Side 1
Side 2 Indledning I denne vejledning vil der vises hvordan Office 365 opsættes på de forskellige platforme, herunder IOS (ipad), Android (HTC One) og Windows mobile (Xxxxx). Derudover vil der også være vejledning til Windows 7. Bemærk venligst at Office365 ikke er færdigudviklet til brug i Københavns Kommune, hvilket betyder at der løbende vil blive lavet opdateringer og små ændringer, som gør det nemmere for brugerne. Indholdsfortegnelse Indledning... 2 Indholdsfortegnelse... 2 Office 365 login (og første gangs log in)... 4 Opsætning af Office 365 bruger... 4 Installation af Office på egen Windows computer... 6 Hvis du ikke er blevet licenseret... 7 Få ikonerne frem på dit skrivebord på Windows 8 hvor er mit Word????... 8 Installation OS X (imac, Macbook Air og Macbook Pro)... 10 Download og installering af Office 2013 på egen Mac... 10 Aktivering af Office på din Mac. Opsætning af Bruger ID... 13 At bruge Office365 i skyen - browseren... 17 OneDrive... 17 Mapper... 17 Oprette mapper i OneDrive... 17 Åbne en mappe i OneDrive... 17 Omdøbe en mappe i OneDrive... 18 Slette en mappe i OneDrive... 18 Dokumenter i Onedrive og webapps... 18 Hvad er Web-apps?... 18 Oprette et dokument i OneDrive... 18 Åbne et dokument i OneDrive (for blot at se det)... 19 Åbne et dokument i OneDrive (for at redigere det)... 19 Åbne et dokument fra browseren og direkte i det store installerede Word... 19 Omdøbe et dokument i OneDrive... 19 Slette et dokument i OneDrive... 20 Deling af filer og mapper... 20 Deling af et dokument eller en mappe... 20
Side 3 Fjern deling af et dokument eller mappe... 21 At flytte filer rundt i min OneDrive og overføre filer Åbne med Stifinder... 21 OneDrive for Business: Synkroniser din egen computer med Office365 s sky... 23 Installation af kun OneDrive for Business... 25 IOS (ipad)... 26 Hent af Apps... 26 Opsætning af Bruger ID... 26 OneDrive (IOS)... 28 Android (HTC One)... 29 Hent Apps... 29 Opsætning af Bruger ID Microsoft Office Mobile app en... 29 OneDrive Android... 31 Windows mobile (Xxxxx)... 32 Hent af Apps... 32 Opsætning af Bruger ID... 32 Browserlogin en genvej uden om dobbeltlogin et... 33 Opsætning af Browserlogin (link)... 33 Brug af Browserlogin... 33 Outlook, Kalender mv.... 34 Som Exchange email... 34 Som POP- / IMAP-email... 34 Kalender... 35 Opsætning af kalender... 35 Deling af kalender... 35 Oprettelse af aftale... 35
Side 4 Office 365 login (og første gangs log in) For at komme i gang med at bruge Office 365 første gang skal dit login opsættes. I denne proces kan du blive stillet nogle standardspørgsmål ang. land, sprog og tidszone. Vi anbefaler at denne opsætning foretages på en Windows eller Mac computer, således at selve opsætningen ligger klar til de efterfølgende opsætninger og før man tager mobile enheder i brug. Opsætning af Office 365 bruger 1. Åbn en internet browser og gå til http://office.microsoft.com/ 2. Klik på Log på øverst til højre 3. Klik på Arbejde, skole eller videregående uddannelse 4. Indtast dit Office365 mail-adresse som er bundet til dit UNI-login-navn fx Bent1253@undervisning.kk.dk 1 og tryk enter 5. Office365 detekterer nu, at du hører ind under Københavns Kommune og videresender dig til en ny loginside 6. Indtast dit UNI-login i formen fx Bent1253 og alm. UNI-login kode 7. Følg evt. instruktioner på skærmen Bemærk at processen godt kan tage lidt tid og at der kan forekomme ændring i loginfasen Figur 1 Windows 7 browser - Login på webside klik på Log på øverst til højre 1 Unilogin brugernavn efterfulgt af @undervisning.kk.dk
Side 5 Figur 2 Windows 7 browser - Indtastning af email adresse i formen Bent1253@undervisning.kk.dk Figur 3 Windows 7 browser - Indtastning af UNI-login
