Medlemmer af FSU D E T S U N D H E D S V I D E N S K A B E L I G E F A K U L T E T NS IAG E L S BJ E HR AN NE DS LVE ER J 1 0 PI NO GS E T BP OE KD S E R159 S E N 9T 1E 0L 0 E AF OA LN B: O9 R9 4G 0 2 0 0 7 E M A I L : I P E @ A D M. A A U. D K Referat fra FSU-møde, Det Sundhedsvidenskabelige fakultet Torsdag den 8. marts kl. 13:30 15:30 Niels Jernes Vej 10, mødelokale 5 Medlemmer: Lars Hvilsted Rasmussen (LHR), Kim Dremstrup (KDN), Søren Pihlkjær Hjortshøj(SPH), Svend Birkelund (SB), Meg Duroux (MD), Ulrike Pielmeier (UP), Melanie Rosendahl Antonsen (MRA), Merete Fredsgaard (MF), Per Knudsen (PK), Palle Steen Hansen (PSH) Afbud: Ingen Gæst: Troels Hedegaard Dissing deltager under punkt 4. Referent: Jette Thorsen Gade (JTG) Dagsorden: 1. Godkendelse af dagsorden for FSU-møde d. 8. marts 2018 Dagsorden godkendt. 2. Godkendelse af referat fra FSU-møde d. 14. december 2017 Bilag 2-1: Foreløbige referat fra FSU-møde d. 14. december 2017 Referatet fra 14. december 2017 blev godkendt uden kommentarer. 3. Orientering fra formanden og næstformanden (10 min) LHR bød velkommen med en særlig velkomst til Palle Steen Hansen, DJØF tillidsrepræsentant på HUM, SAMF og SUND og nyt medlem af FSU. LHR orienterede herefter om de igangværende organisationsændringer på fakultetet, der drevet af ambitionen om at skabe endnu bedre administration og de nuværende uhensigtsmæssigheder med 3 niveauer, vil styrke institutterne ved at nedlægge niveau 2 og herved etablere direkte kommunikation mellem niveau 1 og 3. Skolestrukturen nedlægges, i stedet får institutterne det fulde ansvar for uddannelserne. Studielederne vil efter implementering af ændringerne refererer til institutlederne. Qua SUNDs nuværende struktur med én skole og to studieledere afstedkommer ændringen kun en mindre ændring. Dog er der opmærksomhed på situationen på Klinisk Institut, der pt. har én uddannelse, kandidat i medicin. Der skal tages stilling til, om der fremadrettet eventuelt skal suppleres med en studieleder. På EST omfatter ændringen ca. 100 medarbejdere. Dekanaterne har som de første udpeget deres stab og orienteret herom. Under den nedsatte styregruppe, er der etableret fire arbejdsgrupper der Side 1 af 5
forestår at beskrive, analysere og foreslå opgave- og ressourcefordeling. HSU vil agere følgegruppe under processen. I forlængelse af at udvalget stillede spørgsmål til direktionens valg, at holde kortene tæt ind til kroppen begrundede LHR direktionens valg med, at der var et ønske om, at alle fik orienteringen på samme tid, dvs. først de direkte involverede og herefter alle øvrige, hvorfor processen var blevet hemmeligholdt. LHR erkendte ligeledes, at det har været ubehageligt for medarbejderne. I samme forbindelse blev det pointeret, at der ikke er tale om en sparerunde, men at der kommer en rokade og at der er igangsat kvalificeret ansættelsesstop. http://www.organisationsudvikling.aau.dk vil løbende vil blive opdateret med indhold, procesbeskrivelser, tidsplaner, referater af arbejdsgruppernes arbejde mv. LHR orienterede herefter udvalget om, at AAU indstilles til positiv institutionsakkreditering. 4. Præsentation af Fakultets årsregnskab (20 min) Bilag 4-1: Sagsfremstilling vedr. Fakultetets årsregnskab Troels Hedegaard Dissing, ØS præsenterede årets resultat for udvalget. Årets resultat på SUND i 2017 viser et underskud på 15,2 mio. kr. Budget 2017 indeholdt et resultatmål på 9,3 mio. kr. i underskud. Budgetafvigelsen på 5,9 mio. kr. fordeler sig hovedsageligt på følgende poster: Statsindtægter (2 mio. kr. i mindre indtægt) Merforbrug personaleomkostninger på den ordinære drift (2,9 mio. kr. i meromkostning) Merforbrug forbrugsomkostninger ordinær drift (meromkostning 4,4 mio. kr.) Mindre forbrug afskrivninger 0,8 mio. kr. Mindre forbrug interne handler 2 mio. kr. Slide fra præsentationen udsendes med referatet. 5. Processen omkring valg af ny studieleder på School of Medicine and Health (20 min) Bilag 5-1: Sagsfremstilling vedr. proces for valg af ny studieleder på School of Medicine and Health LHR indledte punktet med en gennemgang af processen, der blev igangsat i forbindelse med daværende skoleder Jeppe Emmersens tiltrædelse som prodekan for uddannelse pr. 1. december 2017. Interesserede havde mulighed for at tilkendegive deres interesse for funktionen til de to studienævnsformænd (Pia Britt Elberg og Svend Birkelund). Studienævnene behandlede interessetilkendegivelserne efterfulgt af indstilling af tre kandidater til LHR. På baggrund af samtaler med kandidaterne traf LHR beslutning om udpegning af ny skoleleder. MRA orienterede om, at medarbejdersiden har være påvirket af det lange forløb i forbindelse med udpegning af ny studieleder til School of Medicine and Health, hvorfor MRA i egenskab af Side 2 af 5
