Side 1 af 16 Initialer 4800 / Lejer 07-09-2015 18:00 07-09-2015 22:00 Referat af bestyrelsesmøde i Vildtbanegård mandag d. 7. september kl. 18.00 i Lagunen, Gildbrovej 10
Side 2 af 16 Indholdsfortegnelse 1) SELSKAB 4 a) Godkendelse af referater. 4 b) Orientering ved formanden 4 c) Bestyrelsesforhold 4 d) Personaleforhold LUKKET PUNKT 5 e) Fælles arbejdsmiljøorganisation, VN og fællestillidsmandsordning - LUKKET PUNKT 5 f) Udlejningssituationen og huslejerestancer medio august 2015. 5 g) Tilbud om Grønt abonnement 6 h) Automatisk overførsel af boligstøtten til boligselskabet 7 i) Bidrag med andel til fællesfondpulje ifbm. renovering af afdeling III LUKKET PUNKT 8 j) Tinglysning af deklaration på afløbsledninger status 8 k) Letbane status 8 l) Vildtbanegårds administration af ejerforeninger og grundejerforening. 9 m) Reguleringskonti i afdeling I og afdeling II 9 n) Udstedelse af Mastercard Direct til afdelingsbestyrelser 10 2) Godkendelse af budget for 2016 (bilag) 12 a) Selskabets budget 12 b) Afdelingernes budget 12 3) Afdeling III 13 a) Renoveringssag status 13
Side 3 af 16 4) Afdeling IV 13 a) Ventilationssystem status 13 5) Nyt fra afdelingerne. 14 a) Selskabet 14 b) Afd. 1 15 c) Afd. 2 15 d) Afd. 3 15 e) Afd. 4 15 6) Næste møde 15 7) Eventuelt 16
Side 4 af 16 1) SELSKAB a) Godkendelse af referater. Administrationen har ikke modtaget indsigelser til referat af mødet den 28. maj 2015. Det indstilles, at bestyrelsen godkender referatet. Referat: Bestyrelsen godkendte referatet. Administrationen fremsender som lovet på sidste møde en kontaktliste over bestyrelsen samt en oversigt over DAB-medarbejdere til bestyrelsen. b) Orientering ved formanden Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Referat: Bent Hansen orienterede om, at Ishøj Byråds beslutning om at ændre letbanens rute så den i stedet køre via Ishøj Stationsvej med stop på Ishøj Strandvej, netop er blevet vedtaget. Formanden fortalte, at afdelingsbestyrelserne i sidste uge var på kursus i beboerdemokrati afholdt af DAB. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. c) Bestyrelsesforhold Bestyrelsen for Vildtbanegård Det sociale Boligselskab af 29. januar 1946 og de hertil knyttede afdelinger I, II, III, IV bestod pr. 1. september 2015 af: Afgangsår: Valgt af: Bent Hansen, formand 31.12.2017 Garantforsamlingen
Side 5 af 16 Hedvig Repstock, Næstformand 31.12.2016 Repræsentantskabet Palle Haargaard 31.12.2016 Garantforsamlingen Thorben Hansen 31.12.2017 Garantforsamlingen Maria Ronild 31.12.2017 Repræsentantskabet Carsten Alberg 31.12.2017 Repræsentantskabet Inger Wulff Merete Hoffmann Samer A. Taha Søren Mortensen Tom Hansen Henrik Olsen John Nielsen 31.12.2016 31.12.2017 31.12.2017 31.12.2016 31.12.2016 31.12.2017 31.12.2017 Repræsentantskabet Repræsentantskabet Repræsentantskabet Repræsentantskabet Repræsentantskabet Kommunalt udpegede Kommunalt udpegede med DAB som administrator. Det indstilles til bestyrelsen at tage ovennævnte til efterretning. Referat: Aksel oplyste, at der havde indsneget sig et par fejl i bestyrelsesforholdene i dagsordenen, og at det er Lonnie B. Nielsen fra afd. 3 og ikke Samer A. Taha der er medlem af hovedbestyrelsen og at Merete Hoffmann fra afd. II nu er fast medlem af hovedbestyrelsen i stedet for Virenda Nanda. Bestyrelsen tog punktet til efterretning. d) Personaleforhold LUKKET PUNKT e) Fælles arbejdsmiljøorganisation, VN og fællestillidsmandsordning - LUKKET PUNKT f) Udlejningssituationen og huslejerestancer medio august 2015. Der er ingen ledige boliger i selskabet.
