Arbejdsblad 27. maj 2010 A312 Indhold 1 Projektplanlægning 1 2 Samarbejdet i gruppen 3 3 Samarbejdet med vejlederne 5 1
Procesanalyse 1 Projektplanlægning I projektarbejdet har vi benyttet Google kalender som kalender, Google SVN til versionsstyring og Google Wave til referater af møder, samt anden information. LaTeX har vi brugt til at skrive i og tavlen har vi brugt til at skrive ting som dagsorden og ligende op på. Disse værktøjer har bidraget til en strukturering af møder og rapporten. Vi har haft en dagordenen til hvert møde som skulle sikre, at vi fik gennemgået de punkter, vi gerne ville diskutere. Gruppearbejdet har bestået af inddeling i mindre grupper og individuel arbejdsdeling. Google SVN brugte vi i stedet for universitets egen versionsstyring, hvilket vi kun har fået positive ting ud af. Vi har haft en rollefordeling, hvor der har været en sekretær, en ansvarlig for kalender, en ansvarlig for google wave, en der står for LaTeX, en ansvarlig for at tage kontakt til vejleder og en der er ansvarlig for dagsordenen. Vi har ikke haft en projektleder, men nogle gruppemedlemmer syntes at især to fra gruppen af og til har virket dominerende. Vi brugte LaTeX til at skrive selve rapporten i, vi havde en fil for hvert kapitel som blev inkluderet i vores hovedfil. Vi har haft svært ved at finde en fast problemformulering. Det har medført, at det har været svært at komme igang med de forskellige afsnit i rapporten. Det var først til sidst, vi fik lavet den endelige problemformulering. Vi har været meget dårlige til at lave projektplanlægning, da vi ikke engang har lavet en tidsplan. Grunden til dette er, at vi ikke har haft overblik over projektet som et færdig produkt. Senere i projektet fandt vi ud af, at det var en god ide at skrive arbejdsopgaverne op på en tavle, på den måde havde alle i gruppen overblik over, hvad de andre var i gang med og hvilke opgaver man kunne begynde på. Vi er overbeviste om, at dette har styrket arbejdsmoralen, da man kunne se at rapporten rykke sig. Nogle i gruppen mener ikke vi brugte Google Wave nok, især i slutningen af projektet, hvor nogle føler man kunne skrive noget, og det så aldrig blev læst af andre. Sekræteren mener heller ikke af nok af gruppemedlerne læste referaterne igennem. Google kalender var et rigtig godt værktøj, som vi ikke blev gode nok til at udnytte det, det eneste der faktisk stod på kalenderen var det møde vi havde hver onsdag med vores hovedevejleder, og så vores status møde om mandagen. Vi burde have været meget bedre til, når arbejdsopgaver blev delt ud, at skrive dem på kalender også, samt skrive på hvornår gruppemedlemmer var forhindret i fremmøde. LaTeX har vi været rigtigt glade for, da vi har været i stand til at dele projektet op i flere filer, har det været nemt at dele gruppen op i mindre grupper og arbejde for forskellige dele. Det eneste problem vi har haft med LaTeX er at flere i gruppen fik nogle kompilerings fejl, som vi ikke kunne forklare, hvilket resulterede i kun to fra gruppen kunne kompilere til sidst. Dette har dog ikke været nok til at ødelægge vores opfattelse af LaTeX, og vi regner med det har 1
været en fejl fra vores side, så vi håber det ikke kommer igen i næste projekt. Google SVN har vi oplevet at være nemmere at sætte op på computeren og vi har aldrig haft server problemer. På universitets SVN har flere været træt af at man hver gang man ville opdatere, skulle man taste sit kodeordet ind igen, hvilket ikke er tilfældet med Google SVN som godt kan huske kodeordet, hvilket er utrolig dejligt når man når op på 800 revisions. Tavlerne i vores gruppelokale har vi haft rigtigt meget gavn af, vi har haft fem tavler, og kunne have brugt flere hvis vi fik lov. Vi skrev alle de vigtigste arbejdsopgaver op på tavlen, så gruppemedlemmerne kunne gå op og skrive sig selv på når de gik i gang med at arbejde på dem. Vi brugte meget en opsætning hvor opgaverne stod opskrevet i tabel form, hvor vi har haft en kolonne med opgaverne, en med hvem der har rettet opgaven igennem, en med status over opgaven og en med kommentarer. Det har været nemt og overskueligt at finde rundt