Tilsynsrapport Bofællesskabet Lykke Marie Uanmeldt tilsyn 6. november 2014
Tilsynets vurdering Organisation, ledelse og personale Bofællesskabet har fem ledige pladser. I samarbejde med bestyrelsen har ledelsen iværksat forskellige initiativer til at få fyldt pladserne op. Planlægningen af arbejdstiden er delvist blevet udlagt decentralt, og medarbejderne er meget tilfredse med dette. Tilsynet noterer sig, at arbejdsmiljørepræsentanter og ledelse i fællesskab er i gang med at udarbejde en handleplan på baggrund af APV en, der blev gennemført i maj 2014. Under tilsynsbesøget giver medarbejderne udtryk for, at hverdagen af og til kan være præget af stress og tidspres samt en negativ omgangstone. Tilsynet anbefaler, at tilbudsstedet iværksætter tiltag, der forebygger stress og tidspres. Det vurderes, at et fast introprogram for nyansatte vil bidrage til at sikre, at nyansatte systematisk introduceres til alle relevante opgaver/emner. Tilsynet opfordrer derfor til, at tilbuddet overvejer dette. Det vurderes, at supervisionsforløbet har været positivt. Det bemærkes dog, at medarbejderne vurderer, at ledelsens tilstedeværelse under supervisionen kan være hæmmende for den åbenhed, der gerne skulle præge supervisionen. Det anbefales, at de relevante parter på arbejdspladsen går i gang med at drøfte relevansen af samt evt. formål med og indhold af en personalehåndbog. Det vurderes, at der kan være behov for at få beskrevet nogle retningslinjer for samarbejdet med de pårørende, da der kan opstå situationer, hvor medarbejderne er usikre på rammerne for samarbejdet. Sundhed Tilsynet vurderer, at det at bofællesskabet har fået tilknyttet en bosteds-sygeplejerske bidrager positivt til bl.a. sikring af korrekt medicinhåndtering samt en fagligt mere kvalificeret kontakt til beboernes egen læge samt sundhedsvæsenet generelt. Tilsynet bemærker, at medarbejderne giver udtryk for et ønske om, at sygeplejersken er mere synlig i de enkelte huse. Det vurderes desuden, at der er behov for, at sygeplejerskens funktion og konkrete opgaver bliver formidlet til medarbejderne. Set i lyset af, at der i bofællesskabet håndteres en del medicin, vurderes det positivt, at bofællesskabet har to medarbejdere i hvert hus med udvidet medicinkursus samt at alle medarbejdere kommer på grundlæggende medicinkursus. Tilsynet tilslutter sig bofællesskabets egen overvejelse om, at afholde et informationsmøde vedr. medicin for de pårørende. Opfølgning fra seneste tilsynsbesøg Tilsynet prioriterede at bruge tid på udvalgte emner på tilsynet. Der resterer således fire opfølgningspunkter fra tilsynsbesøget d. 21. maj 2014, som tilsynet på næstkommende tilsynsbesøg vil følge op på. Tilsynet vurderer, at der er blevet fulgt op på øvrige bemærkninger og anbefaling fra seneste tilsyn. Tilsynet noterer sig dog, at medarbejderne fortsat giver udtryk for et behov for en ramme/retningslinjer for samarbejdet med de pårørende. Der gøres opmærksom på, at tilsynsrapporten altid er udtryk for et øjebliksbillede på dagen for tilsynsbesøget. Rapporten skal derfor ses og læses i lyset af dette. 2/14
