Halsnæs Boligselskab Referat af organisationsbestyrelsesmøde

Halsnæs Boligselskab Referat af organisationsbestyrelsesmøde Torsdag den 28. juni 2012 kl. 18.00 i festlokalet, Vognmandsgade 16 kld. 3300 Frederiksværk Dagsorden: 1 Godkendelse af referat... 2 2 Halsnæs Boligselskab... 2 2.1 Orientering fra formanden... 2 2.2 Den hidtidige næstformand har valgt at trække sig helt ud.... 2 2.3 Som følge af punkt 2.2. indtræder 1. suppleant i bestyrelsen... 2 2.4 Som følge af punkt 2.2. skal bestyrelsen udpege en ny næstformand... 3 2.5 Markedsføring af selskabets afdelinger... 3 2.6 Særlige tiltag omkring udlejning af Elmegården... 3 2.7 Personaleforhold Generel orientering... 4 3 Orientering fra administrationen... 4 3.1 Aftale om E-driftsjournaler... 4 3.2 Aftale om Energisyn... 5 3.3 Digitalisering af tegningsmateriale ved digitalt syn af lejligheder... 5 4 Boligselskabets afdelinger... 6 4.1 Orientering om driftsforhold... 6 4.2 Mandskabsfaciliteter... 6 5 Dialog med kommunen... 7 6 Boligselskabets navn... 7 7 Eventuelt... 8 Deltagere fra bestyrelsen: Inge-Lise Rasmussen, formand Birgit Nielsen Bjarne Nederby Jessen Ulla Torp Karin Thomsen Ketty Andersen Ole Stolberg Trine Feldtsted Svend Aage Petersen Øvrige deltagere: Kim Brokmann, Domea Anders Hornehøj, Domea Fraværende Kern Månsson var fraværende Domea Boligcenter Frederikssund, den 9. juli 2012

1 Godkendelse af referat Domea har ikke modtaget kommentarer eller indsigelser til referat af møde den 20. februar 2012. Det indstilles, at referatet godkendes og underskrives. Bestyrelsen godkendte og underskrev referatet. 2 Halsnæs Boligselskab 2.1 Orientering fra formanden Orientering gives på mødet. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Formanden orienterede om, at hun og Bjarne Nederby, sammen med Anders Hornehøj, havde været til møde med Halsnæs kommune om de 2 værelses lejemål i afdeling 25-02, hvor kommunen hidtil har haft anvisningsret til 22 boliger. Resultatet blev, at kommunen afgav anvisningsretten til 9 af 2 rumsboligerne. Herudover har kommunen, anvisningsret til hver fjerde af selskabets familieboliger. Der bliver udarbejdet en ny aftale. Formanden orienterede om, at der bliver udbetalt 5 % rente for regnskabsåret 2011, på selskabets garantbeviser i Domea. Der blev orienteret om, at Domea har sendt forsikringer for hele sin portefølje af boligselskaber/afdelinger i udbud. Der vil foreligge et resultat om hvem der tegnes forsikring hos, engang senere på året. 2.2 Den hidtidige næstformand har valgt at trække sig helt ud. Jens Kaj har i mail til Anders Hornehøj, skrevet at han trækker sig fra bestyrelsesarbejdet i boligselskabet. Det indstilles, at bestyrelsen tager dette til efterretning. Bestyrelsen tog Jens Kaj s beslutning til efterretning. 2.3 Som følge af punkt 2.2. indtræder 1. suppleant i bestyrelsen I henhold til vedtægterne indtræder suppleanten i det afgående bestyrelsesmedlems valgperiode, som i dette tilfælde løber til december 2012. Det indstilles, at bestyrelsen tager dette til efterretning og godkender, Svend Aage Petersen som nyt medlem. Side 2 af 8

