Styring og samarbejde Rammeaftale om vejprojektering mv. vedrørende mindre anlægsopgaver november 2013 Bilag 5
DATO DOKUMENT SAGSBEHANDLER MAIL TELEFON 13/18808-1 Kresten Lysholdt-Andersen krea@vd.dk 7244 2784 STYRING OG SAMARBEJDE I FORBINDELSE MED RÅDGIVNING 1. Generelt Dette er et dokument som beskriver processen omkring indkøb og levering af rådgivningsydelser. 2. Projektgennemgang og møder Opgaven omfatter: Kvalificering af modtaget materiale fra Vejdirektoratet. Straks efter indgåelsen af aftalen skal rådgiveren vurdere behovet for indhentning af yderligere grundlagsmateriale og rekvirere dette hos Vejdirektoratet. Alle aktiviteter i forbindelse med projektopstart Medvirke til koordinering af projektets organisation og kommunikation Medvirke til styring af kvalitet og miljø Udarbejdelse af og opfølgning på projektets deltidsplan Medvirke til udpegning af grænseflader mellem opgavens parter herunder også Vejdirektoratet. Samarbejde med Vejdirektoratets øvrige rådgivere. På Vejdirektoratets vegne varetage koordineringen af sikkerhed og sundhed i forbindelse med projektering. Identificere ændringer og generel økonomiopfølgning som følge heraf. Efter overdragelse af opgaven vil Vejdirektoratet med passende varsel foranstalte gennemførelse af en projektgennemgang. Til projektgennemgangen deltager Vejdirektoratet samt de nøglepersoner fra rådgiveren der skal løse opgaven. Projektgennemgangen er en detaljeret gennemgang af projektet med henblik på at sikre en fælles forståelse for kontraktens bestemmelser og rammerne for udførelsen. Parterne skal i forbindelse med projektgennemgangen identificere (kortlægge) særlige forhold, der kan have betydning for arbejdets gennemførelse i henhold til aftalens bestemmelser, herunder forhold vedrørende tidsplan, Vejdirektoratets ydelser, afrapportering, den tekniske kvalitet, arbejdsmiljø samt myndighedsbehandling. Resultatet af kortlægningen skal gennemgås med henblik på i fællesskab at beslutte foranstaltninger, der kan imødegå de registrerede forhold. Teglgårdsparken 102 5500 Middelfart vd@vd.dk EAN 5798000893450 Telefon 7244 2200 vejdirektoratet.dk SE 60729018
2 af 7 Nøglepersoner forudsættes forinden projektgennemgangen af have erhvervet sig godt kendskab til projektet. 2.1. Opstartsmøde På disse møder gennemgås projektets mere overordnede forhold, og der tages stilling til eventuelle justeringer af projektet eller projektorganisationen. Møderne skal foregå i en åben og fordomsfri dialog mellem parterne med det formål at skabe det bedste samarbejde om gennemførelse af projektet. Rådgiveren udfærdiger referat af møderne med angivelse af konklusioner og beslutninger. Til mødet deltager rådgiverens projektleder(e) og fagansvarlige samt Vejdirektoratets projektledere. 2.3 Projektevaluering Projektevaluering foretages efter principperne i Vejdirektoratets instruktion om Lærende evaluering. Der afholdes projektevalueringer undervejs i projektet, hvor Vejdirektoratet og rådgiver mødes. 2.4 Regelmæssige projektkoordineringsmøder Gennem hele projektforløbet fra aftaleindgåelse frem til aflevering af de beskrevne leverancer skal der afholdes regelmæssige projektkoordineringsmøder. Møderne vil omhandle specifikke leverancer og status på projektet. Formålet med møderne er følgende: Sikring af fremdrift i projektering ift. tidsplan, angivelse af planlagte aktiviteter i den kommende periode Sikring at projekteringen er i overensstemmelse med succeskriterier fastlagt til projektet, kvalitet mm. Sikring at anvendt tidsforbrug ift. tidplan (rådgivertimer) overholdes Sikring og fastlæggelse af handlinger for håndtering af eventuelle afvigelser. Sikring af det økonomiske budget Teknik Grænseflader Møderne vil have deltagelse af Vejdirektoratet ved projektlederen og/eller fagprojektlederen samt af rådgiveren ved projektlederen og relevante medarbejdere fra rådgiverens organisation. Rådgiverens tekniske rådgivere kan deltage i projektkoordineringsmøderne på Vejdirektoratets anmodning.
