RESULTATKONTRAKT FOR FORSVARETS INTERNE REVISION 2005 MISSION Forsvarets Interne Revision bidrager vha. revision og rådgivning til at optimere koncernens overordnede regnskabsaflæggelse og styring. VISION Forsvarets Interne Revision konsoliderer det opnåede kvalitativt høje niveau i løsningen af 9 aftalen, og øger samtidig prioriteringen af forvaltningsrevision. Forsvarets Interne Revision er Rigsrevisionens samarbejdspartner omkring revisionen af regnskaber for institutioner under Forsvarsministeriet, Forsvarsministeriets sparringspartner i forbindelse med økonomistyringen i koncernen og institutionschefernes fortrolige rådgiver. STRATEGISKE FOKUSOMRÅDER Forsvarets Interne Revision vil i 2005 stadigt prioritere midler og ressourcer således, at de i 9- aftalen nævnte institutioner revideres på en sådan måde, at der afgives erklæring om den foretagne revision og dens resultater til de reviderede institutioner, Forsvarsministeriet samt Rigsrevisionen. Ud over løsningen af de opgaver der er skitseret i 9-aftalen vil FIR fokusere på tre strategiske områder i 2005. For det første vil FIR yde koncernen, herunder Forsvarsministeriets departement, rådgivning og vejledning omkring implementeringen af det omkostningsbaserede regnskab. For det andet vil FIR i forbindelse med implementering af Aftale om Forsvarets ordning 2005-2009 (Forsvarsforliget) opstille et revisionsberedskab, der både kan tilgodese udvidet revision af organisatoriske/strukturelle, systemmæssige og regnskabsmæssige forhold. For det tredje vil FIR prioritere at udføre to forvaltningsrevisioner ifølge God offentlig revisionsskik. Præsentation af produkter og ydelser: Målopfyldelsen af FIR ydre og indre delmål sker ved opdeling i følgende styrings- og opgaveparametre: Effekt Rigtige regnskaber og styring i koncernen Produkt Finansiel revision Forvaltningsrevision Rådgivning Ydelse Årsregskabsrevision Forretningsgangsrevision IT revision Projektrevision Revisionsberedskab Anden revision Rekvirede rådgivningsopgaver Konsultativ bistand Overordnet mål: Forsvarets Interne Revision skal udføre revision og rådgivning ifølge 9-aftalen mellem Forsvarsministeren og Rigsrevisor og følge principperne for god offentlig revisionsskik, så det sikres at 1
regnskaberne er rigtige og at den overordnede styring under Forsvarsministeriet er hensigtsmæssig og i overensstemmelse med gældende praksis. Rigsrevisionen udfører årligt en kvalitativ og kvantitativ vurdering af Forsvarets Interne Revisions faglige arbejde. Det overordnede mål opfyldes ved tre eksterne delmål med tilhørende resultatkrav: 1. Finansiel revision FIR skal udføre finansiel revision jf. Statslig Revision og følge principperne for god offentlig revisionsskik, så det sikres, at regnskaberne under Forsvarsministeriet er rigtige, og at de interne kontroller i regnskabs- og økonomisystemet fungerer efter hensigten. i. FIR skal yde en hurtig service, og FIR skal senest 3 uger efter det stedlige besøg afsende revisionsrapport til pågældende myndighed, dvs. den gennemsnitlige tid til afrapportering skal gennemsnitligt ligge omkring 21 dage. Dette gælder for alle revisionstyper på nær forvaltningsrevisioner og projektrevisionen, der har en karakter der gør, at den løber over længere tid. Tabel 1 Gennemsnitlig rapporttid > 30 dage 30-25 dage < 25 dage FIR skal have en aktiv revisionsprocent for finansiel revision, forvaltningsrevision og rådgivning på 60 % af den samlede tid (totaltid ekskl. ferie). Tabel 2 Revisionsandel >50 % 50-59 % 60-100 % i FIR skal endelig opgøre effekten af den finansielle revision og forvaltningsrevisionen. Som noget nyt udarbejdes der ved årets udgang en opgørelse af revisionens effekt ved myndighederne. Effektmålingen baseres på revisors og den faglige chefs vurdering og kategorisering af effekten ved myndigheden, samt myndighedens svar på revisionen. Tabel 3 Effektmåling pr. 31/12-2005 Nej 1.1 Årsregnskabsrevision FIR skal have en begrundet overbevisning om, at de aflagte SKS regnskaber er rigtige. FIR forventer prisen for årsregnskabsrevision er kr. 300.000 for FKO (og FBE), kr. 75.000 for HJV og kr. 50.000 for FRV. I alt koster årsregnskabsrevision kr. 425.000. Årsberetningerne koster i alt kr. 95.000, hvoraf FKO koster kr. 60.000 for FKO, HJV koster kr. 23.000 og FRV koster kr. 12.000. i. FIR skal udarbejde 5 årsberetninger senest i maj 2005, som afgives til myndighedscheferne. 2
