19.03 1 Bestyrelsesmøde tirsdag den 5. marts 2019 kl. 17.00 Deltagere: Formand Dan Christensen Næstformand Bendt E. Nielsen Sekretær Peter Kragballe Bestyrelsesmedlem Karin Jørgensen Bettina Grumsen Anders Nielsen afbud ^ Henning Winther Direktør Anders Rønnebro Dagsorden: 1. Godkendelse af dagsorden 2. Protokol 3. Revisionsprotokol 4. Byggeri 5. Indstilling til Dispositionsfonden a. Afd. 65, Æblelunden etape II. Tilskud til dækning af udgifter ifm. afsatte udgifter skema C b. Afd. 27, Mølleparken II. Tilskud til dækning af lån samt udgifter til sammenlægning af afd. 27 og 34. 6. Budget 2020 7. Planlægning af afdelingsmøder 8. Initiativpris 9. Udvalg 10. Nyt fra administrationen 11. Eventuelt 1. Godkendelse af dagsorden Dagsordenen blev godkendt. 2. Protokol Fra mødet den 5.2.2019 blev godkendt. 3. Revisionsprotokol Der var intet nyt.
19.03 2 4. Byggeri Dan Christensen gennemgik status over igangværende projekter og projekter under forberedelse. Afd. 65-2 Status på 1 års gennemgang. Alle indvendige mangler skulle udbedres i uge 8, hvor beboerne er varslet. Torntoft og Mortensen nåede ikke helt igennem, men aftaler selv de sidste mangler med beboerne. Status på overgang til fjernvarme. Der planlægges møde med afdelingsbestyrelsen i marts måned. Afd. 67 Risskovbrynet Der forventes aflevering 1.11.2020. Afd. 66-1 Skæring Bæk Der forventes aflevering 1.10.2020. Afd. 24 Skovgårdsparken Vores krav overfor MT Højgaard A/S mht. udskiftning af MGo pladerne er imødekommet. Afd. 100 Bindesbøll 3 prøvelejligheder er planlagt færdiggjort inden sommerferien. Afd. 4 Skovvangsvej Der planlægges at Kommunen får forelagt 2 alternative forslag, hvor man forsøger at få et kort møde med stadsarkitekten for en endelig beslutning. 5. Indstilling til Dispositionsfonden Anmodning fra: Økonomiafdelingen Indstilling om: Afd. 65 Æblelunden etape II. Tilskud til dækning af udgifter ifm. afsatte udgifter skema C I forbindelse med afslutning af skema C, blev der afsat for omkring 2 millioner kr. til diverse udgifter. Når der skal afsættes så mange penge, er det vigtig man rammer så rigtig som muligt, og tilsynet skal til sidst godkende, at pengene er brugt til det, de er afsat til. Hvis man får afsat for mange penge, skal man til at regulere i skema C, så derfor er det vigtig, man ikke får afsat alt for meget. I denne sag er der et underskud på kr. 238.673,- som søges dækket af Dispositionsfonden. Tilsynet kræver underskud dækkes af boligorganisationen, og de tillader ikke, at vi overfører underskuddet til afd. 65 Æblelunden. I forbindelse med udarbejdelse af skema C, var der plads til at afholde udgifterne til varmepumpehus, tilskud grundkøb samt udgift til DGNB, så disse udgifter er tilbageført til Dispositionsfonden 23/2 2018 i alt kr. 3.466.452,50 (Organisationsbestyrelsen havde bevilliget tilskuddet, men såfremt det viste sig, at man kunne afholde det i byggesagen, skulle vi det). Indstillingen blev godkendt Anmodning fra: Økonomiafdelingen Indstilling om: Afd. 27 Mølleparken II. Tilskud til dækning af lån samt udgifter til sammenlægning af afd. 27 og 34
