Forum: Fælles beredskab Politisk Forberedelsesgruppe Dato: 11. november 2015 Tid: kl. 12.30 14.00 Sted: Gearhallen, Gl. Køge Landevej 22, Valby, Kriseledelseslokalet Mødedeltagere: Steen Christiansen (Albertslund), Ib Terp (Brøndby), Eik Dahl Bidstrup (Dragør), Jørgen Glenthøj (Frederiksberg), John Engelhardt (Glostrup), Helle Adelborg (Hvidovre), Frank Jensen (København), Erik Nielsen (Rødovre), Morten Winge (formand for AF, kommunaldirektør, Glostrup), Jakob Vedsted Andersen (beredskabsdirektør) og Pernille Andersen (tovholder sekretariatsgruppen) Kommunaldirektøren Rådhusparken 2 2600 Glostrup 12. november 2015 15/3220 Sagsbehandler: PA REFERAT Politisk forberedelsesgruppe 11. november 2015 1. Godkendelse af dagsorden Det indstilles: 1. Godkendelse af dagsorden 2. Forslag til forretningsorden 3. Forslag til ledelsesinstruks 4. Forslag til dagsorden konstituerende bestyrelsesmøde 5. Forslag plan for rationaliseringskrav, herunder status fælles RBD 2016 6. Kriseledelsesorganisation 7. Økonomisk styringsmodel og afrapporteringsmetode 8. Forslag til likviditetsbudget 9. Proces, valg af revision 10. Status lokalisering 11. Design, navnetræk 12. Forslag til kommissorium samarbejdsorgan 13. Kommunikation fra mødet 14. Eventuelt at den politiske forberedelsesgruppe godkender dagsordenen. en godkendt. 2. Forslag til forretningsorden Der er udarbejdet vedhæftede forslag til forretningsorden for bestyrelsen i Hovedstadens Beredskab. 1 af 11
Forslag til forretningsorden har været drøftet i den administrative forberedelsesgruppe henholdsvis den 6. oktober og 3. november 2015. Forslag til forretningsorden behandles endeligt på første bestyrelsesmøde. Til drøftelse. Overføres til bestyrelsens behandling med følgende bemærkninger: Formuleringen i 5 stk. 1 ændres til: Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når mindst halvdelen af medlemmerne er til stede eller repræsenteret, jfr. 3, stk. 1 og 2. Dog kræves, at formanden eller en af næstformændene skal være til stede Der er en fælles forståelse af, at formandens (eller næstformandens) muligheder for, som mødeleder, at lade sig bistå af en kommunalt ansat jf. 3 stk. 4 bør reserveres til ekstraordinære situationer. Det normale vil være, at formanden assisteres af beredskabsdirektøren. Endelig stillingtagen til honorering jf. 5 stk. 5 afventer Vederlagskommissionens analyserapport og ændring af beredskabslovens 9 stk. 4. Forslag til forretningsorden 3. Forslag til ledelsesinstruks Det følger af forslag til forretningsordenens 1 stk. 3, at bestyrelsen vedtager en ledelsesinstruks til beredskabsdirektøren, som forestår den daglige administration og ledelse af Hovedstadens Beredskab, og påser overholdelsen af denne. Vedlagt er forslag til ledelsesinstruks. Forslag til ledelsesinstruks har været drøftet i den administrative forberedelsesgruppe den 3. november 2015. Forslag til ledelsesinstruks behandles endeligt på første bestyrelsesmøde. Til drøftelse. Overføres til bestyrelsens behandling uden bemærkninger. Forslag til ledelsesinstruks 2 af 11
4. Forslag til dagsorden konstituerende bestyrelsesmøde Der er udarbejdet vedhæftede forslag til dagsorden for det konstituerende bestyrelsesmøde i Hovedstadens Beredskab. Forslag til dagsorden for det konstituerende bestyrelsesmøde har været drøftet i den administrative forberedelsesgruppe den 6. oktober 2015. Det konstituerende bestyrelsesmøde afholdes den 13. januar 2016 kl. 08.30 10.30 i Gearhallen. På det konstituerende bestyrelsesmøde godkendes mødeplan for 2016, herunder årshjul. Til drøftelse. Drøftet. Ingen bemærkninger. Forslag, Dagsorden konstituerende bestyrelsesmøde. 