Djurs Mad I/S BESLUTNINGSREFERAT Sted: Djurs Mad I/S Industrivej 27, Auning Dato: Mandag den 15. juni 2015 Start kl.: 15:00 Slut kl.: 17:00 Medlemmer: Fraværende: Gunnar Sørensen Jytte Andersen Anette Jensen Helle Røge Hans Christian Baltzer Harald Grønlund Lars Møller Inge Dorte Mandrup Anna-Grethe Johansson Hans Christian Baltzer Harald Grønlund Lars Møller Norddjurs Kommune
Indholdsfortegnelse Side 1. Sammensætning af bestyrelsen...1 2. Henvendelse fra Syddjurs Kommune vedrørende likvide midler...5 3. Budget 2016...7 4. Administrationsaftale for 2016...10 5. Salg af overproduktion...11 6. Udvikling i produktionsvolumen...13 7. Orientering fra ledelsen...14 8. Eventuelt...15 9. Orientering om tilbagemelding fra Crecea...16 Bilagsoversigt...18 Norddjurs Kommune
1. Sammensætning af bestyrelsen 86.01.00.G01 15/536 Åben sag Sagsgang: Djurs Mad I/S, VPU/SÆ, ØK, KB/BR Sagsfremstilling I henhold til interessentskabskontrakten for Djurs Mad I/S består bestyrelsen af 9 medlemmer. Byrådet for Syddjurs Kommune udpeger 3 medlemmer til bestyrelsen samt en stedfortræder for hver af disse, og kommunalbestyrelsen for Norddjurs Kommune udpeger ligeledes 3 medlemmer til bestyrelsen samt en stedfortræder for hver af disse. Blandt de af byrådet for Syddjurs Kommune og af kommunalbestyrelsen for Norddjurs Kommune udpegede bestyrelsesmedlemmer og stedfortrædere skal mindst 2 bestyrelsesmedlemmer og 2 stedfortrædere udpeges blandt medlemmerne af henholdsvis byrådet og kommunalbestyrelsen i de respektive kommuner. Herudover er interessentskabets medarbejdere berettiget til at udpege 2 medlemmer til bestyrelsen samt en stedfortræder for hver af disse. Desuden er ældrerådene i Syddjurs Kommune og Norddjurs Kommune berettiget til i fællesskab at udpege ét medlem til bestyrelsen samt én stedfortræder for denne. Det af ældrerådene udpegede bestyrelsesmedlem vælges på skift af de to råd for en to årig periode. På bestyrelsesmødet den 23. marts 2015 rejste ældrerådets repræsentant Anna-Grethe Johansson et spørgsmål i forhold til, om ældrerådene i hhv. Syddjurs Kommune og Norddjurs Kommune kan få mulighed for at deltage med mere end ét medlem i bestyrelsen. Forespørgslen har efterfølgende været drøftet mellem borgmester i Syddjurs Kommune Claus Wistoft og borgmester i Norddjurs Kommune Jan Petersen. De to borgmestre er positivt indstillede overfor, at undersøge muligherderne for at udvide ældrerådenes nuværende repræsentation i bestyrelsen. En ændring af interessentskabskontrakten forudsætter en godkendelse i både byrådet i Syddjurs Kommune og kommunalbestyrelsen i Norddjurs Kommune. 1
Forud for en eventuel stillingtagen til en ændringen af interessentskabskontrakten beder de to borgmestre bestyrelsen i Djurs Mad I/S om at komme med et forslag til, hvordan ældrerådenes repræsentation kan udvides. En mulig løsning, der tager hensyn til at bevare et ulige antal bestyrelsesmedlemmer og samtidig imødekommer ønsket om yderligere repræsentation i bestyrelsen kan være, at ældrerådene i de to kommuner ud over den nuværende fælles bestyrelsespost også tildeles én fælles observatørpost i bestyrelsen. Observatøren vil kunne deltage i bestyrelsesmøderne på lige fod med de øvrige medlemmer, dog ikke ved afstemninger. Det foreslås desuden, at ældrerådenes bestyrelsesmedlem og observatør vælges