Bestyrelsen godkendte Svend Aage Petersen som nyt medlem. Det blev samtidig besluttet, at suppleanterne fremover deltager i bestyrelsesmøderne. 2.4 Som følge af punkt 2.2. skal bestyrelsen udpege en ny næstformand I henhold til vedtægter og forretningsorden, vælger bestyrelsen næstformand. Det indstilles, at bestyrelsen vælger en ny næstformand. Bjarne Nederby Jessen stillede op og blev valgt uden modkandidater. 2.5 Markedsføring af selskabets afdelinger Der henvises til den indkøbsaftale, som Domea Indkøb har lavet omkring skilte og Pyloner. Materialet kan ses under indkøbsaftaler. Her er der ideer og priser. Herudover har vi en ganske god journalist, som for en pris af kr. 5.000 + moms pr. artikel, kan lave artikler om selskabet og først opkræve betaling, når artiklen er kommet i avisen. Der blev sidste år, truffet beslutning om, brug af midler hertil fra selskabets arbejdskapital/dispositionsfond. Det blev besluttet, at man vil have skiltning ved alle afdelinger og at Anders Hornehøj udarbejder et kommissorium for projektet. Der blev nedsat et arbejdsudvalg, bestående af Bjarne Nederby (formand og tovholder for udvalget), Inge-Lise Rasmussen, Ulla Torp og Svend Aage Petersen. Dette udvalg, skal i samarbejde med driftsleder Jesper Kristensen udarbejde et beslutningsoplæg, som skal være færdigbearbejdet senest 2 uger inden næste organisationsbestyrelsesmøde i december. Bjarne Nederby påtog sig opgaven med, at få eller selv lave en eller flere artikler om Elmegården og hvor dejligt det er at bo der, samt andre artikler som kan eksponere selskabet på en positiv måde. 2.6 Særlige tiltag omkring udlejning af Elmegården Det skal drøftes, hvorvidt der ud over hvad vi skal gøre for at markedsføre selskabet og dets afdelinger, skal iværksættes særlige tiltag for, at øge opmærksomheden omkring udlejning af Elmegården. Måske prøve, at markedsføre overfor særlige målgrupper, som blev drøftet på sidste møde. Bestyrelsen besluttede, at lade Bjarne Nederby håndtere kontakt til pressen og på den måde, som en begyndelse, at få markedsført boligerne i Elmegården. Side 3 af 8

Anders Hornehøj informerede om, at der p.t. ikke er ledige boliger i afdelingen, men at der var indkommet 2 opsigelser på 3 værelses og 2 opsigelser på 4 værelses lejligheder. Der er p.t. 25 aktive på venteliste, den overvejende del dog til 2 rums boliger. Ventelisten på de store lejemål er med andre ord, meget kort. Bestyrelsen ønskede ½ årlige opdateringer på ventelistesituationen i selskabet og de enkelte afdelinger. Anders Hornehøj undersøger mulighederne for, at få dette ønske opfyldt og gerne med historik. 2.7 Personaleforhold Generel orientering Driftscheferne vil orientere om personaleforholdene. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning Driftscheferne orienterede om, at der var afholdt flere uddannelses- og sociale arrangementer med personalet, hvor det var tydeligt at vi har nogle tilfredse og glade medarbejdere. Kim Brokmann og Anders Hornehøj orienterede også om, at der i Domea er lavet nogle omstruktureringer, som gør at Kim fratræder som driftschef i Halsnæs og at Anders igen overtager rollen. Orienteringen blev taget til efterretning. 3 Orientering fra administrationen 3.1 Aftale om E-driftsjournaler Der er indgået aftale med Energi og Miljø om, en digital registrering af afdelingens forbrug, som danner grundlag for det lovpligtige Energimærke/driftsmærke, baseret på afdelingernes faktiske forbrug. Det er ejendomsmestrene der løbende forestår indtastninger i systemet. Prisen for de første 12 måneder er på kr. 1995, inkl. oprettelse i systemet, efterfølgende er prisen kr. 1.140 pr. afdeling om året. Dette er en ekstremt lav pris, set i forhold til hvad andre tager for det. Det giver endvidere mulighed for, fremover, at lave mange former for statistikker og beregninger, samt ikke mindst at opdage fejl og evt. lækager i god tid. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning Orienteringen blev taget til efterretning. Side 4 af 8

