Fase D.2 - Opsætning af registreringsramme i systemerne

Fase D.2 - Opsætning af registreringsramme i systemerne D.2.1: Opsætning af dimensionsværdier i Navision eller andet ERP-system D.2.2: Indlæsning til Navision med D.2.3: Oprettelse af Sager og Sagsopgaver med D.2.4: Opsætning af dimensionsværdier i andre ikke-integrerede systemer

D.2.3 D.2.2 D.2.1 D.2 Opsætning af registreringsramme i systemerne Opsætning af registreringsramme med de nye dimensionsværdier i relevante systemer Opsætning på baggrund af systemkortlægning Med udgangspunkt i systemlandskabet og afdækningen af de systemer, der anvender registreringsrammen (jf. B.2), samt den udarbejdede struktur i den nye registreringsramme (jf. C.4), skal registreringsrammen opsættes med de nye udledte dimensionsværdier (jf. C.4). Der vil i denne fase blive taget udgangspunkt i tre forskellige opsætninger, herunder: Opsætning af dimensionsværdier i Navision eller andet ERP-system Opsætning af sager og sagsopgaver i Navision via RAPID Opsætning af dimensionsværdier i andre ikke-integrerede systemer Aktiviteterne i denne fase vil som udgangspunkt udelukkende fokusere på implementeringen af dimensionsværdier i registreringsrammen og ikke på valideringen af de indlæste data, funktionaliteten af integrationer eller afledte ændringer i opsætninger på baggrund af registreringsrammen. Denne del vil først blive specificeret i D3 og D4. Opsætning af registreringsramme Opsætning i Navision eller andet ERP-system I denne aktivitet indlæses dimensionsværdier og aliaskonteringer i Navision eller tilsvarende i et andet ERPsystem. Opsætning i andre ikkeintegrerede systemer Opmærksomhedspunkt: dobbelt vedligehold af registreringsrammen, såfremt institutionen imod anbefaling vælger ikke at integrere alle systemer. Opsætning af Sager og Sagsopgaver Sager og Sagsopgaver oprettes i Navision med anvendelse af, som giver mulighed for effektiv indlæsning. Denne metode kan også anvendes til dimensionsværdier. Side 2

D.2.1 Opsætning af dimensionsværdier i Navision eller andet ERP-system Indlæsning af dimensionsværdier i Navision og andre ERP-systemer Under processen forbundet med at udfylde registreringsrammen i de relevante systemer skal den nye og endeligt godkendte registreringsramme anvendes (fra C.4). Opsætningen af den nye registreringsramme med de nye dimensionsværdier skal enten manuelt indlæses i Navision eller via /GIS. Nedenstående illustration beskriver væsentlige trin og opmærksomhedspunkter i forbindelse med opsætningen i Navision (*). Hvis der ønskes en mere specifik vejledning til indlæsning i Navision, henvises der til brugervejledningen på Moderniseringsstyrelsens hjemmeside. 1 2 3 Indlæsning af dimensionsværdier Nye dimensioner oprettes som Standard. Hvis der ønskes gruppering af dimensionsværdierne kan Fra-sum og Til-sum anvendes. Der kan også laves grupper direkte i LDV. Efter opsætning kan test udføres ved at budgettere på dimensioner. Der må ikke bogføres på dimensionerne før implementering. Kontroller, at dimensionsværdityperne anvendes korrekt ved indlæsning af nye dimensioner. Ved indlæsningen: Husk at efterlade plads til udvidelser indenfor Fra/Til-summerne. Anvendelse af eksisterende eller nyt regnskab Hvis det oprindelige regnskab ønskes anvendt, anbefales det at oprette dimensionsværdier, som samtidig spærres. Få dimensionsværdier kan midlertidigt efterlades åbne til validering af dataoverførsler til andre systemer (fase D8). Hvis et nyt regnskab ønskes, bogføres der ikke før ibrugtagning af systemerne, hvorfor dimensionerne kan stå åbne. Ved spærrede dimensionsværdier skal bogføring på nye dimensioner undgås før korrekt ibrugtagning. Risikoen for bogføring på nye dimensioner før korrekt ibrugtagning er mindre ved anvendelse af et nyt regnskab. Alias-kontering Alias-kontering bliver født i Navision og bliver dernæst fordelt ud på de integrerede systemer. Eftersom Aliaskontering er en del af Navision, er der ingen ventetid fra indlæsning af dimensionsværdier, til Alias-konteringer kan indlæses. Rettelser i nuværende aliaskonteringer er risikabelt i overgangsfasen, hvorfor det anbefales at oprette nye aliaskonteringer. Korrekt anvendelse af aliaskonteringer i perioden styres ved spærring. *Note: Anvendes et andet ERP-system, følges samme proces og tankegang. Dog kan elementer som Fra-sum, Til-sum og aliaskontering tage andre former i andre systemer end Navision. Side 3

