Levering af dagligvarer for visiterede borgere Kravspecifikation 2014
1 Kravspecifikation I det følgende beskriver Social & Ældre hvilke krav, der stilles til leverandører, der ønsker at leverer dagligvarer til visiterede borgere i eget hjem og på kommunens områdecentre (plejecentre). Opgaven består i: - Modtagelse af borgernes bestilling af dagligvarer (fra borgeren selv eller via plejepersonale) - Indkøb af dagligvarer, herunder plukning og pakning - Levering af dagligvarer hos borgeren - Påpladssætning af varer efter nærmere anvisning dog kun visse borgere visiteret til netop denne ydelse - Afregning med borgere for varens værdi - Afregning med Vejen Kommune for bestilling, levering og evt. påpladssætning I henhold til 83 i Lov om social service har kommunen pligt til at sørge for, at der tilbydes hjælp til personlig og / eller praktisk hjælp i hjemmet til borgere, der ikke selv kan udføre disse opgaver på grund af nedsat fysisk eller psykisk funktionsevne eller på grund af særlige sociale problemer. Bestilling og indkøb af dagligvarer er en del af praktisk hjælp. Primo 2014 var der følgende antal borgere, der fik hjælp til indkøb af kommunen: Område Antal Borgere visiteret til indkøb (heraf borgere på plejecenter) 365 (87) Heraf kommunal leverandør 280 Heraf private leverandører 55 Heraf Brugsen i Brørup 30 Det skønnes, at ca. 80 pct. af samtlige visiterede borgere får leveret ugentligt. Ca. 40 pct. af borgerne som får leveret dagligvarer skønnes ligeledes at skulle have hjælp til bestilling / modtagelse af varer og sætte varerne på plads. 2
2 Indhold og omfang af ydelsen Hjælp til indkøb tilbydes 1 gang om ugen. Hjælp til indkøb ydes på hverdage i dagtimerne. Ønsker borgeren at benytte et evt. tilbud fra leverandørens side om levering mere end én gang ugentligt, påhviler udgiften hertil borgeren. Opkrævning af denne udgift er et mellemværende mellem leverandøren og borgeren. Ydelsen kan ses som et kontinuum, hvor A løsningen er den mest selvhjulpne og B løsningen er den mest plejekrævende løsning. A løsning: Borgeren ringer op eller ringes op - på en nærmere aftalt ugedag, hvor borgeren kan afgive sin bestilling Borgeren skal også have mulighed for afgivelse af ordre via web portal (internet) Leverandøren pakker og leverer de bestilte varer til borgeren personligt på dennes bopæl. B løsning: Borger visiteres hjælp til at skrive indkøbsseddel sammen med hjælper. Hjælper videregiver indkøbsseddel til leverandør via internet eller PDA Leverandøren pakker og leverer de bestilte varer til borgeren personligt på dennes bopæl. Hvis borgeren er ude af stand til at tage imod varerne, tilknyttes borgeren leverandørens nøgleordning, så chaufføren selv kan låse sig ind med varerne. Leverandøren stiller alle varer på plads ved leveringen (hvis borger er visiteret til denne ydelse) 3 Modtagelse af borgerens bestilling Vejen Kommune kræver at borgerne har flere muligheder for at afgive bestilling. - Via leverandørens hjemmeside / internettet tast selv (webshop) - Borger ringer selv op eller bliver ringet op af firmaet - i et fast tidsrum. - Via PDA / smartphone / Ipad (antageligt særlig relevant for plejepersonale) Borgeren skal indenfor leverandørens normale åbningstid have mulighed for at afgive bestilling via e-mail, internet, eller telefon. Alternativt ringer leverandøren til borgeren på et fastlagt tidspunkt/dag. Leverandøren er forpligtet til at tilpasse tidspunktet for bestilling i forhold til borgere deltagelse i aktiviteter på dagtilbud, sundheds- og træningscentre. Tidspunktet for bestilling af varer må ikke afskære borgeren fra disse tilbud. Kræver bestilling m.v. via brug af leverandørens IT-løsninger uddannelse af plejepersonalet, påhviler udgiften hertil leverandøren. Udgifter til drift og implementering af leverandørens ITløsninger påhviler ligeledes leverandøren. 3
