Ds-vejleDning 490 04:2010 1. udgave Vejledning i samfundsmæssigt ansvar
DS-vejledning 49004:2011 Vejledning i samfundsmæssigt ansvar
DS-vejledning 49004:2011 Vejledning i samfundsmæssigt ansvar Dansk Standard 2011 Kopiering ikke tilladt uden særlig tilladelse Projektnummer M251711 Grafisk tilrettelæggelse: Dansk Standard Omslag: Dansk Standard Tryk: Dansk Standard Udgivet 2011 1. udgave 2. oplag ISBN: 978-87-7310-662-4 (trykt udgave) ISBN: 978-87-7310-663-1 (elektronisk udgave) Udgivet af Dansk Standard Kollegievej 6 2920 Charlottenlund Telefon: 39 96 61 01 Telefax: 39 96 61 02 ds@ds.dk www.ds.dk Dette er en POD-publikation Printet i Danmark Denne publikation er tidligere udgivet med DS-betegnelsen: DS-vejledning 26004:2010. Betegnelsen er ændret pga. ønske fra den internationale standardiseringsorganisation ISO. Ud over at DS-betegnelsen er ændret til DS-vejledning 49004:2011, er der foretaget få sproglige, korrekturmæssige ændringer, men publikationen er ikke at betragte som en revision af DSvejledning 26004:2010, selvom DS-betegnelsen og udgivelsesåret er ændret.
Indholdsfortegnelse Forord... 7 Indledning... 9 Forståelse af samfundsmæssigt ansvar... 10 Karakteristika for samfundsmæssigt ansvar... 11 Forholdet mellem samfundsmæssigt ansvar og bæredygtigudvikling... 14 Certificering efter DS 49001... 15 1 Anvendelsesområde... 18 2 Termer og definitioner... 19 3 Ledelsessystem for samfundsmæssigt ansvar... 26 3.1 Generelle krav... 26 3.2 Principper for samfundsmæssigt ansvar... 27 3.3 Områder og emner under samfundsmæssigt ansvar... 34 3.3.1 Generelt (gennemgang og prioritering)... 34 3.3.2 Organisationsledelse... 37 3.3.3 Menneskerettigheder... 44 3.3.4 Arbejdsforhold... 59 3.3.5 Miljø... 70 3.3.6 God forretningsskik... 80 3.3.7 Forbrugerforhold... 91 3.3.8 Lokal samfundsinvolvering og -udvikling... 104 4 Ledelsens ansvar... 121 4.1 Ledelsens forpligtelser... 121 4.2 Interessenter... 122 4.2.1 Identifikation af interessenterne... 124 4.2.2 Prioritering af interessenter... 127 4.2.3 Inddragelse af interessenter... 127 4.2.4 Løsning af konflikter og uoverensstemmelser mellem en organisation og dens interessenter... 128 4.3 Udarbejdelse af liste over væsentlige emner... 130 4.3.1 Forholdet mellem en organisations særlige karakteristika og samfundsmæssigt ansvar... 130 4.3.2 Vurdering af relevans af områder og emner... 131 4.3.3 Vurdering af væsentlighed af områder og emner... 132 4.3.4 Vurdering af en organisations indflydelsessfære... 133 4.3.5 Udøvelse af indflydelse... 133 4.3.6 Prioritering af emner... 134 4.4 Politik og planlægning af samfundsmæssigt ansvar... 134 4.4.1 Politik for samfundsmæssigt ansvar... 134 4.4.2 Planlægning af målsætninger og mål for samfundsmæssigt ansvar... 135 4.4.3 Planlægning af ledelsessystem for samfundsmæssigt ansvar... 136 4.5 Ansvar og beføjelser... 136 4.5.1 Generelt... 136 4.5.2 Ledelsens repræsentant... 136 4.6 Ledelsens evaluering... 136 4.6.1 Generelt... 136 4.6.2 Input til ledelsens evaluering... 136 4.6.3 Output fra ledelsens evaluering... 137 4.7 Dokumentation... 138 4.7.1 Generelt... 138 4.7.2 Ledelseshåndbog for samfundsmæssigt ansvar... 138 4.7.3 Styring af dokumenter... 139 4.7.4 Styring af registreringer... 139 3
5 Styring af ressourcer... 140 5.1 Tilvejebringelse af ressourcer... 140 5.2 Kompetence, uddannelse og bevidsthed... 140 5.3 Infrastruktur... 141 6 Implementering og drift... 142 6.1 Handlingsplaner... 142 6.1.1 Præstationsindikatorer... 143 6.2 Udvælgelse af og samarbejde med leverandører... 143 6.2.1 Udvælgelse af leverandører... 144 6.2.2 Samarbejde med leverandører... 144 6.3 Driftsstyring... 144 6.4 Nødberedskab og afværgeforanstaltninger... 144 6.5 Kommunikation... 144 6.5.1 Generelt... 144 6.5.2 Information om samfundsmæssigt ansvar... 145 6.5.3 Interessentdialog om kommunikation... 145 6.5.4 Intern kommunikation... 145 6.5.5 Ekstern kommunikation... 146 6.5.6 Rapportering... 146 6.5.7 Om at øge troværdigheden af rapporter og påstande om samfundsmæssigt ansvar... 147 7 Løbende forbedringer... 148 7.1 Generelt... 148 7.2 Overvågning og måling... 149 7.2.1 Interessenters tilfredshed... 149 7.2.2 Intern audit... 