Samarbejdsnotat Et notat der beskriver samarbejdet mellem IDAs regionale enheder, studenterkontakter og administrationen. (Notatet er revideret d. 3. oktober 2011) Ingeniørforeningen, IDA Værkmestergade 25 ida@ida.dk DK-8000 Aarhus C ida.dk +45 33 18 48 48
Samarbejdsnotat 2 INDHOLD 1. GENERELT OM IDAS REGIONALE STRUKTUR Kort om IDAs regionale struktur side 3 Regionens primære opgaver side 3 Regionens pejlemærker side 3 Markedsføring af arrangementer overfor IDAs medlemmer side 4 Økonomi side 4 Administrativ bistand side 4 2. GENERELT OM STUDENTERKONTAKTER Hvor opererer en SK? side 5 En studenterkontakts opgaver side 5 Studenterorganisation side 6 Markedsføring overfor studerende side 6 Økonomi side 7 Administrativ bistand til studenterkontakterne side 7 3. SAMARBEJDE MELLEM STUDENTERKONTAKTER OG REGIONSRÅD Hvorfor samarbejde? side 8 Kontakt mellem studenterkontakter og regionsråd side 8 Økonomi side 9 Fælles arrangementer side 9 Oprettelse af fælles arrangementer side 9 Oprettelse af rene studenterarrangementer side 10 Tilmelding i mødesystemet side 10 Adgang for studenterkontakter til at se regnskaber side 10 Vil du vide mere? side 10
Samarbejdsnotat 3 1. GENERELT OM IDAS REGIONALE STRUKTUR Kort om IDAs regionale struktur Alle medlemmer af IDA er automatisk medlem af en IDA region. IDA er opdelt i 8 regioner. Regionerne har afdelinger og udvalg tilknyttet. De forskellige enheder afholder tilsammen hvert år mere end 1.400 arrangementer med flere end 44.000 deltagere. Arrangementerne spænder fra store nationale og internationale konferencer, fagtekniske og personligt udviklende møder og kurser samt sociale og kulturelle tilbud. Regionen ledes af et regionsråd, som vælges på den årlige generalforsamling. Rådet består af en formand og op til 9 øvrige medlemmer, som varetager rollen som kasserer, sekretær og menigt medlem. Derudover udpeges der en studieobservatør blandt regionens studiemedlemmer. Studieobservatør En regions studiemedlemmer kan udpege en studieobservatør til regionsråd, afdelinger og udvalg at have en studieobservatør tilknyttet sikrer en tilknytning mellem regionerne og de studerende. Studieobservatør tilknyttes enheden og indgår i enheden på lige fod med de øvrige bestyrelsesmedlemmer med undtagelse af at studieobservatøren ikke har stemmeret. Studieobservatører er ulønnede. Regionens primære opgaver Regionsrådet har det koordinerende ansvar for arbejdet i afdelinger og udvalg i regionen, og kan også vælge selv at arrangere arrangementer. Derudover varetager regionsrådene også kontakten til det lokale erhvervsliv samt uddannelsesstederne og har ansvaret for regionens økonomi. En fuldstændig beskrivelse af regionens arbejde findes i vedtægterne. Afdelingerne arrangerer typisk socialt/kulturelle eller samfundsrettede arrangementer, mens udvalgene har et mere fagteknisk sigte og primært arrangerer arrangementer, der relaterer sig til det fagområde, som udvalget har interesse i. Regionens pejlemærker Regionen indgår hvert år en rammeaftale med IDAs hovedbestyrelse. I rammeaftalen er det præciseret, hvilke pejlemærker regionen og de tilknyttede afdelinger og udvalg skal arbejde ud fra i forbindelse med planlægningen af regionens arbejde. Regionernes pejlemærker for 2012: Deltagere o I alt o IDA-medlemmer o Førstegangsdeltagere (IDA-medlemmer) Kvalitet (medlemstilfredshed) Demografi Aktiv deltagelse i IDAs temaår i det omfang, det er relevant
