Introduktion til Alia Hej - og velkommen som bruger af Alia. Denne hjælpeguide skal ikke læses fra ende til anden bare rolig. Guiden er derimod et opslagsværk, der kan bruges, hvis du har glemt, eller er i tvivl om en funktion, - eller trænger til et godt råd. Guiden gennemgår skridt for skridt funktioner og muligheder i Alia og viser, hvordan du let og hurtigt kan opdatere hjemmesiden. Udgangspunktet for Alia er, at der ikke kræves specielle tekniske forudsætninger for at arbejde med hjemmesiden kun en kort introduktion og så denne hjælpeguide. Inden du starter... For at kunne opdatere hjemmesiden skal du have adgang til internettet, og du skal have dit brugernavn og adgangskode klar. Lige lidt om Alia Alia er et såkaldt Content Management System (CMS) og består af to dele: Din nye hjemmeside (til de besøgende) Hjemmesidens opdatering (til dig som administrerer indholdet) Din nye hjemmeside fungerer ganske som andre hjemmesider du kender, hvorimod selve opdateringen giver nogle muligheder, du sikkert ikke har prøvet før. Hjælpeguiden er derfor bygget op omkring tre hovedområder: Opbygning af hjemmesidens menustruktur Oplægning af indhold (tekst, billeder, nyheder, arrangementer mv.) Gode råd, Tips & Tricks samt anbefalinger fra Bedst på Nettet Alia hjælpeguide - side 1
Indholdsfortegnelse 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 Introduktion til Alia Indholdsfortegnelse Opdateringen - Sådan kommer du ind i opdateringen - Logikken i opdateringen - Vigtige ikoner Beskrivelse af sideskabelonerne Menustruktur - Opret et nyt menupunkt - Opret en underside til et menupunkt - Gode råd Forslag til menustruktur Redigering af Indhold (tekst + billeder) Tekstredigering Brug af Fed & Kursiv i tekst Brug af Fortryd Venstre- og Højrejustering Punktopstilling Indsæt en tabel Indsæt link (www, internt og @ E-mail) Interne links E-mail link Indsæt et billede Indsæt Word, Pdf, Excel, lyd, video Rediger HTML Nyheder og nyhedssider Opret en nyhedsside og tilføj en nyhed Rediger en nyhed Personalesiden Fotoalbum del 1 Organiser dine billeder Sådan tilføjer du ét billede Fotoalbum del 2 - lidt avanceret Tilføj mange billeder på én gang! Mindre billeder Læg en Zip-fil med mange billeder op Lav flere billeder om til en zip-fil Kalender Opret en ny Kalender Tilføj et nyt arrangement Rediger indholdet af et arrangement Nyheder via E-mail og sms Sådan sender du en e-mail fra hjemmesiden Menupunkternes rækkefølge Fif og trick til side-skabeloner Lav struktur i dine fotoalbums Lav et Annoncemarked Typiske spørgsmål Alia hjælpeguide - side 2
Opdateringen Sådan kommer du ind i opdateringen 1. Indtast hjemmesidens adresse med et /admin bagefter (husk skråstregen), fx: www.dinadresse.dk/admin, tryk enter/retur, og indtast brugernavn og kodeord. 2. Tryk herefter på Log Ind knappen. Du er nu inde i opdateringssystemet! Opdateringssystemet ligner din almindelige hjemmeside, men har hvide kasser placeret forskellige steder på siden. Disse kasser er dine redigerings-ikoner og udgør kernen i opdateringssystemet. Ikonerne passer til det område, de er placeret ved. Du kan skifte mellem opdatering og den rigtige side med F8-tasten. Logikken i opdateringen Hvis du skal tilføje et nyt punkt til menuen eller hjemmesiden, skal du bruge Tilføj-ikonerne til venstre mens du skal bruge Rediger-ikonerne i midten, hvis du vil ændre i noget af det eksisterende indhold. Det er lidt lige som i Word, dvs. hvis du fx vil ændre i et eksisterende dokument, så finder og åbner du dokumentet, foretager din ændring og gemmer dokumentet igen det er det samme i Alia. Find den side du ønsker at ændre, tryk på ikonet i midten, foretag dine ændringer og tryk på gem. Vigtige ikoner Tilføj Tilføj-ikoner findes i menuen til venstre og bruges til at tilføje nye menupunkter, nye undersider, billeder til billed-arkivet, nyheder til nyhedssiden, arrangementer til kalenderen mv. Rediger Rediger-ikoner anvendes til at opdatere indholdet af det område kassen hæver sig over. På forsiden kan du se to Rediger-ikoner, henholdsvis over indholdsområdet (midt/venstre) og over dine stamdata (ofte nederst). Indholdet i det enkelte område kan ændres ved at klikke på ikonet. Annuller Annuller-ikonet bruges kun inde i selve indholds-redigeringen og ligger oppe i højre hjørne. Ved at klikke på annuller - ikonet annullerer du dine ændringer og vender tilbage til den oprindelige side. Alia hjælpeguide - side 3
