KomUdbud EU-UDBUD [Internt referencenummer: 2012-129106] Varer Offentligt udbud På levering af brændstof og fyringsolie til KomUdbud KomUdbud 18.09.2012
Indholdsfortegnelse 1. Indledning... 5 1.1 Generel beskrivelse af udbuddet... 5 1.2 Udbudsansvarlig... 5 1.3 Udbuddets omfang... 6 1.4 Tildeling af konkrete ordrer... 6 1.5 Kontraktindgåelse... 7 2. Udbudsbetingelser... 8 2.1 Udbudsform... 8 2.2 Formkrav... 8 2.3 Sprog... 8 2.4 Ejendomsret... 8 2.5 Spørgsmål til udbudsmaterialet... 8 2.6 Tilbudsfrist... 9 2.7 Åbning af de indkomne tilbud... 9 2.8 Vedståelsesfrist for tilbud... 9 2.9 Aftalegrundlag... 9 2.10 Delaftaler... 9 2.11 Alternative bud... 9 2.12 Konsortier... 9 2.13 Ordregivers forbehold... 10 2.14 Tilbudsgivers forbehold... 10 2.15 Serviceattest... 10 2.16 Udvælgelseskriterier... 10 2.17 Tildelingskriterium... 11 3. Tilbudsdisposition... 15 4. Kravspecifikation... 16 4.1 Delaftale 1 Tankkort til tankstationer... 16 4.1.1 Produkter... 16 4.1.2 Generelt... 16 4.1.3 Kortløsning... 16 4.1.4 Online løsning... 17 4.1.5 Elektronisk fakturering... 17 4.2 Delaftale 2 Levering til kommunens adresse... 18 4.2.1 Produkter... 18 4.2.2 Generelt... 18 4.2.3 Online løsning... 19 4.2.4 Elektronisk fakturering... 19 5. Kontrakt... 20 5.1 Kontrakt på delaftale 1... 20 1 Parterne... 20 2 Kontraktgrundlag... 20 3 Kontraktens omfang... 20 4 Kontraktperiode... 20 5 Optioner... 21 6 Kontakt mellem parterne... 21 7 Tildeling af konkrete ordrer... 21 8 Bestilling af varer... 21 9 Levering og leveringsbetingelser... 21 10 Fakturering... 21 11 Priser... 22 12 Prisregulering... 22 13 Betalingsbetingelser... 23 Side 2 af 56
14 Bonus til ordregiver... 23 15 Bonusudbetaling til tredjemand... 23 16 Statistik... 23 17 Underleverandører... 23 18 Overdragelse af rettigheder, forpligtelser og fordringer... 23 19 Tredjemandsrettigheder... 24 20 Forsinkelse... 24 21 Mangler... 24 22 Produktansvar, erstatningsansvar og forsikring... 25 23 Konkurs m.v.... 25 24 Opfyldelseshindringer, herunder force majeure... 25 25 Ændring af produktsammensætning... 25 26 Tavshedspligt og offentliggørelse af kontrakten... 26 27 Kontraktændringer... 26 28 Lovvalg og afgørelse af tvister... 26 29 Offentlige påbud... 26 30 Miljø... 26 31 Etik og socialt ansvar... 27 32 Underskrift... 27 5.2 Kontrakt på delaftale 2... 28 1 Parterne... 28 2 Kontraktgrundlag... 28 3 Kontraktens omfang... 28 4 Kontraktperiode... 28 5 Optioner... 29 6 Kontakt mellem parterne... 29 7 Bestilling af varer... 29 8 Levering og leveringsbetingelser... 29 9 Fakturering... 29 10 Priser... 30 11 Prisregulering... 30 12 Betalingsbetingelser... 31 13 Bonus til ordregiver... 31 14 Bonusudbetaling til tredjemand... 31 15 Statistik... 31 16 Underleverandører... 31 17 Overdragelse af rettigheder, forpligtelser og fordringer... 31 18 Tredjemandsrettigheder... 31 19 Forsinkelse... 32 20 Mangler... 32 21 Produktansvar, erstatningsansvar og forsikring... 32 22 Konkurs m.v.... 33 23 Opfyldelseshindringer, herunder force majeure... 33 24 Ændring af produktsammensætning... 33 25 Tavshedspligt og offentliggørelse af kontrakten... 33 26 Kontraktændringer... 34 27 Lovvalg og afgørelse af tvister... 34 28 Offentlige påbud... 34 29 Miljø... 34 30 Etik og socialt ansvar... 34 31 Underskrift... 35 Side 3 af 56
Bilag Bilag 1 Tro og love erklæring om ubetalt, forfalden gæld til det offentlige og om opfyldelse af Udbudsdirektivets artikel 45.... 36 Bilag 2 Vejledende tidsplan... 38 Bilag 3 Aktindsigt... 39 Bilag 4 Tilbudsliste... 40 Bilag 5 Kommunespecifikke krav og oplysninger... 41 Bilag 6 Kommunespecifikt underskriftsbilag... 56 Side 4 af 56
