Anden fase: udarbejdelse af parathedsmåling Parathedsmåling Anden fase: udarbejdelse af parathedsmåling Fælles dialog mellem udvalgte medarbejdere i egen organisation Parathedsmålingen er et redskab, der hjælper til at tydeliggøre konkrete udfordringer, således at man når de ønskede mål og kvalitative gevinster i arbejdet med bedre brug af hjælpemidler. Parathedsmålingen er et dialogbaseret redskab, som forudsætter, at målingen bygger på en fælles besvarelse foretaget af relevante og involverede medarbejdere, som alle er eller kommer til at være en del af implementeringsarbejdet og driften af bedre brug af hjælpemidler.
FORMÅL MED EN PARATHEDSMÅLING Parathedsmålingen er et redskab, der hjælper til at tydeliggøre konkrete udfordringer i arbejdet med bedre brug af hjælpemidler og knytter disse til eksisterende viden, værktøjer, vejledninger og erfaringer, som letter implementeringen af metoden. Ved at besvare en række spørgsmål bliver det muligt at få et overblik over, i hvor høj grad udvalgte elementer af jeres organisering er rustet til at implementere metoden, og på hvilke områder, der kan være behov for en prioriteret indsats. Besvarelse af spørgeskema Det anbefales, at der bookes et møde af to timers varighed, hvor de udvalgte medarbejdere inviteres til i samarbejde at besvare spørgsmålene, og herved udarbejde parathedsmålingen. Inden mødet skal projektlederen, der er ansvarlig for gennemførelse af målingen, udsende spørgeskemaet til alle mødets deltagere som PDF-fil samt andre relevante informationer. Mødedeltagerne har på denne måde mulighed for at forberede svar og evt. sparre med kollegaer. Spørgsmålene som skal besvares er inddelt i fire kategorier: 1) Fælles og konkrete mål med implementering 2) Organisering og ledelse af arbejdet 3) Medarbejdere 4) Borgere i målgruppen Der er i alt 24 spørgsmål fordelt på de fire kategorier, som skal besvares ud fra svarskalaen slet ikke, i mindre grad, i nogen grad eller i høj grad. Spørgsmålene spænder fra administrative forhold, såsom overordnede mål og succeskriterier i kommunen, til konkrete arbejdsgange hos frontmedarbejderne. Det er derfor vigtigt, at foretage en fælles besvarelse af relevante fagpersoner. Hvilke fagrepræsentanter, der inddrages, vil altid afhænge af, hvordan arbejdet med hjælpemidler tænkes/er organiseret i jeres kommune. Kig på spørgsmålene og på opbygningen af jeres organisation og beslut derudfra, hvem der skal inddrages i besvarelsen. Det forventes ikke, at alle udvalgte medarbejdere kan besvare samtlige spørgsmål, men det er vigtigt, at alle bliver gjort bekendt med, hvad der ligger til grund for hver enkelt besvarelse. Når I besvarer et spørgsmål med et andet svar end i høj grad, popper feltet opfølgende handling op, hvor en handling beskrives, ansvarlig medarbejder navngives og en deadline for opfølgning fastsættes. Er der spørgsmål, som I ikke kan besvare, afmærkes feltet slet ikke, og det er her vigtigt, at den opfølgende handling beskriver, hvad der skal til for, at spørgsmålet kan besvares i høj grad. Side 2 af 7
Nogle af spørgsmålene vedrør desuden konkrete tal og målsætninger, som man muligvis ikke har fastlagt endnu, hvis man eksempelvis befinder sig i starten af implementeringsprocessen. I dette tilfælde arbejdes der videre med bedst mulige estimat, og det kan her være en fordel at undersøge andre kommuners erfaringer med bedre brug af hjælpemidler for at kvalificere estimaterne. Statusrapport Når I har besvaret samtlige spørgsmål, bliver der automatisk genereret en statusrapport. Rapporten indeholder indledningsvist en kort introduktion samt en samlet grafisk oversigt over besvarelserne opdelt på de fire kategorier. Hver spørgsmålskategori er efterfølgende bygget op om tre dele: a) En grafisk præsentation af besvarelserne i den pågældende kategori b) En oversigt over indgåede aftaler c) Anbefalede værktøjer og vejledninger. Alt i alt giver rapporten en samlet status på en række organisatoriske forhold i kommunen, som er særligt vigtige at have for øje, når bedre brug af hjælpemidler skal implementeres og driftes i stor skala. At måle de organisatoriske forudsætninger forandrer dog ikke noget i sig selv. Statusmålingen kan printes og/eller distribueres til relevante medarbejdere og ledere i kommunen, hvor den kan bruges som en generel pejling i forhold til fokusområder og prioritering af indsatser. I er i målingen desuden blevet bedt om at udpege, hvem der har ansvaret for specifikke opfølgende handlinger og opgaver. Det er vigtigt at holde fast og følge op på disse opgaver og ansvarsområder, og det anbefales derfor, at deltagerne allerede på mødet fastlægger et opfølgende møde. Statusrapporten er alene kommunens egen. Hverken KL eller andre aktører har adgang til rapporten. Side 3 af 7
