Praktisk vejledning til skoler Vedrørende: Skrevet af: Indberetning af personalets arbejdstid (ressourceforbrug) til Børne- og Undervisningsministeriet Styrelsen for It og Læring Hvilke skoler skal indberette?... 2 Hvor finder indberetningen sted?... 2 Hvornår finder indberetningen sted?... 2 Hvad skal indberettes?... 2 Hvordan gør man?... 2 PUNKTVIS FREMGANGSMÅDE... 3 Spørgsmål vedr. indberetningen... 5 Kvittering... 6 Offentliggørelse af data... 6 Bilag 1 Definitioner af arbejdstidskategorier... 7 Denne vejledning indeholder praktisk information vedr. skolernes indberetning af personalets arbejdstid for skoleåret 2019/20.
Side 2 af 8 Hvilke skoler skal indberette? Alle folkeskoler, friskoler og private grundskoler, specialskoler for børn, kommunale internationale grundskoler, private internationale grundskoler samt ungdomsskoler med heltidsundervisning skal indberette. Det er frivilligt for efterskoler og kommunale dagbehandlingstilbud at indberette oplysninger om arbejdstid. Hvor finder indberetningen sted? Indberetningen foregår på https://data.stil.dk/grundskoleindberetning/. Her logger skolen på med det 6-cifrede institutionsnummer og den adgangskode, der er tilsendt fra STIL til skolens officielle mailadresse medio september. Hvis skolen har mistet sin adgangskode, benyttes glemt adgangskode funktionen, som findes på indberetningssiden. Hvornår finder indberetningen sted? Indberetningen finder sted i perioden den 24. september til den 26. oktober 2019. Hvad skal indberettes? I dette skema indberettes oplysninger om skolens planlagte ressourceforbrug i form af personalets arbejdstid. Opgørelsesdatoen er den 5. september. Det er alene personale med undervisningsrelateret arbejde samt skoleleder og evt. viceskoleleder, som skal indberettes. Skolens sekretær, pedel samt personer, der alene arbejder i SFO og dermed ikke indgår i undervisningen, skal således ikke indberettes. Skemaet giver et billede af personalets arbejdstid på skolen, sådan som den er planlagt ved skoleårets start. Det skal således ikke afspejle aflyste timer, vikardækning mv., selvom det er givet, at det vil komme i løbet af året. Grundlæggende skal ressourceskemaet vise, hvor mange medarbejdere, skolen råder over pr. 5. september, og hvordan skolen planlægger at anvende medarbejdernes arbejdstid i indeværende skoleår. Hvordan gør man? Erfaringsmæssigt finder mange skoler det vanskeligt at indberette personalets arbejdstid. Det vigtigste er, at de tal I indberetter nogenlunde svarer til den virkelighed, der er på skolen. Det betyder også, at nogle gange vil det være en vurdering og et bud på, hvordan det cirka er.
Side 3 af 8 Nedenfor beskrives indberetningen i de forskellige trin. Hvis der efter nedenstående gennemgang er flere uklarheder, er der også en billedgennemgang af indberetningen på selve indberetningssiden. Punktvis fremgangsmåde Udfyldelsen af personalets arbejdstid sker i tre trin. I nedenstående gives der først et overblik over de tre trin, og derefter gives en mere detaljeret guide til de enkelte tre trin: 1. Samlet arbejdstid og antal årsværk. Det første skridt er at danne sig et overblik over, hvor mange medarbejdere med undervisningsrelateret arbejde, skolen råder over, og hvor mange timer de arbejder i løbet af et år. Det gælder således alle ansatte med undervisningsrelateret arbejde. 2. Fordeling af arbejdstid i kategorier. Andet trin i indberetningen handler om at opgøre, hvordan medarbejdernes arbejdstid er fordelt ud på nedenstående fire kategorier:: Fagopdelt undervisning Understøttende undervisning Øvrig tid med eleverne Den samlede arbejdstid 3. Kontrol. Tredje og sidst trin i indberetningen går ud på at tjekke, at det indberettede antal årsværk svarer til det antal årsværk, der reelt findes på skolen (Det der blev beregnet under punkt 1). Herefter godkendes indberetningen ved at trykke på knappen Gem ændringer. Indberetningen om skolens ressourceforbrug er nu færdig, Trin 1. Samlet arbejdstid og antal årsværk En fuldtidsansat lærer arbejder mellem 1924 og 1931,4 timer på et år 1. Det er disse timer pr. fuldtidsansat, der skal fordeles ud i fire arbejdstidskategorier: Fagopdelt undervisning, understøttende undervisning, øvrig tid med eleverne, samt en kategori for den samlede arbejdstid. Alle fire arbejdstidskategorier skal opdeles i forhold til henholdsvis normalklasser og specialklasser. Første skridt er derfor at gøre sig klart, hvor mange personaleårsværk, der er planlagt at anvende i alt i det kommende skoleår. Fordi der tælles hele årsværk betyder det, at to halvtidsansatte gælder som ét årsværk. Se nedenstående figur 1, der viser, hvordan man regner arbejdstid i timer pr. år. Indberetning af vikarer 1 Vær opmærksom på at antallet af årsværk kan afvige en smule fra antallet af fuldtidsmedarbejdere, da et årsværk jf. Finansministeriet er defineret som 1924 timer.
