Glostrup Kommune 2016 Ledelsesnotat Træning og Hjælpemidler PricewaterhouseCoopers Statsautoriseret Revisionspartnerselskab, CVR-nr. 33 77 12 31
INDHOLDSFORTEGNELSE 1. Revision af områder med refusion eller tilskud fra Staten... 3 2. Samlet konklusion på den udførte revision... 3 3. Revisionsbemærkninger... 3 4. Redegørelse for den udførte revision... 4 5. Opfølgning på afsluttende revisionsberetning for regnskabsåret 2015... 5 6. Fravalg af områder... 6 7. Afslutning... 7 8. Bilag 1... 8 2 af 8
1. Revision af områder med refusion eller tilskud fra Staten Vi har i 2016 gennemført revisionsbesøg i Træning og Hjælpemidler, hvorunder vi har foretaget gennemgang af de områder, der er omfattet af refusion og tilskud fra Staten. Revisionen er udført i overensstemmelse med god offentlig revisionsskik, internationale revisionsstandarder, kommunens revisionsregulativ samt Bekendtgørelse om statsrefusion og tilskud samt regnskabsaflæggelse og revision på visse områder inden for Social- og Indenrigsministeriets, Beskæftigelsesministeriets, Udlændinge-, Integrations- og Boligministeriets og Ministeriet for Børn, Undervisning og Ligestillings ressortområder Vi har i forbindelse med revisionen af de områder, der er omfattet af refusion og tilskud fra Staten, efterprøvet, om De eksisterende interne forretningsgange og instruktioner for (sags)administrationen er hensigtsmæssige og betryggende i kontrolmæssig henseende. Det interne ledelses- og kvalitetstilsyn er hensigtsmæssigt og betryggende i kontrolmæssig henseende. Anvendelsen af it-systemer er hensigtsmæssig og betryggende i kontrolmæssig henseende. Vi har tilrettelagt revisionen af bevillingssager efter bestemmelserne i ressortministeriernes revisionsbekendtgørelser. 2. Samlet konklusion på den udførte revision På baggrund af de samlede resultater af vores revision af de gennemgåede områder i Træning og Hjælpemidler, er det vores vurdering, at sagsbehandlingen og den daglige administration området vedr. Servicelovens 100 som helhed administreres på en hensigtsmæssig og betryggende måde, ligesom det er vores vurdering, at man som helhed lever op til lovgivningens og ministeriernes bestemmelser og vejledninger for dette område. 3. Revisionsbemærkninger Vores gennemgang har ikke givet anledning til revisionsbemærkninger. 3 af 8
4. Redegørelse for den udførte revision 4.1. Formål Formålet med revisionsbesøget har været at vurdere, hvorvidt der i Kommunen er taget skyldige økonomiske hensyn ved forvaltningen af de midler, der er omfattet af regnskabet for 2016. Vi har ved besøget stikprøvevis efterprøvet, om forretningsgange, interne kontrolprocedurer samt procedurer for sagsbehandling er hensigtsmæssige og fungerer på betryggende vis. I tilknytning hertil har vi vurderet, om der ved sagsbehandlingen er taget hensyn til principielle afgørelser, der er truffet af decisionsmyndigheder og ankeinstanser. Der er således tale om en såvel juridisk kritisk som en økonomisk kritisk gennemgang af områderne (forvaltningsrevision). 4.2. Revisionen Revisionen af bevillingssager er foretaget stikprøvevis med udgangspunkt i, at der skal sikres en relevant repræsentativitet. Stikprøverne er udvalgt ud fra en kombination baseret på konkrete og generelle erfaringer med fejlrisiko inden for de enkelte hovedområder samt ud fra et væsentlighedskriterium, hvor der indgår forhold af økonomisk, sagsbehandlingsmæssig, principiel og lokal karakter. Der er ligeledes taget højde for pligten til personsagsrevision på særligt udvalgte områder. Endelig har vi stikprøvevis ved behov udnyttet de tilgængelige muligheder for at foretage elektronisk kontrol af oplysninger om økonomiske forhold, herunder om der i fornødent omfang sker sammenholdelse af oplysningerne fra forskellige registre for at sikre, at der ikke udbetales uforenelige eller uberettigede ydelser. Serviceloven 100 Antal sager 5 Antal fejl 1 4.3. Administrationsgrundlag samt kvalitets- og ledelsestilsyn for området vedr. merudgifter til voksne Sagsbehandlingen af området vedr. Servicelovens 100 er flyttet fra Center for Social Service til afdelingen for Træning og Hjælpemidler primo 2016. Området har undergået en genopretning med hjælp fra eksterne konsulenter, og samtlige sager er blevet gennemgået i forbindelse med genopretningen. 4 af 8
