De grundlæggende funktioner for frivillige og kontaktpersoner i Frivillignet Intra. Få et kodeord og log ind Adgang til Intra kræver et kodeord. For at få det, skal du være oprettet i Intra, og have oplyst en email-adresse. Du bliver oprettet i Intra, når din Aftale om frivilligt arbejde er modtaget hos Frivillignet. Vil du oplyse en ny mail-adresse, skal du kontakte din regionskonsulent. Vil du have et nyt kodeord, skal du klikke på linket Nyt kodeord?, og derefter indtaste din mailadresse i feltet på den næste side. Tryk på knappen Nulstil password nu sender systemet dig en mail med et link. Tjek eventuelt din spam-boks, hvis du ikke har modtaget mailen inden for et par minutter. Brug dette link til at oprette et nyt kodeord. Brug derefter den almindelige login-formular. 1
Min side din startside Når du logger ind, lander du på Min side. Her kan du se nyheder og andre aktualiteter fra den aktivitet, du er tilknyttet. 1. Er du kontaktperson, ser du her en status over de frivillige i din gruppe. For eksempel kan du se, hvem der mangler at udfylde Samtykkeerklæring, dvs Aftale om frivilligt arbejde. Hvis du ikke er kontaktperson ser du ikke denne boks. 2. Navnet på den aktivitet, du er tilknyttet er samtidig et link til jeres egen side med kalender, opslagstavle mm. 3. Disse felter viser de nyeste opslag på opslagstavlen og kalenderen på jeres egen side. 4. I toppen ligger den røde vandrette menu med fanebladene. Som frivillig ser du kun de to første: Min side og Mine data, mens du som kontaktperson har lidt mere at vælge i mellem. Lige ovenover den røde menu, er der en linje hvid skrift på grå baggrund. Denne linje kaldes brødkrummestien fordi du kan bruge den til at bevæge dig baglæns til de sider, du kom fra. 2
Mine data se og ret i dine stamoplysninger På fanebladet Mine data, kan du se de oplysninger, vi har registreret om dig. Her kan du selv rette, hvis du skifter adresse eller telefonnummer, du kan fravælge at modtage nyhedsmailen FrivilligNyt, eller Bladet Frivillig (1), og du kan ændre dit kodeord (2). Er du kontaktperson, kan du foretage ændringerne for personer i din frivilliggruppe. Du kan også melde pause, hvis du i længere tid ikke vil kunne deltage i dit frivillige arbejde, eller du kan afmelde dig helt, hvis du ved at du ikke længere vil være frivillig i Dansk Flygtningehjælp (3). Systemet sender så en mail til kontaktpersonen i din gruppe, så vedkommende ved at du er stoppet. På min side kan du også oplyse, hvis du har særlige kompetencer (sprogkundskaber, uddannelsesmæssige kompetencer eller andet), du ønsker at bruge i dit frivillige arbejde. Så kan din regionskonsulent finde frem til dig, hvis der bliver særlig brug for disse kompetencer (4). Husk altid at trykke på knappen Gem, når du har foretaget ændringer i dine oplysninger (5). 3
Søg frivillig: rediger oplysninger, frameld en frivillig, træk lister eller send mails Som kontaktperson har fanebladet Søg frivillig, som giver dig mulighed for at finde og redigere data om medlemmerne i din frivilliggruppe. Vil du se hele din gruppe, så klik bare på den grå søgeknap, uden at angive søgekriterier. Vil du søge mere specifikt, kan du skrive kriterier i feltet, eller bruge de avancerede søgemuligheder nedenfor. Søgeresultatet fremgår på en oversigt, hvor hvert navn er et link til den frivilliges stamkort. Hvis du ønsker at redigere eller afmelde en frivillig, klikker du således på vedkommendes navn. Du kan også lave et udtræk af din samlede søgning: vælg nederst på siden om du vil have printvenligt udtræk (tryk CTRL+P for at printe det vindue, der åbner), eller et CSV/exceludtræk. Endelig kan du sende mail til alle i din søgning, eller udvalgte: sæt flueben på oversigten for at udvælge enkelte modtagere. Når du vælger Send email, åbnes en mailformular nederst på siden. 4
Opret ny frivillig Vælg fanebladet Opret ny bruger. I første omgang ser du kun en adresseformular. Når du har udfyldt den og trykket Gem og fortsæt, udvides siden, og du får nu mulighed for at tilknytte den frivillige til en aktivitet. (Hvis du får besked om at mailadressen allerede er registreret, skal du kontakte din regionskonsulent) For at tilknytte den frivillige til jeres aktivitet, skal du angive de relevante valg i de grå dropdown -menuer. BEMÆRK AT TILKNYTNINGER ALTID SKAL SKE PÅ AKTIVITETSNIVEAU, dvs. du skal vælge både en gruppe og en aktivitet, inden du tilknytter. Vælg derefter om den nye frivillige skal være almindelig frivillig eller kontaktperson. 5
Fanebladet Aktivitet rediger oplysningerne om jeres gruppe og aktivitet På fanebladet Aktivitet kan I opdatere og redigere de informationer der står offentligt tilgængeligt på jeres egen side på Frivillignet.dk. Først vælger du din aktivitet i drop-down-menuen (1). Derefter kan du redigere jeres adresseoplysninger, telefonnumre osv. (2) Du kan også ændre i den beskrivelse af jeres aktivitet, der ligger på jeres side (3). Angiv også gerne en aktivitetstype, altså det, I primært laver i jeres aktivitet. (4). Husk at trykke Gem, når du har foretaget ændringer (5). 6