Instruktionsmøder 2013. Sekretærens opgaver

Instruktionsmøder 2013 Sekretærens opgaver

Præsentation for hinanden Navn Klub Hvor længe i Rotary Funktion i klubben i 2013-14 Asbjørn Isaksen, Landssekretær PETS & Instruktionsmøde 2

Hvem er jeg? Asbjørn Isaksen, Landssekretær 63 år, uddannet svagstrømsteknikker, Merkonom i Markedsføring og Civiløkonom i afsætning Arbejdsliv som Adm. Direktør, IT-direktør og webchef, samt deltaget i en del bestyrelsesarbejde med speciale i IT-netværk og fusioner, er nu Landssekretær. Civilstand: gift med Margit og har 2 børn, Mette & Christian, begge bosiddende i Københavnsområdet. Rotary CV: Optaget 1980 i Sæby RK, været præsident 2 gange, sekretær i 7 år, Counsellor i 5 år, CICO i 12 år, samt beklædt alle øvrige bestyrelsesposter i klubben. Deltaget i Distriktsarbejdet og var Guvernør for D1440 i 2011-12 Blev ansat som Landssekretær pr. 1. okt. 2012 Asbjørn Isaksen, Landssekretær PETS & Instruktionsmøde 3

Landssekretariatet Rotary Danmarks Sekretariat v/asbjørn Isaksen Algade 6, 9300 Sæby Tlf.: (+45) 40 456 456 Tlf.: (+45) 3880 4008 E-mail: rds@rotary.dk Ingen spørgsmål er dumme, det er dumt ikke at spørge! HUSK: I er altid velkommen til at ringe til os Asbjørn Isaksen, Landssekretær PETS & Instruktionsmøde 4

Hvad skal vi tale om i dag? Status på dataudvekslingen mellem DK og RI Årets gang som sekretær Sekretærens opgaver www.rotary.dk - Rotary Danmarks Portal Frontend = Nyhedsdelen Backend = Medlemsdelen = lukket del www.rotary.org - Rotary Internationals Portal Saldi systemet - Rotary Danmarks finanssystem Asbjørn Isaksen, Landssekretær PETS & Instruktionsmøde 5

Dataudveksling mellem DK og RI Nøgletal 1. marts 2013 for DK 175 klubber er nu tilsluttede (6952 pers.) 112 klubber mangler Nøgletal for distrikterne 1/3 2013 D1440 33/24/58 (56,90% tilslutning) D1450 35/21/56 (62,50% tilslutning) D1460 32/20/52 (61,54% tilslutning) D1470 48/24/72 (66,67% tilslutning) D1480 27/23/50 (54,00% tilslutning) Er din klub med i dataudvekslingen? Asbjørn Isaksen, Landssekretær PETS & Instruktionsmøde 6

Det kræver kun At klubben får indføjet følgende i vedtægterne: Klubben registrerer data om dens medlemmer i det omfang, det er nødvendigt for at administrere klubben og opfylde Rotary Internationals krav til klubbens medlemskab. Klubbens medlemsdata administreres i Rotary Danmarks medlemssystem, og medlemsdata udveksles elektronisk med RI s database under Rotary Danmarks ansvar. Og at sekretæren sørger for at begge databaser er enslydende inden opstart. Asbjørn Isaksen, Landssekretær PETS & Instruktionsmøde 7

Det kræver kun Teksten findes under At klubben får indføjet følgende i vedtægterne: Downloads nederst i højre side Klubben registrerer data om dens medlemmer i det omfang, det er nødvendigt for at administrere klubben og opfylde Rotary Internationals krav til klubbens medlemskab. Klubbens medlemsdata administreres i Rotary Danmarks medlemssystem, og medlemsdata udveksles elektronisk med RI s database under Rotary Danmarks ansvar. Og at sekretæren sørger for at begge databaser er enslydende inden opstart. Asbjørn Isaksen, Landssekretær PETS & Instruktionsmøde 8

Hvis din klub er hvid er I ikke med Asbjørn Isaksen, Landssekretær PETS & Instruktionsmøde 9

Det gør dagligdagen meget nemmere for dig, hvis din klub er med i dataudvekslingen! Asbjørn Isaksen, Landssekretær PETS & Instruktionsmøde 10

Årets gang træningsåret 2012-13 Marts: Instruktionsmødet (det er lige nu) April: Medlemsdata ajourføres til bog Maj: Bestille Medlemsbøger, (bliver faktureret til kassereren). Maj: Rette medlemsdata på Rotary.org, KUN hvis klubben endnu ikke er med i dataudvekslingen Juni: Få overdraget fra forgænger Asbjørn Isaksen, Landssekretær PETS & Instruktionsmøde 11

