Dagsorden: 1. Godkendelse af dagsorden for FSU-møde d. 15. juni 2017

Transkript

1 Fakultetskontoret for ENGINEERING, SUND og TECH Dokument dato: 15.juni 2017 Dokumentansvarlig: Lisbeth Palmelund Senest revideret: Senest revideret af: Sagsnr.: Foreløbigt referat af FSU-møde, Det Sundhedsvidenskabelige Fakultet, torsdag d. 15.juni 2017 kl , mødelokale 5, NOVI, (Niels Jernes Vej 10, 920 Aalborg Ø) Medlemmer: Tilstede Afbud Lars Hvilsted Rasmussen (LHR) Kim Dremstrup (KDN) Søren Pihlkjær Hjortshøj(SPH) Christina Breddam (CBR) Svend Birkelund (SB) Meg Duroux (MD) Ulrike Pielmeier (UP) X Per Knudsen (PK) Merete Fredsgaard (MF) Melanie Rosendahl Antonsen (MRA) Anne Bisgaard Pors (ABP) X Lisbeth Palmelund (LMP) (referant) Gæster: Til pkt 4 og 5: Erika Spaich, næstformand i AMiU på Institut for Medicin og Sundhedsteknologi Channie Villumsen, næstformand i AMiU på Klinisk Institut Dagsorden: 1. Godkendelse af dagsorden for FSU-møde d. 15. juni 2017 LHR indledte mødet med at oplyse om at en stor del af dagsordenen i FSU-møde vil omhandle Arbejdsmiljø. Det er første gang arbejdsmiljødrøftelsen kører på denne måde og det vil fylde både i forhold til ændring af forretningsorden og i forhold til selve drøftelsen som på fakultetsniveau bliver af mere principiel karakter. Der var ikke yderligere kommentarer til dagsorden, der dermed blev godkendt. 2. Godkendelse af referat fra FSU-møde d. 2. marts 2017 Bilag 2-1: foreløbigt referat fra FSU-møde d. 2. marts 2017 Referatet er udsendt d. 17. marts Der er ikke indkommet skriftlige kommentarer til referatet. Side 1 / 8

2 SB foreslå, at der fremadrettet bliver noteret ikke tilstede udfor de FSU-medlemmer der ikke deltager og ikke har meldt afbud. Nu skrives der uden afbud. Ændringen blev godkendt og referatet godkendt. 3. Arbejdsmiljødrøftelse på FSU indarbejdelse i forretningsorden samt årshjul. Bilag 3-1: sagsfremstilling Bilag 3-2: forretningsorden for SUND FSU Bilag 3-3: årshjul for SUND FSU LHR informerede om at dekanerne har et ansvar for arbejdsmiljø, men der organiseres ikke et arbejdsmiljøudvalg under dekanerne. HAMiU har derfor besluttet, at arbejdsmiljøspørgsmål skal drøftes 2 gange årligt på FSU HAMiU ønsker ikke at udvide organisationen med et fakultetssamarbejdsudvalg, men samtidig anerkender HAMiU, der kan være tværgående forhold i arbejdsmiljøet på de enkelte fakulteter, bl.a. som konsekvens af dekanens beslutninger, som bør og skal drøftes i arbejdsmiljøorganisationen, og dette aspekt har ikke tidligere været dækket i tilstrækkeligt omfang. Det er derfor besluttet, at FSU får til opgave to gange om året at drøfte arbejdsmiljø i fakultetet, og at der til disse to møder skal deltage arbejdsmiljø-repræsentanter (fx alle næstformænd i institutternes AMiU) På baggrund af ovenstående skal FSU s forretningsorden og årshjul tilpasses. På medsendte bilag 1 (forretningsorden) og bilag 2 (Årshjul) er ændringerne markeret med gult. Det foreslås, at der i Forretningsordenens 4 tilføjes et stk. 4 som lyder: Stk. 4 Ved to årlige FSU-møder skal der ske en arbejdsmiljødrøftelse. Ved disse møder indkaldes og deltager en arbejdsmiljørepræsentant fra hvert at de lokale arbejdsmiljøudvalg. På årshjulet vil der ligge arbejdsmiljødrøftelser på møderne i 2. og 3. kvartal. Det er nu indført i årshjulet. FSU godkendte ændringen på årshjulet og forretningsorden. 4. Arbejdsmiljødrøftelse Bilag 4-1: sagsfremstilling Erica Spaich (ES) og Channie Villumsen (CV) deltog i dette punkt. LHR orienterede om at den arbejdsmiljødrøftelse, der skal ske i FSU, skal være af overordnet, principiel karakter og vil omhandle spørgsmål, der hører under dekanens arbejdsmiljøansvar. Det skal ikke være på praksisområdet LHR oplyste at de 3 spørgsmål, der ligger under dekanens arbejdsmiljøområde er følgende: De arbejdsmiljømæssige konsekvenser af økonomi i forhold til byggerier, f.eks. disponering af lokaler og bygningsarealer (huslejemodellen). Side 2 / 8

