BEREDSKABSPLAN FOR GRØNLAND Godkendt: Den 25. juni 2010 af Naalakkersuisut Senest ajourført: Den 24.10.14 af Beredskabskommissionens Sekretariat Senest afprøvet: 29. januar 2014 1
Indhold OM BEREDSKABSPLAN FOR GRØNLAND... 4 PLANENS GYLDIGHEDSOMRÅDE OG BRUGERE... 4 PLANENS AFGRÆNSNING... 5 PLANENS AJOURFØRING OG AFPRØVNING... 6 1. AKTIVERING OG DRIFT AF BEREDSKABSKOMMISSIONEN... 7 1.1. KRAV TIL AKTIVERING OG DRIFT AF BEREDSKABSKOMMISSIONEN... 7 1.2. AKTIVERING AF BEREDSKABSKOMMISSIONEN... 7 1.2.1. MODTAGELSE OG VIDEREFORMIDLING AF VARSLER, ALARMER M.V.... 7 1.2.2. BESLUTNING OM AKTIVERING AF BEREDSKABSKOMMISSIONEN... 8 1.2.3. SAMMENSÆTNING AF BEREDSKABSKOMMISSIONEN VED AKTIVERING... 8 1.2.4. INDLEDENDE OPGAVER VEDRØRENDE AKTIVERING AF BEREDSKABSKOMMISSIONEN... 9 1.2.5. EKSTERN ORIENTERING OM AKTIVERING AF BEREDSKABSKOMMISSIONEN... 10 1.3. GENNEMFØRELSE AF MØDER I BEREDSKABSKOMMISSIONEN... 10 1.4. BEREDSKABSKOMMISSIONENS MØDESTED... 10 1.5. BEREDSKABSKOMMISSIONENS STØTTEFUNKTIONER... 10 1.5.1. SEKRETÆRBISTAND... 11 1.5.2. IT... 11 1.5.3. UDARBEJDELSE AF DET BEREDSKABSKOMMISSIONENS FÆLLES SITUATIONSBILLEDE... 11 1.5.4. STØTTE TIL BEREDSKABSKOMMISSIONENS KRISEKOMMUNIKATION... 11 1.5.5. GIS... 11 1.5.6. FORPLEJNING... 11 1.6. BEREDSKABSKOMMISSIONENS DEAKTIVERING... 11 2. HÅNDTERING AF INFORMATIONER OM KRISEN... 12 2.1. KRAV TIL INFORMATIONSHÅNDTERINGEN... 12 2.2. ORIENTERING AF BEREDSKABSKOMMISSIONEN... 12 2.3. DE ØVRIGE MEDLEMMERS BIDRAG TIL INFORMATIONSHÅNDTERINGEN... 12 2.4. UDARBEJDELSE AF BEREDSKABSKOMMISSIONENS FÆLLES SITUATIONSBILLEDE... 13 2.5. UDARBEJDELSE AF BESLUTNINGSREFERATER... 13 2.6. HENVENDELSER TIL BEREDSKABSKOMMISSIONEN... 14 3. KOORDINERING AF HANDLINGER OG RESSOURCER... 15 3.1. KRAV TIL KOORDINERINGEN AF HANDLINGER OG RESSOURCER... 15 3.2. BEREDSKABSKOMMISSIONENS KOORDINERING AF HANDLINGER OG RESSOURCER... 15 3.2.1. MEDLEMMERNES BIDRAG TIL KOORDINERING AF HANDLINGER OG RESSOURCER... 15 3.3. FORHOLD SOM KOORDINERES AF BEREDSKABSKOMMISSIONEN... 15 3.4. ØKONOMISK GARANTI FOR OPERATIVE DISPOSITIONER... 16 3.5. INDDRAGELSE AF DET POLITISKE NIVEAU... 16 3.6. BEREDSKABSKOMMISSIONENS FAST-TRACK KOORDINATIONSPROCEDURE... 16 4. EKSTERN KRISEKOMMUNIKATION... 17 4.1. KRAV TIL DEN EKSTERNE KRISEKOMMUNIKATION... 17 4.2. TALSMANDSVIRKE FOR BEREDSKABSKOMMISSIONEN... 17 4.3. KOORDINERINGEN AF BEREDSKABSKOMMISSIONENS KRISEKOMMUNIKATION... 18 4.3.1. MEDLEMMERNES INDIVIDUELLE BIDRAG TIL KRISEKOMMUNIKATIONEN... 18 2
4.3.2. YDERLIGERE STØTTE TIL BEREDSKABSKOMMISSIONENS KRISEKOMMUNIKATION... 18 4.3.3. BEREDSKABSKOMMISSIONENS KOMMUNIKATIONSSTRATEGI... 19 4.3.4. FØRSTE PRESSEMEDDELELSE FRA BEREDSKABSKOMMISSIONEN... 19 4.3.5. BORGERHENVENDELSER... 20 4.3.6. ORIENTERING OM FORLØBET AF KRISEKOMMUNIKATIONEN... 20 5. OVERSIGT OVER SUPPLERENDE BEREDSKABSPLANER M.V.... 21 6. BILAG TIL BEREDSKABSPLAN FOR GRØNLAND... 22 Udgiver: Beredskabskommissionens Sekretariat / Grønlands Selvstyre 3
Om Beredskabsplan for Grønland Beredskabsplanen skal skabe grundlag for overordnet, tværgående krisestyring i regi af Beredskabskommissionen. Planen skal bruges i tilfælde af ekstraordinære hændelser, som kræver koordination og samarbejde på tværs af grønlandske aktører og rigsmyndigheder. Ekstraordinære hændelser er kendetegnet ved, at de ikke kan imødegås med normale ressourcer og rutiner samt at betydelige værdier er på spil, såsom liv, velfærd, ejendom, miljø, omdømme m.v. Eksempler på sådanne hændelser kan være større skibsulykker, flystyrt, forureningskatastrofer, store brande eller eksplosionsulykker, omfattende sygdomsudbrud og langvarige strømafbrydelser. Iværksættelse af planen bør ske ud fra forsigtighedsprincippet. Det indebærer, at det i en situation med uklare eller ufuldstændige informationer er mere hensigtsmæssigt at etablere et lidt for højt beredskab end et lidt for lavt beredskab. Efterfølgende skal der til gengæld hurtigt kunne ændres på beredskabet i nedadgående retning for at undgå ressourcespild. Beredskabsplanen for Grønland er en generel plan, som: Beskriver Beredskabskommissionen virke og ansvar under ekstraordinære hændelser (kapitel 1-4). Giver en oversigt over beredskabsplaner, operative indsatsplaner, instrukser m.v. hos offentlige og private aktører, som kan supplere den generelle beredskabsplan (kapitel 5). Planens gyldighedsområde og brugere Beredskabsplanen gælder for hele Grønland, og skal primært benyttes af de selvstyremyndigheder, kommunale myndigheder og rigsmyndigheder, som indgår i Beredskabskommissionen. Som beredskabsplan for hele Grønland er planen desuden referenceramme for de aktører, som ikke er faste medlemmer af Beredskabskommissionen, herunder myndigheder, offentlige og private virksomheder, eksterne forbindelsesofficerer, eksperter m.fl. Formålet er at sikre, at disse aktører er bekendt med myndighedernes beredskabsansvar og den overordnede tilrettelæggelse af krisestyringen i Grønland som grundlag for egen beredskabsplanlægning. Beredskabskommissionen består af 7 medlemmer med 2 tilf orordnede: Beredskabskommissionen: Departementet for Miljø og Natur Departementet for Miljø og Natur sekretariat KANUKOKA Grønlands Politi Landslægeembedet Rigsombuddet i Grønland Arktisk Kommando Departementet for Sundhed og Infrastruktur Repræsenteret ved: Departementschefen (formand) Beredskabskommissionens Direktøren (næstformand) Politimesteren Landslægen Rigsombudsmanden Chefen for AKO Overlægen (tilforordnet) 4
