Vejledning om detailrapporten og offentliggørelse

Bilag 11a J.nr.: 2010-20-2301-00349 Vejledning om detailrapporten og offentliggørelse NK=====fåÇäÉÇåáåÖKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKP OK=hçåíêçäê~ééçêíÉå KKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKP 2.1 Hvornår udarbejdes en kontrolrapport...3 Ved kontrolbesøg...3 Ved autorisationsbesøg...4 Ved administrativ kontrol (skrivebordskontrol) mv...4 Ved udtagning af prøver...4 Ved overtrædelser konstateret på anden måde...5 2.2 Navn, adresse og CVR-nr....5 2.3 Flere kontrolrapporter til større fødevarevirksomheder...6 Hoteller, kongres- og feriecentre...6 Hospitaler...6 Hospitals- og institutionskøkkener...6 Personalekantiner...6 Supermarkeder...6 2.4 Lovgivningsområder...7 Kontrol af egenkontrol og faglig regel...8 Kontrol af regler, der ikke er fødevarelovgivning: Vegetabilske bi- og restprodukter...10 2.5 Kontrolresultaterne 1, 2, 3 og 4...10 2.6 Smiley-kategorien...10 Tidligere smiley er...10 2.7 Tilsynsførendes bemærkninger...11 Begrundelsestekster og standardtekster...13 Påbud/forbud, bøder og politianmeldelser...13 Supplerende politianmeldelse...13 Indskærpelser...14 Anvisning om placering af kontrolrapport...14 2.8 Kontroltyper...15 2.9 Bestilte kontrolbesøg...17 Bestilling...17 2.10 Kontrolbesøgets varighed...17 2.11 Tilsynsførendes underskrift...18 2.12 Afleveret til...18 2.13 Virksomhedens kommentar...18 2.14 Tillægsside...18 Ved autorisationsbesøg...19 2.15 Kontrolinformationsblanket...20 2.16 Lukket-streamer...20 Fødevarestyrelsens kontrolvejledning bilag 11a - Side 1 af 30

PK QK RK 2.17 Foreløbig kontrolrapport...20 2.18 Elite-smiley...21 2.19 Kontrolhistorik ved flytning, ejerskifte, ny registrering eller autorisation...21 léü åöåáåö=~ñ=âçåíêçäê~ééçêí=çö=áåñçêã~íáçå KKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKOO 3.1 Ophængning generelt...23 Beslutning om ikke at skulle ophænge kontrolrapport...24 Salg via Internet og postordre...24 Lejlighedsvise arrangementer...24 3.2 Ophængning i forskellige virksomheder og situationer...25 Home parties og lignende...25 Hospitaler, institutioner, børnehaver og lignende med servering fra afdelinger samt leve bo miljøer...25 Hoteller...25 Indkøbscentre, stormagasiner, torvehaller, messecentre og lignende...25 Kantiner i virksomheder, restauranter i sportshaller og lignende...26 Supermarkeder med flere afdelinger...26 Udbringning af fødevarer...26 Servering uden for virksomhedens forretningsområde...26 Fredede bygninger...26 3.3 Dispensation fra placering af kontrolrapporten...26 3.4 Foreløbig kontrolrapport...27 3.5 Ny kontrolrapport med post...27 lññéåíäáöö êéäëé=é =ëãáäéójüàéããéëáçéåkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkou 4.1 Smiley-hjemmeside...28 4.2 Nødstop...28 hçåíêçäê~ééçêíéê=é =ÉÖÉå=ÜàÉããÉëáÇÉKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKKOV Fødevarestyrelsens kontrolvejledning bilag 11a - Side 2 af 30

1. Indledning Denne vejledning beskriver, hvordan kontrolrapporten skal udfyldes ved kontrolbesøg i detailvirksomheder samt retningslinierne for offentliggørelse af kontrolrapporten. Der er en tilsvarende vejledning til udfyldelse af kontrolrapporten i engrosvirksomheder. De to vejledninger er på flere områder identiske. Indtastning i ScanJour er beskrevet i Vejledning i registrering i ScanJour, link til side med vejledninger. Virksomheder med både detail- og engrosaktiviteter skal have en kontrolrapport svarende til hovedaktiviteten og dermed hovedbranchen anført i autorisationen. Dog skal virksomheder med hovedbranchen detail med engrosvirksomhed altid have en engrosrapport. Hvis en virksomhed både har fødevare- og veterinæraktiviteter, skal den både have en detail- eller engrosrapport samt en veterinær kontrolrapport. I detailvirksomhederne skal rapporten have en smiley og hænges op i virksomheden. Både detailog engrosrapporter bliver offentliggjort på smiley-hjemmesiden. Detailrapport, engrosrapport, kontrolresumé og tillægsside er vist i Den generelle Kontrolvejledning bilag 10. Fødevarestyrelsen må offentliggøre kontrol af regler omfattet af fødevarelovgivningen, det vil sige fødevareloven, økologiloven, lov om administration af markedsordningerne og lov om frø, kartofler og planter. OK=hçåíêçäê~ééçêíÉå= 2.1 Hvornår udarbejdes en kontrolrapport Ved kontrolbesøg Virksomheden skal normalt altid have en kontrolrapport ved afslutningen på et kontrolbesøg. Hvis det ikke kan lade sig gøre at printe rapporten, f.eks. fordi printeren er nede, skal den tilsynsførende skrive rapporten i hånden. Ved forgæves kontrolbesøg, f.eks. når virksomheden er midlertidigt lukket på grund af ferie, udarbejdes der ikke nogen kontrolrapport. Er virksomheden derimod permanent lukket skrives en kontrolrapport som dokumentation for ophør af virksomheden. Lukningen registreres i KOR. Hvis der ved kontrolbesøg i én virksomhed konstateres overtrædelser, der vedrører en anden virksomhed, udarbejdes en kontrolrapport til den ansvarlige virksomhed. Ved f.eks. kontrolbesøg på et lagerhotel skal ejeren af oplagrede fødevarer på lagerhotellet have en kontrolrapport, hvis en overtrædelse ligger inden for ejerens ansvarsområde. Omvendt skal der ikke udstedes en kontrolrapport til ejeren af fødevarerne, hvis der kun er anmærkninger på et område, der hører under ejeren af lagerhotellet. Ejeren af lagerhotellet skal have en kontrolrapport uanset om der er anmærkninger eller ej. Kontrolrapporten skal dateres den dag, hvor fødevareafdelingen får kendskab til overtrædelsen eller de oplysninger, der ligger til grund for overtrædelsen. Fødevarestyrelsens kontrolvejledning bilag 11a - Side 3 af 30