5. Forslag plan for rationaliseringskrav, herunder status fælles RBD 2016 I aftale om kommunernes økonomi mellem KL og regeringen er det forudsat, at beredskabssamordningen skal kunne levere rationaliseringsgevinster og effektivisering for 175 mio. kr. i 2016 og frem. Andelen for de 8 kommuner udgør ca. 28 mio. kr. I juni måned 2015 godkendte kommunalbestyrelserne/ Borgerrepræsentationen i de 8 kommuner, at den forudsatte besparelse udmøntes under følgende rammer: 1. 2016: 20 %, svarende til 5,6 mio. kr. 2. 2017 og frem: 100 %, svarende til 28 mio. kr. Det fremgik ligeledes af sagen, at beredskabsdirektøren i løbet af efteråret 2015 præsenterer en nærmere plan for, hvordan rationaliseringskravene til Hovedstadens Beredskab indfries. Planen har været drøftet i den administrative forberedelsesgruppe henholdsvis den 6. oktober og 3. november 2015. Forslag til plan vedrørende rationaliseringskrav forelægges til drøftelse i den politiske forberedelsesgruppe inden den behandles endeligt på første bestyrelsesmøde. 3 af 11
Planen indeholder effektiviseringspotentialer i forhold til de forudsatte besparelser i 2016 samt en proces for at indfri dele af de forudsatte besparelser i 2017 allerede i 2016 med henblik på at skabe økonomisk råderum til etableringen af Hovedstadens Beredskab. Alene en opgørelse af udgifter til samordning på IT-området viser, at dette ikke kan indeholdes i de allerede afsatte midler til implementering. Det anbefales, at der i 2016 skal findes besparelser for minimum 14 mio. kr. Endvidere indeholder planen for rationaliseringskrav en overordnet plan for indfrielse af de samlede forudsatte driftsbesparelser fra 2017 og frem. Planen for indfrielse af rationaliseringskrav skal ses i tæt sammenhæng med udarbejdelse af en fælles RBD for Hovedstadens Beredskab. Der er derfor udarbejdet vedlagte procesplan for udarbejdelse af en fælles Risikobaseret Dimensionering (RBD), denne har været forelagt den administrative forberedelsesgruppe til orientering den 6. oktober 2015 - og forelægges ligeledes den politiske forberedelsesgruppe til orientering. Procesplanen tager afsæt i, at den fælles RBD skal kunne træde i kraft senest 1. januar 2017. Derudover følger det af procesplanen, at der allerede i efteråret 2015 påbegyndes udarbejdelsen af en foreløbig fælles RBD 2016 med afsæt i en revision af de gældende planer. Dette arbejde foregår for nuværende. Det fremgår af de vedlagte bilag, hvilke elementer, der påtænkes indarbejdet i en fælles RBD for 2016. Med afsæt i en uddybende orientering fra den kommende beredskabsdirektør på mødet, ønskes en tilkendegivelse omkring den foreslåede retning af den politiske forberedelsesgruppe. Når forslag til RBD 2016 foreligger, forventelig medio november 2015, indhentes en forhåndsudtalelse fra Beredskabsstyrelsen i henhold til særlig proces for etablering af beredskabsenhederne. Såfremt Beredskabsstyrelsens forhåndsudtalelse ikke giver anledninger til justeringer, vil sagen blive behandlet på første bestyrelsesmøde den 13. januar 2016. Hvis RBD16 godkendes enstemmigt af bestyrelsen, fremsendes RBD16 til godkendelse i de 8 ejerkommunernes kommunalbestyrelser/ borgerrepræsentation, hvorefter RBD16 kan implementeres. Det bemærkes, at medlemmerne af bestyrelsen er underlagt instruktionsbeføjelse og at den enkelte kommune, såfremt det skønnes nødvendigt, kan gøre brug af denne instruktionsbeføjelse i et møde, inden sagen drøftes i bestyrelsen. Alternativt efter behandlingen i bestyrelsen, 4 af 11