Departementet for Miljø og Natur Ansvarlige for olieberedskabet (tilforordnet) Departementet for Erhverv, Råstoffer og Arbejdsmarked (Tilforordnet) Beredskabskommissionens formand er udpeget af medlem af Naalakkersuisut for beredskab og næstformand er udpeget af KANUKOKA. De øvrige repræsentanter er udpeget af de pågældende medlemsorganisationer. Beredskabskommissionen støttes af et sekretariat, som er placeret i Departementet for Miljø og Natur. Faste medlemmer af kommissionen, tilforordnede, suppleanter og medarbejdere i sekretariatet skal være sikkerhedsgodkendt til Hemmeligt. Beredskabskommissionen er det organisatoriske omdrejningspunkt for den overordnede, tværgående krisestyring. Kommissionen er et forum for drøftelser mellem grønlandske og danske myndigheder og organisationer, og har som sådan ikke selvstændig beslutningskompetence. Efter aktivering (kapitel 1) skal Beredskabskommissionen varetage følgende opgaver: Skabe og opretholde et fælles overblik over den samlede situation (kapitel 2). Afklare politiske prioriteringer og/eller større økonomiske dispositioner (kapitel 3). Samordne den eksterne krisekommunikation til befolkning, medier m.fl. (kapitel 4). Deltagelse i Beredskabskommissionen forpligter. Det er et myndighedsansvar på forhånd at have gennemført helhedsorienteret beredskabsplanlægning inden for eget område i henhold til sektoransvarsprincippet. Strukturen for det samlede beredskab i Grønland, og de enkelte deltageres opgaver og ansvar er nærmere beskrevet i planens bilagssamling (kapitel 6). Bilag 1: Opbygningen af beredskabet i Grønland Planens afgrænsning Iværksættelse af planen medfører ikke ændringer i eksisterende opgave - og ansvarsforhold: Ved en ekstraordinær hændelse tilrettelægges arbejdet i de enkelte berørte organisationer i overensstemmelse med egne beredskabsplaner. Den enkelte organisation har fortsat det fulde ansvar for eget område under hændelsen. Medlemmerne har et selvstændigt ansvar for at videreformidle informationer fra Beredskabskommissionen inden for eget ansvarsområde, herunder det politiske niveau. De primære kommunikationsveje fremgår af pkt. 1.2.5. Planen skelner skarpt mellem overordnet krisestyring og operativ indsats. Beredskabskommissionen skal ikke involvere sig i eller bidrage direkte til ledelse og koordinering af operative handlinger og ressourcer. Arktisk Kommando og Naviair er ansvarlig for ledelsen af Joint Rescue Coordination Centre (JRCC) Greenland og har således ansvar for flyve og søredningstjenesten i Grønland. Herved forstås eftersøgning og redning af nødstedte fra luftfartøjer og fra skibe på eller under havoverflader uanset om hjælpeforanstaltningerne udføres på søen, luften eller til lands. 5
Søredningsansvaret omfatter al indenskærs og udenskærs søredning fra Kap Farvel til 62N på Østkysten samt fra den sydlige indsejling til Kong Oscars Fjord på Østkysten og til Siorapaluk på Vestkysten samt al anden udenskærs søredning i resten af Grønland. Endvidere omfatter ansvaret alle skibe tilmeldt Greenpos-systemet uanset om skibet befinder sig indenskærs eller udenskærs. Politimesteren i Grønland er ansvarlig for ledelsen af eftersøgnings- og redningsoperationer af mindre omfang i lokale farvandsområder, hvilket vil sige indenskærs fra Siorapaluk til Kap Farvel på Vestkysten samt indenskærs fra 62N til indsejlingen til Kong Oscars Fjord samt for eftersøgnings- og redningsoperationer til lands. Planens ajourføring og afprøvning Beredskabskommissionens sekretariat ajourfører planen. Planen skal ajourføres hvis: Lovgivningen stiller krav om det. Der er indikationer på, at trusselbilledet har forandret sig væsentligt. Erfaringer fra en hændelse, øvelse eller risiko- og sårbarhedsanalyse tilsiger det. Myndighedernes struktur eller ansvarsområde ændres. Sekretariatet skal ajourføre bilag med kontaktoplysninger og lignende løbende. Sekretariatet følger op på, at Beredskabskommissionens støttefunktioner har gennemført den nødvendige planlægning. Støttefunktionerne fremgår af pkt. 1.5. Sekretariat skal mindst hvert 2. år planlægge og gennemføre en mindre øvelse (f.eks. en procedureøvelse eller dilemmaøvelse), hvor Beredskabskommissionen afprøver beredskabsplanen eller dele heraf. Sekretariat har det overordnede ansvar for at planen bliver evalueret efter øvelser og efter iværksættelse ved virkelige hændelser. Ajourføring, tilrettelæggelse af øvelser og evaluering af planen sker i samarbejde med de myndigheder, der indgår i Beredskabskommissionen. 6
