Bureau Veritas Kick Off Seminar 2016

Bureau Veritas Kick Off Seminar 2016 Brand & Business Developer Jørn Jensen, Bureau Veritas Certification Middelfart, den 7. januar 2016 1

2

Peter Bredsdorff-Larsen, tidl. assisterende landstræner Brug trivsel og glæde i kampen for toppræstationer Assistenttræner for det danske herrelandshold i håndbold fra 2005-2015 Har vundet EM i 2008 og 2012 Medaljer ved VM Deltaget i OL i Beijing i 2008 og i London i 2012 3

Paris i centrum i 2015 Terror! 6.000 kolleger i Frankrig Bliver det os næste gang? Nyt sammenhold i hele verden 4

Paris i centrum frem mod 2021 COP 21 En ny start? Tør vi tro på fremtiden? Spirende optimisme? Får miljø og klima topprioritet? 5

Opgardering til version 2015 Nyt fælles efternavn: 2015 Implementering frem mod 2018 Vi er klar! 6

Trivsel og psykisk arbejdsmiljø Klart! Ja tak til effektive og produktive medarbejdere Men hvordan gør man? Find systematikken Vi har ikke alle svarene, men vi er helt klar til dialog 7

Henning Larsen 1+2+3 Kay Fisker Jørn Utzon Henning Larsen 1+2+3 Kay Fisker Jørn Utzon Henning Larsen 1+2+3 8

- Copyright Bureau Veritas Kick off seminar 2016 Din direkte vej til ISO 9001:2015

- Væsentligste ændringer ISO 9001:2015 - Hvor skal fokus være

ISO 9001 udviklingen kort ISO 9001:2015 introducerer nye begreber i ledelsessystemet ISO 9001: 1987 20 Procedurer ISO 9001:1994 + Forebyggende handlinger ISO 9001: 2000 Proces tilgang & PDCA ISO 9001: 2008 Process tilgang & PDCA ISO 9001:2015 Risici og muligheder Version: Januar 2016 ISO 9001:2015 Kick off seminar - Copyright Bureau Veritas 3

Væsentligste ændringer

Hvad er HLS - High Level Structure med identiske kapitler, titler og indhold 4.4 Kvalitetsledelsessystemet og dets processer 5 Leadership 5.1 Lederskab og forpligtelse 5.2 Politik 5.3 Roller, ansvar og beføjelser i organisationen 6 Planlægning 6.1 Handlinger til adressering af risici og muligheder 6.2 Kvalitetsmål og planlægning for at opnå dem 6.3 Planlægning af ændringer 7 Støtteaktiviteter og -funktioner Version: Januar 2016 ISO 9001:2015 Kick off seminar - Copyright Bureau Veritas 5

HLS og Ledelsessystemer Færre obligatoriske krav Andet fokus på dokumenter og registreringer Fokus på systemet som et ledelsesværktøj til opfyldelse af strategi, kundetilfredshed og tilpasning til en verden i forandring Version: Januar 2016 ISO 9001:2015 Kick off seminar - Copyright Bureau Veritas 6

4.1 Forståelse af organisationen og dens rammer og vilkår En metode eller lign. til at identificere eksterne og interne forhold der er relevante Overvåge og gennemgå information om disse forhold Det skulle være muligt at identificere 2-5 top forhold ud fra fastlagte kriterier Der forventes en sammenhæng mellem de fundne rammer og vilkår og strategien såvel som de definerede processer i systemet Der forventes min. at være taget stilling til fx ens egen rolle indenfor ens egen sektor Forstår kundesegmentet og udfordringer relateret til disse Forstår lov og myndighedskrav indenfor egen sektor Version: Januar 2016 ISO 9001:2015 Kick off seminar - Copyright Bureau Veritas 7

4.2 Forståelse af interessenters behov og forventninger En metode eller lign. til at identificere interessenter og deres krav og forventninger Skal have en risikovurdering i forhold til identificerede interessenter Der er intet krav om en bestemt risiko metode for denne vurdering Det forventes at der er fastlagt nogle kriterier for denne vurdering Der forventes en sammenhæng mellem de fundne risici/muligheder og strategien såvel som de definerede processer i systemet Der forventes at følgende interessenter har været en del af vurderingen: kunder, konkurrenter, leverandører, medarbejdere, autoriteter, bestyrelser, økonomiske parter, fagforeninger, naboer etc. Version: Januar 2016 ISO 9001:2015 Kick off seminar - Copyright Bureau Veritas 8

4.4 Kvalitetsledelsessystemet og dets processer Adressere og styre risici i processerne Overvågning, måling og præstationsindikatorer (fx KPI ere) Evaluere og implementere ændringer, der er nødvendige for at opnå tilsigtede resultater Version: Januar 2016 ISO 9001:2015 Kick off seminar - Copyright Bureau Veritas 9

5. Lederskab Ledelsessystem Kvalitetspolitik og mål stemmer overens med org. rammer, vilkår og strategiske retning. I praksis en del af forretningsplanen Topledelsen skal sikre at der defineret processer og at de leverer de tilsigtede output ( gælder også ledelsesprocesser) Ligestil kvalitetsperformance med forretningsperformance Version: Januar 2016 ISO 9001:2015 Kick off seminar - Copyright Bureau Veritas 10