Tilsynets bemærkninger, anbefalinger og påbud Definition på bemærkninger, anbefalinger og påbud Bemærkninger: Bemærkninger gives, hvor tilsynet finder anledning til at fremhæve bestemte forhold. Det kan være forhold, som er i udvikling eller som tilbuddet skal være opmærksomme på i tiden frem til det næste tilsyn. Bemærkninger kan have vejledende og/eller informerende karakter. Anbefalinger: Anbefalinger gives, hvor der er tale om forhold, der kan forbedres og som tilbuddet derfor bør arbejde med. Tilbuddet forventes at forholde sig til anbefalingen, fx ved at tage stilling til hvornår og hvordan de vil tage hånd om den givne anbefaling. Påbud: Påbud gives, hvor der er alvorlige forhold, som af en given grund fordrer hurtig/øjeblikkelig handling. Her forventes det, at det pågældende tilbud indenfor en angivet tidsfrist fremsender en redegørelse til tilsynet om, hvordan de har taget hånd om problemet. Tilsynet giver anledning til følgende bemærkninger, anbefalinger og påbud: Bemærkninger Bofællesskabet har fem ledige pladser. I samarbejde med bestyrelsen har ledelsen iværksat forskellige initiativer til at få fyldt pladserne op. Det bemærkes, at planlægningen af arbejdstiden delvist er blevet udlagt decentralt, og at medarbejderne er meget tilfredse med dette. Tilsynet noterer sig, at arbejdsmiljørepræsentanter og ledelse i fællesskab er i gang med at udarbejde en handleplan på baggrund af APV en, der blev gennemført i maj 2014. Tilsynet opfordrer til, at tilbuddet overvejer, om et fast introprogram kunne give nyansatte en mere systematisk introduktion til arbejdet i bofællesskabet. Tilsynet bemærker, at medarbejdere og leder har oplevet, at supervisionsforløbet har været positivt. Det bemærkes dog, at medarbejderne vurderer, at ledelsens tilstedeværelse under supervisionen kan være hæmmende for den åbenhed, der gerne skulle præge supervisionen. Tilsynet bemærker, at der kan være behov for at få beskrevet nogle retningslinjer for samarbejdet med de pårørende, da medarbejderne beskriver, at der kan være usikkerhed omkring rammerne for samarbejdet. Tilsynet opfordrer tilbuddet til at overveje, om rammerne for samarbejdet skal beskrives. Tilsynet bemærker, at der er blevet tilknyttet en bosteds-sygeplejerske til bofællesskabet. Det bemærkes, at medarbejderne giver udtryk for et ønske om, at sygeplejersken er mere synlig i de enkelte huse, samt at der er behov for, at sygeplejerskens funktion og konkrete opgaver bliver formidlet til medarbejderne. Set i lyset af, at der i bofællesskabet håndteres en del medicin, vurderes det positivt, at bofællesskabet har to medarbejdere i hvert hus med udvidet medicinkursus samt at alle medarbejdere kommer på grundlæggende medicinkur- 3/14
sus. Tilsynet tilslutter sig bofællesskabets egen overvejelse om, at afholde et informationsmøde vedrørende medicin for de pårørende. Det anbefales, at de relevante parter på arbejdspladsen går i gang med at drøfte relevansen af samt evt. formål med og indhold af en personalehåndbog. Anbefalinger Påbud Tilsynet anbefaler, at tilbudsstedet iværksætter tiltag, der forebygger stress og tidspres. Der udstedes ingen påbud. 4/14
Oplysninger Navn og hjemsted Leder Tilbudstype og lovgrundlag Bofællesskabet Lykke Marie Hauge Møllevej 1 3550 Slangerup Forstander Kirsten Borst Bofællesskabet Lykke Marie er etableret efter Lov om friplejeboliger og er organiseret som en selvejende institution med egen bestyrelse, der fungerer som institutionens øverste ledelse. Bofællesskabet er af Servicestyrelsen certificeret som friplejeboligleverandør i 2010. Der ydes personlig støtte, praktisk bistand til beboerne, genoptræning og ledsagelse iht. Servicelovens 83, 85, 86, 87 og 97. Bofællesskabet er tilknyttet Fonden Mariehjemmene, som servicerer institutionen med hensyn til blandt andet regnskab, budget, administration, rådgivning og