4 Varesortiment og priser Vejen Kommune ønsker, at borgere i indkøbsordningen har et bredt varesortiment at vælge ud fra således, at der kan tilgodese alle borgere, der er omfattet af ordningen. - Almindelige dagligvarer til supermarkedspriser - Discountvarer - Frostvarer - Bredt udvalg af færdigretter - Sæsonvarer - Håndkøbsmedicin / vitaminer - Ugeblade - Økologiske varer - Fedtfattige varer - Sukkerfri varer - Miljømærkede varer som Blomsten, Svanen o.l. Leverandøren bedes beskrive sit varesortiment (evt. link til katalog). Det er et krav at varerne er friske og lever op til gældende lovgivning, og fødevarer med kort holdbarhed skal ved leveringstidspunktet være så lang tid fra udløbsdato som praktisk muligt (f. eks. brød, kødvarer, mejeriprodukter, frugt og grønt ). Priserne som borgerne afkræves for dagligvarerne skal være på niveau med priserne i øvrige dagligvarebutikker i kommunen. Varesortimentet skal som udgangspunkt være lige så bredt og prismæssigt konkurrencedygtigt som i supermarkederne i Vejen Kommune. Prisen på varerne må maks. være 2 % dyrere sammenlignet med dagligvarer fra almindelige supermarkeder i Vejen Kommune. Leverandører, der leverer varer fra supermarkedskæder mv. skal i videst mulige omfang tage identiske priser med det eller de supermarkeder mv. de aftager varerne fra. Det gælder også tilbudsvarer, dog ikke køtilbud, tilbud med et meget begrænset antal varer herunder specielle tilbudsvarer som supermarkederne ikke vil tilbyde dagligvareleverandørerne til samme pris (grundet negativ avance på produktet) Vejen Kommune vil forbeholde sig retten til at udarbejde stikprøvekontroller i form af uvildige prisanalyser, hvor varepriserne på minimum 50 varer bliver sammenlignet med lokale almindelige supermarkeder. I tilfælde af en prisafvigelse viser sig at være mere end 2 % (dyrere) på den valgte varekurv end gennemsnittet af priserne på tilsvarende varekurv i de almindelige supermarkeder i Vejen Kommune, vil kommunen som udgangspunkt tage kontakt til leverandøren for at bede dem om at justere priserne inden for 14 dage, så de matcher de almindelige supermarkedspriser. Retter leverandøren sig ikke efter de af Vejen Kommune fremlagte prisjusteringer eller viser det sig at leverandøren gentagne gange har opjusteret priserne, og det er blevet påtalt af kommunen, så forbeholder Vejen Kommune sig ret til at iværksætte en prisanalyse ved eksternt analysebureau betalt af leverandøren. Hvis denne prisanalyse viser sig at være negativ, vil kommunen påberåbe sig ret til enten at ophæve aftalen på baggrund af væsentlig misligholdelse, eller bede om at endnu en prisanalyse vil blive foretaget for leverandørens regning osv. 4
Reklamation på de leverede varer skal ske til leverandøren. Såfremt der konstateres fejl i levering, herunder i form af manglende levering, mangler, beskadigelse eller ukurante varer, yder leverandøren erstatning, enten i form af nye varer eller tilbagebetaling efter borgernes ønske. 5 Levering Levering skal kunne foretages på faste ugedage alt efter hvor i kommunen levering skal ske til (eksempelvis torsdag i Holsted-området, onsdag i Brørup området o.s.v.). Borgeren har også ret til at vide om leverandøren kommer om forniddagen eller eftermiddagen. I de tilfælde hvor leveringsdag falder på en helligdag skal leverandøren tilbyde en erstatningsdag, så tættest på den oprindelige leveringsdag som muligt. Leverandøren skal senest 7 dage før helligdage varsle borgerne om ændringer i levering. Nærmere tidspunkt for levering af varer aftales mellem borger og leverandøren. Udsving i leveringstidspunkt kan max være 1 time. Ved varelevering til demente borgere, hvor hjemmehjælpens tilstedeværelse er påkrævet, skal aftales en præcis leveringstid med hjemmehjælpen, udsvingstidspunkt på max 1 time bortfalder i sådanne tilfælde, (vil ske i meget sjældne tilfælde) Enhver leverance til borgeren skal ledsages af en følgeseddel/faktura med angivelse af leverancens indhold. Evt. kassebon. Leverandøren skal til enhver tid overholde gældende lovgivning vedrørende transport af fødevarer kølekæden må ikke brydes. Der henvises bl.a. til Bekendtgørelse 788 af 24. juli 2008 om fødevarehygiejne Akutlevering vil sige levering med 1 dags varsel dvs. levering torsdag efter bestilling onsdag - kun efter visitering fra Social & Ældre. 6 Afregning mellem borger og leverandør betaling for varerne Betaling af varerne er et anliggende mellem leverandøren og borgeren. Betaling skal som minimum kunne foregå via BS (Betalingsservice). Ved manglende betaling skal leverandøren kontakte borgeren for at afklare årsagen hertil. Hvis leveringen ophører grundet manglende betaling skal både borgeren og Social & Ældre orienteres. Borgeren må ikke pålægges gebyrer af nogen art af leverandøren kun betaling for selve varerne. 5
