Vejledning til Club Counsellor i brug af RYE Database 2008 Indledning Multi District Denmark har udviklet en database til brug ved administration af udvekslingsstudenter. Databasen kan åbnes fra alle pc ere, der er tilsluttet Internettet og har Internet Explorer som browser, og kan benyttes af alle, der har et brugernavn og en adgangskode til databasen. Brugeroplysninger bliver sendt som mail til brugere, der skal have adgang. Databasen er konstrueret således, at en person kun skal oprettes en gang, og den samme person kan tilknyttes flere studenter som kontaktperson. Det har den store fordel, at hvis en person fx får nyt telefonnr., så skal det kun rettes et sted for at blive vist på alle de studenter, vedkommende er tilknyttet. Denne vejledning indeholder en forklaring på de mest almindelige opgaver for en Club Counsellor og beskriver de mest almindelige funktioner og personroller i databasen. Alle data fra tidligere versioner er importeret til den nye database. Data i de gamle versioner har ikke i alle tilfælde været opdateret korrekt. Dette kan medføre fejl på nogle personer i databasen. Støder du på sådanne fejl, indberettes disse til din District Counsellor eller Chairman. De brugeroplysninger, som gælder for denne database, skal også benyttes ved indlogning på http://www.rotary-yep.net. Denne manual er udarbejdet af Niels Oehlenschlæger Rotary Youth Team District 1470
- 2 - Indholdsfortegnelse Vejledning til Club Counsellor i brug af RYE Database 2008... 1 Indledning... 1 Indholdsfortegnelse... 2 Adgang til databasen... 3 Hvor findes den databasen... 3 Hvis du har glemt dit Password... 4 Sådan ændrer du dit password... 4 Opsætning af browser... 5 Tillad Pop-up-vinduer i Internet Explorer... 5 Hvad indeholder databasen... 6 Bruger typer User Types... 6 Student... 6 Chairmen - CM... 6 District Counsellor - DC... 6 Ass. District Counsellor - ADC... 6 Club Counsellor - CC... 6 Youth Exhange Officer YEO... 6 Protection Officer PO... 6 Travel Agent - TA... 6 Student Family SF... 6 Funktioner i databasen... 7 Sidemenu ser sådan her ud... 7 Avanceret søgning... 8 Søgning uden brug af søgeskabelon - Template... 9 Søgning ved brug af eksisterende Template... 9 Opret ny søge skabelon - Template... 10 Rette eller slette en eksisterende skabelon - Template... 11 Rette en Template... 11 Slette en Template... 11 Udskrivning af lister - Print List... 12 Udskrift af en enkelt persons data... 14 Opdatering af aktuelle Host Student Families... 15 Indledning til Host Student Families... 15 Sådan tilføjer du en Host Student Family som Contact... 15 Opret ny Host Student Family... 16 Tilknytte en Host Student Family som Contact til en student... 18 Contacts Fanen på studenten... 19 Sådan tilknytter du Contacts til dine studenter.... 19 Her vises hvordan en kontaktperson udvælges... 20 Tilknyt en anden User Type fx Club Counsellor som Host Student Familiy... 21 Perioder hos Host Families... 22
- 3 - Adgang til databasen Hvor findes den databasen Den findes på følgende adresse http://database.rotary-yep.dk eller http://database.rotaryyep.net. Denne adresse skrives i adresse linien i din Internet Explorer og derefter taster du Enter. Følgende billede fremkommer: I Username: skriver du den e-mail adresse, som du har modtaget i dit mail-system. I Password: skriver du den tilsendte kode. Hvis du markerer feltet Remember Me, så slipper du for i de næste 4 uger at skulle anføre Username og Password. Nederst til venstre i Login billedet findes en funktion, som benyttes, hvis du har glemt dit Password (I forgot my password!). Beskrevet på næste side.