6. Handlinger til adressering af risici og muligheder 6.1 Outputtet fra 4.1+ 4.2 skal bruges i planlægningen af de handlinger der skal bruges til adressering af risici Opnå resultater Fremme ønskelige virkninger Mindske uønskede effekter Opnå forbedring Være i overensstemmelse med strategi (5.1) og processer (4.4) Definér en metode Version: Januar 2016 ISO 9001:2015 Kick off seminar - Copyright Bureau Veritas 11

6.1.2 Metode til adressering af risici og muligheder Identificér risici og muligheder Lær af erfaringerne Analysér og prioritér risici og muligheder Planlæg handlinger for at adressere risici Brug en risiko baseret tilgang i processerne men der er intet krav om en bestemt risiko metode Check effektivteten af handlingerne Implementér Planen Version: Januar 2016 ISO 9001:2015 Kick off seminar - Copyright Bureau Veritas 12

6.2 Kvalitetsmål og planlægning for at opnå dem Ressourcer, der skal bruges Ansvar 6.2.2 Ved planlægningen af, hvordan kvalitetsmålene skal nås, skal organisationen fastlægge Deadline Evalueringsmetode Version: Januar 2016 ISO 9001:2015 Kick off seminar - Copyright Bureau Veritas 13

6.3 Planlægning af ændringer Forventninger om en proces til at sikre planlægning af ændringer (4.4) 6.3 Planlægning af ændringer Version: Januar 2016 ISO 9001:2015 Kick off seminar - Copyright Bureau Veritas 14

And for the 2015 revisions: A dedicated program A dedicated website to inform you and answer all questions www.revision2015.com In 9 languages Covering all topics Regularly updated A program for the 3 years A set of dedicated services will be proposed at relevant time A regular communication to keep you informed A choice of transition processes to better fit the organization needs A monitoring process to ensure no-one is left behind A Pack offer policy, for an all-in one simplified approach A dedicated transition program for large organization or complex situations, to ensure a that each special case will receive the adequate answer and bespoke care Awareness seminar & training Revised 2015 standards training Internal auditor training Risk management training Transition methodology training Gap analysis Transition audits Version: Januar 2016 ISO 9001:2015 Kick off seminar - Copyright Bureau Veritas 15

Version: Januar 2016 ISO 9001:2015 Kick off seminar - Copyright Bureau Veritas 16

LEAD 2015 Tips og betragtninger omkring konverteringsprocessen ISO 9001:2015 og ISO 14001:2015 Konvertering Bureau Veritas Certification

Konverteringens faser START HER 1. Gennemfør en Gap analyse 6. Implementer ændringerne af processer og handlemåder 7. Auditer resultaterne 2. Skab enighed I ledelsen omkring mål og hensigt 5. Fastsæt ændringerne til ledelsessystemet 8. Lav de nødvendige korrektioner 3. Etabler en konverteringsplan 4. Gennemfør den planlagte træning medarbejderne 9. Gennemfør konverterings Audit og opnå certificering - Copyright Bureau Veritas Bureau Veritas Certification LEAD _ TRANSITION ROAD-MAP 2

1. GENNEMFØR EN GAP ANALYSE HVAD ER HENSIGTEN? HVORDAN KAN DET GØRES? SKAB ET OVERBLIK OMKRING NUVÆRENDE LEDELSESSYSTEMS OVERENSSTEMMELSE MED DE NYE KRAV Dette skridt vil sætte dig istand til at fastsætte en god konverteringsstrategi, og det vil give et godt input til de nødvendige ændringer af ledelsessystemet. DU KAN GØRE DET SELV: Træn et fåtal af medarbejdere med passende kendskab til nuværende ledelsessystem og til kundernes og interessenternes forventninger, samt til kravene I de nye standarder. ELLER DU KAN REKVIRERE EN GAP ANALYSE FRA EN KYNDIG UAFHÆNGIG PART. - Copyright Bureau Veritas Bureau Veritas Certification LEAD _ TRANSITION ROAD-MAP 3

2. SKAB ENIGHED I LEDELSEN OMKRING MÅL OG HENSIGT MED KONVERTERINGEN HVAD ER HENSIGTEN? SÆT KLARE MÅL FRA STARTEN HVORDAN KAN DET GØRES? HVAD ER DET VÆSENTLIGSTE FORMÅL FOR VIRKSOMHEDEN MED DENNE KONVERTERING: Oprethold overensstemmelse med kravene I det certificerede ledelsessystem. Er der sammenhæng mellem kravene I virksomhedens strategi plan og kravene I ledelsessystemet Benyt chancerne for at forbedre forretningen og for at forbedre processer og produkter. Synligt lederskab omkring behov for forandring er et must - Copyright Bureau Veritas Bureau Veritas Certification LEAD _ TRANSITION ROAD-MAP 4

3. PREPARE A TRANSITION PLAN HVAD ER HENSIGTEN? LAV EN KONVERTERINGSPLAN SKAB SIKKERHED FOR AT CERTIFICERING TIL DE REVIDEREDE STANDARDER KAN GENNEMFØRES INDEN UDGANGEN AF 2017. HVORDAN KAN DET GØRES? Etabler er konverteringsproject, gerne som Must win Battle Tildel de nødvendige kompetencer til projektet og identificer træningsbehov samt behov for øvrige forbedringer. Lav mål og implementeringsplaner for selve konverteringen. Er der behov for en certificerings strategi? Involver dine kunder og interessenter I din konverteringsplan, således at der skabes mulighed for interessenternes involvering og støtte. - Copyright Bureau Veritas Bureau Veritas Certification LEAD _ TRANSITION ROAD-MAP 5

