Referat for BRUGERBESTYRELSEN FOR IDRÆTSANLÆGGENE I GLADSAXE KOMMUNE Møde nr. 03 Tirsdag den 12.09.2017, kl. 17.00 Mødet blev afholdt i Bagsværd Svømmehal Mødet indledtes med en rundvisning omkring Værebro Sø med præsentation af den del af projektet der er gennemført, og hvad der påtænkes udført yderligere på arealerne rundt om søen. Medlemmer Irene Chabior kl. 17.00 Per Sundberg kl. 17.00 Tilforordnede Holger Kortbek kl. 17:00 Lars Køhler kl. 17:00 Bjarne Hingelbjerg kl. 17:00 Søren Nabe-Nielsen Afbud Jan Darville kl. 17:00 Martin Steiner kl. 17:00 Julie Lykke Larsen kl. 17:00 Mia Ladefoged Madsen kl. 17:00 Mads Henning Pedersen kl. 17:00 Jens Karstensen kl. 17:00 John Sørensen Afbud Lars Abel kl. 17:00 Katrine Skov kl. 17:00 Stedfortrædere Mikkel Hartmann Grøn for John Sørensen. 16
Dagsorden: Nr. 1 Meddelser Nr. 2 Meddelser fra brugerbestyrelsens medlemmer Nr. 3 Nyt fra Kultur- Fritid- og Idrætsudvalget Nr. 4 Budgetopfølgning - 2. kvartal 2017 Nr. 5 Aldersgrænse for besøgende i svømmehallerne Nr. 6 Ejendomscenterets medvirken på et brugerbestyrelsesmøde Nr. 7 Principper for håndtering af viderefakturering af vagtudkald Nr. 8 Henvendelse til brugerbestyrelsen fra en bruger Nr. 9 Evt. 17
Nr. 1 Meddelelser Idrætsanlæggene har frem til at Gladsaxe Svømmehal lukker med udgangen af oktober forsøgsvis indført happy hour fra kl. 13 14 på alle hverdage, dagsbilletter sælges til halv pris for både børn og voksne. Initiativet sker delvis på opfordring fra forebyggelsescenteret, der gerne vil kunne anvise borgere uden for arbejdsmarkedet en aktivitetsmulighed til en overkommelig pris. Forsøgsopstillingen med en ny type vandbehandlingsanlæg på Gladsaxe Gymnasium er nu komplet installeret og taget i drift. Bassinet anvendes primært til pensionistsvømning, aftenskoler og lidt skolesvømning i dagtimerne, mens GSC fylder alle aftenog weekendtider. GSCs mange børnehold svømmeskolen er rykket til svømmesalen på Gladsaxe Gymnasium og skolerne har allerede fra skoleårets begyndelse lagt deres svømmeundervisning ud på henholdsvis Bagsværd og Blaagaard svømmehal. Derfor er der frem til udgangen af oktober, hvor Gladsaxe Svømmehal lukker, rigtig god plads. Holger informerer om at der har været afholdt et møde med en borger omkring støjgener fra Gyngemosehallen. Vi vil imødekomme ved at skilte bedre, og appellere til brugerne om at skrue ned. Hvis vi bliver bekendt med specifikke tidspunkter hvor det er et generelt problem kan vi bedre tage kontakt til de specifikke brugere. Der er en dialog omkring Bagsværd Atletik Clubs behov for brug af græs udenfor sæsonen. I Gladsaxe Bowlinghal er der sædvanligvis et meget lavt besøgstal i starten af sæsonen, hvilket også har været tilfældet i år. Derfor afprøves et initiativ, hvor det om fredagen i september er gratis at spille bowling. Personalet vil så være opmærksomme på, hvilken effekt det har efterfølgende, for at se om forsøget har nogen betydning. Punktet er taget til efterretning 18