i, vi førsøgte i starten at føre det samme system på Google Wave, men uden den samme sucess. At ikke have en bestemt projektleder er noget vi har været glade for da der ikke har været en enkelt person som havde retten til at bestemme. Vi har i stedet brugt diskussion til at finde frem til hvad der var rigtigt, men i enkelte tilfælde har vi ikke kunne blive enige og har valgt at bruge afstemning til at afgøre diskutionen. Vi har derfor brugt demokrati som vores ledelsesform. De to fra gruppen der af og til virkede dominerne, mener gruppen har været til fordel det meste af tiden, da de har kunne sætte skub i diskussioner der har kørt i ring, og været med til at sætte folk i gang hvis det er gået lidt for langsomt, de har dermed været med til at tage intiativ og sikre at projekt kom videre. Men det er sket i nogle situationer af det har taget lidt overhånd så nogle i gruppen mener det har virket som om de ikke længere havde den ønskede inflydelse. Dette har også været noget der blevet taget op til en enkelt gruppemøde, har de to blevet gjort opmærkesomme på det. De i gruppen der ikke har været dominerende mener dog også de selv har været en del af problemet, da de ikke altid selv har været gode til at komme på banene i diskussioner, og ikke rigtigt har førsøgt at tage styringen. Vi forsøgte fra starten at prøve at få en problemformulering på plads, men det lykkedes ikke som ønsket. Vi forsøgte med flere forskellige vinklinger på problemet, for til sidst at finde frem til den endelige, men selv da denne var fundet havde vi problemer med strukturen på vores problemanalyse samt problemer med at få beskrevet det initierende problem ordentligt. Alt dette har medført vi kom alt for sent i gang med mange dele af projektet da det var svært at tilrette lægge hvilke dele der skulle laves før vi vidste præcist hvad vores problem var. Så modsat vores ønske som oprindeligt var have en problemanalyse næsten på plads efter en månede, havde vi den først næsten på plads da projekt perioden næsten var slut. At vi ikke har været så gode til at planlægge projektet har medført at der lå meget arbejde i slutningen af projektet. Vi prøvede i starten at forhindre dette ved at have en tidslinje med de største mål, som for eksempel hvornår vores problemformulering og problemanalyse skulle være færdige, og til hvilken dato hele projektet skulle være klar til rettelser. Men da problemanalysen skred, som beskrevet tidligere, var det som om vi helt glemt tidslinje, hvilket førte til vi 2
ikke rigtigt havde nogle deadlines for de forskellige dele af projekt. Dette var et problem da vi fik en rodet overordnet struktur på vores projekt, og derfor brugte meget tid på at omskrive afsnit, flytte dem rundt i projektet og tilpasse dem. Alt dette har været med til at trække den samlede kvalitet af projektet ned, da vi ikke havde nær så meget tid som vi kunne havde haft til reelt, at koncentrere os om at gå i dybten med afsnittende. Hvordan vi får de sidste gruppemedlemmer mere på banen har vi ikke nogen konkret løsning på. Man kunne prøve at bede de to der var dominerende om at være mere passive i diskutioner, men vi mener ikke dette er løsningen, da diskutioner da ofte ikke vil komme nogle vejne. Derfor mener vi ikke at dette vil være en løsning. Styringsformen demokrati har dog virket godt, og vi vil helt klart bibeholde denne. Vi vil lave en liste med arbejdsopgaver, deres status, og hvem der arbejder på dem fra starten af projektet. Dette vil være med til at sikre at vi kommer godt igang med projektet, at vi får lavet noget, og at vi føler dette. Et vigtigt mål for næste projekt vil være at få dette til at køre, også i starten af projektet, selvom der ikke er nogle lige så konkrete arbejdsopgaver. Vi har været glade for vores værktøjer, så vi vil nok fortsætte med at bruge disse. Og sikkert endda udvide brugen af nogle. Især Google kalender vil vi benytte mere til begivenheder der ikke sker hver uge, som f.eks. gruppearbejde, eller deadlines for arbejdsopgaver. Vi kan ikke forestille os at gå væk fra brugen af LaTeX, og vil helt sikkert benytte det i næste projekt også. Sammen med