Årets gang træningsåret 2012-13 HUSK! Sekretæradgangen til Rotary International siden starter og slutter midnat den 30. juni. Sørg for at klubben har en Excecutive Secretary, denne funktion kan lægges ind for 2 år, således at man ikke risikerer at adgangen eller forbindelser forsvinder. Asbjørn Isaksen, Landssekretær PETS & Instruktionsmøde 12

Årets gang funktionsåret 2013-14 Jun: SAR og kontingent til RI, sendes nu pr. mail. (husk papirafmelding på org) Jul: 15. juli bliver kontingent til RD, distriktet mv. udfaktureret på basis af medlemsantallet pr. 10. juli på rotary.dk (No Mercy) Aug: Send regnskab og beretning til arkiv (Landsarkivar Torben Kronholm Svendsen Trauls@mail.dk) Sep: Deltage i Distriktskonferencen Dec: Kontrollere medlemsdata på RI, KUN hvis klubben endnu ikke er med i dataudvekslingen Dec: Indberette bestyrelse på DK (og på RI hvis klubben endnu ikke er med i dataudvekslingen). Asbjørn Isaksen, Landssekretær PETS & Instruktionsmøde 13

Årets gang funktionsåret 2013-14 Jun: SAR og kontingent til RI, sendes nu pr. mail. (husk papirafmelding på org) Asbjørn Isaksen, Landssekretær PETS & Instruktionsmøde 14

Årets gang funktionsåret 2013-14 Dette flueben skal sætte på rotary.org under Update Club Data Asbjørn Isaksen, Landssekretær PETS & Instruktionsmøde 15

Årets gang funktionsåret 2013-14 Jun: SAR og kontingent til RI, sendes nu pr. mail. (husk papirafmelding på org) Jul: 15. juli bliver kontingent til RD, distriktet mv. udfaktureret på basis af medlemsantallet pr. 10. juli på rotary.dk (No Mercy) Asbjørn Isaksen, Landssekretær PETS & Instruktionsmøde 16

Årets gang funktionsåret 2013-14 Jun: SAR og kontingent til RI, sendes nu pr. mail. (husk papirafmelding på org) Jul: 15. juli bliver kontingent til RD, distriktet mv. udfaktureret på basis af medlemsantallet pr. 10. juli på rotary.dk (No Mercy) Aug: Data Send regnskab og beretning til arkiv Dette flueben skal sætte på rotary.org under Update Club (Landsarkivar Torben Kronholm Svendsen Trauls@mail.dk) Betaler ikke kontingent Sep: Deltage - Honorært i Distriktskonferencen medlem - Gæstemedlem Dec: Kontrollere medlemsdata på RI, KUN hvis klubben endnu Betaler kontingent ikke er med i dataudvekslingen Dec: Indberette - Fritaget fra bestyrelse møde på DK (og på RI hvis klubben endnu - Orlov ikke er med i dataudvekslingen). - Alm. medlem Asbjørn Isaksen, Landssekretær PETS & Instruktionsmøde 17

Årets gang funktionsåret 2013-14 Jun: SAR og kontingent til RI, sendes nu pr. mail. (husk papirafmelding på org) Jul: 15. juli bliver kontingent til RD, distriktet mv. udfaktureret på basis af medlemsantallet pr. 10. juli på rotary.dk (No Mercy) Aug: Send regnskab og beretning til arkiv (Landsarkivar Torben Kronholm Svendsen Trauls@mail.dk) Sep: Deltage i Distriktskonferencen Dec: Kontrollere medlemsdata på RI, KUN hvis klubben endnu ikke er med i dataudvekslingen Dec: Indberette bestyrelse på DK (og på RI hvis klubben endnu ikke er med i dataudvekslingen). Asbjørn Isaksen, Landssekretær PETS & Instruktionsmøde 18

Årets gang funktionsåret 2013-14 Jan: SAR og kontingent til RI Jan: 15. januar bliver kontingent til RD, distriktet mv. udfaktureret på basis af medlemsantallet pr. 10. januar på rotary.dk Apr: Medlemsdata skal være opdateret til medlemsbogen. Maj: Bestille Medlemsbøger Maj: Rette medlemsdata på Rotary.org, KUN hvis klubben endnu ikke er med i dataudvekslingen Jun: Overdrag til efterfølger Asbjørn Isaksen, Landssekretær PETS & Instruktionsmøde 19

