REFERAT AF BESTYRELSESMØDE 4. juni 2014, 18:00 København N Formalia Til stede: Fraværende: Dirigent: Referent: Inge Kristoffersen (IK), Maj Svendstorp (MS), Anne Korch (AK) og Lisa Suhr (LS) Christoffer Halken (CH) og Julia Sandner (JS) IK MS Vicevært 1. Etablering af cykelkælder med cykelstativer og et arbejdsrum til cykler: (AFSLUTTET) Det skal være de billigste cykelstativer. Martin indhenter to tilbud og laver tegning over stativer. Martin har indhentet to tilbud. Bestyrelsen har besluttet at acceptere tilbud fra Hista-Hejls A/S. Tilbuddet indeholder levering af cykelstativer til 69 cykler samt 8 espaliere. Tilbuddet er ekskl. montering. Martin vil forestå arbejdet omkring montering. Beløbet henføres til det på tidligere generalforsamling afsatte beløb. Indkøb af udstyr til cykelværksted (i kælderen mellem BA 25 og 27); kroge til loft, etablering af belysning. Cykelstativer forventes etableret ultimo marts. Der er blevet opsat kroge i loftet. Martin sørger for opsætning af belysning. Der skal opsættes nye skilte, så værkstedet bliver mere synligt. Martin undersøger hvorfra tidligere skilte er blevet købt. Der er blevet opsat belysning i cykelværkstedet samt skilt på døren ind til cykelkælderen. Arbejdet omkring opsætning af nye cykelstativer er næsten afsluttet. Opsætningen af cykelstativer er afsluttet. 2. Etablering af fodhegn og cykelstativer på Aagade: Brædder til montering er indkøbt og malet. Opsætning af fodhegn udsættes til efter altanprojektet er afsluttet. 3. Espalierer: Forventes etableret ultimo marts. Levering af forkerte espaliere. Levering af korrekte espaliere er nu sket mod en merpris på kr. 13.000 (MN har godkendt). Referat af bestyrelsesmøde 4. juni 2014 Side 1 af 8
Arbejdet omkring montering af espalierer er undervejs - afsluttes efter altanprojektet er afsluttet. Plantning af roser i espalier Ågade og Borups Allè - IK og Martin beslutter farvevalg Er bestilt og Martin L er i gang med at etablere plantesteder Borups Alle. Altan.dk forventes færdig med projektet ultimo maj - 1. uge af juni 2014. Hvorefter alle ovennævnte arbejdet igangsættes i uge 2 i juni måned. Roser plantes d. 5/6 4. Kameraer til overvågning af skraldesug: Martin indhenter tilbud på tilslutning af tre ekstra kameraer til overvågning af skraldesug. Grundet travlhed hos leverandøren afventer vi fortsat det efterspurgte tilbud. CH kontakter Thomas (Grubbe) vedr. redegørelse for håndtering af evt. videomateriale. Tilbud modtaget fra leverandør. Beslutning om eventuel accept af tilbud udsættes til efter afholdelse af ekstraordinær generalforsamling. Vær opmærksom på, at installation først foretages efter altaner er blevet etableret. Tilbagemelding fra Bente skal drøftes. 5. Oliering af gulv på altaner: (AFSLUTTET) Martin sørger for at indkøbe olie. Martin olierer altangulv hos lejere. Andelshaverne sørger for at oliere gulvet første gang. 6. Montering af dørstoppere for modvirkning af skader på dør og anslagslister: (AFSLUTTET) Foreningen bekoster indkøb af dørstoppere, der skal monteres i altangulv. Martin monterer dørstoppere hos lejere. Altan DK monterer det. 8. Reparation af udluftningskanal over ÅG 144: Repareres ifm. at der monteres altaner. Reparationsudgiften dækkes af forsikringen. Laves af husets VVS i uge 20. 9. Reperation af løstliggende tagsten til højre for loftsvindue over SK 16 (set udefra): (AFSLUTTET) Nødvendig? Martin besigtiger skaden. 10. Ny termostat i varmebeholder: Undersøges nærmere i uge 20, hvor der afgives tilbud. 11. Nye borde/bænke til gård: Martin undersøger pris Referat af bestyrelsesmøde 4. juni 2014 Side 2 af 8
