Afdelingsbestyrelsens beretning Den 25. september 2014 Gæster: Alboa Alboa Dirigent: Inspektør Allan Haarh Personalechef Jens Møller Varmemester Bo Jespersen Bent Nedergaard Jeg vil i min beretning komme ind på nogle af de opgaver afdelingsbestyrelsen har været involveret i siden sidste ordinære afdelingsmøde herunder renoveringen, lokalt samarbejde, Alboa og meget andet. Renovering: Som nævnt på sidste afdelingsmøde var den store renovering færdig samt udskiftningen af ventilationsanlægget i opgang 9 og 10. Men knap nok var renoveringen tilendebragt før de første problemer viste sig. Der kom vand ind ved de nye vinduer ved skruehullerne. En kedelig situation, da der her er tale om nye vinduer der ellers skulle være i orden. Afdelingsbestyrelsen måtte ligge et hvis pres på administrationen før der blev taget initiativ til at få gjort noget ved problemet. Efterfølgende har der været afholdt flere møder med Enemærke & Petersen hvor problemet er drøftet og firmaet lovede at undersøge problemet samt udbedre sagen uden udgift for afdelingen. I den forbindelse blev lejligheder i opgang 18 og 19 brugt som test opgang hvor man forsøgte at finde fejlen. Det viste sig at håndværkerne havde udført arbejdet efter de anvisninger som de havde modtaget og problemet viste sig at være en konstruktionsfejl som skal udbedres og firmaet blev bedt lave en plan for gennemførelsen. Beboerne blev varslet i god tid inden man skulle gennemgå samtlige lejligheder mod facaden. Det viste sig at der var skader i 142 lejemål 56 lejemål kunne man ikke foretage registrering, da der ikke var adgang til lejemålene. De lejemål hvor der ikke var adgang til registrering må påregne at evt. skader vil blive udbedret i forbindelse med evt. fraflytning for fraflytters regning. På det sidste møde med Enemærke og Petersen afholdt tirsdag den 23.september blev følgende aftalt. Renoveringen udvendig forventes færdig i uge 45. Med hensyn til indvendig malerarbejde vil det først blive foretaget en gang i foråret, da der flere steder er konstateret en fugtighed i træet ved skruerne på ca. 90 % hvilket gør det umuligt at foretage malerarbejde.. Helhedsplan Viby Syd. Den nuværende boligsociale helhedsplan for Viby Syd, der dækker Søndervangen, Kjærslund og Rosenhøj udløber med udgangen af 2014 og en ny er under udarbejdelse. Den vil gælde for perioden 2015 2018 og indeholder initiativer på følgende områder.
Uddannelse, beskæftigelse og erhverv Sundhed Beboernetværk, inddragelse og demokrati Børn, unge og familier Image og kommunikation Under de forskellige overordnede punkter ligger flere aktiviteter og en som jeg vil gøre opmærksom på. Der oprettes en stilling som social vicevært dækkende Søndervangen og Kjærslund. Den sociale vicevært får som opgave at være opgaveløser i forholdet mellem den enkelte beboer, boligforeningen, viceværterne, kommunen, de omkringliggende institutioner. Opsøgende medarbejder i lokalområdet og igangsætter af boligsociale initiativer. Vi har modtaget prækvalifikationen og et foreløbigt tilsagn om en støtte på. 10 mill. Der har været afholdt oplysende møde med landsbyggefonden for en afklaring af ansøgningen forskellige aktiviteter. Afdelingsbestyrelsen vil sikre sig at aktiviteterne foregår spredt rund i de forskellige boligområder. Affald i kældergange. Af forskellige årsager er det åbenbart blevet normalt, at sætte diverse effekter ud i kældergangene med forventning om at viceværterne så fjerner tingene. Det er ikke tilladt dels af hensyn til brandfaren men kældergangene skal også holdes fri for diverse effekter da de er en flugtvej. Hvis man finder ud af hvem der sætter diverse effekter ud i kælderen vil udgiften til fjernelsen blive opkrævet af lejer. Affald skal afleveres i storskraldeskuerne. Nedgravede affaldsøer: Arbejdet med de nedgravede er færdig og taget i brug. Systemet fungerer godt og de fleste har vendt sig til at bruge dem også