på skift af de to råd for en to årig periode. Forslaget vil medføre, at interessentskabskontraktens 5.2 skal ændres fra: Bestyrelsen består af 9 medlemmer. Byrådet for Syddjurs Kommune udpeger 3 medlemmer til bestyrelsen samt en stedfortræder for hver af disse. Kommunalbestyrelsen for Norddjurs Kommune udpeger ligeledes 3 medlemmer til bestyrelsen samt en stedfortræder for hver af disse. Blandt de af byrådet for Syddjurs Kommune og af kommunalbestyrelsen for Norddjurs Kommune udpegede bestyrelsesmedlemmer og stedfortrædere skal mindst 2 bestyrelsesmedlemmer og 2 stedfortrædere udpeges blandt medlemmerne af byrådet henholdsvis kommunalbestyrelsen i de respektive kommuner. Herudover er Interessentskabets medarbejdere berettiget til at udpege 2 medlemmer til bestyrelsen samt en stedfortræder for hver af disse. Desuden er ældrerådene i Syddjurs Kommune og Norddjurs Kommune berettiget til i fællesskab at udpege ét medlem til bestyrelsen samt én stedfortræder for denne. til: Bestyrelsen består af 9 medlemmer. Byrådet for Syddjurs Kommune udpeger 3 medlemmer til bestyrelsen samt en stedfortræder for hver af disse. Kommunalbestyrelsen for Norddjurs 2
Kommune udpeger ligeledes 3 medlemmer til bestyrelsen samt en stedfortræder for hver af disse. Blandt de af byrådet for Syddjurs Kommune og af kommunalbestyrelsen for Norddjurs Kommune udpegede bestyrelsesmedlemmer og stedfortrædere skal mindst 2 bestyrelsesmedlemmer og 2 stedfortrædere udpeges blandt medlemmerne af byrådet henholdsvis kommunalbestyrelsen i de respektive kommuner. Herudover er Interessentskabets medarbejdere berettiget til at udpege 2 medlemmer til bestyrelsen samt en stedfortræder for hver af disse. Desuden er ældrerådene i Syddjurs Kommune og Norddjurs Kommune berettiget til i fællesskab at udpege ét medlem til bestyrelsen og én observatør samt én stedfortræder for hver af disse. Desuden medfører forslaget, at interessentskabskontraktens 5.3 skal ændres fra: Bestyrelsesmedlemmerne, der udpeges af Syddjurs Kommune og Norddjurs Kommune, vælges for den kommunale valgperiode, medens bestyrelsesmedlemmerne udpeget af medarbejderne samt ældrerådene i Syddjurs Kommune og Norddjurs Kommune vælges for en to-årig periode, som løber fra 1. januar til 31. december, dog således, at bestyrelsen fungerer, indtil ny bestyrelse er valgt. Det af ældrerådene udpegede bestyrelsesmedlem vælges på skift af de to råd. til: Bestyrelsesmedlemmerne, der udpeges af Syddjurs Kommune og Norddjurs Kommune, vælges for den kommunale valgperiode, medens bestyrelsesmedlemmerne udpeget af medarbejderne samt ældrerådene i Syddjurs Kommune og Norddjurs Kommune vælges for en to-årig periode, som løber fra 1. januar til 31. december, dog således, at bestyrelsen fungerer, indtil ny bestyrelse er valgt. Den af ældrerådenes udpegede observatør vælges ligeledes for en to-årig periode. Ældrerådenes bestyrelsesmedlem og observatør vælges på skift af de to råd. Ældrerådet i den kommune, hvorfra bestyrelsesformanden kommer, udpeger observatøren i bestyrelsen, mens ældrerådet i den kommune, hvorfra næstformanden kommer, udpeger det bestyrelsesmedlem, der har stemmeret. 3