Samarbejdsnotat 4 Herudover anbefales det at opstille pejlemærker rettet mod vision 2020: Forsøg med markedsføring gennem sociale medier. Forsøg med afholdelse af virtuelle møder Afholdelse af arrangementer på fremmedsprog Oprettelse af fagtekniske udvalg, så de modsvarer regionens medlemmers faglighed Markedsføring af arrangementer overfor IDAs medlemmer Markedsføring af regionens, afdelingernes og udvalgenes arrangementer sker primært via nyhedsmails til medlemmerne. Der udsendes som udgangspunkt ét nyhedsbrev fra hver enhed én gang om måneden. Nyhedsbrevet indeholder som oftest en oversigt over de arrangementer, som den pågældende enhed afholder inden for den kommende periode, mens regionens nyhedsmail indeholder henvisninger til alle arrangementer i regionen. Foruden nyhedsmails er der også mulighed for at annoncere via Ingeniøren enten i annonceform eller som en kort notits i arrangementskalenderen. En annonce koster penge afhængig af antallet af tegn og skal bestilles i god tid mindst 14 dage i forvejen. Det er den regionale netværkskoordinator, som varetager bestillingen. En notits er gratis, og kommer automatisk med i kalenderen, hvis arrangementet er oprettet mindst 6 uger før afholdelse. Som noget nyt er det nu også muligt at markedsføre arrangementer via Facebook eller LinkedIn for de afdelinger, som har oprettet en side/gruppe. Ved arrangementer af samfundsrelevant karakter udsendes af og til pressemeddelelse til regionale medier. Økonomi Regionsrådet varetager regionens overordnede økonomi. I forbindelse med indgåelse af den årlige rammeaftale tildeles regionen en pulje fra IDAs hovedbestyrelse. Dette beløb skal, sammen med deltagerbetaling og evt. andre indtægter, dække alle udgifter til arrangementer, markedsføring samt mødeudgifter, som regionen og de tilknyttede afdelinger og udvalg har i det kommende år. Administrativ bistand Som administrativ hjælp er der en netværkskoordinator tilknyttet hver enkelt region. Denne person har til formål at servicere og assistere regionsrådet, afdelingerne og udvalgene samt studenterkontakten i de tilfælde, hvor der er tale om et samarbejde mellem regionen og studenterkontakten. Netværkskoordinatoren er bl.a. behjælpelig med oprette arrangementer, foretage eftertilmeldinger, markedsføre arrangementer etc. Netværkskoordinatorerne er placeret på IDAs kontorer i Aalborg, Århus og Odense og har et godt kendskab til regionerne og de tilknyttede enheder. Du er i øvrigt altid velkommen til at stikke hovedet forbi et af kontorerne og hilse på de administrative medarbejdere. På http://ida.dk/netvaerk/regionalenetvaerk/sider/regionalenetvaerk.aspx fremgår det, hvilke regioner de forskellige netværkskoordinatorer ansvarlige for.