3 af 7 2.6 Milepælsmøde (afsluttende opfølgning ved overlevering af leverancer) Der afholdes milepælsmøder i forbindelse med aflevering af leverancer og gennemførsel af modtagekontrol. Det gælder både rådgiverens leverancer til Vejdirektoratet og Vejdirektoratets leverancer til rådgiveren. Møderne har til formål at sikre: At leverancerne er i overensstemmelse med det i udbudsmaterialet angivne, herunder afleveret rettidigt og til den aftalte kvalitet At leverancerne overholder de specificerede granskningsmetoder At der sker en udbedring af eventuelle mangler, som potentielt kan føre til afslag i rådgiverprisen. Disse møder vil have deltagelse af Vejdirektoratet ved projektlederen og/eller fagprojektlederen samt af rådgiveren ved projektlederen og deltagere fra dennes organisation. Vejdirektoratet indkalder til disse møder, der afholdes hos projektlederen. Rådgiveren udarbejder og udsender referat fra møderne. Møderne vil efter forudgående aftale kunne suppleres med afholdelse af tekniske projektmøder, der omhandler mere specifikke problemstillinger med deltagelse af specialister fra rådgiveren og Vejdirektoratet. 2.7 Øvrige møder Rådgiveren skal, under projektering, påregne at afholde/deltage i følgende møde- og koordineringsaktiviteter: Granskningsmøder med Vejdirektoratet Ad hoc møder med myndigheder Møder med lodsejere Borgermøder Besigtigelses- og ekspropriationsforretninger Møder med berørte ledningsejere Møder vedrørende trafikafvikling med Vejdirektoratet, vejmyndighed og politi Koordineringsmøder med projektets øvrige samarbejdspartnere Rådgiver skal desuden: Medvirke til koordinering af egne arbejder i forhold til Vejdirektoratets opgaver Deltage i læsningsmøder Deltage i besvarelse af spørgsmål under udbud Deltage i projektoverdragelse til tilsyn og entreprenør. Udføre projektopfølgning i anlægsfasen. Ved evt. forbehold påregnes en kapitalisering af forbeholdene Bistå i udvælgelsen af entreprenør
4 af 7 3. Styring og dokumentation af kvalitet 3.2 Kvalitets/dokumentkontrolplan Rådgiveren skal senest 15 arbejdsdage efter aftaleindgåelse fremsende en kvalitets/dokumentkontrolplan for de enkelte opgavers gennemførelse. Kvalitets/dokumentkontrolplanen skal følge beskrivelse af Kvalitetskontrol og dokumentation i Krav til rådgiverens kvalitetsarbejde, der kan hentes på www.vejdirektoratet.dk/udbud > Standarder og paradigmer > rådgiveraftaler. Rådgiveren skal udføre kvalitetskontrol og granskning af egne leverancer før de afleveres til Vejdirektoratet. Rådgiverens kvalitets/dokumentkontrolplan vedlægges leverancerne som dokumentation for kvalitetssikring. 3.3 Audit Vejdirektoratet kan gennemføre 1 eller flere audit hos rådgiveren som opfølgning på kravene til rådgiverens kvalitetsstyring. 4. Arbejdsmiljø under projekteringen Rådgiveren skal på vegne af Vejdirektoratet forestå koordinering af sikkerhed og sundhed i overensstemmelse med bestemmelserne i Arbejdstilsynets bekendtgørelse om bygherrens pligter. Rådgiveren skal følge og benytte Vejdirektoratets instruktioner, vejledninger og paradigmer for arbejdsmiljø. Rådgiveren skal senest ved opgavens igangsætning oplyse navn på den medarbejder, der varetager arbejdsmiljøkoordinatorfunktionen, samt ved dennes CV og kursusbevis dokumentere de i bekendtgørelsens 5 anførte kompetencekrav. Opfyldelse af de i bekendtgørelsens 10, stk. 1, nr. 2 og 3, nævnte krav (udarbejdelse af plan for sikkerhed og sundhed og udarbejdelse af journal) skal dokumenteres over for Vejdirektoratet. Alle dele af arbejdsmiljøkortlægningen og Plan for Sikkerhed og Sundhed skal fremsendes til Vejdirektoratet for gennemsyn hos den ansvarlige person i Vejdirektoratet. Det færdige udarbejdede materiale skal fremsendes til den ansvarlige person i Vejdirektoratet med henblik på arkivering af hensyn til Arbejdstilsynets evt. senere forespørgsel.