- 4 - Hvis du har glemt dit Password Så gør du følgende: Klik på I forgot my password i indlognings-billedet, og der skiftes funktion. I feltet under teksten Please enter your email address: skriver du din e-mail adresse og Klikker på Send Password. Dine brugeroplysninger bliver nu sendt automatisk til dig i løbet af få minutter. I det nederste venstre hjørne af billedet kan du returnere til Login-billedet ved at Klikke på Go to login screen!. Sådan ændrer du dit password Klik på My Account i Sidemenuen, og dit billede vises i pop-up-vindue. Klik herefter på Account Fanen. Her skriver du dit nye Password - Klik på Update for at gemme. Password kan ikke ses af øvrige brugere i databasen. Expiry Date er den dato, hvor din adgang udløber. Kontakt din District Counsellor, hvis du ønsker den forlænget.
- 5 - Opsætning af browser Databasen benytter sig af pop-up-vinduer Det er vigtigt, at du giver tilladelse til at anvende pop-up-vinduer fra domænet: database.rotary-yep.dk. Tillad Pop-up-vinduer i Internet Explorer Åbn Internet Explorer og vælg Funktioner > Blokering af pop-up-vinduer > Indstilling for blokering af pop-up-vinduer Følgende billede åbnes: I dette felt skriver du http://database.rotaryyep.dk eller http://database.rotaryyep.net og Klikker på Tilføj. Herefter Klikker du på Luk.
- 6 - Hvad indeholder databasen Bruger typer User Types Databasen indeholder 7 forskellige User Types, der alle skal være tilknyttet et land, et distrikt og en klub. Brugertyperne beskrives i det følgende: Student Alle udvekslingsstudenter, Inbounds og Outbounds, der aktuelt er på udvekslingsophold eller på vej ud, bliver oprettet i databasen. De får adgang til at læse alt om sig selv og kan se deres kontakter både ude og hjemme. De har desuden adgang til at søge oplysninger om alle øvrige personer i databasen. De har dog ikke mulighed for at ændre indtastede data. Chairmen - CM Alle Chairmen bliver opdateret i databasen, når deres distrikt udveksler. Alle Chairmen kan oprette / ændre / slette alle personer med Home eller Host Country som eget Country. De kan også oprette / ændre / slette alle andre Chairmen. District Counsellor - DC Alle District Counsellors er opdateret i systemet og har ret til at læse alt. De kan oprette / ændre / slette studenter med Home eller Host Country som eget Country. Ass. District Counsellor - ADC Alle Ass. District Counsellors er opdateret i systemet og har ret til at læse alt. De kan oprette / ændre / slette studenter med Home eller Host Country som eget Country. Club Counsellor - CC Alle Club Counsellors i klubber, der udveksler eller har udvekslet, er opdateret i systemet og har ret til at læse alt. De kan kun oprette / ændre / slette Student Families SF og tilknytte dem til udvekslingsstudenter, der er tilknyttet deres egen klub. De kan også ændre på studenter fra egen klub. Youth Exhange Officer YEO Personer der kun har ret til at læse og udskrive lister fra databasen. Protection Officer PO Personer der kun har ret til at læse og udskrive lister fra databasen, samt ændre data på studenter fra egen klub. Travel Agent - TA Travel Agent har ret til at læse og udskrive oplysninger fra databasen og kan vedligeholde udvekslingsstudenternes rejseplaner, der indtastes på Fanebladet Travel Plan på de enkelte studenter Studenterne kan på denne måde løbende holde sig ajour med deres rejseplaner ved ud- og hjemrejse. Student Family SF Student Families kan tilknyttes både som Host og Home Student Family til en udvekslingsstudent Home Student Family vil altid være studentens familie i hjemlandet, hvorimod en Host Student Family altid vil være den værtsfamilie, en student bor hos i udlandet eller her i Danmark.
