Repræsentantskabsmøde mandag den 23. maj 2016, kl. 18.00 i mødelokalet, Hedemarksvej 6, 1. sal Til stede: Formand René Løfqvist, næstformand Helle Sørensen, Allan Laumann, Bjørn Petersen, Karen Levin Nielsen, Jannie Hansen, Klaus Lind Bentsen, og Administrationen: Kundedirektør Margrete Pump, kundechef Marie-Louise Bruun, ejendomsleder Søren Holm og økonomimedarbejder Pernille Andersen Revision: Revisor René hattens, Deloitte Statsautoriseret Revisionsaktieselskab Ikke til stede: Mohamed Moumou 1/11
Indholdsfortegnelse 1. Forretningsorden for repræsentantskabet... 3 2. Valg af dirigent... 3 3. Valg af mødesekretær... 3 4. Valg af stemmeudvalg... 4 5. Godkendelse af referat for repræsentantskabsmøde den 4. maj 2015... 4 6. Organisationsbestyrelsens beretning for året 2015... 4 7. Endelig godkendelse af regnskab 2015 for boligorganisationen og afdelinger... 5 8. Budget 2017 for boligorganisationen... 7 9. Behandling af eventuelt indkomne forslag... 8 10. Organisationsbestyrelsens sammensætning... 8 11. Valg af fem bestyrelsesmedlemmer for en toårig periode... 9 12. Valg af suppleanter for en etårig... 9 13. Valg af to repræsentantskabsmedlemmer til KAB s repræsentantskab... 10 14. Valg af suppleanter for repræsentantskabsmedlemmer i KAB s repræsentantskab... 10 15. Valg af fire kredsdelegerede og suppleanter til Boligselskabernes Landsforenings 9. kreds... 10 16. Valg af revisor... 11 17. Eventuelt... 11 Bilag 1: Forretningsorden for repræsentantskabet... 3 Bilag 2: Revisionsprotokollat... 7 Bilag 3: Regnskab for 2015... 7 Bilag 4: Budget 2017 for boligorganisationen... 8 2/11
1. Forretningsorden for repræsentantskabet Gældende forretningsorden vedtaget den 5. maj 2011 er vedlagt../. Bilag 1: Forretningsorden for repræsentantskabet Det indstilles, at repræsentantskabet tager forretningsordenen til efterretning. Repræsentantskabet tog forretningsordenen til efterretning. 2. Valg af dirigent Det indstilles at repræsentantskabet foretager valg af dirigent. Mødet valgte Bjørn Petersen som dirigent, der herefter konstaterede, at mødet var lovligt varslet. 3. Valg af mødesekretær Det indstilles at repræsentantskabet foretager valg af mødesekretær. Kundechef Marie-Louise Bruun fra KAB s administration valgtes som mødesekretær. 3/11
4. Valg af stemmeudvalg Det indstilles at repræsentantskabet foretager valg af stemmeudvalg. I henhold til forretningsordenens punkt 3 skal der vælges stemmeudvalg. Mødet afventede valg af stemmeudvalg, til der viste sig et behov. 5. Godkendelse af referat for repræsentantskabsmøde den 4. maj 2015 af repræsentantskabsmødet den 4. maj 2015 er udsendt til repræsentantskabet den 19. maj 2015. Det indstilles at repræsentantskabet godkender referatet som herefter vil blive underskrevet af formanden. fra repræsentantskabsmødet den 4. maj 2015 blev godkendt uden bemærkninger. 6. Organisationsbestyrelsens beretning for året 2015 Boligorganisationens formand René Løfqvist vil på mødet mundligt fremlægge organisationsbestyrelsens beretning. Det indstilles, at repræsentantskabet godkender årsberetningen. Repræsentantskabet accepterede, at dagsordenens punkt 6 og 7 blev behandlet samlet. 4/11
