Rammeaftale om vejprojektering mv.

Transkript

1 udbudsbetingelser Rammeaftale om vejprojektering mv. vedrørende mindre anlægsopgaver november 2013

2 2 af 11 Indhold Rammeaftale om vejprojektering mv. vedrørende mindre anlægsopgaver INDHOLDSFORTEGNELSE BESTEMMELSER OM UDBUD OG TILBUD (BUT) Alment Orientering Udbud Bestemmelser om miniudbud og direkte tildeling Spørgsmål til udbudsmaterialet Tilbud Dokumenter der skal vedlægges tilbuddet Vedståelsesfrist Bilag: Skabelon for Fremdriftsskema Bilag 2 til rekvisition

3 3 af 11 BESTEMMELSER OM UDBUD OG TILBUD (BUT) 1. ALMENT Bestemmelser om udbud og tilbud (BUT) indeholder dels orienterende oplysninger om det udbudte projekt, dels bindende bestemmelser for udbud og tilbud. BUT er gældende frem til indgåelse af kontrakt, hvorefter BUT bortfalder. 2. ORIENTERING 2.1 Ordregiver Opgaven er benævnt Rammeaftale om vejprojektering mv. vedrørende mindre anlægsopgaver. Rådgivernes ydelser vil bestå i assistance til Vejdirektoratet. Opgaven omfatter teknisk rådgivning og bistand i forbindelse med projektering af mindre anlægsopgaver hovedsagligt relateret til projekter, der gennemføres af Projektkontor Mindre Anlæg i Anlægs- og Driftsdivisionen. Rådgivningen omfatter de ydelser, der måtte blive nødvendige indenfor fagområdet Vejprojektering, herunder: Vejprojektering, herunder: afvanding, fremmede ledninger, IKT, signalanlæg, færdsels- og vejvisningstavler, tilgængelighedsrevision, trafiksikkerhedsrevision, vejbelysningsanlæg, trafikberegninger samt trafikafvikling. Rådgivning indenfor fagdisciplinerne signalanlæg og vejbelysningsanlæg kan ikke rekvireres i den udbudte rammeaftale, så længe de 2 p.t. gældende rammeaftaler, som Vejdirektoratet har indgået i sommeren 2012, vedr. førnævnte rådgivningsydelser er i kraft. Den udbudte rammeaftale omfatter ikke de indledende problemanalyser og skitseprojektering. Desuden er de meget små opgaver til lokale forbedringer administreret af de 3 lokale Plan og trafikafdelinger undtaget fra rammeudbuddet, idet de er omfattet af anden rammeaftale. Det drejer sig typisk om mindre trafiksikkerheds- og fremkommelighedstiltag Opgaven udbydes af: Vejdirektoratet Teglgårdsparken Middelfart Yderligere oplysninger om Vejdirektoratet kan findes på: De bydende og de tilbudsgivere, der senere indgås rammeaftaler med, benævnes tilbudsgiver eller rådgiver. 2.2 Rammeaftalerne Efter udvælgelse vil Vejdirektoratet ud fra det opstillede tildelingskriterium med tilhørende underkriterier bedømme tilbuddene som anført i BUT, afsnit 3.5, og herefter ind-

