Instruktioner til Ansøgere

Instruktioner til Ansøgere Instruktioner til Ansøgere Ansøgningsproces vedr. overdragelse af de fire danske pensionerede cirkuselefanter Indholdsfortegnelse 1. ANSVARLIG MYNDIGHED... 2 2. INTRODUKTION TIL ANSØGNINGSPROCES... 2 3. MATERIALE... 2 4. SPØRGSMÅL (SKRIFTLIGE)... 3 5. ANSØGNING... 3 5.1 Indlevering af ansøgning... 3 5.2 Udarbejdelse af ansøgning... 3 5.3 Ansøgningens struktur og sprog... 3 6. KRAV OG FORBEHOLD... 4 7. UDKAST TIL OVERDRAGELSESAFTALE... 4 8. INDLEVEREDE ANSØGNINGER... 4 9. FORTROLIGHED... 5 10. TIDSPLAN FOR ANSØGNINGSPROCESSPROCEDURE... 5

Side 2 1. ANSVARLIG MYNDIGHED Miljø- og Fødevareministeriet Slotsholmsgade 12 1260 København K Danmark Kontaktperson: Kristine Tang-Jensen E-mail: KRTAN@MFVM.dk www.mfvm.dk 2. INTRODUKTION TIL ANSØGNINGSPROCES Denne ansøgningsproces omhandler Miljø- og Fødevareministeriets vederlagsfrie overdragelse af ejerskabet over de fire danske pensionerede cirkuselefanter. I det følgende forklares, hvordan Ansøger skal forholde sig til kravspecifikationen. Såfremt der mod forventning måtte være uoverensstemmelse mellem denne instruktion og kravspecifikationen, har kravspecifikationen forrang. Nærværende dokument fastsætter de formelle regler for gennemførelse af ansøgningsprocessen. Her beskrives kriterierne for tildeling af elefantejerskabet, forhold vedrørende mindstekrav og forbehold, frist for indgivelse af ansøgning, formkravene til ansøgningens udformning m.v. Efter ansøgningsprocessens afslutning underskrives en overdragelsesaftale mellem den succesfulde ansøger og Miljø- og Fødevareministeriet. Et udkast til overdragelsesaftale kan rekvireres hos Kristine Tang-Jensen via KRTAN@MFVM.dk. 3. MATERIALE Denne ansøgningsproces er offentliggjort på Miljø- og Fødevareministeriets hjemmeside. Det samlede ansøgningsmateriale består af: GRUNDLAG Instruktioner til Ansøgere (dette dokument) Kravspecifikation ANSØGNING SKAL REDEGØRE FOR Dato for hvornår Ansøger kan overtage ejerskabet over elefanterne Ansøgers opstaldningsfaciliteter Ansøgers konsulentteam

Side 3 4. SPØRGSMÅL (SKRIFTLIGE) Ansøgerne kan afklare eventuelle uklarheder gennem anmodninger om yderligere oplysninger om ansøgningsmaterialet. Spørgsmål skal stilles på dansk og skal indleveres skriftligt pr. e-mail til kontaktpersonen nævnt under punkt 1. Ansøger opfordres til at stille skriftlige spørgsmål, hvis Ansøger opfatter elementer i aftalen og/eller aftalens bilag som uacceptable eller klart uhensigtsmæssige. I sådanne spørgsmål bedes Ansøger klart angive, hvilke konkrete formuleringer Ansøger vil foreslå som erstatning. Miljø- og Fødevareministeriet vil på baggrund af de modtagne henvendelser konkret tage stilling til, om spørgsmålene giver anledning til justering af ansøgningsmaterialet. Endvidere opfordres Ansøger til at stille afklarende spørgsmål til ansøgningsmaterialet, såfremt Ansøger er i tvivl om udfyldelsen. Spørgsmål, der modtages senest d. 23. september kl. 12:00 vil blive besvaret af Miljøog Fødevareministeriet senest d. 25. september, medmindre spørgsmålets karakter gør det uforholdsmæssigt byrdefuldt at meddele svaret senest 23. september. Spørgsmål modtaget senere end d. 23. september kl. 12.00 vil som udgangspunkt ikke blive besvaret. Skriftlige spørgsmål og besvarelser heraf og eventuelle justeringer vil i anonymiseret form løbende blive offentliggjort på Miljø- og Fødevareministeriets hjemmeside. 5. ANSØGNING 5.1 Indlevering af ansøgning Ansøgningen skal sendes elektronisk til Miljø- og Fødevareministeriets sagsbehandler Kristine Tang-Jensen via e-mailadressen krtan@mfvm.dk. Ansøgningen skal være modtaget senest d. 30. september kl. 12:00 lokal tid. Ansøgninger, der modtages senere end denne frist, vil blive betragtet som ukonditionsmæssige. 5.2 Udarbejdelse af ansøgning Ansøgningen skal være sammenhængende og relatere sig til alle dele af ansøgningsmaterialet. Ansøgningen skal udarbejdes på baggrund af, og være i overensstemmelse med, de opsatte krav. Manglende svar og beskrivelser vil efter omstændighederne føre til, at Miljø- og Fødevareministeriet må se bort fra disse med en evalueringsmæssig skadevirkning til følge, eller at ansøgningen vil blive betragtet som ukonditionsmæssig. Ukonditionsmæssige ansøgninger kan afvises af Miljø- og Fødevareministeriet. Ansøgninger er gældende i 60 kalenderdage fra frist for indlevering af ansøgning. Ansøgerne gøres udtrykkeligt opmærksom på, at der kun kan indleveres én ansøgning pr. ansøger, og at denne ansøgning betragtes som den bedste og endelige ansøgning. Ansøgningsprocessen afsluttes ved underskrivelse af overdragelsesaftale. 5.3 Ansøgningens struktur og sprog Sproget, der anvendes, er dansk. Ansøger skal i forbindelse med afgivelsen af sin ansøgning som minimum vedlægge og udfylde følgende materiale:

