22. august 2019 31 Torsdag den 22. august 2019 kl. 15.30 afholdt bestyrelsen ordinært møde på kontoret i henhold til den udsendte dagsorden. Følgende forelå og forhandledes. 1. Forhandlingsprotokol (bilag 1) Der foreligger protokol fra bestyrelsesmøde i AB den 20/6 2019. 2. Revisionsprotokol Intet at bemærke 3. Efterretningssager 3.a. BL, LBF samt lovgivning Landsbyggefonden har lanceret en ny it platform, hvor det er muligt at se boligsociale data for de enkelte afdelinger i boligorganisationen. Det netop udkomne eksemplar af Boligen samt det næstkommende af Beboerbladet bliver de sidste udgaver på skrift. Fremover udkommer de alene digitalt. BL arbejder på at få udarbejdet et fælles kodeks dokument for God Almen Ledelse. Der bliver tale om et følg eller forklar kodeks, således at der er tale om anbefalinger, og såfremt man afviger fra dette, skal det forklares. I anledningen af BL s 100 års jubilæum, afholder BL en festforestilling i Det Kongelige Teater. Aftalt, at Poul-Erik Hansen deltager. 3.b. Udlejning (bilag 1-6). Generel status vedr. udlejning Der er udsendt ajourføringsopkrævninger til 367 med fornyelsesdato i august 2019 og til 332 med fornyelsesdato i september 2019.
22. august 2019 32 I perioden 7/5 2019 18/8 2019 har 262 valgt at komme på ventelisten hos AB. Der er udlejet 6 boliger via den fleksible venteliste siden sidste møde. Der har ikke været nogle bytninger siden sidste møde. Der har ikke været nogle overdragelser ved samlivsophævelse siden sidste møde. Esbjerg Kommune har ikke fået nogle boliger tilbudt tildelt siden sidste møde. Vi har stadig en god og stabil venteliste i de fleste afdelinger. Der har ikke været lejetab siden sidste møde. Klagesager. I den forløbne periode er der behandlet 11 klager over husorden. Udlejningsoversigt (bilag 1-5). Der foreligger udlejningsoversigter pr. 15/6, 1/7, 15/7, 1/8 og 15/8 2019. Opgørelse over medlemmer i AB (bilag 6). Der foreligger opgørelse over medlemmer pr. 1/7 2019. Der er i alt 2.914 aktivt søgende medlemmer. Heraf er 378 internt søgende og 414 er bosat uden for Esbjerg Kommune. Antallet af søgende uden for Esbjerg Kommune er steget med 108 personer i forhold til samme periode sidste år. Fraflytninger (bilag 7). I perioden 13/6 8/8 2019 har der været 71 fraflytninger, hvor der i alt er udbetalt kr. 850.788 samt 16 fraflytninger, hvor der er udsendt regninger på kr. 246.787. Skyldig husleje udgør kr. 148.109. 3.c. Afdelinger (bilag1-4). Afdelingsbestyrelsesmøder m.v. (bilag1-4). Der foreligger referat fra afdelingsbestyrelsesmøde den 13/5 2019 i afdeling 1. Der foreligger referat fra afdelingsbestyrelsesmøde den 22/7 2019 i afdeling 11.
22. august 2019 33 Der foreligger referat fra afdelingsbestyrelsesmøde den 13/5 2019 i afdeling 23. Der foreligger referat fra afdelingsbestyrelsesmøde den 25/6 2019 i afdeling 25. 3.d. FF/FU (bilag 1-2). EAB har 75 års jubilæum den 5/10 2019. 3.e. Diverse (bilag1-4). Statistik www.abesbjerg.dk (bilag 1). Der foreligger statistik pr. 30/6 2019 på brugen af selvbetjeningsdelen på vores hjemmeside. Lokalplan 01-010-0021 Esbjerg indre by (bilag 2). Der foreligger vores indsigelse til lokalplansudkast for indre by. Vi har gjort indsigelse mod forslag om forbud mod brug af træ- /aluvinduer i bevaringsværdige bygninger. Opgørelse af køkken/bad udskiftninger (bilag 3 og 4). Der forligger oversigt over køkken/bad udskiftninger pr. 30/6 2019. Antallet af ikke betalte køkkener og bad er faldende, mens døre/karme er status quo. 4. Bygge- og renoveringssager. 4.a e. Status på bygge- og renoveringsprojekter (bilag 1). Helhedsplan, afdeling 23. De første indflytninger i renoverede lejligheder i Ådalsparken sker den 1/9. Der er stort tidspres på at nå at blive klar. Elevator, altaner og tag er ikke færdige til indflytningen. Der blev orienteret om, at huslejestigningen på de første, renoverede boliger gennemføres pr. 1/2 2020. Der har i forbindelse med renoveringen været adskillige udskydelser af tidsplanen. Dette er ikke tilfredsstillende, hvorfor der afholdes møde med rådgiver herom. Der blev afholdt åbent hus arrangement den 20/8 med pølsevogn for beboere og håndværkere. Ca. 200 beboere var tilmeldt arrangementet.