Side 6 Installation af Office på egen Windows computer I denne proces kan du blive stillet nogle standardspørgsmål ang. land, sprog og tidszone. Vigtigt: 1. Som udgangspunkt, skal du bruge browseren Explorer til installationen, men der kan forekomme problemer hermed på skolernes netværk. Hvis du oplever dette, kan du downloade Modzilla Firefox fra: https://www.mozilla.org/da/firefox/new/ 2. Enkelte lærere har endnu ikke fået koblet Office-pakken til deres brugerlogin. Disse lærere vil opleve ikke at kunne downloade Office-pakken, før dette problem er blevet løst. Se afsnittet: Hvis du ikke er licenseret nedenfor for mere info, samt hvordan, det ser ud, hvis du har dette problem. Log in på Office 365 som beskrevet i Office 365 login (og første gangs log in) 1. Log in på Office365 som beskrevet i afsnittet Office365 login (og førstegangs login) 2. Klik på tandhjulet i øverste højre hjørne, og vælg Indstillinger for Office 365 3. Klik på Software i menuen til venstre 4. Klik Installer 5. På Explorer: Husk at trykke kør nederst på skærmen 6. På Firefox: Tryk gem og derefter på den lille pil øverst i højre hjørne, og start installationsprogrammet setup.x86 der. Bemærk at installationen godt kan tage lidt tid Bemærk: Se i øvrigt Office 2013 og øvrige Apps i dette dokument.
Side 7 Hvis du ikke er blevet licenseret Hvis du ikke ser alle programmerne som ovenfor, men kun Lync. Kan du ikke downloade Office nu, men må desværre vente Helt vildt irriterende! Der er rod i databaserne, men der bliver arbejdet hårdt på det. Du kan evt. kontakte din IT-vejleder, der kan skaffe Office 2010 på USB-stick.
Side 8 Få ikonerne frem på dit skrivebord på Windows 8 hvor er mit Word???? Microsoft har valgt ikke automatisk at lægge ikonerne ud på skrivebordet, så det må man gøre selv!?! 1. Tryk på Windows-tasten nederst til venstre på dit tastatur. 2. Vælg det lille forstørrelsesglas øverst i højre hjørne. 3. Skriv Word 2013 i feltet (du kan starte Word herfra, hvis du vil) 4. Højreklik på Word-ikonet og vælg åbn filplacering 5. Højreklik på Word-ikonet og derefter Excel og Powerpoint-ikonet og send til skrivebord som genvej, som vist på 3. billede nedenfor.
Side 9
Side 10 Installation OS X (imac, Macbook Air og Macbook Pro) Vejledningen bliver vist udfra en opsætning på en imac, men forskellen vil ikke være stor på denne og en Macbook Air eller Pro. Download og installering af Office 2013 på egen Mac 1. Åbn en browser og log ind på Office 365 (Se afsnittet Office365 login (og færstegangs login) 2. Klik på Indstillinger til højre for dit navn øverst til højre (tandhjulet) og vælg Indstillinger for Office 365 3. Klik på Software i menuen til venstre 4. Klik Installer 5. Gå ind i Finder > Overførsler og dobbeltklik på MicrosoftOffice2011.dmg 6. Klik på Office Installer (Dansk) 7. Følg vejledningen på skærmen og indtast dit Mac-konto navn og adgangskode for at bekræfte installationen a. Bemærk at installationen godt kan tage lidt tid b. Bemærk: Se i øvrigt Office 2013 og øvrige Apps i dette dokument. Figur 4 OS X DMG- fil i Finder > Overførsel
Side 11 Figur 5 OS X Office Installer (Dansk) Figur 6 OS X Introduktion
Side 12 Figur 7 OS X Lincens Figur 8 OS X Acceptering af licens Figur 9 OS X Installationstype
Side 13 Figur 10 OS X Indtastning af Mac brugernavn og adgangskode Figur 11 OS X Afslutning af installation Aktivering af Office på din Mac. Opsætning af Bruger ID Når du har installeret Office 2013, skal du aktivere denne med dit Office365 login for at komme i gang. 1. Når installationen er afsluttet kommer der et login-vindue op på skærmen. 2. Klik på Log ind på en eksisterende Office 365 konto 3. Indtast dit Office365 mail-adresse fx Bent1253@undervisning.kk.dk og tryk Næste 4. Indtast dit Office365 mail-adresse, alm. UNI-login kode og tryk på Log på.