såfremt sagen efterfølgende påtænkes genoptaget på det kommende eller et ekstraordinært bestyrelsesmøde. Det bemærkes endvidere, at forslaget jf. vedtægterne skal godkendes af samtlige 8 kommuners kommunalbestyrelser/borgerrepræsentation, og at dette sker ved almindelig flertalsbeslutning i den enkelte kommune. Den fælles RBD, gældende fra 1. januar 2017, vil blive udarbejdet i første halvår af 2016 med efterfølgende politisk godkendelsesproces i andet halvår 2016. Den administrative forberedelsesgruppe indstiller: 1. at den politiske forberedelsesgruppe drøfter forslag til plan for indfrielse af rationaliseringskrav. 2. at den politiske forberedelsesgruppe tager procesplan for RBD 2016 og RBD 2017+ til efterretning. 1. Drøftet. Der var opbakning til den skitserede plan for indfrielse af rationaliseringskrav. Vigtigheden af at opbygge en fælles korpsånd blev pointeret. 2. Til efterretning. LUKKET Notat plan for indfrielse af rationaliseringskrav LUKKET Procesplan RBD2016 og RBD2017+ 6. Kriseledelsesorganisation Kommunerne er forpligtet til i henhold til beredskabslovens 25 at udarbejde en samlet plan for kommunens beredskab. Ejerkommunerne har i dag eget beredskabsplankompleks. I henhold til ejerstrategien skal Hovedstadens Beredskab koordinere arbejdet med beredskabsplanlægning for og imellem ejerkommunerne, og medvirke aktivt til kommunernes fortsatte drift i tilfælde af ekstraordinære hændelser. Der vil derfor sammen med den politiske fremstilling af den risikobaserede dimensionering for 2016 for bestyrelsen ligeledes blive fremlagt indstilling om fælles beredskabspolitik med rammesætning af beredskabsarbejdet og krisestyring i ejerkommunerne samt fælles beredskabsplan. Beredskabsdirektør Jakob Vedsted Andersen orienterer på mødet om udfordringer og opmærksomhedspunkter omkring fælles kriseledelsesorganisation. De 5 af 11
nærmere bestemmelser vedrørende bemyndigelse undersøges for nærværende af KL. En fælles beredskabspolitik skal vedtages i de 8 ejerkommuners kommunalbestyrelser/ borgerrepræsentation, hvorfor det anbefales at fortsætte med nuværende plankompleks i ejerkommunerne indtil vedtagelse af fælles beredskabspolitik og beredskabsplan. I overgangen fra selskabets etablering til vedtagelse af indstilling om fælles tilgang til beredskabsplanlægning og krisestyring vil den enkelte ejerkommune fortsætte med eget beredskabsplankompleks, der er gældende ved udgangen af 2015. Den konkrete håndtering af rolle- og ansvarsfordelingen mellem de enkelte kommuner og Hovedstadens Beredskab fra 1. januar 2016 er uddybet i vedlagte bilag. Til drøftelse. Drøftet. Der var tilslutning til den skitserede plan om fælles beredskabspolitik og fælles beredskabsplan. Notat, kriseledelsesorganisation 7. Økonomisk styringsmodel og afrapporteringsmetode Der er udarbejdet notat vedr. God økonomistyring i Hovedstadens Beredskab. Notatet indeholder beskrivelsen af overordnede principper for økonomistyringen i det kommende Hovedstadens Beredskab samt procesplan for implementeringen heraf. Det vurderes, at økonomimodellen vil give god indsigt i de enkelte ydelsers økonomi og omkostningsdrivere, herunder også for så vidt angår ambulancetjenesten. Den konkrete ledelsesrapportering for økonomien i Hovedstadens Beredskab vil primo 2016 blive udarbejdet og fastlagt i selskabets øverste ledelse samt i samarbejde mellem beredskabsdirektøren og bestyrelsen. Bestyrelsen orienteres om status på dette arbejde på det konstituerende bestyrelsesmøde. Notatet og den videre proces har været behandlet af den administrative forberedelsesgruppe den 6. oktober 2015. 6 af 11
