Opgave 3.2 Opsætning af brugere og grupper i TEA og Aula v. 08-10-2019 Opdateret med billedforklaringer og henvisninger til vejledninger endelig version inden driftsættelse af Aula v. 08-09-2019 Tilføjet bemærkning om at man skal checke evt. aula-grupper oprettet før sommerferien v. 30-07-2019 Tilføjet de seneste muligheder for rettighedsopsætninger og uddybende beskrivelse af grupper --------- Denne vejledning indeholder en gennemgang af opgaverne i forbindelse med opsætning af brugere og grupper i Aula. Vejledning omhandler 5 opgaver: 1. Opsæt brugere og standard grupper i TEA (overføres automatisk til Aula) 2. Særlig gruppe-opsætning i TEA tilføje grupper eller fjerne synkronisering af grupper 3. Opsæt administrator-rettigheder i Aula 4. Opsæt særlige bruger-rettigheder i Aula 5. Opret og konfigurer grupper i Aula I forhold til oprettelse af rettigheder og grupper i Aula, så kan der findes hjælp i Administratorvejledningen: https://aulainfo.dk/wp-content/uploads/administratorvejledning- R0.9.pdf. I denne video vedrørende brugerrettigheder: https://www.youtube.com/watch?v=myms1yfduay I denne video vedrørende grupper: https://www.youtube.com/watch?v=442kcvvgpa&feature=youtu.be Denne vejledning vedr. grupper: https://aulainfo.dk/wp-content/uploads/gruppetr%c3%a6.pdf Indledning Som udgangspunkt oprettes brugere og grupper på følgende måder i Aula: I TEA - Brugere og grupper oprettet i TEA overføres automatisk til Aula (det drejer sig om brugerroller, klassetilknytning, hold og teams) I Aula - I Aula kan oprettes grupper på baggrund af brugere og grupper overført fra TEA (der kan ikke oprettes brugere direkte i Aula) (Brugeradministration I brugeradministration kan oprettes enkelte brugere - fx eksterne brugere - da Brugeradministration udfases anbefales dette ikke) For at sikre stringens i oprettelse af brugere bør de så vidt muligt oprettes i TEA, så brugerne vedligeholdes et og samme sted. Det er ligeledes vigtigt at rydde op i (evt. inaktivere) brugere/medarbejdere, som ikke længere arbejder på skolen, da medarbejdere får adgang til skolens Aula ved blot at logge på Aula.dk. En uddybende beskrivelse af gruppe-begrebet i Aula og sammenhængen med TEA findes sidst i dokumentet. Her findes også en uddybende forklaring til bruger-rettighedsopsætningen i Aula. 5 opgaver i forbindelse med brugere og grupper 1) Opsæt brugere og standard grupper i TEA 1
Brugere og grupper overføres hver nat fra TEA til Aula. Brugerne overføres med stamdata jf. CPR (ikke mail og telefonnummer som vedligholdes af brugerne i Aula 1 ) og med en profil svarende til den/de roller, som brugerne er tildelt i TEA. Det drejer sig fx om brugerrollerne lærer, pædagog, TAP, vikar mv. I Aula bestemmer brugeprofilen, hvad brugere ser (hvilke widgets der er tilgængelige). Brugerne tilføjes desuden grupper i Aula i forhold til den/de klassser, som de er tilføjet, i forhold til de hold som de er en del af, og i forhold til de roller som de er tildelt (leder, lærer, pædagog, vikar mv.). OBS!! Se Appendisk A sidst i dokumentet for en uddybende beskrivelse af hvorledes brugere og grupper overføres fra TEA til Aula. Du kan også i Aula se brugerens profil og gruppetilhørsforhold, og således direkte se sammenhængen. Da en meget stort del af vedligeholdelsen af brugere og grupper sker fra TEA er det vigtigt, at I får valideret og suppleret jeres data i TEA. I skal: 1. Se hvilke brugere I har oprettet direkte i SkoleIntra. Der kan ikke oprettes brugere direkte i Aula, så disse skal i stedet oprettes i TEA. 2. I TEA sikre at brugerne er CPR-aktiverede/validerede 3. I TEA sikre at medarbejdere alene er tilknyttet de rigtige klasser og hold i TEA. Lærerer og pædagoger der har undervisning i en klasse bør tilknyttes denne, så de kan følge kommunikation mv. i Aula altså er det ikke kun klasse/kontaktlærereren som tilknyttes klassen (hvorvidt pædagoger tilknyttes en klasse i TEA må I vurdere på skolen) 4. I TEA sikre at alle medarbejdere har mindst en *-rolle. *-roller føres videre til STIL/Unilogin og Aula, hvor *-rollen bestemmer hvilken profil medarbejderen får i Aula, ligesom der oprettes en gruppe for hver rolle (fx en gruppe med alle medarbejdere med rollen lærer. Bemærk at en medarbejder sagtens kan have flere roller fx både lærer og leder. 