D.2.2 Indlæsning til Navision med Eksempel på overblik til indlæsning af sager og sagsopgaver i Navisions sagsmodul er et værktøj, som kan anvendes til at oprette dimensionsværdier, Sager og Sagsopgaver i Navision. Selve pakken vil være forskellig afhængigt af, hvilket setup der eksisterer i Navision, og den vil derfor skulle tilpasses til den enkelte institution. Dimensioner og enkelte dimensionsværdier oprettes generelt ved at taste direkte i Navision. RAPIDpakken anvendes derfor i situationer, hvor der vil være behov for at oprette mange dimensionsværdier af gangen. Dette vil især være aktuelt ved oprettelse af sager og sagsopgaver til Sagsmodulet, men kan også være aktuelt til dimensionsværdier. Vejledningen og eksemplerne herunder vil tage udgangspunkt i oprettelse af sager og sagsopgaver. kommer i et Excel-ark og indeholder fanerne illustreret til højre. De efterfølgende slides beskriver indholdet i de enkelte faner, samt hvad der er vigtigt at være opmærksom på, når udfyldes. NB: SIU og Moderniseringsstyrelsen anbefaler at søge ekstern hjælp til indlæsning af, såfremt institutionen ikke i forvejen har erfaring med at anvende værktøjet. Fane 1.0 Sag 2.0 Dimension 3.0 Dimensionsværdi 4.0 Standarddimension 5.0 Sagsopgave 6.0 Sagsopgavedimension 7.0 Sagsoplysninger 8.0 Sagsoplysningsværdi Indhold Her indtastes nummer og navn på de sager, der ønskes oprettet. Her vælges blandt andet, hvilken steddimensionsværdi og delregnskab der eventuelt skal knyttes til sagen. En oversigt over de dimensioner, der ligger i institutionens Navision. Disse bruges, når der oprettes nye sager og sagsopgaver. En liste over dimensionsværdierne i hver dimension. Disse bruges, når der oprettes nye sager og sagsopgaver. Her vælges, hvilke af de andre dimensioner der eventuelt skal knyttes til sagen, for eksempel formål og delformål, samt øvrige valgfrie dimensioner og eventuelt sagsoplysninger (mærker, attributter) Her indtastes nummer og navn på de sagsopgaver, der skal oprettes til hver af sagerne i fanen Standarddimension. Her indtastes navn og dimensionsværdi på de dimensioner, der skal knyttes til sagsopgaverne, hvis de skal afvige fra det, som sagen får tilknyttet. En oversigt over de sagsoplysninger, der ligger i institutionens Navision. Disse bruges, når der oprettes nye dimensioner. En liste over værdierne i hver sagsoplysning. Nogen Sagsoplysninger er dog fritekstfelter, som bruges, når der oprettes nye sager og sagsopgaver. Side 4

Før pakken tages i brug, anbefales det at tage stilling til nedenstående: i. Hvem skal være brugere af pakken? ii. Skal der være en struktur for Sager og Sagsopgaver? iii. Skal der være funktioner i pakken? Uafhængigt af, om det er en regnskabsmedarbejder eller en projektleder for registreringsrammeprojektet, så er det vigtigt, at det er den samme metodik, der anvendes til hver sagsoprettelse, og hver gang pakken bruges. Det er derfor mest hensigtsmæssigt, at brugerne af pakken er medarbejdere, der forstår sammenhængen i registreringsrammen samt de tanker, der ligger bag anvendelsen af den. De(n) ansvarlige fungerer som kontrollører af, hvad der bliver indlæst, og har overblikket over, hvilke sagsnumre der er anvendt. Hvis man ud fra eksempelvis et sagsnummer skal kunne udlede, om det er et forskningsprojekt, eller om det er knyttet til en specifik uddannelse, så skal strukturen være på plads, inden der begyndes på at oprette sager. Det anbefales, at strukturen holdes så simpel som muligt, og at den er fleksibel i forhold til at kunne håndtere organisationsændringer, hvor der eventuelt vil komme nye stednumre, forretningsområder eller andre betydningsfulde ændringer. Pakken kan målrettes til dem, der skal udfylde den, så den vil være nemmere at udfylde, og risikoen for fejl vil mindskes. Der kan eventuelt oprettes nogle dropdownlister, når der skal udfyldes dimensionsværdier på sted, formål, delregnskab mv., så der ikke tastes forkert. Derudover er det muligt at oprette sammenhænge, således at hvis der eksempelvis er valgt formål 1, Uddannelse, kan der ikke vælges delregnskab 95, Tilskudsfinansieret forskningsvirksomhed. Side 5