Sekretærens opgaver Halvårsrapporter SAR til RI (Jul og Jan), bliver sendt som en mail, medlemstal afstemmes, opgørelse sendes retur til Zürich. Den fulde saldo betales ud fra den aktuelle $ kurs. (se kursen på hjemmesiden under Downloads). DER SKAL rapporteres tilbage Asbjørn Isaksen, Landssekretær PETS & Instruktionsmøde 20

Sekretærens opgaver Halvårsrapporter SAR til RI (Jul og Jan), bliver sendt som en mail, medlemstal afstemmes, opgørelse sendes retur til Zürich. Den fulde saldo betales ud fra den aktuelle $ kurs. (se kursen på hjemmesiden under Downloads). DER SKAL rapporteres tilbage (ENDNU) Asbjørn Isaksen, Landssekretær PETS & Instruktionsmøde 21

Sekretærens opgaver Halvårsrapporter SAR til RI (Jul og Jan), bliver sendt som en mail, medlemstal afstemmes, opgørelse sendes retur til Zürich. Den fulde saldo betales ud fra den aktuelle $ kurs. (se kursen på hjemmesiden under Downloads). DER SKAL rapporteres tilbage Asbjørn Isaksen, Landssekretær PETS & Instruktionsmøde 22

Sekretærens opgaver Halvårsrapporter Halvårskontingentet til RD, Distriktet mv. bliver nu opkrævet via en faktura sendt til Kassereren i klubben ca. den 15. juli og 15. januar, på basis af medlemsantallet pr. 10. Juli/10. januar på rotary.dk Du skal altså ikke foretage dig noget Asbjørn Isaksen, Landssekretær PETS & Instruktionsmøde 23

Sekretærens opgaver Mødestatistik Hvis distriktet ønsker en mødestatistik, skal sekretær sørge for at alle møder er sat til referat først da tæller mødet med i statistikken. Asbjørn Isaksen, Landssekretær PETS & Instruktionsmøde 24

Sekretærens opgaver Mødestatistik Hvis distriktet ønsker en mødestatistik, skal sekretær sørge for at alle møder er sat til referat først da tæller mødet med i statistikken. Asbjørn Isaksen, Landssekretær PETS & Instruktionsmøde 25

Sekretærens opgaver Mødestatistik Hvis distriktet ønsker en mødestatistik, skal sekretær sørge for at alle møder er sat til referat først da tæller mødet med i statistikken. Medlemskartoteket Medlemsdata vedligeholdes af det enkelte medlem. Ved nye medlemmer opretter sekretær med ALLE oplysninger Sekretær vedligeholder oplysninger på RI, KUN hvis klubben endnu ikke er med i dataudvekslingen Medlemsbevis til nye medlemmer købes hos RDS Asbjørn Isaksen, Landssekretær PETS & Instruktionsmøde 26

Klubmøde statistik Asbjørn Isaksen, Landssekretær PETS & Instruktionsmøde 27

Sekretærens opgaver Medlemsbeviser DKK 5,00, min 10 stk. (bestilles på rotary.dk / Shop) Pjecer om Rotary (bestilles på rotary.dk / Shop) Her er Rotary hvor er du DKK 3,00 min. 25 stk. Netværk, Nuancering og ny viden Den lille gule, DKK 2,00 - min 25. stk. Hvad er Rotary? Visitkortstørrelse, DKK 0,50 - min. 100 stk. Klubbrochure Vær en levende klub, DKK 5,00, min. 10 stk. Poul Harris Fellow Skema downloades fra Rotary.dk (findes under Downloads) Husk særskilt bestilling af medalje Asbjørn Isaksen, Landssekretær PETS & Instruktionsmøde 31

Spørgsmål til Sekretærens opgaver? Asbjørn Isaksen, Landssekretær PETS & Instruktionsmøde 32

Rotary Danmarks Portal www.rotary.dk Frontend = Nyhedsdelen

Rotary Danmarks portal www.rotary.dk Nyhedsdelen Den åbne del Typo3 Skiftet i 2010 Medlemsdelen Den lukkede del Efter password Gamlet system Krak systemet Asbjørn Isaksen, Landssekretær PETS & Instruktionsmøde 34

Asbjørn Isaksen, Landssekretær PETS & Instruktionsmøde 35

Resultater fra Rotary.DK Resultater fra Rotary.org Asbjørn Isaksen, Landssekretær PETS & Instruktionsmøde 41