Side 14 Figur 12 OS X Log ind på Office 365 konto Figur 13 OS X Indtastning af Office 365 email adresse i formen Bent1253@undervisning.kk.dk
Side 15 Figur 14 OS X Login ind på Office 365 konto Figur 15 OS X Personliggørelse af Office installation
Side 16 Figur 16 OS X Forbedring af Office 365 Figur 17 OS X Afslutning af opsætning
Side 17 At bruge Office365 i skyen - browseren OneDrive Hvis du arbejder på en computer, der deles af flere (fx en offentlig computer eller skolecomputer, kan du i stedet komme ind I dit OneDrive vha. en browser. 1. Åbn en browser og log ind på Office 365. 2. Klik på appstarteren i øverste venstre hjørne og vælg OneDrive Her kan du tilgå alle dine filer i skyen. Mapper Oprette mapper i OneDrive Det anbefales at starte med at lave en simpel mappe-struktur, så du har styr på dine ting fra starten. Måske skulle du oprette en mappe til hvert af dine fag andre ting, der har med dit arbejde at gøre. 1. Klik på appstarteren i øverste venstre hjørne og vælg OneDrive 2. Gå ind i den mappe, hvor du vil oprette en ny mappe, ved at klikke på mappenavnet 3. Klik på ny og vælg Ny mappe 4. Indtast navnet på den nye mappe og klik Gem Åbne en mappe i OneDrive 1. Klik på appstarteren i øverste venstre hjørne og vælg OneDrive 2. Venstreklik på den mappe, som du gerne vil åbne
Side 18 Omdøbe en mappe i OneDrive 1. Klik på appstarteren i øverste venstre hjørne og vælg OneDrive 2. Gå ind i den mappe hvor mappen, du vil omdøbe, befinder sig 3. Klik i feltet til venstre for mappen, så der kommer et lille flueben, og klik Administrer 4. Klik på Rediger egenskaber 5. Indtast det nye navn for mappen og klik Gem Slette en mappe i OneDrive For at slette en mappe skal du overveje, om du virkelig vil slette den pågældende mappe. Når mappen er slettet, flyttes den og indholdet til Papirkurven i menuen til venstre, hvor du efterfølgende kan gendanne den eller slette den permanent. 1. Klik på appstarteren i øverste venstre hjørne og vælg OneDrive 2. Gå ind i den mappe, hvor mappen du vil slette befinder sig 3. Klik i feltet til venstre for mappen og klik Administrer 4. Klik på Slet og vælg Ok Dokumenter i Onedrive og webapps Hvad er Web-apps? Med Office365 følger såkaldte web-apps. Web-apps er miniversioner af Word, Excel, Powerpoint og Onenote, som vises og bruges i browseren og uden at skulle installere programmer. Det betyder, at brugere af Office365 med en netforbindelse altid kan redigere og arbejde med deres dokumenter uanset hvilken computer, de måtte befinde sig ved. Word Online - en Web-app Oprette et dokument i OneDrive I det forrige afsnit stiftede du bekendtskab med at oprette en ny mappe, ved at klikke på knappen Ny i dit OneDrive, men før du klikker på knappen igen, er der en vigtig regel, vi skal huske på. Man
Side 19 kan kun oprette mapper eller dokumenter i den mappe, som man befinder sig i. Det betyder, at det er vigtigt, at du starter med at gå ind i den mappe, som du gerne vil oprette dokumentet i. 1. Klik på appstarteren i øverste venstre hjørne og vælg OneDrive 2. Gå ind i den mappe, hvor du vil oprette en ny mappe 3. Klik på ny og vælg fx Word-dokument Office 365 åbner nu et nyt Word-dokument med navnet Dokument. Dokumentet gemmes automatisk undervejs. Klik på dit navn i den blå linje for at lukke dokumentet eller klik på browserens tilbageknap. Åbne et dokument i OneDrive (for blot at se det) 1. Klik på appstarteren i øverste venstre hjørne og vælg OneDrive 2. Gå ind i den mappe, hvor dokumentet befinder sig 3. Klik på dokumentet Åbne et dokument i OneDrive (for at redigere det) 1. Klik på appstarteren i øverste venstre hjørne og vælg OneDrive 2. Gå ind i den mappe, hvor dokumentet befinder sig 3. Klik på dokumentet 4. Klik på Rediger dokument øverst på siden og vælg Rediger i Word online. Du vil nu få en miniversion af Word op i browseren, hvor du kan redigere dit