Bestyrelsesseminar 2013 - Skanderborg, d. 21-23 august Formalia Ordstyrer: Skiftende Referent: Katrine, Patricia, Benjamin og Sille. Tilstedeværende: Katrine Tanggaard (KT), Benjamin Skov Kaas-Hansen (BS), Sarah Chehri (SC), Mira Kjeldsen (MK), Søren Knudsen (SK), Christian Møller (CM), Sille Wiberg (SW) og Patricia Fruelund (PF) Godkendelse af dagsorden: Godkendt Tidsperspektiv: Mødet strækker sig over flere dage Godkendelse af referat fra sidste møde: Godkendt over mail Puljeansøgninger Saga Elise Mariansdatter søger National Uddannelses -og Transportpulje (NUT) om DKK 322 til transport i forbindelse med et økonomistyringskursus hos DUF. Beløbet bevilges, da det vurderes relevant for hendes arbejde i Ashipti. Patricia Fruelund søger International Uddannelses -og Transportpulje (IUT) om DKK 932,30, 50% af deltagergebyret, i forbindelse med deltagelse til prega i Chile. Beløbet bevilges, da det vurderes relevant for reformprocessen i IFMSA. Anna Grynnerup søger, på vegne af Sexinuk, om DKK 5.000 fra Initiativpuljen i forbindelse med afholdelse af workshop på Grønland. Beløbet bevilges, efter modtagelse af udspecificeret budget, da det en vigtig del af opstarten af gruppens arbejde. Sandra Wulffeld søger DKK 1.050 fra NUT til deltagelse på DUF Refleks Projektledelse. Beløbet bevilges, da det er relevant for hendes arbejde i IMCC. Mira Kjeldsen søger DKK 1.166 fra IUT til transport i forbindelse med Health Care Leadership Summer School i Holland. Beløbet bevilges, da det vurderes relevant for hendes arbejde i bestyrelsen. Jesper Mølgaard søger DKK 1.050 fra NUT til deltagelse på DUF Refleks Ledelse af Frivillige. Beløbet bevilges, da det vurderes relevant for hans arbejde i IMCC.
Troels Græsholt-Knudsen søger på vegne af Ildsjæle og Ledere (IKIL) om DKK 2.234 til DUF Refleks - Benjamin Ebeling skal deltage på Facilitering af Kreative Processer, og Frederik Martiny skal deltage på Ledelese af Frivillige. Beløbet bevilges, da deres deltagelse er relevant for deres arbejde i IKIL. Troels Græsholt-Knudsen søger, på vegne af IKIL, NUT om DKK 7.306/10.506, til afholdelse af arrangørweekend. Der bevilges en låneaftale på DKK 10.000, som skal dække udgifter i forhold til planlægningsmøder i arrangørgruppen. Det forventes, at disse penge forsøges fundraiset og dermed dækkes disse udgifter på lige fod med de resterende udgifter for arrangementet. Det anbefales, at man overvejer størrelsen af arrangørgruppen, og at møder holdes i København, da det er der, de fleste i gruppen befinder sig. Randika Sivakumar søger, på vegne af FFF, NUT om DKK 18.016 til afholdelse af FFF Nationalmøde. Pengene bevilges ikke, da puljen ikke dækker udgifter i forbindelse med tilbagevendende nationale møder i aktivitetsgrupper. De gøres endvidere gjort opmærksomme på, at deres tiltænkte ansøgning til FADL, skal godkendes af sekretariatet, inden denne sendes afsted. David Alexander Gryesten Jensen søger DKK 1.450 fra NUT til deltagelse på DUF Refleks Forandringsledelse. Andre ansøgninger Pengene bevilges, da det vurderes relevant for hans arbejde i Trænergruppen. SUNDdag Aalborg ansøger om optagelse som ny lokalgruppe af SUNDdag. SUNDdag Aalborg godkendes som aktivitet. De får et rådighedsbeløb på DKK 1.000. SUNDdag har nu to lokalgrupper og skal derfor have en national aktivitetsleder. IMCC Uland søger om godkendelse af projektansøgning til nyt pilotprojekt i Ghana. Bestyrelsen godkender projektansøgningen til pilotprojekt i Ghana. Inden afrejse skal der holdes møde med Sekretariatet, og tidligere erfaringer fra Uland skal sikres implementeret i en evt. større projektansøgning. IMCC Ulands Bolivia-projekt søger om lån til dækning af deres projektudgifter. Dette skyldes at DANIDA tilbageholder deres projektmidler indtil deres regnskab er godkendt. Regnskabet forventes godkendt inden årets afslutning. Lånet godkendes, så Uland kan opretholde minimal aktivitet, men der kræves uddybning af deres minimumsbudget samt en forklaring af relevansen af de forskellige aktiviteter, der vurderes nødvendige at opretholde i låneperioden.
