Referat fra bestyrelsesmøde nr. 135, onsdag den 19. april 2012 kl. 16.00 Bestyrelsen: Mail-adresse: Claus-Peter Aanum. (CPA) Formand clauspeteraanum@me.com Berit Skanderup (BS) Næstformand skanderup@fanonet.dk Hanne Laursen (HL) Best. medlem hk-laursen@esenet.dk Søren Egdal (SE) Best. medlem egdal@esenet.dk Anett Lunde (AL) Best. medlem snowie@esenet.dk Inger Tingberg (IT) Best. medlem tingberg@youmail.dk Henning Radoor (HR) Best. medlem h.r.radoor@mail.tele.dk Administrationen: Erik Lykke (EL) Teknisk chef el@ungdomsbo.dk Lene B. Knudsen (ref.) (LBK) Regnskabschef lbk@ungdomsbo.dk Peter Sandager (PS) Direktør ps@ungdomsbo.dk Indhold: spunkter: bilag 1. Godkendelse af referat nr. 134 af 21. marts 2012. 2. Revisionsprotokollat side 604. 3. Godkendelse af forretningsorden 2012. 4. Godkendelse af adresse- og telefonliste. 5. Fordeling af afdelinger. 6. Valg af formand til fritidsudvalget. 7. Valg af formand til redaktionsudvalget. 8. Investeringer. 9. Stengårdsvej. 10. Økonomi vedr. Tonnys afskedsfest. 11. IPad til bestyrelsen. Debatpunkter: 12. Ansættelse af ny medarbejder. Orienteringspunkter: 13. Byggesager 14. Udlejningssituationen 15. EKF 16. Landsbyggefonden 17. Kredsvalgmøde 18. Kridthusgrund 19. Personale 20. Målsætningsudvalg 21. Navnekonkurrence til de 42 ungdomsboliger 22. Evt. 23. Planlagte mødedatoer side 1
spunkter: Takkekort fra TN blev oplæst. Ad 1 Godkendelse af referat nr. 134 af 21. marts 2012: : Formanden opfordrede til, at bestyrelsen på et senere bestyrelsesmøde debatterer og tænker nye tanker, for modernisering af formen for afvikling af bestyrelsesmøder. Ad 2 Revisionsprotokollat side 604. Bestyrelsen ønskede en rundtur i afdelinger. Emnet behandles på næste best. møde. (PS og CPA foreslår dato). Referat blev godkendt. Blev fremvist og godkendt. Ad 3 Godkendelse af forretningsorden 2012 Forretningsfører ændres til direktør. Nyt udkast fremsendes med referatet og godkendes af bestyrelses på næste bestyrelsesmøde. Ad. 4 Godkendelse af adresse- og telefonliste Blev godkendt. Ad 5 Fordeling af afdelinger Der tages beslutning om hvilke afdelinger medlemmer af hovedbestyrelsen skal varetage. Afd. 35 fra BS til AL. Afd. 32 fra IT til AL. Afd. 44 fra HL til AL. Tilrettet liste medsendes referatet. SE oplyste, at der er indkaldt til ekstraordinært afdelingsmøde i afdeling 46 den 15/5 2012. Mødet skal vælge ny formand SE deltager som dirigent. Ad 6 Valg af formand til fritidsudvalget Der vælges ny formand til fritidsudvalget. Mødeaktivitet efter behov. IT blev forelsået som formand. IT blev valgt som formand og AL som menigt medlem mødetidspunkt ændres til enten kl. 9.00, eller efter kl. 13.00. Ad 7 Valg af formand til redaktionsudvalget Der vælges ny formand til redaktionsudvalget. Mødeaktivitet 4 gange årligt. IT blev foreslået som formand. IT blev valgt som formand og HR som menigt medlem. side 2
Ad 8 Investeringer Alm. Brand afkast 2,34% i perioden 19/12 til 18/4. Asset Advisor 1,18% p.a. Nordea Invest 3,99% p.a. Varighed: Alm. Brand 2,2, Asset Advisor 0,20 og Nordea 1,76. Bestyrelsen opfordrede til, at varighed hos Asset forhøjes hvis ikke overvejer bestyrelsen at reducere porteføljen hos Asset. Kontrakt med Asset medbringes på næste best. møde. CPA forespurgte om sikkerhed for midler placeret i Alm. Brand. Alm. Brand har underskrevet aftale om, at der maks. må placeres kr. 750.000 på handelskonto i banken. Asset Advisor kontaktes ang. forhøjelse af varighed. Ad 9 Stengårdsvej (lukket punkt) Ad 10 Økonomi vedr. Tonnys afskedsfest (lukket punkt) Ad 11 I Pad til bestyrelsen Pris fremlægges på mødet. Orientering fra revisor fremlægges på mødet. PS orienterede om alternative forslag. Bestyrelsen var enige i at 3G forbindelse er nødvendigt. 7 stk. billigste pris ca. 28.000 kr., dyreste pris ca. 39.000 kr. excl. uddannelse m.v. BS pointerede at det skal være nemt, ellers er der ingen ide i det. Revisor har udtalt, at bestyrelsen ikke vil blive beskattet. Arbejdsgruppe: SE og CPA samt evt. Claus O. Indkøb af Ipad 3 med 3G til alle best. medlemmer. Opsætning/uddannelse/plan for dokumenthåndtering/officepakke til Apple/øvrig software aftales i samarbejde med Mentor eller anden IT- suppporter/leverandør. side 3