Ved autorisationsbesøg Ved kontrolbesøg i nyetablerede virksomheder udarbejdes der ikke en kontrolrapport, men en autorisationsrapport. Ved autorisationsbesøg i eksisterende virksomheder, som udføres i forbindelse med et ordinært kontrolbesøg, udarbejdes en kontrolrapport. Det kan f.eks. være tilfældet ved autorisation som følge af indretningsmæssige ændringer eller ved udløb af en betinget autorisation. Ved administrativ kontrol (skrivebordskontrol) mv. Ved administrativ kontrol (skrivebordskontrol), som udføres i fødevareafdelingen, skal virksomheden som udgangspunkt have en kontrolrapport. Der er dog visse undtagelser i tilfælde hvor kontrolresultatet er 1, dvs. ingen anmærkninger. Nedenfor er beskrevet, hvordan forskellige situationer skal håndteres. Ved kontrol af virksomheder, der kun forhandler fødevarer over internettet (dvs. internethandel) sker kontrollen som administrativ kontrol, og der skal altid udarbejdes en kontrolrapport uanset kontrolresultat. Kontrolrapporten fremsendes til virksomheden. Ved kontrol af en virksomheds offentliggørelse af kontrolrapporter på egen hjemmeside skal virksomheden ikke have en kontrolrapport, hvis resultatet af kontrollen er 1, dvs. ingen anmærkninger. Ved kontrol af indsendt dokumentation, f.eks. for gennemført hygiejneuddannelse eller egenkontrol, skal virksomheden ikke have en kontrolrapport, hvis resultatet af kontrollen er 1, dvs. ingen anmærkninger. Ved udtagning af prøver Ved udtagning af prøver i forbindelse med kontrolbesøg udarbejdes en kontrolrapport for selve kontrolbesøget. Kontrolrapporten udleveres til virksomheden som sædvanligt. Når kontrolafdelingen udelukkende udtager prøver i en virksomhed, skal virksomheden have en kvittering med oplysning om, hvad prøven vil blive analyseret for - og ikke en kontrolrapport. Om der skal udarbejdes en kontrolrapport eller ændres i en allerede udstedt kontrolrapport i forbindelse med udtagning af prøver er skitseret i beslutningstræet: Fødevarestyrelsens kontrolvejledning bilag 11a - Side 4 af 30

Prøver udtaget ved kontrolbesøg Prøver udtaget uden kontrolbesøg, f.eks. kontrolkampagner Resultat af prøven giver anledning til anmærkninger Resultat af prøven giver ikke anledning til anmærkninger Resultat af prøven giver anledning til anmærkninger Resultat af prøven giver ikke anledning til anmærkninger Kontrolrapport udleveret ved kontrolbesøget tilføjes anmærkning og eventuelle ændringer i resultat. Fremsendes til virksomheden med oplysning om, at den erstatter den tidligere kontrolrapport. Ingen ny kontrolrapport Kontrolrapport sendes til virksomheden til med med kryds i Prøver smiley, udtaget, kryds i Prøver bemærkning udtaget, bemærkning om prøveresultat om prøveresultat og dato og for prøveudtagning, dato for men ingen oplysninger prøveudtagning, fra men kontrolbesøget ingen oplysninger før fra prøveudtagningen. kontrolbesøget før Hvis prøveudtagningen. relevant, skal det fremgå, Smiley en at der rykker ikke en er fulgt op plads, på forhold, den erstatter der tidligere har ikke givet den anledning tidligere. til anmærkninger. Ingen kontrolrapport Resultatet af en analyseret prøve kan således resultere i, at en endelig kontrolrapport skal ændres. Også i andre situationer kan det være nødvendigt at ændre en endelig kontrolrapport. F.eks. kan en afgørelse fra domstolene eller fra Fødevare- og Veterinærklager kræve omgørelse af Fødevareregionens endelige afgørelse. Eller Fødevareregionen kan af egen drift beslutte at omgøre en afgørelse. Hvis man ændrer en endelig kontrolrapport, skal det fremgå af kontrolrapporten, hvornår denne er ændret. Dette gøres med en standardtekst ( Ændret kontrolrapport ), som placeres øverst i bemærkningsfeltet. Ved overtrædelser konstateret på anden måde. Ved overtrædelser konstateret på anden måde end ved kontrolbesøg, f.eks. på baggrund af en politirapport, skal virksomheden have en kontrolrapport, hvis oplysningerne om overtrædelserne giver anledning til anmærkninger. 2.2 Navn, adresse og CVR-nr. Kontrolrapporten udfyldes med virksomhedens navn, adresse og CVR-nr. Disse oplysninger hentes på de digitale tilsynsrapporter automatisk fra ScanJour, og det er derfor meget vigtigt, at man husker at skrive disse oplysninger ind i virksomhedens sag i ScanJour. Mobile virksomheders adresse er den, der fremgår af autorisation eller registrering. For boder ved lejlighedsvise arrangementer er adressen det sted, hvor kontrollen finder sted. F.eks. Roskilde Festival, Dyrskuepladsen, 4000 Roskilde. Også bodens navn skal så vidt muligt fremgå bl.a. for at undgå ombytning af kontrolrapporter. Fødevarestyrelsens kontrolvejledning bilag 11a - Side 5 af 30

Hvis boden er en del af en etableret virksomhed, skal virksomhedens navn og adresse fremgå af kontrolrapporten. Dette kan være tilfældet, hvis en stationær virksomhed har en mobil enhed registreret som en del af virksomheden. 2.3 Flere kontrolrapporter til større fødevarevirksomheder Virksomheder med mere end én afdeling med behandling bliver delt op i flere kontrolobjekter, som hver får sin egen kontrolrapport. Det gælder bl.a. hoteller, kongres- og feriecentre, hospitaler og supermarkeder. Det skal fremgå af kontrolrapporten, hvilket kontrolobjekt, den gælder for. Hoteller, kongres- og feriecentre I hoteller, kongres- og feriecentre kan der være flere restauranter med eget køkken, ligesom der kan være flere diskoteker og kiosker. Hospitaler På hospitaler kan der være forskellige kiosker og cafeterier, der skal have hver sin kontrolrapport. Hospitals- og institutionskøkkener I nogle tilfælde kan der være tale om, at der er et centralkøkken med behandling, der har ansvaret for de forskellige afdelingskøkkener. Afdelingskøkkenerne har så ikke behandling, men anretter kun eller holder evt. maden varm. Dette kan være tilfældet på hospitaler, men også i institutioner f.eks. for handicappede eller lignende. Det centrale er, at der skal være samme daglige ledelse for central- og afdelingskøkkenerne, dvs. at det er den samme person, der er ansvarlig for alle køkkener. Det er desuden en betingelse, at afdelingskøkkenerne og centralkøkkenet naturligt kan betragtes som en samlet geografisk enhed, dvs. at de alle ligger i samme bygning eller bygningskompleks. Hvis det er tilfældet, er det kun centralkøkkenet, der skal detailautoriseres og modtage en kontrolrapport. I tilfælde, hvor afdelingskøkkenerne selv har behandling af fødevarer, så skal de have egen kontrolrapport. Personalekantiner Personalekantiner skal have egen kontrolrapport. Dette gælder alle personalekantiner, også selv om der i øvrigt er tale om en fødevarevirksomhed, f.eks. i supermarkeder eller på hospitaler, eller i mejerier eller slagterier. Supermarkeder I supermarkeder kan der bl.a. være bager-, slagter-, delikatesse-, eller fiskeafdeling, kiosk med softice, kiosk med pølser, fastfood take away, restaurant eller cafeteria, hvor der sker behandling, og som derfor skal have hver sin kontrolrapport. Fødevarestyrelsens kontrolvejledning bilag 11a - Side 6 af 30