- 7 - Funktioner i databasen Sidemenu ser sådan her ud Ved Klik på en af knapperne under User Types vises alle aktuelle brugere i kategorien. My Account viser oplysninger om dig. Via My Account får du ret til at ændre dit Password og læse dine Data. Er de forkerte - kontakt din DC. Print List giver adgang til at udskrive diverse lister efter eget valg. Funktionen beskrives senere i denne vejledning. Ved Klik på Advanced Search åbnes en formular til at søge på mere specifikke kriterier. Funktionen beskrives senere i denne vejledning. Ved Klik på Admin får du adgang til at oprette nye Student Families via menu punktet User. Ved Klik på den lille Pil kan du vælge, hvilken User Type du vil søge efter. Du kan også vælge at søge i All Users. I det blanke felt skrives søgekriterium. Klik derefter på Search. Dette felt er kun til søgning på YEPnr. Indtast det aktuelle YEPnr. - Klik derefter på Search. Den aktuelle students billede åbner i pop-up-vindue.
- 8 - Avanceret søgning Avanceret søgning giver mulighed for at søge mere specifikt på alle oplysninger i databasen og på forskellige persontyper. Det er også muligt at oprette søgeskabeloner, der kan bruges til at gemme de søgninger, du ønsker at bruge ofte. Her er et eksempel på, hvordan du finder alle studenter, der hører til din klub. Det kræver 2 søgninger, idet der skelnes mellem Inbounds og Outbounds i databasen. Klik på Advanced Search for at åbne søgebilledet: På næste side beskrives de enkelte elementer på søgesiden.
- 9 - Søgning uden brug af søgeskabelon - Template I dette eksempel søges alle Outbounds fra en bestemt klub. Du skal ikke ændre i felterne i øverste linie. Klik på Pilen og vælg Home Club. I feltet ud for Home Club skrives et klubnavn. Klik på i nederste højre hjørne af søge billedet for at udføre søgningen. Resultatet bliver vist i et nyt billede. Hvis du ændrer Home Club til Host Club, får du alle Inbounds tilknyttet din klub. Søgning ved brug af eksisterende Template Klik på Pilen og vælg et Team. Klik på i nederste højre hjørne af søge billedet for at udføre søgningen. Resultatet bliver vist i et nyt billede.
- 10 - Opret ny søge skabelon - Template I dette eksempel kan du oprette ny Template, der søger alle Outbounds fra din klub Vælg New Template Klik på Pilen og vælg New Template. Template Name er valgfri, men i dette tilfælde kan du skrive Outbounds from My Club. Gå til næste billede. Vælg Søgekriterium Du skal ikke ændre i felterne i øverste linie. Klik på Pilen og vælg Home Club. I feltet ud for Home Club skrives dit klubnavn. Gå til næste billede. Nu skal Templaten gemmes Klik på Save for at gemme Templaten. Klik på i nederste højre hjørne af søgebilledet for at udføre søgningen. Resultatet bliver vist i et nyt billede.
- 11 - Rette eller slette en eksisterende skabelon - Template Du kan kun rette eller slette de Templates, du selv har oprettet. Der findes også Globale Templates, der kan benyttes af alle brugere, men det kræver Administratorrettigheder at ændre eller slette Globale Templates. Rette en Template Find den Template du vil rette og foretag de ændringer i du måtte ønske. Klik herefter på Update. Slette en Template Find den Template du vil slette. Klik herefter på Delete.
- 12 - Udskrivning af lister - Print List Ved hjælp af Print List funktionen er det muligt at udskrive lister fra databasen kombineret efter egne valg. I Print List funktionen kan der også gemmes Templates. Det første billede i Print List funktionen er næsten magen til billedet, der benyttes til Advanced Search. Perform Search knappen er blot ændret til Continue >>. Sådan åbnes Print List: Klik på Print List og i det første billede vælges den persongruppe og de søgekriterier, der skal danne grundlag for listen. Husk at du kan benytte en Template i dette billede. Når du har valgt persongruppe og søgekriterier Klikker du på Continue >> i nederste højre hjørne og dette billede vises er vises på næste side:
- 13 - Marker de ønskede felter med Tjektegn (Klik i dem med musen Tjektegn fjernes igen med Klik med musen). Til venstre for felterne med tjektegn kan du angive et tal, der afgør i hvilken rækkefølge kolonnerne vil blive vist i udskriften. I dette eksempel bliver listen sådan her: Used Name Host Club YEP Number YEP Team Email Address Bemærk at Travel Plan* kun kan benyttes alene Den benyttes kun af Travel Agents og af personer, der modtager de unge ved ankomst i lufthavne. Klik på Continue >> for at gå til næste billede, der vises på næste side.