22. august 2019 34 Arrangementet gik rigtig godt. Der var hovedsageligt positive tilbagemeldinger fra beboerne. Nedbrydning af facaden i blok 4 i Vænget (på havesiden) er afsluttet. Connie Smidt foreslog, at der laves en beboerinformation til beboerne omkring status på renoveringen. Teglværkskvarteret (bilag 1). Der foreligger referat fra bygherremøde nr. 19, den 15/5 2019. Elementmontage til tårn A er afsluttet. Tårn B og C påbegyndes i uge 35. Elementmontage til Nettobyggeriet her er man påbegyndt montage af 2. sal. Projektet er ca. 14 dage forsinket p.t. Med hensyn til integrationsboligerne ovenpå Nettobyggeriet, så har kommunen tidligere ytret ønske om, at ommærke disse til ungdomsboliger, når byggeriet er afsluttet. Med den mængde ungdomsboliger, som bliver opført de kommende år i Esbjerg, har AB dog et ønske om, at boligerne bibeholdes med status af familieboliger. AB drøfter dette med kommunen. Det blev aftalt, at der afholdes rejsegilde på byggeriet den 22/10 2019. Husdyr. Det blev drøftet, hvor vidt det skal være tilladt at have husdyr i afdelingen. Efter en længere drøftelse, hvor fordele og ulemper blev drøftet, blev det besluttet, at det ikke er tilladt at have husdyr i afdelingen. Afdelingsmødet kan dog, hvis der fremsættes forslag herom, altid ændre denne beslutning. Langliparken Første spadestik til byggeriet blev taget den 6/8 2019. Jordarbejdet er i fuld gang. Har givet nogle naboklager p.g.a. støvgener. Entreprenøren er blevet bedt om at vande jord stakkene. Der har været lidt drøftelser om, hvorvidt boligerne i Langliparken er seniorboliger eller almindelige familieboliger. Boligerne har status som almindelige familieboliger. Der er derfor ingen aldersmæssige betingelser som skal være opfyldt for at få en lejlighed.
22. august 2019 35 Husdyr. Det blev drøftet, hvor vidt det skal være tilladt at have husdyr i afdelingen. Efter en længere drøftelse, hvor fordele og ulemper blev drøftet, blev det besluttet, at det ikke er tilladt at have husdyr i afdelingen. Afdelingsmødet kan dog, hvis der fremsættes forslag herom, altid ændre denne beslutning. Øvrige projekter. AR orienterede om, at i forbindelse med omlægning af gadelys i en del af vores afdelinger fra det offentlige net til vores private net (et krav fra kommunen), har vi haft en del udfordringer og ekstraomkostninger udover det forventede. Vi forventer at være på plads med adskillelsen inden årets udgang. /godkendt Afdeling 4 udskiftning af taget. Det var oprindeligt planlagt, at der skulle afholdes et ekstraordinært afdelingsmøde i 2019 omkring udskiftning af taget i afdelingen. Taget fungerer dog stadigt tilfredsstillende uden de store vedligeholdelsesudgifter. Det er derfor efter aftale med afdelingsbestyrelsen besluttet at udskyde beslutningen om udskiftning af taget. Taget er dog ved at være nedslidt, og emnet vil blive taget med under næste ordinære afdelingsmøde. Knud Schmidt oplyste, at taget i afdeling 11 er utæt og trænger til udskiftning. Emnet blev også omtalt under formandens beretning på seneste afdelingsmøde. Det blev aftalt, at afdelingsbestyrelsen og teknisk afdeling får afholdt et møde, hvor ønsker og forventninger bliver drøftet. Herefter aftales det, om der skal indkaldes til ekstraordinær afdelingsmøde eller om punktet skal medtages til næste ordinære afdelingsmøde. Muligheden for tilskud fra trækningsretsmider og eller dispositionsfondsmidler blev drøftet. Der kan ikke forventes at blive givet tilskud til tagudskiftningen. Dels med baggrund i, at midlerne er disponeret de næstfølgende år og dels med baggrund i, at afdelingen inden for de senere år har fået et væsentligt beløb i tilskud til andre renoveringer. 5. Økonomi/personale 5.a. Kapitalforvaltning (bilag 1). Kapitalafkast (bilag 1). Der foreligger oversigt over afkastet af vores forvaltede kapital fra 1/6 30/6 2019 og fra 1/7 31/7 2019.
