DTP medlemmer til EuroCup? Eventuelt mere rabat? Dette er for at give større incitament til at melde sig ind i DTP. Slæder: Skal SIT syne Garden Puller slæderne? Black Devil vil desuden gerne opgraderes. Foreningens nøgler er overdraget til de rette personer. Således opfattet, Martin Rahbek Nielsen 13.01.2013