dokument. Dokumentet gemmes automatisk, og der er derfor ingen gem knap Åbne et dokument fra browseren og direkte i det store installerede Word Hvis du vælger Rediger i Word eller Åbn i word, hvor dette er aktuelt, åbnes dokumentet i computerens installerede Office-pakke. Herfra gemmes der direkte op i skyen. Dette er en god funktion, hvis man skal arbejde med noget der er lidt tungere som layout eller lignende. Den samme funktion findes med Office-pakkens andre programmer. Når du bliver bedt om login, er det UNI-login@undervisning.kk.dk og UNI-login kode. Omdøbe et dokument i OneDrive 1. Klik på OneDrive i den blå menu linje øverst på skærmen 2. Åbn dokumentet, som du vil omdøbe 3. Klik på Rediger dokument og Rediger i Word online 4. Klik på dokumentets navn øverst i den sorte linje 5. Skriv dokuments nye navn og afslut ved at trykke enter
Side 20 Slette et dokument i OneDrive For at slette et dokument, skal du overveje om du virkelig vil slette det pågældende dokument. Når dokumentet er slettet flyttes det Papirkurven i menuen til venstre, hvor du efterfølgende kan gendanne det eller slette det permanent. 1. Klik på appstarteren i øverste venstre hjørne og vælg OneDrive 2. Gå ind i den mappe, hvor mappen, du vil slette, befinder sig 3. Klik i feltet til venstre for mappen, så der kommer et lille flueben, og klik Administrer 4. Klik på Slet og vælg Ok Deling af filer og mapper Med Office 365 er der åbnet en mulighed for at dele dokumenter og mapper med lærerne og eleverne på din skole. Dette betyder at hvis ene elev deler et dokument med sin lærer, så kan læreren giver hjælpende kommentarer eller rette direkte i en opgave, som er afleveret. Derudover kan man også dele et dokument med en gruppe elever og tillade, at I alle sammen kan skrive i det på samme tid. Det kan i mange situationer være rigtig smart især i gruppearbejde. Når du skal dele et dokument eller en mappe, skal du overveje om du vil tillade om modtageren må få lov til at redigere eller kun få vist det delte. Hvis du giver lov til at redigere ved deling af en mappe, kan modtageren også oprette og slette dokumenter / undermapper i den delte mappe, ligesom han redigere alle dokumenterne. Når først en mappe eller et dokument er blevet delt med dig, vil det optræde i venstre menu i dit Onedrive under Delt med mig. Deling af et dokument eller en mappe 1. Klik på appstarteren i øverste venstre hjørne og vælg OneDrive 2. Gå ind i den mappe, hvor dokumentet eller mappen, du vil dele, befinder sig 3. Klik i feltet til venstre for mappen eller dokumentet, så der kommer et flueben, og tryk Del 4. Skriv navnet på den eller de personer, du vil dele med og vælg dem fra rullemenuen, der kommer frem. Inkluder alle mellemnavne og efternavne. OneDrive skal have lidt hjælp, da den søger mellem rigtig mange mennesker 5. Vælg om de valgte må Læse eller Skrive i det delte 6. Skriv evt. en besked og klik Del
Side 21 Fjern deling af et dokument eller mappe 1. Klik på appstarteren i øverste venstre hjørne og vælg OneDrive 2. Gå ind i den mappe, hvor dokumentet eller mappen du vil dele befinder sig 3. Tryk på de to små mænd ved siden af dokumentnavnet 4. Kig på listen med navne og klik på kan se / kan redigere ved siden af navnet, du ikke vil dele med mere 5. Vælg Stop deling At flytte filer rundt i min OneDrive og overføre filer Åbne med Stifinder Hvis du skal flytte et dokument eller en mappe i dit OneDrive eller kopiere flere filer fra en usb-nøgle eller computeren op i dit OneDrive, kan du med fordel bruge denne funktion, men den virker desværre kun på Windows computere og altså ikke på Mac. 1. Klik på tandhjulet i højre øverste hjørne og vælg vis båndet 2. Klik på bibliotek 3. Vælg det lille ikon åbn med stifinder. 4. Din PC åbner nu computerens stifinder med direkte adgang til din OneDrive. Alt hvad du gør her, bliver synkroniseret til din OneDrive.