4. TRAIN TEAM MEMBERS HVAD ER HENSIGTEN? DE SKAL VÆRE ET GODT KENDSKAB TIL: The new standard : - Correlation between clauses - Key differences between requirements - New requirements The organization : - Relevant processes - MS documentation - Organization s best practices HVORDAN KAN DET GØRES? Anvend de rette processer, procedurer, forms og metoder Gennemfør træning af alle relevante parter: Træning af personer der arbejder med de enkelte processer skal tilpasses omfanget af de ændringer og justeringer der vedtages Planlægning og implementering kan gøres process for process eller afdelingsvis I overenstemmelse med de planlagte foranstaltninger. FOR AT KUNNE UDVIKLE OG IMPLEMENTERE DE NØDVENDIGE ÆNDRINGER. - Copyright Bureau Veritas Bureau Veritas Certification LEAD _ TRANSITION ROAD-MAP 6

5. DEFINER ÆNDRINGERNE I LEDELSESSYSTEMET HVAD ER HENSIGTEN? HVORDAN KAN DET GØRES? UPDATER LEDELSESSYSTEMET LUK GAP S MELLEM INTENTION OG VIRKELIGHED. OG OPNÅ OG BEKRÆFT DE FASTSATTE MÅL Anvend processer, procedurer, forms og metoder Gennemfør træning af alle relevante parter. Brug systemet for interne audit og for forbedringer undervejs I processen til at sikre focus og fremdrift. - Copyright Bureau Veritas Bureau Veritas Certification LEAD _ TRANSITION ROAD-MAP 7

6. IMPLEMENTER ÆNDRINGERNE HVAD ER HENSIGTEN? AKTUEL IMPLEMENTERING AF DE PLANLAGTE ÆNDRINGER HVORDAN KAN DET GØRES? Skab øget opmærksomhed omkring mål og prioriteter in personnel of all areas and processes Træn alle relevante parter I ændringerne I ledelsessystemet ( ikke standarderne) Brug den interne auditproces som tilsigtet. Set prioritering og synlig ledelse omkring imlementeringen Forandringsledelse marketing strategi - Copyright Bureau Veritas Bureau Veritas Certification LEAD _ TRANSITION ROAD-MAP 8

7. VURDER RESULTATET HVAD ER HENSIGTEN? VÆR SIKKER PÅ AT PROJEKTETS MÅL ER OPFYLDT. HVORDAN KAN DET GØRES? Overvåg implementeringen: Anvendelse af Gap Analyse Værktøjer Vurder effektiviteten af resultaterne Inform the status to management and organization at planned intervals - Copyright Bureau Veritas Bureau Veritas Certification LEAD _ TRANSITION ROAD-MAP 9

8. LAV DE NØDVENDIGE ÆNDRINGER UNDERVEJS I FORLØBET. Do not underestimate these activities! HVAD ER HENSIGTEN? HVORDAN KAN DET GØRES? GIV VIRKSOMHEDEN ET ROBUST LEDELSESSYSTEM SOM SIKRER CERTIFICATION WITH CONFIDENCE Synlig involvering omkring Årsagsanalyse anvend Root Cause Analyse når resultaterne mangler check efter correction for at sikre effektivitet Der vil altid være behov for ændringer undervejs I processen.en afsluttende auditering af hele projektet kunne være en mulighed. - Copyright Bureau Veritas Bureau Veritas Certification LEAD _ TRANSITION ROAD-MAP 10

9. KONVERTER CERTIFIKATET HVAD ER HENSIGTEN? HVORDAN KAN DET GØRES? OPNÅ CERTIFICERING TIL ISO 9001:2015 OG / ELLER ISO 14001:2015 KOMMUNIKER RESULTATERNE TIL DINE INTERESSENTER Etabler en tidlig dialog med din certificeringspartner til sikring af en effektiv plan for konverteringen Fastsæt en dato for certificeringen. Oprethold dokumenteret information for ledelsessystemets konvertering og for implementeringen af de ændrede krav. For at minimere risici for at stå uden gyldigt certifikat så målsæt en konvertering inden udgangen af 2017, for herved at undgå panic før lukketid. - Copyright Bureau Veritas Bureau Veritas Certification LEAD _ TRANSITION ROAD-MAP 11

PROCESS UPDATE Konverteringsplan EKSEMPEL PÅ EN PLAN FOR KONVERTERING PROCESS XXX Perform Gap Analysis Define Implementation Plan Train relevant personnel Define changes Implement changes Assess results > Internal audit Make corrections (if necessary) Final Readiness Review (if necessary) Prepare for certification Certification audit 2015 2016 2017 2018 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 x x x x x x x x x x - Copyright Bureau Veritas Bureau Veritas Certification LEAD _ TRANSITION ROAD-MAP 12

HVAD KAN BUREAU VERITAS CERTIFICATION TILBYDE I FORBINDELSE MED KONVERTERINGEN?