5. Oprettelse af særlige typer brugere i TEA mm. Da brugere ikke kan oprettes direkte i Aula, skal de fremadrettet oprettes i TEA. Der skal benyttes følgende retningslinjer. Bemærk, at en medarbejder godt kan have flere roller fx både være Vikar og Lærer Der er nogle særlige typer brugere, som også skal/bør oprettes i TEA. Det drejer sig om: Roller i TEA (fra vejledning fra Aarhus Kommune) 1 Pt. synroniseres profildata ikke mellem Aula og TEA. Dvs. opdaterer en bruger sit telefonnummer i Aula bliver det ikke automatisk opdateret i TEA (synrkoniseringen udvikles senere) 2
Vikarer og evt. studerende. Kan oprettes med rollen Vikar, hvorved de får adgang til Aula. Rollen vikar giver ikke en office-licens. Dvs. de kan ikke anvende office-produkter, og kan heller ikke en logge på Aula med Kommunal IDP/2-faktor, men skal bruge UNI-Login (og vil derfor ikke kunne se følsomme data). Skal vikarer have office og tilgå følsomme data skal vedkommende også oprettes med rollen Lærer, men man skal være obs på, at dette så koster en office-licens Eksterne og forvaltningsbrugere (UU-vejledere, Sundhedsplejersker og lign.). Skal oprettes med rollen Konsulent. Rollen konsulent giver en office-licens, hvilket betyder, at konsulenter kan kan anvende officeprodukter, får en mitskole.net-konto, og kan logge på Aula med Kommunal IDP/2-faktor, og dermed se følsomme data Servicemedarbejdere oprettes med rollen TAP Rollen TAP giver ikke en office-licens. Dvs. de kan ikke anvende office-produkter, og kan heller ikke en logge på Aula med Kommunal IDP/2-faktor, men skal bruge UNI-Login Plejeforældre oprettes som hidtil. Der er mulighed for op til 10 plejeforældre/kontakter i TEA de skal således alle oprettes i TEA fremadrettet Bostedsmedarbejdere og lign. fagprofessionelle. Oprettes også som kontakt på barnet/eleven Det skal bemærkes at bostedsmedarbejdere skal logge ind i Aula med egen UNI-Login (og enten via privat Nemid eller Medarbejdersignatur/Medarbejder Nemid). Bostedsmedarbejderen vil i Aula se kontaktbørn sammen med egne børn KL og Kombit arbejder på en bedre løsning for denne type medarbejdere 2) Særlig gruppeopsætninger i TEA tilføje grupper eller fjerne synkronisering af grupper Som udgangspunkt oprettes alle klasse og hold fra TEA automatisk i Aula. Det er muligt, at oprette andre typer grupper i TEA, ligesom det er muligt at forhindre at grupper fra TEA overføres til Aula. Grupper du ikke ønsker at overføre fra TEA til Aula (som ikke skal oprettes i Aula) Du kan i TEA angive, hvis en gruppe ikke skal overføres i Aula. Af hensyn til karaktergivning mv. har vi i TEA mange Hold. Disse giver måske ikke mening i Aula. Hvis du ønsker at undgå at en gruppe oprettes i Aula, kan du i TEA angive overfør ikke til UNI-login. Oprettelse af særlige grupper Teams i TEA (som kan overføres til Aula) Det er muligt at oprette Teams i TEA. Disse overføres som grupper til Aula, hvorved man kan styre sine gruppeoprettelser inde fra TEA i stedet for (eller som supplement til) oprettelse af grupper i Aula. Om grupper skal oprettes og vedligeholdes i TEA eller i Aula afhænger af, hvem der skal vedligeholde disse. Det vil typisk være en begrænset antal medarbejdere som har adgang til TEA, mens alle principielt kan tildeles rettighed til at oprettes grupper i Aula. Se vejledning til Aula Teams på IST s hjemmeside: https://istdk.infocaption.com/905.guide 3