7 Afregning mellem Vejen Kommune og leverandør betaling for ydelsen Hjælp til indkøb af dagligvarer er et tilbud til visiterede borgere. Vejen Kommune betaler udgiften til bestilling, pakning af varerne i butikken og levering til borgerens bopæl. Særskilt afregning med dokumentation herfor fremsendes efter nærmere aftale til Vejen Kommune. I henhold til LBK nr. 798 af 28. juni 2007 om offentlige betalinger mv. samt LBK nr. 354 af den 26. marts 2010 om information i og transport af OIOUBL elektronisk regning til brug for elektronisk afregning med offentlige myndigheder skal alle fakturaer gebyrfrit fremsendes elektronisk på baggrund af det oplyste EAN-lokationsnummer, og skal indeholde følgende oplysninger: Der skal sendes faktura til kommunen 1 x månedlig, umiddelbart efter månedens afslutning med følgende oplysninger: Rekvirent (Navn og adr. på borgeren) Antal og type bestilling, antal leveringer og antal eventuelle tillæg beløb Den pågældende periode (måneden) Alternativ til oplysninger på faktura er et medsendt bilag med de krævede oplysninger, vedhæftet den fremsendte faktura. 8 Krav til leverandørens medarbejdere Medarbejdere der kommer i borgernes hjem (chauffører) skal kunne fremvise en ren straffeattest. Leverandørens medarbejdere skal være velsoigneret samt bekendt med og overholde hygiejniske principper i forhold til opgaveløsningen. Der påhviler leverandørens medarbejdere tavshedspligt, jf. retssikkerhedslovens 43, stk. 2 og 3, omkring forhold, som de i forbindelse med deres arbejde måtte få kendskab til. Denne tavshedspligt ophører ikke ved fratræden eller ved kontraktforholdets ophør. Leverandøren skal sikre, at leverandørens medarbejdere er vidende om, at de ikke må modtage eller give gaver herunder arv eller låne penge til eller af borgeren. Endvidere må leverandørens medarbejdere ikke opholde sig i borgerens hjem uden borgerens tilstedeværelse eller borgerens samtykke. Chaufførerne skal være forsynet med synlig billedlegitimation med navn, billede og leverandørnavn. Billede og tekst skal udformes således at svagtseende kan læse det. 9 Samarbejde mellem Vejen Kommune og leverandør Leverandøren aftaler senest 3 hverdage efter tildeling, dato for start af hjælpen med borgeren 6
Hjælpen startes hurtigst muligt og senest 5 hverdage efter borgerens visitation til indkøbsordningen. Leverandøren udarbejder velkomstbrev til borgeren med diverse nødvendige oplysninger (tlf. for afbud m.v.). 10 Afbestilling og forgæves levering m.v. Fristen for flytning og aflysning af levering er senest kl. 12 hverdagen før den planlagte levering. Afbestilles en levering ikke senest kl. 12 dagen før den planlagte levering, debiteres kommunen for leveringen. Ved forgæves gang ved f.eks. akut hospitalsindlæggelse tager leverandøren alle varer retur. I disse tilfælde betaler borgeren for let fordærvelige varer, mens leverandøren tager øvrige varer retur. I tilfælde af, at varen er udsolgt, skal der leveres en erstatningsvare. Erstatningsvaren skal være så identisk med den bestilte vare som muligt. Varen må ikke være dyrere end den oprindelige vare. I tilfælde af borgers død, ophører aftalen for denne borger med øjeblikkelig virkning. Borgeren har mulighed for at skifte leverandør. Et leverandørvalg træder i kraft fra udgangen af den måned der følger, efter at borgeren har anmodet om at skifte leverandør. Borgeren skal henvende sig til kommunen ved ønske om leverandørskift. Ved forgæves gang kontakter leverandøren visitationen i Social & Ældre. 11 Andet Leverandøren tager mod pantvarer, både enkelte flasker og hele kasser. Pantpriserne er standardpriser, der følger markedet. Returpant afregnes kontant ved afhentning. 7
Bilag - tilbudsliste Dette bilag skal udfyldes af tilbudsgiver Alle felter i kolonnen Pris skal udfyldes af tilbudsgiver. Priserne skal oplyses i danske kroner ekskl. moms. Priserne skal omfatte samtlige direkte og indirekte omkostninger, der er forbundet med den pågældende ydelse. Opkrævning af yderligere gebyrer, afgifter o. lign. vil ikke være muligt. Ydelse Bestilling Pris pr. bestilling: Ved telefonisk kontakt (typisk opringning til borger fra leverandør). Pris Pris pr. bestilling: Ved modtagelse af mail. Pris pr. bestilling: Ved modtagelse via PDA/Smartphone eller via hjemmeside. Levering (inklusiv plukning og pakning) Pris pr. levering uden på-plads-sætning Tillæg for på-plads-sætning af alle varer Tillæg i tilfælde af, at leveringen sker akut