Beskrivelse af sideskabelonerne Tekst + billeder (indholdsside) Er den mest anvendte sideskabelon og kan bruges til næsten alt. Det er også den eneste sidetype, du kan lave undersider til (en slags indeksside) Kalender En skabelon der lister fremtidigt indhold i datorækkefølge 4 mdr. frem. Viser endvidere en klik-bar kalender for den pågældende måneds arrangementer Der kan bladres frem i månederne. Nyheder En skabelon der lister indhold i datorækkefølge kan vises på forsiden. Typisk brug: Nyheder Alternativt: Referater, oversigt over nyhedsbreve. E-mail, sms og tilmelding Skabelon til udsendelse af nyheder via e-mail eller sms. Kan også bruges til tilmelding til arrangementer og feriemelding. Alternativt: Bestilling, spørgeskema. Skabelonen laver en boks som brugere kan indtaste informationer i. Informationerne gemmes i en sorterbar liste og kan ved et enkelt klik overføres til et Excel-ark. Kan vises på forsiden. Personale En skabelon der opdeler siden i små sider, hver med en tekst til venstre og et billede til højre. Typisk brug: Visning af personale, bestyrelse, råd mv. Alternativt: Produktvisning, Salg & Byttemarked, Auktion mv. Import En skabelon der henter indhold fra andre hjemmesider. Indholdet der hentes, vises i indholdsfeltet og vil fremtræde som en del af hjemmesiden. Er f.eks. nyttig hvis en kommune opdaterer indhold ét sted, hvorefter alle institutioner automatisk viser det opdaterede indhold. Kan også bruges til visning af klasse-skemaer fra SkoleIntra. Fotoalbum En skabelon til visning af mange billeder med tilhørende kort tekst. Typisk brug: Fotos fra arrangementer og ture. NB! Opret først en Tekst + billedside, og opret herefter de enkelte albums som undersider, så hvert arrangement har sit eget album - det giver bedre overblik. Alia hjælpeguide - side 4
Menustruktur Opret et nyt menupunkt Opbygning af hjemmesidens menustruktur Til at starte med er din hjemmeside næsten tom dvs. uden indhold. Det første du derfor skal gøre, er at lave en menustruktur. Menustrukturen fungerer lige som en indholdsfortegnelse i en bog. Menustrukturen hjælper dig til at danne et overblik over indholdet på siden. Prøv at se siden med dine brugeres øjne. Hvad er vigtigst? Hvad søger de efter? Tænk over, hvordan du lettest guider brugerne med sigende menupunkter. Saml informationer der relaterer til hinanden under det samme menupunkt. Undgå at bruge indforståede betegnelser. Opret et nyt menupunkt 1. Klik på Tilføj menupunkt i venstremenuen og se nedenstående skærmbillede. På denne side vælger du, hvilken sideskabelon du har brug for altså sidens funktion. 2. Giv siden en overskrift - Klik i feltet Overskrift og skriv menupunktets ønskede titel fx Generel Information 3. Vælg en side-skabelon - Se en beskrivelse af side-skabeloner i forrige afsnit. 4. Klik på knappen Opret ny side nederst til højre. Du kommer nu tilbage og kan se det nyoprettede menupunkt i menuen til venstre og en standardtekst i sidens indholdsfelt til højre. Indholdsredigering behandles i de kommende afsnit. Klik på Tilføj menupunkt nederst til venstre igen og gentag proceduren indtil du er tilfreds med din grundlæggende menustruktur. Overskrift Skriv sidens titel. F.eks. information. Overskriften er samtidig menupunktets navn. Skabeloner Vælg den sidetype du ønsker at oprette. Opret ny side Opretter siden udfra den valgte skabelon og tilføjer automatisk sidens titel/overskrift til menuen Annuller Afbryder din oprettelse af et nyt menupunkt. Alia hjælpeguide - side 5
Menustruktur Opret en underside til et menupunkt Opret en underside til et menupunkt En menu består af niveauer. Betegnelsen Niveau 1 er de menupunkter, du altid kan se i venstremenuen, mens Niveau 2 er undersider til disse menupunkter. Din menu før og efter oprettelse af underpunkter: NB! Det er kun sideskabelonen Tekst + Billeder du kan oprette undersider til. Brug derfor sideskabelonen Tekst + billeder som Niveau 1 side, hvis du vil lave undersider (niveau 2) til et menupunkt. Det er en god ide til fx fotoalbums, da du så kan oprette et album til hvert enkelt arrangement. Se hvordan herunder: 1. Klik på menupunktet Billeder i menuen til venstre. Nb. Opret menupunktet hvis det ikke allerede eksisterer. Husk at menupunktet skal være baseret på sideskabelonen Tekst +billeder. 2. Klik på ikonet Tilføj underside. 3. Skriv feks. Fastelavn i overskriftsfeltet. 4. Vælg sideskabelonen Fotoalbum 5. Klik på Opret ny side nederst til højre. Du har nu oprettet en underside til menupunktet Billeder. Gentag forløbet for at tilføje flere undersider til et menupunkt Alia hjælpeguide - side 6
Menustruktur Gode råd Sørg for at informationen er overskuelig Skitser menustrukturen på papir og hold antallet af menupunkter på omkring 7 (maks. 9). Gruppér punkter og underpunkter efter sammenhæng og relevans. Gør informationen enkel og vedkommende Spørg dig selv, hvad dine besøgende leder efter, og hvilken information de har brug for. Gør det let for dig selv Start med kun at lægge det materiale op som institutionen har på sin PC, som årsplan, åbningstider, historie mv. Du kan altid føje til senere. Skriv i et læsevenligt, kort, klart og præcist sprog Lange tekster på skærmen er trættende for øjnene, og gør ofte siden uoverskuelig og kedelig. Korte afsnit Fordel en lang tekst på flere sider og opdel teksterne i korte afsnit med overskrifter med kun et emne pr. afsnit. Det kan også være en god idé at benytte punktopstilling. Sigende overskrifter Overskrifter skal fange folks opmærksomhed. Overskrifter og mellemrubrikker (afsnits-overskrifter) skal lynhurtigt give læseren mulighed for at finde, hvad de søger. Brug meningsfulde overskrifter frem for sjove og underfundige overskrifter. Billeder skaber liv og er gode til at