3) Opsæt grundlæggende administrator-rettigheder i Aula 2 Vejledning: Se afsnit 3 i administrator-vejledningen( https://aulainfo.dk/wpcontent/uploads/administratorvejledning-r0.9.pdf) Som udgangspunkt bør rettighedstildelingen i Aula holdes så simpel som mulig. I Appediks B sidst i dokumentet er en overordnet oversigt over alle roller og rettigheder i Aula Som udgangspunkt skal I vælge, hvem der skal være skolens Aula-administrator. Disse medarbejdere skal I tildele rollen Institutionel administrator, hvorved den pågældende person får adgang til Aula s administrator-modul og får alle rettigheder angivet under Lokal Aula-admin. på skolen (Inst. administrator) i skemaet i appendiks B. 4) Opsæt særlige bruger-rettigheder i Aula Følgende særlige rettigheder vil ofte være relevante at sætte på enkelte brugere i Aula Rettighed Beskrivelse Evt. anbefaling Brug grupper som distributionslister Håndter af anmeldelser og slet indhold Sikker fildeling, fuld institutionel adgang Tilgå Onedrive Denne rettighed giver dig mulighed for, at oprette opslag og begivenheder samt sende beskeder til grupper, som du ikke selv er medlem af. Forskelligt indhold såsom opslag kan anmeldes af brugere i Aula. Håndtering af anmeldelser giver mulighed for at se anmeldelser, håndtere anmeldelser, slette opslag, medier og kommentarer samt modtage notifikationer ved nye anmeldelser. Denne rettighed bør ligge hos ledelse og administrator. Denne rettighed giver brugeren mulighed for at se og redigere alle sikre filer på institutionen, uanset om de er delt med brugeren eller ej. Rettigheden skal tildeles af en administrator og kan kun tildeles til medarbejdere på en skole eller et dagtilbud, ikke på den kommunale institution. Fildelingsløsningen OneDrive tilgås via Dokumentmodulet, alt afhængig af hvilke fildelingsløsninger din kommune har valgt. For at brugerne kan tilgå fildelingsløsningerne, skal du have tildelt rettigheden "Tilgå OneDrive". Hvilke rettigheder du har til at se, dele eller redigere filer i fildelingsløsningerne, styres uafhængigt af Aula. Rettigheden "Tilgå OneDrive" kan tildeles alle brugere; medarbejdere, forældre og børn både på bruger- og gruppeniveau. Dette rettighed er typisk relevant for administrative medarbejdere (ledere, sekr., UU-vejledere, sundhedspelejen og lignende) Denne rettighed er en del af aula-administrator-rollen. Det kan dog være relevant at tildele denne rettighed specifikt til skoleledere, hvis disse ikke allerede er tildelt administrator-adgang Kan være relevant for skoleledelsen Det anbefales, at rettigheden tildeles på gruppeniveau, fx Alle ansatte, fremfor på brugerniveau, for på den måde at mindske det manuelle vedligehold. Det anbefales ikke at bruge denne rolle pt., da det vil give forvirring hvis man fx vedhæfter (linker til) en fil i onedrive, som forældre ikke har adgang til 2 Opsætningen omfatter kun særlige rettigheder til administratorer og andre som skal arbejde med opsætning af Aula. De grundlæggende brugerrettigheder til medarbejdere, forældre, elever mv. kan ikke ændres i Aula. Ønskes indblik i de grundlæggende rettigheder er denne vejledning bedste bud pt. (er ikke særligt pædagogisk): https://aulainfo.dk/wp-content/uploads/hvem-kan-hvad-i-aula.pdf 4
5) Opret og konfigurer grupper i Aula Vejledning: Se afsnit 43 i administrator-vejledningen( https://aulainfo.dk/wpcontent/uploads/administratorvejledning-r0.9.pdf) Kombit har udarbejdet en dybdegående vejledning vedr. oprettelse af gruppe i Aula (et gruppetræ ): https://aulainfo.dk/wp-content/uploads/gruppetr%c3%a6.pdf Som angivet ovenfor oprettes en række grupper automatisk i Aula ud fra dataene i TEA (se Appediks A sidste i dokumentet). Grupper kan også oprettes manuelt, og uanset om grupper oprettes automatisk eller manuelt, er det nødvendigt at konfigurere lave diverse indstillinger - på grupperne. Det kan fx være omkring