149 7.2.3 Evaluering af efterlevelse... 150 7.3 Analyse af data... 150 7.4 Forbedring... 151 7.4.1 Løbende forbedringer... 151 7.4.2 Afvigelser, korrigerende handlinger og forebyggende handlinger... 151 Anneks A Eksempler på initiativer og værktøjer til samfundsmæssigt ansvar... 153 Noter til Anneks A... 155 Tabel A.1 Eksempler på initiativer og værktøjer på tværs af brancher... 157 Tabel A.2 Eksempler på brachespecifikke initiativer og værktøjer... 170 Anneks B Vejledning om certificering... 178 Tabel B.1 Oversigt over dækning af emner i DS 49001 i de mest anvendte ledelsessystemstandarder... 179 Tabel B.2 Tidsforbrug for miljøledelsessystemer... 182 Anneks C Forkortede termer... 184 Bibliografi... 185 4
Figurer Figur 1 Illustration af dækning af krav i DS 49001 vha. ledelsessystemstandarder... 16 Figur 2 Tidsberegning for ekstern audit til brug for certificering efter DS 49001... 17 Figur 3 Plan-Do-Check-Act-model... 26 Figur 4 De syv områder... 35 Figur 5 Forholdet mellem en organisation, dens interessenter og samfundet... 124 Figur 6 Et eksempel på et kort over interessenter (stakeholdermap)... 126 Figur 7 Matrix over risikobaseret tilgang til interessenter... 129 Figur 8 Integration af samfundsmæssigt ansvar i hele organisationen... 130 Figur 9 Vurdering af væsentlighed... 132 Tabel Tabel 1 Kerneområder og emner under samfundsmæssigt ansvar... 35 Tekstbokse Tekstboks 1 DS-vejledning 49004 og små og mellemstore organisationer (SMO er)... 13 Tekstboks 2 Komitéen for god Selskabsledelse... 41 Tekstboks 3 FN s Verdenserklæring om Menneskerettighederne og centrale menneskerettighedsinstrumenter... 45 Tekstboks 4 Ligestilling mellem kønnene og samfundsmæssigt ansvar... 50 Tekstboks 5 Børnearbejde... 57 Tekstboks 6 Den Internationale Arbejdsmarkedsorganisation (ILO)... 60 Tekstboks 7 Fællesudvalg for sundhed og sikkerhed... 65 Tekstboks 8 Eksempler på tiltag i forbindelse med tilpasning til klimaændringer... 77 Tekstboks 9 FN s retningslinjer for forbrugerbeskyttelse... 92 Tekstboks 10 Håndtering af klager fra forbrugere... 100 Tekstboks 11 FN s 2015-mål... 106 Tekstboks 12 Bidrag til lokal samfundsudvikling gennem organisationens kerneaktiviteter... 107 Tekstboks 13 Eksempler på dokumenter... 138 Tekstboks 14 Ressourcebegrænsninger i SMO er... 140 Tekstboks A.1 Certificerbare initiativer og initiativer forbundet med kommercielle og økonomiske interesser... 155 5
DS-vejledning 49004:2011 6
Forord Denne vejledning er baseret på indholdet i den internationale standard, ISO 26000 Guidance on Social Responsibility, samt på specifikke danske tilføjelser, herunder bl.a. 3 nye principper (8-10), danske eksempler samt danske initiativer og værktøjer. ISO 26000 Guidance on Social Responsibility er en international vejledende standard udviklet i en multiinteressentproces med deltagelse fra eksperter fra mere end 90 lande og 40 internationale organisationer med forskellig relation til samfundsmæssigt ansvar. Eksperterne i arbejdsgruppen var opdelt i 6 forskellige interessentgrupper: forbrugere, myndigheder, industri, arbejdstagere, ngo er (non-governmental organizations) og en blandet gruppe inden for tjenesteydelser, rådgivning, forskning, undervisning og andre (på engelsk, Service, Support, Research and Others, SSRO). Derudover var der gjort specifikke tiltag for at opnå en afbalanceret deltagelse af udviklede og udviklingslande, ligesom en balanceret kønsfordeling i skrivegrupperne også blev prioriteret. Gennem det danske standardiseringsudvalg for samfundsmæssigt ansvar, S-397, har de 6 interessentgrupper også været repræsenteret i det internationale arbejde, ligesom udvalget har været ansvarlig for udarbejdelsen af DS 49001 og DS-vejledning 49004. Udvalget blev nedsat i 2005 og har til og med færdiggørelsen af ISO 26000, DS 49001 og DS-vejledning 49004 i 2010 været sammensat af repræsentanter fra alle 6 interessentgrupper. ISO 26000 er ikke en ledelsessystemstandard, og den er ikke certificerbar. Der er derfor udarbejdet en dansk certificerbar ledelsessystemstandard, DS 49001, som er baseret på principper, områder og emner samt interessentinddragelse, som beskrevet i ISO 26000. DS-vejledning 49004 giver generel vejledning om samfundsmæssigt ansvar, og den kan bruges selvstændigt hertil. Strukturen i vejledningen svarer til den anvendte i DS 49001, og vejledningen kan således også bruges som opslagsværk for de specifikke kapitler og afsnit i DS 49001. 7