bryde tekst ned Husk at få forældrenes underskrift på en samtykkeerklæring, inden du lægger billeder op af børnene. Nye forældre ønsker at se foto af faciliteterne/arrangementer, mens nuværende forældre ønsker billeder fra dagligdagen. Nyheder er gode hvis det er nyheder! Nyheder er oftest det, som de fleste besøgende klikker på først. Hvis du ikke har nogen nyheder, så fjern nyhedsboksen fra forsiden. Vær varsom med animationer Blinkende logoer mv. virker forstyrrende for læseren og fjerner opmærksomheden fra det væsentlige - indholdet. Tekstjustering m.m. Stort set al tekst bør være venstrejusteret. Det giver læseren et overblik langt hurtigere end ved centreret eller højrejusteret tekst. Undgå at bruge versalskrift (store bogstaver), det er vanskeligere at læse. Undgå forkortelser. Søgemaskiner Optimer din hjemmeside til fx Google ved at gøre dine sideoverskrifter sigende. Tænk på, hvilke ord du selv ville søge efter på Google det primære fokus er dog altid overblik for de besøgende. Brug de vigtige ord flere gange på den enkelte side. Prøv eksempelvis at søge på Ledige stillinger i Google, vælg det øverste resultat for at se, hvordan det kan gøres. Det vigtigste først Pointen skal serveres i starten. Mange læser kun de første sætninger i teksten. Alia hjælpeguide - side 7
Forslag til menustruktur For institutioner NB! Hvor intet er angivet anvend Tekst+billeder-skabelonen Om institutionen (Tekst+billeder-skabelon) - Virksomhedsplan (Tekst+billeder-skabelon) - Principper & Værdier - Hverdag & pædagogik - Madpolitik - Sorgpolitik - Mobbepolitik - Husets telefonliste - Find institutionen Her bor vi - Personale (Tekst+billeder med bl.a. Personalepolitik) - Ledelsen (Personale-skabelon) - Personale stue 1 (Personale-skabelon) - Personale stue 2 etc. (Personale-skabelon) - Studerende og Praktikanter (Personale-skabelon) - Institutionens lovgrundlag - IT & Privatlivspolitik (Tekst+billeder-skabelon) - IT-strategi & målsætninger - Oplæsning af hjemmesiden - Historie - Intern (Intranet) (Tekst+billeder-skabelon, med kode!) - Telefonlister, vikarlister - Mødeplaner, ferieplaner Nyheder og kalender (Tekst+billeder-skabelon) - Nyheder (Nyheds-skabelon) - Tilmelding beskedservice (Kommunikations-skabelon) - Arkiv med nyhedsbreve (Nyheder-skabelon) - Arrangementer (Kalender-skabelon) Billeder (Tekst+billeder-skabelon) - Faciliteter (Tekst+billeder-skabelon) - Udendørs (Fotoalbum-skabelon) - Stue 1 (Fotoalbum-skabelon) - Stue 2 (Fotoalbum-skabelon) - Forår (Tekst + billeder-skabelon) - Fastelavn (Fotoalbum-skabelon) - Påske (Fotoalbum-skabelon) Forældrenes område (Tekst+billeder-skabelon) - Til nye forældre - Rettigheder og pligter - Stamkort og indmeldelse - Velkomstpjece - Tilmelding til forældremøde - Feriemelding - Praktiske links - Stuereferater (Nyheds-skabelon) Forældrebestyrelsen (Tekst+billeder-skabelon) - Referater (Nyheds-skabelon) - Mål & kompetencer - Lovgrundlag - Medlemmer (Personale-skabelon) Alia hjælpeguide - side 8
Redigering af indhold Tekst & billede For at redigere i dine menupunkter skal du ind i redigeringsdelen til det enkelte punkt. Det gøres således: 1. Klik på det menupunkt i venstremenuen, som du vil ændre 2. Klik på rediger-ikonet NB! Før du går i gang med indholdet kan det være en god ide at lave en mappe på din PC, der indeholder alle de dokumenter, filer, billeder mv. som du mener helt eller delvist skal op på din hjemmeside. Det skaber overblik og gør det nemmere at finde filerne. Du er nu inde i dette menupunkts opdatering. Nedenstående vises skabelonen Tekst+Billeder, der har de fleste redigerings-muligheder, så den gennemgår vi først. Stivisning Øverst på siden kan du se, hvor i opdateringen du er. Overskrift Her kan rettes i menupunktets overskrift. Password Ønsker du at passwordbeskytte indholdet af en side, klikkes dette felt af. Annuler Ønsker du ikke at gemme eller ændre, trykker du annuller for at komme tilbage til menuen. Tekst-redigerings-ikoner Under overskriften ses en række ikoner, disse bruges når du sætter dit indhold op, og behandles i næste afsnit. Indholdsboks Under ikonerne findes den indholdsboks du laver dine ændringer i ligesom i Word. I boksen findes det eksisterende indhold. I Alia starter alle sider med den viste standardtekst. Gem/Slet Knapperne anvendes til henholdsvis at gemme indholdet på - eller slette - hele siden. NB! Tryk aldrig på Slet-knappen med mindre du ønsker at slette HELE siden. Hvis du har lavet en fejl du ikke kan rette, så brug annuller-knappen øverst til højre Ikke Slet-knappen. Alia hjælpeguide - side 9