rettigheder, om gruppen skal have en side mv. Oprettelse og konfigurering af grupper er beskrevet nedenfor. Opret grupper i Aula Grupper kan i Aula oprettes på 3 forskellige måder: 1. Automatisk fra TEA. Som det fremgår af Appendiks A, så oprettes en række standardgrupper (klasser, hold og teams) automatisk i Aula ud fra opsætningen i TEA.. 2. Sammensatte grupper (også kaldet smarte grupper). Disse oprettes direkte i Aula, men gruppen bygges op med udgangspunkt i eksisterende grupper, som er dannet fra TEA. Dvs. at der oprettes en gruppe i Aula, som samler en eller flere grupper fra TEA og dermed også vedligholdes automatisk fra TEA. Fx kan oprettes en gruppe med alle forældre fra alle klasser i indskolingen, hvorved man enkelt kan sende beskedertil alle forældre i Inskolingen ved blot at vælge denne gruppe. 3. Manuelt vedligeholdte gruppe som oprettes i Aula ved at tilføje enkelte personer. Disse grupper skal også manuelt vedligholdes i Aula (evt. kan man gøre gruppen åben, aå brugere selv kan tilog afmelde sig gruppen) Hvilke grupper der skal oprettes er en lokal beslutning på hver enkelt skole. Nogle punkter til overvejelse når I beslutter, hvilke grupper I skal oprette: 1. Når I skal overveje hvilke grupper der er relevante på jeres skole, kan I finde inspiration fra gruppetræet illustreret nedenfor. De fleste skoler vil have behov for at oprette disse grupper 2. Nogle skoler ser aula-grupper som et sikkert alternativ til gruppe på facebook vil vi lade forældre og elever kommunkere frit i grupperne med opslag og beskeder (det er standard) eller ønsker vi at begrænse dette? 3. Overvej hvilke grupper I vil have i Aula, og hvilke grupper i i stedet eller også vil have i Teams. Hvor kommunikerer i internt er det i Aula eller i Teams? Eller er det begge steder? (overvej retningslinjer) Konfigurering af grupper Uanset hvordan en gruppe er oprette skal man forholde sig til gruppens opsætning. Fx hvem der har hvilke rettigheder, om gruppen skal have en side og lignende. 5
Du kan I administratorvejledningen afsnit 4 se på hvilken måde du kan konfigurere grupper i Aula. I skemaet nedenfor er spørgsmål til overvejelse i forhold til hvordan opsætningen af grupper og grupperettigheder skal være på jeres skole. Grupper Forklaring Anbefaling Hvornår skal grupper være lukkede? Når der oprettes Aulagrupper kan man vælge at lave dem lukkede. Dette betyder, at det er redaktøren af gruppen, som bestemmer, om der skal tilføjes nye medlemmer til gruppen eller om et medlem skal ud af en gruppe (et medlem kan ikke forlade gruppen, når de har lyst). Lukkede grupper kan ikke fremsøges, og man kan ikke søge om optagelse. Som udgangspunkt bør grupper gøres lukkede, hvis de slet ikke har interesse for andre end de der er medlem. Som standard er alle grupper oprttet fra TEA lukkede. Hvornår skal grupper være med ansøgning? Når der oprettes Aulagrupper kan man vælge at lave dem med ansøgning om optagelse. Dette betyder, at man kan ansøge om at komme ind i en gruppe. Det er så op til redaktøren af gruppen at vurdere om personen skal med i gruppen. Det kan anbefales, at man f.eks. bruger funktionen, når det omhandler noget mere socialt. Hvornår skal grupper være åbne? Hvem skal være redaktør i gruppen? Når der oprettes Aulagrupper, kan man vælge at lave dem åbne. Dette betyder, at alle kan ind- og udmelde sig, når de har lyst. Man kan også altid fremsøge gruppen og se al information, selvom man ikke er medlem. Selvom man har retten til at oprette grupper som f.eks. lokaladministratoren, betyder det ikke, at man skal være redaktør på gruppen. Alle kan tildeles redaktørrollen, bare de er medlem af gruppen. Når man er redaktør af en gruppe, har man rettigheden til at styre denne gruppe. Det betyder at man kan redigere i medlemmer og deres rettigheder i gruppen. Fx hvem der skal kunne skrive opslag, om