1. Indledning 1.1 Generel beskrivelse af udbuddet Udbuddet vedrører levering af brændstof og fyringsolie til de kommuner, som er medlem af KomUdbud (herefter benævnt ordregiver), i det omfang der er beskrevet nedenfor. Udbuddet vedrører: Delaftale 1 Tankkort til tankstationer Delaftale 2 Levering til kommunal adresse KomUdbud er et samarbejde mellem en række jyske og fynske kommuner. De enkelte kommuner foretager EU-udbud af varer og tjenesteydelser på vegne af udbudsfællesskabets medlemmer. Udbud udformes således, at medlemmerne af KomUdbud har følgende muligheder: Medlemskommunen kan deltage fra aftalens start (forpligtende deltagelse). Medlemskommunen kan deltage i aftalen fra en senere fastsat dato (forpligtende deltagelse). Medlemskommunen kan undlade at deltage i aftalen. Samtlige aftaler, som KomUdbud indgår, vil være obligatoriske og dermed bindende for de kommuner, der på forhånd er tilmeldt udbuddet. De øvrige medlemskommuner af KomUdbud er ikke forpligtet i forhold hertil. Følgende af Indkøbscentralens medlemmer deltager i nærværende udbud: Kommune Delaftale 1 Tankkort til tankstationer Delaftale 2 Levering til kommunal adresse Aarhus Deltager ikke Deltager ikke Esbjerg (Fanø) Deltager ikke Deltager ikke Fredericia Deltager forpligtende Deltager forpligtende Herning Deltager forpligtende Deltager forpligtende Holstebro Deltager forpligtende Deltager forpligtende Ikast-Brande Deltager ikke Deltager ikke Kolding Deltager ikke Deltager ikke Lemvig Deltager forpligtende Deltager forpligtende Middelfart Deltager forpligtende Deltager forpligtende Odense Deltager forpligtende Deltager forpligtende Randers Deltager forpligtende Deltager forpligtende Silkeborg Deltager forpligtende Deltager forpligtende Svendborg Deltager forpligtende Deltager forpligtende Sønderborg Deltager forpligtende Deltager forpligtende Vejle Deltager forpligtende Deltager forpligtende Oplysninger om medlemmerne af KomUdbud fremgår af www.komudbud.dk. 1.2 Udbudsansvarlig Fredericia Kommune er kontaktperson og ansvarlig for processen i forbindelse med gennemførelsen af udbuddet. Side 5 af 56
Indtil kontraktskrivning varetages al kommunikation vedrørende udbuddet af: Team Udbud & Indkøb Fredericia Kommune Gothersgade 20, 7000 Fredericia Spørgsmål til udbudsmaterialet skal ske i henhold til afsnit 2.5. 1.3 Udbuddets omfang Udbuddet indgås som en rammeaftale på hver delaftale. På delaftale 1 Tankkort til tankstationer forudsættes rammeaftalen indgået med 5 virksomhed. På delaftale 2 Levering til kommunal adresse forudsættes rammeaftalen indgået med 1 virksomhed. Begge delaftaler er gældende fra den 1. december 2012 til og med den 30. november 2014. Kontrakten kan dog forlænges med yderligere 2 x 12 måneder. Ordregiver forpligter sig i denne periode til at købe de i udbuddet omfattede produkter hos den / de valgte tilbudsgivere på de i nærværende udbudsmateriales nævnte vilkår. Det samlede årlige forbrug af produkter, omfattet af udbuddet, fremgår af nedenstående tabel. Det anførte forbrug inden for de enkelte produkttyper er skønnede mængder, udregnet for de deltagende KomUdbud kommuner på baggrund af statistik fra år 2011. Det forventede årlige forbrug er således alene et estimat, som ikke er bindende for ordregiver. Delaftale 1 antal ltr. Delaftale 2 antal ltr. Benzin 92 med lovpligtigt 85.332 - indhold af bioethanol. Benzin 95 med lovpligtigt 687.380 99.759 indhold af bioethanol. Diesel med lovpligtigt indhold 2.036.221 1.675.222 af bioethanol. Diesel uden biodiesel. - 520.818 Marinegasolie med 50 ppm. - 426.932 Fyringsolie standard. - 949.531 Resultatet af nærværende udbudsforretning samt den faktiske driftssituation kan give anledning til ændringer. Ordregiver forpligter sig ikke ud over sit faktuelle behov. Kravspecifikationen for de af udbuddet omfattede produkter fremgår af udbudsmaterialets kapitel 4. Leverings- og betalingsbetingelser samt eventuelle optioner på kontraktforlængelse fremgår af udbudsmaterialets kapitel 5 Kontrakt. 1.4 Tildeling af konkrete ordrer Delaftale 1 Tankkort til tankstationer Tildelingen af den konkrete ordre i mellem de 5 leverandører vil med baggrund i den enkelte brugers geografiske placering på tildelingsøjeblikket blive foretaget ud fra en vurdering af: Total tankomkostning = (afstand i km x (medarbejderomkostning pr. km. + forbrug af drivmidler pr. km. på kørsel til tank))+(tankning i liter x (gennemsnitlige listepris/l-leverandørens rabat/l)) Side 6 af 56