Afd. I: Restancer totalt kr.155.621,95 Fogedsager kr. 22.784,14 Alm. huslejerestanser kr. 132.837,81 REFERAT Side 6 af 16 Afd. II: Restancer totalt kr.139.486,82 Fogedsager kr. 19.800,65 Alm. huslejerestanser kr. 93.265,82 Opsagte lejere kr. 26.420,35 Afd. III: Restancer totalt kr. 72.021,01 Fogedsager kr. 33.759,00 Alm. huslejerestanser kr. 25.334,93 Opsagte lejere kr. 12.927,08 Afd. IV: Restancer totalt kr. 25.850,76 Alm. huslejerestanser kr. 25.850,76 Det indstilles til bestyrelsen at tage punktet til orientering. Referat: Bestyrelsen har taget punktet til orientering. g) Tilbud om Grønt abonnement Der har været et ønske om, at afdelingerne i Vildtbanegård skulle tegne et Grønt abonnement hos DAB. Afdelinger, som tegner et Grønt Abonnement, får besøg af Landskabsgruppen en gang om året. Sammen med afdelingsbestyrelsen og ejendomsfunktionærerne gennemgår vi afdelingens grønne områder, og tager fat på emner, der gælder den daglige drift og særlige problemer, boligafdelingen måtte have. Efter besøget udarbejder Landskabsgruppen en Grøn Rapport, der kan benyttes som driftsvejledning for ejendomsfunktionærerne i den daglige drift og som idégrundlag for bestyrelsen. I rapporten stiller Landskabsgruppen også forslag til omlægning og
Side 7 af 16 fornyelse af afdelingens fællesarealer til brug for bestyrelsens langtidsplanlægning. Afdelingsbestyrelser med Grønt Abonnement er altid velkomne til at kontakte Landskabsgruppen for at få råd og vejledning. Prisen for et samlet abonnement for Vildtbanegård er 150.000,-. Det indstilles til bestyrelsen at godkende tilbuddet, som finansieres via selskabets arbejdskapital. Referat: Landskabsarkitekt Musse Runov fra Landskabsgruppen i DAB holdt et oplæg om Grønt abonnement. Prisen for abonnementet på 150.000 kr. svarer til ca. 150 timer. Abonnementet tegnes for et år ad gangen. Landskabsgruppen vil tilpasse abonnementet så det passer til de enkelte afdelinger i Vildtbanegård. Bestyrelsen argumenterede for og imod og godkendte tilbuddet om Grønt abonnement som finansieres via selskabets arbejdskapital. Administrationen sørger for at sende rapport fra Grøn besigtigelse udarbejdet den 20. april 2015 af Landskabsgruppen ud til bestyrelserne. h) Automatisk overførsel af boligstøtten til boligselskabet Der er i dag visse boligselskaber, der ikke automatisk får overført boligstøtten fra Udbetaling Danmark, heriblandt Vildtbanegård. Den 1. marts 2013 overgik udbetalingen af boligstøtte (boligsikring og boligydelse) fra kommunerne til Udbetaling Danmark. Visse boligorganisationer har haft en aftale med kommunen om automatisk overførsel af boligstøtten. Denne aftale er videreført af Udbetaling Danmark. Udbetaling Danmark åbner nu op for, at de boligselskaber, der ikke har haft en aftale med kommunen om automatisk overførsel af boligstøtten kan få det med Udbetaling Danmark. Ved at acceptere en automatisk overførsel af boligstøtten sikrer både Udbetaling Danmark og Boligselskabet at borgernes boligstøtte går til det udbe-
Side 8 af 16 talte formål lavere husleje for den enkelte borger, så de har råd til at bo til leje. I modsat fald udbetales boligstøtten, som nu, til den enkelte beboer uden sikkerhed for at boligstøtten anvendes til betaling af huslejen og dermed med større risiko for lejerestancer i boligselskabet. Det indstilles, at bestyrelsen godkender at boligstøtten overføres automatisk fra Udbetaling Danmark til boligselskabet. Referat: Bestyrelsen godkendte, at Boligstøtten overføres automatisk fra Udbetaling Danmark til boligselskabet. i) Bidrag med andel til fællesfondpulje ifbm. renovering af afdeling III LUKKET PUNKT j) Tinglysning af deklaration på afløbsledninger status Tinglysning af deklaration på afløbsledninger i afdeling II er nu tilendebragt. Landinspektørfirmaet LE34 A/S har forestået tinglysningen for Vildtbanegaard afdeling II. Udgiften til tinglysningen er afholdt af Ishøjforsyning. Det indstilles til bestyrelsen at tage punktet til orientering. Referat: Bestyrelsen har taget punktet til orientering. k) Letbane status På foranledning af bestyrelsens ønske har DAB s juridiske sektion været behjælpelig med at lave et høringssvar til Transportministeriet på vegne af Vildtbanegård afdeling III og IV. Høringssvaret blev afleveret inden tidsfristen d. 10. juli 2015. Med høringssvaret medfulgte over 500 underskrifter - i protest over nuværende linjeføring.