Økonomisk update CM har præsenteret det opdaterede budget. Til næste bestyrelsesmøde diskuteres forslag til budget 2014, der skal præsenteres til Generalforsamlingen. Evaluering af strategisk handleplan De opdatering på de strategiske fokusområder: Økonomisk bæredygtighed: CM og John Ommestrup arbejder på at arrangere økonomikurser i byerne. De kommer formentlig til at ligge i oktober. Der skal dog være styr på budgetskabelon, authority sheets etc. inden kurset afholdes. Tomas Gehlert har været i kontakt med kommunerne for at undersøge om vi kvalificerer os til at modtage kommunalstøtte. Det ser desværre ikke sådan ud, men en nærmere update følger senere. Vi har næsten 1250 betalende medlemmer, vi håber de sidste kommer i hus inden GF, så vi kan få et forhøjet DUF-tilskud. Klar kommunikation: Vi har ansat Simon, vores nye studentermedhjælper pr. 1. september. Han læser kommunikation på CBS, og skal hjælpe os med at udvikle en ny kommunikationsplatform, et nyhedsbrev og meget mere. Det grafiske skelet til den nye hjemmeside er ved at være på plads. Vi er i øjeblikket ved at lægge indholdet over på det nye site. Vi forventer at være færdige inden GF. Medlemsudvikling: Trænergruppen vil snarest muligt udmelde datoer for de første kurser. Til generalforsmalingen (GF) vil trænergruppen blive præsenteret på plakater og i et trænerkatalog. Der arbejdes på en side til Trænergruppen på hjemmeside. Grundlaget for IMCC's Påskekursus, næste års nye kompetencekursus, er på plads og arrangørgruppen har påbegyndt arbejdet. Sammenhængskraft: Målet er at 10% af IMCC's medlemmer deltager ved GF. Vi ønsker at gentage succesen med 'et break' arrangeret af de socialansvarlige i lokalbestyrelserne til GF. Rammer for frivillighed: Spadestikket til projektretningslinjerne er taget, men de bliver, på grund af travlhed på sekretariatet, desværre ikke færdige til GF. De endelige beskrivelser af ansvarsområderne for National Aktivitetsleder (NAL) og National økonomiansvarlig (NØL) udsendes snarest til alle relevante parter. CM og KT arbejder på strategioplæg til GF.
Forberedelse til GF Vedtægtsændringsforslag: Forslag til vedtægtsændringer diskuteres. Udtalelser: Retningslinier for delegationsudvælgelses til IFMSA-møder sendes i høring snarest. Der arbejdes på en udtalelse angående IMCC s samarbejde med IFMSA. Program fredag aften: Det besluttes at programmet fredag aften skal have fokus på at klæde folk på til GF en lørdag. Der skal være plads til det sociale fredag aften, men der skal opfordres til, at folk er klar til GF en lørdag formiddag. Forretningsorden: Præsentation og gennemgang af foreløbig forretningsorden for GF. Grundet forvirring omkring stemmeprocedurer ved valg til bestyrelsen sidste år, skal dette afsnit kigges på endnu engang, for at vi i år sikre en bedre proces. Strategipræsentation: Dette bliver ved KT og CM Dirigent: Bestyrelsen foreslår Jakob K. Sørensen som dirigent, Jakob er generalsekretær hos DSU. Fordeling af ansvarsopgaver i forbindelse med GF: Opgaverne gennemgås og disse føjes til de enkeltes to-do-liste. Bestyrelsens forretningsorden Opdateres i overensstemmelse med bestyrelsens nuværende arbejdsopgaver. Den opdaterede version kan findes på hjemmesiden. Ny kommunikations- og arbejdsplatform for bestyrelsen BS fremsætter forslag om at koordinere bestyrelsens arbejde ved hjælp af en online platform, www.trello.com. Denne platform demonstreres og bestyrelsen beslutter at afprøve dette. Dette skal gøre det nemmere at holde styr på bestyrelsens opgaver og gøre det mere gennemsigtigt, hvad de enkelte bestyrelsesmedlemmer arbejder med, og hvor langt man er med de forskellige opgaver. AM2013 og IFMSA generelt Bestyrelsen opdateres på AM2013 i Chile. Vi havde nogle fremragende delegerede, som tog deres arbejdsopgaver og roller meget seriøst. Fire af de seks egentlige delegerede deltog ved reformprega en, mens de to andre deltog ved én af de tematiske prega-workshops og fik meget ud af den. Som delegation gjorde vi, hvad vi kunne for at sparke gang i reformdiskussioner i alle tænkelige fora, og det lykkedes rigtigt fint at gøde jorden, så i hvert fald NMO-repræsentanterne ( NMO Presidents og lignende) tog nogle af de vigtige, grundlæggende diskussioner. Det varierede