Vejledning i brug af Interbook Lokalebooking-program for foreninger, kommunale skoler og Tønder Hallerne. 1
Indledning Tønder Kommunes lokalebookingsystem og foreningsportal (Interbook) er et program, som kan benyttes af alle både borgere, foreninger og kommunale institutioner. Interbook er et program, hvor du kan - se, hvilke kommunale anlæg/lokaler, man kan benytte i kommunen - se, hvilke foreninger i kommunen der er tilmeldt programmet, og hvilke aktiviteter de tilbyder - se, vejledninger og hvilke regler som gælder for lån af anlæg/lokaler - søge anlæg/lokaler (se hvad der er ledigt hvor og hvornår) - forespørge på anlæg/lokaler (sende en forespørgsel til Kultur og Fritidsafdelingen, hvor brugernavn og kode skal bruge) - se igangværende aktiviteter. - kontakte Kultur og Fritidsafdelingen for spørgsmål der vedrører området. Bemærk! Skolens egne bookinger kommer altid foran fritidsbrugere. Nærmere om mulighederne i det følgende! Venlig hilsen Kultur og Fritidsafdelingen. Indholdsfortegnelse Vejledning i brug af Interbook... 1 Indledning... 2 Indholdsfortegnelse... 2 Internetadressen til lokalebookingsystemet/foreningsportalen... 3 Startside... 3 Login... 3 Hjælpefunktion... 3 Kontakt os... 4 Søg ledige tider... 4 Enkelt søgning... 5 Hvis du ønsker at forespørge (søge) på en tid... 6 Avanceret søgning... 7 Søg anlæg... 8 Igangværende aktiviteter... 9 Maillister... 10 Foreningsregister... 11 Vis bookinger... 13 Af-booking... 13 Foreningsoplysninger/kontakter... 14 Forening... 15 Kontakter... 16 Visning i foreningsregistret... 16 Ny formand, kasserer eller anden kontaktperson... 17 Øvrige oplysninger... 18 2
Internetadressen til lokalebookingsystemet/foreningsportalen Internetadressen til programmet er http://booking.toender.dk/netinterbook/ (Der er også lagt et link til adressen fra Tønder Kommunes hjemmeside) www.toender.dk Klik på banner Book lokaler til højere på siden eller Kultur og Fritid i øverste bjælke. Startside Når du har logget dig ind ser startsiden således ud. I menu rækken til venstre er der forskellige søgemuligheder, og i højere side er mulighed for, at Kultur og Fritidsafdelingen kan placere nyheder eller oplysninger til brugerne af Interbook. Login Brugernavn og adgangskode oprettes og udleveres af Kultur- og Fritidsafdelingen. Er det noget du er i tvivl om, kan du kontakte Kultur- og Fritidsafdelingen. Har du glemt kodeordet, kan du anvende menupunktet Glemt kodeord. Hjælpefunktion Du har mulighed for at få en mere deltaljeret hjælp til Interbook. På sider, hvor der i øverste højre hjørne vises et? vil der være hjælp til den pågældende side og selve emnet. Klik på?. 3
Kontakt os Denne menufunktion giver dig mulighed for at sende en mail med spørgsmål, kommentarer el.lign. til Kultur- og Fritidsafdelingen (allernederst til venstre). - Udfyld de obligatoriske felter med dit navn og e-mailadresse - Vælg opskriften på emnet (benyt den lille pil til højre for at vælge) - Skrive selv meddelelsen, spørgsmålet, kommentater o.lign. - Skriv evt. foreningens kundenummer, hvis du har det - Skriv evt. et telefonnummer, hvor du kan kontaktes - Klik på send. - Bruges også til afbooking eller ændring af tidligere bookinger. En mail vil automatisk tilgå Kultur- og Fritidsafdelingen, og den vil blive behandlet af os så hurtigt som muligt. Bemærk, at du ikke kan forespørge på lokaler ved hjælp af denne funktion. Søg ledige tider Denne menufunktion giver dig mulighed for at - Se, hvor der er ledige lokaler. - Forespørge (ansøge) på den ledige tid, hvor der går en mail direkte til Kultur- og Fritidsafdelingen. Her kræves, at man er logget på med brugernavn og kodeord. 4
Enkelt søgning Funktionen bruges til at søge en bestemt dato på et bestemt aktivitetssted. - Vælg hvilken institution/aktivitet, du vil forespørge på (du kan nøjes med at udfylde ét af felterne) - Klik på den ønskede dato, hvor du kan vælge én dag eller en uge - Klik på søg 5