19.03 3 Efteråret 2018 vedtog repræsentantskabet, at afdeling 27 Mølleparken skulle sammenlægges med afdeling 34 Mølleparken. Overdragelsesdato er 1/1 2019. I forbindelse med at afdeling 27 blev udskilt fra afd. 34, var der en restgæld på et lån, dette lån blev overdraget til afd. 27 og som svarede til værdien af grunden. Afdeling 34 fik ikke penge for grunden i 2014, men fik bevilliget et driftstilskud, da afdelingen havde en indtægt på lidt over en halv million pr. år i forhold til det institutionerne betalte i husleje, og holdt op mod de udgifter der var. Da afdeling 34 ikke fik penge for grunden i sin tid, beder vi Dispositionsfonden dække udgiften på dispositionsfondslån på 105.266 kr. Samtidig søger vi om tilskud til dækning af udgifter til advokat, tinglysning og landinspektør for at få tinglyst skøde mv. i forbindelse med skøde skal tilbage til afd. 34. Forventet udgift 70.000 kr. I alt søges der om tilskud på kr. 175.266. Såfremt hele eller dele af afdelingen sælges, skal evt. tilskud fra boligorganisationen tilbagebetales. Boligorganisationen forbeholder sig ret til at tinglyse nærværende betingelser. Indstillingen blev godkendt 6. Budget 2020 Tina Jensen gennemgik boligorganisationens budget for 2020 med kommentarer for bestyrelsen samt følgende rentesatser: Afdelingernes mellemregning 2% Afdelingernes bonusrente 0% Forrentning af egenkapital 3% Dispositionsfond 3% Mellemregning AARHUSbolig 1% Dispositionsfondslån 2% Gamle boligorganisationslån 4%-6% Variable boligorganisationslån forrentes med 4% Råderetssager forrentes med 5% Byggesager i selskab 6 og 7 forrentes med 2% Forrentning af forskudstræk på landsbygge Fondsmidler ( træk på højst 5 år) 4% Administrationsbidrag pr. afdeling kr. 35.000 Pr lejemålsenhed - 3.053 Stigning i % 0 Pr lejemål erhverv - 4.209 Bestyrelsen takkede økonomiafdelingen for et godt arbejde og godkendte budgettet for 2020 7. Planlægning af afd. møder 2019 Bestyrelsen gennemgik afdelingsmøderne for 2019 og fordelte afdelingsmøderne. 8. Initiativpris Bestyrelsen uddeler ikke initiativprisen for 2019. Der er nedsat et udvalg bestående af Bettina Grumsen, Karin Jørgensen og Henning Winther mhp. at se på nye kriterier for uddeling af en pris.
19.03 4 9. Udvalg Kursusudvalg Henning Winther orienterede om nye former for kurser i fremtiden for afdelingsbestyrelserne bla. Bestyrelsesuddannelse. Kursusudvalg Bendt Nielsen orienterede om kursus i afholdelse af afdelingsmøde. 100 års jubilæum Dan Christensen orienterede. Invitationerne til festen den 13. april bliver udsendt 11.3.2019. Aarhus vest Herredsvang Dan Christensen orienterede om den boligsociale indsats, hvor der er mulighed for at tilføre selskabet yderligere huslejekroner Afd. 37, 38 og 39 Peter Kragballe orienterede om regnskab 2018, hvor der er store besparelser i forhold til det budgetterede på konto 114 og 115. Visitationsområder Dan Christensen orienterede om nyt visitationsområde i post nr. 8210. Status vedr. legio nella tal i afd. 74 Dan Christensen orienterede. Afd. 25 Anders Rønnebro orienterede om økonomisk helhedsplan for afd. 25. 10. Nyt fra administrationen Anders Rønnebro orienterede om: Henvendelse fra Datatilsynet vedr. klage fra beboer over logning af nøglebrik. Redegørelse er afsendt fra vores advokat til Datatilsynet. Afdelingerne bliver orienteret om ændringer i bl.a. klagesagsbehandlingen på grund af Databeskyttelsesforordningen. Styringsdialog 11.3 med Aarhus Kommune. Afdelingsbudgetter 2020 er ved at være klar. Forslag fra regeringen om tildeling af ledige boliger fra intern/extern venteliste. Udvidet indvendig vedligeholdelse bliver afviklet pr. 30.4 2019 jf. tidligere orientering til repræsentantskabet. 11 Eventuelt Arkivudvalg Peter Kragballe orienterede om AAB arkivet.
19.03 5 BL 100 år Henning Winther om tiltag i forbindelse med BLs 100 års jubilæum i juni 2019. Næste møde i bestyrelsen er den 9. april 2019 Peter Kragballe Referent