Møde nr. 6 i styregruppen for implementeringen af den faglige udviklingsproces REFERAT Den 23. august 2011 Kl. 10-12 AU Strategis mødelokale, bygning 1431, lokale 223 Deltagere: Jørgen Jørgensen, Flemming Bøge, Svend Hylleberg, Aase Pedersen, Finn Folkmann, Niels Overgaard Lehmann, Mogens Nielsen, Henriette Korsgaard, Henrik Hansen, Bo Bjerre Jakobsen Afbud: SEF, PLJ, FLA (BBJ referent) Gæst: Christina Breddam og Jens-Kristian Eibner (pkt. 5) Dato: den 25. august 2011 Ref: BBJ/ WFJ Side 1/5 Dagsorden: 1. Godkendelse af referat fra møde nr. 5 den 21. juni 2011. Referatet blev godkendt uden bemærkninger. 2. Orientering om dimensionering af de administrative funktioner ved Christina Breddam CB redegjorde for den analyse, der hen over sommeren er gennemført af ændringerne i dimensioneringen af administrationen. Analysen, der har været vanskelig at gennemføre, da dataene ikke er homogene, har baseret sig på optællinger af: a) Antal beskæftigede med forvaltningsopgaver pr. 1.3.2011. b) Sammensætningen efter ønskerunden pr. 1.8.2011. c) Afdækning af yderligere behov for at kunne varetage de administrative opgaver fremover. Hovedtendenserne i analysen er: a) Forvaltningsopgaverne er langt overvejende flyttet til vicedirektørområderne. b) Der er en mindre tilvækst i varetagelsen af ikkeforvaltningsopgaver på institutterne. c) Samlet set er der ca. 100 ÅV færre til forvaltningsopgaver, idet vakancer dog var medregnet i 1.3.-opgørelsen. Rektoratet Aarhus Universitet Nordre Ringgade 1 8000 Aarhus C Tlf.: 89421111 Fax: 89421109 E-mail: rektor@au.dk http://www.au.dk/om/uni/rektor at/
Side 2/5 d) Der er sket en forskydning i ressourcerne fra front office til back office. Det er bl.a. et resultat af etablering af transaktionscentre og medarbejderønsker i retning af back office-opgaver. e) Der er p.t. en stor manko ift. de fremsatte ønsker om en optimal bemanding. Konklusionen er således, at administrationen ikke er vokset, og at der er basis for den fortsatte implementering af resultatet af ønskerunden. Omvendt er der ikke basis for at ophæve det kvalificerede ansættelsesstop, før der er gennemført en nærmere analyse for at undgå en unødig vækst. De steder, hvor der markeres et akut behov for yderligere arbejdskraft, vil der blive taget konkret stilling til et evt. opslag. NL nævnte, at der er særlige udfordringer med institutbemandingen på Arts. I den forbindelse spurgte han til status for grundprincippet om, at arbejdsopgaver ikke slippes, før der er en ny medarbejder til at tage over. CB understregede, at der ikke må blive tabt arbejdsopgaver på institutterne i den nuværende fase. ÅP supplerede med, at der er et tilsvarende billede med tabte arbejdsopgaver andre steder i organisationen. Processen er gået for stærkt, og informationerne herom har ikke været tilstrækkelige. ÅP opfordrede derfor til, at der informeres betydeligt bedre om de nye situationer - både til TAP-grupperne, der er omfattet af ændringerne, og VIPgruppen, der er brugere af TAP ernes ydelser. FF fandt, at medarbejderne opfører sig meget tålmodigt. Endnu oplever han ikke de store protester mod ændringerne, men medarbejderne vil komme til at opleve huller i opgavevaretagelsen. MN sagde, at der naturligvis er frustrationen blandt medarbejderne, hvad der er naturligt i så stor en proces. Men MN oplever en konsensus om, at en ny struktur er den rigtige. Men administrativt er der p.t. huller. SH kommenterede hertil, at der selvfølgelig er frustrationer blandt medarbejderne. Vi står midt i en vanskelig proces, som der arbejdes aktivt med. NL henledte særligt fokus på varetagelsen af de mange opgaver, der hidtil har ligget - relativt ubeskrevne - mellem veldefinerede funktioner. Sådanne opgaver blev typisk varetaget i samarbejde mellem en lang række TAP ere, der nu er flyttet fra institutterne.