VI ER KUNDERNES PARTNER OMKRING KONVERTERINGS PROCESSEN Bureau Veritas is a specialist in certification and has gone through all ISO revisions since 1988. Therefore, our auditors are specialists and will guarantee you a high valued certification. BLIV INFOORMERET VURDER DINE BEHOV BLIV TRÆNET TRAINED & TILPAS DIT LEDELSSES- SYSTEM BLIV CERTIFICER ET TIL DE NYE KRAV revision2015.com Gap analysis services 9K technical guide Transition audit LEAD Brochure Gap analysis tool 14K technical guide Pre- audit (optional) LEAD community Awareness seminars Gap analysis on site Trainings 9001 Trainings 14001 Awareness webinar E-learning courses - Copyright Bureau Veritas Bureau Veritas Certification LEAD _ TRANSITION ROAD-MAP 14

BUREAU VERITAS TRANSITION AUDIT HVAD ER DET? Our transition audit is dedicated to transitioning an already certified organization from the old version of the standard to the revised version of the same standard. During this audit, only conformance with the revised standard is assessed. HVORNÅR ER DET RETTE TID AT GØRE DET: Når det er tid for din recertificering Eller I relation til næste overvågningsaudit if you want to be ISO 9001:2015 or ISO 14001:2015 sooner than the end of your current certificate. Eller Hurtigst muligt if you have identified you have an opportunity; to do so you only need to advance the recertification or next surveillance audit, and be audited with the 2015 version of the standard. In case your management system is compliant with the revised standard, you will be able to officially get your certificate once the standard is published (expected date: september) and once your certification body will get the accreditation. Bemærk : If the company is found non-compliant at the transition audit, the new certification will not be granted and the company will most likely lose its current certification as well - Copyright Bureau Veritas Bureau Veritas Certification LEAD _ TRANSITION ROAD-MAP 15

BUREAU VERITAS TRANSITION AUDIT WHAT IS THE RECOMMENDED PROCEDURE? OPTION 1/ If you transition at your recertification time: the audit will be handled like a regular recertification audit, except man-days will be between 30% and 50% more than regular recertification* to assess the compliance to the new requirements of the revised standard. The transition resets the certification & audit cycle. OPTION 2/ If you do transition at your next surveillance audit: Either you reset your certification & audit cycle: in that case man-days will be between 30% and 50% more than RECERTIFICATION calculation*. You will get the version 2015 certificate and a new 3 years cycle. Or you keep on the existing cycle, respecting the current expiration date: in that case mandays will be between 30 and 50% more than SURVEILLANCE TOTAL MAN-DAYS.* A 2015 standard certificate will be issued but respecting the current expiration date OPTION 3/ If you do it before your next surveillance audit, the procedure will be the same than OPTION2. Only the visit will happen earlier than the theoretical surveillance audit date. The transition resets the certification & audit cycle. * : the calculation of the man-days will depend on the type and context of the company. This estimation is an assumption based on Bureau Veritas experience regarding historical transitions to new standards. - Copyright Bureau Veritas Bureau Veritas Certification LEAD _ TRANSITION ROAD-MAP 16

ET KONKRET EKSEMPEL EKSEMPEL You transition at your recertification time THE NUMBER OF MANDAYS DEPENDS ON THE COMPANY SIZE & COMPLEXITY. HOWEVER TO MAKE IT MORE EASY TO UNDERSTAND WE TAKE THE EXAMPLE OF A COMPANY THAT NEEDS 3 DAYS to get certified for the 1 st time, or 2 DAYS to get recertified: CERTIFICATION RECERTIFICATION N N + 2 N + 3 N + 1 SEPTEMBER 2018: deadline for adopting the new standards 2 days of audit for ISO 9001:2008 or ISO 14001:2004 N= year of first audit 1 day of surveillance audit for ISO 9001:2008 or ISO 14001:2011 1 day of surveillance audit for ISO 9001:2008 or ISO 14001:2011 Optional : PRE-AUDIT 1 man-day* Preaudit for ISO 9001:2015 or 14001:2015 Transition will require additional time** for ISO 9001:2015 or ISO 14001:2015 * *= number of man days depend on different factors like the number of employees and sites * = number of man days depends on client needs Pre-audit is completely independent from Transition audit and your current certification cycle. It does not give a 9001:2015 or 14001:2015 certificate - Copyright Bureau Veritas Bureau Veritas Certification LEAD _ TRANSITION ROAD-MAP 17

BUREAU VERITAS PRE-AUDIT HVAD ER DET : Det er en audit af det nuværende kvalitets eller miljøledelsessystems overensstemmelse med kravene I 2015 versionerne. HVORLEDES BIDRAGER DET TIL KONVERTERINGEN: it is a formal proof about the correct implementation of the transition actions. It helps you secure your ability to get the new standard certification by identifying potential opportunities for improvement and non-conformities. Bemærk: En Pre-audit er fuldstændig uafhængig af den senere konverteringsaudit. Den forer ikke til udstedelse af et 9001:2015 eller 14001:2015 certifikat HVORNÅR ER DET TIDEN AT GØRE DET: Når virksomheden har implementeret ændringerne i ledelsessystemet i overensstemmelse med kravene i 2015 versionerne. HVOR LANG TID VARER DET: I de fleste tilfælde vil en pre-audit have et omfang på 1 man-day pr standard med tiden kan tilpasses kundens og kompleksitetens behov. - Copyright Bureau Veritas Bureau Veritas Certification LEAD _ TRANSITION ROAD-MAP 18