Forslaget om at ændre sammensætningen i bestyrelsen har været til behandling i de to ældreråd. Udtalelser fra de to ældreråd er sammen med den nuværende interessentskabskontrakt vedlagt som bilag. Økonomiske konsekvenser Punktet har ingen økonomiske konsekvenser. Indstilling Det indstilles, at bestyrelsen for Djurs Mad I/S tager stilling til om der skal fremsendes et forslag til byrådet i Syddjurs Kommune og til kommunalbestyrelsen i Norddjurs Kommune, hvor interessentskabskontraktens 5.2 og 5.3 ændres, så de to ældreråds ønske om yderligere repræsentation i bestyrelsen imødekommes. Bilag: 1 Åben Gældende interessentskabskontrakt (10 af 10) 42031/10 2 Åben Udtalelse fra ældrerådet vedr. sammensætning af bestyrelsen i Djurs 84333/15 Mad I/S 3 Åben Skrivelse fra ældrerådet i Syddjurs Kommune 84454/15 Beslutning i Djurs Mad I/S den 15-06-2015 Godkendt. 4
2. Henvendelse fra Syddjurs Kommune vedrørende likvide midler 86.01.00.G01 15/536 Åben sag Sagsgang: Djurs Mad I/S Sagsfremstilling I forbindelse med godkendelsen af Djurs Mads regnskab for 2014 godkendte byrådet i Syddjurs Kommune den 20. maj 2015, at tilbagebetale den oprindelige arbejdskapital på 3,0 mio. kr. til de to interessenter i selskabet. Derudover besluttede byrådet følgende: Økonomiudvalget ønsker bestyrelsens holdning og redegørelse om behovet for at have resten af den opsparede likviditet i selskabet, især med fokus på den likviditet, som er fremkommet fra afskrivninger. Da selskabet er gældfrit synes det overflødigt, at den samlede likviditet fra afskrivninger forbliver i selskabet. Økonomiske konsekvenser Djurs Mad I/S havde pr. 31. december 2014 en likvid beholdning på ca. 10,6 mio. kr. Når der korrigeres for kortfristede tilgodehavender på 2,7 mio. kr. og kortfristet gæld på 4,3 mio. kr. er der 9,0 mio. kr. som kan betragtes som selskabets likviditet ultimo 2014. Heraf stammer de 3,0 mio. kr. fra den arbejdskapital, som de to interessenter indskød ved selskabets dannelse. Med afsæt heri er der ved udgangen af 2014 ca. 6,0 mio. kr. som kan overdrages til de to interessenter. Det kan oplyses, at de to interessenter allerede har besluttet, at arbejdskapitalen på 3,0 mio. kr. skal tilbagebetales til de to interessenter. Selskabets revision BDO har udarbejdet et notat vedrørende fordele og ulemper ved at overdrage den resterende del af likviditeten på ca. 3,0 mio. kr. til de to kommuner. Notatet er vedlagt som bilag. Indstilling Det indstilles, at henvendelsen fra byrådet i Syddjurs Kommune drøftes. 5
Bilag: 1 Åben Notat fra BDO vedrørende henvendelse fra Syddjurs Kommune omkring likviditeten i Djurs Mad I/S 86746/15 Beslutning i Djurs Mad I/S den 15-06-2015 Det vurderes, at der minimum er behov for en arbejdskapital på 3,0 mio. kr. i selskabet. Dvs. at der med udgangspunkt i den likvide beholdning ultimo 2014 vil være mulighed for, at interessenterne kan trække yderligere 3,0 mio. kr. ud af selskabet. 6
3. Budget 2016 86.01.00.G01 15/536 Åben sag Sagsgang: Djurs Mad I/S Sagsfremstilling Lederen af Djurs Mad I/S har udarbejdet et forslag til budgettet for 2016 og et forslag til de to kommuners afregningspriser i 2016. Bestyrelsen vil på mødet få en gennemgang af budgetforslaget. Ved udarbejdelsen af budgetforslaget er der taget udgangspunkt i bestyrelsens beslutninger på mødet den 9. februar 2015, hvoraf det bl.a. fremgår, at der i 2016 skal opnås en driftsbesparelse, der gør det muligt at reducere selskabets afregningspriser så prisen for mad til