Nedenstående vejledning beskriver anvendelsen af de to første faner, herunder dimensioner og dimensionsværdier. Der skal ikke foretages nogle manuelle indtastninger i disse to faner i, da de indeholder information, der anvendes i de faner, hvor der indtastes. 1.0 Dimensioner De obligatoriske i den fælles kontoplan samt de ønskede valgfrie dimensioner skal ligge i pakken. Dette er nødvendigt, hvis der for eksempel ønskes dimensioner til blandt andet lokation, bygning, specifikation eller lignende. Navision understøtter op til otte dimensioner. 2.0 Dimensionsværdier Dimensionsværdierne ligger i én liste, hvor de obligatoriske er placeret øverst og er efterfulgt af de øvrige. Illustrationen til højre viser et eksempel på starten af en stedkontoplan. Side 6

Nedenstående vejledning beskriver et eksempel på, hvordan fanen til oprettelse af Sager kan se ud. Bemærk, at strukturen kan forekomme forskellig fra institution til institution afhængigt af, hvilke oplysninger der ligger i Navision og som kan knyttes til Sager. 3.0 Sager I denne fane angives sagsnummer og navn på de Sager, der skal oprettes, samt hvilket delregnskab og stednummer, der eventuelt skal tilknyttes. Forinden indtastningen er vigtigt at få afklaret følgende: Hvilken nummerstruktur skal Sagerne oprettes i? Skal de for eksempel blot oprettes fortløbende, eller skal Sager til eksempelvis forskningsprojekter ligge i et specifikt interval? Hvilke dimensioner er obligatoriske, og hvilke er valgfrie? Hvilke dimensioner skal låses fast til Sagerne, så der ikke kan vælges en anden værdi? Hvilke Sagsoplysninger skal anvendes til forskellige typer af Sager? Hvilke øvrige informationer skal knyttes til Sagerne? Der er et stort antal øvrige informationer, der kan knyttes til Sagen; for eksempel moms, overheadprocent, samlesag, bevillingsoplysninger (bevillingsgiver, bevillingsgruppe, overhead, egenfinansiering, indtægtsallokering) mv., så det er væsentligt, at regnskabs-/finansmedarbejdere er med til at definere, hvilke oplysninger der skal udfyldes og hvordan i forbindelse med sagsoprettelsen. Side 7

Nedenstående vejledning viser et eksempel på, hvordan fanen til tilknytning af formålsdimensionen kan se ud. 4.0 Standarddimension I denne fane angives Sag og hvilken formålsværdi Sagen skal have. I den forbindelse er det vigtigt at få afklaret følgende: Skal formålsdimensionen låses fast til Sagerne, så der ikke kan vælges en anden værdi? Eller skal det være valgfrit ved hver bogføring på Sagen, hvilket formål der skal anvendes? Er det alle steder i organisationer, der anvender alle formål? Eller er det specifikke steder, der anvender de faglige formål 1-5, mens andre anvender de administrative 6-7? Side 8

Nedenstående vejledning beskriver et eksempel på, hvordan fanen til oprettelse af Sagsopgaver kan se ud. Bemærk, at strukturen kan forekomme forskellig fra institution til institution afhængigt af, hvilke oplysninger der ligger i Navision og som kan knyttes til Sager. 5.0 Sagsopgaver I denne fane angives sagsopgavenummer og navn på de Sagsopgaver, der skal oprettes til Sagerne. Der skal som minimum være én Sagsopgave per sag, for at kunne danne et Alias. Før indtastningen er det vigtigt at få afklaret følgende: Skal alle Sager anvende den samme sagsopgavestruktur, så eksempelvis alle forskningsprojekter indeholder de samme Sagsopgaver? Hvilken nummerstruktur skal Sagsopgaverne oprettes i? Skal de for eksempel blot oprettes fortløbende, eller skal der defineres særlige intervaller til eksempelvis indtægter, løn og driftsomkostninger, medfinansiering, overhead? Dette er vigtigt i en rapporteringssammenhæng. Skal nogen Sagsopgaver anvendes til for eksempel tidsregistrering, så disse eventuelt skal ligge indenfor et specifikt interval? Skal der være et hierarki i Sagsopgaverne? Skal der laves til- og fra-summer i sagsopgavestrukturen? Side 9

