Bestyrelsesmøde i Langgarverne torsdag den 12. marts 2012 kl. 19.00 1. Meddelelser fra formanden og den øvrige bestyrelse 2. Status for hjemmesiden, herunder forslag om køb af moduldesigner og domænenavne 3. Status for klubmodul, herunder forslag om tilmelding til Berlin-bus via klubmodul 4. Honorarer til trænere (gymnastik, svømning, m.fl.) og krav om skriftlige kontrakter 5. Brugerbetaling til gymnastik og svømning? Skal der være trænere? 6. Oplysninger om bestyrelsen på hjemmesiden 7. Status for Tri-afdelingen 8. Status for holdtræning 9. Langgarvertesten m/dgi (Slotsø-løbet) 10. Hillerød Triathlon 11. Langgarver T-shirt til Hillerød Tri + Julestjerneløbet 12. Indkøb til Langgarverne 13. Tidtagning 14. Sponsorarbejde 15. Klubtøj 16. Ny pjece om Langgarverne 17. Kommunalt aktivitetstilskud 18. Kommunale sommerferieaktiviteter 19. Møde i HSI 20. Næste bestyrelsesmøde 21. Eventuelt Deltagere: Allan Nielsen, Poul Erik Tobiasen, Carina Møller, Pernille Olsen, Nickolai Thoms, Lars Rex Olsen, Michael Sørensen, Kåre Schneekloth og Kim Lunding. Allan: 1. Meddelelser fra formanden og den øvrige bestyrelse Forår og holdtræning giver grund til optimisme og mange aktive efter lidt deprimerende vintertræning, hvor kun ganske få har været aktive. Det er ikke muligt at koble os på Byskolens internet fra mødelokalet. Heino har overladt pladsen som webmaster til Kim Lunding. Carina: Julestjerneløbet gav et overskud på kr. 38.700. Regnskabet accepteret trods lille unøjagtighed. 1
Langgarverfesten gav et forventet underskud på kr. 14.000. Regnskabet accepteret. Regnskabet er nu opdateret i klubmodul. Likviditeten er på tilfredsstillende på de to bankkonti. Dertil kommer aktiver på kr. 80.000 i form af klubtøj, som vi skal gøre en indsats for at få solgt. Michael: Dansk Atletik Forbund tilbyder optagelse i deres MotionDanmark løbskalender. Modkrav er sponsorplads til løbene. Michael arbejder videre med det. En gruppe på Frederiksborg Gymnasium arrangerer løb med ca. 1400 deltagere. Langgarverne lejer tidtagningsanlæg hos DGI, som vi så stiller til rådighed for Gymnasiet, der betaler regningen. Poul Erik: Langgarvernes nye vedtægter er sendt til Dansk Idræts Forbund, Dansk Atletik Forbund og Dansk Triathlon Forbund. 2. Status for hjemmesiden, herunder forslag om køb af moduldesigner og domænenavne Kim stillede forslag om at købe en designer-ydelse hos klubmodul for generelt at kunne højne kvaliteten af hjemmesiden og mere specifikt kunne fremhæve løbene med bl.a. nye logoer. Bestyrelsen godkendte en pris: kr. 4000 Det blev besluttet, at Kim indkøber domænenavne til klubbens løb. Forum på hjemmesiden åbnes så alle kan læse indlæg. Der er stadig kun medlemmer, der kan skrive i forum. Kim oplyste, at man altid skal sætte sig selv på som afsender, når man sender mails fra klubmodul ellers går alle svar til klubmodul-administrator (Kim Carina). Der arbejdes på en bedre kalender på hjemmesiden. Der arbejdes også på at kunne åbne deltagerlister på holdene, så alle kan se dem. Opfordring til at alle medlemmer får billede på deres profil. 3. Status for klubmodul, herunder forslag om tilmelding til Berlin-bus via klubmodul Carina oplyste, at der nu er 140 medlemmer og mange tilkendegiver tilfredshed med Klubmodul. Det er mindre end 10 medlemmer, der har betalt via bankoverførsel. 2
Bestyrelsen besluttede, at Berlin-turen oprettes som event i klubmodul. Michael laver tekst og sender til Carina. Gribskov Turist kører turen. Chauffør-logi forudbetales af Carina. Turen er helt brugerbetalt og derfor udgiftsneutral for Langgarverne. 4. Honorarer til trænere (gymnastik, svømning, m.fl.) og krav om skriftlige kontrakter Bestyrelsen besluttede, at alle aftaler med trænere i fremtiden skal være skriftlige og holde sig indenfor de regler, som gælder på området, hvilket pr. år vil sige honorar på kr. 1500 plus dækning af transportudgifter. Aktuelle svømmetræner og gymnastiktræner er honoreret for denne sæson. Den ansvarlige for svømning aflønnes i denne sæson efter de nye regler. 5. Brugerbetaling til gymnastik og svømning? Skal der være trænere? Spørgsmålet om brugerbetaling og trænere udsættes til næste møde. Pernille tager kontakt til Lis Larsen for at få information om instruktør til gymnastik i næste sæson. Pernille deltager i bassin-fordelingsmøde i april. Herefter udarbejdes forslag til plan for bassin-vagt. De aktive svømmere opfordres til at tage vagter. 6. Oplysninger om bestyrelsen på hjemmesiden Hvert enkelt bestyrelsesmedlem sender egne oplysninger til Kim. 7. Status for Tri-afdelingen TRI-afdelingen har nu over 30 medlemmer og er klar til sæsonen. TRI-udvalget består af Nickolai Thoms, Lars Rex Olsen og Kasper Andersen. Af aktiviteter kan nævnes Kaspers foredrag om skadesforebyggelse, Lars opstart på cykeltræning, Tri-aften, træningslejr i Milos sommerhus og Kaspers nyhedsbrev. I DtriF sammenhæng er der netværksmøde, dommeruddannelse, generalforsamling og diskussion om kategorisering af løb. 3