GAP ANALYSE HVAD ER DET: en gennemgang ISO 9001:2015 kravenes implementering I den nuværende ledelsessystem der er baseret på kravene I ISO 9001:2008. HVILKEN VÆRDI BRINGER DET TIL KONVERTERINGEN: det hjælper til at identificere mellem den nuværende situation og den situation virksomheden ønsker at opnå gennem konverteringen. GAP ANALYSE VÆRKTØJ Vi fremsender et spørgeskema online som er baseret på de nye krav således at virksomheden kan lave en god forberedelse til selve analysen.. GAP ANALYSE ON-SITE En kvalificeret Auditor laver analysen on site der verificerer overensstemmelse,status og fremdrift. - Copyright Bureau Veritas Bureau Veritas Certification LEAD _ TRANSITION ROAD-MAP 19

For more info, please contact your local representative

- Copyright Bureau Veritas Kick off seminar 2016 Konvertering i organisationen

Konverteringsprocessen I organisationen BV kan hjælpe med: Skab enighed I ledelsen omkring mål og hensigt Gap analyse Implementer ændringerne af processer og handlemåder Etabler en konverteringsplan Inspirationsseminar Auditer resultaterne Gennemfør den planlagte træning medarbejderne Præ-audit Lav de nødvendige korrektioner Fastsæt ændringerne til ledelsessystemet Kurser Gennemfør konverteringsaudit og opnå certificering til 2015 Version: Januar 2016 ISO 9001:2015 Kick off seminar - Copyright Bureau Veritas 2

Version: Januar 2016 ISO 9001:2015 Kick off seminar - Copyright Bureau Veritas 3

- Copyright Bureau Veritas Kick off seminar 2016 Fortolkninger er de væsentligste ændringer ISO 14001:2015

- Copyright Bureau Veritas Kick off seminar 2016 Konvertering

Konverteringsperiode 14/9-2018 1/1-2016 1/1-2017 1/1-2018 ISO 9001 : 2008 / ISO 14001: 2004 ISO 9001 : 2015 / ISO 14001: 2015 ISO 9001 : 2015 / ISO 14001: 2015 Akkreditering DANAK/UKAS Der kan ikke udføres vedligeholdelsesbesøg på de gamle standarder efter 1/1 2018 Der kan ikke recertificeres op mod den gamle standard efter d. 14 /9 2017 Version: Januar 2016 ISO149001:2015 Kick off seminar - Copyright Bureau Veritas 3

Konverteringsprocessen for én standard Al konvertering til 2015 standarderne består af Stage 1 audit = Manualgennemgang on-site Stage 2 audit = Implementeringsaudit Konvertering ved recertificering indeholder Hovedefterprøvning + 10% i tidsforbrug, heraf manualgennemgangen on-site 0,5 1,0 MD heraf for kombi audits manual gennemgang 1,0-1,5 MD Konvertering ved vedligeholdsbesøg indeholder Planlagt vedligeholdsbesøg + 20% i tidsforbrug, og der udover manualgennemgangen on-site 0,5 1 MD og der udover kombi audits manual gennemgang 1,0 1,5 MD Version: Januar 2016 ISO149001:2015 Kick off seminar - Copyright Bureau Veritas 4

- Copyright Bureau Veritas Kick off seminar 2016 Fortolkninger er de væsentligste ændringer ISO 14001:2015

Ændring af miljøforståelse og miljøledelse Version: Januar 2016 ISO149001:2015 Kick off seminar - Copyright Bureau Veritas 6

Hvad er High Level Structure med identiske kapitler, titler og indhold 4.4 Ledelsessystemet og dets processer 5 Leadership 5.1 Lederskab og forpligtelse 5.2 Politik 5.3 Roller, ansvar og beføjelser i organisationen 6 Planlægning 6.1 Handlinger til adressering af risici og muligheder 6.2 Mål og planlægning for at opnå dem 6.3 Planlægning af ændringer 7 Støtteaktiviteter og -funktioner Version: Januar 2016 ISO149001:2015 Kick off seminar - Copyright Bureau Veritas 7

Bureau Veritas DK og fortolkning af standarden Bureau Veritas Certification har lavet en checkliste, hvorfra der idet følgende er taget nogle af de væsentligste ændringer Fokus på systemet som et ledelsesværktøj til at indtænke miljø og bæredygtighed på en relevant måde i organisationens strategi og i ledelsessystemet for at kunne tilpasse sig en verden i forandring Version: Januar 2016 ISO149001:2015 Kick off seminar - Copyright Bureau Veritas 8

4.1 Forståelse af organisationen og dens rammer og vilkår En metode eller lign. til at identificere eksterne og interne forhold, der er relevante for miljøledelse Det skulle være muligt at identificere 2-5 top miljøforhold ud fra fastlagte miljøkriterier i en risikovurdering Der forventes en sammenhæng mellem disse fundne top 2-5 miljøforhold og strategien (krav 5.1) såvel som de identificerede miljøforhold i 6.1. Version: Januar 2016 ISO149001:2015 Kick off seminar - Copyright Bureau Veritas 9

4.1 Forståelse af organisationen og dens rammer og vilkår Hvordan fortolkes en miljømæssig bæredygtig organisation i den pågældende industrielle sektor, Viden om de væsentligste miljøudfordringer i produktkæden for den industrielle sektor Den miljømæssige væsentlighed af miljøforhold for organisationens egne produkter og serviceydelser sammenholdt med dets egen rolle i sektoren Viden om hvordan organisationen selv arbejder med disse 2-5 top miljøforhold både for dets aktiviteter, produkter og serviceydelser. Version: Januar 2016 ISO149001:2015 Kick off seminar - Copyright Bureau Veritas 10