1. Aktivering og drift af Beredskabskommissionen Målet med aktivering og drift af Beredskabskommissionen er at sikre, at medlemmerne i kommissionen har et forum, hvor den kan samles og varetage den overordnede, tværgående koordination i forbindelse med en ekstraordinær hændelse i Grønland. Det forventes ikke, at kommissionen er fysisk samlet under hele hændelsesforløbet. Beredskabskommissionen møder, når formanden i samråd med politimesteren vurderer, at der er et behov herfor. 1.1. Krav til aktivering og drift af Beredskabskommissionen Beredskabskommissionen skal kunne aktiveres og drives på følgende niveauer: Aktiveringsniveau Beskrivelse Niveau 1 Orientering af Beredskabskommissionen (informationsberedskab / forhøjet beredskab) Niveau 1 anvendes i en situation, hvor der ikke vurderes at være behov for at afholde møde i kommissionen, men hvor medlemmerne bør være orienteret om situationen. Niveau 2 Indkaldelse af Beredskabskommissionen (stabsberedskab / markant forhøjet beredskab) Niveau 2 anvendes i en situation, hvor der vurderes at være behov for ét eller flere møder af kortere varighed under hændelsesforløbet. Støttefunktioner kan indkaldes efter behov. Beredskabskommissionen skal kunne fungere på niveau 2 inden for 1 time efter indkaldelse, Kommissionen skal kunne drives på niveau 2 i minimum 3 døgn. Ved længerevarende hændelser har Beredskabskommissionens medlemmer, sekretariatets medarbejdere og indkaldt personale i støttefunktioner selv ansvar for at lade sig afløse. Afløsning mellem to personer bør så vidt muligt foregå ved overlapning, personlig briefing og overlevering af relevante dokumenter, prioriterede opgaver m.v. 1.2. Aktivering af Beredskabskommissionen 1.2.1. Modtagelse og videreformidling af varsler, alarmer m.v. De indledende varsler, alarmer m.v. om ekstraordinære hændelser i Grønland kan modtages af en række aktører, herunder f.eks.: Politiet Naalakkersuisut Brandvæsener Selvstyrets departementer og styrelser Sundhedsvæsenet Kommuner JRCC Greenland Medierne 7
Modtageren af det indledende varsel eller alarm på sit område skal kontakte formanden for beredskabskommissionen øjeblikkeligt, hvis: Der er opstået eller kan opstå en ekstraordinær hændelse. En hændelse ikke kan håndteres forsvarligt af det daglige beredskab. 1.2.2. Beslutning om aktivering af Beredskabskommissionen Formanden eller formandens stedfortræder kan aktivere Beredskabskommissionen: Efter anmodning fra politimesteren, f.eks. på baggrund af et varsel eller en alarm. Hvis et af de øvrige medlemmer fremsætter ønske herom over for formanden. Efter anmodning fra Formanden for Naalakkersuisut. Efter egen vurdering. Ved behov for aktivering af Beredskabskommissionen skal formanden kontaktes pr. telefon. Hvis der ikke kan opnås kontakt med formanden kontaktes følg ende (i nævnte rækkefølge) indtil der opnås kontakt: Næstformanden for Beredskabskommissionen (direktøren for KANUKOKA) Sekretariatet (Departementet for Miljø og Natur) Politimesteren Herefter beslutter formanden (eller stedfortræderen) i samråd med polit imesteren om Beredskabskommissionen skal aktiveres, og i givet fald: På hvilket aktiveringsniveau (jf. tabel ovenfor). Med hvilke eventuelle ad hoc medlemmer, f.eks. private virksomheder, eksterne forbindelsesofficerer, eksperter m.fl. Med hvilke støttefunktioner (se pkt. 1.5). Når disse beslutninger er truffet, tilkalder formanden (eller stedfortræderen) sekretariatet, som iværksætter de indledende opgaver vedrørende aktiveringen, jf. pkt. 1.2.4. 1.2.3. Sammensætning af Beredskabskommissionen ved aktivering Alle faste medlemmer af Beredskabskommissionen skal indkaldes i forbindelse med aktivering. De faste medlemmer skal så vidt muligt møde personligt frem. Hvert medlem af kommissionen og tilforordnet skal på forhånd have udpeget 1-2 ledende medarbejdere, som kan fungere som stedfortræder, hvis personligt fremmøde ikke er muligt. Hver organisation kan ud over det faste medlem deltage med en suppleant som støtte for det faste medlem. Endvidere kan sekretariatets og Tusagassiiviks medarbejdere samt politiets kommunikationsansvarlige medarbejder deltage som observatører under Beredskabskommissionens møder. Herudover deltager eventuelle ad hoc medlemmer, f.eks. private virksomheder, eksterne forbindelsesofficerer, eksperter m.fl. 8
1.2.4. Indledende opgaver vedrørende aktivering af Beredskabskommissionen Beredskabskommissionens sekretariat varetager de indledende opgaver. Inden for normal arbejdstid er sekretariatet bemandet af Departementet for Miljø og Natur. Uden for normal arbejdstid, i ferieperioder, ved tjenesterejser m.v. bemandes Beredskabskommissionens sekretariat af Departementet for Miljø og Natur. De indledende opgaver omfatter: Orientering/indkaldelse af medlemmer, støttefunktioner og eventuelle ad hoc medlemmer. Medlemmerne, støttefunktioner og eventuelle ad hoc medlemmer orienteres (niveau 1) eller indkaldes (niveau 2) via telefon. Sekretariatet fører en liste, hvor det fremgår hvilke personer, man har været i telefonisk kontakt med, og hvornår de forventes at møde frem. Bilag 2: Beredskabskommissionens kontaktliste Bilag 3: Kontaktliste til kommunerne Bilag 4: Kontaktoplysninger til støttefunktioner og mulige ad hoc medlemmer Hvis der indkaldes til møde i Beredskabskommissionen ringer eller udsender sekretariatet så vidt muligt en e-mail og/eller en sms med en kort orientering om situationen, deltagere, tid, sted og dagsorden. I en situation, hvor der er total strømudfald vil kommunikation foregå ved bud. Den sektormyndighed, der har ansvaret for at informere via telefon, har i situationer ved total strømudfald ansvaret for at informere ved bud. Klargøring af mødelokale. Beredskabskommissionen anvender mødelokalet i Departementet for Miljø og Natur, Selvstyrets Centraladministration på 8. etage i Nuuk Center i Nuuk. Bilag 5: Instruks for klargøring af mødelokale Forstærket overvågning af telefon/mail