de skal kunne kommentere på opslag, om de skal kunne fremsøge gruppen og kunne sende beskeder, samt hvilke moduler gruppen skal have. Anbefales at I kun laver grupper åbne, hvis det er sociale grupper, med nice to know indhold. Dette kunne f.eks. være ungdomsskoleinformation eller nyt fra biblioteket osv. Det anbefales, at mindst to personer har redaktørrollen, så intet mistes, hvis den ene stopper. Lad fx et helt team være redaktører på en klassegruppe, eller lad teamkoordinatorerne være redaktører på indskoling-, mellemtrin- eller udskolingsgruppen. Hvilke grupper skal være uden egen side? Alle grupper er i sin essens en distributionsliste, og derfor blot en gruppe af mennesker på en liste, der kan sendes beskeder til, men som ikke har en platform (side) til kommunikationen. Grupper kan laves med egen side, hvilket kan være hensigtsmæssigt hvis der er meget kommunnikation i gruppen, eller hvis gruppen skal dele medier Det anbefales, at ikke for mange grupper har egen side. Hvis man er i tvivl, så lad det blive en gruppe uden egen side, indtil I ved hvad den skal bruges til, og hvordan det er smartest at kommunikere i den. Bemærk at alle Hovedgrupper (klasser) som udgangspunkt har sin egen side. Det bør overvejes om dette er hensigtsmæssigt eller den skal fjernes (gøres 6
Hvem skal have hvilke rettigheder i gruppen? F.eks. lave opslag og sende beskeder til gruppen. Som redaktør kan man styre, hvem der har hvilke rettigheder i gruppen fx hvem der kan lave opslag, om man skal kunne kommentere på disse opslag, og hvem der skal kunne det, samt hvem der skal kunne fremsøge gruppen, når der skal sendes beskeder/mail. Nedenfor er eksempel på rettigheder i en gruppe, hvor rettighederne for børn og forældre er fjernet dvs. at det kun er medarbejderne som kan lave opslag go skrive beskeder til gruppen første gang en klasse oprettes). Der bør lægges et overordnet princip på skolen, så alle klasser i hvert fald fra start er opsat ens. Det anbefales at I udstikker principper for, hvilke rettigheder redaktøren generelt skal give medlemmer af en gruppe. Overvej evt.: Skal både medarbejdere, forældre og elever kunne lave opslag i gruppen? Skal gruppemedlemmerne kunne kommentere på et opslag? Ønsker I, at det kun er medarbejdere, der skal kunne lave opslag, så forældre og elever skal sende en besked til gruppen, hvis de vil kommunikere med alle? Hvornår bør vi tilføje ekstra moduler til Aulagruppen? Man har mulighed for at udvide sin Aula-gruppe med moduler, som giver gruppen flere muligheder for kommunikation. F.eks. kan man give gruppen eget galleri, egen kalender og komme/gå funktion, som kan registrere børnene (komme/gå - SFO er først relevant senere) Dette spørgsmål bliver først rigtigt relevant når vi får implementeret widgets (integrationer) til Aula. Hvis man har valgt at udvide sin gruppe med egen side og moduler, anbefales, at man tænker godt over, hvilke moduler gruppen skal have, Hvilke er der behov for, for at gruppen vil fungere optimalt? Eksempel det anbefales at lave et gruppetræ Kombit har udarbejdet en dybdegående vejledning vedr. oprettelse af gruppe i Aula (et gruppetræ ): https://aulainfo.dk/wp-content/uploads/gruppetr%c3%a6.pdf. Fra denne vejledning forklares hvorledes man i Aula enkelt kan lave sammensatte grupper (ud fra hovedgrupper/klasse-grupper fra TEA), og derved dannet et helt gruppetræ. Grupperne i træet gør det enkelt at lave opslag og skrive beskeder til den målgruppe man ønsker uanset om det er en enkelt klasse, en årgang, indskolingen eller hele skolen. Gruppen for hele skolen opbygges på baggrund af undegrupper, som i sidste ende er dannet ud fra de grupper som overføres fra TEA Dvs. at hele gruppetræet automatisk vedligholdes fra TEA. 7
8