Brugeren skal efter en konkret vurdering foretage tildelingen til den leverandør, der findes samlet at have den totale laveste tankomkostning. Delaftale 2 Levering til kommunal adresse Tildeling vil ske til den leverandør, der har afgivet den laveste pris på delaftalen. 1.5 Kontraktindgåelse I tilfælde af tilbudsgivers tildeling af rammeaftalen indgås den i kapitel 5 vedlagte kontrakt. Kontrakten regulerer rammeaftalens vilkår i aftaleperioden og er en integreret del af det samlede udbudsmateriale. Kontrakten skal ikke udfyldes af tilbudsgiver. Den udfyldes af ordregiver i tilfælde af en kontraktindgåelse. Efter kontraktindgåelse handler de i dette udbud deltagende ordregivende myndigheder med de valgte tilbudsgivere som individuelle juridiske parter. Side 7 af 56
2. Udbudsbetingelser 2.1 Udbudsform Udbuddet gennemføres som et offentligt udbud i henhold til Europa-Parlamentets og Rådets direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts 2004 om samordning af fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter (Udbudsdirektivet) samt LBK nr. 712 af 15. juni 2011 om fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter. 2.2 Formkrav Tilbudsmaterialet skal fremsendes skriftligt i et eksemplar. Prislister og eventuelle varekataloger skal dog kun fremsendes skriftligt i ét eksemplar. Det samlede tilbudsmateriale skal desuden fremsendes i 1 eksemplar på CD-ROM, USB eller DVD. Tilbudsmateriale modtaget på e-mail accepteres ikke som fremsendelse af det elektroniske eksemplar. Det er vigtigt, at alle punkter i tilbudsdispositionen besvares, da vurderingen vil blive foretaget på grundlag af disse oplysninger. Den vedlagte tilbudsliste i bilag 4 skal benyttes i forbindelse med tilbudsafgivningen. Alle forhold i udbudsmaterialet skal være indregnet i tilbuddet. 2.3 Sprog Tilbud samt al kommunikation i udbuds- og kontraktperioden skal være på dansk. Bilagsmateriale af generel karakter må være på svensk, norsk eller engelsk. Ved bilagsmateriale af generel karakter anses produktblade, varekataloger, regnskaber mv. Såfremt ordregiver anmoder om det, skal tilbudsgiver sørge for oversættelse af bilagsmateriale til dansk. Oversættelsen skal i givet fald ske for tilbudsgivers regning. 2.4 Ejendomsret Tilbudsmaterialet med tilhørende bilag betragtes som ordregivers ejendom, og vil ikke blive returneret eller udleveret. Der ydes ikke godtgørelse for afgivelse af tilbud eller for udarbejdelse af tilbudsmateriale. 2.5 Spørgsmål til udbudsmaterialet Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder afklaret ved at stille spørgsmål til udbudsmaterialet. Alle henvendelser og spørgsmål vedrørende udbuddet skal stilles skriftligt og rettes til Jacob Prange, pr. e-mail: jacob.prange@fredericia.dk, med emnet: "Spørgsmål - EU udbud på brændstof og fyringsolie senest den 09.10.2012 kl. 12.00. Spørgsmål modtaget inden ovenstående tidsfrist vil blive besvaret senest 6 dage inden udløbet af tilbudsfristen. Spørgsmål modtaget efter tidsfristens udløb, vil blive besvaret, såfremt spørgsmålets karakter ikke gør det uforholdsmæssigt byrdefyldt for ordregiver at besvare spørgsmålet 6 dage inden tilbudsfristens udløb. Spørgsmål modtaget senere end 6 dage inden tilbudsfristen vil ikke blive besvaret. Side 8 af 56
Supplerende oplysninger, herunder spørgsmål og svar, vil løbende, i anonymiseret form, være at finde på ordregivers hjemmeside på adressen https://www.fredericia.dk/erhverv/indkobudbud/sider/kommunale_udbud.aspx. 2.6 Tilbudsfrist Tilbuddet skal være mærket: Tilbud EU udbud 201[X]/S [udbudsbekendtgørelsesnr.] og Må kun åbnes af Team Udbud & Indkøb. Forsendelsen skal være lukket. Tilbuddet skal være ordregiver i hænde senest den 29.10.2012 kl. 12.00 på følgende adresse: Fredericia Kommune Team Udbud & Indkøb Gothersgade 20 Lokale 617 7000 Fredericia Att.: Jacob Prange Tilbudsgiver bærer selv ansvaret for, at tilbuddet når rettidigt frem. Ved overskridelse af tilbudsfristen returneres tilbuddet i uåbnet stand, såfremt det tydeligt fremgår, hvem afsenderen er. 2.7 Åbning af de indkomne tilbud Der vil ikke være adgang til at overvære åbningen af tilbuddene. 