Kvikmanual til FacilityNet Om FacilityNet?... 2 Trin 1 - Aktiver din brugerprofil... 3 Trin 2: Opret ny bestilling... 4 Trin 3: Vælg varer... 5 Trin 4: Indtast ordreinformationer... 6 Trin 5: Indtast mødedeltagere... 7 Trin 6: Bekræft ordre... 8 Hurtig ændring af bestilling... 9 Generelle betingelser... 10
Om FacilityNet? FacilityNet er Fazer Amicas webbaseret forplejningssystem, som findes på adressen: Formålet med FacilityNet er at gøre det lettere for dig at bestille forplejning til møde- og gæstearrangementer. Hertil betyder det mindre administration for kantinepersonalet, servicecentrene samt bogholderiet. Med en internetforbindelse kan du let foretage og ændre dine bestillinger uden at skulle kontakte kantinepersonalet eller servicecentrene. Du opnår bl.a. følgende fordele: Bestilling af forplejning 24 timer i døgnet Hurtigere at oprette, redigere eller kopiere en bestilling Arkiv over dine afventende og leverede bestillinger Dokumentation via ordrespecifikationer Automatisk besked hvis der foretages ændringer i en bestilling via e-mail
Trin 1 - Aktiver din brugerprofil For at aktivere din brugerprofil skal du gå til FacilityNets login side, som findes på adressen: Ved at klikke på linket Ny bruger Opret dig her nederst på siden, vises et nyt vindue, hvor du skal indtaste profiloplysninger om dig selv. Kort tid efter vil systemet sende en e-mail, hvorfra du kan oprette dine adgangskoder til systemet. Glemmer du dine adgangskoder kan du klikke på linket Glemt adgangskode? og indtaste din e- mail. Efterfølgende modtager du en e-mail-meddelelse, hvorfra du kan nulstille dine adgangskoder Opret din brugerprofil ved at klikke på linket Ny bruger Opret dig her
Trin 2: Opret ny bestilling Det første vindue der vises, når du er logget ind i FacilityNet, er din indbakke med dine afventende ordrer, dvs. ordrer du har bestilt, som ikke er leveret. Du kan altid kopiere, redigere eller slette dine afventende ordrer, hvis ordrerne ikke er låst af kantinepersonalet. Hent en brugervejledning under linket Hjælp & Service Opret en ny bestilling her Taleboble-ikonet viser, at en meddelelse fra eller til kantinepersonalet oprettet. Klik på ikonet for at læse eller skrive en ny kommentar. En rød pære angiver at ordren ikke er godkendt, f.eks. fordi deadline er overskredet Kopier, rediger eller slet din ordre her Klik på pludset for at se og foretage hurtigt redigering af din bestilling Klik på Arrangementets navn for at se en ordrespecifikation
Trin 3: Vælg varer Du skal nu vælge hvilke varer du vil bestille. De varer som vises i din indkøbskurv er de varer du bestiller. Når alle varer som du ønsker at bestille er placeret i din indkøbskurv, så skal du klikke på knappen Videre nederst på siden Tilføj selv en vare der ikke findes i varesortimentet Opdater antallet af varer ved at klikke på varenavnet Vælg varegruppe Dine valgte varer i indkøbskurven Skriv evt. en kommentar til kantinen Angiv antallet af varer og klik på ikonet Køb eller tryk Enter på tastaturet Tryk Videre når du har valgt dine varer
Trin 4: Indtast ordreinformationer Du skal nu indtaste ordreinformationer, således at kantinen har de nødvendige oplysninger til at kunne levere din bestilling af forplejning. Husk at udfylde alle felter markeret med *. For at din ordre automatisk bliver godkendt, skal du overholde den angivet deadline. Overholder du ikke den angivet deadline, kan du alligevel fortsætte din bestilling, men ordren får hermed status som ikkeautomatisk-godkendt. Det betyder, at du ikke kan forvente at få din ordre leveret, medmindre den godkendes af kantinen. Når du har udfyldt alle ordreinformationer skal du klikke på knappen Videre nederst på siden For at din ordre bliver automatisk godkendt, skal du overholde den angivet deadline Konter bestillingen ud på de aktuelle konteringsnumre Indtast mødedeltagere på næste side ved at vælge Ja her
Trin 5: Indtast mødedeltagere Du har mulighed for at indtaste mødedeltagere til mødet, således at regningsmodtagerens bogholderi har dokumentation på, hvem der har deltaget på mødet. Vis de indtastede mødedeltagere Hurtig søgning på brugere der er oprettet i systemet eller brugere du har tilføjet til Mine kontakter Klik på knappen Videre, når du har oprettet dine mødedeltagere Indtast mødedeltagere manuelt, hvis de ikke findes i fanebladet Interne brugere eller Mine kontakter
Trin 6: Bekræft ordre Til sidst skal du bekræfte dine ordreinformationer ved at klikke på knappen Godkend nederst på siden. Efterfølgende modtager kantinen automatisk din bestilling. Du skal derfor ikke sende en e-mail til kantinen. Når du har bekræftet din ordre, så vil nu kunne se din bestilling i din indbakke (Afventende ordrer) og har mulighed for at kopiere, redigere eller slette den.