tillidsrepræsentant og som neutral i forløbet, har opfordret til medarbejdersidens evaluering af forløbet. Evalueringen indeholder følgende punkter: Processen Medarbejdersiden har savnet løbende information om, hvorfor processen blev så langtrukket og manglede information undervejs i processen Processen er oplevet som et meget lukket forløb, hvilket har afstedkommet en del usikkerhed blandt medarbejderne, en del rygter, utrygt arbejdsmiljø og bekymringen for, at den nye studieleder, såfremt valget faldt på en ekstern kandidat, ikke levede op til ansvaret for trivsel og motivation af medarbejderne på School of Medicin and Health Skævheden i, at en lille gruppe medarbejdere var bekendt med status på forløbet og ikke kunne dele deres viden med de øvrige Betænkelighed i forhold til manglen på en synlig studieleder i perioden fra 1. december 2017 til 1. februar 2018. En løbende information, herunder klare linjer for overgangsfasen ville have elimineret denne usikkerhed Medarbejdersiden har oplevet et utrygt arbejdsmiljø under fravær af synlig studieleder, bl.a. på grund af manglende opbakning og sparring med studieleder En underen over, at der i opslaget ikke har være mere fokus på ledelsesdelen Det blev oplevet som positivt, at orienteringen om udpegning af ny studieleder blev givet mundtligt af Jeppe Emmersen Overvejelser ved fremadrettede processer Mere åbenhed Oplysning om strategien i overgangsfasen Oplysning om tidsplan, hvor de enkelte elementer i udpegningen fremgår, fx opslag, ansøgningsfrist, behandlingstid i studienævnet, samtaler osv. Bedre og oftere information til medarbejdersiden, herunder information om personaleledelse og et obs på medarbejdernes trivsel i overgangsperioden Signaler i opslaget, at en stor del af jobbet er ledelse af en større gruppe medarbejdere LHR fremhævede, at alle regler har været overholdt i processen, at intention har været at køre en transparent proces og slog samtidig fast, at det er dekanen der på baggrund af studienævnets udpegning af kandidater beslutter, hvem der tilbydes jobbet. Det var aftalt, at afgående studieleder skulle have dobbeltfunktion indtil stillingen blev besat, ligesom at institutlederen var opmærksom på situationen. LHR beklager forholdende, der forsinkede processen, og at medarbejdere har være berørt og oplevet et utrygt arbejdsmiljø. Medarbejdersidens betragtninger tages til efterretning og læringen er, at der skal tages mere hensyn til medarbejderne. MF tilføjede, at én af kandidaterne havde givet udtryk for, at processen havde været meget lang. LHR bemærkede at processen havde været lang for alle, men at formalia skulle overholdes dvs. valget af ny studieleder kunne ikke offentliggøres før forhandlingerne var tilendebragt og der lå en underskrevet ansættelsesaftale. LHR afsluttede med en orientering om, at kandidaterne efterfølgende har været til en debriefing. LHR rundende punktet af med at offerere en debriefing til medarbejderne, såfremt det ønskes. Pause (10 min) Side 3 af 5
6. Orientering om status på arbejdet med ny vedtægt for AAU (10 min) Bilag 6-1: Sagsfremstilling vedr. orientering om status på arbejdet med ny vedtægt for AAU Bilag 6-2: Orientering om status på arbejdet med vedtægtsændringerne Bilag 6-3: Vedtægt for Aalborg Universitet udkast til orientering LHR indledte punktet med orienteringen om, at AAUs vedtægter ikke var i overensstemmelse med lovgivningen, hvorfor en ændring var nødvendig. Udkast til vedtægterne har været i høring i perioden fra primo august til primo oktober 2017, der indkom flere indsigelse bl.a. vedrørende rektor og universitetsdirektørens beføjelser. Langt de fleste ændringer har dog bundet i harmonisering med gældende lovgivning. AAUs bestyrelse har behandlet vedtægterne på møde den 18. december 2017 og på grundlag af høringen efterfølgende tilrettet vedtægterne. Grundet uklarhed om fortolkning af lovgrundlag vedrørende repræsentantskab og bemanding af udpegnings- og indstillingsorganer valgte bestyrelsen ikke at behandle afsnit i vedtægterne, som omhandler disse forhold. Der er derfor ikke fremsendt et