Tabel 4 Alle 5 årsberetninger pr. Nej 31/5-2005 FIR skal i februar/marts 2005 afgive en foreløbig erklæring til Rigsrevisionen om, hvorvidt FIR har kommentarer til regnskabsaflæggelse på myndighedsområderne. Tabel 5 Erklæring senest 31/3-2005 Nej i FIR foretager årsregnskabsrevision af 4 fonde/legater. Tabel 6 Revision af alle fire fonde/legater Nej 1.2 Forretningsgangsrevision Forretningsgangsrevisionen indgår i revisionen i årets løb, som skal bringe FIR i stand til at vurdere, om regnskabsaflæggelsen på myndighedsområderne er rigtig. I alt koster forretningsgangsrevision kr. 1.934.000, hvor fordelingen vil være kr. 1.742.000 for FKO (og FBE), kr. 131.000 for HJV og kr. 61.000 for FRV. i. Ifølge FIR strategiske revisionsplan foretages der 23 revisioner af forretningsgange, herunder eventuel revision af mønstringsrapporter/beholdninger. Tabel 7 Antal udførte forretningsgangsrevisioner <18 18-21 22-23 1.3 Anden revision FIR foretager uanmeldte beholdningseftersyn ved myndighederne. FIR forventer prisen for uanmeldt beholdningseftersyn er kr. 150.000 for FKO, kr. 21.000 for HJV og kr. 16.000 for FRV. I alt koster uanmeldte beholdningseftersyn kr. 187.000 i. FIR foretager 12 uanmeldte beholdningseftersyn ved FKO område, 5 ved HJV område, 2 ved FRV område. Tabel 8 Antal udførte beholdningseftersyn <15 15-17 18-19 1.4 IT revision FIR skal tilsikre at gældende interne og eksterne krav vedrørende datatilgængelighed, dataintegritet, fortrolighed og kontrol er kendte, tidssvarende og til stadighed opfyldes. Dette vil ske dels ved rene IT revisioner og dels ved kombinerede IT- og forretningsgangsrevisioner. FIR forventer at prisen for IT revision af koncernfælles og virksomhedsspecifik IT udgør kr. 500.000,- Prisen er her skøn- 3
net med væsentlig forbehold, idet udliciteringen af koncernfælles IT først ventes endelig afklaret i 2005. i. FIR gennemfører mindst 15 IT revisioner, og involverer såvel koncernfælles og virksomhedsspecifik IT. Tabel 9 Antal udførte IT revisioner 0-5 6-10 11-15 1.5 Projektrevision FIR skal udføre revision af materielanskaffelser og materielinvesteringer samt bygge- og anlægsarbejder for at sikre, at kravene hertil, jf. Statslig revision, opfyldes. Den overordnede målsætning er, at der foretages revision af større projekter med en anskaffelsessum på over 100 mio. kr. mindst en gang i projektløbetiden, mens projekter under 100 mio. kr. revideres stikprøvevis. FIR forventer prisen for en projektrevision bliver kr. 80.000 ved FMK og SMK og kr. 96.000 ved HMAK og HJV. Den samlede pris for projektrevision ved FKO bliver kr. 768.000 mens den samlede pris ved HJK bliver kr. 96.000. Den samlede pris for projektrevision bliver kr. 864.000. FIR forventer den samlede pris for byggeprojektrevisioner ved FBE bliver kr.64.000. i. FIR skal gennemføre 9 projektrevisioner på FKO område og 1 på HJV område. Tabel 10 Antal udførte projektrevisioner 0-5 6-8 9-10 FIR skal gennemføre 3 byggeprojektrevisioner på FBE/FKO område. Tabel 11 Antal udførte projektrevisioner 0-2 3 1.6 Revisionsberedskab i forbindelse med Forsvarsforliget FIR skal i forbindelse med implementering af Aftale om Forsvarets ordning 2005-2009 (Forsvarsforliget) tilgodese revision af organisatoriske/strukturelle, systemmæssige og regnskabsmæssige forhold. i. Når der oprettes og nedlægges myndigheder i forbindelse med forsvarsforliget skal FIR udvise særlig opmærksomhed omkring de regnskabsmæssige risici der opstår i forbindelse hermed. FIR skal i 2005 inddrage oprettelsen af FPT og FBE i risikobilledet, og tage særskilt stilling i form af et revisionsnotat til oprettelsen af disse myndigheder. Tabel 12 Antal udarbejdede revisionsnotater 0-1 2 4
2. Forvaltningsrevision FIR skal udøve forvaltningsrevision jf. Statslig Revision og bl.a. sikre, at der i forsvarets ledelse tages skyldige økonomiske hensyn ved forvaltningen af de midler og driften af virksomheder, der omfattes af regnskaberne. FIR prioriterer i 2005 to forvaltningsrevisioner, der planlægges til ca. 300 timer hver og koster ca. 90.000 hver: i. Forvaltningsrevision af Arbejdstidsadministration fra NIV III til ANSVAR 5, herunder om forvaltningen er effektiv, effekten af arbejdstidsadministrationen, samt forholdet mellem ressourceanvendelse og output, og endelig om output af arbejdstidsadministrationen anvendes af myndighedernes ledelser. Tabel 13 Udfærdigelse af forvaltnings- Nej revisionsrapport senest 31/12-2005 Forvaltningsrevision