Hurtig ændring af bestilling Skal du ændre eller tilføje varer, ændre antal deltagere eller skrive en meddelelse til kantinepersonalet kan det gøres hurtigt: Gå til din indbakke Afventende ordrer, som er den første side, der vises når du er logget ind i systemet. Ud for den aktuelle ordre, kan du klikke på pludset i venstre side, hvorefter du bl.a. har mulighed for at ændre eller tilføje varer. Vis ordreinformationer ved at klikke på pludset Skriv en meddelelse til kantinen vedr. denne ordre Ændr antallet af kuverter Ændr antallet af varer Tilføj nye varer til ordren Opdater bestillingen ved at klikke på knappen Opdater bestilling
Generelle betingelser Deadlinestyring Kantinepersonalet har sat en deadline for, hvorfor en bestilling senest skal foretages før den bliver automatisk godkendt. Udover at angive en deadline har kantinepersonalet angivet i hvilket tidsrum på de forskellige dage, at de tjekker nye ordrer, f.eks. mandag til fredag i tidsrummet 8:00-15:00. Eksempel: Antag at der er sat en deadline på 24 timer og der tjekkes ordrer på alle hverdage i tidsrummet 8:00 til 15:00. 1) En ordre foretages kl. 15.05 og ønskes leveret kl. 15.30 dagen efter (Ikke-automatisk-godkendt) 2) En ordre foretages kl. 15.05 og ønskes leveret kl. 8.00 to dage efter (Godkendt) 3) En ordre foretages kl. 14.00 og ønskes leveret kl. 13.30 dagen efter (Ikkeautomatisk-godkendt) 4) En ordre foretages kl. 14.00 og ønskes leveret kl. 14.05 dagen efter (Godkendt) 5) En ordre foretages kl. 15.05 fredag og ønskes leveret kl. 07.00 mandag morgen (Ikke-automatisk-godkendt) Hvis deadline overholdes Såfremt du overholder den angivet deadline, er din bestilling automatisk godkendt og du skal forvente at få din bestilling leveret. Du skal ikke kontakte kantinepersonalet for at høre om din ordre er modtaget. Din ordre er altid modtaget af kantinepersonalet, såfremt du kan se
ordren i din indbakke. Kantinepersonalet har pligt til at levere en ordre, der automatisk er godkendt, med mindre andet aftales. Hvis deadline ikke overholdes Overholder du ikke den angivet deadline, vil din ordre få status som ikkeautomatisk-godkendt. Du kan ikke forvente at få din ordre leveret, når den har status som ikke-automatisk-godkendt. Kantinepersonalet har ikke pligt til at levere ordrer, der ikke er godkendte og kan uden videre slette denne ordre. Overholder din ordre ikke den angivet deadline, så vil du automatisk få besked herom, når du gennemfører ordren. Yderligere vil der være en rød pære ud for den aktuelle ordre i din indbakke, som indikerer dette. Hvis din bestilling godkendes af kantinepersonalet, vil du modtage en e-mail-meddelelse om, at ordren er godkendt og den røde pære vil blive grøn. Låsning af en ordre Du kan altid ændre eller slette ordrer der ikke er låst. Du skal ikke kontakte kantinepersonalet, hvis du foretager ændringer eller sletter en ordre. Kantinepersonalet vil automatisk blive informeret herom. Kantinepersonalet kan til enhver tid låse din ordre. Når din ordre er låst, så er ordren bindende. Er din ordre låst vil du kunne se en lille hængelås på den pågældende ordre og du kan ikke redigere eller slette ordren. Ønsker du alligevel at ændre eller annullere ordren, så må du kontakte kantinepersonalet. Det er hermed op til kantinepersonalet at afgøre, om ordren kan ændres eller annulleres. Bogføring af ordre Så snart kantinepersonalet har leveret din ordre, så vil den bogføres. Når den er bogført, så vil den forsvinde fra din indbakke. Du kan herefter finde den bogførte ordrer, under menu punktet Bestilling > Bogførte ordrer.