samt journalisering af indledende korrespondance. Sekretariatet iværksætter forstærket overvågning af Beredskabstelefonen 52 98 44 og Info@upa.gl, Selvstyrets hovedtelefonnummer 34 50 00 og hovedpostkasse info@nanoq.gl samt Departementet for Miljø og Natur hovedpostkasse APN@nanoq.gl Sekretariatet journaliserer Beredskabskommissionens korrespondance, telefonnotater m.v., så alle væsentlige indledende informationer om hændelsen og indsatsen fastholdes fra starten. Bilag 6: Instruks for forstærket overvågning af telefon/mail samt journalisering Generel orientering om aktivering af Beredskabskommissionen. Sekretariatet udarbejder en kort meddelelse, som indeholder en orientering om den indtrufne hændelse, kommissionens aktiveringsniveau, og hvornår første møde afholdes. Det skal fremgå af meddelelsen, at alle enheder og medarbejdere skal støtte den tværgående krisestyring og den operative indsats, hvis der viser sig behov herfor. Meddelelsen sendes som e-mail og/eller sms til medlemmerne af Beredskabskommissionen, som videreformidler meddelelsen inden for eget system. Bilag 7: Skabelon til meddelelse om aktivering af Beredskabskommissionen 9
1.2.5. Ekstern orientering om aktivering af Beredskabskommissionen Formanden underretter medierne om aktiveringen af Beredskabskommissionen. Meddelelsen til medierne bør indeholde: En kort orientering om hændelsen og om aktiveringen af Beredskabskommissionen. Oplysning om hvem der varetager krisekommunikationen i det videre forløb. Talsmandens kontaktoplysninger. Tidspunkt for hvornår Beredskabskommissionen forventer at kunne offentliggøre yderligere information. Medlemmerne af kommissionen orienterer inden for eget ansvarsområde om, at Beredskabskommissionen er aktiveret. Formanden for Beredskabskommissionen underretter Formanden for Naalakkersuisut og medlemmerne af Naalakkersuisut. Direktøren for KANUKOKA underretter borgmestrene/kommunaldirektørerne. Politimesteren underretter Justitsministeriet, Rigsadvokaten og Rigspolitiet. Arktisk Kommando underretter den Værnfælles Kommando. Rigsombudsmanden underretter Statsministeriet. Landslægen underretter Departementet for Sundhed. Departementet for Sundhed underretter Styrelsen for Sundhed og forebyggelse, som underretter Dronning Ingrids Hospital og relevante regionssygehuse. Departementet for Miljø og Natur underretter Miljøministeriet i Danmark. 1.3. Gennemførelse af møder i Beredskabskommissionen Beredskabskommissionens møder ledes af formanden eller stedfortræderen, og gennemføres normalt ud fra en fast skabelon. Bilag 8: Dagsorden for møder i Beredskabskommissionen 1.4. Beredskabskommissionens mødested Beredskabskommissionen anvender mødelokale i Departementet for Miljø og Natur, Selvstyrets Centraladministration på Nuuk Center i Nuuk. Mødelokalet skal være sikret mht. adgangsforhold, så Beredskabskommissionen kan holde sine møder og diskussioner i fortrolighed. Mødelokalet skal være udstyret med relevant it og nødvendige kommunikationslinjer (pc er med internetadgang, e-post, fax, telefon, projektor, tv m.v.). Sekretariatet skal kunne arbejde fra et lokale i umiddelbar nærhed af mødelokalet. Hvis Beredskabskommissionen ikke kan mødes i mødelokale i departementet, vil det blive meddelt ved indkaldelsen. 1.5. Beredskabskommissionens støttefunktioner Beredskabskommissionen kan efter behov tilkalde støtte fra nedenstående funktioner som indrykningsberedskab. 10
Sekretariatet koordinerer støttefunktionernes arbejde efter aktiveringen af kommissionen. 1.5.1. Sekretærbistand Departementet for Miljø og Natur støtter kommissionen med personale, som kan yde sekretærbistand til referatskrivning, journalisering, overvågning af telefonnumre og e-postkasser m.v. 1.5.2. IT Digitaliseringsstyrelsen sikrer, at Selvstyrets almindelige it-systemer (servere, hjemmesider m.v.) fungerer. Selvstyrets IT leverandør sørger for at udstyret i Beredskabskommissionens mødelokale fungerer. Digitaliseringsstyrelsen yder endvidere akut IT-support. 1.5.3. Udarbejdelse af det Beredskabskommissionens fælles situationsbillede Sekretariatet udarbejder på baggrund af informationer fra medlemmerne i kommissionen et fælles situationsbillede, som kan anvendes som grundlag for den overordnede, tværgående krisestyring. De nærmere forhold vedrørende håndteringen af informationer om krisen, herunder udarbejdelsen af Beredskabskommissionens fælles situationsbillede, fremgår af kapitel 2. 1.5.4. Støtte til Beredskabskommissionens krisekommunikation Selvstyrets Informationskontor Tusagassiivik støtter kommissionens krisekommunikation Formanden eller sekretariatet formidler den eksterne krisekommunikation til befolkningen og medierne på vegne af Beredskabskommissionen, og formanden fungerer som kommissionens talsmand. Borgerhenvendelser skal besvares efter sektoransvarsprincippet. De nærmere forhold vedrørende kommissionens krisekommunikation fremgår af kapitel 4. 1.5.5. GIS Departementet for Miljø og Natur støtter Beredskabskommissionen med online digitalt kortmateriale m.v. via det geografiske informationssystem NunaGIS. 1.5.6. Forplejning Sekretariatet medarbejdere og støttefunktioner sørger for forplejning af Beredskabskommissionen og dennes støttefunktioner. Bilag 9: Organisationsdiagram over Beredskabskommissionen og støttefunktioner 1.6. Beredskabskommissionens deaktivering Formanden for Beredskabskommissionen beslutter efter samråd med politimesteren og den sektoransvarlig myndighed hvornår Beredskabskommissionen skal deaktiveres. 11