Side 9 af 16 Der er efterfølgende i august kommet svar på høringssvaret, hvor man nu vil ændre linjeføringen således, at det friholder afdeling III for massive gener, som den oprindelig linjeføring ville have medført. Det indstilles til bestyrelsen at tage punktet til orientering. Referat: Hedvig oplyste, at det er blevet besluttet at Letbanen ændres til at køre fra Ishøj Station ad Vejlebrovej og på midterrabatten ad Ishøj Stationsvej til vestsiden af Ishøj Strandvej. Kopi af letbanens linieføring er vedlagt. Bestyrelsen tog punktet til orientering. l) Vildtbanegårds administration af ejerforeninger og grundejerforening. Vildtbanegaard har indtil nu administreret E/F Ved stationen 2-12, E/F Vejlebrovej 25 A- 33 A og G/F Ishøj stationsplads. Efter at DAB har overtaget administrationen af Vildtbanegaard er det ikke længere muligt for ejerforeningerne og grundejerforeningen at blive administreret af Vildtbanegaard. E/F Ved stationen 2-12, E/F Vejlebrovej 25 A- 33 A og G/F Ishøj stationsplads har alle godkendt at blive administreret af DAB fra 1. januar 2016. Det indstilles til bestyrelsen at tage punktet til orientering. Referat: Søren fra afd. 4, som er med i bestyrelsen i ejerforeningen, ytrede bekymring om manglende parkeringspladser i afd. 4 og håber på en dialog med de 4 forretninger om en fornuftig løsning på problemet. Bestyrelsen tog punktet til orientering. m) Reguleringskonti i afdeling I og afdeling II Ishøj Kommune og Landbyggefonden har godkendt at restsaldoen på reguleringskonti i afdeling I og II kan anvendes på følgende måde: Afdeling I
Side 10 af 16 Restsaldo kr. 9.671.000,-, der anvendes således: Ufinansierede støttede arbejder kr. 1.825.000 Ufinansierede ustøttet arbejder (Kloaker) kr. 1.007.000 Asfaltering af p-pladsen og stier kr. 1.629.000 Ufinansierede byggeskade (Gulve) kr. 4.516.000 Ufinansieret rest byggeskade (Tagrender) kr. 694.000 Rest kr. 0 Afdeling II Restsaldo kr. 6.001.000, der anvendes således: Asfaltering kr. 2.719.000 Restafskrivning på Vildtbanehus kr. 1.192.000 Rest kr. 2.090.000 Restbeløbet anvendes til nedsættelse af ustøttede lån, således at driftslånet kan nedsættes med denne besparelse på ydelsen. Driftslånet nedsættes med kr. 916.000, så driftslånet herefter udgør kr. 4.845.000. Det indstilles til bestyrelsen at godkende ovenstående anvendelse af reguleringskonti. Referat: Aksel redegjorde for punktet og bestyrelsen godkendte ovenstående anvendelse af reguleringskonti. n) Udstedelse af Mastercard Direct til afdelingsbestyrelser Der udstedes normalt et rådighedsbeløb til et afdelingsbestyrelsesmedlem på en check eller overførelse til konti. Efter at bankerne lukker flere og flere filialer med kassefunktion, betyder det at nogle bestyrelsesmedlemmer skal køre langt for at indløse checken, eller få adgang til hæveautomat hvilket er besværligt og tidskrævende.