Rotary Danmarks Portal www.rotary.dk Backend = Medlemsdelen = lukket del

Tilmeldt mødet Ubesvaret Frameldt mødet Overfør mødet til Outlook Asbjørn Isaksen, Landssekretær PETS & Instruktionsmøde 45

Opret møde Asbjørn Isaksen, Landssekretær PETS & Instruktionsmøde 46

Opret møde Det er altså ikke nødvendigt at udfylde dette felt ved oprettelsen af mødet Asbjørn Isaksen, Landssekretær PETS & Instruktionsmøde 49

Tilmeldt mødet Ubesvaret Frameldt mødet Overfør mødet til Outlook Asbjørn Isaksen, Landssekretær PETS & Instruktionsmøde 52

Tilmeld via www.rotary.dk/m Asbjørn Isaksen, Landssekretær PETS & Instruktionsmøde 55

Får du medlemsdataene op som her i notesblok, gemmer du siden på dit skrivebord som en tekstfil. Herefter åbner du dit regneark og henter tekstfilen ind så ser den ud som de næste slides. Asbjørn Isaksen, Landssekretær PETS & Instruktionsmøde 56

Hjælpefunktioner Asbjørn Isaksen, Landssekretær PETS & Instruktionsmøde 62

Hjælpefunktioner Asbjørn Isaksen, Landssekretær PETS & Instruktionsmøde 63

Send e-mail til alle i klubben Asbjørn Isaksen, Landssekretær PETS & Instruktionsmøde 64

Opret nyt medlem Asbjørn Isaksen, Landssekretær PETS & Instruktionsmøde 67

Opret nyt medlem (tvangsfelter) Asbjørn Isaksen, Landssekretær PETS & Instruktionsmøde 68

Rediger medlem Billederne SKAL være denne størrelse og i max. 96 dpi opløsning Asbjørn Isaksen, Landssekretær PETS & Instruktionsmøde 69

Ret medlem Asbjørn Isaksen, Landssekretær PETS & Instruktionsmøde 70

Rediger medlem Asbjørn Isaksen, Landssekretær PETS & Instruktionsmøde 71

Mine favoritter Asbjørn Isaksen, Landssekretær PETS & Instruktionsmøde 76

Udmeld/genindmeld/Klubskifte Asbjørn Isaksen, Landssekretær PETS & Instruktionsmøde 81

Spørgsmål til den danske portal? Asbjørn Isaksen, Landssekretær PETS & Instruktionsmøde 82

RI.web www.rotary.org Login, vedligehold medlemmer Klubdata og klubledelse, SAR dokumenter

Kommende RI Præsident Nuværende RI Præsident Asbjørn Isaksen, Landssekretær PETS & Instruktionsmøde 84

Er du i tvivl om hvordan du gør her, så se den lille manual jeg har lavet der ligger på i Sekretærens værktøjskasse Asbjørn Isaksen, Landssekretær PETS & Instruktionsmøde 85

Vedligehold medlemmer Asbjørn Isaksen, Landssekretær PETS & Instruktionsmøde 87

Vedligeholde klubben Asbjørn Isaksen, Landssekretær PETS & Instruktionsmøde 88

Kontingentbetaling Asbjørn Isaksen, Landssekretær PETS & Instruktionsmøde 90

SAR`en Asbjørn Isaksen, Landssekretær PETS & Instruktionsmøde 91

SAR faktura Asbjørn Isaksen, Landssekretær PETS & Instruktionsmøde 92

Indestående i banken til PHF køb Sådan finder du skemaet 1. Tryk på Club Activity 2. Tryk på Contribution & Recognition Report 3. Tryk på Club Recognition Summary Asbjørn Isaksen, Landssekretær PETS & Instruktionsmøde 93

Indestående i banken til PHF køb Club Activity Contribution & Recognition Report Club Recognition Summary Asbjørn Isaksen, Landssekretær PETS & Instruktionsmøde 94

Konklusion på RI webben Sørg for at få adgang til Member Access Når du har adgang Hvis din klub er med i dataudvekslingen har du kun brug for at slå eks. Club Recognition Summary op Hvis din klub IKKE er med i dataudvekslingen skal du vedligeholde Medlemslisten Bestyrelsen i indeværende og kommende rotaryår Kluboplysningerne Evt. hente SAR`en Asbjørn Isaksen, Landssekretær PETS & Instruktionsmøde 95

Spørgsmål til rotary.org? Asbjørn Isaksen, Landssekretær PETS & Instruktionsmøde 96