4.2 Forståelse af interessenters behov og forventninger På samme måde som i 4.1 ovenfor: En metode til identifikation En risikoanalyse af de væsentligst interessenter ud fra miljømæssige kriterier Sammenhæng til organisationens strategi og dens identificerede miljøhold. Vurdering af sammenhænge mellem de top 2-5 miljøforhold nævnt under krav 4.1. og så de interessenter, der er bærere af disse miljøforhold og som efterspørger information eller resultater, f.eks.: - interessenter i produktkæden - banker og forsikringsselskaber mv. - kunder Version: Januar 2016 ISO149001:2015 Kick off seminar - Copyright Bureau Veritas 11

4.4 Miljøledelsessystem ISO 14001:2015 har krav til definerede processer i flere af kravelementerne i standarden. Vær derfor opmærksom på, at det forventes at se processer, der udelukkende drejer sig om miljø. Vær også opmærksom på de krav, der er til processer i ISO 9001:20015, der vil være en god idé også at indføre for miljø Version: Januar 2016 ISO149001:2015 Kick off seminar - Copyright Bureau Veritas 12

5. Lederskab Sammenhæng mellem organisationens strategi, de identificerede top 2-5 miljøforhold og de identificerede miljømål og-planer. Topledelsen skal sikre, at miljøledelsessystemet integreres i forretningsprocesserne, herunder de strategiske processer. Vurdér mulighederne for at integrere miljøperformance i forretningsperformance Version: Januar 2016 ISO149001:2015 Kick off seminar - Copyright Bureau Veritas 13

5. Miljøpolitik De top 2-5 miljøforhold, der er identificeret i krav 4.1. skal være adresseret i miljøpolitikken, hvor der er et krav til forpligtigelse til beskyttelse af miljøet, herunder de specifikke forpligtigelser, der er relevante for organisationens rammer og vilkår.. Version: Januar 2016 ISO149001:2015 Kick off seminar - Copyright Bureau Veritas 14

6.1.1.Handlinger til adressering af risici og muligheder Organisation skal have defineret en proces til identifikation af risici og muligheder i forhold til: 1. Miljøforhold 2. Bindende forpligtigelser 3. Andre risici og muligheder identificeret i krav 4.1. Det skal noteres, at mange organisationer ikke forventes ikke at have 3) andre risici og muligheder. Version: Januar 2016 ISO149001:2015 Kick off seminar - Copyright Bureau Veritas 15

6.1.2. Miljøforhold Organisation skal have defineret en proces til identifikation af miljøforhold. Dokumentation af : 1. Miljøforhold og de relaterede miljøpåvirkninger set i et livscyklusperspektiv, der kan kontrolleres eller påvirkes. (Mere fokus på miljøforhold for produkter og serviceydelser) 2. Væsentlige miljøforhold 3. Miljøkriterier til vurdering af væsentlighed Version: Januar 2016 ISO149001:2015 Kick off seminar - Copyright Bureau Veritas 16

6.1.3. Bindende forpligtigelser Der skal være defineret en proces for bindende forpligtigelser med bl.a.: 1. Hvordan er relevante lovkrav identificeret og ajourført. 2. Hvor og hvordan er disse lovkrav implementeret i organisationen. 3. De samme to punkter 1) og 2) for krav fra interessenter identificeret i 4.2, som organisationen har valgt at ville følge. Version: Januar 2016 ISO149001:2015 Kick off seminar - Copyright Bureau Veritas 17

6.1.4. Planlægning af handlinger For at sikre styring af miljøpræstation for miljøforhold, forventes det at se handlinger vedrørende ansvarsdelegering, instruktioner og processer, kompetencer, overvågning og måling, KPI er, evaluering mv. for hvert af forholdene eller for hver grupper of forhold (f.eks. spildevand med flere krav.) Version: Januar 2016 ISO149001:2015 Kick off seminar - Copyright Bureau Veritas 18

6.1.4. Planlægning af handlinger SKEMA OVER VÆSENTLIGE MILJØFORHOLD OG ANDRE RISICI OG MULIGHEDER, DERES STYRING OG OVERVÅGNING PUNKT MILJØFORHOLD - (VÆSENTLIGE) MILJØPÅVIRK NING LOV- KRAV + INTE- RES AN- SVAR DRIFTS- STY- RING KOM- PE- TENCE RISIKO DATA MÅL KPI OVER- HVEM EVALU VÅGNING OVERV ERING ÅGER ANDRE RISICI OG MULIGHEDER 6.1.3 5.3 8.1 7.2+7.3 8.2 9.1.1 +9.1.2 6.2 9.1.1 9.1.1 +9.1.2 9.1.1 + 9.2.2 9.1.1 + 9.3 # 6.1.1 + 6.1.2 1 2 3 4 5 6 Version: Januar 2016 ISO149001:2015 Kick off seminar - Copyright Bureau Veritas 19

6.2. Miljømål og plan for at nå dem Ingen nye krav til miljømål Flere og mere præcise krav til planerne, der skal sikre, at målene kan opnås med en høj grad af sikkerhed. Det skal endvidere være muligt at kunne måle fremskridt mod målet, hvilket gør det vigtigt, at planen indeholder faser i sin udførelse. Version: Januar 2016 ISO149001:2015 Kick off seminar - Copyright Bureau Veritas 20

7.4.1. Kommunikation. Generelt Indholdet af ekstern kommunikation skal være I overensstemmelse med miljøledelsessystemet og pålidelig. Dette gælder f.eks. for miljørapporter, bæredygtighedsrapporter, årsregnskaber, marketingsmaterialer, website mv. Version: Januar 2016 ISO149001:2015 Kick off seminar - Copyright Bureau Veritas 21