SÅDAN GØR I: Book et møde af to timers varighed med de medarbejdere, der skal deltage i besvarelsen. I god tid inden mødet sender den ansvarlige person information til mødedeltagerne om formålet med parathedsmålingen og kommunens strategier og planer i forhold til rehabilitering og genoptræning med inddragelse afhjælpemidler. Ved udsendelse af materiale er det vigtigt at understrege, at medarbejderne på forhånd formentlig ikke kan besvarelse samtlige spørgsmål. Mødet har netop det formål, at mødedeltagerne under drøftelserne skal få indsigt i årsagerne til hinandens besvarelser. De enkelte spørgsmål drøftes og besvares på mødet. Det er en god idé at anvende en projektor, så alle kan følge med. Husk at følge op på de aftaler, der er indgået på mødet. Book derfor et opfølgende møde, når I har besvaret spørgeskemaet. Den organisatoriske parathedsmåling er tilgængelig via følgende link. Såfremt I har spørgsmål eller input til spørgeskemaet eller andet, er I altid velkomne til at kontakte Center for Velfærdsteknologi. Side 4 af 7
SPØRGSMÅL Besvares med enten slet ikke, i mindre grad, i nogen grad eller i høj grad 1. Konkrete mål med implementering af bedre brug af hjælpemidler Hvilken forandring skal bedre brug af hjælpemidler medføre: a) Er der vedtaget konkrete mål for implementering af bedre brug af hjælpemidler i forhold til øget selvbestemmelse og kvalitet for borgerne? b) Er der vedtaget konkrete mål for implementering af bedre brug af hjælpemidler i forhold til arbejdsmiljø/medarbejdertilfredshed? c) Er der vedtaget konkrete mål for implementering af bedre brug af hjælpemidler i forhold til reduceret tidsforbrug på hjemmeplejeydelser? d) Er der vedtaget konkrete mål for implementering af bedre brug af hjælpemidler i forhold til antal borgere, som bliver helt eller delvist selvhjulpne med et eller flere hjælpemidler? e) Er der udarbejdet et overblik over totalomkostninger og forventede gevinster, hvor bl.a. investeringer, implementering og drift er inddraget (Business case)? Kommunikation om forandringen: f) Er den borgerrettede indsats beskrevet i pjece eller lingende, rettet til borgere og pårørende? g) Er der til medarbejderne udarbejdet informationsmateriale om indsatsen, formålet med den og planen for implementeringsforløbet? h) Er der til ledere og frontlinjeledere udarbejdet informationsmateriale om indsatsen, formålet med den og planen for implementeringsforløbet? i) Er mål, succeskriterier og handlinger formuleret i en generel informationspjece? Projektledelse under og efter implementeringen: j) Er der udarbejdet en liste over de forskellige risici for udfordringer, der er forbundet til implementeringen og driften af bedre brug af hjælpemidler, samt en plan for hvem der har ansvaret for at gennemføre korrigerende handlinger, hvis der er behov for det (Risikoanalyse)? Side 5 af 7
k) Er der planlagt en systematisk evaluering/opfølgning med udgangspunkt i succeskriterierne for arbejdet med bedre brug af hjælpemidler, med angivelse af handlinger og tidspunkter, samt navne på ansvarlige medarbejdere i processen? 2. Organisering og ledelse af arbejdet med bedre brug af hjælpemidler l) Er der for hver opgave under implementeringen af bedre brug af hjælpemidler, placeret en ansvarlig navngiven medarbejder, samt en stedfortræder ved sygdom, fravær, ophør eller lign? m) Er der gennemført uddannelse af alle de medarbejdere der er blevet tildelt et nyt ansvarsområde, dels i det overordnede forløb, og især i deres respektive ansvarsområde? n) At gennemføre en fast forandring og ikke blot en ændring i en given projektperiode, forudsætter en række ressourcer. Har ledere, medarbejdere, planlæggere og konsulenter, involveret i arbejdet med bedre brug af hjælpemidler, fået tildelt de nødvendige ressourcer til opgaveløsningen, bl.a. i form af et konkret timetal? o) Er der beskrevet, hvordan det tværgående samarbejde skal organiseres i de nye arbejdsgang? Herunder hvilke opgavetyper løses i fællesskab, hvordan og hvem der er ansvarlig for gennemførelsen? 3. Medarbejdere p) Er alle involverede frontmedarbejdere uddannet i principperne for at arbejde med bedre brug af hjælpemidler? Og er medarbejderne klædt på til at håndtere de nye arbejdsgange? q) Er der uddannet et passende antal superbrugere/nøglepersoner, som kan vejlede kolleger i arbejdet, nåt de har brug for hjælp eller tvivlsspørgsmål opstår? r) Kender alle involverede frontmedarbejdere navn, telefonnummer og mail på de superbrugere/nøglepersoner, de er tilknyttet? Og er supportopgaven fordelt hensigtsmæssigt mellem superbrugerne/nøglepersonerne, således at det altid er muligt for medarbejderne at få hjælp? s) Er oversigten over de ansvarlige personer tilgængelige for medarbejdere, borgere og ledere i organisationen? t) Er det aftalt, hvem der har ansvar for og hvem der internt i kommunen skal betale for hjælpemidlerne, når dette er tilfældet? Side 6 af 7
4. Borgere i målgruppen u) Foreligger der klare beskrivelser af de enkelte trin fra identifikation af borgeren til ibrugtagning af hjælpemidlerne og er det tydeligt beskrevet, hvem der udfører de enkelte trin med tilknytning af ansvarlige faggrupper på hvert enkelt trin? v) Har de involverede medarbejdere kompetencer til og/eller kender de til og kan anvende vejledninger/værktøjer til identifikation af borgere i målgruppen for bedre brug af hjælpemidler w) Udarbejdes der individuelle planer og mål for hver enkelt borger i samarbejdet mellem borger, frontmedarbejder og terapeut/visitator? x) Er medarbejderne bekendt med, hvorfor der er behov for en tidsbesparelse ved bedre brug af hjælpemidler? Side 7 af 7