Appendiks A. Forklaring Brugere og grupper i TEA og Aula hvordan hænger det sammen? Hvad overføres og hvad overføres ikke? Brugere og roller Brugere fra TEA overføres til Aula i forhold til den rolle, som de er tildelt i TEA. Er en bruger tildelt roller Lærer i Tea vil brugeren også have rolle Lærer i Aula osv. Brugere kan også tilføjes flere roller. Se princippet i illustrationerne nedenfor 9
Grupper Som udgangspunkt overføres klasser, hold og roller (i hvert fald *-markerede og måske i virkeligheden alle roller) overføres til grupper i Aula. En stor del af medarbejder/gruppe-vedligeholdelse kan således ske direkte i TEA, så medarbejdere, elever og forældre automatisk meldes ud og ind af grupper i Aula i forhold til deres tilhørsforhold hvis fx en elev skifter klasse (eller skole), vil dette automatisk blive opdateret i Aula, så de får de korrekte nye gruppetilhørsforhold i Aula. Tilsvarende vil klasser/hovedgrupper automatisk blive opdateret i Aula i forbindelse med årsrul. Overførslen fra TEA til Aula sker som beskrevet på administrator-kurserne - således: Klasser bliver til Hovedgrupper (fx. grupperne 9.a også opdelt i hhv. medarbejdere, elever og forældre) Hold bliver til Hold (fx. Valgfag-hold) Roller bliver til Teams (fx. Lærer, TAP, Vikar) Der er kommet en mulighed for at oprette Teams i TEA. Disse skulle blive synkroniseret til Aula, hvorved oprettelse af alle gruppe principielt kan ske i TEA (man behøver ikke oprette og vedligeholde grupper i Aula) Alle brugere overføres fra TEA (medmindre de er inaktiverede), og bliver i Aula medlem af de grupper, som de er tildelt i TEA. Er en medarbejder tilknyttet alle klasser, vil vedkommende derfor blive meldlem af alle hovedgrupper i Aula og få beskeder og opslag fra alle disse grupper. Man kan også oprette grupper direkte i Aula (Aula-grupper) enten sammensatte (eller smarte ) grupper, som tager udgangspunkt grupperne fra TEA (fx en gruppe med Alle medarbejdere for alle klasser i indskolingen ) eller manuelle grupper, hvor man tilføjer hver enkelt brugere som medlemmer af en Aulagruppe. Det skal bemærkes at sammensatte grupper også automatisk vedligeholdes fra TEA, så hvis en medarbejder i TEA fjernes fra en 1. klasse, vil vedkommende i Aula automatisk forsvinde fra gruppen med medarbejdere i Indskolingen. Princippet for overførsel er skitseret i tegningen nedenfor 10
Appendiks B. Oversigt over roller og rettigheder i Aula med beskrivelse Nedenfor er listet de enkelte rettigheder som er indeholdt i de 2 grundlæggende aula-roller Kommunal aula-administrator og Lokal aula-administrator ( Institutionel administrator ) Det skal bemærkes, at man kan tildele enkelte brugere udvalgte rettigheder fra listen nedenfor fx kan man tildele enkelte brugere mulighed for at oprette grupper i Aula via rettigheden Håndter grupper uden at man behøver at tildele disse brugere hele rolle Institutionel administrator, Rettigheder Beskrivelse Kommunal Aula- admin. (centralt) Håndter grupper Håndter brugerroller Håndter af anmeldelser og slet indhold Håndter af dashboard Giver mulighed for at søge, oprette og redigere i alle aulagrupper på institutionen. Gruppestrukturen i aula skal passe til de grupper, som på skolen/institutionen samarbejder om større opgaver. Afhængig af hvilke funktioner man knytter til gruppen, vil det gøre det muligt at koordinere arbejdet, have en fælles kalender og ikke mindst giver det mulighed for at kommunikere i gruppen med opslag og med gruppen ved at sende besked til den samlede gruppe. NB! Har man velfungerende faggrupper eller andet i O365, bør man ikke etablere de samme grupper i Aula. Rettigheden bør og behøves ikke tildeles alle. Giver mulighed for at søge efter alle brugere og grupper på institutionen, at tildele brugere og grupper Brugerroller samt tilgå brugeres profil for at finde oplysninger. Brugerroller er både de administrative rettigheder- og roller, der kan tildeles medarbejdere, samt roller som eksempelvis