Generelle vilkår Miniudbud iht. rammeaftale 02.18 om Borgerskab og Service Juli 2008
Indhold 0 Indledning/generelle forhold 0.1 Miniudbud iht. rammeaftale 02.18 om Borgerskab og Service 0.1.1 Simpelt Mini-udbud efter RK02.18-KB08-Retningslinier for Mini-udbud: 0.2 Miniudbuddets gennemførsel 0.3 Ordregivende myndigheder 0.4 Kontraktindgåelse 0.5 Udbyders forbehold 0.6 Tavshedspligt og åbning af tilbuddene 0.7 Tilbudsgivers omkostninger 0.8 Gennemførelse af spørgerunde 1 Tilbuddets udformning 1.1 Generelt om udbudsgrundlaget 1.2 Tilbudsgivers forbehold 1.3 Alternative bud 2 Minimumskrav til tilbuddet 2.1 Miniudbudsmaterialet 2.2 Den gældende tilbudsfrist m.m. 3 Tildelingskriterium 3.1 Valg af tilbudsgiver(er) 3.2 Tildelingsprocedurer 0 = Ikke tilfredsstillende. 4 = Mindre tilfredsstillende. 8 = Tilfredsstillende. 12 = Meget tilfredsstilende. 16 = Særdeles tilfredsstillende. Skalaen bliver ikke nødvendigvis anvendt over hele spændet fra 0 til 16, men kan anvendes i mindre intervaller, hvis der ikke er stor forskel på tilfredsheden af bedste tilbud og dårligste tilbud. 3.2.1 Pris 3.2.2 Leverancekvalitet 3.2.3 Faglig kompetence 3.2.4 Referencer 4 Tidsfrister for udbudsforretningen 4.1 Spørgefrist
4.2 Tilbudsfrist 4.3 Vedståelsesfrist 4.4 Accept- og afslagsfrist 4.5 Kontraktindgåelse 4.6 Oversigt over udbudsforretningen
0 Indledning/generelle forhold 0.1 Miniudbud iht. rammeaftale 02.18 om Borgerskab og Service Dette miniudbud gennemføres som en genåbning af konkurrencen mellem de virksomheder, der er parter i SKIs rammeaftale 02.18 om Borgerskab og Service. Miniudbuddet omfatter Anskaffelse vedr. skabelon- og formularsystem. 0.1.1 Simpelt Mini-udbud efter RK02.18-KB08-Retningslinier for Mini-udbud: Grundlaget for Mini-udbudet er et af Kunden udfærdiget Mini-udbudsmateriale omfattende krav til den udbudte ydelse, Tildelingskriterier, samt Leveringsaftale med tilhørende Leveringsaftalebilag. Kunden anmoder på basis af Mini-udbudsmaterialet om et løsningsforslag med en konkret ordrespecifik markedspris fra alle Leverandører, som er tilknyttet relevant Delaftale og Leveranceform under nærværende Rammekontrakt. Kunden vurderer efterfølgende de indkomne tilbud ud fra tildelingskriteriet det økonomiske mest fordelagtige tilbud baseret på Tildelingskriterierne. 0.2 Miniudbuddets gennemførsel Miniudbuddet af anskaffelse vedr. skabelon- og formularsystem under rammeaftale 02.18 om Borgerskab og Service gennemføres af Ministeriet for Flygtninge, Indvandrere og Integration Holbergsgade 6 1057 København K 0.3 Ordregivende myndigheder Den ordregivende myndighed er: Ministeriet for Flygtninge, Indvandrere og Integration Holbergsgade 6 1057 København K I nærværende udbudsbetingelser vil den ordregivende myndighed være benævnt ordregivende myndighed. 0.4 Kontraktindgåelse Leveranceaftale indgås i overensstemmelse med Rammekontrakt 02.18 om Borgerskab og Service og Leveranceaftalen. Leveranceaftalen er vedlagt det tilgængelige udbudsmateriale.