selvom der nogle steder er længere afstand med affaldet end tidligere. Problemet med afstandene er retningslinjer fra kommunen samt størrelse og adgangsforhold. Vi har fået nuværende plaseringen godkendt og det ser umiddelbart ud til, at der ikke er problemer med afhentningen. De nedgravede affaldsøer har medført andre opgaver for viceværterne, da papcontainerne nu er fjernet da kommunen ikke længere vil accepterer den gamle ordning. Pap er storskrald og skal afleveres i storskraldskuerne hvorefter viceværterne ligger det i særlige container. Nogle beboere er begyndt at smide skraldeposer ind i storskraldskuerne som viceværterne derefter skal fjerne beboernes affald. Det er ikke acceptabelt om finder man ud af hvem det er, vil de blive opkrævet for den tid viceværterne er om at fjerne affaldet. Der er desværre også nogle beboere der benytter parkskraldespandene til deres husholdningsaffald muligvis fordi de ikke gider gå hen til affaldsøerne med deres affald. Derfor har det i en periode været nødvendigt at fjerne nogle parkaffaldsspande rund i området og det kan blive nødvendigt at fjerne flere på sigt. Fjernelse af gamle affaldsskure
I forbindelse med etableringen af de nye nedgravede affaldsøer skulle de gamle affaldsskure fjernes. Man undersøgte om der var afdelinger i boligfor-eninger der kunne bruge dem men der var ingen interesse. Skuerne skulle flyttes for at give plads til de nedgravede affaldsøer. Viceværterne tilbød at fjerne skuerne løbende, så det kunne ske uden udgift for afdelingen hvilket vi tog imod. Storskraldeøerne Efter beslutningen om, at storskraldsskuerne altid skulle være åbne har det vist sig at beboerne bare smider alt affald ind i skuerne uden hensyntagen til lidt orden. Det har i mange tilfælde næsten været umuligt at komme ind i skuerne, da de var fyldt med forskellige effekter. Nogle smider endda dagrenovation så vore viceværter skal noget som skulle være i skraldespandene. Vi forsøger nu at går tilbage til den gamle ordning hvor affaldsskuerne er aflåste og adgangen sker med anvendelse af lejlighedsnøglen. Vi må så se om denne ordning kan bruges ellers må vi finde en anden løsning. Flisearealer (genopretning) Efter etableringen af de nedgravede affaldsøer er der nogle steder hvor det er nødvendigt at genetablerer flisestier. Det gælder området ved skraldeøen Kjærslund 10, ændring ved skraldeøen Kjærslund 17 så der bliver bedre adgang, flisearealet ved det gamle selskabslokale mod parkeringspladsen og i samme forbindelse bliver de tre trapper fra parkeringspladsen ved det gamle selskabslokale og ned til stien ved Kjærslund 17 24 Vi har samtidig besluttet at udvide flisearealet ved storskraldskuret ved Kjærslund 11 så en ekstra papcontainer kan opstilles.. Parkeringspladser Mange af vore parkeringspladser er hullet og skal renoveres. Der arbejdes for tiden med indhentning af tilbud på arbejdet hvor det er planen at parkeringspladsen ved Kjærslund 34 bliver lavet i 2015 efterfølgende en parkeringsplads om året alt efter prisen på arbejdet. Der indhentes tilbud på asfalt og fliser og belægningen vil blive den bedst mulige. Hash i boligområder Fra politiet får vi løbende meldinger om hash i området. Det er umiddelbart svært at stoppe men der er taget forskellige initiativer i området der skulle mindske problemet. Man må nok erkende helt at stoppe bruges og salget af hash er umuligt men ved fælles hjælp kan vi forhåbentligt mindske problemet. Bliver man opmærksom på muligt salg skal man rette henvendelse til politiet som registrerer problemet og holder løbende øje med hvor og hvem der sælger hash. Gratis servicetjek af økonomien BRF Kredit. Der er indgået aftale med BRF kredit om gratis økonomisk rådgivning for de beboere der måtte ønske det. Interesserede kan rette henvendelse til Birgit i administrationen der laver aftalen med rådgiverne. Rådgiverne er at træffe en gang om måneden i Viby Sognegård.