Her er der søgt på Løgumkloster Kommuneskole. I nogle tilfælde vil der være mulighed for, at der er forskellige objekter som gymnastiksal, lokaler m.v. - Klik på den linje med det objekt, du ønsker at se I eksemplet, er der valgt Gymnastiksal. Hvis du klikker på det lille I, kan du læse lidt om selve lokaliteten. Skemaet viser, hvilken status de forskellige tider har. Ledig, optaget og lukket. Hvis du klikker én gang på én af de gule, kan du se, hvem der er booket ind. Du kan ved hjælp af pilene ved ugenummer i tabellen bladre frem og tilbage mellem ugerne for at finde en ledig tid, der passer dig. Bemærk: Rubrikkerne Forespørgsler og foreløbig vil først være synlig efter at fordelingen af lokaler er afsluttet. - Klik på det felt med den ledige tid, du ønsker at booke. Hvis du ønsker at forespørge (søge) på en tid Du skal være logget på med brugernavn og kodeord, for at dette kan lade sig gøre. - Indtast så mange oplysninger som muligt (de med *markeret skal udfyldes) - Klik på gem. Forespørgslen bliver automatisk sendt til Kultur- og Fritidsafdelingen og behandles så hurtigt som muligt. Der sendes svar til den mailadresse, der er angivet på forespørgslen. 6
Avanceret søgning I store træk fungerer denne funktion på samme måde som enkelt søgning. Dog er der flere udvælgelsesmuligheder. Som oftest vil man bruge Avanceret søgning til at søge og bestille en bestemt tid over en lidt længere periode. Det gør du under type af booking, hvor du vælger det ønskede. Bemærk! Sæsonbooking følger som regel et skoleår hvor fristen for ansøgninger om lokaler er 15. maj hvert år. Efter ansøgningsfristens udløb foretager Kultur- og Fritidsafdelingen en samlet fordeling af de modtagne sæsonansøgninger. Ved eventuelle dobbelt ønsker vil de berørte foreninger blive kontaktet. Senere indkomne sæsonansøgninger vil alene kunne imødekommes i det omfang lokalerne er ledige. 7
Søg anlæg Under denne menu funktion kan du søge efter anlæg i kommunen. Når du vælger anlæg, kan du herfra klikke dig ind på lokalet/hallen og se ledige tider ved at klikke på I længst til venstre på linjen. Her er søgt på Løgumkloster Kommuneskole: 8
Igangværende aktiviteter Under denne menu funktion kan du vælge et anlæg og se, hvem der har booket de enkelte steder. Eller du kan vælge Aktivitet for at se, hvor en bestemt aktivitet foregår. Her er det vigtigt at markere en fra- og til dato for at billedet ses som nedenstående: 9
Maillister Du kan tilmelde dig Kultur- og Fritidsafdelingens nyhedsbrev ved at klikke på menupunktet maillister og indtaste din mailadresse, så kan du holde dig opdateret. 10
Foreningsregister Funktionen vises, uanset om der er logget på eller ej. Alle har mulighed for at søge i foreningsregistret. Her kan du søge efter de forskellige foreninger. - Kender du navnet på foreningen, kan du taste det ind i feltet forening, men hvis du kun kender noget af foreningsnavnet, kan du klikke på den lille pil til højre og vælge søgemuligheden indeholder. - Du har også mulighed for at søge på aktivitet, bydel og foreningstype. - Du kan søge på ét eller flere kriterier, alt efter hvor snæver du ønsker søgningen. - Klik på søg. - Klik på udskriv, hvis du ønsker udskrevet et oversigtsbillede. Hvis hele listen med registrerede foreninger ønskes vist, skal du bare klikke på søg. Her er de registreret i alfabetisk orden. 11
Hvis du klikker på foreningens navn i kolonnen forening, kommer et nyt billede frem med flere oplysninger om foreningen. Hvis du klikker på en forenings mailadresse, overføres denne direkte til dit eget mailprogram, så du kan skrive til foreningen, og hvis du klikker på en forenings hjemmesideadresse, åbnes denne i et nyt vindue. Ønsker du at se flere registrerede oplysninger, herunder navn og kontaktpersoner, klikker du på foreningens navn, og der vises nyt billede med flere oplysninger, som vist på nedenstående forening. 12