Ejendom, vedligeholdelsessager 1. Altanprojekt (IK): Generelt Problemer med fremsendt design, uoverensstemmelse med oprindelig aftale. Thomas og Lars har korrespondance med altan.dk og følger op på problematikken. Martin har været rundt med repræsentant i alle lejligheder. Vi mangler opmåling i 3 lejligheder. Vi er nu oppe på 58 altaner og 4 fransk altaner. LK har haft løbende dialog omkring tegninger af altanerne, der er nu næsten styr på tegningerne og der kommer et lille nedslag i prisen på tilbuddet. Der er nu skrevet under på fuldmagten og der skulle være ansøgt til Københavns Kommune om byggetilladelsen. LK har bedt Per fra Altan.dk om at skrive til de beboere som ikke har haft ham på besøg til opmåling af dørene, om hvilken dør man ønsker at åbne først. Listerne om ønsker om altan og ønske om hvordan døren skal åbne findes på hjemmeside. Møde med Grubbe og Altan.dk torsdag den 10. oktober kl. 9.30. Mødet er afhold mellem Per fra Altan.dk og Martin, Thomas og LK. Uoverensstemmelserne mellem Altan.dk og LK er nu afklaret. Produktionen er sat i gang og monteringen forventes at starte op i januar 2014. Der er ikke planlagt en første byggemøde endnu. Thomas rykker Altan.dk. Byggemøde afholdt den 5. maj kl 12. (Byggeleder fra Altan DK samt byggepladsleder., martin L, Lars og Inge deltog i mødet. Altan.DK fremsender farveprøver på læsejl til os. senest 7. maj til bestyrelsesmødet. Dørstoppere drøftes på bestyrelsesmødet på onsdag. Inge giver Altan.dk en tilbagemelding. Ødelagt fortov Asfalt er ødelagt af CityContainer. Altan DK har allerede aftalt med dem, at de dækker skaden. Beton ved kælderdøre - dækker Altan.dk. der bliver foretaget en afleveringsforretning/gennemgang når arbejdet er slut. Der tages foto af alle opståede skader og mangler. Tidsplan - alle 4 mand fortsætter. Altan.dk regner med, at arbejdet er færdigt i uge 22 og måske en del af uge 23. ultimo maj/primo juni 2014. Det er 2 måneder førplanlagt tid. Dette dels pga, at der har været 4 mand på længere end først planlagt. Dels fordi, der ikke er stødt på væsentlige problemer. Træværket ser sundt ud. Pletter hvide skjolder på gelændere efter regn - årsagen er at de er taget for tidligt ud efter tørring. Altan.dk eftermaler de gelændere det omhandler. Næste byggemøde er aftalt til mandag den 25. maj 2014 kl. 10.00. ( Inge deltager ikke i dette møde). Mangler ved altaner er i gang med at blive udbedret Afleveringsforretning af hele projekt bliver afholdt i juni måned. Referat af bestyrelsesmøde 4. juni 2014 Side 3 af 8
Skattemæssig konsekvens af korrigeret ejendomsvurdering fra SKAT? (FORTSÆTTER) CH beder Grubbe om redegørelse. Vi afventer fortsat svar fra Grubbe. Skader ifm. altanprojekt: LK og Martin gennemgår de foreløbige skader i forbindelse med altanprojektet og dokumenterer skader overfor både Grubbe og Altan.dk. Vedligeholdelse: Lars undersøger, hvordan altan gulvet skal vedligeholdes fremover, med oliebehandling mv. Der skal aftales en vedligeholdelsesplan samt indhentes tilbud på halvårlig/årlig oliering fra ekstern virksomhed. Bestyrelsen påtænker at stille forslag om en opdeling af vedligeholdelsespligten således at denne opdeles i vedligeholdelse af gulv og øvrig vedligeholdelse. Forslagets indhold aftales nærmere på et senere tidspunkt. Dørstoppere, 7/5-14: (IK) Pris fra altan.dk 250,- ex moms for køb og installation af dørstoppere. Vi drøfter pr. mail om vi skal få Jørgen Friis til at give tilbud på installationen af dørstopperne. Husorden vedr. altaner Altaner (farver på markiser, skærmdug og fastholdelse af husorden) (IK) Læsejl til altaner, 7/5-14 (IK/LK): Bestyrelsen har besluttet at tilbyde andelshavere med altan muligheden for at købe læsejl til kr. 1.750 ex moms i farven (farvekode 7559) 2. Bærende bjælker under vaskeri: (Fortsætter) (IK/AK) Da de bærende bjælker under vaskeriet er gennemtæret, skal vi have ingeniørfirmaet A4 til at vurdere tilstanden og udarbejde rapport for eventuelle tiltag, der bør gennemføres. I samme omgang skal der kigges på at ændre lyskassen (vinduet) under vaskeriet da der kommer vand ind. Evt. kan denne muligvis ændres til en låge til levering af vaskeri materialer (sæbe o.a.). Denne opgave skal prioriteres af bestyrelsen i følgende år. tages op på næste bestyrelsesmøde. 