Supermarkeder, som udover dagligvarer kun har én afdeling med behandling, f.eks. en slagter, deles også op. Dagligvarer og slagter skal have derfor have hver sin kontrolrapport. Et supermarked med dagligvarer og f.eks. bake-off af kager og brød, skal ikke deles op, fordi branchen Dagligvareforretninger, letfordærvelige fødevarer omfatter virksomheder med aktiviteter som bake-off af brød og kager, jf. branchebeskrivelsen i kontrolfrekvensvejledningens bilag 1. I særlige tilfælde vil man i supermarkeder ikke dele alle afdelingerne op i flere kontrolobjekter, men vælge den afdeling, der er placeret i branchen med den højeste kontrolfrekvens, som kontrolobjekt. Det vil man f.eks. gøre i de tilfælde, hvor flere små afdelinger, f.eks. kiosk, bakeoff/brødudsalg og fastfood take-away, er placeret i fysisk sammenhæng langs den samme kasselinje, dvs. det kan være svært at adskille dem, ligesom de to afdelinger betjenes af det samme personale og har samme driftsledelse. Det betyder, at der kun skal stå ét afdelingsnavn på kontrolrapporten. Der vil altid være tale om en konkret vurdering af, om personalesammenfald, driftsledelse og størrelsen af afdelingen berettiger til, at afdelingen skal have en selvstændig kontrolrapport mv. Udgangspunktet er dog stadig, at et supermarked med flere afdelinger med behandling opdeles i flere kontrolobjekter, der får hver sin kontrolrapport. For supermarkeder anvendes de afdelingsnavne, som forbrugerne kender dem under. Eksempler er vist i tabellen nedenfor. Branche Supermarkeder 47.11.00.B, Dagligvareforretninger, letfordærvelige Kan omfatte fx: - Kolonialvarer, - Mejeriprodukter, - Frugt og grønt - Vin - Bake-off af brød og kager Afdelings navn på kontrolrapporten, eksempler Føtex Dagligvarer 10.71.20, Bagerforretninger/-afdelinger SuperBrugsen Bager 47.22.00.A, Slagterforretninger/-afdelinger SuperBest Slagter 47.22.00.B, Smørrebrøds- og delikatesseforretninger/- SuperBrugsen Delikatesse afdelinger 47.23.00, Fiske- og vildtforretninger/-afdelinger og Rema 1000 Fisk fiskebiler med behandling 56.29.00.A, Kantiner m.v. - fast personkreds over 12 Irma, Personalekantine personer 56.10.00.A, Servering: Restauranter mv Bilka Bistro 56.10.00.B, Servering: Restauranter mv. begrænset Bilka Bistro 2.4 Lovgivningsområder De regler, der skal kontrolleres efter, er inddelt i tolv lovgivningsområder: Hygiejne Fødevarestyrelsens kontrolvejledning bilag 11a - Side 7 af 30

Håndtering af fødevarer Rengøring Vedligeholdelse Virksomhedens egenkontrol Offentliggørelse af kontrolrapport Uddannelse i hygiejne Mærkning og information Godkendelser m.v. Særlige mærkningsordninger Varestandarder Tilsætningsstoffer m.v. Kemiske forureninger Emballage m.v. Andet Nogle lovgivningsområder indeholder mange regler det fremgår af Kontrolvejledningens bilag 3, hvilke regler der er placeret i hvert lovgivningsområde. Der må ikke anvendes andre lovgivningsområder på kontrolrapporten end de ovennævnte. Alle lovgivningsområder er fortrykt på rapporten. Under Offentliggørelse af kontrolrapport skal f.eks. stå resultater af kontrol af visning af kontrolrapporter på egen hjemmeside og kontrol af virksomhedens brug af elite-smiley. Hvert ordinært kontrolbesøg skal indeholde kontrol af Hygiejne, Virksomhedens egenkontrol og Offentliggørelse af kontrolrapport. Tilsvarende skal boder ved lejlighedsvise arrangementer have kontrolleret lovgivningsområdet Hygiejne, håndtering af fødevarer som minimum. Når virksomheden ved ejerskifte eller flytning efter anmodning får videreført kontrolhistorikken, skal det samlede kontrolresultat stå under Andet. Kontrol af egenkontrol og faglig regel Under lovgivningsområdet egenkontrol skal udelukkende stå kontrolresultater om virksomhedens skriftlige egenkontrol, det vil sige om egenkontrolprogrammet. Kontrolresultater af de konstaterede forhold for de faglige regler skal stå under de andre lovgivningsområder. Til egenkontrolprogrammet hører: Risikoanalyse, risikovurdering, eventuelle flowdiagrammer, udpegning af kritiske kontrolpunkter samt håndtering, overvågning, grænseværdi, frekvens og korrigerende handling for de kritiske kontrolpunkter. Registreringer for hvert kritisk kontrolpunkt, afvigerapporter og eventuelt kundeklager. Revision. Fødevarestyrelsens kontrolvejledning bilag 11a - Side 8 af 30

Når der sker kontrol af, om en faglig regel er overholdt, og om der er udført skriftlig egenkontrol for overholdelse af reglen, skal der gives kontrolresultater for begge lovgivningsområder. Kontrol af procedurer, registreringer og implementering af kritiske kontrolpunkter dokumenteres under Virksomhedens egenkontrol, mens kontrol af de faglige regler skal dokumenteres under lovgivningsområdet for den faglige regel. Resultaterne er ikke nødvendigvis identiske der kan f.eks. godt stå et 2-tal ved den faglige regel og et 1-tal ved egenkontrol, når den målte opbevaringstemperatur ikke overholder lovgivningen, men registreringerne i egenkontrolprogrammet er i orden. Når den tilsynsførende på baggrund af kontrol med virksomhedens egenkontrolprogram, vælger at give et påbud om reviderede egenkontrolprocedurer, skal 3-tallet dokumenteres under lovgivningsområdet Virksomhedens egenkontrol. Når den tilsynsførende tillige har kontrolleret overholdelse af den faglige regel i virksomheden, skal resultatet af denne kontrol dokumenteres under lovgivningsområdet for den faglige regel. Når den tilsynsførende på baggrund af kontrol med en faglig regel vælger at give et påbud om, at virksomheden skal indføre skriftlige procedurer for en god arbejdsgang, som f.eks. en rengøringsplan og kontrol af udført rengøring, skal det dokumenteres under lovgivningsområdet for den faglige regel, her Hygiejne, rengøring. Dokumentation på kontrolrapporten: Kontrol af Metode Dokumentation på kontrolrapport Gode arbejdsgange (art. 4 i hygiejneforordningen) Visuel og analytisk kontrol. Under faglig regel Kritiske kontrolpunkter (art. 5 i hygiejneforordningen) HACCP (art. 5 i hygiejneforordningen) Specifik lovgivning kræver skriftlig egenkontrol enten i form af procedurer eller i form af både procedurer og dokumentation af kontrol (Import, materialer og genstande m.m.) Audit. Kontrol af kritiske kontrolpunkter: Procedurer, overvågning, registrering, afvigerapporter, implementering og effekt. Audit. Risikoanalyse, kritiske kontrolpunkter, procedurer, overvågning, korrigerende handlinger, revision Audit. Kontrol. Under egenkontrol ved kontrol af procedurer, registreringer og implementering. Under faglig regel ved kontrol af kritiske kontrolpunkter, f.eks. temperaturer (effekten). Under egenkontrol Under faglig regel. Hvis virksomhedens risikoanalyse medfører kritiske kontrolpunkter her, skal det dokumenteres som beskrevet under kontrol af kritiske kontrolpunkter. Fødevarestyrelsens kontrolvejledning bilag 11a - Side 9 af 30