udvikling. Takst Den godkendte døgntakst er opdelt i fire beboerprofiler. Taksten er udregnet på baggrund af støttebehovet. I 2014 er følgende takster godkendt: Opholdsbetaling Profil 1 kr. 2.437,- pr. døgn Opholdsbetaling Profil 2 kr. 2.779,- pr. døgn Opholdsbetaling Profil 3 kr. 3.122,- pr. døgn Opholdsbetaling Profil 4 til kr. 3.465,- pr. døgn Antal pladser og belægningsgrad Tilbuddet har 24 pladser. Belægningsgraden er på tilsynsdagen ca. 79 %, idet der er 5 ledige pladser. Nuværende fordeling i forhold til takstgrupper: Takstgruppe 2: 2 beboere Takstgruppe 3: 6 beboere Takstgruppe 4: 11 beboere Målgruppebeskrivelse Ifølge hjemmesiden er Lykke Marie et botilbud til voksne med multiple funktionsnedsættelse. Ifølge Tilbudsportalen er målgruppen voksne imellem 18-85+ år med følgende funktionsnedsættelser: Synsnedsættelser, hørenedsættelse, kommunikationsnedsættelse, udviklingshæmning, medfødt hjerneskade og erhvervet hjerneskade. 5/14
Antal ansatte og personalesammensætning Personalesammensætning på dagen for tilsynet: Forstander, uddannet pædagog, har lederuddannelse Stedfortræder, uddannet socialrådgiver 13 pædagoger (34-37 timer), heraf 1 på barselsorlov 1 pædagogisk assistent (35 timer) 1 ergoterapeut (34 timer) 10 omsorgsmedhjælpere (30-37 timer), heraf 3 nattevagter 4 SOSU-hjælpere (32-34 timer) 3 SOSU-assistenter (30-35 timer) 1 husassistenter/rengøring (25 timer) 2 husassistenter/køkken (26-30 timer) 1 teknisk serviceleder (37 timer) 1 kok (30 timer) 1 administrativ medarbejder (25 timer) Stedet har derudover et vikarkorps bestående af 12 timelønnede medarbejdere med forskellig uddannelsesmæssig baggrund. Sidste tilsyn 21. maj 2014 (anmeldt) Dato og tidspunkt for tilsyn 6. november 2014 kl. 9.00-13.30 Deltagere i tilsynet Tilrettelæggelse af tilsynet, herunder metodevalg Forstander 3 medarbejdere (én medarbejder fra hvert hus, heraf bofællesskabets to arbejdsmiljørepræsentanter) Tilsynet har haft fokus på følgende hovedpunkter: Organisation, ledelse og personale Sundhed (medicinhåndtering og UTH) Opfølgning på seneste tilsyn På tilsynet har forstander og medarbejdere deltaget i to interviews. Tilsynet afsluttedes med en opsamling med forstander. Under tilsynet er udleveret diverse skriftligt materiale, bl.a. personaleoversigt. Tilsynsførende Lykke Bomholt Rasmussen, tilsynskonsulent Solvej Mose Mailund, tilsynskonsulent 6/14
Opfølgning på tidligere tilsyn Bemærkninger fra sidste tilsyn 1) Tilsynet bemærker, at tilbudsstedet går i gang med at udarbejde kvalitetsstandarder og ydelsesbeskrivelser for stedet. 2) Tilsynet bemærker, at der er behov for en forventningsafstemning mellem tilbuddet og de pårørende. Det bemærkes også, at ledelsen har taget relevante initiativer i forhold til dette bl.a. i form af ydelsesbeskrivelser samt udarbejdelse af en pårørendepolitik. 3) Det bemærkes, at leder ønsker et øget fokus på effektmåling. 4) Tilsynet bemærker, at det ikke fremgår af handleplanerne, hvorvidt eller hvordan beboeren har været involveret i udarbejdelsen af målene/planerne. 5) Det bemærkes, at ledelse og personale vurderer, at det vil være hensigtsmæssigt, hvis handleplanerne kan lægges elektronisk i stedets journaliseringssystem. 6) Det bemærkes, at der i interviewet med de pårørende gives udtryk for et ønske om flere individuelle aktiviteter for beboerne. 7) Der opfordres til, at tilbuddet påbegynder indberetning på den nye tilbudsportal. 