KB - Organisationsbestyrelsen (KB organisations bestyrelsesmøde) 13-06-2019 16:30 Humlehaven 4, Aabenraa
Mødeindhold Punkt 1: Organisationen 1 Beslutning for Punkt 1: Organisationen 2 Punkt 2: Økonomi 4 Beslutning for Punkt 2: Økonomi 5 Punkt 3: Afdelingerne 6 Beslutning for Punkt 3: Afdelingerne 7 Punkt 4: Administrationen 8 Beslutning for Punkt 4: Administrationen 9 Punkt 5: Efterretningsager 10 Beslutning for Punkt 5: Efterretningsager 11 Punkt 6: Eventuelt 12 Beslutning for Punkt 6: Eventuelt 13 Punkt 7: Underskriftsark 14 Beslutning for Punkt 7: Underskriftsark 15
Punkt 1: Organisationen KB, organisationsbestyrelsesmøde den 13. juni 2019 1. Godkendelse af referat fra sidste møde - bilag 2. Foreningsanliggender 1. SALUS v/ Ove Stahl Schmidt 2. 8. Kreds v/ Ove Stahl Schmidt 3. SE v/ove Stahl Schmidt 4. Rødekro-Aabenraa fjernvarme 5. Aabenraa Kommune referatet fra styringsdialogmødet er under udarbejdelse 3. Bestyrelsesanliggender 1. Evaluering generalforsamling 2019 Generalforsamling onsdag den 29. maj 2019, kl. 19.00, Guldbjerparkens Festsal. 2. Konstituering Valg af næstformand bilag Udpegning af 1 medlem til SALUS bestyrelse. 3. Godkendelse af forretningsorden for organisationsbestyrelsen bilag 4. Godkendelse af årshjul bilag 5. Fordeling af ansvarsafdelinger bilag 6. Fælles beboerblad BeboerNyt Nuværende medlem af redaktionsudvalget er Ove Stahl Schmidt. 7. Medlem af byggeudvalg. 8. Referat markvandring i afdelingerne uden afdelingsbestyrelser - bilag 9. Den boligsociale helhedsplan for Høje Kolstrup 2016-2020 v/lij Ved kommende møde i den boligsociale bestyrelse 29.05.2019 står Forankringsstrategi øverst på dagsordenen. Bestyrelsen vil påbegynde en drøftelse af, hvordan vi igangsætter processen. Dernæst vil projektlederen være tovholder for en afdækning af hvilke indsatser/metoder, der er relevante at forankre, analyse af potentielle forankringsaktører og udarbejdelse af en forankringsplan. Påbegyndte skridt i forhold til forankring/forlængelse: Oplæg til møde i arbejdsmarkedsudvalget 03.06.2019 med deltagelse af projektlederen samt kontorleder for Job og Virksomhed. Her gives en status på jobcentrets indsats samt indstilling om, at forvaltningen får til opgave at undersøge mulighederne for forlængelse og fremtidig finansiering af beskæftigelsesindsatsen. Beboerambassadører drøftelse 17.06.2019 med helhedsplanen i Sønderborg: strategi for forankring af beboerambassadørordningen i samarbejde med Sønderborg. I løbet af de næste par måneder vil projektlederen således også gå i dialog med LBF omkring mulighederne for forlængelse (på baggrund af uforbrugte midler) og en eventuel ny ansøgning. Den nye boligaftale, der vil være udgangspunktet for en eventuel ny ansøgning lander først til efteråret.
