NON-FOOD-HANDEL PÅ ROSKILDE FESTIVAL 2016

NON-FOOD-HANDEL PÅ ROSKILDE FESTIVAL 2016 Ovenpå en yderst vellykket Roskilde Festival 2015 med godt vejr og masser af glade festivalgæster, håber vi at kunne præstere endnu en fantastisk festival, når dørene slås op igen i 2016. En vigtig del af en vellykket festival er udover selvfølgeligt musikken et bredt udvalg af handelsboder, som sælger mad, tøj, kunsthåndværk, smykker og meget andet, da disse boder er med til at skabe den helt særlige Roskilde-atmosfære. Handelsboderne opdeles i food og nonfood. Vigtige datoer: 15. februar 2016: Deadline for ansøgning om bod Primo marts 2016: Svar på ansøgning 1. april: Betaling af 1. rate 1. maj: Betaling af 2. rate Kundegrundlaget på Roskilde Festival Med omkring 70-75.000 gæster samt medarbejdere, kunstnere og mediefolk deltager således flere end 100.000 på festivalen, så kundegrundlaget for handlende på festivalen er stort. Den gennemsnitlige festivaldeltager bruger (ud over billetten) ca. DKK 2.850 under festivalen til mad, drikke og diverse indkøb i non-food-boderne. Fokus på forskellighed, kvalitet, bæredygtighed og social bæredygtighed Det er Roskilde Festivals ønske, at vores initiativer inden for miljø, bæredygtig handel og humanitært engagement også afspejles gennem vores samarbejdspartnere, handelsboderne. Samtidig vil vi naturligvis også tilfredsstille publikums ønske om mange typer af boder med så interessante, sjove og forskelligartede varer som muligt. Herudover ønsker vi at kunne tilbyde publikum at komme tilbage til de boder, de har kendt fra tidligere år og glæder sig til at gense igen i 2016. Alle disse kriterier spiller ind som helhed eller hver for sig ved udvælgelsen af boder til Roskilde Festival 2016. Et andet meget vigtigt punkt som Roskilde Festival sætter højt på dagsordenen, er social bæredygtighed. Omkring social bæredygtighed, er det Roskilde Festivals ønske, at vores samarbejdspartnere, handelsboderne, ikke benytter sig af børnearbejde. Derudover forventer vi at forholdene for de folk som arbejder i boderne, skal foregå på et anstændigt niveau. Bæredygtighed i din bods sortiment Da Roskilde Festival har stort fokus på bæredygtig handel, er vi meget interesserede i at vide, om nogle af dine varer er bæredygtige. Husk derfor at anføre dette i ansøgningsskemaet med en uddybning af, hvorledes de kan betragtes som bæredygtige f.eks. hvis der indgår en form for genbrug i produktionen af dine varer, hvis produktionen foregår under godkendte forhold i 3. verdens lande, eller hvis du har et Fair Trade-certifikat eller lignende. Handel med kopivarer Ganske som i det omkringliggende samfund er al handel med uægte varer/kopiprodukter ikke tilladt på Roskilde Festival. Ud over at dansk lovgivning mod sådan handel, strider det også mod Roskilde Festivals eget regelsæt og ønske om at tilbyde vores gæster ærlige produkter. Alle

ansøgninger med kopi-produkter vil derfor blive afvist. Ethvert salg af kopiprodukter på festivalens område vil udover en politianmeldelse medføre øjeblikkelig bortvisning og nedlukning af boden. Non-food handelsområder på Festival 2016 På Roskilde Festival 2016 etablerer Handelssektionen følgende handelsområder med non-food handel: Festivalpladsen/Indre Plads (4 salgsdage: 29. juni - 2. juli begge datoer inkl.): Trade Zone (Bag Tribunen) Festivalens største, mest centrale og efterspurgte handelsområde, med placering i umiddelbar forlængelse af Orange Scenes publikumsområde og med særligt men ikke udelukkende fokus på boder med mainstream varesortimenter. Publikum bruger Trade Zone til en central helle/pause mellem de store koncerter. Området er fyldt med farverige barer og pop-up koncerter. Traditionelt set har nonfoodboderne i området en høj kvalitet og rummer brands Trade Island (Handelsøen) Handelsområde med en central og eftertragtet beliggenhed på festivalpladsens vestlige del, beliggende mellem Orange og Avalon scene. Særligt fokus på boder med velkendte modebrands. I dette område vil der i år ske en masse spændende, fysiske ændringer, da Handelsøen i år har overtaget det gamle Art-zone areal. I området imellem handelsøen og handels-bazaren vil der være blive implementeret en cool bar. NYT i 2016! Handels-bazaren Handels-bazaren er vores nye område som vil være placeret i forlængelse af Handelsøen og Sejlene. Området vil være et udviklingsområde, hvor der bliver skabt et fælles rum for publikum. Fokus vil være små og nye up-coming boder som tilbyder fairtrade, dansk design og/eller økologi i deres sortiment. Selve området vil være en struktur, hvor boderne er tæt placeret under samme tag a la Illum/Magasin. Boderne tilbydes her en plug-in løsning, hvor de kun selv skal sørge for interiør, salgsdisk og podier til salg af produkter. Boderne vil være mellem 3x6meter til 6x6meter. Sæt x i ansøgningsskemaet hvis du er interesseret. (Mere info følger i januar/start februar). Pavilion Handelsområdet der ligger omkring den rockede scene Pavilion, er et af de områder på festivalen, hvor rigtig mange publikummer kommer forbi. Området er beriget med store velkendte barer som f.eks. Gringobar og en lang række mindre madsteder, der serverer lækker mad på alle tider af døgnet. Identiteten i området har en Mini christianiastemning over sig, med mange små hyggelige områder at hænge ud i og mange forskellige publikumsaktiviteter. Traditionelt set har publikum været vant til at finde især