7. Endelig godkendelse af regnskab 2015 for boligorganisationen og afdelinger Årsregnskaberne med tilhørende revisionsprotokollat og kommentarer er forud for mødet tilsendt repræsentantskabet. Boligorganisationens regnskab viser et underskud på 26.591 kr., som dækkes af arbejdskapitalen på konto 805, som herefter tilsammen med henlæggelse til arbejdskapital fra afdeling udgør 1.893.011 kr. Underskuddet fremkommer primært som følge af renteudgifter. Administrationsbidrag Grundydelse 2 enheder á 21.287 kr. 42.574 kr. Grundydelse 978 lejemål á 3.106 kr. 3.036.270 kr. Grundydelse i alt inkl. administration af kældre 3.121.342 kr. Obligatoriske ydelser(honorar varmeregnskab, vaskeri) 276.245 kr. Varmeteknisk bistand 129.626 kr. Udarbejdelse af budgetkontrol 4.150 kr. Særlige forvaltningsmæssige opgaver, Udbud 63.754 kr. Studie kontrol 12.670 kr. Byggesagshonorar 1.078.223 kr. Forretningsførelse i alt 4.686.100 kr. Specifikation af administrationsbidraget fremgår af noterne til regnskabet. Boligorganisationen har pr. 31. december 2015 omsætningsaktiver for i alt 47.259.526 kr., hvilket skal sammenholdes med den kortfristede gæld på i alt 37.950.684 kr. Forskellen betyder, at boligorganisationen har en tilfredsstillende likviditet. Boligorganisationens regnskab udviser en balance på 47.303.526 kr. Dispositionsfonden Dispositionsfonden udgør 7.459.832 kr. som også er den disponible del. Afdeling 5001, Hedemarken Årets resultat er et overskud på 869.252 kr. De væsentligste ændringer i forhold til budgettet for 2015 fremkommer på følgende konti: 5/11
Udgifter større end budgetteret: Nettokapitaludgifter Vandafgift (inkl. miljøafgift) Renovation Forsikringer Renholdelse Diverse udgifter Andre renter Korrektioner fra tidligere år Udgifter mindre end budgetteret: Ejendomsskatter Afdelingens energiforbrug: Bidrag til : Almindelig vedligeholdelse Særlige aktiviteter: Afsat til uforudsete udgiftsstigninger Ydelser vedr. lån til forbedringsarbejder m.v.: Indtægter større end budgetteret: Boligafgifter og leje: Korrektioner fra tidligere år 177.385 kr. 575.296 kr. 69.234 kr. 15.507 kr. 244.129 kr. 23.065 kr. 39.195 kr. 73.183 kr. -255.173 kr. -588.704 kr. -62.980 kr. -131.168 kr. -110.974 kr. -100.000 kr. -851.496 kr. -55.381 kr. -280.301 kr. Konto 119.9 - Uforudsete udgiftsstigninger - var budgetteret med 100.000 kr. Der kan ikke bogføres på denne konto, da uforudsete udgifter altid bogføres på de konti, som udgifterne vedrører. På konto 116 - Planlagt og periodisk vedligeholdelse og fornyelse - var der budgetteret med en udgift på 10.353.000 kr. Forbruget har udgjort 9.663.926 kr. Henlagte midler til planlagt og periodisk vedligeholdelse og fornyelser på konto 401 pr. 31. december 2015 udgør 17.107.576 kr. Afdelingens samlede henlæggelser pr. 31. december 2015 udgør 30.620.992kr. Afdelingens mellemregningssaldo på konto 307.6 er på balancetidspunktet 32.985.715 kr. Afdelingen har på konto 305.4 et tilgodehavende hos fraflyttere på 809.974 kr. pr. 31. december 2015, hvoraf de 552.865kr. er overgivet til inkasso. Afdelingens henlæggelser på konto 405 til tab på fraflyttere udgør 1.566.503 kr. pr. 31. december 2015. Boligorganisatio- 6/11
nens dispositionsfond dækker fremover alle tab ved fraflytning der overstiger 316 kr. pr. lejemålsenhed. Denne sats fremskrives hvert år. Balance Afdelingens balance på konto 310/430 udviser 303.003.324kr. pr. 31. december 2015. Huslejeændringer i regnskabsåret Der har været gennemført lejeændringer pr. 1. januar 2015 på 2,29 %. Den gennemsnitlige årlige husleje på balancetidspunktet udgjorde 817,85 kr. pr. m² for familieboliger, 812,71 kr. pr. m² for ungdomsboliger og 985,61 kr. pr. m² for ældreboliger. Afdelingsbestyrelsens og afdelingsmødets godkendelse Afdelingens regnskab er godkendt af afdelingsbestyrelsen den 7. april 2016 og er godkendt af afdelingsmødet den 26. april 2016../.. Bilag 2: Revisionsprotokollat Bilag 3: Regnskab for 2015 Organisationsbestyrelsens indstilling vil foreligge på mødet. Dirigenten konstaterede, at repræsentantskabet godkendte regnskabet for året 2015 med tilhørende beretning. 