3 De arbejdsmiljømæssige konsekvenser af økonomien i undervisningen (skolernes økonomi) De arbejdsmiljømæssige konsekvenser af samarbejdsaftaler med f.eks. Region Nordjylland. LHR ønskede at FSU overordnet drøfter de 3 opstillede spørgsmål, og ligeledes drøfter, om der er andre emner, der kan være relevante for SUND FSU at drøfte 2 gange årligt. Drøftelse af de arbejdsmiljømæssige konsekvenser af økonomi i forhold til byggerier, f.eks. disponering af lokaler og bygningsarealer (huslejemodellen). LHR: Det nye fakultetsbyggeri er nu på kvm, hvilket er en reduktion pga. økonomirammen. Baggrunden herfor er at byggeriet er lagt under trafikstyrelsen som arbejder med en større ramme til uforudsete udgifter (tidligere 10 % nu 15 %). Konsekvensen af reduktionen på byggeriet giver allerede nu pladsproblemer. Derfor arbejdes der med en plan om en udbygning af Biomedicin-bygningen og om at bibeholde noget af undervisningen i medicinerhuset. Dette gøres for at sikre, der i kke opstår arbejdsmiljømæssige problemer. Det er dog stadig på idegrundlag, men er positivt modtaget i CAS og ledelsen. Det blev oplyst at, DCM pt har en billig husleje og at den fremtidige husleje vil blive en udfordring. Der arbejdes med at studerende i MedIS bliver i Biomedicinbygning- evt. flere lab.kvm. Derudover kan Frb 5 komme i spil. Der kommer ikke flere kontorkvm. LHR konkluderede, at vi er klar over der er et pladsproblem som der skal gøres noget ved. Samtidig skal der arbejdes med økonomien. Pt. er der beregnet et indtægtstab på 30 mio kr. pga den nye taksameterberegning, hvilket vi kan forudse. Det er vigtigt at sikre gode forhold til ansatte og studerende indenfor de økonomiske rammer. Drøftelse af de arbejdsmiljømæssige konsekvenser af økonomien i undervisningen (skolernes økonomi) LHR: Universitetet er udfordret at de økonomiske udmeldinger fra ministeriet. Nu måles der også på ledighedstallet i forhold til taksameter for de enkelte uddannelser. Ledighedstallet kan også spejle sig over i dimensioneringen. Hvis vi selv indfører dimensioneringen kan vi selv ophæve begrænsningen, hvilket ikke er tilfældet med ministeriel dimensionering. Økonomien jvf undervisningen kan blive presset udefra fx fra ministeriet. Det blev påpeget at VIP erne oplever pludselig opståede opgaver som kursusbeskrivelse, dokumentation af undervisningen, semesterbeskrivelse, hvilket alt sammen med i forbindelse med kvalitetssikring og akkreditering. Opgaver som kommer oppefra og hvor der ikke bliver løftet andre opgaver væk. Det giver et pres og utilfredshed i VIP-gruppen. Der blev efterlyst en bedre sammenhæng mellem rekvisitioner og timetal. Kvaliteten af undervisning skal sikres og derfor må vi arbejder på at løse opgaverne på en bedre måde. LHR konkluderede at der skal være fokus på ovenstående ledelsen på alle planer. Det er vigtigt at vi får VIP og TAP i en dialog omkring løsningen af denne opgave. Det er vigtigt med fokus på krydspresset mellem krav og tid. På sidste arbejdsmiljøkonference, blev stress og forståelsen for hvad stress er drøftet. Det er vigtigt vi har mulighed for at få italesat stress og værktøjer til at forebygge og løse stress. De arbejdsmiljømæssige konsekvenser af samarbejdsaftaler med f.eks. Region Nordjylland. Her har vi et opmærksomhedspunkt i forhold til dobbeltansættelse (ansat som læge i Regionen og som underviser på AAU) Side 3 / 8