Debatpunkter: Ad 12 Ansættelse af ny medarbejder Administrationen mangler bl.a. arbejdskraft til at scanne lejekontrakter ind digitalt. Der er mulighed for at indgå aftale med en ulønnet praktikant, som har stor glæde og gavn af opholdet. Alternativt ansættes en medarbejder. Bestyrelsen diskuterede evt. forskellige former for administrationsformer og blev enige om at der skal mere fokus på kerneopgaver. Bestyrelsen opfordrede til nyansættelse i adminsitrationen, men var også enige i, at der ikke er fysisk mulighed for nyansættelse. Da der p.t. foregår mange udviklingsopgaver, der på sigt skal effektivisere visse forretningsgange var bestyrelsens indstilling, at i perioder ansætter praktikanter, ligesom bestyrelsen var positive overfor, at deltidsansatte indgår aftale om at udvide arbejdstiden (flere timer) i en periode. Ydermere var bestyrelsens indstilling, at overarbejdstimer i visse situationer udbetales og at der ansættes en ungarbejder om eftermiddagen/aften specifikt til at varetage jobbet med at indscanne gl. lejekontrakter med bilag. Orienteringspunkter Ad 13 Byggesager Afd. 10 Aflevering 26. april. Thulevej Kører godt lejestigning 1/9 2012. Afd. 26 Intet nyt er hos LBF Afd. 29 Projektet med udskiftning af vinduer i facaden er i udbud. Ekstraordinært afdelingsmøde afholdes senere. Altaner på afd. 32 Prisen er ca. kr. 125.000 pr. altan- ca. kr. 600,- til kr. 700,- i lejestigning pr. måned. Et lejemål på 85 m2 vil stige med ca. kr. 92,- pr. m2 til kr. 828. Prisoverslag/tilbud rundsendes til relevante lejligheder. EL aftaler det videre forløb med afdelingsbestyrelsen. Afd. 40 Arbejdet starter op den 23. april 2012. Fanø Afd. 58 Kommunen afholder åbent hus den 10/5 i en af ældreboligerne. Der er problemer med udlejning men installation af vaskemaskiner kan hjælpe. Godkendelse: Dette blev godkendt af bestyrelsen. Udlejningssituationen Ud af de 16 almene familieboliger, er der p.t. 6 to-værelsesboliger som ikke er lejet ud de 9 ældreboliger som kommunen viciterer til er også uden lejeaftale. Bestyrelsen er bekendt med, at overskridelse af rammebeløbet skal finansieres af s egenkapital. Solceller afd. 58 EL orienterede fra møde ang. el-installation/stik med implicerede samarbejdspartner, herunder leverandører og håndværkere. P.g.a. af manglende antal m2 til fællesarealer (lovgivning) må der kun installeres 1 stik til de 16 lejemål og lejlighederne skal derfor have installeret bi-målere. Installation af bi-målere bibringer projektet ekstraordinære udgifter på ca. kr. 100.000. 42 ungdomsboliger Kører efter planen inventar er ved at blive opsat. side 4
42 ungdomsb oliger (fortsat) CPA havde forslag om kunstnerisk udsmykning i huset. Håndværkere kontaktes. Kunstneren Rene Holm søger i øjeblikket fonde. Tovværksgrunden Stengårdsvej Den 9. maj afklarer bedømmelseskomiteen hvilket projekt der skal arbejdes videre med. PS oplyste, at der arbejdes mest med bydelscentret. PS kontakter LBF i morgen se i øvrigt 9. Bestyrelsen ønskede at besigtige nybyggeriet på Fanø, og de 42 ungdomsboliger inden indflytning. Ad 14 Udlejningssituationen Lejetab er på niveau med sidste år på samme tid I alt tab kr. 63.680. Tomgang: Et lejemål i afd. 8 er indberettet som ledigt i til LBF. Lejetab i afdeling 29 skyldes beboeren blev udsat, ligesom lejligheden og havens tilstand har gjort, at det var vanskeligt af finde en ny lejer. Ad 15 EKF Claus-Peter orienterer Afviklingsudvalg skal arbejde med at nedlægge foreningen. Ad 16 Landsbyggefonden Status på byggesagerne som er til behandling hos Landsbyggefonden. Internt mødenotat var udsendt med referatet fra sidste best. møde. Ad 17 Kredsvalgmøde Evaluering af kredsvalgmødet. Intet. Ad 18 Kridthusgrund (lukket punkt) Ad 19 Personale Status på VN Status på ansættelse af vicevært på Fanø. El orienterede om nyansættelse. Referat fra VN udsendes senere. Vejrligsovervågning og mus-samtaler behandles af fagforeningen. Der er fundet et sprøjtemiddel som ikke kræver certificering ved brug. HR oplyste, at hvis ikke der er indgået forhandling i opsigelsesperioden så bortfalder opsigelsen (organisationerne skal være indblandet) BL- kontaktes. ang. dette konkrete spørgsmål. side 5
Grønne områder og haver på Fanø blev debatteret. Inspektør Lars S. og den nye vicevært er opmærksom på, at tilsynet fremadrettet bliver gennemført. EL oplyste, at der iværksat tiltag for at områderne på sigt forskønnes. Ad 20 Målsætningsudvalg Der er planlagt møde i målsætningsudvalget den 3. maj kl. 13.00-15.00. Ad 21 Navnekonkurrence på de 42 ungdomsboliger Navnekonkurrence indgår i næste nummer af Trappenyt. Lydia er orienteret der kommer en artikel i Trappenyt med præmie til 1. 2. og 3 plads. AL orinterede omkring åbenthus i hendes køkken. AL ønsker bog om almene boliger. EL køber taske til AL. Ad 22 Evt. IT ønskede følgende punkt på dagsordenen næste gang: Evt. foto af ansatte og best. medlemmer i Trappenyt Ad 23 Planlagte mødedatoer Den 23. maj. Den 19 juni. Nye forslag: side 6