Side 4 Dateret og underskrevet følgebrev, hvoraf det tydeligt fremgår hvilken Ansøger, der afgiver ansøgningen. Følgebrevet skal være underskrevet af en behørigt bemyndiget person. Angivelse af dato for hvornår Ansøger kan overtage ejerskabet over elefanterne Detaljeret beskrivelse af Ansøgers opstaldningsfaciliteter Detaljeret beskrivelse af Ansøgers konsulentteam Miljø- og Fødevareministeriet vil evaluere ansøgning i overensstemmelse med tildelingskriterierne. 6. KRAV OG FORBEHOLD Miljø- og Fødevareministeriet er berettiget til at afvise ansøgninger, der indeholder forbehold over for ansøgningsmaterialet. Miljø- og Fødevareministeriet er forpligtet til at afvise ansøgning, der indeholder forbehold over for grundlæggende elementer i ansøgningsbetingelserne eller mindstekrav. Ved et forbehold over for et grundlæggende element i ansøgningsmaterialet forstås et forbehold, som kan medføre væsentlig fordrejning af konkurrencen, såfremt forbeholdet tillades. Flere forbehold over for ikke-grundlæggende elementer i ansøgningsmaterialet kan samlet set medføre, at forbeholdene må anses som grundlæggende. Ved et mindstekrav forstås et ufravigeligt krav, som ubetinget skal opfyldes/overholdes, idet fravigelser fra kravet ikke accepteres. Ansøgers udfyldelse/supplering af bilagene betragtes ikke som forbehold, når dette sker i overensstemmelse med de retningslinjer, der fremgår af dette dokument. 7. UDKAST TIL OVERDRAGELSESAFTALE Udkast til en overdragelsesaftale kan rekvireres hos Kristine Tang-Jensen via KRTAN@MFVM.dk. Udkastet repræsenterer Miljø- og Fødevareministeriets vurdering af hvordan den endelige overdragelsesaftale udformes. Den Ansøger, der samlet set opnår det højeste antal point, vil modtage den endelige version af overdragelsesaftalen og blive tilbudt at indgå aftale med Miljø- og Fødevareministeriet. Af den endelige overdragelsesaftale vil det fremgå, hvordan og i hvilket omfang de tidligere ejere og dyrepassere, der har haft tæt kontakt med elefanterne i løbet af deres liv i cirkus, kan besøge elefanterne efter overdragelsen. 8. INDLEVEREDE ANSØGNINGER Ansøgerne har ikke adgang til at overvære åbningen af ansøgning. Miljø- og Fødevareministeriet er ikke pligtig at tilbagelevere ansøgningen til Ansøger. Miljø- og Fødevareministeriet er ikke forpligtet til at indgå overdragelsesaftale og forbeholder sig adgang til at aflyse ansøgningsprocessen. Ansøgerens omkostninger i forbindelse med nærværende ansøgningsproces er Miljø- og Fødevareministeriet uvedkommende, herunder også hvis Miljø- og Fødevareministeriet måtte beslutte at aflyse ansøgningsprocessen uden tildeling. Uanset om overdragelsesaftalen tildeles en anden Ansøger, er Ansøgeren bundet af sit ansøgning, indtil Miljø- og Fødevareministeriet har indgået overdragelsesaftale, men dog ikke længere end vedståelsesfristen i punkt 5.2.

Side 5 9. FORTROLIGHED OG AKTINDSIGT Ansøgerens opmærksomhed henledes på, at dokumenterne, herunder indkomne ansøgninger, i nærværende ansøgningsproces vil kunne være omfattet af retsregler om adgang til aktindsigt. Det betyder, at konkurrenter m.fl. kan anmode om aktindsigt i ansøgninger, der afgives. Anmodninger om aktindsigt fra andre virksomheder, der også deltager i ansøgningsprocessen, skal i henhold til praksis fra Klagenævnet for Ansøgningsproces - afhængig af omstændighederne - imødekommes af Miljø- og Fødevareministeriet. Det indgår dog bl.a. i bedømmelsen heraf, om den virksomhed, der har afgivet en ansøgning, har bedt om, at ansøgningen behandles fortroligt og har indikeret, hvilke oplysninger/elementer i ansøgningen det drejer sig om. Skulle en anmodning om aktindsigt give anledning til tvivl om, hvorvidt der er tale om oplysninger undtaget fra aktindsigt, vil Miljø- og Fødevareministeriet af egen drift høre den relevante virksomhed med henblik på at få oplyst, i hvilket omfang oplysninger i en ansøgning bør undtages fra aktindsigt. Såfremt der er oplysninger eller elementer i den indleverede ansøgning, som ud fra forretningsmæssige overvejelser ønskes undtaget fra aktindsigt, bedes Ansøgeren derfor angive dette i sin ansøgning. Miljø- og Fødevareministeriet er dog ikke bundet af, om Ansøger tilkendegiver, at en eller flere oplysninger er fortrolige, og ministeriet vil være berettiget og forpligtet til at give aktindsigt i det omfang, som følger af lovgivningen. 10. TIDSPLAN FOR ANSØGNINGSPROCESSPROCEDURE Aktivitet 1 Offentliggørelse an ansøgningsmateriale på Miljø- og Fødevareministeriets hjemmeside 2 Frist for Ansøger til at stille spørgsmål til ansøgningsmaterialet Dato 2. september 2019 23. september 2019 kl. 12:00 3 Ansøgningsfrist 30. september kl. 12:00 4 Estimeret dato for underskrivelse af overdragelsesaftale 21. oktober 2019