Referat Kultur- og Fritidsudvalget Møde nr.: 10/2019 Dannet den: Fredag den 25-10-2019 Mødedato: Torsdag den 24-10-2019 Mødetidspunkt: 19:00-20:00 Mødested: Byrådssalen Medlemmer Daniel Nørhave (hjdan) O Line Lynnerup (lily) V Mazlum Øz (maoz) V Sadik Topcu (hjsato) A Torben Lollike (tlo) B Andreas Karlsen (akar) C Jan Jakobsen (jja) Ø (Orlov) Berit Bruun (berbr) Ø (Stedfortræder for Jan Jakobsen) Fraværende Bemærkninger Fællesmøde med Klima- og Miljøudvalget og Plan- og Boligudvalget
Side 1 Indholdsfortegnelse Punkt nr. Side 1. Godkendelse af dagsorden for mødet den 24. oktober 2019...2 2. Arealer til Ringsted Festival 2020 og frem...3
Side 2 1. Godkendelse af dagsorden for mødet den 24. oktober 2019 Åben sag Sagsid: 17/24261 Sagen afgøres i: Kultur- og Fritidsudvalget Bilag: Beslutning i Kultur- og Fritidsudvalget den 24-10-2019 Godkendt.
Side 3 2. Arealer til Ringsted Festival 2020 og frem Åben sag Sagsid: 19/17029 Sagen afgøres i: Byrådet Bilag: 1 Underskrevet rammeaftale kommune og festival_dok_86935-14_v1.pdf - Underskrevet rammeaftale kommune og festival_dok_86935-14_v1.pdf (125802/19) 2 Campingoplæg - Fremtidens Camping.pdf (125795/19) 3 Boldbaner udendørs-oversigtskort-ringsted Sportscenter2018.jpg (125800/19) 4 Ringsted Sport Centers bestyrelses udtalelse omkring den potentielle anvendelse af arealer til Ringsted Festivalen (132439/19) Indledning Sagsgang: Orientering BY ØK ÆGU PBU KMU BUU KFU SAMU Indstilling x x x x Beslutning x BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KFU=Kultur- og Fritidsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg Med denne sag skal der tages stilling til arealer til Ringsted Festival i 2020 og frem i forlængelse af, at Ringsted Kommune har solgt dele af de arealer, der udlånes til Ringsted Festival. Beskrivelse af sagen Ringsted Kommune og Ringsted Festival har en fortløbende rammeaftale om anvendelsen af arealer til Ringsted Festival (bilag 1). Prisen for leje af arealerne er kr. 50.000 årligt. I den nuværende rammeaftale indgår følgende arealer: 1. Lystanlægget 2. Dyrskuepladsen 3. Anlægspavillonen 4. Bane 8, Ringsted Sportscenter 5. Storparcel A2+A3, Kasernebyen 6. Træningsbaner på Ejlekjærsvej (Firmasporten) 7. Storparcel A4 + A7 (arealer omkring Ringsted Musikskole) 8. Storparcel A1, Kasernebyen Storparcel A1 har tidligere været anvendt til parkering, men efter salg af arealet har Ringsted Festivallen anvendt areal på Batteriet til parkering. Af rammeaftalen fremgår det, at Ringsted Kommune kan opsige dele af arealerne herunder storparcel A2, A3 og A4 med seks måneders varsel såfremt der sker byudvikling på arealerne, og Ringsted Kommune skal i det tilfælde stille erstatningsarealer til rådighed for Ringsted
Side 4 Festivallen. Ringsted Kommune har gennemført udbud af arealer på Kaserneområdet, der bl.a. indeholder storparcellerne A2, A3 og A4, og der er nu gennemført salg af arealerne, som overgår til køber pr. 1. november 2019. Der er derfor behov for, at Ringsted Kommune opsiger rammeaftalen med Ringsted Festival om lån af storparcellerne A2, A3 og A4, og kommunen skal derfor stille erstatningsarealer til rådighed for Ringsted Festival. Storparcel A4 har ikke været anvendt af Ringsted Festival. Storparcellerne A2 og A3 (Kompagniet) har været anvendt til camping/telte og arealet udgør ca. 55.000 m2 inkl. tilstødende grønne arealer. Det areal, som Ringsted Kommune har solgt af A2 og A3 udgør ca. 31.000m2, og dermed er der fortsat 24.000 m2 på arealet ved Kompagniet, der kan anvendes til festivallen. Administrationen har på denne baggrund været i dialog med Ringsted Festival om fremtidige arealer og festivallen har leveret oplæg med forslag til fremtidens camping mv. (bilag 2). Administrationen kan desuden pege på én anden model for erstatningsarealer til Ringsted Festival 2020 og frem. Model 1 Ringsted Festivals model Ringsted Festival har fremsendt oplæg med deres forslag til fremtidige arealer for festivallens camping, telte, parkering mv. (bilag 2). Heraf fremgår det bl.a., at Ringsted Festival ønsker at samle sine camping/telt og parkeringsaktiviteter på og tæt omkring Ringsted Sportcenter på banerne 1,2, 2A, 2B, 2C, 2D, 3, 4A, 4B, 4C, 4D, 4E, 5 og 8 samt areal ved den tidligere kuglestødsgrav (se bilag 3 for oversigt over boldbaner på Ringsted Sportscenter). Administrationen gør