Økologi egenkontrol Dokumentation (f.eks. art. 18 og 19 i fødevareforordningen) Andre lovgivningsområder (Offentliggørelse, uddannelse, mærkning, godkendelser, særlige mærkningsordninger, varestandarder, tilsætningsstoffer, kemiske forureninger, emballage) Kontrol. Audit Kontrol. Verifikation, dokumentkontrol Kontrol. Under faglig regel. Under faglig regel Under faglig regel. Hvis virksomhedens risikoanalyse medfører kritiske kontrolpunkter her, skal det dokumenteres som beskrevet under kontrol af kritiske kontrolpunkter. Kontrol af regler, der ikke er fødevarelovgivning: Vegetabilske bi- og restprodukter Ved kontrol af vegetabilske bi- og restprodukter har vi ikke hjemmel til at offentliggøre kontrolresultaterne. Kontrolresultatet skal derfor dokumenteres på tillægssiden til kontrolrapporten, og også bemærkningerne skal derfor skrives på tillægssiden. Der er lavet standardtekster til denne kontrol i det digitale tilsyn. 2.5 Kontrolresultaterne 1, 2, 3 og 4 Kontrolresultaterne skrives som 1, 2, 3 eller 4 ud for de kontrollerede lovgivningsområder. 1 betyder at kontrollen ikke har haft anmærkninger til de kontrollerede regler inden for lovgivningsområdet. 2 betyder at der er givet en eller flere indskærpelser. 3 betyder at der er givet påbud eller forbud. 4 betyder at der givet et administrativt bødeforlæg, indgivet politianmeldelse eller at virksomheden har fået frataget autorisation eller har fået meddelt periodevist salgsforbud i henhold til økologireglerne. 2.6 Smiley-kategorien Kontrolresultaterne sammenfattes i et samlet kontrolresultat, der vises som en smiley på kontrolrapporten. Smiley en afgøres af det højeste tal i boksen med kontrolresultater. Ved digitalt tilsyn bestemmes smiley en automatisk ud fra det højeste tal i kontrolresultaterne. Datoen overføres også automatisk. Tidligere smiley er De tre seneste smiley er med datoer for hvert kontrolbesøg skal stå nedenunder den aktuelle smiley. Lovgivningsområdet skal stå ud for hver af de tre seneste smiley er, hvis det er smiley 2, 3 eller 4. Fødevarestyrelsens kontrolvejledning bilag 11a - Side 10 af 30

Ved digitalt tilsyn overføres smiley er og datoer fra tidligere kontrolbesøg automatisk samt lovgivningsområder for smiley 2, 3 eller 4. Det forudsætter dog, at lovgivningsområderne er registreret som smiley-begrundelse i ScanJour. Ved ejerskifte falder tidligere smiley er bort, med mindre virksomheden efter anmodning får videreført dem. Ved flytning til nye lokaler falder tidligere smiley er bort, med mindre virksomheden efter anmodning får videreført dem. Hvis fødevareregionen har inddraget en virksomheds autorisation, og virksomheden får ny autorisation, falder tidligere smiley er bort. Når en virksomhed som følge af væsentlige ændringer ifølge autorisationsbekendtgørelsen får ny autorisation, beholdes tidligere smiley er automatisk. Det kan ikke fravælges, at historikken fortsætter. 2.7 Tilsynsførendes bemærkninger I bemærkningsfeltet skal stå, hvilke regler der er kontrolleret, hvor i virksomheden de er kontrolleret, og hvad der blev observeret og konkluderet. F.eks. skal der for Særlige mærkningsordninger stå i bemærkningerne, om det er kontrol af økologi eller oksekødsmærkning. Tilsvarende skal der for Varestandarder stå i bemærkningerne, om det er kontrol af varestandarder, handelsnormer for fjerkræ eller handelsnormer for frugt og grøntsager. I enkelte tilfælde er teksten på lovgivningsområdet dog selvforklarende f.eks. Uddannelse i hygiejne, så der kun behøver at stå f.eks. Uddannelse i hygiejne: Ingen anmærkninger. Mens Hygiejne, håndtering altid skal have tilknyttet bemærkninger. Hvis der f.eks. ikke står, i hvilken del af virksomheden rengøring er kontrolleret, betyder det, at hele virksomhedens rengøring er kontrolleret. Kontrol af at kontrolrapporten er hængt op skal stå i lovgivningsområdet Offentliggørelse af kontrolrapport med bemærkning som Kontrolrapport er ophængt, Visning på hjemmeside i orden eller en lignende formulering. Det skal fremgå af bemærkningerne, om der er foretaget dokumentkontrol eller fysisk kontrol i tilfælde, hvor dette kan give anledning til tvivl. Observationerne skal beskrives, uanset om kontrolresultatet blev 1, 2, 3 eller 4. Formålet er dels at kunne dokumentere forholdene, lige fra noter og indskærpelser til baggrund for politianmeldelser, og dels at have bemærkninger til brug ved næste kontrolbesøg. Når der gives f.eks. resultat 2 og 4 for samme lovgivningsområde, skal begge resultater beskrives. Når den tilsynsførende på kontrolbesøg har drøftet forhold med virksomheden, eller modtaget oplysninger fra virksomheden, skal det også stå hér. Det vigtige er, at virksomheden kender alle de oplysninger, der er lagt til grund for afgørelser, og at alle oplysninger til planlægning af kontrollen bliver journaliseret. Ydes der generel eller konkret vejledning i forbindelse med et kontrolbesøg, skal dette dokumenteres på kontrolrapporten. Det skal fremgå, om der er ydet generel vejledning om reglerne, Fødevarestyrelsens kontrolvejledning bilag 11a - Side 11 af 30

eller om der er ydet vejledning om konkrete forhold. Det skal desuden fremgå hvilket område, der er ydet vejledning indenfor. Eksempel på dokumentation af generel vejledning: Ydet generel vejledning om reglerne om hygiejneuddannelse. Eksempel på dokumentation af konkret vejledning: Ydet konkret vejledning om evt. løsningsmuligheder vedr. flisebelægning i køkken. De konkrete løsningsforslag skal ikke noteres. Der er udarbejdet standardtekster i digitalt tilsyn til brug ved konkret og generel vejledning. Teksterne starter med Ydet generel vejledning om eller Ydet konkret vejledning om og den tilsynsførende skriver så selv, hvad der er vejledt om. Hvis der vejledes om et lovgivningsområde, man i forvejen kontrollerer, så skrives vejledningen i forlængelse af den begrundelsestekst, der er skrevet om det relevante lovgivningsområde. Ydes der telefonisk vejledning af konkret karakter, skal dette dokumenteres i form af et telefonnotat. Prøveresultater og kommentarer hertil kan skrives i bemærkningsfeltet. Prøveresultater må ikke stå ukommenterede. Giver en person i virksomheden oplysninger, som formodes at skulle lægges til grund for en afgørelse, må vedkommendes navn ikke fremgå af kontrolrapporten. Det skal så vidt muligt fremgå, at det er virksomheden, der giver oplysningerne. Hvis det er nødvendigt, at navnet fremgår, skal navnet noteres på tillægssiden. Fødevareregionen må ikke indgå aftaler med virksomheden. Bemærkningsfeltet må derfor ikke indeholde formuleringer, der kan ligne aftaler. Boder ved lejlighedsvise arrangementer skal have en bemærkning øverst i feltet om, hvem der driver boden i form af foreningens/organisationens navn og adresse. Det kan eksempelvis være FDF, Gammelkøbing. Adressefeltet er udfyldt med arrangementets titel, f.eks. Langelandsfestival. Har den tilsynsførende drøftet et emne med kontrolresultat 1 med den virksomhedsansvarlige, kan det f.eks. beskrives som Hygiejne håndtering: Drøftet varmholdelse af retter i buffet, intet at bemærke. Når der skrives drøftet, oplyst om, vejledt eller lignende, er det vigtigt samtidig at skrive, ok, intet at bemærke eller lignende, så det ikke kan tolkes som overtrædelser. Skriv kort og præcist - undgå forkortelser. Bemærkningerne bør højst fylde en side, men det er muligt at udfylde flere. Hvis der er behov for at udfylde flere sider, benyttes multiblanketten. Får en virksomhed efter anmodning videreført kontrolhistorikken ved ejerskifte eller adresseskift, skal der stå Kontrolresultat videreført fra tidligere ejer eller tidligere virksomhed. Ved kontrolbesøg, der sker på grund af en forbrugerhenvendelse, indsættes en standardtekst med ordlyden: Kontrolbesøget sker på baggrund af en forbrugerhenvendelse. Standardteksten er lagt ind i det digitale tilsyn. Teksten indsættes øverst i feltet Tilsynsførendes bemærkninger. Indholdet af anmeldelsen skal ikke beskrives nærmere på kontrolrapporten. Fødevarestyrelsens kontrolvejledning bilag 11a - Side 12 af 30