2.8 Vedståelsesfrist for tilbud Tilbuddet skal være gældende til den 29.04.2013. Vedståelsesfristen gælder uanset Ordregivers fremsendelse af hensigtserklæring om indgåelse af kontrakt, og ophører således ikke før endelig kontrakt er underskrevet med vindende tilbudsgiver. 2.9 Aftalegrundlag Aftale om levering af de af udbuddet omfattede produkter indgås på grundlag af vedlagte kontrakt. Kontrakten fastlægger de forpligtelser og rettigheder, der vil være gældende mellem parterne i forbindelse med opfyldelse af kontrakten. Fravalgte tilbudsgivere anmodes om ikke at foretage opsøgende salg ved ordregiver i den udbudte kontraktperiode. 2.10 Delaftaler Der kan afgives tilbud på en, flere eller alle udbudte delaftaler. Der kan ikke afgives bud på dele af den enkelte delaftale. 2.11 Alternative bud Der kan ikke afgives alternative bud. 2.12 Konsortier Ved sammenslutninger af tilbudsgivere (konsortium) skal oplysningerne under udbudsmaterialets afsnit 2.16 Udvælgelseskriterier gives for hver deltager i konsortiet. Det er konsortiets samlede egnethed, der vurderes. Tilbudsgivere, der i fællesskab afgiver tilbud under et konsortium, hæfter solidarisk i forhold til ordregiver. Det skal af tilbuddet fremgå, med hvilken tilbudsgiver ordregiver kan føre afklarende drøftelser med bindende virkning for konsortiets øvrige deltagere. Side 9 af 56
2.13 Ordregivers forbehold I forbindelse med forberedelsen af nærværende udbud har ordregiver undersøgt, om der i ordregivers afdelinger og institutioner forekommer lokalt indgåede aftaler med andre leverandører. Såfremt der indgås obligatorisk(e) aftale(r), vil eventuelle lokale aftaler, som på trods af det forberedende arbejde ikke er identificeret endnu, blive søgt afviklet i et samarbejde mellem ordregiver og de(n) valgte tilbudsgiver på området. 2.14 Tilbudsgivers forbehold Eventuelle forbehold skal udtrykkeligt fremgå af tilbuddet. Ved forbehold skal det anføres, hvilke konkrete formuleringer tilbudsgiver i stedet vil indgå på. Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder i udbudsmaterialet afklaret ved at stille spørgsmål til udbudsmaterialet, jf. udbudsmaterialets afsnit 2.5 Spørgsmål til udbudsmaterialet, således at forbehold i videst muligt omfang kan undgås. Det præciseres, at forbehold for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet vil medføre, at ordregiver har pligt til at se bort fra tilbuddet. Ved forbehold, der vedrører ikke grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, har ordregiver ret til at se bort fra tilbuddet eller alternativt søge forbeholdet prissat, i det omfang det skønnes muligt. Såfremt et forbehold af økonomisk værdi ikke på sikker og saglig vis kan prissættes, er ordregiver pligtig til at se bort fra tilbuddet. Tilbudsgiver bør derfor nøje overveje, om tilbuddet skal indeholde forbehold til udbudsmaterialet, idet ethvert forbehold indebærer en risiko for, at ordregiver er berettiget og/eller forpligtet til ikke at lade tilbuddet indgå i tilbudsvurderingen. Faglige forbehold, såsom branchens standardforbehold, vil blive behandlet som ethvert andet forbehold. 2.15 Serviceattest Vindende tilbudsgiver(e) skal inden kontraktunderskrivelse fremsende en kopi af serviceattest fra Erhvervs- og Selskabsstyrelsen, hvor det fremgår at tilbudsgiver ikke er udelukket fra at byde i henhold til artikel 45 stk. 1 i Europa-Parlamentets og Rådets direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts 2004. Serviceattesten må max være 6 måneder gammel regnet fra tilbudsfristen. Tilbudsgiver må påregne op til 2 ugers ekspeditionstid forbindelse med rekvirering af serviceattest fra Erhvervs- og Selskabsstyrelsen. Tilbudsgivere fra andre medlemsstater kan aflevere en tilsvarende attest. Hvis den pågældende medlemsstat ikke udsteder en sådan attest, kan tilbudsgive aflevere dokumentation i henhold til artikel 45 i udbudsdirektivet. 