5 af 7 Den, der varetager arbejdsmiljøkoordinatorfunktionen hos rådgiveren, skal sørge for at overdrage sin viden fra arbejdsmiljøkortlægningen til arbejdsmiljøkoordinatorfunktionen i bygge-/anlægsfasen. Dvs. at arbejdsmiljøkoordinator i projekteringsfasen skal overdrage sit arbejdsmiljømateriale og viden om arbejdsmiljøet vedr. entreprisen til arbejdsmiljøkoordinator i bygge-/anlægsfasen, med mindre det er samme person. 5. Rådgiverens dokumentation 5.1 Teknisk dokumentation Krav til teknisk dokumentation fremgår af IKT-specifikationerne. 5.2 Som udført dokumentation Rådgiverens ydelser omfatter udarbejdelse og overdragelse af som udført dokumentation til Vejdirektoratet, som beskrevet i Anlægsdivisionens Tilsynshåndbog, Instruktion: Som udført dokumentation og overdragelse til drift. Instruktionen skal anvendes i det omfang, det er angivet i ydelsesbeskrivelserne og kan hentes på www.vejdirektoratet.dk > Leverandørportal > Standarder og paradigmer > Paradigmer til anlægs- og udførelsesfase > Som udført. Heraf fremgår at dokumentationen bl.a. skal omfatte: Som udført tegningsmateriale Beskrivelser og driftsinstruktioner af vejens udstyr. Alle relevante data for <vejman.dk>, <DANBRO>, <VEJLYS-WEB> samt øvrige systemer anvendt af Vejdirektoratet (fremgår af instruktionen Som udført ) Rådgiveren udarbejder (som en del af projektopfølgningen) som udført dokumentation på baggrund af tilsynets tilbagemeldinger samt entreprenørens input under anlægsfasen. Nærmere anvisning er givet i ydelsesbeskrivelserne Rådgiveren skal sikre, at udbuddet for anlægsarbejderne indeholder relevante krav til eventuelle bidrag fra entreprenøren til som udført dokumentationen, herunder krav til formater. Som udført tegninger skal leveres med angivelse af kilometrering, som er gældende stedangivelse under drift. Vejdirektoratets stationering er gældende under projektering og anlæg. Når linjeføringen er lagt fast, udleverer Vejdirektoratet retningslinjer for omregning fra stationering til kilometrering. 5.3 Digitalt projekt Rådgiveren skal levere og udveksle digitalt materiale i henhold til IKT beskrivelserne.