2. Håndtering af informationer om krisen Når Beredskabskommissionen er aktiveret, vil den have væsentlige opgaver med at indhente, bearbejde og fordele informationer af relevans for den overordnede, tværgående krisestyring. Målet er at skabe, og løbende vedligeholde, et overblik over den samlede situation. Et nøgledokument i den forbindelse er Beredskabskommissionens fælles situationsbillede med informationer, som er relevante dels for medlemmernes koordinering af handlinger og ressourcer (se kapitel 3), dels for den eksterne krisekommunikation (se kapitel 4). 2.1. Krav til informationshåndteringen Væsentlige informationer skal fastholdes på skrift, så der er klarhed over, hvad der er oplyst til Beredskabskommissionen, og hvad medlemmerne er blevet enige om. Sekretariatet varetager opgaven med at fastholde de krisestyringsrelevante informationer, og skal i forbindelse med hvert møde udarbejde to produkter: Beredskabskommissionens fælles situationsbillede. Beslutningsreferater fra kommissionens møder. Begge produkter skal foreligge i en udgave, der er godkendt af formanden senest 2 timer efter afslutningen af Beredskabskommissionen møde. Medlemmerne skal i forbindelse med orienteringer og/eller udlevering af informationer til Beredskabskommissionen oplyse om eventuel klassifikationsgrad. Inden udsendelse af dokumenter m.v. fra Beredskabskommissionen skal sekretariatet tage stilling til dokumentets klassifikationsgrad. Sekretariatet skal derudover bemande relevante kommunikationsmidler og løbende journalisere Beredskabskommissionens korrespondance. Sekretariatet kan i nødvendigt omfang benytte sekretærbistand fra Departementet for Miljø og Natur som støttefunktion til disse opgaver. 2.2. Orientering af Beredskabskommissionen Den sektoransvarlige myndighed orienterer i starten af hvert møde i Beredskabskommissionen om det operative situationsbillede, hvilket omfatter oplysninger om hændelsen, trusselsbilledet, beredskabsforanstaltninger og tiltag, ressourcesituationen og forventet udvikling i den operative indsats. 2.3. De øvrige medlemmers bidrag til informationshåndteringen I løbet af hændelsen vil Beredskabskommissionens medlemmer typisk modtage informationer fra forskellige kilder, herunder det politiske niveau, foresatte myndigheder, egen organisation, indrapportering fra decentrale enheder, samarbejdspartnere, virksomheder, medier samt befolkningen. De enkelte medlemmer kan således have krisestyringsrelevante informationer, som ikke indgår i den sektoransvarlige myndigheds operative situationsbillede. Medlemmer skal på Beredskabskommissions møder supplere det operative situationsbillede med informationer til brug for opstillingen af kommissionens fælles situationsbillede. De enkelte medlemmer skal derfor på hvert møde og i nedenstående rækkefølge informere om: Egne beredskabsforanstaltninger og tiltag. 12
Ændringer i situationen, som kan påvirke allerede iværksatte tiltag. Ændringer i situationen, som kan skabe behov for nye tiltag. Ressourcesituationen inden for eget ansvarsområde. Eventuelle andre informationer, som medlemmet vurderer, bør videregives/drøftes i plenum. Hvert medlem giver sekretariatet en skriftlig udgave, som opsummerer egne informationer på mødet. 2.4. Udarbejdelse af Beredskabskommissionens fælles situationsbillede Sekretariatet opstiller og ajourfører Beredskabskommissionens fælles situationsbillede umiddelbart efter alle møder i kommissionen. Ved udarbejdelsen af det fælles situationsbillede skal sekretariatet være opmærksom på følgende: Beredskabskommissionens fælles situationsbillede skal tage udgangspunkt i den sektoransvarlige myndigheds operative situationsbillede samt de informationer, som de øvrige medlemmer bidrager med under Beredskabskommissionens møder, jf. pkt. 2.3. Situationsbilledet skal være så kortfattet som muligt (1-2 sider), og skal være nemt at forstå. Beskrivelserne af situationen skal i videst muligt omfang suppleres med kortmateriale og andre former for illustrationer. Af hensyn til krisekommunikationen skal det tydeligt fremgå, hvis dele af situationsbilledet ikke må offentliggøres. Situationsbilledet må ikke indeholde klassificerede informationer. Informationerne sammenfattes og præsenteres i en udarbejdet skabelon for situationsbilledet. Situationsbilledet udarbejdes på dansk og efterfølgende på grønlandsk, hvis behovet er herfor. Efter at formanden har godkendt situationsbilledet fordeler sekretariatet det via e-mail til medlemmerne af Beredskabskommissionen. Bilag 10: Skabelon for Beredskabskommissionens fælles situationsbillede 2.5. Udarbejdelse af beslutningsreferater Sekretariatet skriver et kort beslutningsreferat efter hvert møde i Beredskabskommissionen. Referatet skal reflektere Beredskabskommissionen drøftelser, og skal indeholde de fremadrettede aktionspunkter, handlinger m.v. som kommissionen er blevet enige om under mødet. Referatet skal følge skabelonen for mødets dagsorden. Bilag 8: Dagsorden for møder i Beredskabskommissionen Referatet skal udarbejdes på dansk og oversættes efterfølgende til grønlandsk hvis behovet er herfor. Efter at formanden har godkendt referatet fordeler sekretariatet referatet via e-mail til medlemmerne af Beredskabskommissionen. 13