færdigt forslag til ministeriets godkendelse. Der følges op på vedtægtsændringen på det kommende møde. 7. Orientering vedr. Samarbejde om Østkabale (10 min) Bilag 7-1: Sagsfremstilling vedr. Orientering om fysisk planlægning i Campus Øst 2019 LHR orienterede udvalget om den kommende rokade på Campus Øst, der involverer HST. Afledt af TECHs ønsker om at samle sine aktiviteter, den forestående renovering af FRBV 7F og det faktum, at SUND og HST i 2022 flytter i det nye SUND-BYG, er der indgået aftale om arbejde hen imod at HST flytter ud af nuværende lokaler i sommeren 2019. Stueetagen er ikke indbefattet i rokaden. Det forventede indhold af rokaden: ITS flytter fra Niels Jernes Vej 12-14, og samles i Selma Lagerlöfs Vej 300 HST-kontorer og i-kerne flytter fra Frederik Bajers Vej 7C, 7D og 7E til Niels Jernes Vej 12-14. HST/Sund flytter studerende til studiearealer på Selma Lagerlöfs vej 312 (novi9). Der ændres ikke ved HST s laboratorier (stueetagen) Udenfor aftalen, er der besluttet indretning af nye blivende arealer til HST/SUND i FRB5 fra foråret 2019. Datalogi flytter fra Selma Lagerlöfs Vej 300 og SLV 312 til Frederik Bajers Vej 7E, 7D og 7C Rokadens afgørende forudsætning er underskrift af endelig lejeaftale for det nye byggeri til Det Sundhedsvidenskabelige Fakultet, og den efterfølgende endelige aktstykkebevilling fra Folketingets Finansudvalg på ca. kr. 600 mio. Styregruppen for dette projekt har netop vedtaget et faseskifte for projektet, der muliggør dette vilkår, og der kan forventes en bevilling i sidste halvdel af 2018. Alle omkostninger i forbindelse med HST flytningen afholdes af TECH. MF stillede spørgsmålet, om der er planlagt faciliteter tilsvarende den nuværende kaffestue. KDN oplyste, at der indrettes noget tilsvarende på den nye lokalitet. Side 4 af 5
8. Status på SUND byggeri (10 min) Bilag 8-1: Sagsfremstilling vedr. Orientering om SUND-BYG projekteringsstatus LHR indledte punktet med en orientering om, at grundet kritik af Bygningsstyrelsens styring af økonomi og risiko er SUND byggeri projektet inklusiv medarbejdere overgået til Vejdirektoratet, der i forbindelse med overtagelse af projektet har foretaget en ny granskning med en merpolstring af byggeriet til følge. Samtidig har styregruppen besluttet at igangsætte den videre detailprojektering og i forbindelse hermed acceptere risikoen for rådgiverudgifter i perioden frem til godkendelse af aktstykke forår/sommer 2018. På grund af skiftet fra Byggestyrelsen til Vejdirektoratet rykkes byggeriets tidsplan, hvilket indebærer, at forventet ibrugtagning ændres fra 23. december 2021 til 13. maj 2022. 9. Proces vedr. TAP-lønforhandlingspuljen 2018 (Nyt punkt ønsket af medarbejdersiden) MRA indledte punktet med orienteringen om, at tillidsrepræsentanterne ad omveje havde erfaret, at belastningsrammen for TAP bliver tilsvarende sidste års lønramme (0,5%), fordelt med 50% til vederlag og 50% til tillæg. Der stilles spørgsmål til processen for kommunikationen ud til interessenterne. MRA orienterede om det oplevede forløb i forbindelse med HR s udsendelse af information om belastningsrammen, der en måned før informationen tilgik tillidsrepræsentanterne var sendt ud til institutlederne til videreformidling til tillidsrepræsentanterne. KDN kunne oplyste, at det ikke direkte var fremgået af mailen fra HR, at de skulle videreformidle. Dette blev taget til efterretning af MRA. LHR tilføjede at der bruges megen tid på at diskutere fordeling af lønrammen, med uindfriede forventninger hos medarbejderne til følge. Der er tidligere stillet forslag om at afskaffe den årlige lønramme og i stedet bringe den op hvert andet år. Dette blev nedstemt, da tillidsrepræsentanterne ikke ønsker at fraskrive sig retten til årlig forhandling. MF tilføjede, at grundet lønrammen, er der medarbejdergrupper der ikke kan løftes, de bliver stående nederst i lønrammen. Ligeledes pointerede MF, at alle medarbejdergrupper skal sikres mulighed for kompetenceudvikling, hvilket der ikke leves op til ved TAP ansættelser. KDN gjorde efterfølgende opmærksom på, at der bl.a. var hentet DKK 600.000 fra FUA til kompetenceudvikling. MF kom under punktet ind på manglende respons, når FSU har bedt om drøftelse af punkter på HSU, eneste mulighed for feedback er referatet fra HSU. Dette er utilfredsstillende. 9. Evt. herunder punkter til næste møde (5 min) Ingen Mødet afsluttet kl. 15.20 Punkter til kommende møder: Side 5 af 5