SVN har det gjort det utrolig nemt at flere til at skrive på projektet på en gang. Vi ser heller ingen grund til at skifte fra at bruge Google SVN, da denne har virket rigtig godt. Vi vil have meget hurtigere og bedre styr på vores problemformulering. Dette vil vi gøre ved at tage fat i et konkret problem, og arbejde ud fra at løse det, i stedet for at vælge et emne, og finde et problem der passer til. Dette skulle også hjælpe til at give rapporten en naturlig kontekst. Vi vil lave en bedre tidsplan, der dækker hele projektet. Dette vil give os et bedre overblik over projektet. Vi vil desuden, hvis det skulle ske at tidsplanen skred, revurdere den i stedet for helt at glemme den. Selve problemet med at tidsplanen skred kan krediteres andre problemer vi har haft, som f.eks. den tidligere nævnte manglende problemformulering og mangel på en konkret liste af arbejdsopgaver. 2 Samarbejdet i gruppen Samarbejdet har for det meste gået godt. I starten af projektet snakkede vi om vores fælles erfaringer fra det tidligere projekt, hvilket senere blev ført til en samarbejdsaftale. Vi lavede samarbejdsaftalen således at vi ikke var i tvivl om hvad der skulle gøres ved forskellige situationer. Der har ikke været nogen straf for at komme for sent. Det har været den enkeltes eget ansvar selv at møde, så hvis man ikke møder, får man ikke udbytte af mødet. Der står dog i vores samarbejdsaftale, at man skal skrive til to fra gruppen, hvis man er mere end 3
15 minutter for sent, hvilket for det meste har virket. Vores samarbejdsaftale har fungeret som et værktøj til at takle problemer og hvordan gruppen skal forholde sig i forskellige situationer. Vi har valgt, at skrive den på vores google wave, så vi senere kan vende tilbage til den. Et andet problem var at en fra gruppen, ikke brød sig om at arbejde i grupper. Endvidere følte gruppen, at diskutionerne med personen ikke førte os frem mod en løsning, men blot kørte i ring og var spild af tid. De andre i gruppen diskutere om, personen skulle ud af gruppen, men personen valgte selv at gå ud af gruppen. Vi havde især mange diskutioner om hvordan gruppearbejdet skulle foregå, personen der gik ud mente at møder og krisemøder skulle planlægges 48 timer før. Dog var alle andre meget uenige med at gøre dette på den måde, da der kunne dukke noget op som man ikke havde forventet. Dette er kun et eksempel på en lille ting, personen ikke var enige med resten af gruppen i, hvordan dette skulle håndteres, som personen så gjorde et stort nummer ud af. Det gav en dårlig stemning i gruppen, da vi gerne ville igang med projekt. Vi holdte et statusmøde i gruppen hver mandag, hvor vi snakkede om, hvad der skulle ske i denne uge. I starten havde vi ofte en ordstyrer, som styrede diskutionen, dette gik vi dog fra senere. Grunden til at vi stoppede med at have en ordstyrer var, at efter et medlem af gruppen gik, havde vi ikke nogen problemer med dette. I starten snakkede vi bare om det, vi mente var relevant, men senere fik vi lavet en dagsorden til hver møde. Dagsordenen gjorde at mødet blev mere struktureret og var generelt noget vi alle var glade for. Vi har ikke gjort noget særligt for motivere hinanden i gruppen, dog har de, som har styret projektet fortalt andre i gruppen, at de burde arbejde, når de sad og lavede noget useriøst. Vores arbejdsindsats har været meget svingene, da vi har valgt at tillade at have lange pauser. De lange pauser var et bevidst valg, da vi ville sikre, at der også var plads til at slappe af. Det skulle også fungere som en motiverende faktor. Dette har ikke altid fungeret efter hensigten da pauserne af og til er blevet for lange. Vores gruppearbejde har fungeret godt, da vi i de små grupper har kunnet hjælpe hinanden med at skrive de komplicerede afsnit. I andre tilfælde har det været smartere at arbejde enkeltvis. Men vi har dog haft problemer med, at folk ikke har mødt til tiden. Dette kan være pga. at folk ikke kan stå op til tiden. Vi er sikker på, at dette ikke bliver et problem i fremtiden, når folk ikke er afhængig af busser og da vi på datalogi kommer til at bo tættere på universiteten. Alle deltager til vores møder, men der er selvfølgelig nogen, der siger mere end andre. Vores samarbejde, hvor vi har arbejdet i små grupper, har fungeret rigtig godt, så det vil vi blive ved med. Vi vil vende tibage til vores samarbejdsaftale løbende for at sikre, at vi får det fulde udbytte ud af den. I Samarbejdsaftale har været gemt lidt væk og ikke brugt i hverdagen. Ved at vende tilbage til samarbejdsaftale, vil den kunne blive brugt mere. 4