Begrundelsestekster og standardtekster I digitalt tilsyn kan vælges forskellige begrundelsestekster, når man har valgt et kontrolresultat, f.eks. er følgende tekst tilknyttet kontrolresultat 2: Det indskærpes, at virksomheder skal dokumentere egenkontrollens gennemførelse og resultater. Dokumentationen skal til enhver tid være tilgængelig for fødevareregionen. Følgende er konstateret: Man kan også vælge forskellige standardtekster, der ikke er tilknyttet et kontrolresultat, f.eks. Udleveret blanket om kontrol af virksomheder. Påbud/forbud, bøder og politianmeldelser Kontrolrapporten må ikke bruges til at meddele påbud, forbud eller kassation. Disse sanktioner skal meddeles virksomheden i et særskilt brev med begrundelse, hjemmel og klagevejledning. Under kontrolbesøget kan det være nødvendigt at afgøre, om et parti straks skal beslaglægges, tilbagekaldes eller kasseres. Det skal fremgå af kontrolrapporten, at afgørelsen meddeles pr. brev. Hvis der er sket partshøring af virksomheden på kontrolbesøget, skal det fremgå af bemærkningerne på kontrolrapporten. Dokumentation af partshøring på kontrolrapporten formuleres f.eks. således: Partshøring gennemført. Virksomheden havde ingen/følgende kommentarer. Hvis der er sket partshøring efterfølgende, f.eks. telefonisk, skal dette dokumenteres i form af et notat på sagen. Når et kontrolbesøg resulterer i 3- eller 4-taller, skal det fremgå af bemærkningerne, at fødevareregionen vil sende en afgørelse eller bøde. Det formuleres som Påbud fremsendes, Forbud fremsendes, eller Bødeforlæg fremsendes. Hvis den tilsynsførende ikke er helt sikker på, om forholdet kan udløse sanktion eller bøde, bruges formuleringerne Påbud overvejes. Vil blive fremsendt, Forbud overvejes. Vil blive fremsendt eller Bødeforlæg overvejes. Vil blive fremsendt. Får virksomheden et administrativt bødeforlæg, skal bødestørrelsen stå i bemærkningerne på den endelige kontrolrapport, som sendes til virksomheden sammen med bødeforlægget. Det kan anføres i bemærkningsfeltet på kontrolrapporten, at virksomheden er blevet meldt til politiet, når alle beviser i sagen er sikrede, og det ikke vil hindre en nødvendig efterforskning. Det skal noteres på kontrolrapporten enten som Forholdet vil blive politianmeldt, eller Forholdet overvejes politianmeldt, hvis den endelige beslutning om politianmeldelse først vil blive truffet efter kontrolbesøget. Supplerende politianmeldelse Hvis der ved et efterfølgende kontrolbesøg konstateres, at en virksomhed ikke har rettet op på en overtrædelse, hvor der er en verserende politisag, skal der ske en supplerende politianmeldelse med henvisning til den verserende sag, jf. også afsnit 5.12.1. Supplerende politianmeldelser karakteriseres på samme måde som andre politianmeldelser, dvs. kontrolresultat 4. Supplerende politianmeldelser skal følge samme procedure som øvrige politianmeldelser, dvs. foreløbig kontrolrapport efterfulgt af en endelig kontrolrapport, senest når den supplerende politianmeldelse er fremsendt. Det skal fremgå af kontrolrapporten, at den konstaterede overtrædelse allerede forelå ved det foregående kontrolbesøg. Fødevarestyrelsens kontrolvejledning bilag 11a - Side 13 af 30

Indskærpelser Indskærpelser skal altid skrives under Tilsynsførendes bemærkninger. Indskærpelser gives normalt mundtligt på kontrolbesøget og dokumenteres på kontrolrapporten. Hvis afgørelsen om en indskærpelse først træffes efter kontrolbesøget, skal der udarbejdes en skriftlig afgørelse med begrundelse, klagevejledning m.v. på linje med påbud og forbud. På den foreløbige kontrolrapport bruges formuleringen Indskærpelse overvejes. Vil blive fremsendt. På den endelige kontrolrapport bruges formuleringen: Indskærpelse fremsendes. På både den foreløbige og den endelige kontrolrapport skal der være en beskrivelse af det konstaterede. Udformning af indskærpelser på fødevareområdet, som gives på kontrolrapporten under kontrolbesøget: Det indskærpes at.[beskriv reglen] Hvis den tilsynsførende ikke kan huske den præcise ordlyd, er det også muligt at skrive indskærpelsen i et mere populært sprog, f.eks. Det indskærpes, at virksomheden skal opfylde de i godkendelsen stillede vilkår. Pas på med at bruge ordet skal, når selve forholdet skal beskrives, da indskærpelsen ellers let kan få karakter af et påbud. Skal kan selvfølgelig benyttes, når reglen skal citeres, da ordet nogle gange vil indgå i bekendtgørelsesteksten. Følgende er konstateret [beskriv hvad der er konstateret og hvor] Oplysning om at indskærpelsen udløser gebyrbelagt ekstra kontrol Partshøring skal noteres, så det fremgår på kontrolrapporten, hvorvidt virksomheden havde kommentarer og hvilke kommentarer virksomheden evt. havde. Indskærpelser i bemærkningsfeltet forudsætter 2-tal i lovgivningsområdet. Det digitale tilsyn viser eksempler på formulerede indskærpelser, når der vælges kontrolresultat 2 i rullepanelet. Eksemplerne bliver løbende udbygget. Desuden fremkommer oplysninger om gebyrbelagt ekstra kontrol, mulighed for begrundelse samt klagevejledning automatisk, når kontrolresultat 2 vælges. Eksempel på formulering af en indskærpelse: Det indskærpes, at lokaler med fødevarer skal holdes rene og i god stand. Følgende er konstateret: Gulvbelægning i lagerrum afskaller og er ikke rengøringsvenlig. Virksomheden havde ingen bemærkninger. Indskærpelsen medfører gebyrbelagt opfølgende kontrol. Virksomheden kan inden 14 dage anmode om skriftlig begrundelse og kan påklage afgørelsen til Fødevare- og Veterinærklager senest 4 uger efter modtagelse af kontrolrapporten eller en evt. skriftlig begrundelse. En eventuel klage skal sendes til Fødevareregionen. Anvisning om placering af kontrolrapport Den tilsynsførende kan give en virksomhed nærmere anvisning på placeringen af kontrolrapporter, hvis det skønnes nødvendigt for at sikre tilgængeligheden for forbrugerne. Se de nærmere retningslinier for anvisning i afsnit 13.5.3 i kontrolvejledningen. En anvisning er en afgørelse, der Fødevarestyrelsens kontrolvejledning bilag 11a - Side 14 af 30