Bestyrelsesmedlem, der kan tildeles alle. Forskelligt indhold såsom opslag kan anmeldes af brugere i Aula. Håndtering af anmeldelser giver mulighed for at se anmeldelser, håndtere anmeldelser, slette opslag, medier og kommentarer samt modtage notifikationer ved nye anmeldelser. Denne rettighed bør ligge hos ledelse og administrator. Dashboard er en betegnelse for de moduler og widgets, som brugerne har til rådighed i deres Aula, eksempelvis Besked- eller Kalendermodulet. Der er mulighed for at konfigurere dashboards for: Indskolingselever, Mellemtrins- /udskolingselever, Forældre/Værger, Pædagogisk personale (Skole), Pædagogisk personale (Dagtilbud), Ledere, samt Øvrige Lokal Aulaadmin. på skolen ( Inst. Administrator ) x 11
Håndter ressourcer på Institution Håndter supplerende stamdata/tilladelser Håndter fysisk placering Håndter fælles filer Håndter fællespostkasse Komme/gå plannlægning Håndter Komme/gå brugere. Som udgangspunkt sættes dashboard op ens for alle skoler i kommunen Ressourcer kan være lokaler, særlige læringsmaterialer, buskort mm. Ressourcer kan defineres på institutionelt niveau, og der kan gives specifikke rettigheder for bookning i kalendere til brugere og/eller grupper. Giver mulighed for at oprette Supplerende stamdata omkring institutionens børn, samt tilladelser som forældrene kan besvare. Det kan blive aktuelt at tildele rettigheden til lærere på visse årgange og klasser, når der skal indhentes forældretilladelser i forbindelse med lejrskoler, projektarbejde og tilladelse til at forlade skolen. Fysiske placeringer anvendes af børn til at angive deres placering på eksempelvis SFO en. Giver mulighed for at oprette fysiske placeringer med en titel, en beskrivelse, samt et ikon fx boldbanen, værkstedet, hallen etc. Benyttes ikke pt. da vi ikke har idriftsat komme/gå-modulet til SFO Giver mulighed for at se, redigere og oprette Fælles filer. En Fælles fil er eksempelvis et dokument, som kan oprettes og distribueres til særlige målgrupper/profiltyper i Aula. Eksempelvis Mobbepolitik til medarbejdere og forældre, Brandinstruks til medarbejdere mm En fællespostkasse er en mappe inde i beskedmodulet, hvor en gruppe af tilføjede medarbejdere kan sende, modtage og besvare beskeder. Fællespostkasser kan fx bruges af en klasses klasselærere til kommunikation med forældre, af kontoret til modtagelse af sygemeldinger eller Rettigheden Håndtering af fællespostkasse giver mulighed for at oprette fællespostkasser, samt redigere og slette eksisterende fællespostkasser Giver mulighed for at anmode om ferieregistrering fra forældre, der har Komme/Gå modulet tilgængeligt. Derudover er det muligt at se statistik på fravær af børn, der har Komme/Gå modulet tilknyttet Benyttes ikke pt. da vi ikke har idriftsat komme/gå-modulet til SFO Giver adgang til at konfigurere Komme/Gå modulet, at parre institutionens Komme/Gå med et fysisk device på institutionen (Check- In tavle) samt at oprette Fysiske Placeringer Benyttes ikke pt. da vi ikke har idriftsat komme/gå-modulet til SFO (ikke aktiv pt.) (ikke aktiv pt.) (ikke aktiv pt.) 12
Håndter ret til indsigt og ret til at blive glemt Håndter Aula-grupper på kommunalt niveau Håndter ressourcer kommunalt Håndter Godkendte modtagere Håndter Kommunikationskanaler Håndter Forvaltningsmyndigheder Håndter Minimumsalder for Samtykker Håndter Overgangsår Giver mulighed for at slette al data om bruger. OBS! Denne administratorrettighed skal tildeles separat og følger således ikke med, når en medarbejder tildeles Kommunal administrator. Ikke aktiv pt. da vi ikke kan håndtere tværgående grupper i Aula Ressourcer kan være lokaler, læringsmaterialer mm. Ressourcer kan være fælles for flere skoler og skal derved oprettes på kommuneniveau, og der kan gives specifikke rettigheder for bookning i kalendere til brugere og/eller grupper Godkendte