8) Det bemærkes, at personalet skal deltage i et supervisionsforløb, hvor arbejdet i krydsfeltet mellem de pårørende og fagligheden er særligt i fokus. Anbefalinger fra sidste tilsyn Påbud fra sidste tilsyn Opfølgning 9) Det anbefales, at der indgås aftaler med beboernes dagtilbud med det formål at sikre, at bofællesskabet modtager al væsentlig information. Der er ikke udstedt påbud. Ad 1) Leder oplyser, at der er udarbejdet ydelsesbeskrivelser for bofællesskabet. Udarbejdelsen er sket i et samarbejde mellem leder og bestyrelse. Ad 2) Der er ikke udarbejdet en pårørendepolitik. Leder beskriver, at en nedskrevet politik for samarbejdet ikke nødvendigvis er et hensigtsmæssigt tiltag. Man overvejer således stadig, om en sådan skal udarbejdes. Medarbejderne, der deltager i tilsynet oplever dog et behov for nogle retningslinjer for pårørendesamarbejdet. Ad 3-5) Tilsynet følger op på disse bemærkninger på næstkommende tilsynsbesøg. Ad 6) Tilsynet følger op på denne bemærkning på næstkommende tilsynsbesøg. Leder oplyser dog, at der er taget mange nye initiativer til aktiviteter. Der er blevet nedsat et aktivitetsudvalg, og ifølge leder har der været mange aktiviteter i sommerferien samt aktiviteter hver dag i efterårsferien. På de nyligt afholdte pårørendemøder har der desuden været positive tilbagemeldinger fra de pårørende til medarbejderne vedr. aktiviteter. Ad 7) Der er indberettet væsentlige oplysninger til Tilbudsportalen. De sidste 7/14
oplysninger skal være indberettet og godkendt inden udgangen af 2014. Ad 8) Supervisionsforløbet har ifølge leder og medarbejdere været givtigt. Ad 9) Leder og medarbejdere beskriver, at man siden sidste tilsynsbesøg har haft et møde med et dagtilbud, som otte af beboerne benytter. Mødet har været givtigt og der er aftalt direkte kommunikations vej mellem medarbejdere fra hhv. bofællesskabet og dagtilbuddet bl.a. for at sikre, at vigtige informationer kommer frem til rette modtager. Vurdering Tilsynet prioriterede at bruge tid på tilsynet på udvalgte emner. Der resterer således fire opfølgningspunkter fra tilsynsbesøget d. 21. maj 2014, som tilsynet på næstkommende tilsynsbesøg vil følge op på: Det bemærkes, at leder ønsker et øget fokus på effektmåling. Tilsynet bemærker, at det ikke fremgår af handleplanerne, hvorvidt eller hvordan beboeren har været involveret i udarbejdelsen af målene/planerne. Det bemærkes, at ledelse og personale vurderer, at det vil være hensigtsmæssigt, hvis handleplanerne kan lægges elektronisk i stedets journaliseringssystem. Det bemærkes, at der i interviewet med de pårørende gives udtryk for et ønske om flere individuelle aktiviteter for beboerne. Tilsynet vurderer, at der er blevet fulgt op på øvrige bemærkninger og anbefaling fra seneste tilsyn. Tilsynet noterer sig dog, at medarbejderne fortsat giver udtryk for et behov for en ramme/retningslinjer for samarbejdet med de pårørende. Organisation, ledelse og personale Tilbuddets organisering Som noget nyt er udarbejdelse af arbejdsplaner lagt ud til en tjenestetidsansvarlig i hvert team. Både leder og medarbejdere, der deltager i tilsynet, giver udtryk for stor tilfredshed med denne decentralisering, hvor tilrettelæggelsen af arbejdstiden i højere grad er lagt ud til team ene. Det beskrives, at fordelen ved den nye ordning er, at planlægningen kommer til at ske tæt på hverdagen, hvor der kan tages højde for beboernes forskellige aktiviteter. Der er netop blevet udarbejdet nye grundplaner, som er blevet til på baggrund af inputs fra medarbejderne, hvor der