Samarbejdsnotat 5 2. GENERELT OM STUDENTERKONTAKTER IDA har studenterkontakter (SK er) på de uddannelsessteder, som optager ingeniører og Cand. Scient er. SK erne er ansat på studiestederne af IDAForsikring og refererer til IDA Salg. En studenterkontakt er ansat 30 timer/måned og lønnet. Studenterkontaktens primære formål er at hverve nye medlemmer til foreningen og skabe synlighed omkring IDA. IDA har pt. mere end 24.000 studiemedlemmer (Tal gældende for 2011). Hvor opererer en SK? De 24 personer som pt. er ansat som studenterkontakt fordeler sig på følgende (14) studiesteder: IHK/AAUK Ingeniørhøjskolen i København/Aalborg Universitet i København DTU Danmarks Tekniske Universitet (København) ITU IT Universitetet (København) KU Københavns Universitet KU-LIFE Københavns Universitet (tidligere Kgl. Veterinær Højskole) SDU Syddansk Universitet (Odense) SDU-TEK Syddansk Universitet Tekniske Fakultet (Odense) SDU-Sønderborg Syddansk Universitet - Sønderborg VIA Horsens AAUE Aalborg Universitet - Esbjerg AU-HIH Århus Universitet Herning Ingeniørhøjskole AU Århus Universitet IHA Ingeniørhøjskolen i Århus AAU Aalborg Universitet Derudover er der ansat 1 person i IDA København til at varetage kommunikationsopgaver m.m. for studieområdet. IDA har en hjemmeside for studerende, som hedder www.ida.dk/studerende og/eller www.studerende.nu. Derudover har hvert enkelt studiested sin egen mail og hjemmeside, som studenterkontakten selv har ansvar for at vedligeholde i henhold til de bestemmelser, som er vedtaget. Eksempel: www.ida.dk/dtu og dtu@ida.dk. En studenterkontakts opgaver SK erne laver ca. 200 arrangementer om året af såvel social som faglig karakter samt forskellige events. Både arrangementer og events har til formål at fremme: Indmeldelse Synlighed Networking Kendskab til IDA Derudover har en SK følgende opgaver:
Samarbejdsnotat 6 Sælge studieforsikring Sælge IDA Bank Samarbejde med Studenterorganisationer Samarbejde med administrationen på uddannelsesstedet Være IDA på studiestedet Stå for al markedsføring (herunder plakater, flyers, mails, hjemmeside m.m.) Markedsføre regionens fagtekniske udvalg Det er vigtigt, at de studerende bliver bekendt med IDA fra 1. dag på studiestedet. Derfor bliver der brugt mange ressourcer omkring studiestart hvad angår arrangementer for at hvervede nye studerende som medlemmer. Studenterkontakten er dog løbende i dialog med de studerende gennem hele studietiden i form af afvikling af arrangementer og som ambassadør for IDA. 2-3 gange om året bliver der holdt koordinerende møder med studenterkontakterne, som til dels er et informationsmøde, men samtidig et møde, hvor der lægges fokus på fremadrettede aktiviteter og kampagner. Studenterorganisation IDA har en formel aftale med alle studenterorganisationerne. Studenterorganisationerne får et tilskud pr. medlem de indmelder, samt pr. medlem, de har stående i IDA s database. IDA har derfor en interesse i deres arbejde. Salg varetager kontakten til disse studenterorganisationer og søger løbende for udvikling og innovation i retning mod vision 2020. På Ingeniørstederne er det en betingelse, at de studerende er medlem af den pågældende studenterorganisation. Studenterorganisationen opkræver et kontingent, som varierer fra sted til sted. De, der melder sig ind i IDA får medlemskab af IDA oveni samt diverse rabatter. Studenterorganisationen varetager indmeldelser og kontingentopkrævning På Cand. Scient.-uddannelserne (typisk universiteterne) er det dog gratis at være medlem af IDA, da der ikke er en studenterorganisation for de naturvidenskabelige. Studenterkontakterne står derfor selv for at hverve de studerende til IDA. Markedsføring overfor studerende En studenterkontakt er udstyret med forskellige redskaber, som bliver brugt i markedsføringen - herunder: Navneskilt Visitkort IDA tøj Quickscreen IDA Banner Hjemmeside Personlig og studiestedsmail. Når studenterkontakterne afholder arrangementer, skal der i løbet af arrangementet altid være en kort præsentation af IDA samt relevant brochuremateriale til uddeling. IDA tøj, navneskilt og generel synlighed er desuden påkrævet.
Samarbejdsnotat 7 For at orientere om et arrangement gør en studenterkontakt typisk følgende: Udarbejder plakater pr. arrangement Udarbejder og omdeler flyers Sikrer at semesterets arrangementskalender er synlig på studiestedet Sender nyhedsbreve Gør brug af campusnet el. lign. Opdatere egen hjemmeside f.eks.. www.ida.dk/dtu Går ud og snakker med de studerende Inviterer via Facebook (IDA har en profil pr. studiested) Økonomi Hvert studiested tildeles eget budget, som bliver fordelt hvert år efter størrelse og behov. Studenterkontakterne har et begrænset budget til rådighed. Budgettet skal bruges på arrangementer, events, tryksager m.m. SK erne er selv ansvarlig for at holde styr på budgettet, men refererer direkte til Peter Borup. De regninger som stammer fra rene studenterarrangementer skal sendes til Peter Borup, hvorimod regninger, som stammer fra arrangementer, der afholdes i samarbejde mellem regionen og studenterkontakten skal sendes til den pågældende netværkskoordinator med tydelig anførsel af navn og arrangementsnummer. Administrativ bistand til studenterkontakterne Der ydes ikke administrativ bistand til studenterkontakterne i forbindelse med arrangementer, hvor regionen ikke er involveret.