Side 11 af 16 Der er i dag allerede indført muligheden for at ejendomsmestre kan få et Mastercard Direct, så de er fri for at skulle indløse checks til deres rådighedskasse. Dette fungerer glimrende. Samme løsning kan nu tilbydes afdelingens kasserer eller formand. Et Mastercard Direct er et betalingskort uden kreditfaciliteter, hvilket vil sige, at der skal stå penge på kontoen førend kortet kan benyttes. Kortet kan benyttes over 22.000 steder i Danmark samt i hæveautomater, større posthuse og på internettet. Kortet er personligt og giver ikke mulighed for overtræk. Kortet er et supplement til udlægskassen. Sammen med udstedelsen af kortet vil kortholder også få adgang til netbank med kiggeadgang - hvor det løbende forbrug kan følges. Kortet udstedes af banken både i forhold til selskabets cvr-nummer samt kortholders personnummer. I praksis er det dog afdelingen, der udover kortholder bærer ansvar og risici. I kort-betingelserne i Dansk Bank er der en tabs- og selvrisiko på hhv. 1.100 kr. hvis kortet bortkommer eller misbruges og på 8.000 kr. hvis dette ikke anmeldes. Der ændres ikke på måden, rådighedskassen afregnes på. Der skal fortsat udarbejdes rådighedsafregning med bilag for hver enkelt køb, som skal sendes til forvaltningsgruppen. I stedet for udstedelse af check vil det ønskede rådighedsbeløb blive overført til Mastercard Direct såfremt afdelingsbestyrelsen ønsker dette. Det er selskabsbestyrelsen der som juridisk enhed skal godkende, at afdelingsbestyrelserne kan få udstedt et Mastercard Direct. Det er DABs økonomigruppe der varetager opgaven med udstedelse af kortene på samme måde som med ejendomsmestrene. Såfremt en afdelingsbestyrelse ønsker et Mastercard Direct, skal der rettes henvendelse til forvaltningskonsulenten, der vil give informationen videre. Inden kortet udstedes af banken, skal kortholder underskrive en fuldmagtserklæring, der fremsendes til kortholder af DAB. Det indstilles at selskabsbestyrelsen godkender, at afdelingsbestyrelserne kan få udstedt et Mastercard Direct.
Side 12 af 16 Referat: Aksel undersøger med finansgruppen om det er muligt at lave mobilepay til Mastercardet. Selskabsbestyrelsen godkendte, at afdelingsbestyrelserne får udstedt et Mastercard Direct. 2) Godkendelse af budget for 2016 (bilag) a) Selskabets budget Selskabet forventer indtægter fra afdelingerne på 17.556.000 kr. og budgetterer med et underskud på 150.000 kr. Selskabet har nettorenteindtægter for 0 kr. Udgiften til forretningsførelse i 2016 er 8.012.000 kr. svarende til 4.083 kr. pr. enhed/år inkl. moms. Bruttoadministrationsbidrag inkl. udgiften til DAB, revision, bestyrelsesudgifter, møder mv. udgør herefter 8.425.000 kr. svarende til at afdelingerne betaler 4.294 kr. pr. enhed/år. Selskabet yder tilskud til afdelingerne for 0 kr. Det indstilles, at bestyrelsen godkender budgettet for selskabet. Referat: Aksel redegjorde for selskabets budget og bestyrelsen godkendte budgettet. b) Afdelingernes budget Afdeling Antal boliger Leje pr. 1/1 2015 Godkendt budget Leje pr. 1/1 2016 Dato for godkendelse på afdelingsmøde i gns. i % i gns. 4801 Afdeling I 600 672 0,95% 679 23-09-2015 4802 Afdeling II 817 702 0,75% 707 21-09-2015 4803 Afdeling III 378 784 1,28% 795 22-09-2015 4804 Afdeling VI 97 962 3,39% 995 24-09-2015