bl.a. er taget hensyn til deres individuelle ønsker med hensyn til arbejdstid. Grundplanen for det enkelte team kommer til høring hos medarbejderne i 4 uger, hvorefter den endelige plan er klar. De arbejdsplansansvarlige mødes 1-2 timer ugentligt med stedfortræder med henblik på oplæring og støtte til arbejdstidsplanlægningen. Leder håber på sigt også, at ledelsen kan spare noget tid og i stedet bruge tiden på pædagogisk udviklingsarbejde. Leder og medarbejdere beskriver, at morgenerne i bofællesskabet, der tidligere har været beskrevet som lidt hektiske, forløber godt for tiden i alle tre teams. Dette hænger bl.a. sammen med, at et par beboere, har fået kortere 8/14
transporttid til deres dagtilbud og derfor kan stå op senere. Leder har udarbejdet ydelsesbeskrivelser i samarbejde med bestyrelsen. Det samlede ydelseskatalog, der rummer beskrivelse af 17 kerneydelser er blevet lagt på bofællesskabets hjemmeside. Ydelseskataloget betragtes ikke som endeligt men vil løbende blive udviklet. Medarbejderne har ikke været involveret i udarbejdelse af ydelseskataloget. Bestyrelsen har afholdt et pårørendemøde, hvor bl.a. bofællesskabets økonomiske rammer er blevet beskrevet samtidig med at ydelseskataloget er blevet mundtligt præsenteret, sådan at de pårørende har fået information om, hvad der ligger i de forskellige ydelser. Kataloget er efterfølgende blevet lagt på bofællesskabets hjemmeside. På de seneste personalemøder har man taget emner op fra ydelseskataloget med henblik på i grupper at diskutere, hvad de beskrevne ydelser betyder, og hvordan de kan implementeres, hvis de ikke allerede er en del af hverdagen. Med hensyn til mødestrukturen, er der sket en ændring i form af, at man har valgt at flytte noget af tiden fra personalemødet til team-møderne, hvor medarbejderne har ønsket at der var mere tid. Det oplyses, at der p.t. er teammøde hver anden uge i det enkelte hus og fællesmøde for alle medarbejdere fire gange årligt. Brugersituation Der er 5 ledige pladser i botilbuddet. 1 beboer er flyttet ud pr. 1. aug. Leder oplyser, at hun af bestyrelsen er blevet bedt om at lave en målrettet indsats for at få besat pladserne. Leder har bl.a. udsendt brev til 23 kommuner og inviterer til åbent hus ultimo november. Repræsentanter for bestyrelsen vil bl.a. skrive artikler til fagblade med henblik på at gøre opmærksom på bofællesskabet. Leder vurderer, at man er tæt på at have en aftalte med to kommuner omkring indflytning af to nye beboere. Ledelse Bestyrelse Emnet har ikke været drøftet på tilsynsbesøget. Leder beskriver samarbejdet med bestyrelsen som godt. Bestyrelsen, som konstitueredes i foråret 2014 har (som nævnt) bidraget til udvikling af ydelseskataloget. Bestyrelsen er, ifølge leder, for tiden særligt optaget af at bofællesskabet får besat de ledige pladser. Personalesituation Der er i øjeblikket tre ledige stillinger. Leder oplever, at nogle nyansatte bliver overraskede over, hvad jobbet indebærer og vurderer, at det er årsagen til en del af den personaleudskiftning, der har præget stedet siden starten. Leder vurderer dog, at stedet er på rette vej nu. Man vil gerne have tre ergoterapeuter i bofællesskabet. For øjeblikket har man kun en enkelt. Det beskrives, at nye medarbejdere får udleveret en kuvert med informationsmateriale, herunder regler om magtanvendelse og medicinvejledning, som nyansatte skal skrive under på, at de har læst. I kuverten findes også navne på arbejdsmiljørepræsentanter og introduktion til stedets ambulance planer. 9/14