Side 22
Side 23 OneDrive for Business: Synkroniser din egen computer med Office365 s sky Denne vejledning skaber en mappe på din computer, som sender alt, hvad du lægger i den op i din OneDrive for Business. Laver du ændringer, når du er logget ind på din Ipad, eller via internetbrowser på andre computere, er filerne altid tilgængelige også i din OneDrive for Business på din egen computer. Fuldstændigt som mange kender det fra Google Drive eller Dropbox. Vigtigt vigtigt vigtigt!!! Denne funktion er Office365 s svar på en dropbox eller et Google Drive. Den egner sig kun til personlige computere typisk de nye lærerarbejdscomputere. Brug den ikke på offentlige maskiner med mange brugere. Bemærk, at der er stor forskel på den OneDrive du allerede måske har og så OneDrive for Business, som er knyttet til din Office365. Disse to systemer er helt separate trods navnesammenfaldet. Du får en mappe til hver på din computer. Denne vejledning kan pt. Ikke bruges til Mac. Det nødvendige program skulle komme før udgangen af 2014. 1. Sørg for, at du har installeret Office-pakken fra nettet (som vist i andre vejledninger). Så har du nemlig det lille program, som skal bruges allerede. Har du Office fra anden kilde, se da nedenfor. 2. Log in på www.office365.com og gå til din OneDrive. 3. Klik på synkroniseringsknappen. 4. Klik på Synkroniser nu 5. Vælg, at du vil bruge OneDrive for Business til formålet. 6. Giv tilladelse. 7. Indtast dine oplysninger UNI-login-navn@undervisning.kk.dk fx bent1541x@undervisning.kk.dk samt UNI-logind kode. 8. Systemet rigger det nu til for dig. Tryk evt. ok et par gange mere, hvis du bliver bedt om det. 9. I stifinder vil du kunne se din nye OneDrive for Business-mappe. Alt, hvad du gemmer her vil blive synkroniseret med skyen. Bemærk forskelelen
Side 24
Side 25 For at få det meste ud af disse funktioner, bør du begynde konsekvent at gemme dine dokumenter i denne mappe. Du kan også kopiere dine hidtidige dokumenter over i mappen. OneDrive for Business vil da synkronisere det hele til skyen, og du kan få adgang til det på mange forskellige enheder og andre computere. Installation af kun OneDrive for Business Log in på Office 365 som beskrevet i Office 365 login (og første gangs log in) 1. Log in på Office365 som beskrevet i afsnittet Office365 login (og førstegangs login) 2. Klik på tandhjulet og vælg Indstillinger for Office 365 3. Klik på Software i menuen til venstre 4. Klik OneDrive 5. Klik installér. 6. Husk at give tilladelse til kør
Side 26 IOS (ipad) Vejledningen blive vist ud fra en opsætning på en ipad, men forskellen vil ikke være stor på denne og en iphone. Hent af Apps For at komme i gang med brug, anbefales der at hente følgende Apps i Appstore. Dette er simpelthen Officepakken til Ipad: OneDrive https://itunes.apple.com/dk/app/onedrive-tidligere-skydrive/id477537958?l=da&mt=8 Word https://itunes.apple.com/dk/app/microsoft-word-til-ipad/id586447913?l=da&mt=8 Excel https://itunes.apple.com/dk/app/microsoft-excel-til-ipad/id586683407?l=da&mt=8 PowerPoint https://itunes.apple.com/dk/app/microsoft-powerpoint-til-ipad/id586449534?l=da&mt=8 Onenote https://itunes.apple.com/dk/app/microsoft-onenote-til-ipad/id478105721?l=da&mt=8 Bemærk: Se i øvrigt Office 2013 og øvrige Apps i dette dokument. Opsætning af Bruger ID Når du har hentet en eller flere af ovenstående Apps, skal du aktivere apps ne med din Office365 for at komme i gang. 1. Åbn Word Appen 2. Tryk på Log på eller Aktivér 3. Indtast dit Office365 mail-adresse fx Bent1253@undervisning.kk.dk og tryk Næste 4. Indtast dit Office365 mail-adresse, alm. UNI-login kode, marker Forbliv logget på og tryk på Log på.