Side 13 af 16 Det indstilles, at bestyrelsen godkender afdelingernes budget, under forudsætning af afdelingsmødet godkendelse. Referat: Inger fra afd. 2 omdelte revideret budget, hvoraf fremgår at huslejeforhøjelsen nu er på 0,9%. Bestyrelsen godkendte afdelingernes budget 3) Afdeling III a) Renoveringssag status Skema B er sendt ind til Ishøj Kommune. Sagen bliver behandlet på et økonomiudvalgsmøde den 24. august 2015 og på et byrådsmøde den 1. september 2015 og efterfølgende skal det godkendes af Landsbyggefonden. Der vil blive afholdt et beboermøde d. 9. september 2015 kl 19.00 i Multisalen på Gildbroskolen. Det indstilles til bestyrelsen at tage punktet til orientering Referat: Bestyrelsen tog punktet til orientering. Efterfølgende har Landsbyggefonden godkendt Skema B. Efter afholdt informationsmøde den 9. september kan det oplyses at renoveringen har forventet byggestart primo marts 2016. Der var i øvrigt stort fremmøde og mødet forløb stille og roligt med fin tone og god debat. 4) Afdeling IV a) Ventilationssystem status Sagen er ved at være afsluttet. Der er en anerkendelse fra både, KPC, MidtConsult og Brøndum, at der skal ske ombygning af ventilationsanlæg-
Side 14 af 16 gene på Ishøj Stationsplads, for ikke at der skal ske yderligere gentagende driftstop pga. fx frost. Vildtbanegård afdeling IV s andel af udbedringen bliver 30.000,- kr. Der har været afholdt et møde mellem KPC og Vildtbanegaard/DAB s energiafdeling d. 19. august, hvor man gennemgik hvad ombygningen af ventilationsanlæggene betyder for afdelingen. Det indstilles til bestyrelsen at tage punktet til orientering. Referat: Søren kunne bekræfte, at ansvaret placeres hos KPC og man afventer en kreditnota på 81.000 kr. + moms. Man håber på at problemet nu er løst. 5) Nyt fra afdelingerne. a) Selskabet Formand Bent Hansen redegjorde for selskabet. Administrationen er overdraget til DAB som klarer det godt og professionelt. Bent Hansen omtalte en principiel sag, hvor en beboer havde sendt en klageskrivelse til ejendomskontoret vedr. et delforhold i varmeregnskabet. Formanden påtalte over for DAB, at det var urimeligt, at vedkommende klager har måtte vente i mere end 4 mdr. på svarskrivelse, på trods af at vedkommende havde rykket flere gange. Aksel Bonnichsen beklagede meget det skete og medgav, at der tilsyneladende var sket en fejl i ekspeditionen af den konkrete sag, hvis besvarelse derved resulterede i et uheldigt forløb. Sagen havde dog nu fundet sin afklaring og var således at betragte som afsluttet.
Side 15 af 16 Aksel Bonnichsen redegjorde for proceduren i behandlingen af beboerklagesager, herunder at det er DAB s klare målsætning at reagere på skriftlige henvendelser fra beboerne inden for en uge - ved en evt. foreløbig svarskrivelse. Bestyrelsen tilsluttede sig. b) Afd. 1 Deres forbudgetmøde var gået fint. Oplyste at de i weekenden havde afholdt loppemarked som trods regnen var gået godt og at der til oktober er oktoberfest for alle 4 afdelinger. Retshjælpen starter op igen pr. 1/10-2015. c) Afd. 2 Oplyste at de havde haft nogle vellykkede beboerarrangementer til bla. Sommerland Sjælland og Årø og at de også deltog i loppemarkedet. d) Afd. 3 Oplyste at de havde haft en god pensionisttur til Zenhaverne og at næste års tur vil gå til Samsø. Næste år planlægger de også at være med til loppemarkedet. e) Afd. 4 Oplyste at de har en huslejestigning og at afd. 4 er en af de dyreste afdelinger i kommunen. Havde haft en god tur til frilandsmuseet. Bestyrelsen har taget orienteringerne fra selskabet og afdelingerne til efterretning. 6) Næste møde Referat: Bestyrelsen fastsatte næste møde til den 8. december 2015 kl. 18.00 i Lagunen.
Side 16 af 16 7) Eventuelt Referat: Der var et ønske om at den nye tlf. tid om onsdagen præciseres yderligere.