Nyansatte sidemandsoplæres. Der er ikke et decideret intro-program for nyansatte. Internt samarbejde og kommunikation Medarbejderne beskriver, at samarbejdet mellem de tre teams fungerer godt. Der er velvilje til at hjælpe hinanden, - både at spørge om hjælp og tilbyde hjælp, når man selv har ekstra overskud eller ved, at et andet team kunne have behov for hjælp. Under interviewet med medarbejderne gives udtryk for et ønske om, at ledelsen er mere tilgængelig end det opleves i øjeblikket. Samtidig gives der udtryk for, at der er medarbejdere, der er tilfredse med tilgængeligheden. Medarbejderne giver udtryk for et ønske om, at der udarbejdes en personalehåndbog. Kommunikationen mellem beboere, dagtilbud, botilbud og pårørende foregår ofte på forskellige måder, bl.a. afhængigt at, hvordan beboeren bedst muligt inddrages. Beskeder gives bl.a. via Facebook, på mail, Ipad eller talemaskine. Kompetenceudvikling og faglig udvikling Alle faste medarbejdere, der har været ansat i mere end seks måneder, tilbydes MUS i 4. kvartal 2014. Der har været iværksat et supervisionsforløb på 2 x 3 timer for personalet i hvert team. Både leder og medarbejdere, der deltager i tilsynet vurderer, at forløbet har været positivt. Leder beskriver, at supervisionen er åben, dvs. indholdet afhænger af, hvad det deltagende personale tager op. Planen er, at hvert team skal have endnu 2 x 3 timers supervision med samme (eksterne) supervisor i foråret 2015. Medarbejderne oplever, at supervisionen er givtig men giver udtryk for, at det kan være hæmmende for supervisionen, at leder eller stedfortræder er til stede under supervisionen. Medarbejderne tror, at der vil opleves større åbenhed i supervisionen, hvis ledelsen ikke er til stede. Leder beskriver dog, at leders eller stedfortræders deltagelse giver mulighed for at have større kendskab til, hvad der rører sig i medarbejdergruppen og hvilke udfordringer de står over for. Samtidig ønsker leder, at kulturen på arbejdspladsen skal være så åben, at ledelsens tilstedeværelse er naturlig. Arbejdsmiljø og sikkerhed Der er udarbejdet APV i maj på både det fysiske og det psykiske arbejdsmiljø. Det er Arbejdstilsynets materiale, der er blevet benyttet. Der er valgt to arbejdsmiljørepræsentanter, som sammen med leder er i gang med at lægge en plan for arbejdet med APV ens resultater. Adspurgt til aktuelle udfordringer i arbejdsmiljøet, beskriver medarbejderne, at der i øjeblikket er fokus på omgangstonen på arbejdspladsen. Medarbejderne vurderer, at dette hænger sammen med, at hverdagen af og til er præget af stress og tidsmæssigt pres. Medarbejderne oplever, at der ofte sker uforudsete ting, bl.a. sygdom hos beboerne eller kolleger, hvilket betyder at der ofte er ændringer i forhold til det planlagte. Dette er ifølge medarbejderne en udfordring i hverdagen. Medarbejderne oplever, at de mange vikarer er en belastning i arbejdsmiljøet. Der gives dog også udtryk for, at langt de fleste vikarer kan løse de opgaver de skal. 10/14