vintage, second-hand og rockabilly-tøj i området, og nu rummer det også plads til f.eks. design-værksteder, tøjproduktion, kreative værksteder og meget mere. Gloria (Tidl. Stald Nord) Hyggeligt og velbesøgt handelsområde med tæt beliggenhed til det store handelsområde ved Trade Zone, samt Gloria Scene og foodcourt. Her findes et godt og stort udbud af både food-boder og non-food-boder med skønne, klassiske og farverige festival-varesortimenter med t-shirts, sommerkjoler, solbriller m.m. Området udvikles og bliver Roskilde Festivals nye Art Zone område med masser af liv og publikumsaktiviteter. Graffiti Zone (Tidl. Stald Syd) Centralt, velbesøgt og attraktivt handelsområde, der ligger på festivalpladsens sydlige del og tæt på den meget trafikerede indgang til/fra Camping. Området ligger lige op ad de stalde, hvor der foregår en masse graffiti aktiviteter og hvor fokus for området i 2016 primært vil være på upand-coming designere og særlige projekter indenfor bæredygtig produktion. Apollo Som noget nyt i 2016 ligger Apollo nu på Indre Plads (festivalpladsen). Handelsområdet er et udviklingsområde, hvilket betyder at der kommer til at være spændende ændringer i området i år. Camping/Ydre Plads (8 salgsdage: 25. juni 2. juli begge datoer inkl.): Camping East Service- og handelscenter på Camping Øst, som udover non-food boder med brede varesortimenter også indeholder en række forskellige madboder, merchandisesalg, hæveautomater, ølsalg, pantbod, samarittervagt mv. og derfor er særdeles velbesøgt. Her er fokus på boder med mere publikumsaktiverende varesortimenter. I området findes også Roskilde Miniby. I år vil der være publikumsaktiviteter ved centeret, som fx Ghettoblasteren som spiller musik og et byg-selv område. Camping West Service- og handelscenter på Camping Vest, som udover non-food boder med brede varesortimenter også indeholder en række forskellige madboder, merchandisesalg, hæveautomater, ølsalg, pantbod, samaritter-vagt mv. og derfor er særdeles velbesøgt. Dette område huser Rising-scenen, hvor upcoming bands spiller under warm-up perioden, og der arbejdes på at skabe en fælles identitet for området, hvor nonfoodboderne inkluderes mere i bycenteret.

