Glostrup, den 14. marts 2014 Referat Den 13. marts 2014 Mødeart: Postfunktionærernes Andels-boligforening PAB Organisationsbestyrelsesmøde Mødetid: Kl. 17.00 Mødested: Stationsparken 24, 2.th. 2600 Glostrup Deltagere: Preben Bansemer formand (PB) Nikolaj Jørgensen næstformand (NJ) Kai Dinesen næstformand (KD) Tor Darre bestyrelsesmedlem (TD) Christina Clausen bestyrelsesmedlem (CC) Børge Stendersø bestyrelsesmedlem (BS) Jens Gregersen bestyrelsesmedlem (JG) Stephan Jönsson 1. bestyrelsessuppleant (SJ) Dorthe Lodberg 2. bestyrelsessuppleant (DL ) fravær uden afbud Lone Lund-Rasmussen administrerende direktør Dagsorden: 1. Protokol fra sidste bestyrelsesmøde 2. Indkomne referater fra afdelingerne 3.1. Meddelelser fra formanden 3.2. Meddelelser fra organisationsbestyrelsesmedlemmerne 4.1. Meddelelser fra FA09 4.2. Orientering om afdelingerne 5. Skimmelsvamp 6. Eventuelt Side 1 af 10
1. Protokol fra mødet torsdag den 9. januar 2014 Der er en tilføjelse til referatet under pkt. 4.2.4 Afdeling 05, Hvidovrevej, vedrørende skybrudssikring: "Der kan være kommunalt krav om henholdsvis byggetilladelser/anmeldelser (afhængig af arten af skybrudssikring) ved nogle arbejder omkring skybrudssikring. Arbejderne skal udføres af autoriserede kloakmestre, der forestår både anmeldelse og eventuel ansøgning om byggetilladelse". Referatet blev godkendt og underskrevet. 2. Indkomne referater fra afdelingerne Vi mangler fortsat referat fra afdelingsmøde 9. september 2013 i afdeling 1. Dette er ikke acceptabelt. Det aftaltes, at Lone Lund-Rasmussen drøfter problemet med afdelingen. 3.1. Meddelelser fra formanden Bestyrelsens forventning til formandens/forretningsudvalgets deltagelse i møder/arrangementer. Først og fremmest slog organisationsbestyrelsen fast, at hvis formand/organisationsbestyrelsesmedlemmer har tilmeldt sig noget, så forventedes det, at man deltog. Der var enighed om, at formanden altid har 1. prioritet til arrangementer, hvor organisationsbestyrelsen skal være repræsenteret. Hvis der er flere pladser kan den øvrige organisationsbestyrelse deltage. Kan formanden ikke deltage, skal han overdrage pladsen til et af de øvrige bestyrelsesmedlemmer. Det er vigtigt, at formanden får uddelegeret opgaverne. For eksempel ved styringsdialogmøderne skal pladsen overdrages til næstformanden. Ved jubilæer/fødselsdage i afdelingerne kan alle organisationsbestyrelsesmedlemmer deltage. Kan formanden ikke deltage, er det vigtigt, at han giver et andet medlem stafetten også gaven. Side 2 af 10
Ved enkelte arrangementer kan det være meget vigtigt, at det netop er formanden der deltager, men det er vigtigt, at det aftales fra sag til sag. Evaluering af organisationsbestyrelsesseminaret i FA09 den 25. februar 2014. Det blev vurderet, at der var for mange emner og ikke tid til fordybelse. Det var positivt, at være sammen med de andre organisationsbestyrelser. Det vil være en god ide at blande organisationerne. Preben Bansemer anførte, at mange af de anbefalinger oplægsholderen gav til organisationsbestyrelsen allerede er indført i PAB s organisationsbestyrelse. Lone Lund-Rasmussen oplyste, at administrationen godt kan samle lidt mere op på de formelle retningslinjer/beslutninger. Organisationsbestyrelsen har tidligere udstukket ret ningslinjer, der betyder, at hvis en afdelingsbestyrelsen vil noget, så må de gerne uden formelt at spørge organisationsbestyrelsen. Lone Lund-Rasmussen vil fremover sikre, at organisationsbestyrelsen formelt godkender tiltagene på et efterfølgende organisationsbestyrelsesmøde. 3.1.1 Mågebo i PAB 8 Lydproblemerne er stadig ikke løst. Der er ved at blive indkaldt til møde. 3.1.2 Sommerhusene Der er tilbud på alle husene i 1. kvartal 2014. Sverige: Lone Lund-Rasmussen skal undersøge om der kan tilbydes rengøring i Sverige. Retssagen vedrørende garagen er afsluttet. Garagen kan blive liggende. Preben Bansemer henstillede, at hvis et organisationsbestyrelsesmedlem skulle besøge sommerhusene, at man forinden orienterer Preben Bansemer, fordi der måske er noget, der skal ordnes. Side 3 af 10