Saldi systemet Rotary Danmarks finans- & eventsystem

Kolonnebog eller finanssystem? Er det klubbens regnskabssystem? Asbjørn Isaksen, Landssekretær PETS & Instruktionsmøde 98

Kolonnebog eller finanssystem? Bruger din klub cigarkasse systemet, kolonnebogen eller regnearket til klubbens regnskab? Har kassereren svært ved at nå at få lavet perioderegnskab til bestyrelsesmøderne Hvor er klubbens økonomi henne i forhold til budgettet? Hvordan opkræver I kontingent, betaling for aktiviteter, bøder for manglende afbud osv.? Asbjørn Isaksen, Landssekretær PETS & Instruktionsmøde 99

Kolonnebog eller finanssystem? Er det klubbens regnskabssystem? Bruger din klub cigarkasse systemet, kolonnebogen eller regnearket til klubbens regnskab? Har kassereren svært ved at nå at få lavet perioderegnskab til bestyrelsesmøderne Hvor er klubbens økonomi henne i forhold til budgettet? Hvordan opkræver I kontingent, betaling for aktiviteter, bøder for manglende afbud osv.? Asbjørn Isaksen, Landssekretær PETS & Instruktionsmøde 100

Saldi et online finanssystem IT-firmaet Danosoft ApS, Smedievej 66, 3400 Hillerød, har gratis stillet deres online finanssystem Saldi, til Rotarys rådighed i en tilrettet version for Rotary. Systemet drives på Danosoft`s servere uden omkostninger for Rotary. Systemet tilpasses løben til de ønsker/krav som Rotary har til et sådant system, der skal kunne dække klubbernes og Distrikternes behov. Asbjørn Isaksen, Landssekretær PETS & Instruktionsmøde 101

Saldi et online finanssystem Saldi`s regnskabssystem tilpasset til Rotary, er blevet et meget professionelt system der kan klare alle Rotary klubbers regnskabsmæssige behov. Det største problem omkring regnskabet er nok ikke så meget det tekniske, men nok mere det at få forklaret brugerne om det nu er debet eller Kredit der står mod vinduet :0) Det er et professionelt og godkendt regnskabssystem, helt efter samme principper som et firmaregnskab. Asbjørn Isaksen, Landssekretær PETS & Instruktionsmøde 102

Saldi et online finanssystem Supporten på Saldi/Rotary regnskabssystemet ydes af distriktets DICO`er. DICO`erne yder kun support på Rotarys regnskabssystem, vi har ikke mulighed for at hjælpe med regneark eller andre systemer. Supporten er ikke til bogføring, men for det tekniske på systemet. Asbjørn Isaksen, Landssekretær PETS & Instruktionsmøde 103

Hvorfor Saldi finanssystem Nemt at bogføre i Nemt at stemme konti af Nemt at lave budget og budgetopfølgning Data bliver gemt (sikkerhedsbackup) Det er nemt for den næste klubkasserer at overtage Præsident og eller bestyrelse kan hele tiden følge regnskabet (der kan være flere brugere på systemet) Det er gratis for klubben Asbjørn Isaksen, Landssekretær PETS & Instruktionsmøde 104

Saldi systemet Asbjørn Isaksen, Landssekretær PETS & Instruktionsmøde 105

Hvis din klub ikke er oprettet Asbjørn Isaksen, Landssekretær PETS & Instruktionsmøde 106

Menustrukturen Asbjørn Isaksen, Landssekretær PETS & Instruktionsmøde 107

Kassekladden Asbjørn Isaksen, Landssekretær PETS & Instruktionsmøde 108

Kontoplanen Asbjørn Isaksen, Landssekretær PETS & Instruktionsmøde 109

Regnskabet Asbjørn Isaksen, Landssekretær PETS & Instruktionsmøde 110

Konklusion Systemet er sponseret af IT-firmaet Danosoft ApS, og er gratis for Rotary Det er nemt at bruge Det sikrer kontinuitet i regnskaberne Det tilpasses løbende vores behov Det får nu tilført et eventsystem med betalingskortsmodul Det er det samme vi bruger til Distrikterne og til RD samt RDU Asbjørn Isaksen, Landssekretær PETS & Instruktionsmøde 111

Spørgsmål til Saldi? Asbjørn Isaksen, Landssekretær PETS & Instruktionsmøde 112

Tak for opmærksomheden Asbjørn Isaksen, Landssekretær PETS & Instruktionsmøde 113