3. Blomsterkasser: (AFSLUTTET) (IK) Bestyrelsen har godkendt, at der indkøbes fire blomsterkasser (inkl. beplantning samt materialer til fæstning), som skal opstilles på Borups Alle på stykkerne mellem butikkerne, hvor der ikke er opsat espalierer. Forventet pris ca. 7500 kr. Viceværten og IJK tager stilling Referat af bestyrelsesmøde 4. juni 2014 Side 4 af 8
til beplantning på et senere tidspunkt. 4. Arbejdsdag / weekend: (AK) Bestyrelsen har besluttet at planlægge ny fælles arbejdsdag. AK, JS og andre beboere har meldt ud, at de gerne vil være med til at planlægge weekenden. De afholder møde (hvor Martin også inddrages) og vender tilbage med nærmere info. 5. Udskiftning af returventiler varmt vand: (IK/Martin) AK undersøger omfang af problem - udarbejder spørgeskema som omdeles til alle beboere, for at få belyst problemet. Materiale indsamlet vedr. vandtryk og varmt vand. AK kontakter VVS er for at klarlægge hvordan vi kan fastslå problemets omfang endeligt, således at vi kan træffe beslutning om, hvordan problemet skal løses. VVS er mener at det formentligt er pga. skidt i rør. Han mener udskyldningsmuligheden er et dårligt valg. AK, IK og Martin planlægger at holde møde med VVS-Claus snarest for at tale løsninger igennem. 6. (IK) Reparation af lyskasse under vaskeri - Inge kontakter KK for at få klarlagt ansvar (Fortsættes). 7. Storskrald: der skal udarbejdes en ny plan for hvordan foreningen storskrald, da det har vist sig, at byggeaffald og elektronikaffald også kan afleveres under KK s storskraldsordning (se http://aagade.dk/dokumenter/storskrald131013.pdf). Forslag: Bedre skiltning, permanent rum hvor storskrald kan henstilles, oplysningskampagne. Til husordenen skal det tilføjes at byggeaffald ikke må smides til storskrald i gården (AK) Oplysningskampagne - brev til beboere med en venlig pegefinger/påmindelse om at slå pap ordentligt sammen. Og pizzabakker skal ikke til pap, men til storskrald ude foran skuret (MS) Skiltning: laminat skilt med piktogram og farver (LS) Gård 1. (IK) (Fortsættes) Ventilation af betongruber. Beslutning afventer vurdering. Nadia taler med Inge. Opfølgning af 5-års gennemgang og genopretning af gårdprojektet. Der henvises til 5-årsgennemgangs referatet. (Afventer til frosten er ovre). Inge har haft Envac (foreningens leverandør af kloak og skraldesug) til at vurdere nødvendigheden af at udbedre gruben. Vi Referat af bestyrelsesmøde 4. juni 2014 Side 5 af 8
har konstatereret på tegning af skraldesug at der er monteret en svanehals. Inge undersøger Inge og Martin har udarbejdet en plan for gården og reetablering af planter, svanehalse mv. se mail, bestyrelsen skal godkende planen. Det fremsendte referat/plan fra Inge og Martin godkendes. Bestyrelsen godkender at der bruges de anslået ca. 30.000 på arbejdet med genplantning, bestyrelsen ønsker at godkende den endelige genbeplantningsplan, når den er færdig og prisen er fastlagt. Bestyrelsen godkender, at der laves dræn fra græs og rundbedet i alt kr. 28.500 inkl. moms. Vi kontakter Inge med hensyn til at hun skal deltage i næste uge. Bestyrelsen forhåndsgodkender foreløbigt tilbud fra Envac til udarbejdelse af svanehalse, renovering af skraldetanke (indvendig container) samt tætning af gruber, i alt kr. 109.000 inkl. moms. Martin L og Inge har aftalt med møde med Envac René Jean torsdag den 8. maj 2014 kl. 9.00. IK tager kontakt til Envac, der ikke svarer tilbage. 