Ifølge medarbejdere og leder er der altid en fast medarbejder til stede. Leder fortæller, at der er særligt fokus på nedbringelse af sygefraværet, bl.a. via opfølgende samtaler. Med hensyn til det fysiske arbejdsmiljø er der blevet udarbejdet forflytningsvejledninger. Da det har været svært at rekruttere ergoterapeuter er der i øjeblikket kun en enkelt ergoterapeut i huset, som alle medarbejdere kan trække på. Derfor overvejer leder at uddanne flere forflytningsvejledere. Dette er også et ønske fra medarbejdernes side. Det oplyses, at Fonden Mariehjemmene er i gang med at designe egen APV og at man fremover vil benytte denne model. Eksternt samarbejde Leder og medarbejdere beskriver, at man siden sidste tilsynsbesøg har haft et møde med et dagtilbud, som otte af beboerne er tilknyttet. Mødet har været givtigt og der er aftalt direkte kommunikations vej mellem medarbejdere fra hhv. bofællesskabet og dagtilbuddet bl.a. for at sikre, at vigtige informationer kommer frem til rette modtager. Leder giver udtryk for et ønske om, at bofællesskab og dagtilbud får et øget kendskab til hinanden og vurderer at det vil styrke samarbejdet. Der har siden sidste tilsyn været afholdt et større pårørendemøde, hvor bestyrelsen har inviteret. Derudover har der været afholdt pårørendemøder i de enkelte teams. Generelt er der tæt kontakt til de pårørende i det daglige. Derudover til de pårørende via nyhedsbrev og hjemmeside. De pårørende opleves meget engagerede og er ofte på besøg/til stede i bofællesskabet. Medarbejderne beskriver de pårørende som vigtige samarbejdspartnere. Samtidig giver medarbejderne udtryk for, at der kan være et behov for at få beskrevet nogle retningslinjer for samarbejdet med de pårørende, da der kan opstå situationer, hvor medarbejderne er usikre på rammerne for samarbejdet. Tilsynets vurdering Bofællesskabet har fem ledige pladser. I samarbejde med bestyrelsen har ledelsen iværksat forskellige initiativer til at få fyldt pladserne op. Planlægningen af arbejdstiden er delvist blevet udlagt decentralt, og medarbejderne er meget tilfredse med dette. Tilsynet noterer sig, at arbejdsmiljørepræsentanter og ledelse i fællesskab er i gang med at udarbejde en handleplan på baggrund af APV en, der blev gennemført i maj 2014. Under tilsynsbesøget giver medarbejderne udtryk for, at hverdagen af og til kan være præget af stress og tidspres samt en negativ omgangstone. Tilsynet anbefaler, at tilbudsstedet iværksætter tiltag, der forebygger stress og tidspres. Det vurderes, at et fast introprogram for nyansatte vil bidrage til at sikre, at nyansatte systematisk introduceres til alle relevante opgaver/emner. Tilsynet opfordrer derfor til, at tilbuddet overvejer dette. Det anbefales, at de relevante parter på arbejdspladsen går i gang med at drøfte relevansen af samt evt. formål med og indhold af en personalehåndbog. Det vurderes, at supervisionsforløbet har været positivt. Det bemærkes dog, at medarbejderne vurderer, at ledelsens tilstedeværelse under supervisionen kan være hæmmende for den åbenhed, der gerne skulle præge supervisionen. Det vurderes, at der kan være behov for at få beskrevet nogle retningslinjer 11/14
for samarbejdet med de pårørende, da der kan opstå situationer, hvor medarbejderne er usikre på rammerne for samarbejdet. Fysiske rammer Fysiske rammer Økonomi Regnskab og budget Årsrapporten for 2013 er taget til efterretning, og budgettet for 2015 behandles særskilt. Aktiviteter Aktiviteter Pædagogiske metoder og praksis Pædagogiske metoder og praksis Pædagogiske handleplaner Pædagogiske handleplaner Dokumentation af den pædagogiske indsats Dokumentation af den pædagogiske indsats 12/14