3.1.3 Årets studietur Studieturen 2014 går til Stockholm 28. - 31. august. Vi har fået en guide, der hedder Lars Friis. Lars Friis har vært ansat i KAB i 27 år, hvor han har tilrettelagt mange inspirationsture. Han er gået på pension og fortsætter i eget regi med at tilrettelægge ture. Rammeprogrammet, som var fremsendt, blev godkendt. Tor Darre meldte afbud til turen. 3.1.4 Regler om de pengeløse selskabslokaler Oplysningerne er nu lagt ud på hjemmesiden. Det blev aftalt, at der sendes mail til afdelingsbestyrelsesformændene om, at det ligger der. 3.1.5 Styringsdialogmøder Der var styringsdialogmøde med Rødovre Kommune 16. januar 2014. Referatet vedlægges som (bilag 1) Der var styringsdialogmøde med København den 13. marts 2014. Preben Bansemer deltog. Der var tilfredshed med regnskaberne og selskabets udvikling. Der har været møde med Brøndby Kommune om udlejningsreglerne. Der er ingen ændringer for PAB. 3.1.6 Repræsentantskab Nikolaj Jørgensen, Børge Stendersø og Christina Clausen er på valg. Alle genopstiller. Stephan Jönsson stiller op som suppleant. Tor Darre og Kai Dinesen foreslås som dirigenter. Jens Gregersen meldte afbud til repræsentantskabsmødet. Side 4 af 10
3.2. Meddelelser fra organisationsbestyrelsesmedlemmerne Jens Gregersen orienterede om, at selv om vi nu har det på skrift, at politiet skal fjerne et køretøj, er det vanskeligt at få effektueret. Jens Gregersen opfordrede alle afdelinger til at informere administrationen om, hvordan sagerne håndteres lokalt. Jens Gregersen spurgte, om organisationsbestyrelsen var tilstrækkeligt orienterede/oplyst om helhedsplanerne, da der kunne være spørgsmål, hvis man tog ud og så på en afdeling. Lone Lund-Rasmussen foreslog, at man tog kontakt til afdelingsbestyrelserne og aftalte en besigtigelse. Afdelingsbestyrelserne er fuldt orienterede, men giver besigtigelsen anledning til yderligere spørgsmål kontaktes Lone Lund-Rasmussen. 4.1. Meddelelser fra FA09 Bestyrelsen har godkendt, at FSB Gladsaxe indtræder i FA09 pr. 1. januar 2015. Boligorganisationen har 4 afdelinger med i alt 822 lejemål. FA09 kan sagtens vokse, men det er vigtigt, at den enkelte organisation serviceres ordentligt og uden at være påtvunget et fællesskab. 4.2. Orientering om afdelingerne 4.2.1. Afdeling 01, Postparken TNT har lavet et nyt udkast til fordeling af P-arealer imellem Postparken og Televænget. Såfremt kommunen giver afslag herpå, skal helhedsplanen omarbejdes, så der ikke kommer nybyggeri. Beboerne vil, såfremt kommunen godkender parkeringsforholdene, skulle godkende parkeringsforslaget. Ejendomsfunktionær Michael Saaby er startet langsomt op efter langtidssygdom. Preben Bansemer henstillede, at man i afdelingsbestyrelsen både i afd. 1 og 9 drøftede det fremsendte oplæg. Såfremt kommunen godkender forslaget, vil administrationen gerne tilrette projektet, under forudsætning af, at antal af parkeringspladser overholdes. 4.2.2 Afdeling 02, Brunevang Helhedsplan opstarter 1. marts 2014. Beboerne er opdateret ved ekstraordinært afdelingsmøde 6. februar 2014. Der udarbejdes en mappe/folder om alle praktiske forhold i forbin- Side 5 af 10