2.16 Udvælgelseskriterier Den nedenfor angivne dokumentation skal vedlægges tilbuddet. Såfremt den krævede dokumentation ikke medsendes, kan tilbuddet ikke tages i betragtning. Skønner ordregiver at udvælgelseskriterierne giver anledning til tvivl, hvorvidt tilbudsgiver er egnet til at løfte den udbudte opgave, forbeholder ordregiver sig retten til at afvise tilbudsgiver. Tilbudsgivers personlige forhold Udfyldt og underskrevet tro og love erklæring om, i hvilket omfang tilbudsgiver har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige (jf. Finansministeriets lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997). Fortrykt formular er vedlagt som bilag 1. Side 10 af 56
Økonomisk og finansiel formåen Erklæring om virksomhedens aktuelle økonomiske situation fra virksomhedens ledelse og/eller revisor om, at der ikke er indtrådt væsentlige negative ændringer i virksomhedens økonomiske forhold siden udgangen af det senest godkendte regnskabsår. Hvis der er indtrådt væsentlige negative ændringer i virksomhedens økonomiske forhold, bør disse uddybende beskrives og suppleres med seneste årsregnskab. Teknisk og/eller faglig formåen Referenceliste over de betydeligste sammenlignelige leveringer, der er udført i løbet af de sidste tre år, med beskrivelse af leverancerne og angivelse af kontaktpersoner. 2.17 Tildelingskriterium Rammeaftalen vil på begge delaftaler blive tildelt de(n) tilbudsgiver(e), der afgiver den laveste pris, i de følgende delkriterier, med angivelse af vægtning, lægges til grund for tilbudsvurderingen: Delaftale 1: Prisen, der indgår i evalueringen vægtes i procent. Den procentvise vægtning for delaftale 1 fremgår nedenfor: Tildelingskriterium Underkriterier Vægtning Laveste Pris Diesel med lovpligtigt 70 % indhold af biodiesel Benzin 95 med lovpligtigt indhold af bioethernol Benzin 92 med lovpligtigt indhold af bioethernol 20 % 10 % Tilbudsgiverne vil for delaftale 1 blive vurderet på baggrund af besvarelsen i fanebladet delaftale 1 i bilag 4 tilbudsliste. Prisen pr. produkt, der indgår i evalueringen, består af et gennemsnit af de angivne officielle listepriser fratrukket den angivne rabat i DKK. I tilfælde af at der i fanebladet delaftale 1 i bilag 4 tilbudsliste er blanke/uudfyldte felter, hvor der skal angives en rabat, vil det blive håndteret på følgende måde: I et felt, hvor der skal angives rabat i DKK fortolkes et blankt/ ikke udfyldt felt som svarende til en tilbudt rabat på DKK 0,00. Såfremt der bydes på delaftale 1 er det et krav, at alle de efterspurgte produkter tilbydes og prissættes i fanebladet delaftale 1 i bilag 4 tilbudsliste. Tilbudsgiver skal pr. produkt under delaftale 1 tilbyde fast rabat i DKK pr. liter i forhold til den til enhver tid gældende officielle listepris. De tilbudte rabatter i DKK skal være faste i hele kontraktperioden, og det er ikke muligt at ændre rabatterne. I fanebladet delaftale 1 i bilag 4 tilbudsliste skal også anføres tilbudsgiverens officielle listepriser inkl. alle afgifter og moms pr. produkt på følgende datoer kl. 12.00 (CET): 13. august 2012 Side 11 af 56
21. august 2012 29. august 2012 6. september 2012 14. september 2012 Den totale pris for et produkt, der bruges til evalueringen, består således af et gennemsnit af de angivne officielle listepriser fratrukket den angivne rabat i DKK pr. liter. Delaftale 2: Prisen, der indgår i evalueringen vægtes i procent. Den procentvise vægtning for delaftale 2 fremgår nedenfor: Tildelingskriterium Underkriterier Vægtning Delkriterier Vægtning Laveste pris Diesel med 40 % Mindre end 5 % lovpligtigt indhold af 700L. 700 2.999 30 % biodiesel L. 3.000 40 % 9.999 L. 10.000 15 % 19.999 L. Mere end 10 % 20.000 L. Fyringsolie 25 % Mindre end 5 % standard 700 L. 700 2.999 30 % L. 3.000 40 % 9.999 L. 10.000 15 % 19.999 L. Mere end 10 % 20.000 L. Diesel uden 15 % Mindre end 5 % biodiesel 700L. 700 30 % 2.999L. 3.000 40 % 9.999L. 10.000 15 % 19.999L. Mere end 10 % 20.000 L. Marinegasolie 10 % Mindre end 5 % med 50 ppm 700L. 700 30 % 2.999L. 3.000 40 % 9.999L. 10.000 19.999L. 15 % Side 12 af 56