4 4 af 11 gå rammeaftaler med op til 5 tilbudsgivere. Tildelingskriteriet er det økonomisk mest fordelagtige tilbud. Rammeaftaler forventes indgået med virkning fra 1. februar Rammeaftalerne løber i 24 måneder, således at der i denne periode kan tildeles rådgiveraftaler (rekvisition) på baggrund af rammeaftalerne. Selvom der indgås en rammeaftale med en rådgiver, har denne ikke krav på, at der efterfølgende indgås rådgiveraftaler om konkrete opgaver. Rammeaftalerne inkluderer option på forlængelse i 2 gange 12 måneder. Rammeaftalerne er ikke eksklusive, dvs. Vejdirektoratet kan i konkrete situationer vælge at indgå rådgiveraftale med rådgivere, der ikke er på en rammeaftale. 2.3 Tildeling af rådgiveraftaler (rekvisitioner) Efter rammeaftalerne er indgået, tildeles konkrete rådgiveraftaler (rekvisitioner) under rammeaftalerne ved særskilt tildelingsprocedure, som er beskrevet i Bilag 2 Udkast til Rammeaftale om vejprojektering mv. vedrørende mindre anlægsopgaver, dateret november Tildeling af konkrete rådgiveraftaler (rekvisitioner) kan enten ske ved direkte tildeling eller ved miniudbud, hvor alle rådgivere på rammeaftalen kan afgive tilbud, jf. Bilag 2 Udkast til Rammeaftale om vejprojektering mv. vedrørende mindre anlægsopgaver pkt. 2. Ved miniudbud er tildelingskriteriet laveste pris. 3. UDBUD 3.1 Udbudsform Opgaven udbydes i offentligt udbud i henhold til udbudsdirektivet. Tilbud skal afgives på dansk. Kontrakt- og arbejdssproget er dansk. Udbudsbekendtgørelsen er bekendtgjort i EU-tidende samt på Vejdirektoratets Leverandørportal på Leverandørportalen Aktuelle udbud Rammeaftale om vejprojektering mv. vedrørende mindre anlægsopgaver. Alt udbudsmateriale er tilgængeligt på Vejdirektoratets Leverandørportal. 3.2 Udbudsmateriale Udbudsmaterialet omfatter: Udbudsbekendtgørelsen Eventuelle rettelsesblade udarbejdet i tilbudsfasen, jfr. afsnit 5

5 5 af 11 Spørgsmål og svar samt eventuelle yderligere oplysninger offentliggjort under udbuddet. Nærværende Udbudsbetingelser, dateret november 2013 Tilbudsliste (TBL), dateret november 2013 Bilag 1 - Rammeaftale om vejprojektering mv. vedrørende mindre anlægsopgaver, Ydelsesbeskrivelse (YB), dateret november 2013 Bilag 2 Udkast til Rammeaftale om vejprojektering mv. vedrørende mindre anlægsopgaver, dateret november 2013 Bilag 3 Paradigme, Rekvisition direkte tildeling, Bilag 4 Paradigme, Rekvisition miniudbud, Bilag 5 Styring og samarbejde Bilag Vejdirektoratets SBR, dateret juni Bedømmelsens faser og 2-kuvert system Vejdirektoratet vil gennemføre dette udbud ved anvendelse af to-kuvert systemet. Tilbudsgiveren skal derfor aflevere tilbuddet i to dele som nærmere beskrevet i afsnit 6. Bedømmelsen sker i 3 faser: Tilbudskuverter mærket Del 2 - øvrige tilbudsdokumenter åbnes, og der sker en udvælgelse, hvor ukonditionsmæssige tilbud og tilbud, som ikke opfylder mindstekrav, jf. afsnit 3.4, forkastes. På baggrund af det øvrige indhold i samme kuvert sker der herefter en bedømmelse af det kvalitative underkriterium, som beskrevet i afsnit 3.5. Meddelelse om resultatet af denne evaluering udsendes til de bydende. Kuverter mærket Del 1 - Pris åbnes, og der sker en bedømmelse af underkriteriet Pris. Meddelelse om tildeling af kontrakt udsendes til de bydende. 3.4 Udvælgelse Serviceattest Bygherren forbeholder sig ret til at kræve, at de tilbudsgivere, med hvem bygherren agter at indgå kontrakt, forinden kontraktindgåelse fremlægger serviceattest fra Erhvervsstyrelsen eller tilsvarende dokumentation, jf. artikel 45, stk. 3 i udbudsdirektivet. Serviceattesten skal i givet fald foreligge senest 3 uger efter anmodning og må højst være 6 måneder gammel Kriterier for udvælgelse (egnethed) Kriterier for udvælgelse (betingelser for deltagelse) fremgår af udbudsbekendtgørelsens pkt. III.2).