delse med renoveringen, ligesom det opdaterede projekt bliver beskrevet. Denne omdeles til alle beboere. Driftspersonalet opnormeres med en fuldtidsstilling i første omgang som løntilskud. Dette frigør tid til ejendomsmesteren, der vil deltage i projektet som projektkoordinator og agere bindeled mellem projekt, drift og beboere. Vi har gode erfaringer med dette fra Hornemanns Vænges helhedsplan. Godkendelsesproceduren vedrørende løntilskud er ikke på plads endnu. Der oprettes projekttelefon til ejendomsmesteren, som beboerne kan ringe til med projektrelaterede henvendelser. Telefonen er åben i almindelig arbejdstid. Organisationsbestyrelsesmedlemmerne har fået tilsendt en mappe med helhedsplanen elektronisk, således bestyrelsesmedlemmerne kan se hvad der skal ske i byggesagen. 4.2.3 Afdeling 04, Kagshusene Mesterassistent John Jensen har sagt op efter kun en måned, og der ansættes ny mesterassistent, Martin Corlin, pr. 1. marts 2014. Etape 3 af helhedsplanen kører efter tidsplanen. Lone Lund-Rasmussen orienterede om, at de 12 lejemål i blik I skulle have haft valgfrihed vedrørende etablering af nyt køkken/bad, da de ikke kunne genhuses. Det er umuliggjort på grund af bly og asbest i maling på vægge og rør. Beboerne kan genhuses i Brunevang. Byggesagen omhandler Blok I og Blok H. Blok H totalrenoveres. Etape 2 blev afleveret 1. november 2013. Byggeregnskab skal udarbejdes. 4.2.4 Afdeling 05, Hvidovrevej Intet nyt. 4.2.5 Afdeling 06, Vinkelhuse Der er blevet indhentet 2 tilbud på nyt røgalarm anlæg til opgange og kælderrum. Der er godkendt teknikker aftale vedrørende undersøgelse for en helhedsplan. Kommunen har for lang tid siden principgodkendt en helhedsplan for afdelingen under for udsætning af, at kommunens parkeringskrav kan overholdes. Administrationen har i gang sat en undersøgelse af dette. Side 6 af 10
4.2.6 Afdeling 07, Voldgården Torpedammen 78- Skimmel. Beboeren har i november/december måned fået udført en skimmelundersøgelse af Teknologisk Institut. På baggrund af denne rapport har kommunen indkaldt til møde 7. februar 2014 hvor afdelingsbestyrelse samt administration deltager. Administrationen skal fremkomme med kommentarer til Teknologisk Instituts rapport. 4.2.7 Afdeling 08, Brøndby Strand Arkitektkonkurrencen er i gang. Kai Dinesen kunne oplyse, at det er et kæmpe arbejde der skal laves i de enkelte lejemål. Genhusning er et problem. Der kommer et oplæg fra bygherrerådgiverne. Formand Ole Larsen er afgået ved døden. Begravelsen finder sted den 14. marts 2014. 4.2.8 Afdeling 09, Televænget TNT har lavet et nyt udkast til fordeling af P-arealer imellem Postparken og Televænget. Kommunen har meddelt, at man enten opsiger lejemålet med pensionistboligerne eller finder en måde hvorpå bygningen kan moderniseres, så den fortsat kan bruges efter kommunens formål. Dette kan have økonomisk betydning for afdelingen, da lejemålet bidrager til afdelingens drift. Det undersøges, om bygningen kan ombygges efter plejeboligreglerne d.v.s. med kommunal grundkapital. Såfremt kommunen vælger at opsige lejemålet, vil kommunen skulle hjælpe afdelingen økonomisk med at få etableret for eksempel familieboliger. Kommunen betaler i dag ca. kr. 55.000 om måneden til afdelingens drift. 4.2.9 Afdeling 10, Middelgrundsvej Man er ved at undersøge omkostningerne ved at få individuel TV-løsning, i stedet for en kollektiv TV-løsning (som man har i dag). Man er også ved at undersøge mulighederne i at få gravet kælderen ud. Side 7 af 10