0.5 Udbyders forbehold De ordregivende myndigheder/ski forbeholder sig ret til at annullere hele eller dele af det samlede miniudbud og/eller at gennemføre nyt miniudbud, hvis der er saglige grunde eller forhold, der tilsiger dette. 0.6 Tavshedspligt og åbning af tilbuddene Nærværende miniudbudsmateriale og eventuelt supplerende materiale skal behandles fortroligt. Tilbudsgiverne skal iagttage ubetinget tavshed over for uvedkommende vedrørende forhold, som måtte komme til tilbudsgivernes kendskab i forbindelse med tilbudsgivning og løsning af opgaven. Tilbud med bilagsmateriale vil blive behandlet fortroligt. Tilbudsgiverne har ikke adgang til at overvære åbningen af tilbud eller at få oplysninger om konkurrenternes tilbud. 0.7 Tilbudsgivers omkostninger Tilbudsgivers omkostninger i forbindelse med tilbudsgivning og eventuel efterfølgende kontrahering er de ordregivende myndigheder uvedkommende, ligesom tilbudsmateriale ikke returneres til tilbudsgiver. 0.8 Gennemførelse af spørgerunde Med henblik på at sikre, at tilbud udformes korrekt i overensstemmelse med de stillede krav, gennemføres der en spørgerunde, hvor du kan stille spørgsmål til miniudbudsmaterialet, herunder kontraktgrundlaget, og anmode om uddybende beskrivelse af konkrete punkter i materialet. Spørgsmålene, skal via e-mail være ordregiver i hænde inden udløbet af det fastsatte tidspunkt herfor, jf. udbudsmaterialet. Alle modtagne spørgsmål vil blive besvaret i umiddelbar fortsættelse af spørgefristens udløb, og spørgsmål (i anonymiseret form) og svar vil blive offentliggjort på ministeriets portal www.nyidanmark.dk. Såfremt nogle af de stillede spørgsmål måtte give anledning til en konkret tydeliggørelse, justering eller supplering af selve miniudbudsmaterialet, herunder kontraktgrundlaget, vil alle tilbudsgivere blive orienteret herom samtidig med besvarelsen af de stillede spørgsmål. Herefter vil vilkårene for tilbudsafgivelse være endeligt fastlagt.
1 Tilbuddets udformning 1.1 Generelt om udbudsgrundlaget Indledningsvis bør tilbudsgiver læse det samlede miniudbudsmateriale grundigt igennem og nøje følge de angivne anvisninger ved udarbejdelsen af tilbuddet, under hensyn til kravene i leverancebeskrivelsen. De nedenfor angivne, besvarelser skal fremsendes enten digitalt i et eksemplar, eller via post i 3 eksemplarer: Leverandørens tilbud, indeholdende separeret prissætning for standardprogrammel/licenser, udvikling, udannelse, vedligehold og support, samt betalingsplan. Leverandørens tidsplan, på baggrund af kundens initielle krav. Leverandørens kravsopfyldelse, ved brug af kravopfyldelsesskemaer. Leverandørens løsningsbeskrivelse, efter leverandørens format, med henvisninger til relevante kravsskemaer. Leverandørens CV for teamprofiler, med angivelse af ressourcekategorier efter 02.18's ressourcekategorier og kompetencemodel. Leveranceaftale for miniudbud. 1.2 Tilbudsgivers forbehold Der kan ikke tages forbehold for grundlæggende vilkår eller minimumskrav til tilbuddet. Sådanne forbehold kan medføre, at tilbuddet ikke er konditionsmæssigt. Øvrige forbehold i tilbuddet kan føre til afvisning, hvis forbeholdet ikke kan kapitaliseres på tidspunktet for tilbudssammenligningen. Eventuelle forbehold skal være ledsaget af tilbudsgivers skriftlige begrundelser. I det omfang tilbudsgiver ikke udtrykkeligt tager forbehold over for de enkelte bestemmelser, og tillige angiver, hvilken konkret formulering af den pågældende bestemmelse tilbudsgiver vil foreslå, lægges det til grund, at tilbudsgiver har accepteret bestemmelsen, således at denne kan indgå i den endelige kontrakt. Tilbudsgiverens skal på det følgebrev, som signeres og medsendes tilbuddet tilkendegive, hvorvidt der er forbehold i tilbuddet eller ej. Eventuelle forbehold skal anføres i speciel rubrik på individuelle produktspecifikke spørgsmål. Forbehold noget andet sted i tilbudsgiverens tilbud ville ikke blive accepteret. 1.3 Alternative bud Der kan ikke afgives alternative bud.