skal meddeles virksomheden i særskilt brev med begrundelse, hjemmel og klagevejledning. Derimod resulterer en anvisning ikke i et kontrolresultat. Anvisningen kan enten være i kombination med en anmærkning eller som en selvstændig afgørelse. På kontrolrapporten formuleres: Placering af kontrolrapport drøftet. Anvisning om placering overvejes. Virksomheden havde følgende/ingen bemærkninger. Anvisning kan f.eks. bruges i de tilfælde, hvor kontrolrapporten i princippet er ophængt efter reglerne, men hvor den tilsynsførende skønner, at kontrolrapporten ikke er tilstrækkelig synlig eller læsbar. Det skal indgå i vurderingen, om virksomheden muligvis bevidst har hængt kontrolrapporten, så den ikke er læsbar. Følgende standardtekst kan anvendes: Placering af kontrolrapport drøftet. Anvisning om placering overvejes. Følgende er konstateret: Virksomheden havde følgende bemærkninger. Fødevareregionen kan dispensere fra kravene til placering af kontrolrapporten, hvis tilgængeligheden for forbrugerne sikres bedre ved en anden placering. F.eks. kan det være nødvendigt at dispensere fra kravene, når der er tale om fredede bygninger, hvor kontrolrapporten ikke kan hænge ved døren af hensyn til fredningsreglerne. På kontrolrapporten formuleres: Drøftet virksomhedens anmodning om dispensation fra krav til placering af kontrolrapport. Afgørelse følger pr. brev. 2.8 Kontroltyper Der skal altid være kryds i et af felterne til ordinær, ekstra eller anden kontrol. Supplerende kan felterne kontrolkampagne, autorisationer eller prøver udtaget afkrydses. F.eks. drøftes måske en ombygning på et ordinært kontrolbesøg, hvilket betyder kryds ved både Ordinær kontrol og Autorisationer m.v.. Kontroltyperne dækker følgende kontrolaktiviteter: Ordinær kontrol Ordinære kontrolbesøg efter standard- eller elitefrekvensen Prioriteret basiskontrol Ekstra kontrol Opfølgende kontrolbesøg efter anmærkninger Bestilte kontrolbesøg efter: o Anmærkninger på den seneste kontrolrapport, hvor fødevareregionen ikke foretager opfølgende kontrolbesøg. o Ejerskifte. o Virksomheden er blevet registreret som 3.partscertificeret med henblik på at få tildelt elitestatus. Kontrolbesøg på baggrund af en forbrugerhenvendelse. Smitteopsporing i forbindelse med udbrud af fødevarebårne sygdomme Tilbagetrækningssager Anden kontrol Når kontrolbesøget ikke kan karakteriseres som Ordinær eller Ekstra kontrol, er det anden kontrol: Når kontrolområdet kontrolleres hyppigere end standardfrekvensen f.eks.: Fødevarestyrelsens kontrolvejledning bilag 11a - Side 15 af 30

o Kontrol med specificeret risikomateriale o Kontrol jævnfør restriktionsbekendtgørelsen Når kontrollen ikke kan nås ved den fastsatte standardfrekvens: o Økologikontrol o Kontrol med handelsnormer o Importkontrol bortset fra kontrol jævnfør restriktionsbekendtgørelsen, f.eks. import af kosttilskud Kontrolkampagne krydses af, når kontrolbesøget er udført i forbindelse med en kontrolkampagne. Autorisationer m.v. krydses af, når eksisterende virksomheder i forbindelse med et ordinært kontrolbesøg får en autorisation. Det kan f.eks. være ændringer af virksomhedens indretning, produktion eller vareudbud. Den tilsynsførende kan vælge at skrive noterne vedrørende autorisationen på en tillægsside i stedet for på kontrolrapporten. Hvis kontrolbesøget udelukkende handler om autorisation, skal virksomheden ikke have en kontrolrapport, men en autorisationsrapport. Nyoprettede virksomheder skal først have en kontrolrapport ved første kontrolbesøg efter autorisationsbesøget. Godkendelse af egenkontrolprogram, økologirapport eller frivillig mærkningsordning skal ikke have kryds i feltet med Autorisationer m.v. Prøver udtaget krydses af, når der er udtaget prøver i forbindelse med kontrolbesøget. Der skal også udfyldes en prøveudtagningsrapport. Kontroltype Ordinære kontrolbesøg efter standard- eller elitefrekvensen Ordinær kontrol - prioriteret basiskontrol Ekstra kontrolbesøg efter anmærkninger Ekstra kontrolbesøg på grund af relevant forbrugerhenvendelse Bestilt kontrolbesøg i forbindelse med registrering som 3. partscertificeret Bestilt kontrolbesøg i forbindelse med skrivebordskontrol efter anmærkninger Bestilt kontrolbesøg i forbindelse med ejerskifter Når kontrolområdet kontrolleres hyppigere end standardfrekvensen f.eks.: - AM/PM-kontrol - Kontrol i forbindelse med USA/Kinaeksport - Kontrol med specificeret risikomateriale - Kontrol jf. restriktionsbekendtgørelsen. Når kontrollen ikke kan nås ved den fastsatte standardfrekvens f.eks. : - Økologikontrol - Kontrol med handelsnormer På kontrolrapporten Ordinær kontrol Standard/elitefrekvens Ordinær kontrol Prioriteret-fødevarer Ekstra kontrol Opfølgning, indskærpelse, Opfølgning påbud/forbud/bøde eller Skærpet kontrol Ekstra kontrol Forbrugerhenvendelse Ekstra kontrol Bestilt certificering Ekstra kontrol Bestilt anmærkninger Ekstra kontrol Bestilt ejerskifte Anden kontrol AM/PM, Animalsk USA/Kina eksport eller Andet Fødevarestyrelsens kontrolvejledning bilag 11a - Side 16 af 30