meget, i hvor høj grad de øvrige deltagere i Standing Committee-sessions fik taget hul på bylden, hvilket nok især skyldes, at mange NMO er havde valgt at sende helt nye delegerede. Derudover fik vi placeret Patricia i det såkaldte Redco (Reform Drafting Committee), som påtog sig en form for konferencesekretariatsrolle og samlede referater fra alle reformdiskussioner for på ægte embedsmandsmaner så objektivt som muligt at samle det hele i det endelige Reform Roadmap (som i sidste ende fik navnet The Santiago Resolution on Strengthening IFMSA). Inden GA en var vi forsigtigt håbefulde, men med en organisation som IFMSA i al sin kompleksitet kunne man ikke håbe på mere. Ingen egentlige strukturændringer blev vedtaget, men der var voldsom interesse for emnet, og der blev nedsat en såkaldt Task Force, som sammen med en ekstern organisationskonsulent frem mod MM2014 skal samle al reformdokumentation, konsultere NMO erne og foreslå en ny ledelsesstruktur for hele organisationen (og lidt mere sekundært forslag til ny organisering af de store, internationale møder) i Tunesien under MM2014. Her bliver den nye struktur forhåbentligt
vedtaget, og den vil så træde i kraft efter AM2015, da relevante vedtægtsændringer med juridisk bistand vil blive formuleret mellem MM2014 og AM2014. Der diskuteres, hvor vi ser, IFMSA er på vej hen, og hvad IMCC fremtidig samarbejde med IFMSA skal indebære. Der startes på en udtalelse om dette, som vil blive præsenteret ved GF en. Bestyrelsen skal fremover i højere grad involveres/tage del i de vigtige beslutninger og processer vedrørende IFMSA. Evaluering af kommissoriemøde-processen Hvilke erfaringer er der gjort i år: Det har været en langtrukket proces og været meget arbejde for få folk Planlægningen startede for sent Det er svært at koordinere møder med mange aktiviteter i mange byer hvis man ikke melder flere datoer ud Det var svært at få koordineret, at de ansvarlige bestyrelsesmedlemmer for de forskellige interessefællesskaber skulle deltage i de specifikke møder med deres ansvars-grupper, da møderne lå i forskellige byer Det var rigtig god aktiviteterne var to repræsentanter til møderne Det var godt at få involveret flere fra sekretariatet i møderne Anbefalinger til kommende bestyrelse: Start planlægningen tidligt Meld flere datoer ud til aktiviteterne Læg møderne i april om muligt Forsøg ikke at koordinere bestyrelsens deltagelse efter de forskellige interessefællesskaber vigtigt alle bestyrelsesmedlemmer får hold et eller flere møder, da det er et rigtig godt indblik i organisationen Læg møderne i forlængelse af hinanden, da det eller bliver meget tidskrævende for bestyrelsen og sekretariatet En mere udførlig evaluering vil ligge klar til overlevering til den kommende bestyrelse. Fastlæggelse af datoer for bestyrelsesmøder resten af året Datoerne besluttes og disse kan findes på hjemmesiden. Bestyrelsesevaluering Fokus på evaluering af bestyrelsesstrukturen og arbejdsfordeling med henblik på at styrke bestyrelsesarbejdet fremadrettet Lokalbestyrelsernes deltagelse på seminaret Repræsentanter fra lokalbestyrelserne deltog på seminarets sidste dag. Repræsentanterne var følgende: København: Jakob Vestergaard og Benjamin Ebeling Odense: Maise Fredgart og Camilla Hjortdal Sindahl Aarhus: Stine Frost Hedegaard og Marie Haurslev Aalborg: Viggo Holtens Formålet med dette var primært at snakke om: Lokalbestyrelsernes rolle i IMCC Hvordan styrker vi samarbejdet mellem lands- og lokalbestyrelser Hvordan forbedrer vi processen omkring inddragelse af lokalbestyrelser og medlemmer i den strategiske process.
Nyt fra sekretariatet: Katja Thøgersen, studentermedhjælper på landssekretariatet, har opsagt sin stilling pr. 1. september. IMCC har ansat en ny studentermedhjælper med fokus på kommunikation Simon Kjær Jørgensen. Han starter på sekretariatet d. 2. september. Lokalsekretær i Odense, Sarah Kabell, har opsagt sin stilling pr. 1. oktober. Der har været afholdt ferie på sekretariatet over sommeren, men sekretariatet er tilbage på fuld styrke d. 3. september. Successer siden sidst: Vellykket NorWHO planlægningsgruppen har gjort et kæmpe stykke arbejde. Sexekspressen har afholdt et vellykket sommerseminar. AM2013 i Chile har været en succes.