10. Guldbjerparkens børnehave matr. 1735, ejd. nr. 20144 Ejendommen sættes til salg via Nordicals Haderslev/Aabenraa. Den aktuelle vurdering er, at det vil være vanskeligt, at finde en køber til ejendommen. 11. Nybyggeri Barsøvænget afdeling 28 Orientering om Barsøvænget, etape II v. Ove Stahl Schmidt 4. Medlemsanliggender Intet til dette punkt
Beslutning for Punkt 1: Organisationen 1. Godkendt 2.1. Årsregnskab for Salus viste et overskud på ca. 1,2 mio.kr. En del af overskuddet kommer fra ekstra indtægter i forbindelse med rykkergebyrer, hvilket er en negativ udvikling. Vi er igang med at udvikle en beboerapp som supplement til link på hjemmesiden, I App' en kan der indrapporteresfejl/mangler, og beboeren får mulighed for at se egne dokumen ter som f.eks. lejekontrakt. Nyt tidsregistreringsprogram TimeMap implementeres efter sommerferien. Data fra Time Map kan overføres til nyt lønsystem Proløn. Der skulle således være styr på den nye feri elov. 2.2. Er ved at udarbejde et nyt målsætningsprogram. Arbejder med beboerdemokrati, eff ektiv drift, kommunalt samarbejde o.a. BL udsender programmet når det er helt færdigt. 2.3 Intet nyt 2.4. Intet nyt 2.5 Har stadig ikke fået referat 3.1 Generalforsamlingen forløb uden problemer. Årsregnskabet samt forslag til vedtægts ændringer blev godkendt. 3.2 Næstformand: Genvalg til Inga Fohlmann. Medlem til Salus bestyrelse: Genvalg til In ga Fohlmann 3.3. Forretningsorden blev godkendt 3.4 Månedlig orientering fra formand/forretningsfører med på årshjul (Sanne, Ove, LIJ). E llers godkendt 3.5 Fordeling jf. bilag (Sanne se også rettelser i tlf.nr./email) 3.6 Mangler bidrag til emner. 3.7 Ikke aktuelt pt. 3.8 Har haft en god markvandring med inspektøren. Beboere, der har henvendt sig til ma rkvandringsudvalget skal have en tilbagemelding (Carsten) 3.9 Taget til efterretning 3.10 Intet nyt 3.11 Intet nyt 2 / 15
3 / 15
Punkt 2: Økonomi 1. Budgetkontrol organisationen (webzone2) 2. Dispositionsfonden Der ansøges om bevilling på 50.000 kr. fra dispositionsfonden til afd. 15. Pengene skal bruges til udarbejdelse af et forslag til, hvordan de store lejligheder kan ændres til 2 mindre enheder.
Beslutning for Punkt 2: Økonomi 1. Pt. et lille underskud i hovedforeningen på 17 tkr., Vi forventer at det endelige resultat l ander tæt på de budgetterede 0 kr. 2. Ansøgning på 50.000 kr. er godkendt. (Anja/Bente) 5 / 15
Punkt 3: Afdelingerne 1. Renoverings-/ byggeskadesager 1. Oversigt over byggesager i KB bilag 2. Afdeling 4 Ny spildevandsplan 2018-2022. Vedrørende separat kloakering (regnvand adskilles fra spildevand). Afventer Arwos vedrørende tidsplan. Overvejelser omkring fælles udbud med flere KB og AAAB afdelinger (MATM). Intet nyt 3. Afdeling 6 Eventuel renovering Status: Der har været afholdt bygherremøde den 7. september 2018 vedrørende budgetgennemgang med Ingeniørerne. Opstart ny LBF sag. Modtaget materiale fra Ingeniørerne til upload på portalen. Materiale uploadet (MATM). Ansøgningsskema på portal er under udarbejdelse (AMS). Intet nyt 4. Afdeling 15, Hørgaard Renovering Status: Byggeregnskab under udarbejdelse (HEA). Udvendig arbejde vedrørende beplantning udført efteråret 2018 kontrolleres foråret 2019. (MATM) Intet nyt (HEA). Beplantning er udført. 5. Afdeling 20 Callesensgade m.v. Hovedentreprise underskrevet med Jorton. Skema B godkendt af Aabenraa kommune den 31. oktober 2018. Godkendt af LBF den 22. november 2018. Opstart januar 2019. (HEA) Byggesag kører planmæssigt. Fælleshuset udlejet fra 1/5 2019. Intet nyt 6. Afdeling 28 Barsøvænget Status: Opfølgning via inspektør Jens Peter Davidsen vedrørende nye revner i eksisterende bygninger afventer (MATM). 5-års gennemgang marts 2019. Herefter lukkes revner. Der er opstået nye revner, hvorfor BSF ønsker en ny skadesanmeldelse indberetning af ny skade 11. april 2019 (MATM). Byggeskadefonden meddeler, at vi ikke må gå i gang med kosmetisk udbedring, før de har vurderet indmeldte skade. 7. Afdeling 29 Ældrecenter Lergaard Der er afsat midler til resten af sagen. Regnskab opstilles og afstemmes med Kuben, hvorefter det sendes til revisor (AMS). Status: Intet nyt (HA). Dialog med kommune om, at undgå sammenlægning af de 2 matrikler i afdeling 26 og 29. Status: Intet nyt (HEA). 2. Beboeranliggender Intet til dette punkt 3. Afdelingsanliggender Intet nyt