4 SPH: Det er et vanskeligt punkt, da arbejdspresset er stort på et hospital og samtidig skal der være tid til undervisningen på AAU. LHR afsluttede drøftelsen af de 3 arbejdsmiljøspørgsmål med at konkluderer, at der er flere problemfelter, der kræver løbende behandling i FSU, i de to institutter og i ledelsen. 5. Kort status vedr. handlingsplan for det psykiske arbejdsmiljø på AAU med fokus på VIP Bilag 5-1: sagsfremstilling Bilag 5-2: handlingsplan for arbejdet med det psykiske arbejdsmiljø på AAU med fokus på VIP Bilag 5-3: handleplan for Institut for Medicin og Sundhedsteknologi Bilag 5-4: handleplan for Klinisk Institut Erica Spaich (ES) og Channie Villumsen (CV) deltog i dette punkt. LHR orienterede om, at på baggrund af Arbejdstilsynets påbud vedr. VIP ernes psykiske arbejdsmiljø på Campus København, er det besluttet at AAU iværksætter tiltag på hele AAU for problemområder, der er identificeret af CRECEA og AAU. Alle institutter skal udarbejde handlingsplaner, da det er forventeligt at der er generelle forhold ved det psykiske arbejdsmiljø, der kan forbedres på alle institutter og enheder på AAU. I forhold til dekanens arbejdsmiljøansvar, skal handleplanerne også behandles her. Der er indkommet handleplaner fra begge institutter. HST har arbejdet igennem materialet og har bl.a. arbejdet med: - Forskning og undervisning- arbejdsbalance - General arbejdsbelastning og præstationsmålinger - Personaleledelse - Specielt for midlertidigt ansatte VIP, yngre forskere og nye udenlandske kollegaer KDN og ES oplyste, at processen er i gang. Der er udpeget 8 indsatsområder hvor der er opsat milestones og der er skærpet opmærksomhed. HST har også indarbejdet TAP i handlingsplanen. HST har selekteret i, hvad der arbejdes med. DCM har en lidt anden tilgang til handlingsplanen og har trukket pointer ud fra rapporten: DCM har bl.a. arbejdet/arbejder med. - Behov for større gennemsigtighed i undervisningsplaner og belastning. - Jobprofiler/-beskrivelser for VIP-stillinger inkl. Konkrete forventninger til leverancer indenfor undervisning og forskning - En klart defineret organisering af instituttet med klare referencelinjer for hhv. ledelsesansvar, samt ansvar for fx afholdelse af MUS/LUS. SHP oplyste at, der er indgået en aftale med Region Nordjylland om de har arbejdsmiljø-ansvar for VIP, der arbejder i RN/AAU. For TAP arbejdes der med arbejdsmiljø på AAU. Det diskuteres i DCM, hvor meget information vil medarbejderne have omkring økonomi hvor gennemsigtig skal økonomiområdet være. LHR: AAU skal varetage arbejdsmiljøet for både for VIP og TAP, der er tilknyttet AAU. Hvis der er dårligt arbejdsmiljø i Regionen kan det påvirke arbejdsmiljøet på AAU og omvendt. Det skal vi være opmærksomme på. LHR vil bringe arbejdsmiljøspørgsmål på banen igen i FSU, da italesættelse er bedre end tavshed. Side 4 / 8