DS-vejledning 49004:2011 8
Indledning Organisationer og deres interessenter rundt om i verden bliver mere og mere bevidste om behovet for og fordelene ved samfundsmæssig ansvarlig adfærd. Formålet med, at organisationer agerer samfundsmæssigt ansvarligt, er at bidrage til en bæredygtig udvikling. En organisations indsats og resultater i relation til det samfund, hvori den opererer, og dens påvirkning af miljøet er blevet et vigtigt element i vurderingen af dens samlede indsats og resultater og evne til fortsat effektiv drift. Dette er til dels en afspejling af den voksende erkendelse af behovet for at sikre sunde økosystemer, social lighed og god organisationsledelse. I det lange løb afhænger alle organisationers aktiviteter af sundheden i verdens økosystemer. Organisationer er underlagt en øget granskning fra deres interessenter. Både interessenternes opfattelse af og organisationens faktiske indsats og resultater med hensyn til samfundsmæssigt ansvar kan bl.a. påvirke: a) organisationens konkurrenceevne b) organisationens omdømme c) organisationens evne til at tiltrække og fastholde medarbejdere eller medlemmer, kunder, klienter eller andre brugere d) de ansattes moralske indstilling, engagement og produktivitet e) investorernes, donorernes, sponsorernes og finansverdenens syn på organisationen f) organisationens forhold til virksomheder, regeringer, medier, leverandører, sammenlignelige organisationer, kunder og det samfund, som organisationen opererer i. Denne publikation indeholder vejledning i de underlæggende principper for samfundsmæssigt ansvar, kerneområder og emner inden for samfundsmæssigt ansvar (se tabel 1) og i måder, hvorpå samfundsmæssig ansvarlig adfærd kan integreres i en organisation. Denne vejledning understreger vigtigheden af at opnå resultater og forbedringer af indsats og resultater i relation til samfundsmæssigt ansvar. Denne vejledning er ment som et nyttigt værktøj til alle slags organisationer små som store i den private, offentlige og almennyttige sektor og i udviklings- og industrilande. Mens ikke alle dele af denne vejledning vil gavne alle typer organisationer lige meget, er samtlige kerneområder relevante for enhver organisation. Alle kerneområder omfatter en række emner, og det er den individuelle organisations ansvar at identificere, hvad der er relevant og væsentligt for organisationen gennem egne overvejelser og gennem dialog med interessenterne. I de enkelte afsnit indgår ofte punktlister, som i denne danske standard er alfabetiseret fortløbende i det aktuelle afsnit. Herved får brugere af standarden lettere ved at henvise til konkrete punkter i listerne. Denne alfabetisering skal ikke læses som en prioritering af punkterne i de aktuelle lister. Statslige organisationer kan på lige fod med andre gøre brug af denne vejledning. Hensigten med standarden er dog ikke at erstatte eller på nogen måde ændre de enkelte staters forpligtelser. Alle organisationer opfordres til ved brug af denne vejledning at blive mere samfundsmæssigt ansvarlige. I erkendelse af at organisationer befinder sig på forskellige stadier af forståelse og integrering af samfundsmæssigt ansvar, er det meningen, at denne vejledning både kan bruges af dem, der lige er begyndt at arbejde med samfundsmæssigt ansvar og dem, der er mere erfarne med implementeringen heraf. Begynderen kan læse og anvende denne vejledning som en indføring i samfundsmæssigt ansvar, mens den mere erfarne bruger kan anvende standarden til at forbedre allerede eksisterende praksis på området, samt til at integrere samfundsmæssigt ansvar yderligere i organisationen. Referencer til initiativer eller værktøjer i anneks A betyder ikke, at Dansk Standard giver særlig status til disse initiativer eller værktøjer. 9