3 Samarbejdet med vejlederne Vi har valgt at have møde to gange om ugen fast, hvoraf det ene møde har været et hovedevejlederen møde, og det andet har været et møde med gruppen, der ud over har vi haft møder med vores bivejleder efter behov. Vi har op til hvert møde haft en fast dagsorden, som vi har holdt os til. Det sidste punkt på dagsordenen var Evaluering, punktet kom på dagsorden fordi vores vejleder mente det var en god idé. Vi har brugt evalueringen til at finde ud af og vi har fået fuldt udbytte af mødet. Selvom vi altid var enige om at vi havde fået masser ud af mødet synes vi stadig at punktet var en god idé, da det jo ikke var en selvfølge. Vi lavede en aftale med vejlederne om at vi skulle sende det materiale vi ville have rettet igennem 2 dage før mødet, så vejlederne havde tid til at rette det ordentligt igennem. Aftalen fungerede helt udmærket, ud over at vi blev forsinket et par gange, og ikke fik sendt det til tiden. Vi har haft stor glæde af vores hovedvejleder, der har givet os konstruktiv kritik løbende og hjulpet til strukturen af afsnittene, samt hjulpet os med kompliseret dele af projektet. Der er enkelte fra gruppe der har oplevet at få mere ud af vores bivejleder end, de tidligere har gjort. Bivejlederen har vi brugt til den kontekstuelle del af rapporten. Andre i gruppen som var i en anden gruppe tidligere, oplevede samme niveau fra bivejlederen. Vi har ikke haft så mange møder med vores bivejleder da vi hovedesageligt påbegyndte den kontekstuelle del i slutningen af projektet. Set i bakspejlet burde vi nok have startet tideligere på den del af rapporten, for at udnytte vores vejleder bedre. Til vejledermøderne har vi gennemgået det, vi har sendt til vejlederne. Dog har vi været for dårlige til at læse udkastet til vejlederen igennem, hvilket har været vores fejl alene. På trods af det mener vi, at vi har fået meget ud af vores møder, hvis dette ikke havde været tilfældet, kunne vi have diskuteret dette under punktet evaluering. Vi burde have brugt meget mere netop på at læse rapporten mere igennem. Vi burde havde gjort det på grund af, at vi havde mange fejl som slåfejl og manglede kommaere, alle sammen ting som vi kunne have undgået ved gennemlæsning. Vi blev i løbet af projektet bedre til at gennemlæse, hvilket det er vores opfattelse af vores vejleder satte pris på. Forventningerne til vores vejledere har været at vi forventer de læser det vi sender igennem og kommer med konstruktiv kritik, som vi kunne drage nøtte af. Vi mener da også at vores vejledere har været rigtigt gode på dette punkt, i sær nogle fra gruppen oplevede at have meget mere nytte af hovedevejlederen i dette projekt, da de mener at hovedevejleden, ikke var mange for at sige sin klare mening, i modsætningen til et tideligere projekt, hvor vejlederen var meget tilbageholdene. De og også resten af gruppen har været glad for begge vejlederende har været så direkte, da vi ikke fået noget ud af at alt bliver pakket pænt ind. Derfor er vi enige i gruppen om at, den meget direkte vejledning er langt bedre. Det skal dog siges at vores hovedevejleder har været mere direkte end vores bivejleder, men ikke i en sådan grad at vi føler vi ikke har fået lige så meget ud af vores bivejleder. 5
Vi vil være bedre til at læse udkastet til vejlederledermødet gennem, inden vi sender det. Dette vil gøre, at vi kan fokusere på vigtigere fejl til mødet i stedet for stavefejl og slå fejl. Da vi har været meget tilfredse med vores to vejledere, vil vi ikke stille yderligere krav til vores vejledere fremover. Vi forventer, at vi fremover vil få kritik af, hvad vi har skrevet, vil kunne få ugelige møder og hjælp, hvis vi har problemer. 6