Side 27 Figur 18 ipad - Log på Word app Figur 19 ipad - Indstastning af Office 365 email
Side 28 Figur 20 ipad - Indtastning af Office 365 email og unilogin kode OneDrive (IOS) På en personlig ipad eller iphone kan du med fordel bruge Appen OneDrive for Business, som benævnt i afsnittet om Apps til IOS. 1. Hent og installer Appen OneDrive for Business (se afsnittet IOS (ipad) ) 2. Følg vejledningen til opsætning i samme afsnit
Side 29 Android (HTC One) Dette er testet og afprøvet på en HTC One, men andre Android-telefoner vil fungerer næsten ligesådan. Hent Apps Der er pt ikke lige så mange Office 365 Apps til Android, som der er til IOS, men at komme i gang med brug, anbefales vi at der at hentes følgende App i Google Play: Microsoft Office Mobile til redigering på telefonen https://play.google.com/store/apps/details?id=com.microsoft.office.officehub OneDrive som filbrowser og upload-program https://play.google.com/store/apps/details?id=com.microsoft.skydrive Med denne App vil du kunne se dine dokumenter og redigere dem på telefonen. Bemærk: Se i øvrigt Office 2013 og øvrige Apps i dette dokument. Opsætning af Bruger ID Microsoft Office Mobile app en Når du har hentet ovenstående App, skal du indtaste dit Bruger ID for at komme i gang. 1. Vælg Tilføj et sted 2. Vælg Office 365 3. Indtast dit Office365 mail-adresse fx Bent1253@undervisning.kk.dk, din UNI-login kode og tryk Log på 4. App en vil bruge noget tid på at synkronisere, og så er du klar. Din Office365 sky vil herfra kunne tilgås med din telefon. Bemærk: Du vil kun have mindre redigeringsmuligeheder til din rådighed.
Side 30 Figur 21 Android - Tilføj et sted Figur 22 Android - Tilføj et sted, vælg Office 365
Side 31 Figur 23 Android - Indtastning af login, fx Bent1253@undervisning.kk.dk og din UNI-login kode OneDrive Android På Android telefoner og tablets er der pt ikke samme muligheder for at redigere på samme måde, som man kan på tablets med IOS. Dog kan man åbne og få vist sine dokumenter til brug for præsentation mv. 1. Følg vejledningen til opsætning i afsnittet tidligere i denne vejlending. 2. App en OneDrive håndterer både OneDrive og Office365 s OneDrive for Business
Side 32 Windows mobile (Xxxxx) ### Pending ### Vi har endnu ikke fået fingre i en Windows telefon Hent af Apps ### Pending ### Opsætning af Bruger ID ### Pending ###
Side 33 Browserlogin en genvej uden om dobbeltlogin et Når man skal logge ind på Office 365 gennem en browser, som vist under Førstegangs login et, bliver man afkrævet sin Office 365 emailadresse før man kan logge rigtigt på. Denne mailadresse er bundet til dit UNI-login og er fx Bent1253@undervisning.kk.dk. Koden er din UNI-login kode. Dette kan omgås ved at oprette et link på Desktoppet eller under Favoritter til nedenstående adresse, hvor man hopper direkte til loginet. Opsætning af Browserlogin (link) 1. Opret en genvej til nedenstående adresse på Skrivebordet eller under Favoritter 2 : https://adfs.undervisning.kk.dk/adfs/ls/?cbcxt=&popupui=&vv=&username=kk%40undervis ning.kk.dk&mkt=&lc=1030&wfresh=&wa=wsignin1.0&wtrealm=urn:federation:microsoftonl ine&wctx=wa%3dwsignin1.0%26rpsnv%3d3%26ct%3d1402926938%26rver%3d6.4.6456.0% 26wp%3DMCMBI%26wreply%3Dhttps:%252F%252Fportal.office.com%252Flanding.aspx%25 3Ftarget%253D%25252fdefault.aspx%26lc%3D1030%26id%3D501392%26bk%3D140292693 8%26LoginOptions%3D3 Brug af Browserlogin 1. Klik på linket, som du oprettede ovenover 2. Indtast dit helt almindelige UNI-login i formen fx Bent1253 og alm. UNI-login kode. 2 På konsoliderede skolecomputere ligger dette link på Skrivebordet