Forståelse af samfundsmæssigt ansvar Organisationers samfundsmæssige ansvar: historisk baggrund Begrebet samfundsmæssigt ansvar blev almindeligt udbredt i begyndelsen af 1970 erne, selvom flere aspekter af samfundsmæssigt ansvar allerede tilbage i slutningen af det nittende århundrede, og i visse tilfælde endda tidligere, dannede grundlag for statslige handlinger og organisationers tiltag. Opmærksomheden på samfundsmæssigt ansvar har tidligere primært været fokuseret på erhvervslivet. Begrebet corporate social responsibility er stadig mere alment kendt (en virksomheds sociale ansvar) end begrebet samfundsmæssigt ansvar. Det synspunkt, at samfundsmæssigt ansvar gælder alle organisationer, dukkede frem i forbindelse med, at forskellige former for organisationer og ikke blot virksomheder erkendte, at de også havde ansvar for at bidrage til en bæredygtig udvikling. De forskellige aspekter af samfundsmæssigt ansvar afspejler samfundets forventninger på et givent tidspunkt og kan derfor ændre sig. Eftersom et samfunds interesser ændrer sig, ændrer dets forventninger til organisationer sig også som en afspejling af disse interesser. En tidlig opfattelse af samfundsmæssigt ansvar byggede på filantropiske aktiviteter såsom velgørenhed. Emner som arbejdsforhold og god forretningsskik dukkede frem for mere end et århundrede siden. Med tiden kom andre emner til som fx menneskerettigheder, miljø, forbrugerbeskyttelse og bekæmpelse af korruption, samtidig med at opmærksomheden på disse emner voksede. Denne vejlednings kerneområder og emner afspejler den aktuelle opfattelse af god adfærd. Opfattelsen af god adfærd vil uden tvivl også ændre sig i fremtiden, og flere emner kan blive til vigtige elementer af samfundsmæssigt ansvar. Seneste tendenser inden for samfundsmæssigt ansvar Opmærksomheden omkring organisationers samfundsmæssige ansvar er tiltagende af flere årsager. Globaliseringen og den større mobilitet og voksende tilgængelighed af kommunikationsstrømmen betyder, at det er nemmere for enkeltpersoner og organisationer rundt om i verden at få indsigt i organisationers beslutninger og aktiviteter både i geografisk nærliggende og fjerntliggende områder. Disse faktorer giver organisationer mulighed for at lære nye måder at gøre ting og løse problemer på. Dette betyder, at organisationers beslutninger og aktiviteter er underlagt øget granskning fra diverse grupper og enkeltpersoner. Forskellige organisationers politikker og praksis kan let sammenlignes over hele verden. Den globale beskaffenhed af visse miljø- og sundhedsmæssige spørgsmål, erkendelsen af ansvaret for fattigdomsbekæmpelse, den voksende finansielle og økonomiske indbyrdes afhængighed samt mere spredte værdikæder betyder, at de emner, som er relevante for en organisation, sandsynligvis rækker længere end til de emner, der eksisterer i organisationens geografiske nærområde. Det er vigtigt, at organisationer håndterer sit samfundsmæssige ansvar uanset deres sociale eller økonomiske forhold. Instrumenter som Rio-erklæringen om miljø og udvikling [155], Johannesburg-erklæringen om bæredygtig udvikling [151] og 2015-målene [153] og ILO-erklæringen om grundlæggende principper og rettigheder på arbejdspladsen [54] understreger den indbyrdes afhængighed på tværs af grænserne. Gennem de seneste årtier har globaliseringen givet udslag i en øget påvirkning af samfundet og miljøet fra forskellige former for organisationer, herunder organisationer i den private sektor, ngo er og regeringer. Ngo er og virksomheder leverer i dag mange af de tjenesteydelser, som normalt er statslige særligt i lande, hvor regeringerne har stået over for meget store udfordringer og begrænsninger og ikke har været i stand til at frembringe tjenesteydelser på områder som sundhed, uddannelse og velfærd. Efterhånden som regeringers formåen øges, forandrer statslige og private organisationers roller sig. I tider med økonomisk og finansiel krise bør organisationer søge at opretholde aktiviteter vedrørende samfundsmæssigt ansvar. Sådanne kriser påvirker udsatte grupper betydeligt og tilskynder derfor til et større fokus på behovet for øget bevågen- 10