Nr. 2 Meddelelser fra brugerbestyrelsens medlemmer Irene orientere om flytning af svømmehold til Gladsaxe Gymnasium. Der har være en lidt problematisk start, men det er gået rigtig godt fordi samarbejdet fra alle sider har været rigtig godt. Der er lavet aftale om at Triton Ballerup fortsætter én måned mere end først aftalt. Per fortæller at fodboldklubberne har haft banefordelingsmøde, efterårskampene ligger sent i år, derfor vil de meget gerne have, at brugen af græsbanerne forlænges ud fra en løbende kontakt med Thomas omkring hvad de kan holde til. Lars K. tilføjer at hvis banerne kan holde til det, vil banerne selvfølgelig blive holdt åbne. Nr. 3 Nyt fra Kultur- Fritids- og Idrætsudvalget Katrine orientere fra KFIU: At der arbejdes med budgettet, men der kan ikke siges meget. Det er besluttet at der skal laves en konstruktion med en arbejdsgruppe, hvor der samlet skal ses på anlægsønsker tidsplan og sammensætning kan se i referat for Kultur- Fritid- og Idrætsudvalget d. 05/09-2017. De har haft besøg af Sport College Gladsaxe som gør et godt og spændende arbejde, med et stigende antal deltagere. Forventede fremtidige udgifter vedrørende skøjtehallen indgår ikke i budgettet da dette skal undersøges i foråret hvorefter det budget-mæssigt først kommer til at ligge næste år. Lars A. fortæller at folkeoplysningsudvalget har udvidet foreningsleder akademiet. 19
Nr. 4 Budgetopfølgning 2. kvartal 2017 Det vedtagne budget for 2017 udgør kr. 31.706.791. Det korrigerede budget for 2017 udgør kr. 32.395.722 Budgetopfølgning for 2. kvartal 2017 viser et forbrug på kr. 16.687.339,88 svarende til 51,51 % af det korrigerede budget. Der er frem til og med 2. kvartal 2016 forbrugt kr. 19.365.243 svarende til 61,12 % af det korrigerede budget. I de forbrugte midler for 2016 indgår et udestående på 2,7 mio. kroner som Idrætsanlæggene endnu ikke har fået udbetalt fra de to donerende fonde. Forventningen er, at Idrætsanlæggene ender 2016 med et 0 i forhold til det korrigerede budget. Budgetopfølgning vedlægges som bilag 1. Idrætschefen forelægger punktet til orientering Lars K. undskylder for at forbrugsprocenten er kommet med på bilaget - den er normalt ikke på, da den er mere vildledende end vejledende. Til gengæld er Bagsværd Rostadion fremstillet særskilt, som det er aftalt ved sidste møde. Alt kører godt, og det forventes at årets resultat går i 0. Punktet er taget til efterretning Nr. 5 Aldersgrænse for besøgende i svømmehallerne Idrætsanlæggenes personale har ved flere lejligheder oplevet en ændring i brugernes adfærd, omkring mindre børns besøg i svømmehallerne på egen hånd. Den aktuelle aldersgrænse, for at børn må gå i svømmehallen på egen hånd, er 7 år. Dette ønskes hævet til 10 år. Desuden ønskes det forudsat, at børn op til en aldersgrænse på f.eks. 15 år, skal have et færdighedsniveau der gør dem selvhjulpne i svømmehallens bassiner. 20
En anden problemstilling, der har givet anledning til uheldige episoder, er børn, der følges med en voksen ind i svømmehallen, hvor barnet kommer ind i sit modsatte køns omklædningsrum. Der er på nuværende tidspunkt ikke fastsat nogen aldersgrænse for børn i modsatte køns omklædningsrum, hvilket har givet anledning til henvendelser og klager fra personer der har følt sig krænket i sit eget køns omklædningsrum. Idrætsanlæggene ønsker her at sætte en aldersgrænse, hvor børn der er fyldt 7 år skal gå i eget køns omklædningsrum. Da aldersgrænserne er en del af idrætsanlæggenes ordensregler, er de vedtaget af Byrådet. Idrætsanlæggene skal derfor udarbejde et nyt forslag til ordensregler der kan vedtages af Byrådet. Det undersøges hvor vidt der er behov for en tilsvarende 10 års aldersgrænse på andre anlæg end svømmehallerne. Brugerbestyrelsen ønsker at Idrætsanlæggene udarbejder en formulering omkring aldersgrænser til ordensreglerne der baseres på ovenstående. Nr. 6 Ejendomscenterets medvirken på et brugerbestyrelsesmøde Der var på