6 6 af Tildeling Generelt Kriterium for tildeling er det økonomisk mest fordelagtige tilbud Økonomisk mest fordelagtige tilbud Følgende underkriterier lægges til grund for tildeling: Underkriterium Vægtning A Pris 30 % B Organisation og bemanding 50 % C - Opgaveløsning 20 % Tildelingsmodel Hvert underkriterium bedømmes ud fra en karakterskala, jf. nedenstående. Summen af de vægtede karakterer for de enkelte underkriterier udgør den samlede karakter. Den samlede karakter kan blive maksimalt 10. Bedømmelse af underkriterium A - Pris: Laveste tilbud tildeles karakteren 10. Et tilbud, der er ,00 kr. over laveste pris tildeles karakteren 0. De øvrige tilbudskarakterer findes ved retlinet interpolation og ekstrapolation. Tilbud, der ligger højere end kr ,00kr. over laveste pris, tildeles negativ karakter. Bedømmelse af underkriterium B Organisation og bemanding: Tilbudsgiver skal som en del af sit tilbud vedlægge følgende: Der skal vedlægges en organisationsplan med redegørelse for den organisation og bemanding, der skal bestå af medarbejder, som tilbudsgiver har til rådighed for løsning af opgaver for Vejdirektoratet under den udbudte rammeaftale. Fordelingen af tilbudte medarbejdere skal så vidt muligt afspejle den timefordeling, som fremgår af tilbudslisten (TBL). Der skal specifikt redegøres for de kompetencer, som de enkelte personer i den foreslåede organisation besidder, og redegøres for hvad hver enkelt medarbejder skal løse i forbindelse med projekternes gennemførelse. For hver person angives medarbejderkategori, jf. tilbudslisten (TBL). CV for de medarbejdere, som tilbudsgiveren råder over, der indeholder en oversigt over tidligere erfaringer, herunder en oversigt over de betydeligste tilsvarende opgaver, som medarbejderen har udført i de seneste 3 år med angivelse af opgavens art, honorar og udførelsesperiode. CV og oversigt bedes ikke overstige to A4 sider (pr. medarbejder).

7 7 af 11 En samlet oversigt over de i tilbuddet anførte medarbejdere, jf. 1. bullit ovenfor. Det skal tydeligt fremgå, hvilke ydelser/fagdiscipliner, behandlet i Bilag 1 (Ydelsesbeskrivelse), som de enkelte medarbejdere har kompetencer indenfor. Ved bedømmelsen af dette underkriterium lægger Vejdirektoratet vægt på, at den tilbudte organisation har en samlet kompetenceprofil, der sandsynliggør, at de rådgivningsopgaver, som Vejdirektoratet forventer at få behov for bistand til, jf. beskrivelsen i Bilag 1 (Ydelsesbeskrivelse), kan løses af de tilbudte medarbejdere. Det bemærkes, at én person godt kan have en samlet kompetenceprofil, der kan matche eller være bedre end to eller flere personers samlede kompetenceprofil. Bedømmelse af underkriterium C Opgaveløsning: Tilbudsgiver skal som en del af sit tilbud: Beskrive erfaringer fra tidligere projekter samt udarbejde et procesdiagram for en projekteringsproces. Beskrivelsen skal anskueliggøre rækkefølge og afhængigheder af aktiviteterne i opgaveløsningen. Besvarelsen af dette underkriterium må ikke overstige 5 A4-sider. Ved bedømmelsen af dette underkriterium lægger Vejdirektoratet vægt på, at rådgiveren gennem sin beskrivelse kan sandsynliggøre en hensigtsmæssig og effektiv gennemførelse af projekterne. Bedømmelsen af underkriterium B og C sker iht. følgende karakterskala: Karakter 10 Beskrivelse Gives for det fremragende tilbud som bedst muligt opfylder underkriteriet med ingen eller få uvæsentlige undtagelser Gives for tilbud med god opfyldelse af underkriteriet 6 5 Gives for tilbud med middel tilfredsstillende opfyldelse af underkriteriet 4 3 Gives for tilbud med mindre tilfredsstillende opfyldelse af underkriteriet 2 1 Gives for tilbud, som kun netop er konditionsmæssigt (underkriteriet lige netop opfyldt) 0 Mellemliggende karakterer finder anvendelse til at udtrykke nuancer i forhold til ovenstående definition af skalaen Resultat af bedømmelsen Det tilbud, som opnår den højeste totalværdi er det økonomisk mest fordelagtige tilbud. Tilbuddene rangeres i henhold til deres totalværdi.