2. (IK) DCC har gjort opmærksom på, at der bør etableres rottespær i kloakledning fra fællesbad/-wc. IJK vurderer om dette bør udføres (evt. U/B hvis arbejdet burde have været udført jf. kontrakt). Bestyrelsen afventer fortsat svar fra IK. Gård - (IK) Dræn i bed bag espalier (IK) Indhentning af tilbud vedr. etablering af dræn bag percula og til venstre for skraldeskur. IK beslutter om vi skal bruge David Kristoffersen, der også har etableret dræn i rundbedet. Martin L og Inge holder møde med David Christoffersen tirsdag den 20. maj 2014 kl. 7.30 omkring dræn, beplantning, etablering af rottespærre og vedligeholdelse af højtvandslukkere.dds starter op efter pinsen med at lave dræn. Inge har talt med en ingeniør, der anbefaler, at etablere rottespærre og indgå aftale om vedligeholdelse af højtvandlukkere. vedligeholdes de ikke virker de ikke efter hensigten. Erhverv 1. Genudlejning af erhvervslejemålet BA 29, st.th: IK får lavet streamer til vinduet Der har været omkring 10-12 henvendelser på lokalet. Der har været en del, der ønsker at anvende det til kontor.der er pt. 3 seriøse henvendelser: 1) Lokalet skal fremvises søndag den 11. maj til 3 piger, der vil etablere fotogalleri/design 2) Sandwich & Bagelsbar - det er aftalt atevt. lejer og IK taler sammen i week-enden. lejer har en aftale fredag med sin indretningskonsulent. 3) Cafè kaffe, juice og kager mv.??? afventer tilbagemelding dd. 4) Transportfirma, der også vil sælge tasker fra Marokko, har butik på Tåstrup hovedgade i mange år. køber varer i Paris, derfor etablering af transportfirma.?????? Vil leje det fra den 1. juni husleje og depositum OK. Referat af bestyrelsesmøde 4. juni 2014 Side 6 af 8
Udlejet til CINC - Copenhagen Institute of NeuroCreativity. Huller i gulv skal udbedres inden lejemålet overtages d. 15. juni. Martin ringer efter en gulvmand. 2. (CH) Galleriet butikken - skiltning og nedrullede persienner. CH har kontaktet lejer og henstillet til, at lejekontraktens afsnit 4.5 overholdes. Der skal skiltes jf. lejekontrakten. BA 31, st.tv (Tomas Downes) - nedrullede persienner: Lejer oplyser, at han har aftalt med en mand (antager at det er Lars), at der opsættes en semi-tranparent film på den nedre halvdel af ruden. Jeg har bedt ham vente med at foretage nogle ændringer indtil jeg melder tilbage. Kan vi acceptere, at der opsættes en transparent film på ruden? I lejekontrakt står der at vinduet skal fremstå åbent (formuleres anderledes i lejekontrakt: se punkt 4.5) og dette skal overholdes. Og det skal også fremstå åbent uden for dagtimerne. Persienner skal fjernes! Semi-tranparent film på vindue må højest dække en halv meter fra bunden af vindue - men den skal godkendes af bestyrelsen. Værdigenstande må gemmes i baglokale, om nødvendigt (AK) Beboersager -- FJERNET FRA EKSTERNT REFERAT -- Salg Ågade 1. (CH) ÅG 142, 3. th. Sælger: Kjersti Jørgensen Køber: Overdragelsesdato: Borups Alle 1. (MS) BA 25, 2. tv. Sælger: Aske Jansson Køber: Hanne Gregersen (godkendt af SA) Overdragelsesdato: 1/5-2014 Referat af bestyrelsesmøde 4. juni 2014 Side 7 af 8
2. (MS) BA 33, 1. th. Sælger: Lissi Larsen Køber: Melika Dam Temiz og Seline Dam Termiz (godkendt af IK) Overdragelsesdato: 1/8-2014 Skotterupgade 1. (AK) SK 22, st.tv. Sælger: Tanja Olsson & Julie K. Jensen Køber: Overdragelsesdato: 15/6 2. (AK) SK 22, 4.tv. Sælger: Sara Izzo Køber: Overdragelsesdato: 15/6 Næste bestyrelsesmøde Dato: onsdag d. 2. juli 2014, kl. 18:00 Referat af bestyrelsesmøde 4. juni 2014 Side 8 af 8