Giv eksterne parter adgang til den digitale postkasse Vejledning til Digital Post for virksomheder
Giv eksterne parter adgang til den digitale postkasse Denne vejledning viser dig, hvordan du giver eksterne parter, som fx administratorer eller revisorer, adgang til den digitale postkasse. En tredjepart er en person, der ikke arbejder i og derfor ikke har en medarbejdersignatur i den virksomhed eller forening, som vedkommende skal have adgang til. Det er typisk en advokat, revisor eller administrator. Før du går i gang Du kan både give adgang på CVR-niveau og på medarbejderniveau. Giver du adgang på medarbejderniveau, kan kun den pågældende medarbejder se postkassen. Giver du adgang på CVR-niveau, kan alle i den pågældende virksomhed se postkassen. For at kunne bruge adgangen, skal tredjeparten på begge niveauer have en NemID medarbejdersignatur i den virksomhed, hvor vedkommende selv arbejder. Den kan bestilles på www.medarbejdersignatur.dk. Trin 1: Find det rette menupunkt i Digital Post Log på den digitale postkasse, og tryk på Indstillinger. Gå til Menu og vælg Adgange i oversigten. Digital Post for virksomheder / Giv eksterne parter adgang til den digitale postkasse 2
Tryk efterfølgende på boksen, hvor der står Giv andre adgang. Trin 2: Oplysninger på den/de, der skal have adgang Du er nu klar til at skrive oplysninger på den person, virksomhed eller myndighed, der skal have adgang til postkassen. Indtast modtagerens navn. Vælg, om adgangen bliver givet til en Person eller til en Virksomhed/Myndighed. Udfyld enten CPR-nummer eller CVR-nummer. Hvis adgangen gives til en virksomhed/myndighed, kan den blive givet til en bestemt medarbejder ved at indtaste personens RID-nummer. RID-nummeret (Ressource Identification Number) skal du have fra tredjeparten. Det er et nummer, der giver en unik identifikation af indehaveren af en medarbejdersignatur. Hvis du ønsker at adgangen skal være tidsbegrænset, skal du udfylde feltet Ophørsdato. Når datoen falder, vil adgangen i så fald automatisk ophøre. Hvis du efterfølgende ønsker at ændre eller slette ophørsdatoen, kan det sagtens lade sig gøre. Er der ikke behov for tidsbegrænset adgang, lader du feltet stå tomt. Tryk på Næste. Hvis du har valgt at give en virksomhed eller myndighed adgang uden at indtaste et RID-nummer, bliver du mødt af en boks, der advarer dig om, at du er i færd med at give potentielt alle brugere i virksomheden/ myndigheden adgang til din postkasse. Vælg Næste, hvis det netop er intentionen, eller tryk Tilbage, hvis du vil indtaste et RID-nummer. Trykker du Annuller, ryger du helt ud af flowet. Digital Post for virksomheder / Giv eksterne parter adgang til den digitale postkasse 3
Trin 3: Vælg rettigheder Nu er du klar til at vælge, hvilke rettigheder modtagen af adgangen skal have. Det er ikke muligt at give tredjeparter adgang til at besvare post. Vælg enten Læsning, Redigering eller Administration. Du kan under hver rettighed læse kort, hvad den giver adgang til. Vælger du læsning eller redigering, skal du vælge, hvilke mapper adgangen gælder. Hvis du ikke har sat din postkasse op til at sortere i mapper, vil her kun være én mulighed, nemlig Indbakke. Har du sat din postkasse op med flere mapper, vil de fremgå her. Tryk OK. Digital Post for virksomheder / Giv eksterne parter adgang til den digitale postkasse 4
Når du tildeler en tredjepart adgang, får han besked om det via e-mail. Det samme gælder, hvis adgangen efterfølgende slettes. Trin 4: Send kode til den/de, der skal bruge adgangen Frem på skærmen kommer nu en autogenereret kode, som den eller de personer, du ønsker at dele adgangen med, skal bruge for at acceptere adgangen. Send koden til person(erne) ved at kopiere den ind i en e-mail og sende den. Tryk OK. Digital Post for virksomheder / Giv eksterne parter adgang til den digitale postkasse 5
Trin 5: Overblik Under Indstillinger > Adgange kan du nu se en oversigt over adgange, du har givet til andre. Det er også her, du kan trykke på hhv. Rediger eller Slet, hvis du senere ønsker at redigere eller slette en adgang. De kan nemlig til enhver tid fjernes igen også selvom du har skrevet tidsbegrænsning på. Under feltet Status vises, at adgangen Afventer accept. Det er fordi, modtageren skal godkende den adgang, du har givet, og det er her, den autogenrerede kode kommer i spil. Trin 6: Tredjepart skal acceptere adgangen Tredjeparten som i dette tilfælde er en anden virksomhed skal derpå logge på Virk og gå til indbakken. Her vil vedkommende blive mødt af en informationsboks, der fortæller, at en virksomhed ønsker at give personen adgang til deres postkasse. Digital Post for virksomheder / Giv eksterne parter adgang til den digitale postkasse 6
Tredjepart kan også gå via Menu og trykke på Adgange. Uanset hvilken indgang man vælger, så tryk på Accepter ud for den pågældende adgang. Når det er gjort, kommer der en boks frem, hvor tredjeparten skal skrive koden fra tidligere i flowet, og som du har sendt til personen. Ved at sætte flueben i boksen under Notifikationer kan tredjepart få besked, når adgangsgiver altså dig modtager ny post. Det kræver, at tredjeparten har opgivet en mailadresse knyttet til sin egen postkasse. Tryk OK, og missionen er fuldført. Digital Post for virksomheder / Giv eksterne parter adgang til den digitale postkasse 7
Adgangen vil nu få status som Accepteret. Udvidet funktionalitet En tredjepart med adgang til en virksomhed, der bruger udvidet funktionalitet, vil ikke kunne se sendt post, papirkurv og kladder i Digital Post. I udvidet funktionalitet fungerer de kategorier nemlig som individuelle mapper. Digital Post for virksomheder / Giv eksterne parter adgang til den digitale postkasse 8
Udarbejdet af Digitaliseringsstyrelsen, 2019 Digitaliseringsstyrelsen Landgreven 4, Postboks 2193 1017 København K E: digst@digst.dk Digital Post for virksomheder / Giv eksterne parter adgang til den digitale postkasse 9