Tekstredigering - en gennemgang af ikoner og funktioner Vi skal nu gennemgå de forskellige ikoner til redigering af indholdet. Ikonerne ser således ud: NB! Gem ca. hvert 10. minut hvis du har meget at redigere. Det er en god idé at have teksten i et separat dokument, i fx Word, så kan det hurtigt lægges ind igen, hvis noget skulle gå galt. Du kan ikke komme til at slette en side du spørges altid en ekstra gang. En hovedside med undersider kan ikke slettes, før undersiderne er slettet så bare rolig. Brug af Fed og Kursiv Disse funktioner kendes fra fx Word. 1. Marker ét eller flere ord i tekstboksen 2. Klik på ikonet for at opnå eller fjerne effekten. 3. Klik på Gem - og se resultatet. NB! Understreg er ikke mulig, da det forveksles med et link. Brug af Fortryd Knappen bruges til at fortryde de sidste ændringer, indtastninger mv. Venstre- og Højrejustering Disse funktioner kendes fra fx Word. Marker en sætning eller et billede, og tryk på ikonet. Punktopstilling Denne funktion kendes også fra fx Word. Klik i slutningen af linien, over den linie der skal Punktopstilles og tryk på Enter-knappen for at lave et linieskift. Klik herefter i starten af linien og tryk på ikonet med den ønskede effekt. NB! Lige som i Word kan det kræve lidt nørklen at få det til at se pænt ud brug derfor fortryd-knappen hvis noget går galt. Klik på Gem - og se resultatet. Indsæt en tabel Tabeller bruges til at lave lige opstillinger under hinanden, fx telefonlister. De kan gøre opsætningen pæn, men kan være lidt svære at arbejde med. Start med at tegne en skitse af tabellen på papir. Vær opmærksom på at sidens bredde begrænser antallet af lodrette kolonner og vandrette tegn. Klik på den linie i indholdsfeltet, hvor tabellen ønskes indsat og klik på ikonet indsæt tabel. Du kan nu vælge, hvor mange rækker & kolonner din tabel skal have (se på dit papir), indtast de ønskede tal og klik indsæt tabel. Du kan efterfølgende højreklikke på tabellen og tilføje, eller slette, ekstra rækker og kolonner. NB! Rammen om tabellen er usynlig ude på selve hjemmesiden. Indsæt et link (www, internt og @ E-mail) Du kan vælge mellem et link til en anden hjemmeside (www), til en side på jeres egen hjemmeside (internt) eller om det skal være en aktiv e- mailadresse der kan klikkes på. Teksten til et link kan enten være linkets navn, fx www.bupl.dk eller det kan være en tekst, du selv skriver - som fx BUPL s hjemmeside. Sidstnævnte anbefales og bør altid bruges, da det er mere sigende. Du kan lave www- og e-mail-links på to måder: Lav link til Zoologisk Have 1. Klik i indholdsboksen hvor du ønsker at indsætte linket 2. Skriv det navn du ønsker linket skal have - Zoologisk Have 3. Markér teksten 4. Klik på ikonet Indsæt link eller e-mail. 5. Indtast - eller indsæt - linkets rigtige www-adresse, fx www.zoo.dk 6. Klik på ok - linket er nu aktivt og understreget 7. klik på Gem og se resultatet 8. Klik på linket og se effekten Lav link til fx www.zoo.dk - uden brug af ikonet 1. Klik i indholdsboksen, hvor du ønsker et at indsætte et linket 2. Skriv det navn linket har www.zoo.dk 3. Tryk på mellemrumstasten linket er nu aktivt og understreget 4. Klik på Gem og se resultatet 5. Klik på linket og se effekten Du kan slette linket igen ved at slette den understregede tekst. Hvis der står http før linket kan dette også slettes linket vil stadig virke NB! Husk at slette indefra og ud dvs. klik inde i linket og slet med backspace eller delete-tasten. Hvis understregningen forsvinder så tryk på fortrydknappen. Alia hjælpeguide - side 10
Tekstredigering/ Indsæt et link fortsat... Interne links Et internt link bruges til at gøre det lettere for de besøgende at finde informationer, der hører sammen. Fx et link fra en nyhed (om at der er kommet nye billeder) til selve billedarkivet. Brug af interne link er meget lig indsættelse af eksterne link. Hvis du fx ønsker at linke til menupunktet Information på din hjemmeside skal du gøre følgende. 1. Klik inde i indholdsboksen, hvor du ønsker linket indsat 2. Klik på ikonet indsæt internt link 3. Du får nu et såkaldt sitemap over din hjemmeside frem på skærmen. Et sitemap er en oversigt i listeform over dine menupunkter, og viser alle de sider, som din hjemmeside består af på nuværende tidspunkt. 4. Klik på en overskrift i boksen fx Information 5. Klik på Gem og se resultatet. TIP! Du kan godt ændre ordet information i linket. Klik inde i linket og skriv det det ønskede. Slet herefter de resterende bogstaver i ordet men slet dem indefra og ud. E-mail link Fungerer på samme måde, nu bare med lars@alia.dk eller Skriv til Lars. 1. Skriv og markér fx Skriv til Lars og klik på ikonet Indsæt link eller e-mail 2. Vælg E-mail 3. Indtast den rigtige e-mailadresse i feltet til højre, fx lars@alia.dk 4. Klik på Gem og se resultatet 5. Klik på linket og se effekten Indsæt et billede i selve teksten NB - VIGTIGT! En institution skal have forældrenes samtykke for at afbillede børn på nettet. Endvidere anbefaler Alia alle institutioner at udarbejde et sæt etiske retningslinier for, hvilke typer billeder der lægges op. Alia har udarbejdet et sæt etiske regler, som I er velkomne til at tage udgangspunkt i. 1. Klik i starten af den linie i indholdsboksen hvor du vil indsætte billedet 2. Klik på ikonet Indsæt/rediger billede 3. Skriv først en beskrivende tekst. 4. Klik på Gennemse-knappen og find dit billede 5. Du ser nu en boks, hvor du kan browse/lede efter dit billede, fx på din harddisk, en Cd-rom, i kameraet mv. 6. Billeder kan enten højrestilles (anvendes typisk) eller fylde hele bredden af indholdsboksen, vælg selv 7. Klik på det ikon der angiver den ønskede placering 8. Klik på Gem for at se resultatet Flyt rundt med et indsat billede Når billedet ikke flugter med teksten kan du gøre følgende 1. Klik på rediger-ikonet over overskriften på den side hvor billedet sidder forkert. 