2.6. Henvendelser til Beredskabskommissionen Sekretariatet skal under hele forløbet opretholde forstærket overvågning af de vigtigste telefonnumre og e-postkasser. Sekretariatets medarbejdere og støttefunktioner skal med det samme aflevere henvendelser til Beredskabskommissionen til lederen af sekretariat, uanset hvor og hvordan informationerne er modtaget. Lederen af sekretariatet træffer eventuelt i samråd med formanden beslutning om den videre håndtering af henvendelsen, herunder om henvendelsen skal behandles på næste møde i Beredskabskommissionen. 14
3. Koordinering af handlinger og ressourcer Målet med Beredskabskommissionens koordinering af handlinger og ressourcer er at sikre, at der under hele forløbet er den nødvendige politiske opbakning og økonomiske støtte til den operative indsats. 3.1. Krav til koordineringen af handlinger og ressourcer Beredskabskommissionen skal ved anmodninger fra det operative niveau om afklaring af politiske prioriteringer eller større økonomiske dispositioner hurtigst muligt finde en løsning, som sikrer at den operative indsats kan forløbe effektivt. 3.2. Beredskabskommissionens koordinering af handlinger og ressourcer Det er enten politiet, Arktisk Kommando eller en anden sektoransvarlig myndighed, der leder og koordinerer den operative indsats. For at opretholde en klar arbejdsdeling skal Beredskabskommissionen derfor ikke involvere sig i eller bidrage direkte til koordineringen af operative handlinger og ressourcer. Under ekstraordinære hændelser kan der imidlertid opstå situationer, som på grund af politiske eller økonomiske forhold kan vise sig vanskelige at håndtere på det operative niveau. Det er særligt i denne situation, hvor Beredskabskommissionen på baggrund af anmodning fra det operative niveau skal bidrage til den tværgående koordinering af handlinger og ressourcer. Det indebærer, at Beredskabskommissionens medlemmer på møderne skal behandle de forhold, som det operative niveau beder kommissionen tage stilling til. I akutte situationer kan formanden gennemføre behandlingen ud fra en fast-track procedure (se pkt. 3.6.). 3.2.1. Medlemmernes bidrag til koordinering af handlinger og ressourcer Medlemmerne skal bidrage aktivt til at finde en løsning, som både tilgodeser de operative behov og de overordnede politiske og økonomiske hensyn. De enkelte medlemmer skal derfor: Have klarhed over eget mandat og beslutningskompetence. Kunne søge hurtig afklaring, hvis der opstår behov for at tage eget system i ed. 3.3. Forhold som koordineres af Beredskabskommissionen Kommissionen skal drøfte og koordinere følgende forhold under en ekstraordinær hændelse: Operative handlinger eller ressourceanvendelse, hvor det i situationen er uklart, hvem der skal betale. Operative dispositioner, som vil indebære store udgifter for de enkelte aktører, de grønlandske kommuner eller for det grønlandske samfund og den danske stat. Beredskabsforanstaltninger, som kan få langvarige eller meget indgribende konsekvenser for det grønlandske samfund og/eller vil have stor politisk signalværdi. Beredskabsforanstaltninger, som kan påvirke relationer til andre lande. Listen er ikke udtømmende. 15
3.4. Økonomisk garanti for operative dispositioner Grønlands Selvstyre kan stille en økonomisk garanti på op til 5 mio. kr. i situationer, hvor det er uklart, hvem der skal betale for større operative dispositioner, eller hvor dispositionerne indebærer meget store udgifter. Formålet med garantien er at sikre, at den operative indsats ikke bliver standset, forsinket eller forringet pga. uafklarede økonomiske forhold. Garantien indebærer ikke, at Selvstyret accepterer at afholde den endelige udgift. Dette vil skulle afklares mellem relevante parter på et senere tidspunkt (eventuel skadevolder, kommuner, Selvstyremyndigheder, rigsmyndigheder m.fl.) Formanden kan på Selvstyrets vegne stille garanti for beløb op til 1 mio. kr. Ved beløb over 1 mio. kr. skal formanden indhente politisk godkendelse fra Formanden for Naalakkersuisut eller dennes stedfortræder. 3.5. Inddragelse af det politiske niveau De enkelte medlemmer af Beredskabskommissionen er forpligtet til selvstændigt at vurdere, om et forhold kræver politisk godkendelse i eget system. Indhentningen af politisk godkendelse følger det generelle princip for medlemmernes orientering af eget system. 3.6. Beredskabskommissionens fast-track koordinationsprocedure Hvis en anmodning har særligt hastende karakter, rådfører formanden for Beredskabskommissionen sig med næstformanden og politimesteren, eventuelt pr. telefon. Formanden træffer herefter beslutning om den videre behandling, herunder om anmodningen skal forelægges for det politiske niveau i første omgang medlem af Naalakkersuisut for Miljø og Natur samt rigsombudsmanden. Formanden orienterer hurtigst muligt herefter Beredskabskommissionen. 16