22. august 2019 36 I juni 2019 blev afkastet: Selskab Måneden År til dato Handelsbanken 0,49 % 1,20 % Danske Capital 0,05 % 0,70 % I juli 2019 blev afkastet: Selskab Måneden År til dato Handelsbanken 0,08 % 1,28 % Danske Capital 0,01 % 0,71 % 5. b. Økonomi Indmeldelses- og ajourføringsgebyrer (bilag 1). Der foreligger oversigt over indmeldelses- og ajourføringsgebyrer pr. 30/6 2019. Indmeldelsesgebyret er fortsat faldende, mens ajourføringsgebyret stadig er stabilt. Vand- og varmeregnskaber (bilag 2). Der foreligger oversigt over afdelingernes vand- og varmeforbrug for 2018/2019. Der er store udsving i forbruget fra afdeling til afdeling, men sådan plejer det også at være. Konverteringer realkreditlån. Med baggrund i den seneste tids rentefald vil der være fordel i at konvertere en del af vores forbedringslån. Vil blive igangsat i takt med, at vi får låneberegninger fra vores kreditforeninger. 5.c. Personalesager (bilag 1-2) Personalehåndbog (bilag 1). Der foreligger revideret udgave af personalehåndbogen. Der er bl.a. sket ændringer vedr. tavshedspligt, adgang til boligen, månedsrapporter, fleksibel arbejdstid samt etablering af selvstændig arbejdsmiljøgruppe og udvalg. Stillingsopslag økonomimedarbejder (bilag 2). Der foreligger stillingsopslag på ny økonomimedarbejder. Opslaget blev indrykket på Jobindex den 27/8 2019. Økonomimedarbejderen forventes at tiltræde pr. 1/12 2019. 6. Sager til behandling. 6.a. Nikotinspærre ved fraflytning (bilag 1). /godkendt
22. august 2019 37 Der foreligger notat omkring ændring af procedure ved fraflytning, således at udgift til evt. påføring af nikotinspærre fremover pålægges fraflytter. Dette har tidligere været en udgift for afdelingen. Ændringen træder i kraft pr. 1/9 2019. Vi vil informere om evt. påføring af nikotinspærre i materialet, som udleveres ifm. opsigelse af lejemålet samt på hjemmesiden. 6.b. Opgradering af AB s hjemmeside (bilag 1). Der foreligger indstilling omkring opgradering af AB s hjemmeside. Samlet omkostning ved opgraderingen forventes at blive kr. 320.000 6.c. Styringsdialog 2019 (bilag 1). Der foreligger styringsdialogmateriale for 2019 for AB. Udfordringen er stadig at få hævet henlæggelsesniveauet i en del afdelinger. /godkendt Generelt ser øvrige nøgletal rigtig fint ud. 7. Eventuelt Vagttelefon helhedsplan afd. 23. Connie Smidt omtalte et par episoder i afd. 23, hvor der i forbindelse med renoveringssagen har været strøm- svigt hos beboerne, hvor det har været problematisk at komme i kontakt med AB og håndværkerne. Der arbejdes på at finde en brugbar løsning på, hvordan lignende situationer skal håndteres fremover. Teknisk afdeling melder løsningen ud, så snart den er klar. Fælles udlejningsaftale Esbjerg Kommune. Helle Rosenbæk orienterede om, at kommunen i fællesskab med boligorganisationerne i kommunen arbejder på at få lavet en fælles udlejningsaftale, som skal være med til at modvirke parallelsamfund og forhåbentligt fjerne nogle af byens områder fra listen over udsatte boligområder/ghettolisten. Når udkastet er færdigt, vil de enkelte boligorganisationer skulle tage stilling til aftalen. Aftalen forventes at ligge klar inden nytår. Næste mødedato er den 24/10 2019 kl. 15.30.