hjemmeboende svarer til prisloftet for borgernes betaling. Desuden fremgår det, at ledelsen i tæt samarbejde med medarbejderne udarbejder en bølgeplan der sikre, at det er muligt at opnå ovenstående driftsbesparelse. Derudover er der i budgetforslaget taget højde for, at borgernes valgmuligheder består af 12 hovedretter og 14 biretter pr. dag og at der vil være en faldende produktionsvolumen i 2016 set i forhold til hvad der lå til grund for budget 2015. Det endelige budget i Djurs Mad I/S vil komme til at danne grundlaget for, at de to kommuner kan udmelde fritvalgspriserne for 2016. På indtægtssiden er der anvendt en beregningsmodel, der løbende kan reguleres i forhold til den konkrete udvikling i produktionsvolumen. Beregningsmodellen tager udgangspunkt i den produktionsvolumen, som Djurs Mad I/S har haft i driftsperioden 1. januar 2015 til 31. maj 2015 I budgetforslaget for 2016 er der en balance mellem de forventede driftsudgifter og indtægter. 7
OMKOSTNINGER Korr. Budget 2016 budget 2015* INDTÆGTER Indtægter i alt 20.860.116 19.192.061 Direkte omkostninger Lønninger mv. i alt 9.483.874 8.229.000 Uforudsete omkostninger 203.600 150.000 Forbrugsafgifter i alt 956.920 943.341 Vedligehold i alt 310.893 500.000 Personaleafhængige udgifter i alt 216.834 178.000 Direkte omkostninger i alt 11.172.121 10.000.341 Direkte produktionsafhængige 7.685.334 7.277.000 omkostninger i alt Administration i alt 319.907 254.000 Renteudgift i alt 0 0 Afskrivninger i alt 1.608.940 1.660.720 Omkostninger i alt 20.786.302 19.192.061 RESULTAT 73.813 0 * Af hensyn til sammenligheden er budget 2015 omregnet til 2016 p/l. En detaljeret oversigt over budgetforslaget for 2016 er vedlagt som bilag. Budgetforslaget for 2016 giver følgende afregningstakster: 8
Afregningstakster for 2016 Pris pr. enhed i 2015* Pris pr. enhed i 2016 Bulk inkl. udbringning Hovedret 42,38 40,80 Biret 14,13 13,60 Hovedret inkl. biret 56,51 54,40 Hovedret - diæt 70,63 68,00 Hovedret diæt inkl. biret 84,76 81,61 Hjemmeboende inkl. udbringning Hovedret 52,98 51,00 Biret 14,13 13,60 Hovedret inkl. biret 67,11 64,60 Hovedret - diæt 70,63 68,00 Hovedret diæt inkl. biret 84,76 81,61 * Afregningstakster i 2015 er omregnet til 2016 p/l. Indstilling Det indstilles, at bestyrelsen for Djurs Mad I/S fastlægger budgettet og afregningstaksterne for 2016. Bilag: 1 Åben Budgetforslag 2016 86785/15 Beslutning i Djurs Mad I/S den 15-06-2015 Det besluttes, at budgettet reduceres med 150.000 kr. Dette betyder, at prisen for en hovedret bliver reduceret fra 52,98 kr. til 50,60 kr. opgjort i 2016 p/l. 9
4. Administrationsaftale for 2016 86.01.00.G01 15/536 Åben sag Sagsgang: Djurs Mad I/S Sagsfremstilling Syddjurs Kommune og Norddjurs Kommune har udarbejdet et forslag til en ny administrationsaftale for 2016. Aftalen indeholder det honorar, som Djurs Mad I/S skal betale for at få følgende opgaver udført af Syddjurs Kommune og Norddjurs Kommune: Økonomiopgaver Lønopgaver Øvrige administrative opgaver IT-support. Administrationsaftalen er vedlagt som bilag. Økonomiske konsekvenser Administrationshonoraret for Norddjurs Kommunes og Syddjurs Kommunes betjening af Djurs Mad I/S er på 98.600 kr. i 2016. Indstilling Det indstilles, at administrationsaftalen for 2016 godkendes. Bilag: 1 Åben Forslag til administrationsaftale for 2016 86788/15 Beslutning i Djurs Mad I/S den 15-06-2015 Godkendt. 10