8.1. Driftsplanlægning og -styring Nye krav til udvikling og indkøb Organisation skal i overensstemmelse med et livscyklusperspektiv a) Etablere passende styring for at sikre, at miljøkravene adresseres i udviklingsprocessen for produktet eller ydelsen under hensyntagen til hver livscyklusfase. (Produktudvikling, procesudvikling, nye produktionssteder) b) Fastlægge sine miljømæssige krav til anskaffelse af produkter og ydelser, som det er passende Version: Januar 2016 ISO149001:2015 Kick off seminar - Copyright Bureau Veritas 22

9.1. Overvågning, måling, analyse og evaluering af miljøpræstationen Husk, at det drejer sig om miljøpræstation. Hvad skal der måles og overvåges Hvilke metoder, der skal bruges både til måling, overvågning analyse og evaluering Kriterier, der måles op imod Hvornår skal overvågning og måling udføres Hvornår skal resultaterne analyseres og evalueres. Version: Januar 2016 ISO149001:2015 Kick off seminar - Copyright Bureau Veritas 23

- Copyright Bureau Veritas Kick off seminar 2016 Konvertering i organisationen og Bureau Veritas ydelser i processen

Konverteringsprocessen I organisationen Skab enighed I ledelsen omkring mål og hensigt BV kan hjælpe med: Inspirationsseminar Implementer ændringerne af processer og handlemåder Etabler en konverteringsplan Gap analyse Auditer resultaterne Gennemfør den planlagte træning af medarbejderne Præ-audit Lav de nødvendige korrektioner Fastsæt ændringerne til ledelsessystemet Kurser Gennemfør konverteringsaudit og opnå certificering til 2015-udgaven Version: Januar 2016 ISO149001:2015 Kick off seminar - Copyright Bureau Veritas 25

Version: Januar 2016 ISO149001:2015 Kick off seminar - Copyright Bureau Veritas 26

Bureau Veritas Kick Off Seminar d. 7. januar 2016 Sæt fokus på psykisk arbejdsmiljø og opnå en bedre bundlinje Modul 3.A og 3.B Senior konsulent/erhvervs-ph.d.-stud. Anne Helbo Jespersen, telefon 40 35 40 14 Senior konsulent/lead Auditor Ilse Just, telefon 25 13 71 25 Business Developer Lars Vestergaard Jensen, telefon 40 20 13 93

Bureau Veritas kort fortalt Bureau Veritas er én af verdens førende virksomheder inden for inspektion, klassificering, rådgivning og certificering Vi hjælper kunder med at fastholde og udvikle deres brands, værdier og forretning inden for kvalitet, arbejdsmiljø, miljø og social ansvarlighed Vi har 66.500 medarbejdere i 140 lande og hjælper 400.000 kunder Bureau Veritas Kick Off Seminar 2016 2

Bureau Veritas er mere end certificering Bureau Veritas er også Rådgivning Evalueringer og vurderinger Interne audits GAB-analyser Kurser og uddannelse Seminar og konferencer Coaching/sparring Netværksgrupper Bureau Veritas Kick Off Seminar 2016 3

Program Hvorfor interessere sig for psykisk arbejdsmiljø? Hvordan ser vi virksomhederne arbejder med det psykiske arbejdsmiljø? Hvad og hvordan kan Bureau Veritas hjælpe med at styrke trivslen i virksomheden? Spørgsmål og opsamling Bureau Veritas Kick Off Seminar 2016 4

Dårligt psykisk arbejdsmiljø koster I gennemsnit ca. 30 % af fravær i Danmark skyldes dårligt psykisk arbejdsmiljø Stigning i forekomsten af stress i både Danmark og resten af Europa Arbejdet opleves i Danmark, som den vigtigste kilde til stress Stress er skyld i mere end 50 % af alt fravær i Europa Generel stigning i tildelte erstatninger og førtidspensioner med bagrund i psykiske lidelser Presenteeism : folk kommer på arbejde, selv om de er syge eller udbrændte, de er således fysisk til stede, men er mindre produktive Bureau Veritas Kick Off Seminar 2016 5

Godt psykisk arbejdsmiljø betaler sig Positive effekter af et godt psykisk arbejdsmiljø Høj kvalitet i varer og ydelser Øget produktivitet Fremmende for innovation Skaber værdi for kunderne/borgerne Høj trivsel og arbejdsglæde Lavt sygefravær og personaleomsætning Bureau Veritas Kick Off Seminar 2016 6

Fokus på kerneopgaven Formålet med en arbejdsplads er at løse kerneopgaven så godt som muligt Begrebet kerneopgave hænger snævert sammen med virksomhedens sociale kapital, som består af begreberne tillid, retfærdighed og samarbejdsevne Når en virksomhed har høj social kapital, så er det psykiske arbejdsmiljø samtidig godt De psykosociale faktorer såsom medarbejderindflydelse, mening i arbejdet, passende krav, social støtte, forudsigelighed, belønning, god ledelse og gode sociale relationer øger medarbejdernes trivsel og mindsker stress og sygefravær Bureau Veritas Kick Off Seminar 2016 7