Samarbejdsnotat 8 3. SAMARBEJDE MELLEM STUDENTERKONTAKTER OG REGIONSRÅD Hvorfor samarbejde? Regionsrådet og studenterkontakten kan vælge at samarbejde om arrangementsplanlægningen, kontakten til uddannelsesinstitutioner og studiemiljø eller andet regionalt relevant. Et samarbejde mellem studenterkontakter og regionsråd kan give: - regionsrådene en kontakt til de studerende f.eks. til potentielle studieobservatører og på sigt egentlige bestyrelsesmedlemmer eller øvrige ildsjæle - regionsrådene hjælp til at indfri pejlemærkerne - regionerne en kontakt til uddannelsesinstitutionerne - regionerne en øget viden om de studerendes interesser og behov - regionerne mulighed for at markedsføre IDA og IDAs tilbud overfor studerende - medlemmerne et tilbud om kontinuerlig kontakt fra IDA lige fra studiestart til tiden efter studierne - mulighed for at arrangere arrangementer målrettet både studerende og færdiguddannede, og dermed åbne mulighed for networking på tværs af medlemskategorier - studenterkontakter en kontakt til færdiguddannede medlemmer og virksomheder - studenterkontakterne en økonomisk mulighed for at arrangere arrangementer, de ellers ikke vil have mulighed for at tilbyde. Om der skal etableres et samarbejde mellem studenterkontakterne og regionerne om en konkret aktivitet eller arrangement afhænger helt af målgruppen for det enkelte arrangement/aktivitet. Hvis eksempelvis arrangementet udelukkende er et salgsfremstød overfor potentielle nye medlemmer, og det derfor kun udbydes til studerende, vil regionen ikke blive involveret. Regionsrådet og studenterkontakten træffer selv afgørelse om samarbejde indgås eller ej. Kontakt mellem studenterkontakter og regionsråd Kontakten mellem studenterkontakten og regionsrådet er vigtig og kan foregå på følgende måder: - én eller flere af studenterkontakterne kan deltage i regionsrådet koordinerende møder - som f.eks. i IDA Nord - regionen kan udpege én kontaktperson til studenterkontakterne. Studieobservatøren kan eventuelt være kontaktperson som f.eks. i Region Syd - studenterkontakterne kan udgøre et udvalg tilknyttet regionen og dermed indgå i den ordinære kontakt mellem regionsråd og udvalg som f.eks. delvist hos IDA Nord. For at få det maksimale udbytte ud af samarbejdet er det vigtigt, at der er en god kommunikation mellem regionsrådet og studenterkontakten, og at man med det samme får klarlagt, hvordan den kommende samarbejdsform skal være. Regionsrådet opfordres til at tage den første kontakt til den nye studenterkontakt, da det er dem, som er de gamle i faget. Netværkskoordinatorer har kontaktoplysninger på både regionsrådet
Samarbejdsnotat 9 og studenterkontakten. Det vil være fordelagtigt, hvis man, som ny studenterkontakt, har mulighed for at deltage hurtigst mulig på et regionsrådsmøde, da man ikke blot vil få mulighed for at sætte ansigt på de øvrige regionsrådsmedlemmer, men også får mulighed for at præsentere en selv. Det gør mange gange samarbejdet meget lettere. Det er vigtigt at understrege, at studenterkontakterne herefter kun skal deltage i de møder, som er relevante at deltage i. Som udgangspunkt deltager studenterkontakter også kun i en del af mødet den del, hvor emner af direkte relevans for studenterkontakter behandles. Man får som oftest dagsordenen tilsendt et par dage før og kan så tage stilling til, om der vil være noget af relevans for én eller ej. Ved regionsrådsmøderne er studenterkontakterne som regel ene mand på banen kontra en veletableret gruppe af