Benzin 95 med lovpligtigt indhold af bioethanol Mere end 20.000 L. 10 % Mindre end 700L. 700 2.999L. 3.000 9.999L. 10.000 19.999L. Mere end 20.000 L. 10 % 5 % 30 % 40 % 15 % 10 % Tilbudsgiverne vil for delaftale 2 blive vurderet på baggrund af besvarelsen i fanebladet delaftale 2 i bilag 4 tilbudsliste. Prisen pr. produkt, der indgår i evalueringen, består af et gennemsnit af de angivne officielle listepriser fratrukket den angivne rabat i DKK. I tilfælde af at der i fanebladet delaftale 2 i bilag 4 tilbudsliste er blanke/uudfyldte felter, hvor der skal angives en rabat, vil det blive håndteret på følgende måde: I et felt, hvor der skal angives rabat i DKK fortolkes et blankt/ ikke udfyldt felt som svarende til en tilbudt rabat på DKK 0,00. Såfremt der bydes på delaftale 2 er det et krav, at alle de efterspurgte produkter tilbydes og prissættes i fanebladet delaftale 2 i bilag 4 tilbudsliste. Tilbudsgiver skal pr. produkt under delaftale 2, tilbyde fast rabat i DKK pr. liter i forhold til den til enhver tid gældende officielle listepris. De tilbudte rabatter i DKK skal være faste i hele kontraktperioden, og det er ikke muligt at ændre rabatterne. Det oplyses at et mindstekrav for at byde på delaftale 2 er at tilbudsgiver enten kan tilbyde samme eller bedre rabatter i DKK end de nedenfor angivne. Rabat v/levering af mindre end 700 L Rabat v/ levering af 700-2.999 L. Rabat v/ levering af 3.000-9.999 L. Rabat v/ levering af 10.000-19.999 L. Rabat v/levering af mere end 20.000 L Diesel med lovpligtigt indhold af biodiesel Fyringsolie standard Diesel uden biodiesel Marinegasolie med 50 ppm 1,16 1,23 1,16 1,19 1,23 1,16 1,23 1,16 1,19 1,23 1,24 1,39 1,24 1,36 1,36 1,30 1,49 1,30 1,45 1,47 1,34 1,53 1,34 1,49 1,51 Benzin 95 med lovpligtigt indhold af bioethanol Side 13 af 56
I fanebladet delaftale 2 i bilag 4 tilbudsliste skal også anføres tilbudsgiverens officielle listepriser inkl. alle afgifter og moms pr. produkt på følgende datoer kl. 12.00 (CET): 13. august 2012 21. august 2012 29. august 2012 6. september 2012 14. september 2012 Den totale pris for et produkt, der bruges til evalueringen, består således af et gennemsnit af de angivne officielle listepriser fratrukket den angivne rabat i DKK pr. liter. Side 14 af 56
3. Tilbudsdisposition Tilbudsdispositionen indeholder en referenceramme for udformningen af tilbud. Tilbudsgiver opfordres således til at være særlig opmærksom på, at alt besvares korrekt samt at alt det adspurgte vedlægges. Manglende besvarelse eller manglende vedlæggelse af de i udbuddets nævnte dokumenter kan gøre tilbuddet ikke-konditionsmæssig og derved forpligte ordregiver til at afvise tilbuddet. Virksomhedsoplysninger Tilbudsgivers navn Adresse CVR-nummer Kontaktperson (herunder e-mail og telefonnummer) Forbehold Tilbudsgiver skal klart redegøre for eventuelle forbehold til de i udbudsmaterialet indeholdte krav og ønsker. Der henvises i den forbindelse til afsnittet vedrørende tilbudsgivers forbehold, og det indskærpes, at ethvert forbehold kan berettige eller forpligte ordregiver til at afvise tilbuddet. Udvælgelseskriterier De oplysninger der udbedes om i henhold til afsnit 2.16 Udvælgelseskriterier Tilbudsliste Udfyldelse af Tilbudsliste. Tilbudslisten er vedlagt som bilag 4. Side 15 af 56
4. Kravspecifikation Udbuddet opdeles i 2 delaftaler: Delaftale 1 Tankkort til tankstationer Delaftale 2 Levering til kommunal adresse De i kravspecifikationen angivne forhold inden for begge delaftaler er at betragte som mindstekrav, hvorfor samtlige krav skal opfyldes af tilbudsgiver. 