Side 4 af 8 Der skal som udgangspunkt ikke indberettes vikartimer. Der er dog undtagelser, hvor en lærer er fraværende i en længere periode. Hvis en lærer fx går på barsel i løbet af skoleåret og erstattes af en vikar, skal der indberettes arbejdstid for både læreren og vikaren for de dele af året, hvor de hver især underviser. Figur 1. Eksempel på beregning af arbejdstid i timer pr. år Trin 2. Fordeling af arbejdstid i kategorier og klassetype De samlede personaleressourcer fordeles i de relevante kategorier. Bilag 1 indeholder definitioner og eksempler på indholdet af de forskellige arbejdstidskategorier.
Side 5 af 8 Figur 2. Eksempel på opdeling af personalets arbejdstid i sammenhæng med indberetningsskemaet Det kan være svært at opgøre helt præcist og det vil derfor i nogle tilfælde være en vurdering og et bud I indberetter. Det vigtige er, at fordelingen af ressourcer på de fire kategorier og de to klassetyper stemmer overens med virkeligheden på jeres skole. Trin3. Tjek af de indberettede tal Til slut er det vigtigt at tjekke, at antallet af personaleårsværk i skemaet stemmer overens med det reelle antal årsværk på skolen, som blev beregnet under punkt 1. Når I har tjekket, at det stemmer overens og trykket Gem ændringer, er I færdige med den del af grundskoleindberetningen, der vedrører skolens ressourceforbrug. Spørgsmål vedr. indberetningen Har du spørgsmål, som vejledningerne ikke giver svar på, kan du kontakte https://jira.stil.dk/servicedesk/customer/portal/5/create/58 Tlf.: 3587 8300 (telefontid man-tors: 8-16 og fre: 8-14)
Side 6 af 8 Kvittering Hvis skolen har brug for en kopi af de indberettede tal, skal skolen selv sørge for at udskrive den via menupunktet Udskriv kvittering eller ved at tage et skærmprint. Når indberetningsperioden afsluttes og indberetningsportalen lukkes, er der ikke længere adgang til se de indberettede oplysninger for skolen. Offentliggørelse af data Data bruges til at beregne en række centrale nøgletal så som undervisningsandel, elev-lærer-ratio og antal årsværk. Data offentliggøres på skole- og kommuneniveau i Børne- og Undervisningsministeriets Datavarehus på https://www.uddannelsesstatistik.dk/ Derudover bruges data og nøgletal i notater, som offentliggøres på ministeriets hjemmeside http://uvm.dk/service/statistik/statistik-om-folkeskolen-og-frie-skoler
Side 7 af 8 Bilag 1 Definitioner af arbejdstidskategorier Kategori Forklaring Undervisning i alt (A) Fagopdelt undervisning (A1) Under overskift (A) Undervisning og øvrig tid med elever i alt skal opgøres antallet af klokketimer (60 minutter), som personalet bruger sammen med eleverne, hvor timerne opdeles i hhv. fagopdelte timer (A1) og antallet af timer til understøttende undervisning (A22) og øvrig tid med eleverne (A33). Under overskriften Fagopdelt undervisning (A1) opgøres antallet af planlagte klokketimer (60 minutter), som bruges på klasseundervisning, holdundervisning og individuel undervisning i skolens fag herunder også specialundervisning i normalklasser. Den fagopdelte undervisning skal forstås meget bredt. Det vil sige, at ekstra ressourcer i undervisningen i form af fx holddannelse, tolærerordning eller støtte til enkeltelever i den almindelige undervisning også indgår som en del af den fagopdelte