hed omkring samfundsmæssigt ansvar. Kriser danner også grundlag for særlige muligheder for at integrere samfundsmæssige, økonomiske og miljømæssige overvejelser mere effektivt i organisatoriske beslutninger og aktiviteter. Myndigheder har en afgørende rolle i realiseringen af disse muligheder. Forbrugere, kunder, donorer, investorer og ejere har på mange måder økonomisk indflydelse på en organisation i relation til samfundsmæssigt ansvar. Samfundets forventninger med hensyn til organisationernes indsats og resultater fortsætter med at stige. Samfundets ret til indsigt i mange områder giver almen adgang til detaljerede oplysninger om visse organisationers beslutninger og aktiviteter. Et voksende antal organisationer kommunikerer med deres interessenter, herunder ved at udarbejde samfundsmæssige ansvarsrapporter for at opfylde interessenternes behov for oplysninger om organisationens indsats og resultater på området. Disse og andre faktorer danner rammen for samfundsmæssigt ansvar og bidrager til nødvendigheden af, at organisationer udviser samfundsmæssigt ansvar. Karakteristika for samfundsmæssigt ansvar Generelt De grundæggende karakteristika for samfundsmæssigt ansvar er en organisations villighed til at indarbejde samfunds- og miljømæssige hensyn i sine beslutningsprocesser og til at vise ansvar for, hvilken påvirkning af samfundet og miljøet dens beslutninger og aktiviteter har. Dette forudsætter gennemsigtig og etisk adfærd, som bidrager til bæredygtig udvikling, overholder relevante lovkrav, og er i overensstemmelse med internationale adfærdsnormer. Det forudsætter også at samfundsmæssigt ansvar er integreret i hele organisationen, bliver udvist i organisationens forhold og tager hensyn til interessenternes interesser. En interessent har en eller flere interesser, som kan blive påvirket af en organisations beslutninger og aktiviteter. Denne interesse giver parten en andel i organisationen og skaber et forhold til organisationen. Dette forhold behøver ikke være formelt eller anerkendt af interessenten eller organisationen. Interessenter kan refereres til som interesserede parter. Når en organisation vurderer, hvilke interessentinteresser den skal anerkende, bør organisationen overveje lovformeligheden af disse interesser og overensstemmelsen med internationale adfærdsnormer. Samfundets forventninger Samfundsmæssigt ansvar omfatter en generel forståelse af samfundets overordnede forventninger. Et grundlæggende princip for samfundsmæssigt ansvar er respekten for retsstatens betydning og overholdelse af juridisk bindende forpligtelser. Samfundsmæssigt ansvar omfatter dog også handlinger, som strækker sig ud over overholdelse af lovkrav og anerkendelse af forpligtelser, som ikke er juridisk bindende. Disse forpligtelser opstår ud fra almindeligt anerkendte principper og etiske værdier. Selvom forventninger til samfundsmæssigt ansvar varierer fra land til land og fra kultur til kultur, bør organisationer alligevel respektere internationale adfærdsnormer som fx dem, der er fastlagt i Verdenserklæringen om Menneskerettigheder [156], Johannesburg-erklæringen om bæredygtig udvikling [151] og andre instrumenter. Pkt. 3 behandler kerneområderne inden for samfundsmæssigt ansvar. Under hvert af disse kerneområder indgår flere emner, som vil hjælpe en organisation til at identificere, hvor den påvirker samfundet mest. Hvert emne beskriver også eksempler på tiltag til håndtering af disse påvirkninger. Interessenternes rolle i forbindelse med samfundsmæssigt ansvar Identificering og involvering af interessenter er et afgørende aspekt af samfundsmæssigt ansvar. En organisation bør fastslå, hvem der har interesse i dens beslutninger og aktiviteter, således at organisationen kan forstå de påvirkninger, den har, og hvordan den håndterer dem. Selvom interessenter kan hjælpe en organisation med at identificere de enkelte emners relevans for organisationen, erstatter interessenterne dog ikke den generelle befolkning i relation til fastsættelsen af normer og forventninger til adfærd. Et emne kan stadig være relevant for organisationens samfundsmæssige ansvar, selvom det ikke er identificeret specifikt af de interessenter, som organisationen konsulterer. Yderligere vejledning herom kan findes i princip 4 (3.2) og i 4.2 om interessenter. 11