opmærksom på, at den ikke mener, at arealet ved den tidligere hammerkastgrav kan gøres klar til anvendelse fra 2020 og at arealet derfor udtages af en eventuel aftale, som foreslået af Ringsted Festival. I stedet foreslår administrationen, at rabatten ved Ringsted Stadion bringes i anvendelse og indgår i aftalen. Ringsted Festival foreslår desuden parkering på Stadion Allé, Dyrskuepladsen, Cirkuspladsen, arealerne foran træningsbanerne mod Østre Parkvej samt græsareal for Højbogaard-bebyggelsen på Anlægsvej. Disse arealer forudser Ringsted Festival vil passe til den aktuelle og fremtidige udvikling af festivallen. Model 2 Kompagniet, dele af Ringsted Sportscenter samt Eilekiersvej
Side 5 Administrationen kan pege på, at der kan stilles erstatningsarealer til Ringsted Festival til rådighed ved at festivallen får adgang til: Ca. 16.500 m2 på Ringsted Sportcenters boldbaner 1, 2A, 2B, 2C og 2D (har tidligere været udlånt til Ringsted Festival som tillægsareal i 2016, men er ikke del af rammeaftale) (se bilag 3 for oversigt over boldbaner på Ringsted Sportscenter) Ca. 24.000 m2 på Kompagniet (hidtil anvendt af Ringsted Festival) Ca. 16.000 m2 på Eilekiersvej (tidligere anvendt af Ringsted Festival til telte) Muligheden for at inddrage areal ved siden af musikskolen (Regimentet) har tidligere været undersøgt, men administrationen vurderer, at arealet ved musikskolen først kan klargøres i løbet af foråret 2020, dels fordi der skal være 4.000 m3 jord klar fra Jordmodervej-projektet til muld, dels fordi vejrliget skal være stabilt, og dermed kan arealet ikke garanteres anvendeligt fra sommer 2020, men først fra sommer 2021. Arealet er derfor ikke indeholdt i model 2. Ringsted Festival har i 2018 og 2019 anvendt et areal ved Batteriet til parkering. Det foreslås i både model 1 og model 2, at arealet ved Batteriet indskrives permanent i rammeaftalen med Ringsted Festival til parkering med mulighed for, at arealet kan opsiges med 6 måneders varsel i tilfælde af byudvikling eller lignende. Inddragelse og høring Ringsted Sportscenters bestyrelse bedes udtale sig om de to modeller i forhold til særlige opmærksomhedspunkter i modellerne ud fra foreningsbrugernes perspektiv. Udtalelsen foreligger til udvalgsbehandlingen.
Side 6 Økonomi Model 1 vil have bevillingsmæssig konsekvens ift., at areal i den gamle hammerkastgrav skal omdannes til teltområde, men da administrationen vurderer, at arealet skal udtages af modellen er der ikke gennemført beregning af omkostninger til etablering. Model 2 vil ikke have bevillingsmæssige konsekvenser. Vurdering Da Ringsted Sportscenter både nu og tidligere har udlånt arealer til festivallen med god erfaring (bl.a. bane 8) er vurderingen, at der kan gennemføres udlån af yderligere arealer til camping mv. på Ringsted Sportscenter. Administrationen vurderer, at model 1 fra Ringsted Festival vil kunne lade sig gøre og vil give Ringsted Festival et mere samlet areal til aktiviteterne ift. camping, telte, parkering mv. Administrationen vurderer også, at adgang til arealerne på Ringsted Sportcenter vil være en langtidsholdbar løsning for festivallens virke, da arealerne ikke umiddelbart står over for ændret anvendelse. Administrationen vurderer dog også, at der i tilfælde af ekstraordinære mængder nedbør mv. vil være en risiko for, at dele af arealerne på Ringsted Sportscenter ikke vil kunne anvendes umiddelbart efter festivallen, men at der i så fald vil skulle stilles arealer til rådighed andre steder for foreningsbrugerne fx i Benløse eller ved ny boldbane ved Ringsted Gymnasium. Administrationen vurderer desuden, at arealet ved den tidligere hammerkastgrav ikke skal indgå i model 1, fordi arealet ikke vurderes at kunne etableres med anvendelse fra 2020. Administrationen vurderer, at model 2 vil kunne lade sig gøre og at modellen lever op til Ringsted Kommunes forpligtigelser ift. at stille erstatningsarealer til rådighed for Ringsted Festival, da arealerne delvist allerede indgår i den eksisterende rammeaftale og alle tidligere har været anvendt af eller stillet til rådighed for Ringsted Festival efter aftale med festivallen. I forhold til Ringsted Festivals model er det dog også vurderingen, at model 2 vil give en mere spredt placering af camping/teltarealerne og dermed både en anden afviklingsmæssig og publikumsmæssig oplevelse end model 