undervisning. Undervisning på lejrskoler og ekskursioner, der udføres som del af den fagopdelte undervisning, opgøres ligeledes som fagopdelt undervisning. De fagopdelte undervisningsressourcer omfatter også tid afsat til at støtte elever i den almindelige undervisning, fx tale- og hørepædagoger, læsevejledere og AKT-vejledere, der understøtter eleverne i klassen eller parallelt med klassens undervisning. Derudover omfatter den fagopdelte undervisning supplerende undervisning og anden faglig støtte, som ikke er specialundervisning i specialklasser, og som gives til en eller flere elever som en del af eller ud over den almindelige undervisning. Kategori A1 opgøres for såvel normal- som specialklasser. Understøttende undervisning (A22) Under overskriften Understøttende undervisning (A22) opgøres antallet af planlagte klokketimer (60 minutter), der bruges på understøttende undervisning. Den understøttende undervisning skal både anvendes til opgaver, der har et direkte fagrelateret indhold, eksempelvis tilbud om lektiehjælp, og til opgaver, der sigter bredere på at styrke elevernes læringsparathed, sociale kompetencer, motivation og trivsel. Ekskursioner mv., der udføres som en del af den understøttende undervisning, opgøres under understøttende undervisning. Kategori A22 opgøres for såvel normal- som specialklasser. Øvrig tid med eleverne (A33) Under overskriften Øvrig tid med eleverne (A33) opgøres den øvrige tid med eleverne forstået som samtlige øvrige timer, hvor lærerne er sammen med eleverne. Arbejdstiden til den øvrige tid med eleverne omfatter bl.a. personaleovervåget pausetid for eleverne. Det vil sige, at hvis en
Side 8 af 8 lærer fx spiser sammen med eleverne eller fungerer som gårdvagt i elevernes pauser, skal denne tid indberettes som øvrig tid. Ligeledes skal lærerens tid til elevsamtaler opgøres som øvrig tid med eleverne. Indberetningen af øvrig tid omfatter ikke tjenestetid til vejlederes vejledning af lærere, efteruddannelse eller andre kompetenceudviklingsaktiviteter, da indberetningen alene skal omfatte undervisningsressourcer, hvor eleverne er til stede. Kategori A33 opgøres for såvel normal- som specialklasser. Antal arbejdstimer i alt (B) En fuldtidsansat lærer arbejder mellem 1924 og 1931,4 timer på et år. Det samlede antal arbejdstimer skal afspejle det antal bruttoårsværk, der reelt findes på skolen. For hver ansat med undervisningsrelateret arbejde identificeres de arbejdsopgaver, der specifikt kan relateres til henholdsvis normal- og specialklasser. Dette gøres for såvel den fagopdelte undervisning (A1) som den understøttende undervisning (A22) og den øvrige tid med eleverne (A33) og den resterende tid uden elevsamvær. Hvis det ikke er muligt direkte at opgøre den resterende tid uden elevsamvær, kan der benyttes en forholdsmæssig fordeling af undervisning i normal- og specialklasser som nøgle til beregning af arbejdstid i alt på normal- og specialklasser. Det kan illustreres ved følgende eksempel: En fuldtidsansat underviser i alt 700 timer (kategori A1+A22+A33) fordelt på 500 timer i normaklasser og 200 timer i specialklasser. Årsværksfordelingen for denne underviser bliver dermed 500/700*1924 = 1374.29 timer i kategori B for normalklasser og 200/700*1924 = 549.71 timer i kategori B for specialklasser.