Der er ikke foretaget ledelsestilsyn på området mens genopretningen er pågået, hvorfor det ikke har været muligt at tilse dette under revisionen. Det anbefales, at der iværksættes et systematisk ledelsestilsyn på området, hvor ledelsen eksempelvis ved hjælp af stikprøver, gennemgår 10-20 % af afdelingens sager på området efter et fastlagt tilsynskoncept, som rummer kontrol af både den faglige sagsbehandling og de økonomiske forvaltninger i sagerne. Et fastlagt systematisk tilsyn skal sikre, at ledelsen også får et overblik over lovmedholdeligheden i sagerne, og sikrer at refusionen tages hjem på et korrekt grundlag. Herudover vil ledelsen ved hjælp af tilsynet, få mulighed for at dokumentere mangler, og at sætte ind tidligt med støtte, oplæring, uddannelse o. lign., hvis der opleves mangler hos de enkelte rådgivere på området. 4.4. Merudgifter til voksne jf. Servicelovens 100 Vi har gennemgået 5 bevillingssager, hvori der er bevilget ydelser efter Servicelovens 100 til dækning af merudgifter for voksne. Udvælgelsen er foretaget tilfældigt, på grundlag af aktuel bevillingsoversigt udleveret af kommunen. Vi har konstateret fejl i 1 af de gennemgåede bevillingssager, som kan henføres til, at sagen er beskrevet at være revurderet i 2015, men beregning og bevillingsskrivelse er fra 2013, hvorfor det ikke kan godtgøres hvorledes udfaldet af revurderingen har været. På baggrund af de samlede resultater af gennemgangen er det vores vurdering, at området som helhed er varetaget hensigtsmæssigt og efter gældende regelsæt. Umiddelbart vurderes det, at de fundne fejl ikke er af refusionsmæssig betydning. Sagen vedr. den manglende dokumentation skal følges op. 5. Opfølgning på afsluttende revisionsberetning for regnskabsåret 2015 5.1. Opfølgning på resultaterne fra 2015 I forbindelse med vores revision i 2015 konstaterede vi, at opfølgningerne ikke fulgte Glostrup Kommunes politik vedr. årlige opfølgninger på området. Konstateringen gav ikke anledning til bemærkninger. Servicelovens regulativer indeholder ingen krav om årlig opfølgning. Med kommunens tiltag på området vurderes det, at kommunens cirkulære på området vil kunne overholdes fremadrettet. 5.2. Ankestyrelsens decisionsskrivelse I det vi ikke modtaget Ankestyrelsens decisionsskrivelse vedr. regnskabsåret 2015, har det ikke muligt at redegøre for forhold, som måtte forekomme heri. 5 af 8
6. Fravalg af områder I henhold til Regnskabsbekendtgørelsens 76, stk. 6, jf. 72, stk. 3 skal revisionen redegøre for og begrunde fravalg af gennemgang af personsager på områder eller konti, hvor revisor på anden måde har tilvejebragt en begrundet overbevisning om, at sagsbehandlingen er betryggende. Endvidere skal revisor udarbejde en turnusrevisionsplan for de konti, der ikke bliver revideret hvert år. Oversigt over fravalg Område LSS 2015 2016 Merudgifter 41 + 100 Tabt arbejdsfortjeneste 42 Underretninger + 11 Kapitel 11 + 84 PP-hjælp 83-94 SP støtte 85 BPA 95 + 96 Ledsagelse 45 + 97 Kontaktpersoner 98 + 99 Behandling 101 + 102 Beskyt. Besk. 103-106 Botilbud 107 + 108 Botilbud 109 + 110 Hjælpemidler, Biler Boligindr. 112-116 Pasning 117-122 SDE-fagligt alene 6 af 8
7. Afslutning Notatet er afhandlet med hjælp fra Annemarie Andersen, mellem leder Winnie Bergstrøm, Glostrup Kommune og Senior Associate, Jane Olesen, PwC (jxo@pwc.dk) Ledelsesnotatet vil delvist indgå i bilag 2 3 i den endelige beretning. København, den 12. januar 2017 PricewaterhouseCoopers Statsautoriseret revisionspartnerselskab Jesper Møller Langvad statsautoriseret revisor Jesper Randall Petersen statsautoriseret revisor 7 af 8
Bilag 1 - Observationer og anbefalinger: Nr. Observation Risiko Anbefaling Ledelsens kommentarer 1 Det er observeret, at der ikke foretages ledelsestilsyn på området. Der er risiko for, at ledelsens ikke er orienteret om lovmedholdelighed og om refusionen tages hjem på et korrekt grundlag. Ledelsen kan ved hjælp af tilsynet, få mulighed for at dokumentere mangler, og at sætte ind tidligt med støtte til medarbejderne, hvis der opleves sagsbehandlingsbrist på de enkelte sagsstammer. Der bør iværksættes et systematisk ledelsestilsyn med gennemgang af 10-20 % af afdelingens sager på området efter et fastlagt tilsynskoncept, som rummer kontrol af både den faglige sagsbehandling og de økonomiske forvaltninger i sagerne Området er netop overført til ny afdeling, og der skal arbejdes på et ledelsestilsyn i løbet af det kommende år. PricewaterhouseCoopers Statsautoriseret Revisionspartnerselskab, CVR-nr. 33 77 12 31