Brugerindflydelse Brugerindflydelse Kommunikation og omgangsformer Kommunikation og omgangsformer Sundhed Sundhed, kost og motion Medicinhåndtering Bofællesskabet fik pr. 1. maj 2014 tilknyttet en bosteds-sygeplejerske fra Frederikssund Kommune. Sygeplejersken har ansvaret for medicinhåndtering på stedet. Det er dog de medicinansvarlige medarbejdere i hvert team, der doserer medicin under sygeplejerskens vejledning. Sygeplejersken står desuden for kontakten til beboernes egen læge og til sygehus samt for opdatering af bofællesskabets medicininstruks. Leder beskriver, at sygeplejersken stort set kommer dagligt i huset. Når sygeplejersken ikke er til stede, kan man trække på kommunens akutteam. Ordningen med bosteds-sygeplejersken er netop blevet evalueret og leder er meget tilfreds med ordningen. Medarbejderne er godt tilfredse med, at man har fået tilknyttet en bostedssygeplejerske men der udtrykkes ønske om, at sygeplejersken er mere synlig for medarbejderne. Medarbejderne beskriver, at deres forventninger til sygeplejerskens funktion har været lidt anderledes end det, som de oplever i hverdagen. Der doseres medicin en gang ugentligt. I øjeblikket er der fem medicinansvarlige medarbejdere, og planen er at der skal være i alt seks, sådan at der er to i hvert hus. Tre af de medicinansvarlige er sundhedsfagligt uddannet (SSA). De øvrige to (en pædagoguddannet og en pædagogmedhjælper) har det udvidede medicinkursus. Ledelsen mødes en gang ugentligt med sygeplejersken. Fra medio januar 2015 vil der hver anden uge blive afholdt møde mellem de medicinansvarlige og bostedssygeplejersken. Der blev afholdt medicinkurser i januar og februar 2014 for hele personalegruppen. Kurserne bliver nu genoptaget, sådan at alle medarbejdere får en halv dags kursus, nærmere dato er endnu ikke fastlagt. Det bliver bostedssygeplejersken, der skal afholde medicinkurset. Medarbejderne, der deltager i tilsynet føler sig kompetente i forhold til at håndtere medicin. 13/14
Da også de pårørende/værger af og til håndterer medicin og måske ikke altid kender til korrekt medicinhåndtering, overvejer man at invitere de pårørende til et informationsmøde med udgangspunkt i Lykke Maries medicininstruks. Stedets journaliseringssystem giver mulighed for at kvittere ved medicin, og giver desuden advis er ved ændringer og manglende kvittering. UTH Ledelsen gennemgår sammen med stedfortræder indrapporterede utilsigtede hændelser (UTH) ca. hver 3. måned og konsulterer sygeplejersken ved behov. Leder beskriver, at man særligt er opmærksom på at få samlet op, hvis der er fejl, der går igen. Man oplever dog oftest, at fejlene er enkeltstående. Tilsynet udleverer på besøget materiale til brug for analyse af UTH. Medarbejderne, der deltager i tilsynet, giver udtryk for kendskab til procedure ved UTH. Tilsynets vurdering Tilsynet vurderer, at det at bofællesskabet har fået tilknyttet en bostedssygeplejerske bidrager positivt til bl.a. sikring af korrekt medicinhåndtering samt en fagligt mere kvalificeret kontakt til beboernes egen læge samt sundhedsvæsenet generelt. Tilsynet bemærker, at medarbejderne giver udtryk for et ønske om, at sygeplejersken er mere synlig i de enkelte huse. Det vurderes desuden, at der er behov for, at sygeplejerskens funktion og konkrete opgaver bliver formidlet til medarbejderne. Set i lyset af, at der i bofællesskabet håndteres en del medicin, vurderes det positivt, at bofællesskabet har to medarbejdere i hvert hus med udvidet medicinkursus samt at alle medarbejdere kommer på grundlæggende medicinkursus. Tilsynet tilslutter sig bofællesskabets egen overvejelse om, at afholde et informationsmøde vedr. medicin for de pårørende. Tilbudsportal og hjemmeside Tilbudsportal Hjemmeside 14/14