Integrering af samfundsmæssigt ansvar Fordi samfundsmæssigt ansvar vedrører de potentielle og faktiske påvirkninger, en organisations beslutninger og aktiviteter har, udgør organisationens daglige aktiviteter det vigtigste fokusområde. Samfundsmæssigt ansvar bør være en integreret del af organisationens kernestrategier, og ansvaret bør være uddelegeret på alle passende niveauer i organisationen. Det samfundsmæssige ansvar bør afspejles i beslutningsprocesser og i forbindelse med implementeringen af aktiviteter. Filantropi (i denne sammenhæng forstået som det at donere til velgørenhedsformål) kan have en positiv påvirkning af samfundet. Filantropi bør dog ikke blive en erstatning for integrering af samfundsmæssigt ansvar i organisationen. En organisations forhold til andre organisationer kan have stor indflydelse på den påvirkning, en organisations beslutninger eller aktiviteter har. Det kan være nødvendigt for en organisation at samarbejde med andre i håndteringen af dens ansvar. Et sådant samarbejde kan fx være med sammenlignelige organisationer, konkurrenter (idet der tages hensyn til at undgå konkurrencebegrænsende adfærd), andre dele af værdikæden eller en relevant part inden for organisationens indflydelsessfære. Tekstboks 1 beskriver, hvordan DS-vejledning 49004 dækker små og mellemstore organisationer (SMO er). 12
Tekstboks 1 DS-vejledning 49004 og små og mellemstore organisationer (SMO er) Små og mellemstore organisationer er organisationer, hvis antal ansatte eller størrelse af de finansielle aktiviteter falder under en særlig grænse. Denne grænse er forskellig fra land til land. I denne vejledning omfatter SMO er også de helt små organisationer, som refereres til som mikroorganisationer. Integrering af samfundsmæssigt ansvar i en SMO kan gøres via praktiske, simple og omkostningseffektive handlinger og er ikke nødvendigvis indviklet eller dyr. SMO er kan på grund af deres mindre størrelse og potentiale for at være mere fleksible og innovative faktisk danne et rigtig godt grundlag for at skabe muligheder for samfundsmæssigt ansvar. SMO er er generelt mere fleksible, hvad angår organisationsledelse, og har ofte tæt kontakt til lokalsamfundet. Ligeledes har topledelsen normalt en mere direkte indflydelse på organisationens aktiviteter. Samfundsmæssigt ansvar involverer indførelsen af en integreret metode til at styre en organisations aktiviteter og påvirkninger på andre. En organisation bør håndtere og overvåge de konsekvenser for samfundet og miljøet, som dens beslutninger og aktiviteter har på en måde, som både tager hensyn til størrelsen af organisationen og dens påvirkninger. Det er ikke nødvendigvis muligt for en organisation straks at afhjælpe alle de negative konsekvenser af dens beslutninger og aktiviteter. Det kan være nødvendigt at prioritere. Følgende overvejelser kan være til hjælp. SMO er bør tage i betragtning, at interne ledelsesprocedurer, rapportering til interessenterne og andre processer kan være mere fleksible og uformelle hos SMO er end hos større organisationer, forudsat at et passende niveau af gennemsigtighed bevares. ved gennemgangen af alle syv kerneområder og relevante emner være opmærksom på, at der bør tages højde for organisationens egen kontekst, vilkår, ressourcer og interessentinteresser, idet alle kerneområderne, men ikke alle emner herunder, er relevante for samtlige organisationer. fra begyndelsen fokusere på de emner og påvirkninger, som har størst betydning for bæredygtig udvikling. En SMO bør ligeledes have en plan for, hvordan den håndterer de resterende emner og påvirkninger rettidigt søge hjælp hos relevante myndigheder, kollektive organisationer (såsom brancheforeninger og paraplyorganisationer) og eventuelt nationale standardiseringsorganisationer i forbindelse med udviklingen af praktisk vejledning i og planer for brugen af denne vejledning. Sådanne vejledning og planer bør skræddersys til SMO ernes og deres interessenters art og særlige behov. hvor det er passende, bør der handles i fællesskab med andre sammenlignelige eller brancherelaterede organisationer for at spare ressourcer og øge handlingsevnen. For eksempel kan identificering og involvering af interessenter nogle gange være mere