2. Klik på billedet, så der fremkommer en ramme. Pas på ikke at klikke på rammens prikker (og dermed ændre størrelsen af billedet). 3. Hold venstre museknap nede og træk billedet til starten af den ønskede linie. 4. Klik gem for at se resultatet. Du kan slette billedet ved at klikke på det, så det markeres, og derefter trykke på slet tasten. Indsæt Word, Pdf, Excel, lyd, video m.fl. Store mængder tekst egner sig ikke til at blive læst på en skærm, og Alia anbefaler derfor, at du altid lægger tekster der fylder mange A4- sider op på hjemmesiden i en fil. Derved kan de besøgende selv kan hente og printe den (f.eks. årsplan, økonomisk oversigt, velkomstpjece mv.). Med Alia kan du lægge næsten alle typer filer op på hjemmesiden, f.eks. filer fra Word, Excel, Pdf, MP3 (musik), MPG, (video) m.fl. Du skal dog huske på, at mange af de besøgende stadig har relativt langsomme forbindelser og derfor kun langsomt kan hente meget store filer (vi anbefaler maks 5 Mb). For at lægge en fil op skal du gøre følgende: 1. Vælg det relevante menupunkt og klik på rediger-ikonet 2. Klik i starten af den linie i indholdsboksen, hvor du vil indsætte filen og klik på ikonet Indsæt Word, Pdf.. 4. I feltet Overskrift skriver du den tekst, der skal stå på siden, f.eks. Årsplan. 4. Klik derefter på Gennemse og find filens placering på din computer (der åbnes et nyt vindue med en oversigt over filerne på din computers) 5. Dobbeltklik på filens navn eller klik åben filens navn står nu i feltet. 6. Klik på Indsæt. Alia finder og indsætter automatisk både selve filen, men også filens størrelse, fx Årsplan (83 Kb), hvorved brugerne kan se filens størrelse - inden de henter den. 7. I indholdsfeltet kan du nu f.eks. se teksten: Download: Årsplan (83 kb) 8. Hvis du vil, kan du som med alle andre links, ændre teksten efterfølgende ude i indholdsboksen. Se hvordan under punktet: Indsæt internt link under Tip. Det er ofte også en god ide at skrive, hvilket format filen er i fx således: Download: Årsplan (83 kb - Word) 9. Tryk på Gem og se resultatet ude på siden. Alia skalerer og komprimerer automatisk billedet i både kilobyte og centimeter så det passer til hjemmesidens format. Avanceret: Du kan skrive en helt præcis størrelse (i pixels) ved at klikke på det diskrete link Avanceret øverst til højre i boksen for Indsæt billede. Rediger HTML HTML-koden er den kode, der der beskriver hvordan tekster, overskrifter, links og billeder skal vises på hjemmesiden. Bemærk at HTML er for eksperter, og hjælp til HTML er ikke dækket af den ubegrænsede support. Alia hjælpeguide - side 11
Nyheder og nyhedssider En nyhedsside anvendes til at oprette nyheder listet efter dato. Skabelonen kan dog også bruges til andet end nyheder, idet en Nyhedsside også fungerer fint som oversigtsside over f.eks. personalemøder, bestyrelses-referater, linkoversigter etc. Kort sagt, til alle informationer der har brug for at liste punkterne/indholdet efter dato nyheder er dog det primære. Du kan vælge om du vil have nyhedskassen vist på forsiden. Opret en nyhedsside og tilføj en nyhed 1. Klik på tilføj menupunkt eller tilføj underside i menuen. 2. Skriv sidens titel i overskriftsfeltet. 3. Vælg side-skabelonen Nyheder og klik Opret ny side. 4. Din nye side står nu nederst ude i menuen, som herunder: 5. Rediger-ikonet bruges kun til at ændre overskriften eller til at slette selve nyhedssiden. 6. Klik på Tilføj nyhed i menuen for at lægge en nyhed op Ud over de nye felter Teaser, Publicering og Afpublicering, ligner redigeringen næsten den almindelige redigeringsflade fra Tekst+Billeder skabelonen. Publicering og Afpublicering er datofelter, der bruges til at bestemme hvornår nyheden skal vises (offentliggøres) på hjemmesiden og hvornår nyheden skal fjernes fra hjemmesiden. Nyheden vises eller slettes herefter automatisk på den angivne dato. På denne måde kan du derved oprette/slette en nyhed på forhånd Alia sørger automatisk for resten. Kort beskrivelse skal skabe interesse for nyheden og står under nyhedens overskrift i nyhedslisten. Som du kan se, lister en Nyhedsside punkterne i datorækkefølge (nyeste øverst). Sådan får du vist nyhedsboksen på forsiden! Nyheder bør kun vises på forsiden hvis det er nyheder. Du kan meget enkelt bestemme om nyhedsboksen skal vises på forsiden eller kun på selve nyhedssiden. Dette gøres ved at sætte et hak i feltet Vis på forsiden i boksen inde på nyhedssiden. Du kommer nu til en redigerings-side, specielt lavet til nyheder. Se herunder: TIP! En nyhed er som regel forbundet med et sted på internettet, f.eks. en artikel, et arrangement mv. Her er det ofte er en godt ide at indsætte et link til emnets hjemmeside. Lad fx. nyheden blive på siden i min. 3 måneder, så kan potentielle kunder/ forældre se hvorledes I informerer i institutionen hvilket ofte betyder meget for deres valg af institution. Rediger en nyhed 1. Klik på din nyhedsside i menuen. 2. Klik direkte på nyhedens understregede titel. 3. Klik på rediger-ikonet. Du kommer nu ind på samme redigeringsside som ved oprettelse af en nyhed. Indholdet ændres som ved enhver anden indholdsside, bortset fra førnævnte Teaser, Publicering og Afpublicering. Alia hjælpeguide - side 12