5 Hermed blev drøftelsen afsluttet. Herefter forlod Ericha Spaich og Channie Villumsen mødet. 6. Status af Sund-byggeri Bilag 6-1: sagsfremstilling vedr. status på Sund-byggeriet LHR orienterede om status på Sund-byggeriet på baggrund af sagsfremstilling fra Lars Berg Møller, økonomi. Kommentering af projektforslag: Der er indkommet 650 kommentarer til materialet og det er rådgiverne nu i gang med at se på. Ekstern granskning: Ekstern granskning er et nyt krav fra Bygningsstyrelsen, som kræver kvalitetssikring af projektet. Resultatet for den eksterne granskning foreligger i august. Den eksterne granskning betyder at tidsplanen for projektet er rykket med 6 mdr. til ibrugtagning 1. januar 2022 Rektoratsbehandling af projektramme. Rektorat og bestyrelsen har godkendt en udvidelse den økonomiske byggeramme til at imødekomme brugerkrav og et tidligere krav om forøgelse af hensættelser til uforudsete udgifter fra 10 til 15 % Lejekontrakt Det forventes at justeret procesaftale er udarbejdet og lejekontrakt kan underskrives i november 2017, efter styregruppe har vedtaget endelig projektsum og indhold Forprojekt/hovedprojekt: Ved næste styregruppemøde d. 23. august skifter projektfase til aktstykkefasen dvs. at der ikke kan arbejdes på myndigheds- og hovedprojektet før endelig folketingsbevilling ultimo Der forventes udsendelse af udbud ultimo 2018 og byggeopstart august 2019 FSU tog orienteringen til efterretning. 7. Sygefravær Bilag 7-1: sagsfremstilling vedr. sygefravær på SUND Bilag 7-2: oversigt over sygefravær 2016 på SUND. LHR orienterede om at i forhold til årshjulet skal sygefravær drøftes én gang årligt på FSU. Det skal være i 1. kvartal, men tallene fra HR var ikke klar ved sidste møde. Derfor tager vi drøftelsen nu. HR har udsendt sygefraværsstatistik for 2016 til alle hovedområder. På SUND kan følgende fremhæves: Gennemsnitligt antal sygedage pr. ansat er på , ,59 et pænt fald Gennemsnit for alle Universiteter er 6,6 Langtidssyge (gnst. Antal sygedag pr ansat > 30 dage 67,37 for SUND, 74,95 på hele AAU Side 5 / 8

6 Langtidsfriske 70,26 på SUND, 60,02 for hele AAU. Definition på langtidsfriske: - Er ansat i 4. kvartal af 2016 og har været ansat siden primo Har i hhv og 2016 højst haft fem sygedage pr. år. HR er blevet gjort opmærksomme på at materialet er svært at arbejde med. Tallene for SUND er fornuftige og det kan drøftes om der skal være yderlig opmærksomhed på sygefravær. Kan vi f.eks gøre mere for at mindske korttidssygefravær for på den måde at forebygge langtidssygefravær. Der blev stillet spørgsmål til om tallene retvisende; f.eks., får alle indberettet sygdom, når de er syge. Det blev nævnt at, der er en mulighed for VIP erne ikke får meldt sig syge f.eks. ved at sidde hjemme og arbejde/læse. Det blev oplyst, at tendensen også eksisterer hos TAP, hvor man arbejder hjemme, fordi man ikke er helt frisk. Overordnet set er FSU tilfreds med tallene og at sygefraværstallet er gået ned. Sygefraværet på SUND er lavt og der ses et fald i tallene. Der skal dog stadig være opmærksomhed på sygefraværet og på eventuelle udsving. Det blev foreslået, at det undersøges om vi kan lære af dem, der er langtidsfriske. Gør de noget, gør organisationen noget, der mindsker sygefraværet? MRA oplyste at, HR har afholdt et kursus omkring korttidssyge for ledere og TR. Det kan evt. bruges. I forhold til det psykologiske beredskab så er der sket en stigning i henvendelser og især fra VIP Hvor stigningen er på 21,61 % i forhold til året før. Det er ikke nødvendigvis negativt med en stigning, da der er kommet større opmærksomhed på det beredskab der er til rådighed på AAU. Særligt 4 temaer inden for det psykologiske beredskab går igen: Oplevelsen af stress/arbejdspres Samarbejdsproblemer Omstrukturering og forandring Manglende støtte og/eller anerkendelse Der har i alt på AAU være under 5 henvendelser vedr. chikane/mobning. HR-afdelingen har været involveret i de konkrete sager. Hermed blev drøftelsen afsluttet. 8. SUND Økonomi 2017 Bilag 8-1: sagsfremstilling vedr. Budgetprincipper 2018 LHR orienterede om budgetprincipper 2018 på baggrund af sagfremstilling fra Økonomi. I forhold til budget 2018 er der ikke store ændringer i forhold til budgetprincipper. Dog er der 2 punkter, der skal orienteres om. 1. Der indføres et tolerancebånd pr. institut. Dvs. at udover der styres hårdt på resultat sammenholdt med budget, har institutterne nu mulighed for at afsætte midler til strategisk ledelse og Side 6 / 8