4. Ekstern krisekommunikation Målene for den eksterne krisekommunikation under ekstraordinære hændelser i Grønland er at: Få direkte berørte/truede parter til at handle på en hensigtsmæssig måde. Imødekomme behov for information til og dialog med befolkning, virksomheder, medier m.fl. For at nå disse mål skal krisekommunikation være en integreret del af den overordnede, tværgående krisestyring; både i regi af Beredskabskommissionen og som del af den operative indsats. 4.1. Krav til den eksterne krisekommunikation Beredskabskommissionens budskaber til befolkningen, virksomheder, medier m.fl. skal være: Rettidige og bringes via flere kommunikationskanaler. Målrettede og handlingsanvisende for de direkte berørte/truede parter. Let forståelige for forskellige målgrupper og udarbejdet på grønlandsk, dansk og eventuelt engelsk. Troværdige og baseret på en reel vurdering af risici og usikkerhedsmomenter. Krisekommunikationsarbejdet skal tilrettelægges så: Befolkningen, medierne m.fl. tidligt og løbende bliver orienteret om situationen samt om myndighedernes handlinger, prioriteringer og anbefalinger. Eventuelle fejl i mediernes dækning af hændelsen bliver korrigeret. Befolkningen, virksomheder, medier m.fl. har nem adgang til at komme i dialog med myndighederne. Der udtrykkes empati over for tilskadekomne, pårørende og andre, som har lidt tab eller skade. 4.2. Talsmandsvirke for Beredskabskommissionen På sit første møde beslutter Beredskabskommissionen om det er formanden eller en anden, der varetager den eksterne krisekommunikation til befolkning og medier på vegne af Beredskabskommissionen gennem hele hændelsen. Formanden eller den udpegede person varetager dermed både krisekommunikationen vedrørende den operative indsats og den overordnede, tværgående krisestyring. Formanden eller den udpegede person fungerer som Beredskabskommissionens talsmand udadtil. Formandens eller den udpegede persons talsmandsvirke tager afsæt i Beredskabskommissionens kommunikationsstrategi (se pkt. 4.3.3), Beredskabskommissionens samlede situationsbillede (se pkt. 2.4), og de øvrige oplysninger fra medlemmerne, som fremkommer på og mellem Beredskabskommissionens møder. Formanden kan delegere talsmandsfunktionen til Beredskabskommissionens sekretariat. Formanden kan udpege en kommunikationsansvarlig medarbejder til at bistå med udarbejdelse af pressemeddelelser, forberedelse af radio- og tv indslag m.v. Den kommunikationsansvarlige medarbejder kan deltage som observatør under Beredskabskommissionens møder. Ud over at udsende pressemeddelelser og udtale sig til radio og tv iværksætter formanden eller en stedfortræder efter behov andre tiltag, som understøtter de overordnede mål med den 17
eksterne krisekommunikation. Det kan f.eks. være udsendelse af beredskabsmeddelelser, afholdelse af pressemøder, brug af højtalervogne, indkaldelse til borgermøder m.m. 4.3. Koordineringen af Beredskabskommissionens krisekommunikation Beredskabskommissionens medlemmer skal på møderne: Aftale Beredskabskommissionens overordnede kommunikationsstrategi, herunder kommissionens centrale budskaber. Drøfte om der er særlige overordnede hensyn af f.eks. politisk, strategisk eller sikkerhedsmæssig karakter som medlemmerne enkeltvis og formanden eller en anden udpeget, som kommissionens talsmand, skal være særlig opmærksomme på i den eksterne kommunikation. Afklare om der er klassificerede eller på anden måde følsomme oplysninger, som ikke må indgå i den eksterne krisekommunikation. Drøfte behov for nye eller ændrede krisekommunikationstiltag. 4.3.1. Medlemmernes individuelle bidrag til krisekommunikationen Beredskabskommissionens medlemmer skal under hele forløbet hver især bidrage aktivt til den samlede krisekommunikation; enten via egne kommunikationstiltag, ved at bruge formanden eller en anden udpeget som talsmandsfunktion eller ved en kombination heraf. På Beredskabskommissionens møder skal det enkelte medlem derfor oplyse om: Sektorspecifikke budskaber, som medlemmet enten selv eller talsmanden formidler videre som del af Beredskabskommissionens eksterne krisekommunikation. Informationer, som medlemmet ikke ønsker offentliggjort i den eksterne krisekommunikation. Hidtidige eller planlagte eksterne kommunikationstiltag fra medlemmets egen organisation. Tidspunkt for og indhold af eventuelle henvendelser, som medlemmets egen organisation har modtaget fra medierne samt det afgivne svar. Det er de enkelte medlemmer af beredskabskommissionen, der har ansvaret for at talsmanden bliver bekendt med disse informationer. Mellem møderne i beredskabskommissionen skal medlemmerne kontakte talsmanden med bidrag til den eksterne krisekommunikation, som ikke kan afvente fælles drøftelse. For at holde talsmanden opdateret om den samlede krisekommunikation skal de enkelte medlemmer løbende orientere formanden eller talsmanden om sektorspecifikke udtalelser m.v. til medierne umiddelbart efter, at disse har fundet sted. Hvis de enkelte medlemmer ønsker, at talsmanden udtaler sig om deres sektorspecifikke forhold, skal medlemmerne give talsmanden et skriftligt oplæg, udfærdiget på grønlandsk og dansk. 4.3.2. Yderligere støtte til Beredskabskommissionens krisekommunikation Selvstyrets informationskontor Tusagassiivik kan fungere som støttefunktion for beredskabskommissionens krisekommunikation. Tusagassiivik kan efter behov bidrage med: Rådgivning om pressestrategi og valg af kommunikationskanal 18