5. Salg af overproduktion 86.01.00.G01 15/536 Åben sag Sagsgang: Djurs Mad I/S Sagsfremstilling Djurs Mad I/S har modtaget en henvendelse fra en borger, der ønsker at købe den mad, der er produceret for meget eller hvor sidste anvendelsesdato blot er et par dage inden, at maden skal smides ud, til en reduceret pris. Lederen af Djurs Mad I/S vurderer, at der maksimalt er tale om 30-50 antal portioner pr. uge. Det skal bemærkes, at indførelsen af forskellige priser på overproduceret mad vil medføre en administrativ meropgave og at det ikke vil være muligt at bringe maden ud til kunderne. Hertil kommer, at lovgivningen på dette område er uklar. Det vil derfor være nødvendigt at rette henvendelse til Statsforvaltningen med henblik på at få en udtalelse om muligheden for at sælge mad til en reduceret pris. Økonomiske konsekvenser Der vil være en administrativ merudgift til administration af ordningen. Hvis overproduktionen sælges til en reduceret pris til eksisterende kunder, der på nuværende tidspunkt køber mad til fuld pris, vil ordningen medføre en samlet mindreindtægt for Djurs Mad I/S. Indstilling Det indstilles, at bestyrelsen drøfter, om der skal arbejdes videre med at etablere en ordning med salg af overproduktion til en reduceret pris. 11
Beslutning i Djurs Mad I/S den 15-06-2015 Det besluttes, at der ikke skal arbejdes videre med at etablere en ordning med salg af overproduktion til en reduceret pris. Samtidig besluttes det, at der skal arbejdes for at minimere madspild mest mulig. 12
6. Udvikling i produktionsvolumen 86.01.00.G01 15/536 Åben sag Sagsgang: Djurs Mad I/S Sagsfremstilling På bestyrelsesmødet den 6. oktober 2011 blev det besluttet, at der skal udarbejdes en løbende oversigt over udviklingen i produktionsvolumen. Oversigtstabeller, der viser udviklingen i produktionsvolumen i perioden juni 2014 til maj 2015 fordelt efter art, kommune og bopælsstatus er vedlagt som bilag. Økonomiske konsekvenser Punktet har ingen økonomiske konsekvenser. Indstilling Det indstilles, at udviklingen i produktionsvolumen tages til efterretning. Bilag: 1 Åben Produktionsvolumen, i alt antal solgte enheder, juni 2014-maj 2015 86735/15 2 Åben Produktionsvolumen, gns. pr. uge - Juni 2014 - Maj 2015 86721/15 3 Åben Produktionsvolumen, Norddjurs Kommune, Juni 2014 - Maj 2015. 86714/15 4 Åben Produktionsvolumen, Syddjurs Kommune, juni 2014-maj 2015 86710/15 Beslutning i Djurs Mad I/S den 15-06-2015 Tiltrådt. 13
7. Orientering fra ledelsen 86.01.00.G01 15/536 Åben sag Sagsgang: Djurs Mad I/S Sagsfremstilling På mødet vil leder af Djurs Mad I/S orientere om følgende punkter: Manglende budgetkontrol for maj 2015 Arbejdet med bølgeplanerne Tilpasningen af organisationen Ansættelse af stedfortræder. Økonomiske konsekvenser Punktet har ingen økonomiske konsekvenser. Indstilling Det indstilles, at orienteringen tages til efterretning. Beslutning i Djurs Mad I/S den 15-06-2015 Tiltrådt. Ansættelse af stedfortræder har ingen økonomisk konsekvens. 14
8. Eventuelt 86.01.00.G01 15/536 Åben sag Sagsgang: Djurs Mad I/S Sagsfremstilling Eventuelt. Beslutning i Djurs Mad I/S den 15-06-2015 Der var ingen emner under eventuelt. 15