4.1 Delaftale 1 Tankkort til tankstationer 4.1.1 Produkter Alle produkter skal overholde gældende følgende EN norm/standard: Produkt: Beskrivelse: EN norm: Benzin 92 Med lovpligtigt indhold af EN 228 bioethanol Benzin 95 Med lovpligtigt indhold af EN 228 bioethanol Diesel Med lovpligtigt indhold af biodiesel EN 590 4.1.2 Generelt Leverandøren skal have mindst 20 tankstationer i Region Midtjylland Leverandøren skal have mindst 20 tankstationer i Region Syddanmark Leverandøren skal tilbyde key account services inkluderende: En overordnet kontraktansvarlig fra Leverandøren på aftalen. En kontraktansvarlig fra Leverandøren til de enkelte deltagende kommuner, som har relation til den kontraktansvarlige hos den enkelte deltagende kommune. Leverandøren skal kunne håndtere den kontoplansstruktur, som den enkelte deltagende kommune til en hver tid måtte have, fx antallet af konti, hvor der skal faktureres til. Leverandøren skal uden omkostning for den enkelte deltagende kommune levere input til en årlig Miljø/CO2 opgørelse i form af specifikation af kommunens forbrug pr. produkt. Leverandøren skal, såfremt at standerprisen er lavere end den tilbudte listepris minus rabatten ved tankning, alene fakturere denne til de deltagende kommuner. Leverandøren skal uden omkostning for den enkelte deltagende kommune levere opgørelse over kommunens samlede rabat i den forgangne år. 4.1.3 Kortløsning Leverandøren skal tilbyde en løsning med tankkort til tankstationer (betalingskortsløsning). Løsningen med tankkort til tankstationer må ikke indeholde krav til et bestemt antal kort. Tankkort til tankstationer skal være uden gebyrer af nogen art, herunder men ikke begrænset til: Kortoprettelse Årsafgift Lukning af kort Side 16 af 56
Udstedelse af erstatningskort Faktureringsgebyr etc. Nye kort skal kunne bestilles pr. mail, telefon eller internet. Tankkort skal kunne spærres pr. mail eller pr. telefon. Ved bestilling af nye kort, skal der kunne angive individuelle informationer, der skal påføres, fx virksomhed, navn, afdeling, registreringsnummer etc. Den enkelte deltagende kommune skal kunne vælge, om det enkelte kort skal kunne bruges til at tanke diesel eller benzin og diesel. Der skal være mulighed for at fravælge køb af kioskvarer på tankkortet. Kortløsning skal kunne håndtere, at der anvendes pinkode ved tankning. 4.1.4 Online løsning Leverandøren skal uden omkostning for den enkelte deltagende kommune kunne levere et online system. Leverandøren skal uden omkostning for den enkelte deltagende kommune hjælpe den enkelte deltagende kommune med at opsætte og implementere online systemet. Online systemet skal som minimum kunne vise nedenstående informationer pr. tankning: Dato Tidspunkt Sted Produkt Antal liter Listepris Rabat Kilometer stand (hvis indtastet af bruger) Kort nr. Standerpris 4.1.5 Elektronisk fakturering Elektronisk faktura skal som minimum indeholde nedenstående informationer pr. tankning: Dato Tidspunkt Sted Produkt Antal liter Listepris Rabat Kilometer stand (hvis indtastet af bruger) Kort nr. Standerpris Side 17 af 56
4.2 Delaftale 2 Levering til kommunens adresse 4.2.1 Produkter Alle produkter skal overholde gældende følgende EN norm/standard: Produkt: Beskrivelse: Norm: Benzin 95 Med lovpligtigt indhold af EN 228 bioethanol Diesel Med lovpligtigt indhold af EN 590 biodiesel Diesel Uden biodiesel EN 590 Fyringsolie Laveste standard uden bio DIN 51603 Marinegasolie Med 50 ppm ISO 8217:1996 / British Standard MA 100:1996 klasse DMA 4.2.2 Generelt Leverandøren skal tilbyde en løsning med levering til kommunalt anført adresse. Levering til adresse skal, med følgende undtagelser, ske uden gebyr, tillæg m.v.: Gebyr ved hastelevering Levering af mindre end 700 liter benzin 95, diesel, fyringsolie, marinegasolie. Levering til ikke-brofaste øer i Danmark Forhold, men ikke begrænset hertil, hvor leverandøren ikke kan opkræve gebyr: Opstart af aftale Årsafgift Faktureringsgebyr Leverandøren skal tilbyde key account services inkluderende: En overordnet kontraktansvarlig fra Leverandøren på aftalen En kontraktansvarlig fra Leverandøren til de enkelte deltagende kommuner, som har relation til den kontraktansvarlige hos den enkelte deltagende kommune. Leverandøren skal kunne håndtere den kontoplansstruktur som den enkelte deltagende kommune til en hver tid måtte have, fx antallet af konti, hvor