brugerbestyrelsens møde i juni 2017 en diskussion af, om det var muligt at få Gladsaxe Kommunes Ejendomscenter til at medvirke til et brugerbestyrelsesmøde for at give brugerbestyrelsen indblik i Ejendomscenterets arbejde med Planlagt Periodisk Vedligeholdelse (PPV) og den måde det tilrettelægges og prioriteres på. Ønsket om Ejendomscenterets medvirken til et Brugerbestyrelsesmøde opstod på baggrund af Brugerbestyrelsens diskussion om arbejdet med en fremtidig udviklingsplan for kommunens idrætsfaciliteter. Da arbejdet med at lave en udviklingsplan for idrætsfaciliteterne i Gladsaxe Kommune sigter bredere end blot idrætsanlæggene, 21
kan måden Ejendomscenteret arbejder med PPV-midlerne på, med fordel inddrages i processen omkring udviklingsplanen så en evt. medvirken fra Ejendomscenteret kan bredes ud til en større kreds af interessenter. Brugerbestyrelsen tiltrådte at: - En evt. medvirken af Ejendomscenteret kobles til arbejdet med en udviklingsplan for Gladsaxe Kommunes idrætsfaciliteter. Nr. 7 Principper for håndtering af viderefakturering af vagtudkald Når der udløses en alarm, på en af Idrætsanlæggenes faciliteter, går denne alarm til kommunevagten, som derefter rykker ud. Kommunevagten kontrollere, afhjælper årsagen og tilkalder evt. politi eller anden bistand til sikring af facilitet. Såfremt vagtudkaldet er forårsaget af vores eller brugeres fejlbetjening af den pågældende facilitet, sender kommunevagten en faktura til Idrætsanlægget på kr. 1650,-. Til placering af ansvaret for et vagtudkald anvender Idrætsanlæggene bl.a. overvågningsbilleder, vidneudsagn og anvendelsen af de elektroniske adgangssystemer som kan afkodes. Såfremt vi kan placere ansvaret for et vagtudkald hos en bruger, viderefaktureres udgiften til den pågældende bruger. Der er aldrig fastlagt nogen procedure for en sådan viderefakturering, hvilket har foranlediget usikkerhed og unødig brug af tid hos både brugere og idrætsanlæggenes personale. Gladsaxe Kommunes byrådssekretariat har gennemgået nærværende indstilling og en forenings brugsaftale med idrætsanlæggene. Det er i den forbindelse byrådssekretariatets opfattelse, at udgifter i forbindelse med fejlbetjente anlæg, sagtens kan afkræves den pågældende bruger. Fremadrettet ønsker idrætsanlæggene derfor følgende retningslinjer gælder for viderefakturering af vagtudkald til idrætsanlæggenes brugere: 22
Bevis for uhensigtsmæssig brug af facilitet, af bruger, påhviler idrætsanlægget. Herunder hvilken datakilde der er benyttet, tidspunktet for hændelsen og en beskrivelse af hændelsen. Beskrivelsen af hændelsen skal overholde persondataloven. Idrætsanlæggene skal i samarbejde med pågældende bruger, afhjælpe en gentagelse af et vagtudkald med samme årsag, så en lignende episode ikke gentager sig. Idrætschefen indstiller at: - Ovenstående retningslinjer gælder fremover. Flere af brugerbestyrelsens medlemmer opfatter viderefaktureringen som dumme-bøder, for de frivilliges småfejl og forglemmelser. Det er et faktum, at Idrætsanlæggene faktureres for vagtudkaldene, og at nogen skal betale regningen. Det blev af Jan Darville rejst tvivl om lovligheden i, at Gladsaxe Kommune anvender billedmateriale fra anlæggenes videoovervågningssystemer til at placere ansvaret for vagtudkaldene. Jan Darville er efterfølgende mødet blevet bedt om at fremsende de juridiske vurderinger der rejser tvivl om lovligheden, så det kan forelægges kommunens jurister, for en videre afklaring. Det diskuteres også hvor vidt der kan gøres mere for at undgå vagtudkaldene og dermed viderefaktureringen ved bl.a. bedre skiltning, lukkevagter, muligheden for at aflyse et vagtudkald mv. Brugerbestyrelsen tiltrådte på den baggrund ikke indstillingen, men bad om yderligere undersøgelse af mulighederne for at undgå vagtudkald. 23