- Kontrol i forbindelse med 3. landseksport - Importkontrol bortset fra kontrol jf. restriktionsbekendtgørelsen. - Kontrolkampagner, medmindre kontrollen gennemføres i forbindelse med ordinære eller ekstra kontrolbesøg. 2.9 Bestilte kontrolbesøg Der kan bestilles kontrolbesøg i tre tilfælde: 1. Virksomheder kan i forbindelse med en ansøgning som 3. partscertificeret bestille et kontrolbesøg hos kontrolafdelingen. Dette kontrolbesøg skal gennemføres uanmeldt inden for 2 måneder efter, at fødevareregionen har registreret virksomheden som certificeret. 2. Virksomheder kan i forbindelse med anmeldepligtigt ejerskifte bestille et kontrolbesøg, som skal gennemføres uanmeldt inden for 2 måneder efter, at fødevareregionen har modtaget anmodningen. 3. Virksomheder, hvor der ikke gennemføres ekstra kontrolbesøg som opfølgning på en anmærkning for overtrædelser af fødevarelovgivningen (skrivebordskontrol), kan bestille et kontrolbesøg. Dette kontrolbesøg skal gennemføres uanmeldt inden for 2 måneder efter, at fødevareregionen har modtaget anmodningen. Bestilling af kontrolbesøg giver mulighed for hurtigere udskiftning af kontrolrapporten end ellers. Den tilsynsførende beslutter, hvad der skal kontrolleres. Bestilling Bestilte kontrolbesøg betales af virksomheden. Fødevareregionen afgør, hvilken tilsynsførende der skal udføre et bestilt kontrolbesøg. Virksomheden skal bestille kontrolbesøg telefonisk eller skriftligt hos kontrolafdelingen. Virksomheden kan også bestille kontrolbesøget direkte hos den tilsynsførende under et kontrolbesøg. Hvis der er tvivl om, hvorvidt en person har kompetence til at bestille et kontrolbesøg, noteres navn og ansættelsesforhold på en tillægsside. De bestilte kontrolbesøg skal udføres på samme tidspunkt af døgnet som normalt eller aftales, hvis de plejer at blive det, f.eks. af hensyn til virksomhedens åbningstider. Når mobile virksomheder bestiller et kontrolbesøg og kører væk fra kontrolafdelingens geografiske område, kan de kun forvente at få det bestilte kontrolbesøg, hvis de orienterer kontrolafdelingen om det nye sted. Kontrolafdelingen skal i de tilfælde kontakte den kontrolafdeling som virksomheden kører til. Når et kontrolbesøg bestilles, skal fødevareregionen journalisere bestillingen (kan også være et telefonnotat). Hvis det er relevant i forhold til det bestilte kontrolbesøg at udtage prøver, skal virksomheden betale for analysen. 2.10 Kontrolbesøgets varighed Den samlede tid skal noteres - fra den tilsynsførende træder ind i virksomheden og er ude igen. Tiden skal være angivet i hele kvarterer. Fødevarestyrelsens kontrolvejledning bilag 11a - Side 17 af 30

2.11 Tilsynsførendes underskrift Den eller de tilsynsførende skal altid skrive under på kontrolrapporten, inden den afleveres til virksomheden. Underskriften skal være den sædvanlige underskrift og må ikke være initialer. Ved digitalt tilsyn skrives rapporten under, når den er udskrevet. Den tilsynsførendes navn bliver ikke offentliggjort på smiley-hjemmesiden på digitale rapporter. 2.12 Afleveret til Enten skal den tilsynsførende skrive navnet på den person i virksomheden, som har modtaget kontrolrapporten, eller en ansat kvitterer for modtagelse. Virksomheden skal have vejledning om, at den ikke behøver at kvittere. Navnet skrives på, når rapporten er udskrevet. På rapporter sendt med posten skrives Sendt med post eller en lignende formulering i feltet. Navnet registreres i ScanJour i feltet, Afleveret til. 2.13 Virksomhedens kommentar Virksomheden kan vælge at hænge anden information op til kunderne ved siden af kontrolrapporten. Virksomheden kan få sine kommentarer på smiley-hjemmesiden. Så skal virksomheden skrive sine kommentarer (højst 300 karakterer) på blanketten på www.foedevarestyrelsen.dk i mappen Blanketter til virksomheder : http://www.foedevarestyrelsen.dk/blanketter/blanketter/forside.htm. Blanketten kan udfyldes og gives til den tilsynsførende på kontrolbesøget eller sendes til kontrolafdelingen efterfølgende. Blanketten skal være underskrevet. Når kontrolafdelingen har registreret kommentarerne i ScanJour, kommer de på smiley-hjemmesiden sammen med den relevante kontrolrapport. Virksomhedens kommentarer har ingen juridisk betydning, så kontrolafdelingen er ikke forpligtet til at følge op på kommentarerne. Har en virksomhed f.eks. lovet sine kunder, at Fejl rettes straks, kan den ikke senere blive straffet i medfør af fødevareloven for ikke at have talt sandt. Er kommentarerne mere end 300 karakterer, returneres de til virksomheden, som må afkorte dem. 2.14 Tillægsside Multiblanketten bruges som tillægsside, det er blanketten kun med virksomhedens adresse og tilsynsførendes bemærkninger. Tillægssiden kan bruges til noter om indforståede forhold mellem virksomheden og den tilsynsførende eller forhold, som den tilsynsførende selv eller en kollega bør huske til næste kontrolbesøg. Ved forbrugerhenvendelser skal tillægssiden benyttes til over for virksomhederne at oplyse navne på forbrugeranmeldere. Navne på forbrugeranmeldere må ikke stå på kontrolrapporten. Hvis en person i virksomheden har givet oplysninger, og personen skal nævnes ved navn, skal navnet fremgå af tillægssiden og ikke af kontrolrapporten. Tillægssiden kommer ikke på smiley-hjemmesiden. Fødevarestyrelsens kontrolvejledning bilag 11a - Side 18 af 30

Tillægssiden skal ikke hænges op, men skal være tilgængelig for forbrugeren i virksomheden. Det skal under Tilsynsførendes bemærkninger på kontrolrapporten fremgå, at der er udarbejdet en tillægsside, samt at den er tilgængelig for forbrugerne i virksomheden. Ved salg, hvor forbrugeren ikke har mulighed for at se tillægssiden på salgsstedet, såsom postordresalg og salg via Internet, skal tillægssiden sendes til kunden på forlangende. Tillægssiden må ikke anvendes ved forhold, der efterfølgende skal følges op på. Det vil sige forhold som vil kunne lægges til grund for indskærpelser, påbud, forbud, administrative bøder, politianmeldelser eller inddragelse af autorisation. Dette gælder dog ikke for regler, hvor der ikke er hjemmel til at offentliggøre resultatet af kontrollen, f.eks. ved kontrol af regler om vegetabilske bi- og restprodukter her skal kontrolresultat og bemærkninger skrives på tillægssiden Eksempler på notater som kan stå på tillægssiden: Folder om skadedyr udleveret Mælk leveres nu efter kl. 7 Leverandør af pålægsvarer er skiftet Wienerbrød med creme anvendes ikke i romkugler Virksomheden har oplyst, at den fremover ikke vil producere mere end to forskellige retter dagligt Virksomheden har oplyst, at den inden sommer vil lægge ny bordplade på det lange bord i det varme køkken Virksomheden har oplyst, at hul ved rørgennemføring på tørlager bliver repareret i næste uge Rå grøntsager indgår ikke i produktionen Det er op til den tilsynsførende at vurdere, om det er hensigtsmæssigt at udfylde en tillægsside. De fleste af noterne kan lige så godt skrives i feltet Tilsynsførendes bemærkninger. Virksomhedens navn, adresse, CVR-nummer, dato for kontrolbesøget samt den tilsynsførendes underskrift skal fremgå af tillægssiden. Tillægssiden er ens for detail og en gros. Ved autorisationsbesøg Nyetablerede virksomheder, der har ansøgt om autorisation, skal ikke have en kontrolrapport ved kontrolbesøg, når besøget alene drejer sig om autorisation. Her skal udfyldes en autorisationsrapport. De skal have en kontrolinformationsblanket, indtil første kontrolbesøg. Autorisationsbesøg på eksisterende virksomheder skal som hovedregel gennemføres i forbindelse med ordinære kontrolbesøg. Den tilsynsførende vælger, om noter til autorisationsdelen af kontrolbesøget skal skrives på tillægssiden i stedet for på kontrolrapporten. Eventuelle afgørelser i forbindelse med autorisationsbesøg må ikke kun fremgå af tillægssiden. Afgørelser skal også fremgå af autorisationsskrivelsen eller som et vilkår i følgeskrivelsen til autorisationsskrivelsen, hvis disse skrives kort tid efter kontrolbesøget. Ellers skrives afgørelsen i et særskilt brev. Fødevarestyrelsens kontrolvejledning bilag 11a - Side 19 af 30