- 14 - Her vises resultatet af dit valg på forrige side: Hvis der ikke vises nogle navne, så er der ingen personer, der passer til dit søgekriterium. Benyt << Back knapperne til at komme retur til det første billede i Print List funktionen, hvor du valgte søgekriterier. Du har nu 2 muligheder for at få en liste med data: Du kan via Eksport >> knappen få en tekstfil, der kan importeres i et regneark (Der findes en manual på rotary-yep.net, der viser hvordan du importer data til et regneark) eller du kan få din liste som en PDF fil via Print List >> knappen. Det sidste kræver, at du har installeret Acrobat Reader på din pc. Udskrift af en enkelt persons data. På General Fanen på studenter og øvrige persontyper findes en Print knap. Klik på den og data vises i nyt billede.
- 15 - Opdatering af aktuelle Host Student Families Indledning til Host Student Families Som Club Counsellor er du ansvarlig for, at alle Outbounds og Inbounds tilknyttet din klub løbende bliver tilføjet oplysninger om Host Student Families. Du har rettigheder til at oprette / ændre / slette alle Host Student Families. En Host Student Family kan dog ikke slettes, så længe de er tilknyttet en student som kontaktperson. Home Student Families tilføjes af Chairman og af District Counsellors. Sådan tilføjer du en Host Student Family som Contact Du skal først sikre dig, at den aktuelle Student Family er oprettet i databasen. Det gør du ved at søge efter familien via Search funktionen. Husk, at en Home Student Family kan tilknyttes en anden student som Host Student Family. Hvis familien allerede findes, skal du sikre dig at de indtastede data er de aktuelle. I modsat fald indtastes de korrekte data, og der sluttes af med at Klikke på Save. Hvis den aktuelle Host Student Family ikke findes, skal den oprettes. Se vejledning næste side.
- 16 - Opret ny Host Student Family Du skal først sikre dig, at du mindst har følgende oplysninger: Navn E-mail (har du den ikke, kan midlertidig e-mail benyttes temporary@rotary-yep.com) Country District Club Du opretter en ny Host Student Family ved at Klikke på User under Admin i Sidemenuen og følgende billede kommer: Vigtigt HUSK at vælge Student Family Her skrives navn Fornavn Efternavn fx Lars Hansen. Her skriver du familiens e- mail adresse. Har du den ikke, kan du tildele en midlertidig ved at Klikke på Pilen til højre for feltet. Slut af med at Klikke på Save og familiens billede åbnes i et pop-up-vindue. Se Familiens billede på næste side.
- 17 - Student Family: Familien tildeles automatisk samme Country District - Club Name, som du selv har. De skal ikke ændres, hvis familien er Host Student Family for en af dine Inbound Students. Hvis det drejer sig om en Host Student Family, som du skal tilknytte din Outbound Student, så skal du ændre Country, District og Club Name til det samme som din Outbound. Det gør du ved først at vælge ny Country derefter District og til sidst Club Name. I Districts vises kun de Districts, der hører til det valgte Country. I Club Name vises kun de klubber, der hører til det valgte District. Skulle det ønskede District eller den ønskede Club ikke blive vist som valgmulighed, skal du kontakte din District Counsellor eller Chairman. Tilføj øvrige relevante oplysninger og Klik på Save. Herefter lukker du vinduet ved at Klikke på knappen Close eller på det røde kryds i øverste højre hjørne. Bemærk format på postnr. og telefonnr. På næste side beskrives, hvordan du tilknytter en Host Student Family til en af dine studenter.