effektivt for organisationer i samme kontekst og branche, hvis det bliver gjort i fællesskab. Det vil højst sandsynligt gavne SMO er at udvise samfundsmæssigt ansvar af grunde, som er nævnt andre steder i denne vejledning. SMO'er vil måske endda opleve, at andre organisationer, som de samarbejder med, betragter det at støtte SMO'erne i deres bestræbelser som en del af deres eget samfundsmæssige ansvar. Organisationer med større kapacitet inden for og erfaring med samfundsmæssigt ansvar kan overveje at støtte SMO er i samfundsmæssigt ansvar, herunder med hjælp til at skabe bevidsthed om emner angående god forretningsskik, som vedrører samfundsmæssigt ansvar. I EU opereres med følgende definition: Kategorien mikroorganisationer, små og mellemstore organisationer (SMO'er) omfatter organisationer, som beskæftiger under 250 personer, og som har en årlig omsætning på ikke over 50 mio. EUR og/eller en årlig samlet balance på ikke over 43 mio. EUR 1. 1 Uddrag af artikel 2 i bilaget til henstilling 2003/361/EF 13
Forholdet mellem samfundsmæssigt ansvar og bæredygtig udvikling Selvom mange anvender begreberne samfundsmæssigt ansvar og bæredygtig udvikling uden skelnen, og de to er tæt forbundne, er der alligevel tale om forskellige begreber. Bæredygtig udvikling er et almindeligt anerkendt begreb, som opnåede international anerkendelse efter udgivelsen af rapporten fra Verdenskommissionen for miljø og udvikling: Vores fælles fremtid [174] fra 1987. Bæredygtig udvikling handler om at opfylde samfundenes behov i samspil med jordens økosystemer, uden at det sker på bekostning af kommende generationers mulighed for at opfylde deres behov. Bæredygtig udvikling har tre dimensioner økonomiske, samfunds- og miljømæssige som er indbyrdes afhængige. For eksempel kræves der for udryddelse af fattigdom, at social retfærdighed, økonomisk udvikling og beskyttelse af miljøet fremmes. Vigtigheden af disse mål er gennem årene siden 1987 blevet gentaget i adskillige internationale fora, såsom FN s konference om miljø og udvikling i 1992 og verdenstopmødet om bæredygtig udvikling i 2002. Samfundsmæssigt ansvar har organisationen som sit fokus og vedrører det ansvar, som en organisation har over for samfundet og miljøet. Samfundsmæssigt ansvar er tæt forbundet med bæredygtig udvikling. Da bæredygtig udvikling handler om de økonomiske, samfunds- og miljømæssige mål, som er fælles for alle, kan begrebet i bred forstand ses som et udtryk for de samfundsmæssige forventninger, som organisationer skal tage hensyn til, hvis de gerne vil handle ansvarligt. Derfor bør en organisations overordnede målsætning vedrørende samfundsmæssigt ansvar være at bidrage til en bæredygtig udvikling. De principper, praksis og kerneområder, som beskrives i det følgende i denne vejledning, danner grundlag for en organisations praktiske implementering af samfundsmæssigt ansvar samt dens bidrag til bæredygtig udvikling. En samfundsmæssigt ansvarlig organisations beslutninger og aktiviteter kan have stor betydning for en bæredygtig udvikling. Målet med bæredygtig udvikling er at opnå bæredygtighed for samfundet både lokalt og globalt. Det handler ikke om specifikke organisationers bæredygtighed eller løbende levedygtighed. Bæredygtigheden i en organisation kan være mere eller mindre forenelig med bæredygtigheden i det overordnede samfund. Foreneligheden kommer ved at håndtere samfundsmæssige, økonomiske og miljømæssige problemstillinger på en integreret måde. Bæredygtigt forbrug, bæredygtig brug af ressourcer og bæredygtig levevis vedrører alle organisationer og relaterer sig til samfundets overordnede bæredygtighed. Staten og samfundsmæssigt ansvar ISO 26000, den internationale vejledende standard i samfundsmæssigt ansvar, den danske certificerbare standard i samfundsmæssigt ansvar, DS 49001, samt nærværende vejledning i samfundsmæssigt ansvar, DS-vejledning 49004, kan ikke erstatte eller på nogen måde ændre statens ansvar for at handle i samfundets interesse. ISO 26000, DS 49001 samt DS-vejledning 49004 giver ikke vejledning i, hvad der bør være underlagt juridisk bindende forpligtelse; disse standarder og vejledninger har ikke til formål at