af rejseadministrationen, herunder om forvaltningen er effektiv, produktiviteten omkring rejseadministrationen, samt om rejseadministrationen overholder Told&Skats krav. Tabel 14 Udfærdigelse af forvaltnings- Nej revisionsrapport senest 31/12-2005 3. Rådgivning i koncernen FIR skal samarbejde med og rådgive cheferne for myndighederne. FIR skal deltage i arbejdsgrupper og erfaringsgrupper af væsentlig betydning for revisionen og medvirke til, at arbejdet i disse fora sker på en hensigtsmæssig måde og tilsikre, at der tages hensyn til de gældende regnskabsprincipper. Før målet er opfyldt skal i, være opfyldt. i. FIR skal udføre rådgivning om og opfølgning på implementeringen af det omkostningsbaserede regnskab. FIR skal for myndigheder omfattet af 9 aftalen i fornødent omfang rådgive omkring opstilling af åbningsbalancer og FIR skal efterfølgende gennemse alle åbningsbalancer. Det er en forventning, at Rigsrevisionen ikke efterfølgende rejser problematikker omkring de gennemsete åbningsbalancer, som FIR ikke forinden havde påpeget i forbindelse med rådgivningen eller gennemsynet. Det er en præmis, at FIR ikke reviderer Forsvarsministeriets departements implementeringsproces, men alene myndigheder omfattet af 9- aftalen. FIR planlægger at anvende 300 timer på rådgivningsdelen alene (90.000,-) Tabel 15 Rigsrevisionen rejser efterfølgende: Væsentlige problematikker Mindre væsentlige problematikker Ingen problematikker 5
Det overordnede mål opfyldes desuden ved et internt delmål med tilhørende resultatkrav: 4. FIR skal være en effektiv og attraktiv arbejdsplads FIR skal således levere en god service og løse opgaverne til kundernes tilfredshed og krav. FIR skal foretage metodeudvikling og kvalitetssikring samt varetage egen administration og hjælpefunktion til opgavevaretagelsen, og FIR skal endvidere efterleve de krav, der er til personaleforvaltning og personalepleje. 4.1 Personalepolitik i. Tilpasning af myndighedens personalepolitik i forhold til Forsvarsministeriets personalepolitiske vision. Tabel 16 Tilpasning af personalepolitik Nej senest 31/12-2005 Indarbejder konkret handlingsafsnit omkring reaktion på sygefravær i eksisterende personalepolitik. Tabel 17 Tilføjelse af handlingsafsnit i Nej personalepolitik senest 31/12-2005 i Udarbejdelse af kompetencestrategi, som understøtter myndighedens kernekompetencer og som tilgodeser udviklingen af særlige spydspidskompetencer. Tabel 18 Udarbejdelse af kompetencestrategi Nej senest 31/12-2005 iv. Udarbejdelse af handlingsplan for gennemførelse af lederudviklingssamtaler fra 2006. 4.2 Total omkostningsfordeling og enhedspriser FIR har implementeret en model til omkostningsfordeling. Dvs. alle ikke-direkte henførbare udgifter skal vha. forskellige fordelingsnøgler fordeles ud på den enkelte revisionsydelse. Ved udgangen af 2005 skal FIR således liste revisionens direkte henførbare udgifter og de samlede udgifter ved ydelserne. Desuden skal fordelingsnøglen for 2005 anvendes på de ikke henførbare udgifter for 2004, for derved at skabe et sammenligningsgrundlag. Tabel 19 Udarbejde model til omkostningsfordeling Nej senest 31/12-2005 6
PRINCIPPER I PRISANGIVELSER De priser der er opgjort på revisionsydelserne, indeholder alle de direkte henførbare udgifter vedrørende revisionerne. Dvs. løn til forberedelse, revision og rapportering, udgifter til rejser, overnatning mv. Tabel 20: Sammenhæng mellem effekt, produkt, ydelser og de direkte henførbare udgifter. Effekt Rigtige regnskaber og styring i koncernen (4.339.000 kr.) Produkt Finansiel revision 4.069.000 (kr.) Forvaltningsrevision (180.000 kr.) Rådgivning 90.000 kr. Årsregskabsrevision 520.000 180.000 Rekvirerede 90.000 Ydelse Forretningsgangsrev. 1.934.000 rådgivningsopgaver IT revision Projektrevision Revisionsberedskab Anden revision 500.000 928.000? 187.000 Konsultativ bistand? OPFØLGNING OG RAPPORTERING Der afrapporteres årligt på kontraktens målopfyldelse direkte til departementet samt strategisk fokuseret i årsrapporten, jf. vejledning herfor. I øvrigt udarbejdes en skriftlig midtvejsevaluering til departementet for 1. halvår i kontraktåret. 7
KONTRAKTPERIODE OG IKRAFTTRÆDELSE Resultatkontrakten træder i kraft den 1. januar 2005 og løber et år og udløber således den 31. december 2005. Vedbæk, den København, den Forsvarets Interne Revision Forsvarsministeriet Erik Lindeskov Revisionschef Anders Troldborg Departementschef 8