- 18 - Tilknytte en Host Student Family som Contact til en student Du skal først finde den aktuelle student. Benyt YEP Search eller søg på studentens navn via en af de andre søgemuligheder. Sådan ser en students billede ud Klik på Contacts fanen og følgende billede vises. Se næste side.
- 19 - Contacts Fanen på studenten På Contacts fanen tilknyttes alle de officielle kontaktpersoner en student har. Alle Host Student Families indtastes af Club Counsellor. I nogle tilfælde vil den første Host Student Family blive tilknyttet af Chairman på Inbounds. Sådan tilknytter du Contacts til dine studenter. Klik på den aktuelle students Contact Fane, og dette billede vises: 1. Under Type vælges der mellem Host eller Home kontakter 2. Under Contact Role vises rollen, som kontakten har i forhold til studenten 3. Under User Type vises kontaktens type i databasen. Forkortelser: CM Chairman DC District Counsellor ADC Ass. District Counsellor CC Club Counsellor PO Protection Officer SF Student Family Hvis du Klikker på et navn, åbnes kontakten i et nyt pop-up-vindue, og alle oplysninger på vedkommende vises.
- 20 - Her vises hvordan en kontaktperson udvælges 1. I Type vælges Host Klik på den Pilen og vælg Host 2. Contact Role bliver automatisk sat til Student Family 3. I User Type vælges Student Family 4. I Full Name vælges den Host Student Family, der skal tilknyttes studenten. Dit valg skal se sådan her ud: Klik herefter på Save og den valgte familie tilknyttes studenten.
- 21 - Tilknyt en anden User Type fx Club Counsellor som Host Student Familiy Systemet giver mulighed for at tilknytte øvrige User Types som Host Student Family på en student. I det følgende eksempel tilknyttes en Club Counsellor som Host Student Family. I mange tilfælde bor en student hos deres Club Counsellor i den første tid, efter de er ankommet. 1. I Type vælges Host Klik på den Pilen og vælg Host 2. Contact Role bliver automatisk sat til Student Family 3. I User Type vælges Club Counsellor 4. I Full Name vælges den Host Student Family, der skal tilknyttes studenten. Dit valg skal se sådan her ud: Klik på Save for at tilføje Club Counsellor som Host Student Family. Her vises resultatet: Club Counsellor Knudsen er nu tilknyttet studenten som Host Family. Klik på Remove knappen for at fjerne en Host Family.
- 22 - Perioder hos Host Families Du kan oprette de perioder studenten skal bo hos familierne. (Studenten har også mulighed for selv at se disse perioder i databasen). Som du kan se er der allerede opdateret perioder på 2 Host Families. Du skal nu tildele en periode til den sidste familie: Janni og Bjarne Geertsen. Klik på Host Family og dette vindue åbnes: Indtast aktuel Start Date: og End Date: i det viste datoformat. Klik herefter på Save og derefter på Close. Vinduet lukkes og Host perioden opdateres på den aktuelle Host Familiy. Sådan ser resultatet ud: Bemærk - Hvis du ønsker at ændre en dato, skal du klikke på Host Family igen. Ovenstående vindue åbnes. Ret dato og klik på Update og derefter Close. Datoer opdateres på studenten. Der er nu tilknyttet 3 Host Student Families. Den aktuelle er markeret med en Sort Prik Denne markering skal være altid ud for den, studenten bor ved lige nu. Du flytter den Sorte Prik ved at klikke i Cirklen ud for den aktuelle Host Family.
- 23 - Bemærk Det er muligt at anvende Host Student Families på tværs af klubber fra samme distrikt. Det kan også lade sig gøre at tilknytte en Club Counsellor fra en anden klub i dit distrikt som Host Student Family for en student tilhørende din klub. Hvis du markerer Show All ved at Klikke i feltet med musen. Vil alle i den valgte User Type fra dit distrikt blive vist. For at se dem skal du Klikke på den Lille Blå pil i Full Name. Klik på det ønskede navn. Klik på Save for at tilknytte Arne Siezing som Host Family.