Personalesiden En personaleside anvendes primært til at vise billeder af personer (eller ting) med mulighed for en kort beskrivelse. Siden kan fx fungere som en medarbejderside, produktoversigt eller til køb/salg/bytte. Personbilledet udskiftes blot med et billede af den givne ting. For at opnå det bedste resultat skal motivet være i midten af billedet. Teknisk størrelse 150 X 115px. Du laver en personaleside ved at klikke på Tilføj menupunkt, vælge skabelonen Personale og klikke Opret side. Du vil nu se de sædvanlige ikoner, men som ved nyheder er det vigtigste ikon nu Tilføj person. Redigerings-ikonet hen over overskriften Personale bruges kun til at ændre overskriften på siden eller til at slette hele menupunktet. Klik på Tilføj person i menuen til venstre og se nedenstående på din skærm: Der er nu 2 felter et til tekst og et til billedet. Redigeringsmulighederne er her afstemt efter behov. Skriv den ønskede tekst og find billedet på din egen PC ved at trykke Gennemse. Billedet vises ikke i redigeringen, men kommer frem ude på siden når du trykker Gem. NB! Klik på Tilføj person for at tilføje flere personer. For at ændre data, informationer og billede for en eksisterende person skal du klikke på det lille redigerings-ikon, der er placeret over hver enkelt persons navn. Redigeringen foretages på samme måde som i resten af Alia. Alia hjælpeguide - side 13
Fotoalbum Del 1 Du har sikkert oplevet hjemmesider, hvor det tager en evighed at hente billederne. Dette skyldes at billederne ikke er komprimeret til hjemmesideformat. Alia komprimerer og skalerer automatisk billederne for dig, både i kilobyte og centimeter så du behøver ikke vide noget om hverken pixels eller andet teknisk. Et fotoalbum består af en overskrift samt en tekst over billederne, der kan bruges til at skrive lidt generelt om indholdet af albummet. Billederne ligger i mini-format (thumbnails) i rækker af 4 stk. under selve teksten. Når de besøgende klikker på et lille billede, åbnes dette i et stort nyt vindue, og der kan klikkes videre til næste billede i arkivet. NB! Et fotoalbum kan indeholde et ubegrænset antal billeder. Organiser dine billeder Et fotoalbum anvendes til at vise billeder fra arrangementer og begivenheder. For at billederne fra forskellige aktiviteter ikke blandes sammen, bør du først oprette en normal side med skabelonen Tekst + billeder, se mere under punktet menustruktur. Opret derefter et fotoalbum til hver begivenhed som undersider. Til venstre er menupunktet Billeder en Tekst+Billeder-skabelon, hvortil der er oprettet Fotoalbum-sider som undersider. Henholdsvis: Billeder 2008, Billeder 2009. Forsøg at strukturere dit billedgalleri efter aktivitet eller tidspunkt. Rækkefølgen af billeder kan ændres ved at klikke på de pile der kommer frem når musen holdes over de små billeder. Sådan tilføjer du ét billede 1. Klik på det album du ønsker at føje nye billeder til. 2. Klik på Tilføj billede til venstre i menuen (nedenstående skærmbillede kommer frem). 3. Klik på Gennemse-knappen oppe til højre. 4. Du kan nu se en oversigt over indholdet af din computer. 5. Find billedet på din computer. 6. Dobbeltklik på billedet, eller klik på det én gang og tryk på åben. 7. Filen overføres nu og der kommer en indikator, der viser hvor lang tid der er tilbage. Mens du venter, kan du fx skrive en overskrift og en lille tekst. Afhængig af billedets originale størrelse og hastigheden på din internetforbindelse, tager det typisk mellem 5 og 20 sekunder at uploade et billede. 8. Når filen er lagt op skal du vælge om billedet er i høj- eller bredformat. Alia hjælpeguide - side 14
Fotoalbum Del 2 - lidt avanceret Tilføj mange billeder på én gang! Med Alia er det muligt at lægge mange billeder op ad gangen. Det er lidt avanceret, men du kan spare rigtig meget tid. NB! Zip-Filen må maksimalt fylde 20 MB Mindre billeder Det kan være en fordel at gøre billederne mindre, inden du lægger dem op på siden. Til dette findes der et gratis program til windows, der er både enkelt og let at arbejde med. Programmet hedder ImageResizerPowertoy og kan hentes via denne adresse: www.alia.dk/flerebilleder.asp Når filen (ca. 500 Kb) er hentet, installerer du programmet ved at dobbeltklikke på filen. Efter programmet er installeret, skal du gøre følgende: 1. Åben den mappe hvor du har de billeder, du ønsker at gøre mindre. 2. Marker alle de billeder du ønsker at gøre mindre. 3. Højreklik på markeringen vælg Resize Pictures. 4. I det vindue der kommer frem, vælger du Medium. NB! du kan også vælge et billede ad gangen. 