Der blev stillet spørgsmål om, hvordan det er i afdelinger hvor lejerne selv, helt eller delvist afregner med forsyningsselskaberne. Anders lovede, at undersøge sagen. Resultatet af undersøgelsen: De afdelinger, hvor lejerne helt eller delvist, afregner med forsyningsselskaberne, er ikke i første omgang omfattet af ordningen og mærkes, som hidtil, efter skønnet forbrug. Der arbejdes ifølge Energi- og Miljø på en ordning, så disse afdelinger også kan få mærkning efter faktisk forbrug. Anders Hornehøj finder oplysninger om, hvilke afdelinger i Halsnæs, der har hel eller delvis afregning med forsyningsselskaberne og sørger herefter for, at få trukket evt. afdelinger ud af ordningen. 3.2 Aftale om Energisyn Der er ligeledes indgået aftale med Energi og Miljø om et årligt Energisyn, hvor ejendomsmesteren sammen med en ekspert gennemgår varmesystemet, med henblik på optimering af dette, således at det kører så økonomisk som muligt. Der vil blive udarbejdet en fortløbende rapport over observationer. Rapporten kan samles i en aktionsliste. Dette gør det let og overskueligt, samt operationelt i forhold til ejendomsmester, driftschef og ikke mindst bestyrelse. Prisen er kr. 5.640 + moms pr. afdeling pr. år. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning Orienteringen blev taget til efterretning. 3.3 Digitalisering af tegningsmateriale ved digitalt syn af lejligheder I forlængelse af den omsiggribende digitalisering i vores samfund er det nu også nået til boligselskaberne. Domea's bestyrelse har foretaget en større undersøgelse af muligheder og marked. Dette resulterer i et oplæg, hvor årstidernes arkitekter ud for gældende tegningsmateriale digitaliserer samtlige bygge- og lejlighedsplaner. Efter den gennemførte digitalisering kan der foretages udbud af alle håndværksydelser med nøjagtig materialeangivelse. De digitaliseres lejlighedsplaner kan i forbindelse med udlejning af lejligheder på internettet bruges til fremvisning. Ejendomsfunktionærerne kan gennemføre og afslutte flyttesyn samtidigt, hvorfor der er store besparelser at hente også her. Der ønskes på mødet en stillingtagen fra bestyrelsen til, hvorvidt selskabet ønsker at arbejde videre med sagen med en efterfølgende endelig beslutning. Driftscheferne vil orientere om emnet. Anders Hornehøj orienterede, assisteret af Kim Brokmann om sagen og der blev vist en film, som forklarede systemets anvendelse og besparelserne ved brugen af Side 5 af 8

det. Anders Hornehøj kunne oplyse, at udgiften til indførslen af systemet vil andrage kr. ca. 565.000. Der var i 2011 flytteudgifter i selskabet på kr. 1.375.419. Besparelsen på håndværksudgifterne ville ved 20 %, kunne betale systemet hjem på bare 2 år, hvorefter det vil være ren besparelse. Den sidst afholdte licitation, viste en besparelse på håndværksudgifterne på 23 %, i forhold til hvad man tidligere har betalt for istandsættelse af lejligheder. Der var enighed om, at igangsætte indkøb af systemet snarest muligt. Udgiften til systemet tages fra dispositionsfonden. 4 Boligselskabets afdelinger 4.1 Orientering om driftsforhold Driftscheferne orienterer omkring dette på mødet. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Der blev orienteret om stade på fjernvarmeprojektet i 2502 Lathyrusvej/Vinderød Enghavevej. Der pågår p.t. nogle juridiske undersøgelser, som skal afsluttes før, projektet kan skydes i gang. Som det ser ud nu, så vil arbejdet først blive afsluttet på den anden side af den kommende fyringssæson. Der har været problemer med råger i afdeling 25-06. Kommunen oplyser, at de er i gang med, at få vedtaget en politik om begrænsning af rågebestanden. Når denne er vedtaget vil man, til foråret, kunne regulere i bestanden. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 4.2 Mandskabsfaciliteter Bestyrelsen har på møde den 08-12-11 godkendt løsningsmodellen med et murstenshus opført på arealet ved boldbanen ud til Ellevej, overfor købmanden. Der blev godkendt en økonomisk ramme på kr. 2,7 mio. Huset skal opføres, således at det, hvis det senere skulle være ønskeligt, kan opføres et fælleshus i tilknytning hertil. Arkitekt Karl Henning Sørensen har lavet tegninger, som er godkendt af personalet. Der er sat en låneansøgning i gang hos Domea Byg og når vi har et lånetilbud, vil der blive lavet en licitation på huset. Huset bliver forberedt for evt. senere tilbygning af fælleshus. Driftschefen vil orientere om stade for byggeriet. Side 6 af 8