7 igangsættelse af indsatser, der ikke var kendt, da der blev lagt budget. Der bliver et økonomisk råderum. 2. Rektor har igangsat udarbejdelse af en ny budgetmodel. Den skal have virkning fra Indhold og incitamentsstruktur kendes ikke pt. Den nye budgetmodel kommer samtidig med et nyt bevillingssystem fra ministeriet. Indholdet i bevillingssystemet er ikke kendt på nuværende tidspunkt. FSU tog orienteringen til efterretning. 9. Drøftelse af TAP-lønforhandlinger Bilag 9-1: sagsfremstilling vedr. Drøftelse af TAP-lønforhandlinger 2017 På sidste FSU møde i marts blev det indstillet at der på dette møde skal ske en drøftelse af 1. kvartalsforhandlingerne vedr. TAP-løn. KDN har rejst problematikken vedr. den store arbejdsindsats, der ydes fra både tillidsrepræsentanter og ledere i forhold til størrelsen af puljen, der er til forhandling. Her kan Kim evt. supplere. Det har også skabt en forventning fra medarbejdere, der udfylder kompetenceskemaer og lign. LHR har rejst problematikken for rektor, der opfordrer til at det rejses i HSU og på den baggrund ønsker LHR input fra FSU. En drøftelse i FSU vil forberede både A- og B-side til evalueringen af 1.kvartalsforhandlingerne, der vil ske på HSU i september. Hvis B-siden har input til behandling i FSU, foreslås det, at det går via B-siden i HSU. Som udgangspunkt ønsker TR ikke at fraskrive sig retten til at forhandle hvert år. KDN: Dels er det en rigid regulering og institutterne kan godt selv. Dels er det en stor arbejdsindsats for en lille sum. Det er en ulige behandling af TAP, da VIP ikke har den samme ramme. LHR: rammen er udstedt, da der var usikkerhed om de økonomiske rammer fremadrettet Der er for få midler i forhold til arbejdet. Det er skævt, at det kunne rammer en medarbejdergruppe. TAP føler sig mindre værd. At der er en ramme for TAP og ikke for VIP er ikke et godt signal at sende Det positive i forhandlingen, er, at der blev sat en grænse for, hvor lille et beløb der gives. Fra institutledersiden blev der nævnt at det var ønskeligt, at man kan forhandle under ansvar og den lille ramme gør det vanskeligt at lave en sober forhandling. CBR foreslog, at man stedet for en ramme, kvalitativt kunne overvåge lønudviklingen, tjekke gennemsnitlønninger og evt. løse et løn-efterslæb. Det blev nævnt at hele lønforhandlingsprocessen har været god på HST og der har været et godt samarbejde med KDN. FSU tog evalueringen af lønforhandlingerne til efterretning. 10. Meddelelser Bilag 10-1: sagsfremstilling vedr. meddelelser. Side 7 / 8

8 Sekretariatsbetjening af FSU Fra 1. september 2017bliver fakultets HR en del af central HR, men bliver fysisk placeret på fakultetskontoret. Det er derfor besluttet at HR ikke længere skal sekretariatsbetjene FSU. FSU bliver fremadrettet betjent af fakultetskontoret. På den baggrund ændres der også i forretningsorden 7, så der fremadrettet står: Fakultetskontoret servicerer samarbejdsudvalget og er udpeget til at stille en sekretær til rådighed Flytning af skolerne på TECH og ENG og fysisk omrokering på fakultetskontoret. Pr. 1. juli 2017 vil skolelederne og deres sekretariater fra SES, SADP og SITS fysisk flytte til fakulteterne for TECH og ENG. Øvrige skolemedarbejdere vil blive placeret i de områder på fakultetskontoret, der er relevant for deres opgaver. Samtidig er der er en større fysisk omrokering af fakultetskontoret i gang, således der bliver plads til prodekaner og nye medarbejdere. For SUND og SMH (School of Medicine and Health) sker der ingen forandring. SUND-fakultetets medarbejdere og dekan bliver siddende i nuværende lokaler og det samme gør School. SUND FSU tog orienteringen til efterretning og godkendte ændringen af Forretningsordenens Evt. Det blev nævnt at det er uhensigtsmæssigt, at arbejdsmiljødrøftelsen ligger i 3 kvartal og umiddelbart efter sommerperioden, hvor der ikke er arbejdet intensiv med arbejdsmiljøet. Det bør drøftes om drøftelsen skal ligge i 4. kvartal. Side 8 / 8