6 af 7 Sker der i projektforløbet ændringer, der får indflydelse på ekspropriationsgrænser eller arbejdsarealer, skal dette omgående meddeles til Vejdirektoratet. Når ændringerne er accepteret af Vejdirektoratet, leverer rådgiveren en ny fil med ekspropriationsgrænser og arbejdsareal. Når der sker væsentlige ændringer såsom nye/slettede adgangsveje, ændring mellem overføring og underføring af sti og vej, nye tilslutningsanlæg, terrænmodellering, ændring af skråningsanlæg o. lign., skal der straks efter ændringerne leveres nyt digitalt grundlag til Vejdirektoratet. 6. Tredjepartskontrol sikkerhedsbestemmelser for konstruktioner på statsvejene Rådgivning vedrørende større konstruktioner er genstand for tredjepartskontrol. Aftale om tredjepartskontrol indgås direkte mellem Vejdirektoratet og tredjeparten 7. Kontakt til myndigheder og andre Rådgiver skal på vegne af Vejdirektoratet udarbejde dokumenter til brug i denne korrespondance: I forbindelse med korrespondance til myndigheder og lodsejere, hvor Vejdirektoratet er underskriver, skal breve sendes på Vejdirektoratets papir. Al korrespondance med myndigheder og lodsejere, skal sendes til Vejdirektoratet enten som mail, brev eller pdf-fil af brevene, som dokumentation i forbindelse med udsendelse og i henhold til dokumentplanen. Ved information til myndigheder og lodsejere, hvor Vejdirektoratet ikke er underskriver, kan rådgiveren anvende eget papir. Arkæologi: Vejdirektoratet varetager, at der foretages arkæologiske undersøgelser. Rådgiveren skal tage højde for museets arbejder i forbindelse med projektets udførelse. Deltage i forhandling med myndigheder: Rådgiveren skal deltage og tage referater fra teknikermøde med forskellige myndigheder. Rådgiveren skal opdatere projektet og indarbejde bemærkninger/ændringer i forlængelse af myndighedsforhandlingen inden fremsendelse. Politi og vejmyndigheder: Rådgiver skal afholde planlægningsmøder med politi og vejmyndigheder for godkendelse af midlertidig trafikafvikling.
7 af 7 Rådgiveren skal indkalde til orienteringsmøde med politiet i de berørte kredse. Rådgiveren tager mødereferat. Myndighedsplan: Rådgiver bidrager til udarbejdelsen af myndighedsplanen i samarbejde med Vejdirektoratet med udgangspunkt i Vejdirektoratets paradigme. Rådgiveren udarbejder udkast til ansøgning til Vejdirektoratets godkendelse og søger herefter de nødvendige tilladelser på vegne af Vejdirektoratet. Rådgiver foretager opfølgning efter myndighedsplan samt opfølgning på godkendelser. 8. Arealbehov og grænser mod naboer Ekspropriationerne til vejanlægget sker efter særlig hjemmel og efter reglerne i lov om fremgangsmåden ved ekspropriation vedrørende fast ejendom. Fra besigtigelses- og ekspropriationsforretningerne udfærdiges i samarbejde med Vejdirektoratet interne noter, der indeholder bemærkninger og aftaler med lodsejerne, som skal respekteres af rådgiver og i relevant omfang indarbejdes i projektet og udføres som en del af nærværende aftale. Arealbehov til vejanlægget, herunder til arbejdsarealer, interimsveje, anstillingsplads til entreprenør, regnvandsbassiner, adgangsveje, erstatningsbiotoper m.v. skal fastlægges i henhold til nærmere aftale med Vejdirektoratet forud for de forskellige forretninger. Såfremt arealer skal sikres med servitut til f.eks. oversigtsarealer eller skilte skal dette indgå i ekspropriationsmaterialet. Såfremt rådgiver har behov for at kontakte lodsejer skal dette ske ved forud indgået aftale med Vejdirektoratet. Al korrespondance mellem rådgiver og lodsejer (kopi af breve, mails og telefonnotater, mødereferater) skal videresendes til Vejdirektoratet i løbet af 2 arbejdsdage.
Vejdirektoratet har lokalkontorer i Aalborg, Fløng, Middelfart, Næstved og Skanderborg samt hovedkontor i København. Find mere information på vejdirektoratet.dk. VEJDIREKTORATET Niels Juels Gade 13 Postboks 9018 1022 København K Telefon 7244 3333 vd@vd.dk vejdirektoratet.dk