Nedenstående vejledning viser et eksempel på, hvordan fanen til Sagsopgavedimension kan se ud. Bemærk, at strukturen kan forekomme forskellig fra institution til institution afhængigt af, hvilke oplysninger der ligger i Navision og som kan knyttes til Sager. 6.0 Sagsopgavedimension Denne fane skal kun bruges, hvis man ønsker mulighed for, at nogen Sagsopgaver har andre værdier, end Sagen har. Hvis der ikke udfyldes noget i denne fane, vil Sagsopgaverne automatisk få de dimensioner, som Sagen har. I denne fane indtastes derfor navn og dimensionsværdi på de dimensioner, der skal knyttes til Sagsopgaverne, hvis de skal afvige fra dem, som Sagen er tilknyttet. Før indtastningen er vigtigt at få afklaret følgende: Er der begrænsninger på mulighederne for at kombinere dimensionerne? Er det for eksempel ikke muligt at kombinere formål 2, Forskning og udvikling, med delregnskab 97, Andre tilskudsfinansierede aktiviteter? Skal det være muligt, at en Sagsopgave oprettes med et andet stednummer end Sagen? I så fald vil budgetansvaret være delt mellem de to steder. Side 10

Nedenstående vejledning beskriver indholdet i de to sidste faner, herunder sagsoplysninger og sagsoplysningsværdier. Der skal ikke foretages nogle manuelle indtastninger i disse to faner, da de indeholder information, som anvendes i de faner i, hvor der indtastes (sagsoplysninger angives i fanen Sag). 7.0 Sagsoplysninger Sagsoplysningerne (også kaldet mærker, stempler eller attributter), der kan knyttes til Sagerne med henblik på rapportering, skal ligge i pakken. Illustrationen nedenfor viser et eksempel på sagsoplysningerne hos en professionshøjskole. 8.0 Sagsoplysningsværdi Sagsoplysningsværdierne ligger i én liste. Illustrationen nedenfor viser et eksempel på værdierne hos en professionshøjskole. Side 11

D.2.4 Opsætning af dimensionsværdier i andre ikke-integrerede systemer Beskrivelse af indlæsning af dimensionsværdier i afkoblede systemer Indlæsning af dimensionsværdier til afkoblede systemer Som udgangspunkt anbefaler Styrelsen for Institutioner og Uddannelsesstøtte og Moderniseringsstyrelsen ikke, at man vedligeholder to versioner af registreringsrammen på tværs af systemer, da der kan opstå forskelle mellem de to registreringsrammer. Dette kan resultere i forskellige billeder af virkeligheden samt mistillid til data. Det anbefales derfor at integrere systemer til registreringsrammens kilde i ERP-systemet i stedet for at dobbeltregistrere. Væsentlige risikofaktorer ved manglende integration Fagsystemer Manglende integration Såfremt en integration af et system til registreringsrammens kilde alligevel fravælges fra institutionens side, indlæses registreringsrammen efter samme proces og tankegang som i D.2.1. Der bør i dette tilfælde være særligt fokus på beskrivelser af roller og ansvar i forbindelse med vedligehold af registreringsrammen (se fase C.6). Her er det ydermere gældende, at der skal gennemføres kontroller af ensartetheden i registreringsrammen mellem systemerne og ikke kun af processer og ansvar i forhold til oprettelse af eller oprydning i dimensionsværdier. Processer og ansvar er også særdeles vigtige elementer, da man har en mere skrøbelig vedligeholdsproces i en situation, hvor registreringsrammen skal vedligeholdes flere steder. ERP Risiko for forskellige værdier og registreringslogikker, hvilket potentielt forårsager et misvisende datagrundlag og uhensigtsmæssig understøttelse af det tværgående rapporteringsbehov. Større behov for standardiserede processer, herunder særligt i forhold til vedligehold, kontroller, registreringspraksis mv. samt klare roller og ansvar. Side 12