Anders Hornehøj orienterede om, at sagsbehandlingen med lånetilladelse fra kommunen, vil blive håndteret hurtigt. Der er indhentet lånetilbud fra Nykredit på kr. 2,9 mio. Projektet er budgetteret lidt dyrere end først beregnet, til gengæld har den lave rente gjort, at ydelsen formentlig bliver lavere end først beregnet. Bestyrelsen godkendte, at der hjemtages et lån på kr. 2,9 mio. 5 Dialog med kommunen Anders Hornehøj og Kim Brockmann vil orientere om deres deltagelse i dialogmødet med kommunen. Beslutning. Anders Hornehøj orienterede om, at han havde været til et positivt møde med Mette Lund og Flemming Byrgesen. Der havde været gensidig orientering om forholdene omkring boligselskabet. Kommunen havde ikke mange kommentarer til regnskaberne, men påpegede at der var afdelinger, hvor det var nødvendigt at øge henlæggelserne, særligt til istandsættelse ved fraflytning, betragteligt, da henlæggelseskontiene var tømt. Dette forhold er der allerede taget hånd om. Kommunen ønskede, at der blev afholdt et møde om de kommende helhedsplaner i afdeling 25-02 og 25-25, så de på forkant var klar over hvad der kunne komme af kommunale udgifter/sikkerhedsstillelser på sagerne. Mødet vil blive afholdt efter sommerferien. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 6 Boligselskabets navn Halsnæs kommune erkender, at der juridisk intet er til hinder for, at navnet på vores boligselskab er Halsnæs Boligselskab, hvilket var undersøgt inden navnet blev valgt. Men der findes i kommunen et lille selskab med samme navn, som ikke er registreret i CVR registret, hvorfor vi ikke var opmærksomme på dette, ved navneskiftet. Det giver imidlertid lidt problemer i Halsnæs kommune, at have to selskaber af samme navn, hvorfor det har forespurgt, hvorvidt vi ville være imødekommende og hjælpe med til en løsning af problemet. Et forslag er, at føje ny til navnet eller årstallet, hvor selskabet blev sammenlagt. Det bedste er formentlig Halsnæs boligselskab af 2011. Vi skal bede om bestyrelsens mening om sagen. Kommunen har tilskrevet selskabet: Halsnæs Kommune kan derfor ikke godkende det fremsendte vedtægtsforslag med boligselskabets navn. Kommunen skal derfor anmode om, at der fremsendes et nyt vedtægtsforslag med forslag til et Side 7 af 8

andet navn. Se bilag. Det indstilles, at bestyrelsen tager stilling til ovennævnte. Det blev besluttet, at selskabet skal hedde Halsnæs Ny Boligselskab. Dette skrives ind i vedtægterne, som herefter sendes til fornyet godkendelse i kommunen. 7 Eventuelt Der var herefter ingen emner til drøftelse under eventuelt. Anders Hornehøj forespurgte, hvorvidt forplejningen på organisationsbestyrelsesmøderne fortsat skal bestå af smørrebrød og ejendomsfunktionærerne skal stå for borddækning og madbestilling. Han henstillede også til, at bestyrelsen var behjælpelig, med servering og afrydning, da det var deres møde. Bestyrelsen ønsker variation, med varmt/lunt mad, hvis det kan lade sig gøre. Referatet godkendt på bestyrelsesmøde den Inge-Lise Rasmussen Side 8 af 8