9. Orientering om tilbagemelding fra Crecea 86.01.00.G01 15/536 Åben sag Sagsgang: Djurs Mad I/S Sagsfremstilling I forbindelse med det ekstraordinære bestyrelsesmødet den 9. februar 2015 modtog bestyrelsen en skrivelse af 6. februar 2015 fra medarbejderne i Djurs Mad I/S, hvoraf det fremgik, at der er en generel mistillid til lederen af Djurs Mad I/S. På baggrund heraf besluttede bestyrelsen, at en arbejdsmiljøkonsulent og evt. de faglige organisationer skulle inddrages i en proces, der kan medvirke til at sikre, at der genetableres et tæt og tillidsfuldt samarbejde mellem ledelse og medarbejderne. På bestyrelsesmødet den 23. marts 2015 blev det besluttet, at indgå en aftale med de autoriserede arbejdsmiljørådgivere Crecea A/S med henblik på at få løst opgaven. Crecea har i løbet af april måned 2015 gennemført en række interviews med alle ansatte i Djurs Mad I/S. På baggrund af interviewene har Crecea foretaget en analyse af arbejdsmiljøet i Djurs Mad I/S med henblik på at få udarbejdet anbefalinger, der kan bidrage til at fremme arbejdsmiljøet og samarbejdet i køkkenet. Hovedresultaterne i Creceas analyse er beskrevet på en række plancher, der er vedlagt som bilag. Resultatet af analysen vil blive forelagt for MED-udvalget den 16. juni 2016 og præsenteret for hele medarbejdergruppen på et fællesmøde den 17. juni 2015. På mødet vil leder af Djurs Mad I/S Heidi Schmølz give bestyrelsen en orientering om hovedresultaterne af Creceas analyse og fremlægge foreløbige overvejelser om fremtidige indsatser, der kan bidrage til at forbedre arbejdsmiljøet og samarbejdet. Indstilling Det indstilles, at bestyrelsen drøfter Creceas analyse af det psykiske arbejdsmiljø i Djurs Mad I/S og de udarbejdede forslag til forbedring af arbejdsmiljø og samarbejde. 16
Bilag: 1 Åben Kortlægning af det psykiske arbejdsmiljø i Djurs Mad I/S pr. juni 2015 90010/15 Beslutning i Djurs Mad I/S den 15-06-2015 Det undersøges, om Crecea kan bidrage med opstillingen af en række parametre, der kan gøre det muligt for bestyrelsen, at følge med i om der er progression i forhold til anbefalingerne fra Crecea. Desuden besluttes det, at lederen af Djurs Mad skal tilbydes et ledercoachingforløb. 17
Bilagsoversigt 1. Sammensætning af bestyrelsen 1. Gældende interessentskabskontrakt (10 af 10) (42031/10) 2. Udtalelse fra ældrerådet vedr. sammensætning af bestyrelsen i Djurs Mad I/S (84333/15) 3. Skrivelse fra ældrerådet i Syddjurs Kommune (84454/15) 2. Henvendelse fra Syddjurs Kommune vedrørende likvide midler 1. Notat fra BDO vedrørende henvendelse fra Syddjurs Kommune omkring likviditeten i Djurs Mad I/S (86746/15) 3. Budget 2016 1. Budgetforslag 2016 (86785/15) 4. Administrationsaftale for 2016 1. Forslag til administrationsaftale for 2016 (86788/15) 6. Udvikling i produktionsvolumen 1. Produktionsvolumen, i alt antal solgte enheder, juni 2014-maj 2015 (86735/15) 2. Produktionsvolumen, gns. pr. uge - Juni 2014 - Maj 2015 (86721/15) 3. Produktionsvolumen, Norddjurs Kommune, Juni 2014 - Maj 2015. (86714/15) 4. Produktionsvolumen, Syddjurs Kommune, juni 2014-maj 2015 (86710/15) 9. Orientering om tilbagemelding fra Crecea 1. Kortlægning af det psykiske arbejdsmiljø i Djurs Mad I/S pr. juni 2015 (90010/15) 18
Underskriftsside Gunnar Sørensen Jytte Andersen Anette Jensen Helle Røge Hans Christian Baltzer Harald Grønlund Lars Møller Inge Dorte Mandrup Anna-Grethe Johansson 19