Til orientering. Til orientering med en bemærkning om, at notatet honorerer forventningerne til transparens og adskillelse. God økonomistyring i Hovedstadens Beredskab 8. Forslag til likviditetsbudget Med henblik på at sikre en passende opstartslikviditet og en hensigtsmæssig likviditetsstyring generelt i Hovedstadens Beredskab I/S præsenteres i vedlagte bilag forslag til styring af likviditeten med afsæt i de forventede indtægter og udgifter. Forslaget til likviditetsbudget har været behandlet i den administrative forberedelsesgruppe den 3. november 2015, bemærkninger herfra er indarbejdet i vedlagte forslag. Det fremgår af forslag til likviditetsbudget, at kommunernes budgetmæssige bidrag til Hovedstadens Beredskab foreslås at falde kvartaltsvis forud. I forhold til budgettet for 2016 vil første betaling skulle falde senest 15. december 2015 mhp. at kunne afholde udgifter til løn til forudbetalte tjenestemænd. Efterfølgende betales kvartalsvis forud den 15. i måneden forud for hvert kvartal. I forhold til budgettet for 2017 og frem indbetales kvartalsvis forud senest den 15. i første måned af hvert kvartal. På det konstituerende bestyrelsesmøde forelægges bestyrelsen en egentlig likviditetspolitik, der fremadrettet vil definere rammerne for likviditetsstyringen i Hovedstadens Beredskab. Den administrative forberedelsesgruppe indstiller: at den politiske forberedelsesgruppe godkender forslag til likviditetsbudget en godkendt idet det præciseres, at forslaget i notatet følges, således, at modellen for 2016 også er gældende for 2017 og frem. Dvs. kommunerne betaler kvartalsvis forud, den 15. i måneden forud for hvert kvartal. 7 af 11
Forslag til likviditetsbudget 9. Proces, valg af revision Der arbejdes på at afdække de revisormæssige krav for Hovedstadens Beredskab. Det forventes, at den nye revisor for Hovedstadens Beredskab bliver valgt ud fra et miniudbud under SKI-reglerne for offentlige organisationer. Tidsrammen for miniudbuddet forventes at være på 8-10 uger, hvorfor der vil kunne være en aftale på plads i januar/februar 2016. Til orientering. Til orientering. 10. Status lokalisering I henhold til procesplan godkendt af den politiske forberedelsesgruppe den 10. september 2015 skulle der undersøges alternative muligheder for placering af Hovedstadens Beredskabs administration. I den forbindelse har Sadolin/Albæk gennemført en mindre analyse af mulige lejemål. Det har vist sig, at det på nuværende tidspunkt ikke har været muligt at foretage en kvalificeret analyse, hvorfor den administrative forberedelsesgruppe anbefaler, at spørgsmålet om lokalisering afgøres af bestyrelsen, når de endelige analyser og undersøgelser foreligger, dog således, at der kan træffes beslutning inden udgangen af 2016 om endelig placering af de centrale funktioner. Dette ligeledes af hensyn til pågående arbejde med implementering af Hovedstadens Beredskab. Følgende udestående skal afklares: Endelig fastlæggelse af organisationen inkl. placering af medarbejdere. Det vurderes umiddelbart at administration inkl. stabe vil være ca. 50 personer, mens myndigheds- og beredskabsmedarbejdere vil blive placeret decentralt på de lokale brandstationer samt Gearhallen. Det vurderes, at der skal anvendes mellem 850 og 1.500 m2 til administration inkl. stabe afhængig af om der vælges indretning i storrumskontor eller cellekontorer. 8 af 11