Side 3/5 JJ understregede, at der fortsat skal være betydeligt fokus på, at arbejdsopgaver ikke må tabes i den nuværende proces. 3. Den kommende strategiproces og hovedområdernes og institutternes ledende rolle i processen JJ indledte med at nævne, at emnet ligger på kanten af styregruppens arbejdsfelt, men at han har ønsket at orientere herom. SH oplyste, at man det kommende år vil have fokus på udmøntning af den nuværende strategi samt 9. marts-udmeldingen. Der iværksættes en proces på institutterne, der skal ende med fastsættelse af målsætninger og handleplaner. Der afholdes startmøde den 29. august. NL udtrykte stor ros til processen. 4. Overblik over VD-områdernes initiativer vendt mod institutterne i efteråret 2011 og i 2012 Den udsendte oversigt er udtryk for et ønske om at koordinere de mange aktiviteter, der er planlagt, og som retter sig mod de nye institutledelser. Der er tale om en første udgave, der vil blive arbejdet videre med. NL så gerne, at oversigten blev mere detaljeret og gerne udbygget med oplysninger om, hvilke aktiviteter der ikke blot vedrører institutledelsen men også kræver processer, der involverer hele instituttet, såsom strategiarbejde, organisationsudvikling etc. JJ oplyste, at der vil blive arbejdet videre med oversigten, og at der muligvis bliver behov for at prioritere mellem aktiviteterne. 5. Bemærkninger til forananlyse angående projekt til udvikling af en fælles model og metode vedrørende projektarbejde mht. administrative udviklingsprojekter Jens-Kristian Eibner (JKE) oplyste, at projektet er udtryk for et ønske om at undersøge muligheden for at udvikle en fælles projektstyringsmodel, der sikrer fælles sprog på tværs af organisationen, giver mulighed for prioriteringer af projekter på tværs af vicedirektørområderne, og som samtidig er skalérbar, så den kan tilpasses de konkrete, forskelligartede projekter.
Side 4/5 SH kommenterede timingen. Projektet var efter hans opfattelse igangsat for sent eller for tidligt. Et alternativ er at koncentrere indsatsen om at gennemføre de mange projekter, der allerede er sat i gang. Med de eksisterende ressourcer er det ikke muligt at nå det hele. MN understregede vigtigheden af en professionalisering af arbejdsprocesserne. Men han mindede om, at han tidligere har advaret mod de relativt omfattende PID- og SLA-processer. Der skal være betydeligt fokus på opgaveløsning frem for procesbeskrivelse. NL var enig med MN og spurgte til, om der er de nødvendige ressourcer til rådighed i organisationen. FB oplyste, at man i AU IT allerede gør omfattende brug af projektstyringsredskaber i en 4-delt model. ÅP understregede vigtigheden af, at medarbejderne er med i projekterne. JJ konkluderede, at man vil overveje prioriteringen af indsatsen. 6. Eventuelle bemærkninger til tidligere udsendt (14. juli) materiale om henholdsvis Lokaleplan for AU administration og Stillings-, titel- og lønstruktur for administrative og tekniske medarbejdere ved Aarhus Universitet JJ oplyste, at materialet oprindeligt var udsendt i løbet af sommerferien, og han beklagede, at processen i forhold til styregruppen derfor ikke havde været optimal. På spørgsmål fra HH oplyste JJ, at det kun er Studieadministrationens back office-funktioner, der flytter væk fra campus. MN udtrykte ros til den indsats, der gøres for at sikre optimale, lokalemæssige løsninger. Det blev aftalt, at en opdateret version af papiret sendes til styregruppen, der kan anvende papiret til videre kommunikation.
Side 5/5 7. Eventuelt JJ efterlyste forslag til dagsordenspunkter til de kommende møder. FB foreslog, at en af administrationscheferne kunne orientere om arbejdet med etablering af servicecentre.