Ledelse og psykisk arbejdsmiljø Godt lederskab er en central forudsætning for at opbygge høj social kapital og trivsel i virksomheden - eller med andre ord, en høj ledelseskvalitet er en betingelse for udvikling af et godt psykisk arbejdsmiljø Ledelseskvalitet handler især om, hvorvidt den nærmeste leder er god til at planlægge og organisere arbejdet, sørger for gode udviklingsmuligheder, prioriterer trivslen højt samt er god til at løse konflikter Bureau Veritas Kick Off Seminar 2016 8

Håndtering af psykisk arbejdsmiljø i virksomhederne Eksempler/kendetegn: proaktiv centrale/fælles tiltag styring af forandringer daglig fokus og nærværende ledelse Primær forebyggelse forebyggende handlinger ud fra kendt viden om psykisk arbejdsmiljø og risici Erfaringer: alle gør noget - evt. gennem HR få gør det systematisk svært ved at koble det til den nuværende praksis for ledelsessystemet viden om psykisk arbejdsmiljø er ikke kendt/erkendt? Eksempler/kendetegn: reaktiv lokale tiltag ledelse, der gør det nødvendige Sekundær forebyggelse problemløsning, når de opstår Erfaringer: alle kortlægger mange har svært ved at omsætte kortlægninger til nødvendige handlinger Eksempler/kendetegn: centrale/lokale tiltag psykologisk krisehjælp/-støtte krisestyring Tertiær forebyggelse beredskab når skaden er sket Erfaringer: alle har et beredskab bruger mange ressourcer på individuelle behandlingstilbud mangler ofte organisatorisk læring af hændelser Bureau Veritas Kick Off Seminar 2016 9

Audit af virksomheden - kerneopgaven og trivsel På øverste niveau kan kerneopgaven være lig med virksomhedens mission og vision. Længere ude i organisationen bliver kerneopgaven mere specifik, men opgaveløsningen bidrager til den overordnede opgave Trivsel og sygefravær Kvalitet og effektivitet i løsning af kerneopgaven Kilde: Fremfærd - Vidensgrundlag om kerneopgaven, 2014 Bureau Veritas Kick Off Seminar 2016 10

Audit af virksomheden - metode Afdækning/audit af hvordan virksomheden arbejder med det psykiske arbejdsmiljø og hvordan det psykiske arbejdsmiljø er Dokumentgennemgang arbejdsmiljøpolitik og system rammen for arbejdet med psykisk arbejdsmiljø Observationer hvad vi ser og hører Interview - af alle niveauer i virksomheden: - Topledelsen, Hoved-MED- Udvalg/Arbejdsmiljøudvalg/Samarbejdsudvalg - Ledelse af ledere - Lokal-MED-udvalg - Arbejdsmiljøgruppen - Daglig ledelse - Medarbejdere (gruppe på 5-8 personer) Bureau Veritas Kick Off Seminar 2016 11

Audit af virksomheden - metode Interview af Topledelsen, Hoved- MED-udvalg/Arbejdsmiljøudvalg/ Samarbejdsudvalg Arbejdsmiljøpolitikken Kerneopgaven Organisation og struktur Forandringer Støtte til øvrige niveauer i organisationen Ressourcer - kompetencer Sygefravær - gennemtræk Forebyggelse - proaktivitet Overordnede indsatser Evaluering Interview af Arbejdsmiljøgruppen Samarbejde i gruppen Ressourcer Opgaver - årshjul Inddragelse i MTU/psykisk APVkortlægninger - løsninger Håndtering af det systematiske arbejdsmiljøarbejde Væsentligste psykiske arbejdsmiljøforhold Arbejdspres -rolleafklaring Evaluering af effekten Bureau Veritas Kick Off Seminar 2016 12

Audit af virksomheden - metode Interview af Daglig ledelse Kerneopgaven Væsentligste psykiske arbejdsmiljøforhold Håndtering af psykisk arbejdsmiljø - lederskab Social kapital De 6 guldkorn Rollemodel Arbejdspres - rolleklarhed Interview af Medarbejdere Hæmmer og fremmer kerneopgaven Oplevelsen af det psykiske arbejdsmiljø og håndteringen af det psykiske arbejdsmiljøarbejde Social kapital De 6 guldkorn Trivsel og arbejdsglæde Arbejdspres og rolleklarhed Bureau Veritas Kick Off Seminar 2016 13

Audit af virksomheden - typer af reaktioner Styrker, afvigelser, observationer, forbedringsforslag Arbejdet med det psykiske arbejdsmiljø - arbejdsmiljøarbejdet Det psykiske arbejdsmiljø - arbejdsmiljøet Ledelse og dialog Niveauer - System, tværgående og lokal - Strategisk og operationel Bureau Veritas Kick Off Seminar 2016 14

Spørgsmål og opsamling Summeopgave: Hvad tænker I om det, I har hørt? Hvordan kan det tænkes ind i jeres virksomhed? Opsamling, kommentarer og spørgsmål Bureau Veritas Kick Off Seminar 2016 15

Vores videre arbejde med det psykisk arbejdsmiljø Certificering og ikke-certificering Udvikling i samarbejde med vores kunder Projekt med virksomheder om opbygning og implementering af et ledelsessystem til håndtering af trivsel/psykisk arbejdsmiljø Netværksgrupper om Psykisk arbejdsmiljø og ledelsessystemer Virksomhedstilpassede kurser og forløb Kontakt os - vi deltager gerne i et sparringsmøde med jer Bureau Veritas Kick Off Seminar 2016 16

- Copyright Bureau Veritas Bureau Veritas Kick Off Seminar 2016 17