Side 34 Outlook, Kalender mv. På de fleste mobile devices og computere er der en email klient, hvori du kan opsætte din Office365 konto og få glæde af både email og kalender uden at skulle logge på hele tiden. Afhængig af model skal du oprette en Exchange eller POP / IMAP konto med følgende oplysninger: Som Exchange email Konto type: Exchange E-mail: Bent1253@undervisning.kk.dk 3 Server: outlook.office365.com Domæne: Undervisning Brugernavn: Bent1253@undervisning.kk.dk Adgangskode: Unilogin kode Som POP- / IMAP-email Konto type: IMAP E-mail: Bent1253@undervisning.kk.dk Server (indgående post): outlook.office365.com (Port 993) Server (udgående post): smtp.office365.com (Port 587) Domæne: Undervisning Brugernavn: Bent1253@undervisning.kk.dk Adgangskode: Unilogin kode 3 Unilogin brugernavn efterfulgt af @undervisning.kk.dk
Side 35 Kalender Med Office 365 medfølger der en kalender, hvori du kan oprette aftaler og møder, samt indkalde til disse, ligesom du kan dele din kalender med dine kollegaer, således at de kan overskue hvornår de kan indkalde dig til et møde. I denne vejledning vil vi fokusere på brugen af kalenderen i browseren, men kalenderen kan også vises på visse enheder, hvis du opsætter e-mail og kalender funktionen. Opsætning af kalender Som udgangspunkt er kalenderen opsat til at arbejde med intervaller af 30 minutter, for at sætte dette ned til 15 minutter, som harmonerer bedre sammen med en almindelig skoledag, skal du 1. Klik på fanen Kalender 2. Åbne menuen Indstilliger (tandhjulet til højre for dit billede) 3. Klikke på Indstillinger i drop-down-menuen 4. Klikke på Indstillinger i menuen til venstre 5. Klikke på den hvide fane Kalender 6. Klikke på Intervaller på 15 minutter under Vis timer som 7. Klik Gem Derudover kan du med fordel vælge at få vist årets ugenumre ved at 1. Klik på fanen Kalender 2. Åbne menuen Indstilliger (tandhjulet til højre for dit billede) 3. Klikke på Indstillinger i drop-down-menuen 4. Klikke på Indstillinger i menuen til venstre 5. Klikke på den hvide fane Kalender 6. Sæt et flueben i Vis ugenumre i månedsvisning 7. Klik Gem Deling af kalender Ved deling af kalenderen kan du tillade kollegaer at se i din kalender og dermed gøre det nemmere at oprette en aftale. 1. Klik på fanen Kalender 2. Klik på Del øverst til højre 3. Indtast navnet på den person og klik på personen i listen nedenunder a. Hvis personen ikke dukker op, så klik på Søg efter kontakter og mapper 4. Ud for hver person, kan du vælge af udvide eller begrænse delingen, således at den du deler med, kan oprette aftaler på dine vegne 5. Accepter Emne teksten og afslut ved at trykke Send øverst Oprettelse af aftale 1. Klik på fanen Kalender 2. Klik på Ny begivenhed øverst til venstre
Side 36 3. Indtast et navn for aftalen i Begivenhed 4. Indtast en placering i Placering 5. Hvis du skal invitere deltagere, så skal du.. a. Klikke på plusset yderst til højre på linien Deltagere b. Indtast personens navn i søgefeltet øverst eller vælg personen under dine kontakter ved at klikke på plusset til højre for dem c. Hvis du vil fjerne en tilføjet person, så kan du højreklikke på personen og vælge Fjern d. Afslut ved at klikke Ok 6. Vælg et starttidspunkt og klik på Brugerdefineret under Varighed (så kan du vælge et sluttidspunkt Bemærk: Ved klik i tidsfelterne kan du selv indtaste et start- og sluttidspunkt 7. Klik evt. på Vis som for at vælge en anden betegnelse end Optaget 8. Klik evt. på Gentag, hvis begivenheden fx gentages hver mandag 9. Indtast evt. en mødeindkaldelsestekst nederst og klik Send øverst Bemærk: Hvis du skal indkalde mødedeltagere, kan du med fordel klikke på Planlægningsassistent øverst efter du har valgt mødedeltagerne, idet du så kan se deres respektive kalendere ved siden af din kalender