behandle spørgsmål, som kun kan løses på passende vis af de politiske institutioner. Staten er forskellig fra organisationer, fordi staten har en unik magt til at udarbejde og håndhæve loven. For eksempel er statens pligt til at beskytte menneskerettigheder anderledes end det ansvar, som organisationer har over for menneskerettighederne. En velfungerende stat er uundværlig for bæredygtig udvikling. Statens rolle er essentiel for at sikre, at love og regler overholdes, og at der skabes en kultur, der værdsætter overholdelse af loven. Som enhver anden organisation kan statslige organisationer ønske at anvende ISO 26000, DS 49001 samt DS-vejledning 49004 som information til udarbejdelse af politikker, beslutninger og aktiviteter relateret til samfundsmæssigt ansvar. Stater kan hjælpe organisationer i deres bestræbelser på at agere samfundsmæssigt ansvarligt, fx ved at anerkende og promovere samfundsmæssig ansvarlighed. Promovering af organisationers samfundsmæssige ansvar er dog ikke, og kan ikke være, en erstatning for effektiv udførelse af statens ansvar og forpligtelser. 14
Certificering efter DS 49001 Sammensætning af auditteam (leadauditor- og specialistkompetencer) Ved auditering af DS 49001 bør der sammensættes et team af auditorer og specialister. Teamet bør bestå af en leadauditor med kompetencer inden for auditering efter ordningerne ISO 9001 (kvalitetsledelse), ISO 14001 (miljøledelse) og OHSAS 18001 (arbejdsmiljøledelse) og specialister på samme måde som ved individuelle audit efter hver af de tre standarder hos organisationen. Desuden bør der på DS 49001-audit deltage specialister med dokumenterede og begrundede kompetencer, som dækker følgende områder eller emner: a) Menneskerettigheder (emne 1-7) b) Arbejdsforhold (emne 1-3, 5) 2 c) Dyrevelfærd (valgfri specialist) (emne under miljø) d) God forretningsskik (emne 1-3) e) Bæredygtigt forbrug (emne under forbrugerforhold) f) Adgang til basale ydelser (emne under forbrugerforhold) g) Lokal samfundsinvolvering og -udvikling (emne 1-7). Specialisten på dyrevelfærd kan fravælges som deltager i audit, såfremt organisationen ikke har nogen interaktion med dyr. Fravalget skal være begrundet i auditrapporten. Valg af specialister til DS 49001-audit kræver ikke, at specialisten har nogen specifik NACE-kode-erfaring, da NACE-koder er fravalgt som grundlag for valg af specialister. Certificering efter DS 49001 forudsætter auditering af krav svarende til kravene i ISO 9001, ISO 14001 og OHSAS 18001 i fuldt omfang, hvorfor organisationen samtidigt med tildeling af DS 49001-certifikat kan tildeles certifikat på disse ordninger. Dette skal dog aftales konkret med den certificerende organisation. DS 49001 indeholder imidlertid også krav om indsats og resultater på områder og emner, som ikke er dækket af disse tre standarder. Det er derfor afgørende for certificeringen efter DS 49001, at der ved sammensætning af auditteam og fastlæggelse af auditomfang tages hensyn til, at disse krav og hertil hørende nødvendige kompetencer også er dækket svarende til listen a) til g) ovenfor. Figur 1 illustrerer således DS 49001 s auditsammenhæng og auditomfang. Det grønne område uden for ISO 9001, ISO 14001 og OHSAS 18001 illustrerer krav i DS 49001, som skal dækkes af auditteam som oplistet i a) til g) ovenfor. Leverandøraudit indgår normalt ikke som en del af certificering efter DS 49001. Der skal sammenfattende være kompetence i auditteamet, som dækker: Minimum 3 års sammenhængende erfaring med at arbejde med alle områderne i DS 49001 (god ledelse, menneskerettigheder, arbejdsforhold, miljø, god forretningsskik, forbrugerforhold og lokal samfundsinvolvering og -udvikling). Tilstrækkelig viden om de relevante geografiske områder, som indgår i organisationens leverandørnetværk, til at vurdere due diligence på de relevante leverandørkæder; det kan overvejes at supplere med krav om auditering hos dominerende leverandører, hvor sådanne kan udpeges. 2 SA 8000:2008 er en international, certificerbar standard for social ansvarlighed, som fokuserer på menneskerettigheder og arbejdsforhold. Kompetence til auditering efter SA 8000 vil modsvare dette kompetencekrav. 15