mennesker med mange års IDA-erfaring. Det er derfor vigtigt, at regionsrådet tager sig tid til, at sætte vedkommende ind i, hvad møderne går ud på og afsætter tid til at studenterkontakten også kan få lov til at komme på banen. Hvis studenterkontakten har nogle punkter til dagsordenen, skal disse indsendes rettidig til regionsrådsformanden. Økonomi Studenterkontakterne har egen begrænset økonomi til drifts- og arrangementsplanlægning i forhold til det arbejde, som er målrettet de studerende. Hvis studenterkontakten og regionsrådet afholder arrangementer i fællesskab, kan regionen helt eller delvis afholde udgifterne. I så fald udarbejder studenterkontakten og regionsrådet en konkret samarbejdsaftale. Regionen udarbejder ligeledes budget for det efterfølgende år. Dette sker i sensommeren hvert år. Alle de udgifter som går til afholdelse af de fælles arrangementer som bliver afholdt sammen med studenterkontakten, skal indskrives i budgettet. Udgør studenterkontakterne et udvalg tildeles udvalget en budgetramme for det kommende år. Fælles arrangementer Det er oplagt, at studenterkontakter og region er fælles om at udbyde arrangementer. I mange tilfælde sker det ved, at studenterkontakter evt. i samarbejde med en af regionens afdelinger/udvalg f.eks. et ungeudvalg, hvis det findes, planlægger og markedsfører et arrangement. Regionen kan så finansiere helt eller delvist. Hvis en region (med)finansierer et arrangement, skal alle medlemskategorier kunne tilmelde sig arrangementet jf. vedtægternes 7 stk.8. Det er i den sammenhæng vigtigt, at målgruppen for/indholdet af arrangementet fremgår tydeligt af arrangementsbeskrivelsen. Oprettelse af fælles arrangementer Hvis regionsrådet helt eller delvis er medfinansierende ved et arrangement, skal den regionale enhed f.eks. NJR (Nordjysk region) stå som arrangør, mens studenterkontakten skal stå som medarrangør (Kurser for studerende). Det er vigtigt at indtaste medarrangører, da vedkommende ellers ikke kan følge deltagerlisten på ida.dk. Hvis regionen finansierer arrangementet helt eller delvist, og dermed står som arrangør, er det netværkskoordinatorers opgave på baggrund af de indsendte oplysninger at oprette arrangementet i mødesystemet. Det er derfor vigtigt, at hun får alle informationer så arrangementer bliver oprettet korrekt.
Samarbejdsnotat 10 Oprettelse af rene studenter arrangementer Hvis regionen derimod ikke er medfinansierende, skal studenterkontakten stå som arrangør. Disse arrangementer oprettes af Salg. Netværkskoordinatoren vil derfor som udgangspunkt ikke kunne hjælpe med oprettelsen af arrangementerne. Tilmelding i mødesystemet IDAs medlemmer tilmelder sig som udgangspunkt altid via www.ida.dk. Ved tilmelding anvendes medlemsnummer. Deltager studerende, som endnu ikke har modtaget medlemsnummer, i et samarbejdsarrangement, udarbejder studenterkontakterne en oversigt over deltagere indeholdende navn, adresse og cpr-nummer. Oversigten sendes til netværkskoordinatoren, som efterfølgende taster ind i mødesystemet. Adgang for studenterkontakter til at se regnskaber og deltagerlister Hvis en studenterkontakt skal have adgang til at se regionens regnskaber og deltagerlister.v. via www.ida.dk skal studenterkontakten være medlem af regionsrådet eller en regional bestyrelse eller udvalg. Vil du vide mere? Så kontakt enten SK projektleder Peter Borup på pbo@ida.dk eller Regional udvikler Janne Wennerstrøm på jwr@ida.dk eller tag fat i netværkskoordinator Chanett Roland på cro@ida.dk