der skal faktureres til. Leverandøren skal uden omkostning kunne levere input til en årlig Miljø/CO2 opgørelse i form af specifikation af den enkelte deltagende kommune forbrug pr. produkt. Leverandøren skal uden omkostning for den enkelte deltagende kommune levere opgørelse over kommunens samlede rabat i den forgangne år. Den enkelte deltagende kommune skal kunne foretage bestilling pr. mail, telefon eller internet. Levering til den enkelte deltagende kommunes adresse skal fra bestilling ske inden for 72 timer målt på arbejdsdage. Leverandøren skal tilbyde hastelevering (inden for 24 timer) evt. mod gebyr. Hastegebyr udgør DKK 500,- inkl. moms pr. levering. Gebyret kan dog aldrig overstige Leverandørens dagsgebyr for hastelevering. Side 18 af 56
Leverandøren kan opkræve leveringsgebyr ved bestilling af henholdsvis mindre end 700 liter Benzin 95, diesel, fyringsolie, marinegasolie. Leveringsgebyr udgør DKK 500,- inkl. moms pr. levering. Gebyret kan dog aldrig overstige Leverandørens dagsgebyr for levering. Leverandøren skal kunne overtage administration af eksisterende tankanlæg uanset ejerforhold. Eventuel udgift faktureres særskilt. Leverandøren skal medvirke ved implementering, herunder levering og etablering af nødvendigt teknologisk udstyr, herunder fjernpejling og terminaler. Eventuel udgift faktureres særskilt. Leverandøren skal kunne servicere de deltagende kommunernes tankanlæg, så de lever op til gældende lovgivning. Evt. ved anvendelse af underleverandør. Eventuel udgift faktureres særskilt. Terminalløsning skal kunne håndtere, at der anvendes pinkode ved tankning. Terminalløsning skal kunne håndtere, at der indtastes kilometerstand tankning. 4.2.3 Online løsning Leverandøren skal uden omkostning tilbyde at kunne levere et online system til den enkelte deltagende kommune. Leverandøren skal uden omkostning hjælpe den enkelte deltagende kommune med at opsætte og implementere online systemet. Online systemet skal som minimum kunne vise nedenstående informationer pr. tankning: Dato Tidspunkt Tankanlæg Produkt Antal liter Kilometer stand (hvis indtastet af bruger) Kort nr. Listepris Rabat 4.2.4 Elektronisk fakturering Elektronisk faktura skal som minimum indeholde nedenstående informationer pr. tankopfyldning: Dato Sted og tankanlæg Produkt Antal liter Listepris Rabat Side 19 af 56
5. Kontrakt 5.1 Kontrakt på delaftale 1 Kontrakt vedr. levering af brændstof og fyringsolie på delaftale 1 1 Parterne Nærværende kontrakt er indgået mellem ORDREGIVER [Navn på den ordregivende myndighed] [Evt. afdeling] [Adresse] [Postnr.] [By] og KONTRAKTHAVER [Virksomhed] [Adresse] [Postnr.] [By] 2 Kontraktgrundlag Nærværende kontrakt er indgået i henhold til udbud indgået efter udbudsbekendtgørelsesnr [ udbudsbekendtgørelsesnummeret]. Kontrakten beskriver ordregivers og kontrakthavers forpligtigelser og rettigheder. Kontraktgrundlaget består i prioriteret rækkefølge af: A. Kontrakt mellem kontrakthaver og ordregiver B. Supplerende oplysninger, herunder evt. rettelsesdokumenter samt spørgsmål og svar. C. Udbudsmateriale med bilag fra ordregiver af den 18.09.2012 D. Kontrakthavers tilbud af [dd.mm.åååå]. Kontrakthavers almindelige salgs- og leveringsbetingelser finder ikke anvendelse i forhold til leverancer foretaget i henhold til nærværende kontrakt. 3 Kontraktens omfang Kontrakthaver forpligter sig ved nærværende kontrakt til at levere de i kontrakten nævnte produkter på de beskrevne vilkår og til de anførte priser. Den estimerede omsætning er under forbehold af fortsat bevilling til det pågældende område i kontraktperioden fra ansvarlig myndighed. Der tages endvidere forbehold for ændringer i antallet af leveringssteder og leveringsadresser. 4 Kontraktperiode Kontrakten er gældende fra den 01.12.2012 og er uopsigelig for begge parter indtil den 30.11.2014. Ordregiver er imidlertid berettiget til at opsige kontrakten med 3 måneders varsel, såfremt en administrativ myndighed, herunder, men ikke begrænset til, Klagenævnet for udbud, Side 20 af 56