4.2.10 Afdeling 13, Møllen Afdelingen har i rækkehuset fået skiftet indgangsdøre samt opsat udhæng over nye døre. Afdelingen har på hovedgaden fået sat nye tagvinduer i. 4..2.11 Afdeling 14, Holdkærs Ager Renovering pågår. Renoveringssagen kører nogenlunde fornuftigt, men selvfølgelig ikke uden problemer. Det skal besluttes, om Dahls skal på 2. etape. 4.2.12 Afdeling 17, Højager Samtlige resterende tagvinduer er udskiftet. 4.2.13 Afdeling 18, Hornemanns Vænge Bestyrelsen arbejder på at forbedre afdelingens image og formand Per Frederiksen har taget initiativ til en beboerworkshop med deltagelse fra en række instanser, herunder Natteravnene, lokalpolitiet, SURF-Valby (den boligsociale helhedsplan, PAB er en del af), de forskellige beboerudvalg mv. Derudover har Valbybladet interviewet driftsrepræsentanter, lokalpoliti, formanden og SURF-Valbys projektmedarbejder omkring den positive udvikling fysisk og socialt i afdelingen igen på formandens foranledning. Preben Bansemer vil snarest komme med en film, selv om den ikke er færdigredigeret. Byggeregnskabet er fremsendt til revisor. Det blev bemærket, at kriminaliteten er faldet i afdelingen. 4.2.14 Afdeling 19, Springbo Byggeskaden har fremsendt rapport på 5 års gennemgang af byggeriet. I den forbindelse har rådgiver gennemgået rapport, og i samarbejde med entreprenør samt administration, er der gang i udbedring af fejl og mangler i forbindelse med opførslen 4.2.15 Afdeling 20 og 21, Henkel - Opførelsen af 60 familieboliger i Valby Byggeriet er afleveret torsdag 30. januar 2014 uden fejl og mangler. Side 8 af 10
Fredag 31. januar 2014 flyttede 34 beboere ind i ejendommen, det lykkedes at få udleveret lejlighederne uden alt for megen ventetid, og beboerne var glade for overdragelsen af deres nye lejemål. I forbindelse med afleveringen, var elevatorer desværre ikke helt klar til at køre, den sidste elevator blev sat i gang onsdag 5. februar 2014 Afdeling 21: Byggeriet skrider frem og er klar til aflevering 30. april 2014. Der er åbent hus den 6. marts 2014 kl. 14.00-16.00. 4.2.16 Afdeling 28 Børneinstitution Organisationsbestyrelsen godkendte regnskabet. 4.2.17 Afdeling 29 Herman Koch gården Organisationsbestyrelsen godkendte regnskabet. 4.2.18 Lone Lund-Rasmussen vil fremadrettet indføre lidt bredere information om helhedsplanerne i afdelingerne. 4.2.19 Karvig 3 Byggeregnskab er ved at være færdigt. Der bygges 15 boliger i Nyborg, som vi har lovet at administrere. 5. Skimmelsvamp Dette punkt afventer driftschefernes indførelse af IT-baseret registrering. 6. Eventuelt Næste ordinære møde er torsdag den 10. april 2014 kl. 17.00. PAB godkendte, at indstille Børge Stendersø og Kasper Nørgaard til BL s repræsentantskab for kreds 9. Side 9 af 10
Stefan Jönsson oplyste, at afdeling 2 havde lavet en ny hjemmeside. Der er link til PAB s hjemmeside. Preben Bansemer bad organisationsbestyrelsen overveje at ændre DV-planerne fra 10 til 15 eller 20 års planer. Afd. 7 s 50 års jubilæumsgave vil blive brugt til et graffiti maleri på fælleshuset. Lone Lund-Rasmussen rejste spørgsmålet om tiden var ved at løbe fra markvandringer. Organisationsbestyrelsen var enig heri. Det blev aftalt, at Lone Lund-Rasmussen kontakter formændene i de lige afdelinger for at orientere dem om beslutningen og høre, om de vil have et møde med organisationsbestyrelsen, hvor løst og fast kunne drøftes. Udkast til evalueringsskema blev uddelt. Preben Bansemer (formand) Nikolaj Jørgensen (næstformand) Kai Dinesen (næstformand) Tor Darre Børge Stendersø Jens Gregersen Christina Clausen Lone Lund-Rasmussen (direktør) Side 10 af 10