Beslutning for Punkt 3: Afdelingerne 1. Taget til efterretning 2. Intet nyt 3. Intet nyt 7 / 15
Punkt 4: Administrationen 1. Personaleforhold, administrationen SALUS 1. Administrationen 1. SU-møder Der har været afholdt møde onsdag den 15. maj 2019 bilag Næste møde afholdes onsdag den 21. august 2019 2. Arbejdsmiljøudvalg Næste møde afholdes tirsdag den 25. juni 2019 2. Personaleforhold, ejendomsfunktionærområdet 1. Samarbejdsudvalgsmøde Næste møde afholdes torsdag den 20. juni 2019 2. Arbejdsmiljøgruppemøde Næste møde afholdes torsdag den 20. juni 2019 3. HSU (hovedsamarbejdsudvalgsmøde) KB/AAAB Der har været afholdt møde den 30. april 2019 bilag Næste møde afholdes torsdag den 24 oktober 2019 Møderne afholdes på Humlehaven 4, Aabenraa, kl. 15.00 3. Håndværkergården 1. Administrationen 2. Forretningsudvalget Næste FU møder afholdes Mandag den 17. juni 2019 Mandag den 23. september 2019 Mandag den 16. december 2019
Beslutning for Punkt 4: Administrationen 1. Taget til efterretning 2. Taget til efterretning 3. Intet nyt 9 / 15
Punkt 5: Efterretningsager 1. Tomgang statistik (RIPA) - bilag 2. Udsættelser (PKF) bilag 3. Orientering fra nedsatte udvalg 1. Bladudvalg BeboerNyt. Medlem af redaktionsudvalget er Ove Stahl Schmidt. 2. Kursusudvalg KB: Ove Stahl Schmidt, Knud-Aage M. Poulsen AAAB: Søren Duus, Else Bonde 4. BL- Informerer 5. LBF - Orienterer
Beslutning for Punkt 5: Efterretningsager 1. Taget til efterretning 2. Taget til efterretning 3.1 Har udvalgte temaer pr. blad - send gerne emner 3.2 Tove erstatter Knud-Aage. Kursusudvalget består herefter af Ove og Tove. 4. - 5. - 11 / 15
Punkt 6: Eventuelt Kommende organisationsbestyrelsesmøder: 2019/2020: Tirsdag 17. september Kl. 16.30 Torsdag 7. november Kl. 16.30 Onsdag 11. december Kl. 16.30 Fælles organisationsbestyrelsesmøde KB og AAAB Afsluttende fælles julemiddag Rest. Nelson Torsdag 6. februar Kl. 16.30 Hvis intet andet er nævnt afholdes mødet på adressen Humlehaven 4, Aabenraa. KB og AAAB fælles åbent hus Afholdes fredag den 21. juni 2019 Ove Stahl Schmidt informerer om dagen. Sikkerhedsrundgang 2019 Onsdag den 27. november 2019 (JPD) Fælles juleafslutning, KB, AAAB organisationsbestyrelser, direktør Lørdag den 30. november 2019, kl. 13.00? sted? Arrangør 2019: AAAB Poul Jensen og Svend M. Petersen KB og AAAB fælles juleafslutning medarbejdere 2019 Tirsdag den 17. december 2019, kl. 14.15, Cafe Udsigten, Frueløkke 16, Aabenraa Deltagere/inviterede: Organisationsbestyrelsen, medarbejdere i KB og AAAB (ejendomsfunktionærer, medarbejdere Humlehaven), Sanne L. Pedersen, Æresmedlemmer, Ledergruppen SALUS. Fælleskursus i SALUS: Vedligeholdelse og fraflytning Afholdes hvert andet år Næste gang torsdag den 12. september 2019, Folkehjem i Aabenraa. BSJL og AJ Introduktion for nyvalgte: Afholdes hvert andet år. Næste gang torsdag den 8. oktober 2020 Hotel Scandic, Sønderborg BSJL, TARN og JP Fælleskursus Budget: Torsdag den 5. marts 2020 Folkehjem, Aabenraa BSJL og JP
Beslutning for Punkt 6: Eventuelt KB og AAAB fælles åbent hus arrangement flyttes til anden dato end 21. juni. Mere info f ølger 13 / 15
Punkt 7: Underskriftsark Aabenraa, den 13. juni 2019 Ove Stahl Schmidt formand Inga Fohlmann næstformand Fritz Jørgensen Tove Christensen Simon Munch medarbejderrepræsentant
Beslutning for Punkt 7: Underskriftsark Knud-Aage og Rita skal ikke være med på underskriftsblad (Sanne) 15 / 15