1. Ringsted Festival har desuden oplyst, at de anser modellen for vanskelig at gennemføre for dem. I forhold til model 1 vil model 2 friholde et større areal på Ringsted Sportscenter, der vil kunne anvendes af sportcentrets øvrige brugere umiddelbart efter festivallen uanset vejrliget. Gældende for begge modeller er: Administrationen vurderer, at til- og frakørsel vil kunne håndteres i begge modeller, men at den konkrete til- og frakørsel til festivallens arealer som hidtil aftales i den konkrete årlige planlægning i dialog mellem administrationen og Ringsted Festival. Desuden vurderer administrationen, at der skal være en nærmere dialog med Ringsted Festival om den samlede parkeringsløsning for festivallen, så den også kommer til at indeholde parkering på Batteriet, da denne har virket hensigtsmæssigt og kommunen selv drifter arealet. Endelig parkeringsløsning vil fremgå af endelig aftale med Ringsted Festival. I forhold til begge modeller er vurderingen desuden, at administrationen, Ringsted Sportscenter og Ringsted Festival forud for hvert års udleje nøje skal gennemgå planlægning, indretning, anvendelse, vedligeholdelse og aflevering af arealerne samt at revideret rammeaftale skal have fokus på dette. Indstilling Direktionen indstiller,
Side 7 1. at den nuværende rammeaftale med udlejning af arealer til Ringsted Festival opsiges i forlængelse af vilkårene ift. byudvikling samt at der stilles erstatningsarealer til rådighed ved, 2. at model 1 for arealer vælges 3. samt at administrationen bemyndiges til at indgå fornyet rammeaftale med Ringsted Festival i forlængelse af denne beslutning Beslutning i Klima- og Miljøudvalget den 24-10-2019 Fodboldklubberne og Ringsted Festival er store aktiver for forenings- og erhvervslivet i Ringsted Kommune. Der skal derfor søges en løsning for fremtidige arealer til Ringsted Festivallen som tilgodeser både brugere af sportscentret og festivallen. Derfor besluttes det, at Ringsted Kommune faciliterer en dialog mellem brugere af sportscentret og Ringsted Festival med henblik på at pege på løsninger for festivallens anvendelse af kommunale arealer i nærheden af Ringsted Lystanlæg, som vil imødekomme begge parter på både kort og lang sigt. I forbindelse med drøftelserne foretager administrationen en screening for mulige arealer udenfor Sportscentret allerede fra 2020 og frem. Dialogen skal sigte mod, at der kan fremlægges en sag for Byrådet senest 11. november. Beslutning i Kultur- og Fritidsudvalget den 24-10-2019 Fodboldklubberne og Ringsted Festival er store aktiver for forenings- og erhvervslivet i Ringsted Kommune. Der skal derfor søges en løsning for fremtidige arealer til Ringsted Festivallen som tilgodeser både brugere af sportscentret og festivallen. Derfor besluttes det, at Ringsted Kommune faciliterer en dialog mellem brugere af sportscentret og Ringsted Festival med henblik på at pege på løsninger for festivallens anvendelse af kommunale arealer i nærheden af Ringsted Lystanlæg, som vil imødekomme begge parter på både kort og lang sigt. I forbindelse med drøftelserne foretager administrationen en screening for mulige arealer udenfor Sportscentret allerede fra 2020 og frem. Dialogen skal sigte mod, at der kan fremlægges en sag for Byrådet senest 11. november. Beslutning i Plan- og Boligudvalget den 24-10-2019 Fodboldklubberne og Ringsted Festival er store aktiver for forenings- og erhvervslivet i Ringsted Kommune. Der skal derfor søges en løsning for fremtidige arealer til Ringsted Festivallen som tilgodeser både brugere af sportscentret og festivallen. Derfor besluttes det, at Ringsted Kommune faciliterer en dialog mellem brugere af sportscentret og Ringsted Festival med henblik på at pege på løsninger for festivallens anvendelse af kommunale arealer i nærheden af Ringsted Lystanlæg, som vil imødekomme begge parter på både kort og lang sigt. I forbindelse med drøftelserne foretager administrationen en screening for mulige arealer udenfor Sportscentret allerede fra 2020 og frem. Dialogen skal sigte mod, at der kan fremlægges en sag for Byrådet senest 11. november.
Side 8 Underskriftsside Daniel Nørhave (hjdan) O Torben Lollike (tlo) B Line Lynnerup (lily) V Andreas Karlsen (akar) C Mazlum Øz (maoz) V Jan Jakobsen (jja) Ø (Orlov) Sadik Topcu (hjsato) A Berit Bruun (berbr) Ø (Stedfortræder for Jan Jakobsen)