8. Status for holdtræning Michael kunne fortælle, at det går godt og at løberne er tilfredse. Holdene favner bredt, men de mange holdledere forsøger at klare de mange forskellige ønsker om tempo og distance. Dog mangler der holdledere til hold 3. Allan sendte en opfordring til tri-medlemmerne til at komme til løbetræning i klubben, da de kan løbe med i hold 3 (5.00-5.30) og hold 4 (3.30-5.00). Kåre opretter hold 4 med ham selv som holdleder. Han sender kort tekst til Kim om træning for hold 4 tirsdag og torsdag. Carina oplyste, at Heino indleder en form for coaching af folk, der ønsker at rykke sig Et skridt videre dem der vil lidt mere, men savner råd og sparring. Kim sætter tekst på hjemmesiden efter aftale med Heino. 9. Langgarvertesten m/dgi (Slotsø-løbet) Michael oplyste, at der efter aftale med DGI afholdes løb den 12. april og den 10. maj kl. 18.00 Langgarverne sætter telt op og skaffer hjælpere. DGI leverer tidtagningsanlæg. Procedure for tilmelding og ekstern kommunikation er ikke aftalt endnu. Samarbejdet med DGI skal udvikles. 10. Hillerød Triathlon Alle tilladelser er på plads. Der er lavet aftale med Events 4 You om tidtagning og tilmelding. Pjece bliver færdig til Griseløbet, så den kan omdeles i Nærum. Gruppen er godt i gang med at kontakte hjælpere og detailplanlægning, herunder sponsorarbejdet, er også i gang. 11. Langgarver T-shirt til Hillerød Tri + Julestjerneløbet Allan foreslog, at der arbejdes for at få en Langgarver t-shirt, der er uafhængig af årstal for at undgå at skulle købe nye hvert år til hvert løb. Måske kunne det være en windbreaker model. Da i hvert fald Hillerød Triathlon-gruppen allerede har aftale om t-shirts for 2012, kan det tidligst blive fra 2013. Punktet tages med på næste møde. 12. Indkøb til Langgarverne For at undgå uheldige modsætningsforhold med vores sponsorer skal vi generelt huske at tænke over, hvor vi køber ind. I hvert fald skal vi ikke købe sportsting andre steder end hos Løberiet og Intersport i Hillerød. 4
13. Tidtagning Peter Friis (Langgarverne) og Morten Hald (Blovstrødløverne) arbejder på software til vores fælles tidtagningsanlæg. Bestyrelsen afventer deres arbejde. Hvis de ikke kan lykkes med projektet, må det overvejes at købe software og programmering eksternt eller alternativt at opgive at have eget tidtagningsudstyr. 14. Sponsorarbejde Kåre forsøger at skaffe 10 stk. refleks-veste hos Polar. Der blev nedsat en sponsorgruppe, der skal forsøge at skabe rammerne for en samlet sponsorpolitik. Gruppen består af Erik Pedersen (Hillerød Triathlon), Allan Nielsen (Julestjerneløbet), Lars Rex Olsen (Slotsøløbet) samt Kåre Schneekloth og Poul Erik Tobiasen fra bestyrelsen. 15. Klubtøj Allan har ryddet op i sportstøjet til løberne og status er, at der er for ca. kr. 80.000 tøj på lager. Bestyrelsen har i fremtiden status på klubtøj som fast punkt på dagsordenen. Allan åbner tøjbutikken hver mandag i forbindelse med holdtræning, hvor der kan udleveres tøj. Betaling skal ske via bankkontoen i Danske Bank. Kim sætter kontonummer på hjemmesiden. Lars oplyste, at 22 personer har bestilt TRI-tøj i Løberiet. Der er ca. 3 mdr. leveringstid, så det kommer lige før DM Sprint. Tøjet er uden reklamer, da det ville have forlænget produktionstiden, fordi Craft krævede en ny prøvesyning med reklamer. 16. Ny pjece om Langgarverne Lis Kragh hjælper med udarbejdelse af ny pjece om løbetræning i Langgarverne. Der læses korrektur og kommes med forslag til ændringer til Allan. 17. Kommunalt aktivitetstilskud Aktivitetstilskud til børn og unge under 25 år. Det er ikke aktuelt for Langgarverne. 5
18. Kommunale sommerferieaktiviteter Langgarverne har ingen sommerferieaktiviteter. 19. Møde i HSI Der er møde i Hillerød Samvirkende Idrætsforeninger torsdag den 12. april 2012. Allan deltager fra Langgarverne. 20. Næste bestyrelsesmøde Næste møde er mandag den 11. juni 2012 kl. 19.00. 21. Eventuelt Michael efterlyste viden om Langgarvernes rettigheder i forbindelse med brug af Selskov Stadion. Han kontakter Jørgen Brinch om sagen. Kåre efterlyste lidt mere præcis beskrivelse af konkurrenceudvalgets arbejdsområde. En vigtig opgave er at tage fat i de talentfulde løbere og motivere dem til at deltage i konkurrencer. Der er individuel tilmelding til DM-stævner, dog tager Carina sig af fælles tilmelding til DM Marathon efter tilmelding via klubmodul. Poul Erik oplyste, at Langgarvernes adgang til Hillerød Kommunes foreningsportal, hvor man bl.a. låner lokaler, ligger hos Pernille og Poul Erik. Poul Erik henviste til, at Hillerød Kommunes folkeoplysningspolitik findes på kommunens hjemmeside. Referent Poul Erik Tobiasen 6