Medieovervågning Opdatering af www.nanoq.gl, www.upa.gl, Twitter, Facebook Koordination af pressekontakt Tilrettelæggelse af pressemøder og briefinger Udarbejdelse og distribution af pressemeddelelser Oversættelse Tusagassiivik tilrettelægger sit arbejde under hændelsen i overensstemmelse med egen beredskabsinstruks, og koordinerer sin støtte til Beredskabskommissionen med sekretariatet og talsmanden. 4.3.3. Beredskabskommissionens kommunikationsstrategi Ved ekstraordinære hændelser vil medierne hurtigt henvende sig for at få udtalelser fra Beredskabskommissionen og/eller de enkelte medlemmer. Det er derfor vigtigt, at der på første møde fastlægges og godkendes en kommunikationsstrategi. Beredskabskommissionens kommunikationsstrategi skal være et skriftligt produkt, som fordeles til medlemmerne, som herefter videreformidler inden for eget system. Sekretariatet udarbejder eventuelt med støtte fra Tusagassiivik udkastet til Beredskabskommissionens kommunikationsstrategi. Kommunikationsstrategien bør omfatte følgende: Hvem der udtaler sig på Beredskabskommissionens vegne (formanden medmindre Beredskabskommissionen aftaler andet). Centrale budskaber fra Beredskabskommissionen (kan være af afventende karakter). Procedurer for håndtering af henvendelser fra medierne (hvad tager medlemmerne sig af og hvad skal henvises til formanden eller talsmanden). Hvilke kommunikationskanaler Beredskabskommissionen vil anvende. På grund af behovet for hurtig information af befolkningen vil krisekommunikationen fortrinsvis foregå via KNR, lokale tv- og radiostationer og de grønlandske kystradiostationer. Udkastet til kommunikationsstrategi gennemgås, drøftes og tiltrædes på kommissionens 1. møde. Når strategien er tiltrådt sender sekretariatet strategien til kommissionens medlemmer, som videreformidler strategien til relevante parter inden for eget system. Kommunikationsstrategien er et fast punkt på alle Beredskabskommissionens møder og opdateres efter behov. Bilag 11: Kontaktliste til medierne Bilag 12: Kontaktliste til kommunikationsansvarlige ved samarbejdspartnere 4.3.4. Første pressemeddelelse fra Beredskabskommissionen For at synliggøre over for offentligheden, at Beredskabskommissionen er trådt sammen, udsender formanden umiddelbart efter 1. møde en kort pressemeddelelse. Pressemeddelelsen skal indeholde en kort orientering om hændelsen og Beredskabskommissionens involvering i håndteringen. Eventuelle forberedte faktaark med baggrundsinformation, som kan være nyttig for medierne, vedlægges pressemeddelelsen. 19
Pressemeddelelsen udarbejdes på grønlandsk, dansk og eventuelt engelsk. Formanden sender pressemeddelelsen til udvalgte grønlandske, danske og internationale medier, og Tusagassiivik bringer pressemeddelelsen på forsiden af www.nanoq.gl, www.upa.gl, Twitter, Facebook. Bilag 13: Skabelon til første pressemeddelelse Bilag 14: Faktaark om Beredskabskommissionen 4.3.5. Borgerhenvendelser Formanden eller talsmanden besvarer borgerhenvendelser under ekstraordinære hændelser. Borgere som kontakter Selvstyret eller de øvrige medlemmer af Beredskabskommissionen skal henvises til formanden eller talsmanden. Formanden eller talsmanden oplyser et fast telefonnummer til brug for borgerhenvendelser. Formanden eller talsmanden tilrettelægger besvarelsen af borgerhenvendelser efter egne procedurer, herunder om der iværksættes katastroferegistrering og/eller spørge-svar central. 4.3.6. Orientering om forløbet af krisekommunikationen Formanden eller talsmanden orienterer på hvert møde i Beredskabskommissionen om det generelle forløb af krisekommunikationen. Orienteringen bør omfatte informationer vedrørende: Mediebilledet (hvad bringer medierne om hændelsen, hvilken vinkel har de forskellige medier m.v.) Beredskabskommissionens iværksatte og planlagte initiativer vedrørende krisekommunikation. Behovet for nye strategier og initiativer. 20
5. Oversigt over supplerende beredskabsplaner m.v. Grønlandske myndigheder og organisationer Aktører Delplaner Nukissiorfiit Landslægeembedet Departementet for Sociale Anliggender Departementet for Sundhed og Infrastruktur Departementet for Miljø og Natur Beredskabsplaner Pandemi Psykosociale kriseberedskab Havnesikringsplaner Olieberedskabet inden for 3 sømil Rigsmyndigheder Politiet Arktisk Kommando Grønland Eftersøgnings- og redningstjenesten i (SAR Grønland) Beredskabsplan for Arktisk Kommando til bekæmpelse af forurening af havet med olie og andre skadelige stoffer i farvandet ud for Grønland Rigsombuddet Den danske nationale beredskabsplan 21
6. Bilag til Beredskabsplan for Grønland Bilag 1: Opbygningen af beredskabet i Grønland Bilag 2: Beredskabskommissionens kontaktliste Bilag 3: Kontaktliste til kommunerne Bilag 4: Kontaktoplysninger til støttefunktioner og mulige ad hoc medlemmer Bilag 5: Instruks for klargøring af mødelokale Bilag 6: Instruks for forstærket overvågning af telefon/mail samt journalisering Bilag 7: Skabelon til meddelelse om aktivering af Beredskabskommissionen Bilag 8: Dagsorden for møder i Beredskabskommissionen Bilag 9: Organisationsdiagram over Beredskabskommissionen og støttefunktioner Bilag 10: Skabelon for Beredskabskommissionens fælles situationsbillede Bilag 11: Kontaktliste til medierne Bilag 12: Kontaktliste til kommunikationsansvarlige ved samarbejdspartnere Bilag 13: Skabelon til første pressemeddelelse Bilag 14: Faktaark om Beredskabskommissionen 22