Lejekontrakter mellem udlejer-kommunerne og Hovedstadens Beredskab, hvor i der blandt skal fastlægges selskabets muligheder for at frasige dele af lejemål og øvrige betingelser for lejemål. Konkret analyse af og aftale om fraflytningsomkostninger vedrørende eksisterende lejemål. Etableringsomkostninger i forbindelse med tilflytning til konkret lejemål. Som konsekvens heraf anbefaler den administrative forberedelsesgruppe, at Hovedstadens Beredskabs administration pr. 1. januar 2016 vil være lokaliseret på på Hovedstadens Beredskabs lokalitet på H.C. Andersens Boulevard i København indtil bestyrelsen måtte træffe en anden beslutning Den administrative forberedelsesgruppe indstiller: 1. at den politiske forberedelsesgruppe godkender, at spørgsmålet om lokalisering afgøres af bestyrelsen, når de endelige analyser og undersøgelser foreligger, dog således, at der kan træffes beslutning inden udgangen af 2016 om endelig placering af de centrale funktioner. 2. at den politiske forberedelsesgruppe godkender, at Hovedstadens Beredskabs administration pr. 1. januar 2016 vil være lokaliseret på Hovedstadens Beredskabs lokalitet på H.C. Andersens Boulevard i København indtil bestyrelsen måtte træffe en anden beslutning 1. en godkendt. 2. en godkendt. 11. Design, navnetræk Som led i udviklingen af et nyt design for det kommende Hovedstadens Beredskab er der udviklet et navnetræk. Beredskabsdirektøren præsenterer navnetrækket på mødet. Til orientering. Navnetrækket blev godkendt med følgende bemærkning: Det kan overvejes, om den stationsmæssige identifikation af køretøjerne skal tilføjes et ST. eller STATION eller lign., således at der eksempelvis står FREDERIKSBERG ST. Det godkendte navnetræk vedlægges referatet. 9 af 11
12. Forslag til kommissorium, samarbejdsorgan I forbindelse med behandlingen af etableringsgrundlag for Hovedstadens Beredskab I/S i kommunalbestyrelserne/borgerrepræsentationen i september/oktober 2015, blev det godkendt, at der nedsættes et samarbejdsorgan med repræsentanter fra alle kommuner og fra Hovedstadens Beredskab, som bemyndiges til løbende at foretage mindre justeringer af Service Level Agreement (SLA). Det er desuden skrevet ind i ejerstrategien, at det daglige samarbejde varetages af et samarbejdsorgan med deltagelse af alle kommuner og Hovedstadens Beredskab. Der er udarbejdet vedlagte forslag til kommissorium for et samarbejdsorgan. Forslaget indebærer, at samarbejdsorganet får fire overordnede opgaver, nemlig: 1. At understøtte en ensartet og høj service i forbindelse med myndigheds- og forebyggelsesopgaver i beredskabet. 2. At understøtte et godt samarbejde mellem Hovedstadens Beredskab og ejerkommunerne i forhold til myndigheds- og forebyggelsesopgaver. 3. Efter behov at foretage mindre justeringer af SLA. 4. Løbende at håndtere eventuelle generelle og overordnede problemstillinger i forhold til myndigheds- og forebyggelsesopgaver samt konkrete og praktiske problemstillinger i forlængelse af fortolkningen og udmøntningen af SLA. Forslag til kommissorium har været behandlet på den administrative forberedelsesgruppes møde den 3. november 2015. Den administrative forberedelsesgruppe indstiller: at den politiske forberedelsesgruppe godkender forslag til kommissorium for samarbejdsorgan på myndigheds- og forebyggelsesområdet. en godkendt. Forslag til kommissorium for samarbejdsorgan på myndigheds- og forebyggelsesområdet 10 af 11
13. kommunikation fra mødet Den administrative forberedelsesgruppe indstiller: at den politiske forberedelsesgruppe drøfter eventuelle øvrige forhold, der skal kommunikeres om processen. Drøftet. Der er ikke behov for særlig kommunikation af beslutningerne på mødet. 14. Eventuelt Der blev orienteret om status på indfrielsen af Økonomiaftalen for 2015 på beredskabsområdet. Herunder status på dialogen mellem KL og regeringen vedrørende arbejdsdelingen mellem det kommunale og statslige beredskab. 11 af 11