Campingarealerne åbner for publikum lørdag den 25. juni 2016 kl. 16.00 og fra dette tidspunkt vil alle servicefaciliteter samt mad-, drikkevare- og pantboder være åbne. Non-food boderne i disse handelsområder skal have rejst deres facade torsdag den 23. juni 2016 senest kl. 17.00 og skal åbne for salg senest lørdag 25. juni kl. 16.00 Priser på boder og medarbejderarmbånd Som noget nyt i år har vi tilpasset vores priser således der nu kun er to prisgrupper. Prisgruppe A: Pavillion, Gloria (tidl. Stald Nord), Grafitti Zone (tidl. Stald Syd) og Apollo ligger alle på festivalpladsen (Indre Plads) og har 4 salgsdage. Camping East og Camping West ligger på campingområdet (Ydre Plads) og har 8 salgsdage. Prisgruppe B: Trade Zone (Bag Tribunen) og Handelsøen ligger begge på festivalpladsen (Indre Plads) og har 4 salgsdage. Antal Facademeter (Bodens dybde er altid 6 meter!) Prisgruppe A Område: Pavillion Gloria (Tidl. Stald Nord) Grafitti Zone(Tidl. Stald Syd) Apollo Camping East Camping West Prisgruppe B Område: Trade Zone (Bag Tribunen) Handelsøen 3 DKK 15.190 DKK 20.470 4 DKK 17.760 DKK 26.300 5 DKK 20.330 DKK 29.130 6 DKK 22.900 DKK 33.460 7 DKK 25.470 DKK 37.790 8 DKK 28.040 DKK 42.120 9 DKK 30.610 DKK 46.450 10 DKK 33.180 DKK 50.780 11 DKK 35.750 DKK 55.110 12 DKK 38.320 DKK 59.440 Prisen inkluderer min. 4 adgangstegn. 4 (2 BV + 2VV) adgangstegn for boder fra 3-5 facademeter, 5 (2 BV + 3 VV) adgangstegn for boder fra 6-8 facademeter 6 (2 BV + 4 VV) adgangstegn for boder fra 9-11 facademeter 7 (2 BV + 5 VV) adgangstegn for boder fra 12-? facademeter Bemærk, at disse adgangstegn ikke inkluderer adgang til medarbejdercamping det skal bestilles særskilt (se mere info nedenfor).

BV armbånd giver adgang til bagområderne på handelsboden, Backstage Village samt Volunteer Village. VV armbånd giver adgang til bagområderne på handelsboden samt Volunteer Village. Har man et ønske om at få ombyttet flere billetter til VV armbånd end de i prisen inkluderede, skal man ansøge Roskilde Festival her om. Man skal selv ud at købe billetterne, og ombytning til VV bånd koster DKK 310,00 pr billet. Billetprisen udgør i forsalg DKK 1.995 (ex. gebyr) Billetter kan indkøbes via www.roskildefestival.dk. Vær opmærksom på, at festivalen kan blive udsolgt, og vi anbefaler derfor stadehaver at være ude i god tid. Vi kan ikke garantere billetter efter 1. maj 2016 og vi kan desværre ikke skaffe ekstra billetter når der er udsolgt. Kort over områder på Roskilde Festival 2016 Strøm Hver bod får adgang til 5000watt, som koster DKK 3150,00, dette betales også den 1. maj 2016. Bruger boden mere end de 5000watt vil festivalen sende en ekstra opkrævning efter festivalen. Under opbygning vil der være adgang til byggestrøm, man skal selv huske div. forlængerledninger mv.

Oprydningsdepositum Ud over stadepladsbetalingen skal indbetales et oprydningsdepositum på DKK 1.500, som tilbagebetales efter godkendelse af stadepladsarealets oprydning foretaget af stadehaver selv. Godkendelsen foretages af Team Trash Force som stadehaver kontakter inden afrejse. Ved godkendelse modtager stadehaver en e-mail om at området er godkendt og bedes fremsende et kontonummer således depositum kan tilbageføres. Mere info om procedure fremsendes tættere på festivalen. Medarbejdercamping Der vil være mulighed for køb adgangstegn til medarbejdercamping inkl. adgang til varmt bad. Adgangstegn til medarbejdercamping kan bestilles på hjemmesiden og vil koste DKK 200,00 pr. stk. Alternativt kan disse efterbestilles ved Handelskontoret via nonfoodtrade@roskilde-festival.dk dog senest 30. april 2016. PEOPLE I 2015 introducerede Roskilde Festival databasen PEOPLE hvor stadehaver skal registrere sine medarbejdere og selv printe check-in kort ud til den enkelte medarbejder. I PEOPLE vil kontrakt, information, deadlines, kontaktperson og gode tips vedr. non-food boden også kunne hentes. Placering af boder Såfremt du tilbydes en stadeplads på Roskilde Festival 2016, vil du samtidig modtage oplysning om, i hvilket handelsområde din bod placeres. Den helt præcise placering af boden indenfor det pågældende handelsområde oplyses først ved ankomst til Roskilde Festival. Vær opmærksom på, at vi ikke kan garantere, at din bod placeres i det område, som du har ønsket som første prioritet i ansøgningen, men vi tilstræber naturligvis at imødekomme flest mulige ønsker under hensyn til pladsen i områderne og vores vurdering af bodernes mulighed for salg. Flytning af bod til andet område Roskilde Festival er både under planlægning og afvikling en foranderlig størrelse. Ikke alle mål og geografiske forhold er kendt eller kan være kendte, før alt løber af stablen. Derfor forbeholder festivalen sig ret til indtil 30 dage før festivalens start at flytte boders placering til et andet område i forhold til den i kontrakten beskrevne placering. En sådan flytning foretages kun indenfor det overordnede tildelte område dvs. at sådanne flytninger kun foretages fra Camping (Ydre Plads) til Camping (Ydre Plads) eller fra Indre Plads til Indre Plads. Enhver flytning vil skriftligt meddeles stadehaver hurtigst muligt. Nødvendige flytninger af boder til andet overordnet område (fra Ydre til indre Plads eller omvendt), giver stadehaver ret til 20% rabat på den alternative stadeplads pris. Fra Roskilde Festivals side ønsker vi at give vores handlende så god og præcis information som muligt og har et højt ønske om, at sådanne flytninger ikke bliver aktuelle. Erfaringen siger dog, at ingen festival uden uforudsete hændelser. Med overstående ønsker vi derfor at tilkendegive en fast politik fra festivalens side.