8. Budget 2017 for boligorganisationen Der er udarbejdet forslag til budget for tiden 1. januar 2017 til 31. december 2017 for Boligselskabet AKB, Albertlund. Budgettet er opstillet således, at sammenligning med tallene i de senest godkendte budgetter og senest forudgående regnskabsperiode er mulig. Bruttoadministrationsudgifterne er steget med 43.000 kr. hvilket primært skyldes at den nye boligafdeling Alberts Have nu fuldt ud er blevet indarbejdet i budgettet. 7/11
Der er budgetteret med henlæggelse på 100.000 kr. til afholdelse af Hedemarkens 50 års fødselsdag i 2019. Nettorenteindtægten er budgetteret til 72.000 kr., som er kalkuleret ud fra, at indlånsrente/udlånsrente svarer til en markedsrente på 0,94 %./. Bilag 4: Budget 2017 for boligorganisationen Organisationsbestyrelsens indstilling vil foreligge på mødet. Dirigenten konstaterede, at repræsentantskabet godkendte budgettet 2017 for boligorganisationen. 9. Behandling af eventuelt indkomne forslag Der var ikke fremkommet forslag til behandling. 10. Organisationsbestyrelsens sammensætning René Løfqvist på valg 2017 Helle Sørensen på valg 2017 Bjørn Petersen på valg 2016 Karen Levin Nielsen på valg 2016 Klaus Lind Bentsen på valg 2016 på valg 2016 Susan Fog på valg 2016 Det indstilles, at repræsentantskabet tager orienteringen til efterretning. Taget til efterretning. 8/11
11. Valg af fem bestyrelsesmedlemmer for en toårig periode Følgende bestyrelsesmedlemmer er på valg: Bjørn Petersen Karen Levin Nielsen Klaus Lind Bentsen Susan Fog Følgende bestyrelsesmedlemmer blev valgt: Bjørn Petersen Karen Levin Nielsen Klaus Lind Bentsen Mohamed Moumou 12. Valg af suppleanter for en etårig Følgende suppleanter er på valg: Følgende suppleanter blev valgt: Søren Olsen Vakant Jannie Hansen Allan Laumann Organisationsbestyrelsen ser herefter således ud: René Løfqvist Formand på valg 2017 Helle Sørensen næstformand på valg 2017 Bjørn Petersen på valg 2018 Karen Levin Nielsen på valg 2018 Klaus Lind Bentsen på valg 2018 på valg 2018 Mohamed Moumou på valg 2018 Suppleanter Jannie Hansen på valg 2017 Allan Laumann på valg 2017 9/11
13. Valg af to repræsentantskabsmedlemmer til KAB s repræsentantskab Følgende repræsentantskabsmedlemmer til KAB s repræsentantskab er på valg: René Løfqvist Følgende repræsentantskabsmedlemmer til KAB s repræsentantskab blev valgt: René Løfqvist 14. Valg af suppleanter for repræsentantskabsmedlemmer i KAB s repræsentantskab Følgende suppleanter er på valg til KAB s repræsentantskab: Følgende suppleanter blev valgt: Helle Sørensen Vacant Helle Sørensen Allan Laumann 15. Valg af fire kredsdelegerede og suppleanter til Boligselskabernes Landsforenings 9. kreds Følgende kredsdelegerede til Boligselskabernes 9. kreds er på valg: René Løfqvist Helle Sørensen Vakant Følgende kredsdelegerede til Boligselskabernes landsforenings 9. kreds blev valgt: René Løfqvist Helle Sørensen Allan Laumann 10/11
16. Valg af revisor Organisationsbestyrelsens indstilling vil forelægge på mødet. Dirigenten konstaterede, at repræsentantskabet godkendte organisationsbestyrelsens indstilling og valgte Deloitte Statsautoriseret Revisionsaktieselskab. 17. Eventuelt Der var intet til behandling under dette punkt. Da der ikke forelå yderligere til behandling, takkede dirigenten for god ro og orden under mødet og afsluttede samtidig repræsentantskabsmødet. Dirigent - Bjørn Petersen 11/11