5. Der laves nu en kopi af billedet i mappen med ordet (medium) i navnet. Billedet vil typisk være op til 10 gange hurtigere at lægge op på siden. Læg en Zip-fil med mange billeder op 1. Klik på det album du ønsker at føje nye billeder til 2. Klik på Tilføj billede til venstre i menuen. Du ser nu nedenstående Skærmbillede: 3. Klik på gennemse knappen oppe til højre 4. Du kan nu se en oversigt over indholdet af din computer. 5. Find zip-filen på din computer 6. Dobbeltklik på filen eller klik på den en gang og tryk på åben 7. Filen overføres nu og status på overførslen vises i procent. 8. Når filen er lagt op skal du vælge om billedet er i høj- eller bredformat. 9. Klik på Gem for hvert billede. Lav flere billeder om til en zip-fil i Windows 1. Åben den mappe, hvor du har de billeder du ønsker at lægge op 2. Marker alle de billeder du ønsker at lægge op 3. Højreklik på markeringen og vælg Send til og vælg Zip-komprimeret mappe. 4. Der ligger nu en zip-fil i mappen Se en digital forklaring på www.alia.dk/flerebilleder.asp Alia hjælpeguide - side 15
Kalender Del 1 Opret en ny Kalender Klik på Tilføj menupunkt nederst i menuen til venstre, skriv fx Kalender som overskrift, vælg skabelonen Kalender og klik Opret ny side. Nederst i din menu er punktet Kalender kommet frem. Ved at klikke på dette punkt, kommer du ind på din kalenderside. Tilføj et nyt arrangement I menuen under punktet Kalender kan du nu vælge Tilføj arrangement - Klik her og du vil se nedenstående skærmbillede. Du skal nu udfylde felterne: Overskrift, Kort beskrivelse, Publicering, Afpublicering, og så selvfølgelig indholdsfeltet. Det eneste nye felt i forhold til andre skabeloner er Dato & Tids-punkt. Overskrift Angiver arrangementets titel, fx Tur i skoven Kort beskrivelse (Teaser) Skal vække nysgerrighed og bør være på maks. 2 linier. Afslut fx linien med at skrive... klik og læs mere. Indholdsfelt I indholdsfeltet indtastes en detaljeret beskrivelse af arrangementet. Dato og Tidspunkt Angiver tidpunkt for det enkelte arrangement. Når der er tilføjet fremtidige arrangementer er det muligt at bladre frem i kalenderen. Publicering og Afpublicering Bestemmer hvornår arrangementet offentliggøres på, og fjernes fra, hjemmesiden. Alia viser og fjerner automatisk arrangementerne på hjemmesiden på de angivne datoer. Næste side beskriver, hvordan du redigerer i et arrangement. Alia hjælpeguide - side 16
Kalender Del 2 Rediger indholdet af et arrangement For at redigere i et allerede oprettet arrangement, skal du inde i opdateringen klikke på din kalender i menuen og derefter klikke på arrangementets titel, i den fremkomne liste over arrangementer. Du vil nu se beskrivelsen af det specifikke arrangement. Klik nu på det store rediger-ikon, der hænger over arrangementets titel, du kommer nu ind i redigeringen - lav dine ændringer og tryk gem. TIP: Et arrangement kan ofte være beskrevet på internettet, en artikel, en hjemmeside mv., hvorfor det ofte er en god ide at indsætte et eksternt link. Hvordan får jeg vist min kalender på forsiden? Gå ind i opdateringen og klik på kalenderens menupunkt. Du kan nu se følgende i højre side. Ved et enkelt klik i boksen kan du nu vælge at vise eller fjerne kalenderen på hjemmesidens forside. Alia hjælpeguide - side 17
Nyheder via e-mail og sms Med Alia har du mulighed for at sende nyheder (og nyhedsbreve) - med e-mail eller sms. De besøgende tilmelder sig selv med deres e-mail direkte på hjemmesiden (det sker automatisk) og framelder sig også automatisk nyhedsbrevet. E-mail, sms og tilmelding 1. Klik på Tilføj menupunkt eller Tilføj underside i menuen. 2. Skriv sidens titel i overskriftsfeltet, fx Beskedservice. 3. Vælg nu side-skabelonen E-mail, sms og tilmelding og klik på Opret ny side. 4. Din nye side står nu listet nederst i menuen. Klik på punktet og se nye ikoner for Se tilmeldte og Skriv E-mail, Skriv SMS og SMSkonto. Sådan sender du en e-mail fra hjemmesiden 1. Først skal du vælge, hvem der skal have e-mailen. Se listen over tilmeldte på Se tilmeldte. Hvis alt ser rigtigt ud, så gå til punkt 2. Ellers kan du starte med at fravælge alle modtagere ved at klikke i feltet til venstre for vælg alle indtil alle flueben er væk. Vælg derefter modtagerne enkeltvis, eller vælg en gruppe af modtagere i vælg alle -boksen og klik igen i feltet til venstre for. NB. Du kan slette tilmeldte forældre helt, ved at trykke slet ud for den enkelte E-mail. 2. Klik derefter på Skriv E-mail. Du ser nu billedet til højre, der ligner det du er vant til fra dine andre sider, dog med den undtagelse at dine redigerings- muligheder er lidt begrænsede, fordi alle forældre helst skal kunne læse nyhedsbrevet uafhængig af om de har Pc, Mac mv. Du kan vælge at skrive nyhederne i Word (hvilket Alia anbefaler, da Word bl.a. har stavekontrol) og derefter kopiere indholdet over i redigeringsfeltet - eller du kan skrive direkte i Alia. Ude til højre kan du se følgende 4 ikoner: 1. INDSTILLINGER er for superbrugere og bruges kun såfremt nogle af de tilmeldte ikke modtager nyhedsbrevet. 2. REDIGER bruges til at foretage ændringer i dit nyhedsbrev, hvis noget skal laves om - efter du har trykket PREVIEW. 