Etablering af bod Alle udgifter til etablering af boden påhviler stadehaver. Roskilde Festival stiller ikke materiel, telt eller andet til rådighed. Bodens skiltning og facade For at fremme festivalens generelle udtryk indskærpes, at der for alle non-food-boder gælder, at boden skal være udstyret med en facadeskiltning, som på rimelig afstand kan identificere boden ud fra dennes navn. Det er på bodens facade i udgangspunktet kun tilladt at skilte med ansøgers eget brand/navn, som evt. kan være det samme brand som varesortimentet i boden. Hvis der ønskes at skilte med øvrige brands på bodens facade som forhandles i boden, men som ikke er ansøgers eget brand skal forudbetales et særligt branding-gebyr på 25% oveni bodens pris. Det skal fremgå af ansøgningsskemaet, hvorvidt boden ønskes at skilte med øvrige brands end sit eget. Dersom boden skilter med øvrige brands end sit eget på bodens facade, og der ikke på forhånd er ønsket tilladelse hertil (angivet i ansøgningen), vil boden blive opkrævet det særlige brandinggebyr på 25% på selve festivalen til betaling kontant samt en ekstra afgift på DKK 5.000. Nyt i 2016! Som noget nyt vil vi gerne have at I sender en plantegning over boden med mål på bod og skilt, gerne også med billeder. I bedesl også oplyse om I bruger sampling og de sociale medier, dette vil fremgå af ansøgningsmaterialet. Generelt for boderne Stadepladsbetalingen forfalder til betaling således: 50 % af bodens pris og oprydningsdepositum på DKK 1.500 skal betales senest den 1. april 2016, og de resterende 50 % + strøm på DKK 3.150 skal betales senest den 1. maj 2016. Roskilde Festival opstiller miljøtoiletter på bagområderne tilknyttet handelsboderne. Der må ikke placeres campingvogne eller biler bag boden, ligesom disse heller ikke kan bygges ind i boden. Der tildeles én parkeringstilladelse pr. bod det tilstræbes, at p-området ligger indenfor rimelig afstand i forhold til boden. Boden dybde skal være 6 meter. Herudover har boden 1,5 meter bag boden inkluderet i prisen. Foran boden har man lov til, så vidt området foran boden tillader dette, at benytte 1,5 meter til promovering af et mindre udvalg af bodens varer (dog kun indenfor bodens bredde). Af hensyn til tyverisikring skal boden alle dage være bemandet med max 2 nattevagter fra lukketidspunkt til åbningstidspunkt alle nætter. Boden skal ligeledes være bemandet med max. 2 nattevagter fra lukketid lørdag den 2. juli kl. 22.00 til søndag den 3. juli kl. 09.00 (Indre Plads) / kl. 12.00 (Camping / Ydre Plads). Svar på ansøgningen foreligger medio marts 2016.

Bemærk, at vi har brug for beskrivelse af hele varesortimentet og gør opmærksom på, at kun varer, der indgår i kontraktens sortimentsbeskrivelse, kan sælges på festivalen. Det er vigtigt, at der medsendes fotos (samlet størrelse under 10MB) af varesortiment uanset eventuel tidligere deltagelse på Roskilde Festival. Ansøgninger uden fotos behandles ikke, ligesom henvisninger til fotos på et website ikke accepteres. Evt. vareprøver kan fremsendes sammen med ansøgningen til førnævnte adresse. Fremsendte fotos og eventuelle vareprøver returneres ikke. Ansøgninger modtaget efter den 15. februar 2016 vil blive behandlet, men med væsentligt ringere muligheder for at få tilbudt en stadeplads. Med venlig hilsen The non-food trade team Roskilde Festival