Nr. 8 Henvendelse til brugerbestyrelsen fra medlem af Atlas Motion Idrætsanlæggene har modtaget denne henvendelse: Kære Brugerbestyrelse. Jeg håber, at alle medlemmer af bestyrelsen får lejlighed til at læse min mail. Med venlig hilsen fra Erik Rosenlund medlem af Atlas Motion og Fitness. Selve indholdet af henvendelsen er vedlagt som bilag 2. Idrætschefen forelægger punktet til orientering og diskussion Byrådet har besluttet, at svømmehallerne har lukket 3 uger i sommerferien. Tidspunktet for lukkeperioden er fordi, det er på det tidspunkt, der er færrest brugere. Der er i budgettet ikke plads til at bemande svømmehallerne i denne periode. Der er ikke blevet renoveret så meget over denne sommer, da der skal lukkes til større renovering til november. Brugerbestyrelsen bad idrætschefen om at formulere og sende svar til brugeren på vegne af bestyrelsen. Nr. 9 Evt. Der er på Bagsværd Stadion en konflikt mellem to brugerforeninger der bruger samme underlag til forskellige formål. Bagsværd Atletik Club vil gerne bruge stadionbanen hele året, hvilket Bagsværd Boldklub mener vil gå udover græskvaliteten på stadionbanen. Klubberne kan ikke blive enige, og vil gerne have at brugebestyrelsen tager stilling til om opvisningsbanen ikke længere skal have status som opvisningsbane således at denne kan bruges hele året Brugerbestyrelsen kan beslutte retningslinier for brugen af banen, og derved hvilket niveau stadionbanen skal have. Brugerbestyrelsen bad idrætschefen om i samarbejde med FIG at forberede et punkt til næste møde således at der kan træffes en beslutning. 24
Per spørger til arbejde omkring lysmaster, som nu ligger midt i brugsperioden selvom dette var planlagt i sommerhalvåret. Lars orienterede om at forsinkelsen skyldes dels behandlingstiden for byggesagen og dels leveringstiden på de master der skal sættes op. Banen vil kunne benyttes under arbejdet, da der vil kunne opstilles alternativ belysning. Der er samme problematik omkring ny belysning på Bagsværd Stadion. Lars K har efterfølgende bedt Ejendomscenteret uddybe grunden til forsinkelsen, og fået fået følgende svar: I begge sager har vi haft en ekstrem lang byggesagsbehandlingstid ( + 3 mdr). Vi har først modtaget byggetilladelsen på begge sager her indenfor de sidste 14 dage. Vi har ingen mulighed for at indgå nogle bindende aftaler med entreprenør før vi har en byggetilladelse, i virkeligheden kan de være problematisk at sende et udbud ud uden de rette tilladelser fra myndighederne. Derfor har vi ikke kunne indgå en aftale med den entreprenør som vandt udbuddet på Gladsaxe stadion før indenfor de sidste 14 dage. På Bagsværd stadion har vi ventet på at brugerne skulle have mulighed for at se projektet samt en igen meget lang byggesagsbehandling. Jeg er helt klar over at jeres bruger selvfølgelig ikke kan gennemskue at en lang byggesagsbehandling er årsagen til at vi ikke har kunne indgå nogle bindende aftaler før nu. Ud fra den betragtning synes jeg, at det er meget vigtigt, at I for fortalt jeres brugere den rette sammenhæng. Der henstilles til at de ophængte oversigter på anlæg af brugerbestyrelsen opdateres. 25