8 8 af 11 Et tilbuds totalværdi findes ved produktsummen af vægte og karakterer for Pris og Samlet kompetenceprofil: Totalværdi = (Vp Kp) + (Vk Kk), hvor Vp er vægt for pris Kp er karakter for pris Vk er vægt for samlet kompetenceprofil Kk er karakter for kompetenceprofil Totalværdien kan således maximalt blive Oplysninger om skatter, miljøbeskyttelse, arbejdsmiljø mv. Tilbudsgiver kan indhente de for opgaven relevante oplysninger om nationale forpligtelser vedrørende ovenstående via følgende links: Skatter og afgifter Miljøbeskyttelse Beskyttelse på arbejdspladsen og arbejdsforhold i øvrigt BESTEMMELSER OM MINIUDBUD OG DIREKTE TILDELING Der henvises til det i Bilag 2 Udkast til Rammeaftale om vejprojektering mv. vedrørende mindre anlægsopgaver, anførte. 5. SPØRGSMÅL TIL UDBUDSMATERIALET Såfremt noget i udbudsgrundlaget giver anledning til afklarende spørgsmål, kan den bydende fremsende sådanne spørgsmål til Vejdirektoratet senest 10 kalenderdage før tilbudsfristens udløb. Spørgsmål, der modtages efter ovennævnte tidspunkt, vil kun blive besvaret, såfremt det er muligt at besvare dem senest 6 kalenderdage inden tilbudsfristens udløb. Alle henvendelser skal ske skriftligt via til udbud@vd.dk med kopi til krea@vd.dk og mwe@vd.dk. Bygherren vil foranledige spørgsmål og tilhørende besvarelse offentliggjort på > Leverandørportalen > Aktuelle udbud senest 6 kalenderdage før tilbudsfristens udløb. Det vil ikke af besvarelsen fremgå, hvem der har stillet de pågældende spørgsmål. Bygherren forbeholder sig ret til at offentliggøre supplerende meddelelser i form af rettelsesblade, der erstatter eller supplerer dele af udbudsmaterialet, indtil 6 kalenderdage

9 9 af 11 før tilbudsfristens udløb. Supplerende meddelelser offentliggøres på Vejdirektoratets eget initiativ eller som følge af afklarende spørgsmål rejst af de bydende. Udbudsnummeret skal indgå i begyndelsen af mailens emnebeskrivelse: Rammeaftale om vejprojektering mv. vedrørende mindre anlægsopgaver. Spørgsmål vedr. < > 6. TILBUD 6.1 Alternative tilbud Der modtages ikke alternative tilbud, jf. udbudsbekendtgørelsen pkt. II Forbehold Opmærksomheden henledes på, at udbyder vil være forpligtet til at afvise tilbud, der indeholder forbehold overfor grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, og at udbyder vil være berettiget til at afvise tilbud, der indeholder forbehold overfor ikkegrundlæggende elementer i udbudsmaterialet. Forbehold overfor ikke-grundlæggende elementer i udbudsmaterialet vil blive kapitaliseret, såfremt det er muligt, idet der benyttes en konservativ kapitalisering. Såfremt forbeholdene ikke kan kapitaliseres, vil tilbuddet blive afvist. Tilbudsgiverne opfordres derfor til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder i udbudsmaterialet afklaret ved at stille spørgsmål i tilbudsfasen, således at forbehold i videst muligt omfang undgås. 6.3 Aflevering og åbning af tilbuddet Tilbud afleveres i 2 lukkede kuverter/pakker mærket hhv. Rammeaftale om vejprojektering mv. vedrørende mindre anlægsopgaver Del 1 - Pris og Rammeaftale om vejprojektering mv. vedrørende mindre anlægsopgaver Del 2 Øvrige tilbudsdokumenter. Mærkat til påklæbning er vedlagt tilbudslisten. Begge påføres afsendernavn, adresse, adresse og telefonnummer. Se i øvrigt afsnit 7. Tilbud skal afleveres i 3 eksemplarer. Tilbud afleveres endvidere på elektronisk form (CD-rom, USB-stik eller andet), som pdf (for tilbudslisten med underskrift). De elektroniske udgaver af Del 1 - Pris og Del 2 Øvrige tilbudsdokumenter skal i opdeling i kuverter følge papirudgaverne. Alle bilag skal være mærket med tilbudsgiverens navn.