I nogle tilfælde bliver fødevareregionen dog opmærksom på en nyetableret virksomhed og kan ved kontrolbesøg konstatere, at virksomheden er fuldt lovlig bortset fra en manglende autorisation/anmeldelse. Hvis virksomhedens indretning, vareudbud og drift er ganske ukompliceret, kan fødevareregionen undtagelsesvist udføre først autorisationsbesøg og derefter ordinært kontrolbesøg ved samme besøg. Hvis det konstateres, at der udelukkende er overtrædelse for at have åbnet uden autorisation/anmeldelse, udfyldes en kontrolrapport med det relevante kontrolresultat herfor. På kontrolrapporten krydses af ved både Ordinær kontrol og Autorisationer m.v. nederst på rapporten. Den tilsynsførende opretter efterfølgende virksomheden i ScanJour og sender en autorisation. Denne undtagelse forudsætter dog, at den tilsynsførende under autorisationsdelen af kontrolbesøget vurderer virksomhedens indretning, vareudbud og drift (herunder hygiejneuddannelsen og egenkontrol) som så tilfredsstillende, at autorisation kan skrives helt uden vilkår (altså uden følgebrev). I praksis opstår undtagelsessituationen hovedsagelig ved kontrol af virksomheder udviklet efter et standardkoncept med hensyn til indretning, vareudvalg og uddannelse af ansatte (f.eks. visse pølsevogne). 2.15 Kontrolinformationsblanket Der er to kontrolinformationsblanketter: Den ene er til virksomheder med standardfrekvensen: Efter behov. Den anden er til nye virksomheder og virksomheder med ny ejer eller adresse. Begge skabeloner til kontrolinformationsblanketter er på intranettet: Fødevarer/Tilsyn og kontrol/ kontrolrapporter. Den tilsynsførende skal sikre sig, at navn, adresse og standardteksten står på kontrolinformationsblanketten. Teksten udskrives på multiblanketten. 2.16 Lukket-streamer Virksomheder, der bliver midlertidigt lukket, skal hænge en lukket-streamer op, som den tilsynsførende udleverer sammen med kontrolrapporten. 2.17 Foreløbig kontrolrapport Hvis rapporten har 3- eller 4-taller, skal virksomheden altid have en foreløbig rapport, indtil den tilsynsførende har skrevet påbud, forbud, bødeforelæg, tilbagetrækning af autorisation eller politianmeldelse. Er den tilsynsførende i tvivl, om forholdene skal resultere i 1- eller 2-taller, skal virksomheden også have en foreløbig kontrolrapport med et 2-tal og formuleringen Indskærpelse overvejes. Vil blive fremsendt med en beskrivelse af det konstaterede forhold. Den efterfølgende sagsbehandling kan godt føre til et andet resultat end det tal, der står på den foreløbige rapport. Når en kontrolrapport udarbejdes uden forudgående synkronisering, så smileyhistorikken ikke kommer med, skal det være en foreløbig rapport. På den foreløbige rapport skal stå øverst: Skal ikke hænges op. Fødevarestyrelsens kontrolvejledning bilag 11a - Side 20 af 30

Selvom rapporten ikke offentliggøres, fungerer den stadig som partshøring, når kontrolbesøget er det eneste grundlag for en efterfølgende afgørelse eller sanktion. I digitalt tilsyn udfyldes feltet Skal hænges op automatisk med Nej ved resultat 3 eller 4, mens feltet Må offentliggøres fra ikke kan udfyldes. Det betyder, at der står Skal ikke hænges op på rapporten, når den udskrives. Ved resultat 2 skal der ved feltet Skal hænges op vælges Nej. Når den foreløbige rapport registreres i ScanJour, skrives tilsvarende Nej i feltet Skal hænges op/offentliggøres, mens feltet Må offentliggøres fra ikke udfyldes. 2.18 Elite-smiley Virksomheder med elite-status skal have udleveret et elite-mærkat (elite-smiley) på kontrolbesøget, som virksomheden kan opsætte i virksomheden og på anden måde anvende i markedsføring. Virksomheder med flere indgange skal have udleveret et mærkat til hver indgang. Det er frivilligt at anvende elite-mærkat. Virksomhederne kan selv hente eliteikonet på smiley-hjemmesiden under Ikoner og Hent smiley som figurer. Elite-smiley en må ikke vildlede, så hvis en virksomhed får flere kontrolrapporter, må den kun markedsføre sig med elite-smiley, når alle kontrolrapporter har elite-smiley. Ellers må elite-smiley udelukkende anvendes i sammenhæng med de enkelte kontrolrapporter, som har elite-status. Mister virksomheden sin elite-status, skal virksomheden straks ophøre med at anvende mærkat og oplysning om tidligere elite-status i markedsføring. Kontrolafdelingen kan for et nærmere fastsat tidsrum meddele dispensation til fortsat markedsføring af færdigvarer og anvendelse af eksisterende emballage, hvor oplysningen om den tidligere status som elitevirksomhed allerede er anvendt. 2.19 Kontrolhistorik ved flytning, ejerskifte, ny registrering eller autorisation Kontrolhistorikken falder bort ved ejerskifte og flytning, med mindre virksomheden efter anmodning får videreført kontrolhistorikken, dvs. virksomheden skal selv bede om at få flyttet historikken med, det sker ikke automatisk. Normalt skal kontrolafdelingen sende en kontrolinformationsblanket med oplysningen: Nyvirksomhed/ejer (se afsnit 3), når virksomheden oplyser om ejerskifte eller flytning. Ved ejerskifte eller flytning til nye lokaler skal virksomheden have kontrolinformationsblanketten hængende, indtil den har fået første kontrolrapport. Den tilsynsførende skal sikre sig, at navn, adresse og standardteksten står på kontrolinformationsblanketten. Virksomheden kan i to situationer anmode om at få videreført kontrolhistorik: 1. Ejerskifte (Ny ejer, uændret virksomhed): Virksomheden kan efter anmodning få videreført kontrolhistorik fra tidligere ejer, hvis virksomheden fortsætter uændret. Virksomheden skal sende anmodningen sammen med ejerskiftemeddelelsen til sin kontrolafdeling. 2. Flytning af virksomhed (Samme ejer, samme virksomhed på ny adresse): En ejer kan efter anmodning få videreført kontrolhistorik i sin virksomhed, hvis den samme virksomhed flytter til en ny adresse. Virksomheden skal sende anmodningen sammen med ansøgningen om autorisation eller anmodningen om registrering til sin kontrolafdeling. Kontrolhistorikken kan ikke fordobles, så den videreføres til to virksomheder. Kontrolhistorikken kan kun videreføres, når virksomheden sammen med anmodning om videreført historik vedlægger en skriftlig accept fra den hidtidige ejer (der har oparbejdet kontrolhistorikken) om, at Fødevarestyrelsens kontrolvejledning bilag 11a - Side 21 af 30