Udlejningsaftale maj 2014 forlænget Alboa og Aarhus kommune har indgået en ny aftale om fleksibel udlejning som også gælder for Kjærslund. Udlejningsaftalen indebærer, at op til 100 % af afdelingernes ledigblevne boliger udlejes med fortrinsret til. 1. Ansøger, som er i beskæftigelse eller under uddannelse 2. Par uden hjemmeboende børn eller +55 ere uden hjemmeboende børn Ved lighed tildeles boligen ansøgeren med højeste anciennitet. Afdelingsinterne ansøgere bevarer deres fortrinsret Flytninger: Selvom vi for tiden modtager mange opsigelser af lejemålene i Kjærslund ser det ikke så mørkt ud endda. Pt. er flytteprocenten 12.4 % hvilket ligger på niveau med tidligere år. 1Udsættelse 15 Internt i boligforeningen 6 Internt i afdelingen 5 Dødsbo Vaskehusene: De gamle LM10 i vaskehusene er slidte og skal udskiftes. Der har gennem de sidste år været mange reparationer og det er efterhånden på tide at udskifte dem til et nyt reservationssystem. Afdelingsbestyrelsen har sammen med administrationen set på en model der skulle være driftssikker og opfylde vores krav. Vi har i samme forbindelse valg at installerer et sæbedoseringssystem da mange bruger for meget sæbe når de vasker. Adgang til vaskehuset sker med brik som ved indgangsdøren, samme brik anvendes ved reservation af vasketid og igangsætning af maskinerne. Reservationen kan også foretages via computer og mobiltelefon. En ny ting gør det muligt for hjemmehjælperne, at udskyde igangsætningen af vaskemaskinerne bare de er færdige inden for vasketiden. Andre mister deres vasketid efter 15 minutter. Betalingsvaskeri Spørgsmålet om indførelsen af betalingsvaskerier har før været til drøftelse på afdelingsmøderne men ikke kunnet få flertal for gennemførelsen. Afdelingsbestyrelsen føler tiden nu er kommet hvor indførelsen af betalingsvaskerier skal gennemføres. Der foregår et misbrug af vaskehusene som andre er med til at betale og det kan kun stoppes ved indførelsen af betalingsvaskerier hvor det er den enkelte bruger vasker som de vil og betale herfor. Indtægten fra betalingsvaskerierne modregnes huslejen som vil blive tilsvarende mindre. Det drejer sig om en ændret adfærd i vaskehusene. Det vil blive indkaldt til et ekstraordinært afdelingsmøde senere på året hvor der skal tages stilling til indførelsen af betalingsvaskerier.
Efterladt vasketøj. Der er stadigvæk efterladt meget vasketøj i vaskehusene som giver andre brugere og vore viceværter problemer. Dette problem skal stoppe. Vasketøj skal fjernes når man ikke har vasketid så det ikke generer andre: Det gælder også når man er færdig ellers vil vasketøjet blive fjernet. Rengøring: Rengøringen af vaskehusene efter endt vasketid er stadigvæk et problem. Mange efterlader vaskehusene uden at aftørre vaskemaskinerne, vaske bordet af og vaske gulvet. Hvis vi ikke hjælper hinanden med dette arbejde kan det blive nødvendigt at få et firma til ugentligt at fortage rengøringen af vore vaskehuse. Rørudskiftning Vi har fra vores forsikringsselskab fået meddelelse om at rørskaderne i Kjærslund nu har et omfang der er uacceptabelt og der skal gøres noget. Afdelingsbestyrelsen har derfor drøftet hvordan man skal forholde sig til udskiftningen af rørsystem Skal der i samme forbindelse laves nye badeværelser og hvordan. I andre lignende byggerier i Alboa er der i forbindelse med rørudskiftningen lavet nye badeværelser Hvor man samtidig har sat forbrugsmålere op i hver enkelt lejlighed. Det har givet en besparelse op til 50 % af vandforbruget. Hvis afdelingsmødet mener afdelingsbestyrelsen skal begynde forberedelsen på udskiftningen vil vi få udarbejdet et beslutningsgrundlag som kan forelægges afdelingsmødet til beslutning. Kælderrum: Kælderrummene har endnu ikke fået nye numre så de følger lejlighedsnumrene. Det håber vi vil ske i løbet af vinteren. Det drejer sig ligeledes om indkøb af hængelåse til de ekstra udlejningsrum så de altid er aflåst når der sker fraflytninger. Legepladser. Arbejdet med en genetablering af legepladsen ved Kjærslund 42 er nu i gang. Medlemmer af afdelingsbestyrelsen indhenter for tiden forskellige forslag og forventer i nærmeste fremtid at have et projekt klar. Legepladsen ved Kjærslund 24 bliver den næste som udvalget skal se på. Det er aftalt med vores inspektør, at man undersøger hvilke firmaer der skal stå for vedligeholdelsen af vore legepladser så der bliver en løbende kontrol og evt. reparationer udført straks. Søndervangs Alle 47. Efter salget af Søndervangsalle 47 er der foretaget ændring af parkeringsarealet så alle kan se hvor de forskellige har parkeringspladser. Der er opsat pullerter som viser afgrænsningen samt lavet gennemkørsel og parkeringspladserne vil blive opmalet i parkeringsbåse. Parkeringsbåsene ved pullerterne opmales så bilerne skal parkerer med fronten mod pullerterne, da det giver flere parkeringspladser. Der har været perioder hvor parkeringspladsen har været overfyldt med biler. Det er specielt om freda-
gen når der er fredagsbøn og mange skal til møde. Vi har via boligforeningen rettet henvendelse til ejerne og bedt dem overholde de aftaler der er indgået i forbindelse med handlen og håber de efterkommer vores henstilling. En anden årsag kunne være medarbejderne i institutionerne der parkerer på deres parkeringsplads og de derfor parkerer på vores. Der vil blive rettet henvendelse til institutionerne for at få løst dette problem. Afslutning: Til slut vil jeg sige tak til administrationen, de ansatte i afdelingen, samarbejdspartnere og beboerne for at godt samarbejde gennem året.