10 10 af 11 Tilbud skal være modtaget hos Vejdirektoratet, receptionen Att.: Kresten Lysholdt-Andersen Teglgårdsparken Middelfart senest på tidspunktet anført på > Leverandørportalen > Aktuelle udbud. Tilbud modtaget efter dette tidspunkt vil blive afvist. Vejdirektoratet gør særskilt opmærksom på, at Post Danmark ikke kan oplyse eller garantere, hvilket tidspunkt på dagen post leveres til Vejdirektoratet i Middelfart. Tilbudsgiveren bør derfor tage de nødvendige forholdsregler for at sikre, at tilbud modtages rettidigt hos Vejdirektoratet. Tidspunktet for åbning af tilbudskuverter fastlægges efter gennemførelse af bedømmelsens 2 første faser. Tilbud åbnes i overværelse af de bydende, der måtte ønske at være til stede. Tilbudssummer og eventuelle forbehold vil blive oplæst ved åbning af tilbud. 7. DOKUMENTER DER SKAL VEDLÆGGES TILBUDDET Følgende dokumenter skal vedlægges tilbuddet. Kuvert mærket Del 1 Pris (Underkriterium A): Udfyldt og underskrevet tilbudsliste. Kuvert mærket Del 2 Øvrige tilbudsdokumenter : Kontaktoplysninger: Firmanavn og adresse samt kontaktpersons navn og adresse. Bemyndigelsesdokumentation, hvis flere i forening afgiver tilbud. Bilag vedr. udvælgelse: Oplysninger om tilbudsgivers omsætning for de seneste tre regnskabsår. Referenceliste med oplistning af minimum 5 og maksimum 10 sammenlignelige opgaver indenfor vejprojektering udført indenfor de seneste 3 år. Referencelisten bør indeholde oplysninger om projektnavn, kontraktform, ordregiver, entreprisesum, udførelsestidspunkt samt kort beskrivelse af projektet. Bilag vedr. underkriterium B Organisation og bemanding og C Opgaveløsning : Underkriterium B Organisation og bemanding : Der vedlægges o Organisationsplan med redegørelse for den organisation og bemanding, som tilbudsgiveren råder over til løsning af opgaver under den udbudte rammeaftale

11 11 af 11 o CV for de medarbejdere, som tilbudsgiveren råder over, der indeholder en oversigt over tidligere erfaringer, herunder en oversigt over de betydeligste tilsvarende opgaver, som medarbejderen har udført i de seneste 3 år med angivelse af opgavens art, honorar og udførelsesperiode. CV og oversigt bedes ikke overstige to A4 sider (pr. medarbejder). Tilbudsgiver skal levere CV er til bedømmelse. o En samlet oversigt over de i tilbuddet anførte medarbejdere, jf. 1. bullit ovenfor, hvor det tydeligt fremgår, hvilke ydelser/fagdiscipliner, behandlet i Bilag 1 (Ydelsesbeskrivelse), som de enkelte medarbejdere har kompetencer indenfor. Underkriterium C Opgaveløsning : Der vedlægges o Beskrivelse af erfaringer fra tidligere projekter samt udarbejde et procesdiagram for en projekteringsproces eller lignende. Beskrivelsen skal anskueliggøre rækkefølge og afhængigheder af aktiviteterne i opgaveløsningen. Besvarelsen må ikke overstige fem A4-sider. 8. VEDSTÅELSESFRIST Tilbuddet vedstås som anført i udbudsbekendtgørelsen pkt. IV.3.7).

12 Vejdirektoratet har lokalkontorer i Aalborg, Fløng, Middelfart, Næstved og Skanderborg samt hovedkontor i København. Find mere information på vejdirektoratet.dk. VEJDIREKTORATET Niels Juels Gade 13 Postboks København K Telefon vd@vd.dk vejdirektoratet.dk