2 Minimumskrav til tilbuddet 2.1 Miniudbudsmaterialet Virksomheder, der ønsker at afgive tilbud, skal som minimum fremsende tilbud, løsningsbeskrivelse, kravopfyldelsesskemaer, CV for teamprofiler, samt tidsplan og leveranceaftale til den ordregivende myndighed. Kravopfyldelsesskemaer findes i et selvstændigt dokument med markering af sammenhæng til relevant kravsskema. Formålet med kravopfyldelsesskemaer er at sikre, at de ordregivende myndigheder får alle nødvendige og relevante oplysninger til brug for vurderingen af de enkelte tilbud i relation til de udbudte kontrakter. Er skemaerne ikke udfyldt, eller er udfyldt mangelfuldt, og er den ønskede dokumentation ikke indsendt, er de ordregivende myndigheder berettiget til at se bort fra det fremsendte tilbud. Tilbuddet, løsningsbeskrivelsen, CV, tidsplan kan udformes efter leverandørens format. Dog anbefales det at CV et påføres en ressourcekategori (Se definitioner i rammekontrakt 02.18's ressourcekategorier og kompetencemodel underbilag 01.2). Tilbudsgiverne bør indledningsvis læse hele det samlede miniudbudsmateriale meget grundigt igennem og nøje følge de angivne anvisninger ved udarbejdelsen af tilbuddet. Det er tilbudsgivers ansvar at den angivne kravopfyldelsesgrad er retvisende, samt sandsynliggjort i løsningsbeskrivelsen. 2.2 Den gældende tilbudsfrist m.m. Tilbudsgiverens tilbud, skal være ordregiver i hænde inden udløbet af den fastsatte tilbudsfrist for dette miniudbud, jf. udbudsmaterialet. Tilbud kan fremsendes per post til Integrationsministeriets Digitaliseringsafdeling, mærket Skabelon- og formularsystem, att.: Christian Schleidt, eller per e-mail til Christian Schleidt, chs@inm.dk. Ved fremsendelse pr. e-mail bør mail ikke overstige 10MB og må ikke indeholde eksekverbare filer eller.zip-filer. Tilbud, der ikke er ordregiver i hænde inden fastsatte tidspunkt, vil blive afvist. Afgivne tilbud skal være gældende i 6 måneder regnet fra tilbudsfristen. Såfremt tilbudsgiver efter gennemgang af miniudbudsmaterialet alligevel ikke måtte ønske at afgive tilbud, bedes tilbudsgiver snarest muligt meddele ordregiver dette.