3. Når du er færdig med at skrive, skal du klikke på PREVIEW. Her kan du se hvordan nyhedsbrevet ser ud for modtagerne. Hvis noget er forkert, trykker du nu REDIGER og ændrer det. 4. Hvis alt er fint klikker du SEND. En statusmeddelelse kommer frem og fortæller om alt gik godt. Få vist Tilmelding til beskedservice på forsiden Tilmelding til Nyhedsbrev bør vises på forsiden således at brugerne kan tilmelde sig, når de går ind på hjemmesiden. Klik på din nye side inde i opdateringen og sæt hak i feltet Vis på forsiden i boksen øverst til højre. Bemærk at der kun kan være én tilmeldingsboks på forsiden. Hvis der er flere typer af tilmeldinger, så send et nyhedsbrev med et internt link til den side hvor man kan tilmelde dig. TIP! Sæt et internt link ind til fx www.bleksprutten.dk/nyheder hvis du vil annoncere en nyhed. På denne måde kan modtagerne af nyhedsbrevet klikke sig ind på nyhederne direkte fra deres E-mail. Alia hjælpeguide - side 18
Menupunkternes rækkefølge Når du har oprettet et menupunkt eller en underside til et menupunkt, kan du ændre på rækkefølgen af de enkelte menupunkter i hvert niveau. Hvis der er oprettet flere menupunkter eller undersider - vil du se ikonerne for pil-op og pil-ned til højre for menupunkterne eller undersiderne. Disse ikoner bruges til at ændre på rækkefølgen af menupunkterne eller undersiderne, altså flytte dem op eller ned. Ændringen sker med det samme. Alia hjælpeguide - side 19
Fif og trick til side-skabeloner Der findes som bekendt forskellige sideskabeloner med hver deres umiddelbare funktion. Den mest anvendte er skabelonen Tekst + Billeder, som også er den eneste type skabelon, der kan oprettes undersider til (flere niveauer). Når du arbejder med strukturering af din side, er der flere spørgsmål du skal stille, inden du går i gang. Nedenstående er givet en række eksempler på forskellige anvendelsesmuligheder og opbygninger af de mere specialiserede undersider. Lav struktur i dine fotoalbums Sideskabelonen til fotoalbums kan ikke opdeles i fx temaer. Dvs. på den enkelte billedarkivside kan du ikke sortere dine billeder efter fx tema, hvilket betyder at billeder fra både julearrangementet, sommerkolonien mv. ligger på samme side. Dette er ofte ikke så hensigtsmæssigt. Løsning: Løsningen er at bruge sideskabelonen Tekst+Billede-side som en slags indeks -side. Opret et nyt menupunkt, vælg sideskabelonen Tekst+Billede, og kald den Billeder. Efter du har oprettet siden, kan du nu oprette nye undersider til din Billeder-side. Klik på det nyoprettede punkt Billeder i menuen og klik herefter på Tilføj Underside. Vælg nu sideskabelonen Fotoalbum, og kald den fx Koloni, klik opret. Du har nu en underside under dine Billeder, der hedder Koloni. Klik på Billeder i menuen og klik på Tilføj underside. Vælg igen sideskabelonen Fotoalbum og kald den julearrangement. Klik opret. Du har nu 2 undersider til dine Billeder, henholdsvis koloni og julearrangement. Du kan nu uploade de respektive billeder på undersiderne, og har dermed temaopdelt dit billedarkiv. Da siderne altid kan flyttes op og ned, er det muligt altid at have det nyeste fotoalbum øverst. Lav et Annoncemarked Som udgangspunkt er der ikke en annoncemarked-sideskabelon, men det er alligevel muligt at få et annoncemarked på sin side. Og hvordan kan man så det? Løsning For at oprette et annoncemarked oprettes først en almindelig Tekst+Billede, der fx kunne hedde Køb, salg og bytte. Under denne side opretter du herefter tre Personalesider med fx overskrifterne Køb, Salg og Bytte. Personalesiderne virker ved, at der kan skrives en individuel tekst ud for et enkelt billede. Disse sider behøver ikke nødvendigvis at indeholde pasfoto og levnedsbeskrivelser, men kunne lige så godt indeholde billedet af en brugt barnevogn, bærbar pc eller havefræser med tilhørende beskrivelse og telefonnummer til kontakt. Typiske spørgsmål Jeg kan ikke uploade et billede? Løsninger: - Der må ikke være punktum i filnavnet. fx som her sommerfest.2006.jpg - Giv billedet et kort navn uden for mange specielle tegn - Billedet skal være i.jpg eller.gif format Mit billede bliver beskåret forkert? Løsning: - For at opnå det bedste resultat, skal billedet som udgangpunkt være i størrelsesforholdet 2/3, der er standardformat for kameraer. Min tekst ser underlig ud på skærmen? Løsning: - Du har evt. ændret på skriftstørrelsen i Internet Explorer, klik på Vis øverst oppe, vælg Tekststørrelse og vælg Medium. Filen kan ikke lægges op? Løsning: - Det er muligt at filen er alt for stor. Det sker ofte hvis man indsætter en Word-fil med mange billeder i. Billederne skal komprimeres inden Word-filen indsættes. Se hvordan på www.alia.dk/kundeservice Jeg kan ikke samle billederne i et arkiv, efter de er lagt ind? Løsning: - Vi arbejder på muligheden for at flytte mellem niveaer. Men indtil da, anbefaler vi at man fra start laver et godt indeks til sine billeder. Hvordan ser jeg forskel på, om det er et billede eller en fil? Løsninger: - Højreklik på filen og vælg egenskaber. Filnavne der ender på jpg, gif, png, bmp, psd, tif er billedformater Filnavne der ender på doc, xls og pdf er filformater. Alia hjælpeguide - side 20