modtagere er håndtering af email-adresser og domæner udenfor Aula. Kan defineres på kommunalt eller institutionelt niveau, og kan blokere visse profiltyper fra at kommunikere med andre profiltyper (f.eks. Elever til forældre eller forældre til medarbejdere). Giver mulighed for at gruppere institutioner i forvaltningsmyndigheder, eller oprette en enkelt institution som en forvaltningsmyndighed Minimumsalderen angiver, hvornår et barn selv skal afgive sine samtykker i stedet for forældrene. Derudover angiver det også, hvornår et barn selv kan redigere i sine kontaktoplysninger Overgangsår angiver, hvornår en elev går fra at være indskolingselev til at være elev på mellemtrin, og derefter udskoling. Dette kan defineres for hele kommunen samt på den enkelte institution. (ikke aktiv pt.) Nedenfor er øvrige særlige rettigheder fra Aula listet Rettighed Beskrivelse Evt. anbefaling Brug grupper som distributionslister Sikker fildeling, fuld institutionel adgang Tilgå Onedrive Denne rettighed giver dig mulighed for, at oprette opslag og begivenheder samt sende beskeder til grupper, som du ikke selv er medlem af. Denne rettighed giver brugeren mulighed for at se og redigere alle sikre filer på institutionen, uanset om de er delt med brugeren eller ej. Rettigheden skal tildeles af en administrator og kan kun tildeles til medarbejdere på en skole eller et dagtilbud, ikke på den kommunale institution. Fildelingsløsningen OneDrive tilgås via Dokumentmodulet, alt afhængig af hvilke fildelingsløsninger din kommune har valgt. For at brugerne kan tilgå fildelingsløsningerne, skal du have tildelt rettigheden "Tilgå OneDrive". Dette rettighed er typisk relevant for administrative medarbejdere (ledere, sekr., vejledere og lignende) Kan være relevant for skoleledelsen Det anbefales, at rettigheden tildeles på gruppeniveau, fx Alle ansatte, fremfor på brugerniveau, for på den måde 13
Tilgå Google Drive Bestyrelsesmedlem Kontaktforældre Opret Kalendersamtaler Se navnebeskyttelse Send SMS Hvilke rettigheder du har til at se, dele eller redigere filer i fildelingsløsningerne, styres uafhængigt af Aula. Rettigheden "Tilgå OneDrive" kan tildeles alle brugere; medarbejdere, forældre og børn både på bruger- og gruppeniveau. Skal ikke anvendes da fildelingsløsningen Google Drive anvendes ikke i Brønderslev. Medarbejdere, Forældre og elever kan tildeles rollen Bestyrelsesmedlem. Rollen giver en begrænset adgang til Sikker fildeling f.eks. dagsordener og referater. Forældre kan tildeles rollen Kontaktforældre. Den giver en begrænset adgang til Sikker fildeling f.eks. dagsordener og referater. Skal ikke anvendes da det er uklart hvad rettigheden indebærer. Det er muligt for brugere med profiltypen medarbejdere, at se om en bruger er navnebeskyttet eller ej. Dette sker gennem rettigheden Se navnebeskyttelse. Alle medarbejdere med rollerne Leder, Ledelse, Lærer, Pædagog, Konsulent og Administrator bliver automatisk tildelt denne rettighed. Bemærk, at det ikke står noget sted, når du som medarbejder har denne rettighed. Det betyder endvidere, at medarbejdere med typen TAP, Extern og Praktikant ikke som udgangspunkt kan se, om en bruger er i navnebeskyttelse. Det er dog muligt at tildele disse brugere rollen Skal ikke anvendes da det er uklart hvad rettigheden indebærer. at mindske det manuelle vedligehold. Det anbefales ikke at bruge denne rolle pt., da det vil give forvirring hvis man fx vedhæfter (linker til) en fil i onedrive, som forældre ikke har adgang til Vi anvender ikke denne rettighed Brugen af denne rolle er under afklaring vi kan ikke pt. lave en gruppe til skolebestyrelsen som går på tværs af flere skoler, så det giver ikke så meget mening lige nu Vi anvender ikke denne rettighed Vi anvender ikke denne rettighed Det må vrderes på skolen om dette er relevant Vi anvender ikke denne rettighed 14