3 Tildelingskriterium 3.1 Valg af tilbudsgiver(er) Valg af tilbudsgiver vil ske ud fra det overordnede tildelingskriterium det økonomisk mest fordelagtige tilbud, samt følgende delkriterier med tilhørende vægtningsfaktorer i de anførte intervaller: Tabel over vægtningsfaktorer for tildelingskriterier Delkriterie - Navn Delkriterie - Vurdering Vægtning i pct. Pris Leverancekvalitet Faglig kompetence Referencer Vurderes på samlet pris, i forhold til kravopfyldelse. Herunder pris på licenser/standardsoftware, udvikling, uddannelse, vedligehold og support. Vurderes på opfyldelse af forretningsmæssige behov, kravopfyldelse og integration til omkringliggende systemer. Modenhed, erfaring og kvalifikation af leverandørteam vurderes på baggrund af fremsendte CV, under anvendelse af Rammekontrakt 02.18's ressourcekategorier og kompetencemodel (underbilag 01.2). Gerne statslige/offentlige referencer, evt. tidligere samarbejde med kunde. 40 40 10 10 Tabel udformet på baggrund af SKI inspirationshæfte til miniudbud 3.2 Tildelingsprocedurer Her beskrives ordregivers tildelingsprocedure, med henblik på at tydeliggøre hvorledes det indkomne materiale anvendes og vurderes under evalueringen af tilbud. For at kende spændet mellem de afgivne tilbud, identificerer Integrationsministeriet det bedste og dårligste tilbud/besvarelse inde for hvert enkelt kriterium. Integrationsministeriet foretager herefter en tilfredshedsvurdering af hvert enkelt tilbud i relation til kriteriet, ud fra en tilfredshedsskala fra 0 til 16 (kun hele tal).
0 = Ikke tilfredsstillende. 4 = Mindre tilfredsstillende. 8 = Tilfredsstillende. 12 = Meget tilfredsstilende. 16 = Særdeles tilfredsstillende. Skalaen bliver ikke nødvendigvis anvendt over hele spændet fra 0 til 16, men kan anvendes i mindre intervaller, hvis der ikke er stor forskel på tilfredsheden af bedste tilbud og dårligste tilbud. 3.2.1 Pris På baggrund af tilbuddets samlede pris, vurderes og skalasættes prissættelsen komparativt mellem de indkomne tilbud. 3.2.2 Leverancekvalitet På baggrund af opfyldelse af forretningsmæssigt behov, kravopfyldelsesgrad, samt integrationsmodenhed vurderes komparativt mellem de indkomne løsningsbeskrivelser. 3.2.3 Faglig kompetence Modenhed, erfaring og kvalifikation af medarbejdere vurderes på baggrund af fremsendte CV. Se rammekontrakt 02.18's ressourcekategorier og kompetencemodel. 3.2.4 Referencer Referencer vurderes efter følgende kriterier. Niveau 1 International renommeret leverandør Internationale statslige/offentlige, eller velrenommerede større organisationer som referencer Niveau 2 National renommeret leverandør Nationale statslige/offentlige, eller velrenommerede større organisationer som referencer Niveau 3 National leverandør Nationale generelle referencer
4 Tidsfrister for udbudsforretningen 4.1 Spørgefrist Fristen for indsendelse af spørgsmål er den 28. juli 2008 kl. 09:00. 4.2 Tilbudsfrist Tilbudsfristen er den 11. august 2008, kl.: 09:00 Ved for sen modtagelse vil tilbuddet ikke blive taget i betragtning. 4.3 Vedståelsesfrist Tilbudsgivers bud skal uanset acceptfrist vedstås i 6 måneder fra tilbudsfristens udløb. 4.4 Accept- og afslagsfrist Der forventes udsendelse af accept/afslag i uge 34, 2008. 4.5 Kontraktindgåelse Det forventes at der indgås aftale med den ordregivende myndighed i uge 36, 2008. Kontrakten indeholder foranalyse og POC, samt køb ved succesfuldt POC. Aftalen skal ligeledes indeholde tilbud på uddannelse, vedligehold og support ved køb. 4.6 Oversigt over udbudsforretningen Miniudbudsmaterialet offentliggøres den 21. juli 2008. Seneste frist for at stille skriftlige spørgsmål er 28. juli 2008 kl. 09:00. Svarliste vil blive offentliggjort senest 4. august 2008. Tilbudsfrist 11. august 2008, kl.: 09:00. Vurdering af de indkomne tilbud foregår i perioden uge 33-34, 2008. Afslagsskrivelser forventes udsendt i uge 34, 2008. Acceptskrivelse og indkaldelse til endelig kontraktindgåelse forventes udsendt i uge 34, 2008. Kontraktindgåelse i uge 36, 2008.