Vis bookinger Dette punkt vises kun, når din forening er logget ind. Her gives et overblik over en forenings aktuelle bookinger. I nedenstående eksempel (Testforening) er der valgt pr. 31.12.2008. Bemærk de små ikoner I og B, hvor der er muligheder for at se mere om de enkelte bookinger. B viser bookingbeskeden, som kan udskrives. I viser oplysninger omkring anlægget og bookingen. Er det en sæsonbooking kan der klikkes på Vis datoer og de bookede datoer vises. Af-booking Indtil videre skal du bruge kontakt os muligheden (nederst i venstre menulinie på Startbilledet) 13
Foreningsoplysninger/kontakter Denne funktion vises kun, når du er logget på. 14
Når du er logget på, vil dit foreningsnavn fremgå til venstre på skærmbilledet i dette tilfælde er foreningens navn testforening. Klikker du på Foreningsoplysninger, kommer følgende billede frem med 3 faner: Forening Her vises foreningens officielle adresse, e-mail, hjemmeside m.m. Har foreningens valgt at vises på Interbook, vil disse oplysninger altid kunne ses. Ændring i tidligere oplysninger: - Skriv rettelserne direkte i felterne - Ønsker du tilbagemelding på om rettelserne er godkendt, så skrives mailadresse og eventuelle kommentarer - Tryk på Gem - Der kommer en lille boks med teksten vil du gemme? - Tryk OK - Og du får at vide, at rettelserne er Gemt til behandling Ændringen sendes nu videre til Kultur- og Fritidsafdelingen for godkendelse og oplysningerne vil være ajourført så hurtigt som muligt. 15
Kontakter Trykkes på de enkelte linjer vises de registrerede oplysninger på foreningens formand og øvrige kontaktpersoner m.fl. Ændring af oplysninger: - Klik på linjen for den kontaktperson du ønsker at rette oplysninger på - Skriv rettelserne ind i de pågældende felter - Anfør en e-mail, hvis du ønsker automatisk svar på, at rettelserne er godkendt eller ej - Skriv eventuelle kommentarer til rettelserne - Tryk på Gem - Visning i foreningsregistret Ønskes en ny kontaktperson vist i den offentlige del af foreningsregistret, skal der sættes et flueben i kolonnen Publiceres til Web, og der skal indsendes en tilladelse på, at oplysningerne offentliggøres. Erklæringen skal underskrives personligt og indsendes til Kultur- og Fritidsafdelingen. Oplysningen vil først blive offentliggjort, når erklæringen er modtaget. Når du trykker på gem kommer tilladelsen automatisk frem. Foretages rettelser i allerede registreret kontaktperson, for eksempel nyt vejnavn, skal der ikke indsendes blanket. Her rettes bare i felterne. 16
Ny formand, kasserer eller anden kontaktperson Ændres navn på kontaktpersoner skal blanket udskrives og underskrives af pågældende, derefter skal den indsendes til Kultur- og Fritidsafdelingen før ændringen kan godkendes. Det samme er gældende, hvis en ny person skal vises på den offentlige del af Interbook. Ved formandsskrifte skal du finde den tidligere formands kontaktoplysninger frem og rette i disse det er ikke muligt at slette den tidligere formand og oprette en ny. Når denne er blevet slettet af Kultur- og Fritidsafdelingen, kan der indtastes en ny formand. 17
Øvrige oplysninger Den sidste undermenu indeholder forskellige oplysninger om foreningens aktiviteter, foreningskategori, tilknytning til hovedorganisation m.m.. Disse oplysninger vises i foreningsregistret. Ønsker du at rette i disse, så vælg via rullepanel og tryk på Opret. Ændringen sendes herefter til godkendelse i Kultur- og Fritidsafdelingen. I tilfælde af manglende aktiviteter eller oplysninger i rullepanelet, send venligst mail til Kultur- og Fritidsafdelingen ved brug af Kontakt os nederst til venstre på siden. Som forening er man forpligtet til selv at ændre og vedligeholde oplysningerne, da disse oplysninger vil fremgå af foreningsregistret. Hvis du ikke kan finde den hjælp, som du har brug for i vejledningen, er du naturligvis velkommen til at kontakte, Kultur- og Fritidsafdelingen Gudrun Sørensen tlf. 74 92 94 08 Hanne Bjerregaard Paulsen tlf. 74 92 94 00 Marianne Heide Jensen tlf. 74 92 94 07 18